MICROSOFT EXCEL

AVANZADO
PROF. RAY REYES
TEMAS
 Seguridad en Excel  Filtros avanzados
 Funciones anidadas  Formularios en Excel
 Consolidación de datos  Administrador de nombres
 Listas personalizadas  Auditoria de formulas
 Dividir texto en columnas
 Quitar duplicados
 Formato condicional
 Macros
 Tablas y gráficos dinámicos
 Tabulación de datos en Excel
 Generar números aleatorios
=ALEATORIO.ENTRE()
 Función =Buscar()
Prof. Ray Reyes 2
SEGURIDAD EN EXCEL

Prof. Ray Reyes 3

PROTEGER RANGO DE CELDA
 Seleccionar toda la hoja de calculo (CTRL+SHIFT+BARRA
ESPACIADORA).
 Abrir la opción “Formato de celdas” utilizando CTRL+1 o haciendo
clic derecho encima de las celdas seleccionadas y clic en la opción
formato de celdas.
 De la pestaña “Proteger” quitar la opción de “bloqueada” y clic en
aceptar.
 Procedemos a seleccionar el rango de celda que queremos proteger.
 Abrimos la opción “Formato de celdas”, de la pestaña “Proteger”
seleccionamos la opción de “Bloqueada” y clic en Aceptar
 Clic derecho encima del nombre de la hoja de cálculo y clic en
proteger hoja (también podemos ir por la opción “Revisar” del
menú).
 Procedemos
Prof. Ray Reyes
a escribir la contraseña de protección (la escribiremos4 2
veces) y clic en Aceptar.
PROTEGER Y OCULTAR FILAS O COLUMNAS
 Seleccionar toda la hoja de calculo (CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA).
 Abrir la opción “Formato de celdas” utilizando CTRL+1 o haciendo clic
derecho encima de las celdas seleccionadas y clic en la opción formato
de celdas.
 De la pestaña “Proteger” quitar la opción de “Bloqueada” y clic en
Aceptar.
 Seleccionamos las filas o columnas deseadas.
 Abrir la opción “formato de celdas” (CTRL+1), clic en la pestaña
“Proteger”, activar las opciones “Bloqueada” y “Oculta” y clic en
Aceptar.
 Procedemos a ocultar las filas o columnas (clic derecho después de
seleccionar y clic en ocultar).
 Procedemos a proteger la hoja (clic derecho encima del nombre de la
hoja y clic en la opción “Proteger hoja”).
Prof. Ray Reyes 5
PROTEGER LIBRO CONTRA
LECTURA / ESCRITURA
 Presionamos F12 (guardar cómo).
 Del cuadro que aparece (donde escribimos el nombre del libro y
seleccionamos el tipo de archivo) clic en la opción
“herramientas”, la cual está al lado izquierdo de la opción
“guardar”.
 Seleccionamos “Opciones Generales”.
 Procedemos a escribir contraseñas tanto de apertura (lectura)
y/o de escritura. Como siempre, tendremos que confirmar
ambas contraseñas.
 Guardamos nuestro libro (si nos pregunta si deseamos
reemplazar le decimos que sí).
 Cerramos el archivo y lo abrimos para confirmar.
Prof. Ray Reyes 6
FUNCIÓN SI ANIDADA
 La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel ya que
nos ayuda a probar si una condición es verdadera o falsa. Si la
condición es verdadera, la función realizará una acción determinada,
pero si la condición es falsa entonces la función ejecutará una acción
diferente.
 Es así como la función SI nos permite evaluar el resultado de una
prueba lógica y tomar una acción en base al resultado. La siguiente
imagen ilustra el funcionamiento de la función SI.

Prof. Ray Reyes 7

 Imaginémonos que tenemos un cuadro con diferentes edades y
queremos mostrar lo siguiente:

• Menor a 18 años: “Menor de edad”

• Mayor a 18 años y menor de 65 años: “Mayor de edad”
• Mayor o igual a 65 años: “Tercera edad”

 Ahora tenemos tres posibles acciones, y la función SI no podrá

resolver por sí sola este problema, por lo que necesitamos
recurrir a la función SI anidada la cual nos permitirá resolver
cualquier situación en las que necesitemos evaluar más de una
prueba lógica y ejecutar más de dos acciones.

Prof. Ray Reyes 8

 La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la
función SI anidada. Observa que la clave es que, en lugar
de ejecutar una segunda acción, la primera función SI
incluye una segunda función SI de manera que entre
ambas funciones puedan ejecutar un máximo de tres
acciones.

Prof. Ray Reyes 9

 La función SI anidada en Excel aumenta la flexibilidad de la
función al ampliar el número de posibles resultados a probar así
como las acciones que podemos ejecutar. Para nuestro ejemplo,
la función SI anidada que resolverá adecuadamente el problema
será la siguiente:

=SI(A1 < 18, "Menor de edad", SI(A1 < 65, "Mayor de edad", "Tercera edad"))

 Pon especial atención al tercer argumento de la primera función

SI, que en lugar de ser una acción, se ha convertido en otra
función SI que a su vez tendrá la posibilidad de ejecutar otras
dos acciones.

Prof. Ray Reyes 10

 No todas las fórmulas creadas serán iguales aún para el mismo problema
ya que todo dependerá de la lógica que decidas implementar. Por
ejemplo, el mismo ejercicio de la sección anterior lo podremos resolver
con la siguiente fórmula:

=SI(A1 >= 65, "Tercera edad", SI(A1 >= 18, "Mayor de edad", "Menor de edad"))

 En esta fórmula la lógica utilizada es completamente inversa a la de

nuestra fórmula anterior, es decir, la primera función SI evaluará si la
edad es mayor o igual a 65 para imprimir la leyenda “Tercera edad”, en
caso contrario se realizará la prueba lógica para saber si es mayor o igual
a 18 años.
 De esta manera podemos ver que existen diversas maneras de resolver el
problema y muy probablemente la fórmula resultante será diferente para
cada usuario de Excel.

Prof. Ray Reyes 11

Varias funciones SI anidadas
 En nuestros ejemplos anteriores he utilizado solamente dos
funciones SI anidadas, pero Excel nos permite anidar muchas
más funciones. Originalmente solo se aceptaban hasta 8
funciones anidadas pero a partir de Excel 2010, es posible
anidar hasta 64 funciones SI.
 A continuación otro ejemplo donde tenemos un grupo de
puntuaciones de 100 a 999 que evaluaremos de la siguiente
manera:
o 1 a 599: Malo
o 600 a 749: Promedio
o 750 a 899: Bueno
o 900 a 1000: Excelente
Prof. Ray Reyes 12
 Una alternativa de solución para este problema es la siguiente función SI
anidada:

=SI(A1<600,"Malo",SI(A1<750,"Promedio",SI(A1<900,"Bueno","Excelente")))
=SI(A1<=599,"Malo",SI(A1<=749,"Promedio",SI(A1<=899,"Bueno","Excelente")))
=SI(A1>=900,"Excelente",SI(A1>=750,"Bueno",SI(A1>=600,"Promedio","Malo")))

 En este caso tengo tres funciones SI anidadas porque la cantidad de acciones

que necesito ejecutar son cuatro. Así que de manera general, la cantidad de
funciones SI que utilizarás en tu fórmula será una menos que la cantidad de
acciones que necesitas ejecutar.
 También observamos que todas las funciones SI van “anidando” otra función SI
como uno de sus argumentos y solamente la función SI más anidada será la
que tendrá sus dos acciones porque ya no habrá otra función SI que anidar.
Prof. Ray Reyes 13
Práctica de notas de estudiantes

NOTA CALIFICACIÓN ESTADO

90-100 A Excelente
80-89 B Bueno
70-79 C Regular
60-69 D Mal
Menor de 60 E Reprobado

Prof. Ray Reyes 14

RESPUESTAS

 =SI(A2>=90,"A",SI(A2>=80,"B",SI(A2>=70,"C",
SI(A2>=60,"D","E"))))

 =SI(A2<60,“REPROBADO”,SI(A2<70,“MAL”,SI(A2
<80,”REGULAR”,SI(A2<90,“BUENO”,
“EXCELENTE”))))

Prof. Ray Reyes 15

CALCULO DEL ISR UTILIZANDO LA
FUNCION SI ANIDADA

Prof. Ray Reyes 16

 Anidar otras funciones dentro de la
función =Si()
 Otra forma que tenemos de utilizar funciones anidadas, es
utilizar funciones dentro de la función =si() como argumentos. Por
ejemplo:
 =SI(PROMEDIO(A1:A10)>50,SUMA(A1:A10),0)
 =SI(SUMA(A1:A10)>=100,MAX(A1:A10),MIN(A1:A10))
 =SI(MAX(A1:A10)>=100,"VALOR MAXIMO >= 100","VALOR
MAXIMO < 100")
 =SI(MIN(A1:A10)<10,MIN(A1:A10)*10%,MIN(A1:A10)*20%)
 =SI(CONTAR(A1:A10)>5,MIN(A1:A10),MAX(A1:A10))
Prof. Ray Reyes 17
CONSOLIDAR DATOS EN VARIAS HOJAS DE
CÁLCULO
 Para resumir los resultados de hojas de cálculo independientes y
elaborar informes con ellos, puede consolidar datos de cada una de
ellas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas de cálculo pueden
estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros
libros. Al consolidar datos, une datos de modo que puede actualizar y
agregar según sea necesario con mayor facilidad.
 Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de
las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas
cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos. Esta
hoja de cálculo maestra también puede contener las ventas totales y
los promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más
vendidos de toda la empresa.

Prof. Ray Reyes 18

 Hay dos formas de consolidar datos: por categoría o por
posición.
 Consolidación por posición: Cuando los datos en las áreas de
origen se organizan en el mismo orden y usan las mismas
etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie
de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos de
departamento que se han creado a partir de la misma plantilla.
 Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de
origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas
etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie
de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen
las mismas etiquetas de datos.

Prof. Ray Reyes 19

Pasos para consolidar
1. Si aún no lo ha hecho, en cada hoja de cálculo que contiene los datos
que quiere consolidar, configure los datos del siguiente modo:
 Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista, de
modo que cada columna tenga una etiqueta en la primera fila,
contenga datos similares y no tenga filas o columnas en blanco.
 Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no
escriba nada en la hoja de cálculo maestra donde vaya a colocar la
consolidación; Excel la rellenará.
 Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda
del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.

Prof. Ray Reyes 20

3. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic
en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que

use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.
 El siguiente es un ejemplo con tres rangos de hoja de cálculo
seleccionados.

Prof. Ray Reyes 21

5. Seleccionamos los datos. En el cuadro Referencia, haga clic en el
botón Contraer diálogo para seleccionar los datos de la hoja de cálculo.

 Hacemos clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que

queremos consolidar, seleccionamos los datos y después hacemos clic
en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de
diálogo Consolidar.
6. En el cuadro de diálogo Consolidar, hacemos clic en Agregar y
repetimos los pasos para agregar todos los rangos que queramos.
7. Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si
queremos que Excel actualice la tabla de consolidación
automáticamente cuando cambiamos el origen de datos, activamos
la casilla Crear vínculos con los datos de origen. Si está
desactivada, podemos actualizar la consolidación de forma manual.

Prof. Ray Reyes 22

LISTAS PERSONALIZADAS
 Clic en “Archivo” de la barra de menú.
 Clic en “Opciones” a mano izquierda.
 Clic en “Avanzadas” a mano izquierda.
 Bajar hasta la categoría “General”.
 Hacer clic en la opción “Modificar listas personalizadas”.
 Escribimos nuestra lista, separada por comas o una palabra debajo de otra, en
la opción “entradas de lista” y damos clic en el botón “agregar”. Si queremos
una nueva lista, seleccionamos la opción “Nueva lista” (primera opción).
 También podemos seleccionar un listado previamente digitado utilizando el
botón →
 Usamos el botón “Eliminar” en caso de querer borrar una lista seleccionada.
nota: solo podemos hacer esto con listas creadas por nosotros.

Prof. Ray Reyes 23

DIVIDIR TEXTO EN COLUMNAS

 Seleccionamos las celdas deseadas.

 De la opción Datos de la barra de menú, clic en el botón
 En el cuadro que aparece dejamos seleccionada la opción
“Delimitados” y damos clic en Siguiente.
 En el próximo cuadro seleccionamos como están separados los
valores: por espacio, por coma, por punto y coma, etc., y clic
en Siguiente.
 En el último cuadro seleccionamos: el formato de los datos, el
destino (en donde aparecerán los datos) y clic en
Finalizar.

Prof. Ray Reyes 24

QUITAR DUPLICADOS
 Es muy común tener una lista de valores y querer quitar
los valores duplicados en Excel. Para ello podemos utilizar
el comando Quitar duplicados que se encuentra en la
ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

 Sin embargo, debemos recordar que al hacerlo, los valores

duplicados de la lista serán eliminados. Así que, aunque la
aplicación de este comando es sumamente fácil y rápida,
deberemos tener en cuenta que los datos originales serán
modificados.

Prof. Ray Reyes 25

  Antes de ejecutar el
comando Quitar duplicados, es
necesario seleccionar una de las
celdas del rango de datos y Excel
detectará automáticamente las
posibles columnas por las cuales
podremos determinas la
duplicidad.
 Por el contrario, si no queremos
que Excel haga la detección de
columnas automática, entonces
deberemos seleccionar el rango de
celdas sobre el cuál se aplicará la
acción. En este ejemplo
seleccionaremos el rango A1:A26
tal como se observa en la imagen.
Prof. Ray Reyes 26
 Una vez hecha la selección deberás ir a la ficha Datos, y
dentro del grupo Herramientas de datos, hacer clic
sobre el comando Quitar duplicados.

 Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar duplicados y en la

sección Columnas podremos seleccionar una o más
columnas de datos. Para seleccionar todas las columnas
rápidamente podemos hacer clic en Seleccionar todo y
para quitar la selección podremos hacer clic en Anular
selección.

Prof. Ray Reyes 27

 Si los datos tienen encabezados de columna, deberemos
asegurarnos de marcar la caja de selección Mis datos
tienen encabezados de manera que dicho valor sea
omitido al remover los duplicados. Recuerda que el
comando se ejecutará sobre aquellas columnas que
hayamos dejado seleccionadas en este cuadro de diálogo.

Prof. Ray Reyes 28

 Debemos hacer clic en Aceptar y Excel mostrará un
mensaje indicando la cantidad de valores duplicados que
han sido encontrados y quitados, así como la cantidad de
valores únicos que permanecen.

 Finalmente deberemos hacer clic en el botón Aceptar

para cerrar la ventana y entonces podremos observar el
resultado del comando Quitar duplicados.

Prof. Ray Reyes 29

 Podemos notar que los valores
únicos han sido colocados en las
celdas superiores del rango
A1:A26. De hecho, los valores
únicos están en el orden de
aparición dentro de la lista, es
decir, el comando Quitar
duplicados los añade conforme
van apareciendo. El resto de
celdas quedarán vacías, pero
podemos recuperar su valor
original si Deshacemos el último
comando (Ctrl + Z).

Prof. Ray Reyes 30

Quitar duplicados en base a varias columnas

 El cuadro de diálogo Quitar duplicados nos permite

elegir las columnas sobre las cuales se evaluará la
duplicidad de la información. De manera predeterminada,
Excel nos sugerirá seleccionar todas las columnas de
nuestros datos, pero puede haber ocasiones en las que nos
convenga elegir solo algunas columnas.
 Por ejemplo, en la siguiente imagen podemos ver una
tabla de datos en la que se enlistan varios alumnos de una
escuela, así como el nombre de la materia cursada y los
puntos alcanzados en cada una de ellas.

Prof. Ray Reyes 31

Prof. Ray Reyes 32
 Para obtener la lista de alumnos únicos
(Nombre y Apellido) comenzamos por seleccionar una
celda de la tabla de datos y posteriormente vamos a la
ficha Datos y pulso el botón Quitar Duplicados. En el
cuadro de diálogo mostrado deberemos seleccionar las
columnas Nombre y Apellido tal como se observa en la
siguiente imagen:

Prof. Ray Reyes 33

 Al pulsar el botón Aceptar veremos la lista de alumnos
únicos y podremos comprobar que el comando Quitar
duplicados se ha basado exclusivamente en las
columnas Nombre y Apellido para determinar si un
valor está duplicado. Al igual que con el ejemplo
anterior, los nombres y apellidos serán mostrados en el
orden de aparición dentro del rango de datos original.

Prof. Ray Reyes 34

FORMATO CONDICIONAL

 El formato condicional en Excel es una

funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el análisis de datos ya que podemos dar
un formato especial a un grupo de celdas en base
al valor de otra celda. Esto nos permitirá aplicar
un tipo de fuente específico o un color de relleno
diferente para aquellas celdas que cumplan con
ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente
en pantalla.
Prof. Ray Reyes 35
 Siempre tenemos la opción de aplicar
manualmente un formato a cada una de las celdas
que cumplen con una condición, pero eso se
puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si tenemos una tabla de datos muy
grande y que cambia frecuentemente. Es por eso
que el formato condicional puede hacer más fácil
la tarea de cambiar automáticamente el formato
de la celda que cumple con ciertos criterios.

Prof. Ray Reyes 36

Ejemplos de formato condicional

 Formato especial para

todos los valores entre
20 y 30:

 Resaltar los valores por

debajo del promedio
(Para este ejemplo el
promedio es 22.2).
Prof. Ray Reyes 37
¿Cómo se aplica el formato condicional?
 Debemos seleccionar las celdas a las que se les aplicará el
formato condicional y después hacemos clic en el
comando Formato condicional que aparece en el grupo
Estilos de la ficha Inicio.

Prof. Ray Reyes 38

 Como mencionamos anteriormente, al seleccionar
alguna de las opciones del menú, el formato se
aplicará para aquellas celdas que cumplan con
cierta condición o regla. Un formato condicional
en Excel está siempre basado en una regla que
posteriormente se podrá editar si así lo deseamos.
Las reglas que se crean para los formatos
condicionales se pueden dividir en dos grandes
grupos:

Prof. Ray Reyes 39

➢ Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas
se basan en el mismo valor de la celda (Mayor
que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
➢ Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen
mayor flexibilidad porque podemos aplicar un
formato especial utilizando una fórmula donde
podremos aplicar una lógica más compleja. Por lo
mismo es un poco más divertido (complicado) de
aprender, pero a través de la practica se vuelve
muy intuitivo de utilizar.

Prof. Ray Reyes 40

Resaltar reglas de celdas
 Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar
celdas que cumplan con la regla de formato
condicional especificada. Cada opción muestra su propio
cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para
crear la regla.

Prof. Ray Reyes 41

 La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:

 En el primer cuadro de texto debemos colocar un número a partir del

cual se aplicará el formato especificado. Para este ejemplo colocamos
el número 50 en la caja de texto, dejamos el formato predeterminado
y el resultado fue el siguiente:

Prof. Ray Reyes 42

 Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan
que ingresemos un solo valor con el cual comparar las celdas a las que
se aplicará el formato. La opción Entre muestra un cuadro de diálogo
diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores
a buscar:

 La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde

podráemos seleccionar la que mejor se adapte a nuestras necesidades
(datos de tipo fecha).

Prof. Ray Reyes 43

 Finalmente la opción Duplicar valores nos permitirá
resaltar ya sea los valores únicos o los valores duplicados
dentro de nuestros datos:

Prof. Ray Reyes 44

Reglas superiores e inferiores
 Ahora analizaremos con un poco más de detenimiento algunos tipos de
reglas de formato condicional especiales. Estas reglas se muestran
dentro del menú Formato condicional y dentro de la opción Reglas
superiores e inferiores.

Prof. Ray Reyes 45

 La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata
las celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del
rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el siguiente:

 Podemos cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo

que en lugar de los 10 superiores podríamos seleccionar los 20
superiores si así lo deseamos. La regla 10 inferiores funciona de
manera similar, solo que Excel obtendrá las celdas con menor valor
dentro del rango.

Prof. Ray Reyes 46

 La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores,
pero en lugar de indicar un número específico de celdas se introduce
un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un
rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el
formato condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque
el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:

 De la misma manera podemos aumentar o disminuir el porcentaje. Si

especificamos un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato
condicional se aplicará a 4 celdas. La regla 10% de valores
inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor
valor.
Prof. Ray Reyes 47
 Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En
primer lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango
seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas
aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién
calculado. Al no tener ningún argumento, el cuadro de diálogo de esta
regla solamente solicita el formato a aplicar:

 La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que
tengan un valor inferior al promedio.

Prof. Ray Reyes 48

Borrar reglas de formato condicional
 Una manera de remover los
formatos condicionales es
seleccionar las celdas que
tienen el formato que
deseamos eliminar, hacer clic
sobre Formato condicional y
seleccionar la opción Borrar
reglas y posteriormente Borrar
reglas de las celdas
seleccionadas. Excel quitará
de inmediato cualquier formato
condicional que esté aplicado
sobre las celdas seleccionadas.

Prof. Ray Reyes 49

Eliminar formato condicional de todas las celdas

 El segundo método para remover los formatos es seleccionar la

segunda opción del menú previamente mencionado: Borrar reglas de
toda la hoja. Al seleccionar esta opción debes estar seguro de que no
necesitas ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya que
se borrarán todos y cada uno de ellos.

Eliminar algunas reglas de formato condicional

 El último método que veremos se debe utilizar en caso de tener varias

reglas de formato y solamente queremos remover una sola de ellas.
De igual manera debemos seleccionar las celdas que tienen el
formato, hacemos clic en Formato condicional y posteriormente en la
opción Administrar reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:

Prof. Ray Reyes 50

 Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las
celdas seleccionadas. Elegimos la regla que deseamos borrar, hacemos
clic en el botón Eliminar regla y posteriormente en el botón Aceptar.
Excel removerá la regla seleccionada y dejará el resto de las reglas tal
como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

Prof. Ray Reyes 51

1- Semáforo con formato condicional
 Escribimos los valores deseados.
 Seleccionamos los valores, clic
en Formato condicional y
seleccionamos la opción Nueva
Regla.
 Del cuadro que aparece, en la
opción Estilo de formato
(debajo de Dar formato a todas
las celdas según sus valores)
seleccionamos Conjunto de
iconos.
Prof. Ray Reyes 52
 Elegimos el conjunto de iconos (círculos de 3 colores).
 En las opciones de Tipo elegimos Número en vez de
Porcentual y procedemos a escribir los valores para
cada condición.

Prof. Ray Reyes 53

2- Crear un checklist / lista de verificación

 Habilitamos la opción programador /

desarrollador de la barra de menú, haciendo clic
con el botón derecho del ratón sobre cualquiera
de las pestañas y en el desplegable elige la
opción Personalizar cinta de opciones.
 En el recuadro de la derecha habilitamos la
opción Programador o Desarrollador y pulsamos
Aceptar.

Prof. Ray Reyes 54

Prof. Ray Reyes 55
 Una vez que tengamos la pestaña
Programador activada, creamos el
listado deseado. Procedemos a
insertar las casillas junto a cada
una de las opciones de la lista:
vamos a la pestaña Programador y
dentro del grupo de herramientas
Controles desplegamos la
opción Insertar y en controles de
formulario seleccionamos Casilla.

Prof. Ray Reyes 56

 Una vez seleccionada cambiará el icono del ratón
y pasará a ser una cruz. Para ubicar la casilla
hacemos clic con el botón izquierdo del ratón y
arrastramos.
 Ubicamos la casilla en la columna contigua al
primer elemento de la lista. Las casillas vienen
acompañadas de un texto “Casilla 1” que
podemos eliminar, solo tenemos que seleccionarlo
y borrarlo.
 Para colocar el resto de las casillas rápidamente
copiamos y pegamos la primera casilla que hemos
creado.
Prof. Ray Reyes 57
 Para seleccionar las casillas hay dos formas:
 Hacemos clic sobre la casilla con el botón derecho
del mouse.
 Pulsamos la tecla CTRL y pulsamos con el botón
izquierdo sobre la casilla.
 Una vez que tenemos colocadas todas las casillas
ya podemos marcarlas y desmarcarlas. Ahora
procedemos a utilizar formato condicional.

Prof. Ray Reyes 58

 Procedemos a vincular las casillas a las celdas. Para
esto existen 2 formas de hacerlo:
 Clic derecho encima de la casilla, elegimos la
opción Formato de Control, en la ventana que
aparece donde dice Vincular celda, pulsamos sobre el
icono de la derecha y selecciona la celda a la que
queremos vincularla, pulsamos ENTER y aceptar.
 Otra forma de vincular las casillas es seleccionándolas
y escribiendo en la barra de contenido = y
seleccionamos la celda deseada.

Prof. Ray Reyes 59

 En las celdas vinculadas aparecerá el estado de
las casillas. Es decir, si la casilla está marcada
aparecerá el texto VERDADERO. Si la casilla está
desmarcada aparecerá el texto FALSO.
 Este paso es necesario para configurar
posteriormente el formato de color, pero no es
necesario visualizar el texto. Para ocultar el
texto, seleccionamos la columna y aplicamos
color blanco al texto o podemos ocultar dicha
columna (al final del procedimiento).

Prof. Ray Reyes 60

 Para cambiar el color de las opciones marcadas:

• Seleccionamos el rango de celdas que contiene el

listado y las casillas (o solo las celdas con el listado).
• En la pestaña Inicio, hacemos clic en Formato
Condicional y seleccionamos Nueva regla.
• En la ventana que seleccionamos la última
opción Utilice una formula que determine las celdas
para aplicar formato.
• En la descripción de la regla hacemos clic y
seleccionamos la celda que hemos vinculado a la
primera casilla.

Prof. Ray Reyes 61

• Para que la regla se aplique según
el valor de cada una de las celdas
de la columna debemos borrar el
símbolo de $ que aparece entre
la letra y el número que definen
la celda.
• Hacemos clic sobre el botón
Formato de la zona inferior para
personalizar la fuente, el borde y
el relleno.
• Una vez personalizado clic en
Aceptar dos veces.
Prof. Ray Reyes 62
2.1 Agregarle una calculadora de disminución
de tiempo a una lista de verificación

Prof. Ray Reyes 63

 Pasos a seguir para este ejemplo:
 Crear la lista de actividades (columna A).
 Agregar las Casillas para cada actividad (columna B).
 Escribir el tiempo de cada actividad (Columna C).
 Vincular las Casillas con la columna B.
 Para que no se muestre texto en la columna B
(VERDADERO o FALSO) seleccionar el rango de celda,
abrir las opciones de formato de celda, seleccionar la
categoría Personalizada y en el cuadro Tipo escribir
tres punto y coma (;;;).
Prof. Ray Reyes 64
Prof. Ray Reyes 65
 Para el cálculo de las horas requeridas, utilizar la
función:
=SUMAPRODUCTO((C3:C18)*(NO(B3:B18)))

 Para el cálculo de las horas disponibles utilizar la

función:
=SUMA(C3:C18)

 Para el cálculo del estado utilizar la función:

=SI(E8>0,"EN PROCESO","TERMINADO")
Prof. Ray Reyes 66
3- Resaltar fines de semana con formato
condicional
 Cuando tenemos un listado de fechas en
Excel a veces es de utilidad resaltar los días
que pertenecen al fin de semana, ya sea
porque estamos creando un calendario
laboral o simplemente porque necesitamos
conocer las fechas de los sábados y
domingos.
 Esta tarea la podemos lograr fácilmente
aplicando una regla de formato condicional
sobre el listado de fechas. Para nuestro
ejercicio supondremos una lista de fechas
como la siguiente:

Prof. Ray Reyes 67

 El primer paso será seleccionar todo el rango de fechas y
posteriormente ir a la ficha Inicio y hacer clic sobre Formato
condicional para seleccionar la opción Nueva regla:

Prof. Ray Reyes 68

 Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y debemos
elegir la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para
aplicar formato tal como lo muestra la siguiente imagen:

Prof. Ray Reyes 69

 En el cuadro de fórmula deberás colocar lo siguiente:

=DIASEM(A1,2)>5

 Ahora solo falta indicar el

color del fondo de las celdas
de fin de semana. Hacemos
clic en el botón Formato y
elegimos la pestaña Relleno
donde podremos seleccionar
el color de nuestra
preferencia para resaltar las
fechas que cumplan con la
fórmula que acabamos de
ingresar.

Prof. Ray Reyes 70

 La configuración de la nueva regla de formato condicional quedará de
la siguiente manera:

Prof. Ray Reyes 71

 Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin
se semana se resaltarán con el color previamente definido:

Prof. Ray Reyes 72

Explicación de la fórmula
 En primer lugar debemos recordar que la regla condicional que
acabamos de crear aplicará el formato cuando el resultado de la
fórmula sea verdadero así que conviene analizar detenidamente dicha
fórmula.
 De manera predeterminada la función DIASEM devuelve un número
del 1 al 7 para cada día de la semana comenzando por el día domingo,
pero si queremos que el día lunes sea considerado como el primer día
de la semana, entonces debemos colocar el número 2 como el
segundo argumento de la función:

=DIASEM(A1,2)

 De esta manera, el valor numérico devuelto por la función

corresponderá a los días de la semana de la siguiente manera:
Prof. Ray Reyes 73
 1. Lunes
2. Martes
3. Miércoles
4. Jueves
5. Viernes
6. Sábado
7. Domingo
 Es por eso que la fórmula de la regla de formato condicional que
acabamos de crear, compara el valor devuelto de la función DIASEM
con el valor 5. Si el valor devuelto es mayor a 5, querrá decir que
tenemos el día sábado o domingo y deberá aplicar el formato
condicional.
 Si quisiéramos resaltar solamente el día domingo, podríamos
modificar la fórmula de la regla de formato condicional de la
siguiente manera:

Prof. Ray Reyes

=DIASEM(A1,2) = 7 74
4- Resaltar filas alternas usando formato
condicional
 Muy a menudo, cuando presentamos los datos en una tabla muy
grande, se dificulta distinguir la información que pertenece a
una misma fila. Para ayudar en la lectura de los datos es posible
resaltar las filas alternas en Excel de manera que cada fila
tenga un color diferente que nos permita distinguir fácilmente
la información entre cada una de ellas.

 Es posible aplicar este tipo de formato convirtiendo el rango de

datos en una ”tabla de Excel” y que será tan simple como
seleccionar el rango de celdas e ir a la ficha Inicio > Estilos
> Dar formato como tabla y finalmente seleccionar cualquiera
de los formatos que tienen un color diferente para las filas.
Prof. Ray Reyes 75
Prof. Ray Reyes 76
El procedimiento para utilizar Formato condicional seria el siguiente:
 El primer paso es seleccionar los datos a los que aplicaremos la regla
de formato condicional.

Prof. Ray Reyes 77

 En seguida debemos ir a la ficha Inicio y dentro de Formato
condicional debemos seleccionar la opción Nueva regla lo cual
mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Prof. Ray Reyes 78

Fórmula para resaltar filas alternas

 Dentro del cuadro de diálogo seleccionamos la opción Utilizar una

fórmula que determine las celdas para aplicar formato y en el
cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula sea
verdadera coloca la siguiente fórmula:

=RESIDUO(FILA(),2)=0

 Solo en caso de que tengamos Excel 2010 y aún no hayamos aplicado

el Service Pack para Office 2010, deberemos utilizar la función RESTO
en lugar de la función RESIDUO. Las funciones son exactamente las
mismas y solo se debe a un cambio “temporal” en el nombre de la
función en Excel 2010 el cual se corregirá al instalar el Service Pack.

Prof. Ray Reyes 79

Prof. Ray Reyes 80
 La fórmula que acabamos de introducir hace que cualquier fila que
sea par, dentro del rango de celdas seleccionado, se le aplicará el
formato que elijamos. En caso de que quieras que sean las filas
impares las que tengan el formato especial entonces deberás
modificar la fórmula de la siguiente manera:
=RESIDUO(FILA(),2)=1
 Por otro lado, si lo que quieres es resaltar las columnas alternas
dentro del rango, entonces puedes reemplazar la función FILA por la
función COLUMNA:

=RESIDUO(COLUMNA(),2)=0

 Una ventaja de este método es que puedes elegir la cantidad de filas

que habrá entre cada cambio de formato. Por ejemplo, si deseamos
resaltar cada 3 filas, podemos utilizar la siguiente fórmula:

=RESIDUO(FILA(),3)=0
Prof. Ray Reyes 81
 Ya que conocemos las variantes de la fórmula que podemos indicar en
nuestra regla de formato condicional nos hace falta algo muy
importante, y es elegir el formato que será aplicado.
 Para definir el formato que tendrán las filas alternas damos clic en el
botón Formato que está por debajo del cuadro de texto donde
acabamos de introducir la fórmula. De inmediato se mostrará un
nuevo cuadro de diálogo llamado Formato de celdas y es aquí donde
elegiremos un color de relleno diferente.

Prof. Ray Reyes 82

 Podemos utilizar cualquiera de las pestañas de este cuadro de diálogo
(Número, Fuente, Bordes, Relleno) y elegir el formato que será
aplicado a las filas alternas, hacemos clic en el botón Aceptar y
posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de
diálogo Editar regla de formato.
 La nueva regla de formato condicional será aplicada sobre los datos
previamente seleccionados y se verán de la siguiente manera.

Prof. Ray Reyes 83

5- Buscar valores usando formato condicional
 En esta ocasión veremos cómo utilizar el formato condicional para
buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes.
Observa la siguiente imagen:

Prof. Ray Reyes 84

 Para este ejemplo utilizaremos los datos de la columna B y usaremos
la celda B2 como el cuadro de búsqueda, es decir, la celda donde
colocaremos el término/texto que deseamos encontrar en los datos.
Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y
para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al
comando Formato condicional y seleccionar la opción Nueva regla:

Prof. Ray Reyes 85

 Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:

Prof. Ray Reyes 86

Fórmula para encontrar valores

 Seleccionamos la opción Utilice una fórmula que determine las

celdas para aplicar formato. En la caja de texto colocamos la
siguiente fórmula, que explicaremos más adelante:
=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2),MINUSC(B4)))

 Hacemos clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que

se aplicará a las celdas que cumplan la regla.

Prof. Ray Reyes 87

 La fórmula que acabamos de escribir compara el texto de
la celda de búsqueda ($B$2) con las celdas que contienen
los datos. La comparación se hace a través de la función
ENCONTRAR que compara ambos valores.
 Podemos observar también que para ambos valores
usamos la función MINUSC que los convierte en minúsculas
antes de hacer la comparación de manera que la
búsqueda no sea sensible a mayúsculas y minúsculas.
 Finalmente, la intención de la función Y es evitar que el
formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2
esté vacía.

Prof. Ray Reyes 88

 Ahora hacemos clic en el botón Aceptar y podremos comenzar a
encontrar los valores que introduzcamos en la celda de búsqueda:

Prof. Ray Reyes 89

MANEJO DE MACROS EN EXCEL

Prof. Ray Reyes 90

MACROS
 Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que
realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más
eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una
serie de comandos o instrucciones que permanecen
almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando
sea necesario y cuantas veces lo deseemos.
 Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un
lugar especial de Excel de manera que están siempre
disponibles cuando los necesites ejecutar.
 ¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a
automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una
macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro
de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo
necesitemos.
Prof. Ray Reyes 91
Creación de una macro
 Las macros se crean con el Editor de
Visual Basic el cual nos permitirá
introducir el código con las
instrucciones que serán ejecutadas
por la macro. Para abrirlo utilizamos
ALT+F11.

 Existe otro método que es utilizar

la Grabadora de macros la cual irá
grabando todas las acciones que
realicemos en Excel hasta que
detengamos la grabación. Una vez
grabada la macro podremos
“reproducir” de nuevo las acciones
con tan solo un clic.
Prof. Ray Reyes 92
La grabadora de macros
 La grabadora de macros almacena cada acción que
se realiza en Excel, por eso es conveniente planear
con antelación los pasos a seguir de manera que no
se realicen acciones innecesarias mientras se
realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de
macros debes:
 Clic en la opción “Vista” de la barra de menú
 Clic en el botón “Macros”
 Seleccionar la opción “Grabar macro…”
 Nota: También podemos acceder a través de la
opción Programador de la barra de menú si la
hemos activado previamente.
Prof. Ray Reyes 93
 En el cuadro de texto Nombre de la macro debemos colocar el nombre que
identificará de manera única a la macro que estamos por crear. De manera
opcional podemos asignar un método abreviado de teclado
(PREFERIBLEMENTE EN MAYUSCULA) el cual permitirá ejecutar la macro con
la combinación de teclas especificadas.
 La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación
donde se almacenará la macro:
 Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
 Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser
ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
 Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en
cualquier momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.
 También podemos colocar una Descripción para la macro que vamos a crear.
Finalmente debemos pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación
de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones planeadas deberemos
pulsar el botón Detener grabación de la barra de estado para completar la
macro.
Prof. Ray Reyes 94
Ejecutar una macro
 Clic en la opción “Vista” de la barra de menú
 Clic en el botón “Macros”

Prof. Ray Reyes 95

 Ejecutar - Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.
 Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
 Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción, abriendo el editor
de programación de Visual Basic (solo para programadores).
 Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el
código de la macro (solo para programadores).
 Eliminar - Borra la macro.
 Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de
método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la
macro sin necesidad de utilizar la barra de menú) y la descripción de la
macro.

Nota: Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una

macro, no es posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común
(CTRL+Z), por lo que es interesante ir con sumo cuidado al ejecutar macros que
vayan a realizar cambios importantes.
Prof. Ray Reyes 96
Guardar un libro con macros
 Presionamos F12 (Guardar como)
 En el cuadro que aparece clic en la opción tipo (debajo del nombre del archivo)
y seleccionamos la extensión *.xlsm (Libro de Excel habilitado para macros).

Prof. Ray Reyes 97

 Cuando abrimos un archivo que tiene Macros
almacenadas, se nos mostrará este anuncio bajo la banda
de opciones:

 Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las

Macros. Como están compuestas por código, podrían
realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro
equipo. Si confías en las posibles Macros que contuviese
el archivo o las has creado tú, pulsa el botón Habilitar
contenido. Y si no, cierra la advertencia de seguridad con
el botón de la derecha. En ese caso, las macros seguirán
deshabilitadas.
Prof. Ray Reyes 98
Establecer seguridad de macros
 La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres
algún archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de
daño al equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros
automáticamente.
 Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta
protección porque sabes que no existe código malicioso, entonces puedes
modificar la configuración para habilitar todas las macros. Para hacerlo
debes seguir los siguientes pasos:
 Clic en “Archivo” de la barra de menú
 Clic en “Opciones” (a la izquierda)
 Clic en “Centro de confianza” (a la izquierda)
 Clic en el botón “”Configuración del Centro de confianza”
 Clic en “Configuración de macros” (a la izquierda)

Prof. Ray Reyes 99

Prof. Ray Reyes 100
 Dentro de la sección Configuración de macros seleccionamos una de las
opciones disponibles:
 Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros
y permite ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un
lugar confiable. Los lugares confiables se configuran en la sección
Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo.
 Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta
de seguridad advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de
manera que se pueda decidir si se desea ejecutar. Esta es la opción
predeterminada de Excel.
 Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente.
Solamente se podrán ejecutar las macros que están firmadas
digitalmente.
 Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin
enviar alguna notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan
múltiples macros totalmente confiables. Esta opción es la que corre
los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.
Prof. Ray Reyes 101
 Una vez seleccionada la opción deseada pulsamos el botón “Aceptar” para
hacer los cambios permanentes.
 Nota: También podemos acceder a través de la opción Programador de la
barra de menú si la hemos activado previamente.

Prof. Ray Reyes 102

¿Cómo asignar un macros a un botón?
 En la pestaña programador, en el Grupo controles ,
hacemos clic en el botón Insertar y, a continuación, en el
cuadro que aparece hacemos clic en la opción Botón
(control de formulario).

Prof. Ray Reyes 103

 Hacemos clic en donde
queremos que aparezca el
botón e inmediatamente
se abrirá la ventana
Asignar macro.
 Seleccionamos uno de los
macros creados
anteriormente y hacemos
clic en Aceptar.
 Nota: haciendo clic
derecho sobre el botón
podemos reasignarle otro
macro o cambiarle el
formato.

Prof. Ray Reyes 104

Práctica de macros para títulos y texto

1. Negrita, cursiva, color de relleno y color de fuente.

2. Ajustar texto, alienar en el medio, centrar y todos los
bordes.
3. Tipo de letra, tamaño y orientación.
4. Combinar y centrar, Negrita y borde de cuadro grueso.
5. Eliminar formato de celdas.

Prof. Ray Reyes 105

Utilizando códigos en macros
 Creamos nuestro macro sin ninguna acción.
 Una vez grabado, abrimos el listado de macros.
 Seleccionamos el macro deseado y clic en el botón “Modificar”.
 Procedemos a copiar o escribir el código deseado. Ejemplos:

➢ Desplazarnos a la primera hoja del libro

Sheets(1).Select

➢ Desplazarnos a la última hoja del libro

Sheets(Sheets.Count).Select
Prof. Ray Reyes 106
➢ Visualizar la hora del sistema
MsgBox "La hora actual en el sistema es: " & Time

➢ Bloquear la eliminación e inserción de hoja de un libro

ThisWorkbook.Protect Structure:=True
MsgBox "No es posible eliminar ni insertar hojas“

Nota: Para volver a la normalidad, solo debemos modificar el

macro, cambiar el parámetro True por False, modificar el
mensaje (opcional) y ejecutar el macro nuevamente.

Prof. Ray Reyes 107

➢ Convertir texto a minúscula
Dim rng As range
For Each rng In Selection
If Application.WorksheetFunction.IsText(rng) Then
rng.Value = LCase(rng)
End If
Next

➢ Convertir texto a mayúscula

Dim rng As range
For Each rng In Selection
If Application.WorksheetFunction.IsText(rng) Then
rng.Value = UCase(rng)
End If
Next
Prof. Ray Reyes 108
 Ejecutar Macros al abrir nuestro libro
 Desde la primera hoja de nuestro libro presionamos ALT+F11 para
abrir el editor de Visual Basic.
 Nos ubicamos en la ventana del Explorador de Proyectos que
tenemos en el panel izquierdo de la ventana del Editor de Visual
Basic y damos doble clic sobre el Objeto ThisWorkbook y
escribimos o pegamos el siguiente código:

Private Sub Workbook_Open()

MsgBox "La hora actual en el sistema es: " & Time
End Sub

Prof. Ray Reyes 109

 La primera línea se interpreta como la creación de la macro y la
asignación de su nombre (Workbook_Open).

 La segunda línea es un mensaje donde estamos informando de

la hora actual del sistema utilizando la propiedad Time.

 La última línea End Sub marca el final de la macro.

 Cerramos la ventana para regresar a Excel, guardamos (libro de

Excel habilitado para macros), cerramos y posteriormente lo
abrimos para ver el resultado.

Prof. Ray Reyes 110

Impedir eliminar e insertar hojas
Private Sub Proteger_hojas(ByVal Sh As Object)
ThisWorkbook.Protect Structure:=True
MsgBox "No es posible eliminar la hoja"
End Sub

Solicitar nombre de cada hoja nueva

Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object)
On Error Resume Next
NombreHoja = (InputBox("Digite el nombre de la nueva hoja"))
ActiveSheet.Name = NombreHoja
End Sub
Prof. Ray Reyes 111
Impedir cambio del Nombre de una hoja

 En vez de darle doble clic a ThisWorkbook le daríamos doble clic a la

hoja deseada (después de haber presionado ALT + F11). Si queremos
que el nombre permanente de la hoja sea Enero, utilizamos el
siguiente código:

Private Sub Worksheet_Deactivate()

Nombrehoja = "Enero"
If Hoja1.Name <> Nombrehoja Then Hoja1.Name = Nombrehoja
End Sub

Prof. Ray Reyes 112

Impedir Insertar Hojas
 Hacemos doble clic a ThisWorkbook después de haber presionado ALT + F11 y
utilizamos el siguiente código:

Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal HojaNueva As Object)

Application.DisplayAlerts = False
MsgBox "No se permite adicionar mas hojas en este libro."
HojaNueva.Delete
Application.DisplayAlerts = True
End Sub

Prof. Ray Reyes 113

Impedir Guardar el Libro de Trabajo

 Hacemos doble clic a ThisWorkbook después de haber presionado ALT + F11 y

utilizamos el siguiente código:

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)

MsgBox "No esta permitido guardar este libro de trabajo"
Cancel = True
End Sub

 Nota: este macro solo funciona con el botón de guardar o con la combinación
de teclas CTRL+G. Si utilizamos F12 (Guardar como) podemos guardar nuestro
archivo.

Prof. Ray Reyes 114

MANEJO DE TABLAS DINÁMICAS (PIVOTE)
Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Prof. Ray Reyes 115

TABLAS DINÁMICAS (TABLAS PIVOTE)
 Una tabla dinámica es una de las herramientas más
poderosas de Excel, pero también es una de las
características que más usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar.
 Las tablas dinámicas Nos permiten resumir y analizar
fácilmente grandes cantidades de información con tan
sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que
formarán el reporte.
 Al utilizar una tabla dinámica podremos crear los
reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más
notable será que podremos arreglar el reporte de una
manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.
Prof. Ray Reyes 116
Funcionamiento de las tablas dinámicas
 Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran
cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información
que necesitamos. En esta ocasión explicaremos el funcionamiento
básico de una tabla dinámica.
 Supongamos que tenemos una tabla de datos que contiene mucha
información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se
encuentra una columna con los productos de la empresa, también la
ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada
ciudad.

Prof. Ray Reyes 117

 Nos han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad
y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitamos
hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas
de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar
fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el
resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una
comparación entre diferentes columnas de una tabla. Podemos
imaginarnos una tabla dinámica de la siguiente manera:

Prof. Ray Reyes 118

 Lo primero que debemos hacer es especificar los
campos de nuestra tabla de datos que vamos a
comparar. Elegimos las ciudades como las filas de
nuestra tabla dinámica:

Prof. Ray Reyes 119

 Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra
tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es
decir, colocará los valores únicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para
especificar las columnas de la tabla dinámica.

Prof. Ray Reyes 120

 Finalmente elegimos una columna de valores
numéricos que serán calculados y resumidos en
la tabla dinámica:

Prof. Ray Reyes 121

 Así tendremos un reporte que compara las ciudades y los
productos y para cada combinación obtendremos el total
de ventas. Lo más importante es saber que las tablas
dinámicas nos permiten elegir entre todas las columnas
de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas
para poder realizar un buen análisis de la información.

Prof. Ray Reyes 122

Cómo crear una tabla dinámica
 Hacemos clic sobre cualquier celda de la tabla de datos
que se deseamos considerar en la nueva tabla dinámica.

Prof. Ray Reyes 123

 Ahora seleccionamos el comando Tabla dinámica que se encuentra
dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

 Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es

necesario podremos ajustar el rango de datos que se considerará en la
tabla dinámica.

Prof. Ray Reyes 124

 En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la
tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya
existente. Hacemos clic en el botón Aceptar y se creará la nueva
tabla dinámica.

Prof. Ray Reyes 125

 Excel agregará en la parte izquierda
del libro la tabla dinámica y en la
parte derecha la lista de campos.
Esta lista de campos está dividida
en dos secciones, primero la lista
de todos los campos de los cuales
podremos elegir y por debajo una
zona a donde arrastraremos los
campos que darán forma al reporte
ya sea como columna, fila, valor o
como un filtro.
 Para completar la tabla
dinámica debemos arrastrar los
campos al área correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto
anteriormente, colocaremos como
columna el campo Producto y como
fila al campo Ciudad. Finalmente
como valores colocaremos el campo
Ventas.
Prof. Ray Reyes 126
 De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a
los valores y la tabla dinámica que resulta después de
hacer esta configuración es la siguiente:

 Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un

reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar
fórmulas.
Prof. Ray Reyes 127
Partes de una tabla dinámica
 Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra
en la parte derecha de la hoja la lista de campos
disponibles y por debajo las áreas donde podemos
arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de
las partes de una tabla dinámica.

Prof. Ray Reyes 128

  Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán
filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás
restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son
adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
 Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se
mostrarán como columnas de la tabla dinámica.
 Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas
de la tabla dinámica.
 Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la
tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las
áreas, la tabla dinámica cobra vida. Podemos tener una
tabla dinámica funcional con tan solo especificar las
columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una
herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de
la tabla dinámica.
Prof. Ray Reyes 129
Dar formato a una tabla dinámica
 Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle
formato fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño
incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla
dinámica.
 La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás
seleccionar la tabla dinámica para que se muestre.

 Esta ficha está dividida en tres grupos.

Prof. Ray Reyes 130
 Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla
dinámica así como modificar aspectos básicos de diseño.

 Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten

restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se
encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con
bandas”, entonces se mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con
bandas.

 Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar

a la tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará
sobre la tabla.

Prof. Ray Reyes 131

 Podemos hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla
dinámica para ver todos los estilos disponibles. Con tan sólo elegir
alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la tabla dinámica.

Prof. Ray Reyes 132

Formato de valores en una tabla dinámica
 Ahora veremos cómo dar formato rápidamente a los
valores agrupados de una tabla dinámica de manera de
puedan tener el formato de número adecuado. Solamente
seguimos los siguientes pasos:
 Supongamos la siguiente tabla dinámica:

Prof. Ray Reyes 133

 Para dar formato a los valores numéricos debemos hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del área Valores.

 Del menú mostrado debemos seleccionar la opción Configuración de campo

de valor.

Prof. Ray Reyes 134

 Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo
de valor.

Prof. Ray Reyes 135

 Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el
cuadro de diálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el
formato deseado:

Prof. Ray Reyes 136

 Después de hacer la selección adecuada acepta los
cambios y de inmediato se aplicará el nuevo formato a
todos los valores de la tabla dinámica:

Prof. Ray Reyes 137

Modificar el tipo de cálculo de una tabla
dinámica
 De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento
de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinámica
sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra función
diferente como el promedio o la cuenta de elementos.
 Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes
hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opción de
menú Configuración de campo de valor:

Prof. Ray Reyes 138

 En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la
función que deseas utilizar:

Prof. Ray Reyes 139

➢ Los valores disponibles son los siguientes:
 Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción
predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).
 Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
 Máx. Obtiene el valor numérico más alto.
 Mín. Obtiene el valor numérico más bajo.
 Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe
algún campo de texto será ignorado.
 Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico.
 Desvest. Obtiene la desviación estándar.
 Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población.
 Var. Calcula la varianza de una muestra.
 Varp. Calcula la varianza en función de la población.
➢ Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo
seleccionado.

Prof. Ray Reyes 140

Filtrar una tabla dinámica
 Podemos filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de
una tabla dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera
predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
 Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será
resumida y solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla
dinámica.

Prof. Ray Reyes 141

 Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono
predeterminado para indicar que ese campo está siendo actualmente
filtrado.

 Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados

debemos hacer clic en el botón de filtrado y seleccionar la
opción Borrar filtro de.

Prof. Ray Reyes 142

 De igual manera puedes ordenar instantáneamente los
valores de la tabla dinámica. Solamente haz clic sobre el
botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige
la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.

Prof. Ray Reyes 143

Segmentación de datos en tablas dinámicas
 La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva
característica (a partir de Excel 2010) que permite hacer un filtrado
de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes
filtrar fácilmente la información por más de una columna.
 En primer lugar debemos hacer clic sobre cualquier celda de la tabla
dinámica y posteriormente en la ficha Analizar y dentro del grupo
Filtrar deberemos hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación
de datos.

Prof. Ray Reyes 144

 Excel mostrará el cuadro
de diálogo Insertar
segmentación de datos.

 En este cuadro deberemos

seleccionar los campos que
deseas utilizar como filtros
en la tabla dinámica y
Excel colocará un filtro
para cada campo
seleccionado:
Prof. Ray Reyes 145
 Para filtrar la información de la tabla dinámica es
suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones
del filtro.

Prof. Ray Reyes 146

 Excel ajustará la información de la tabla dinámica de
acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de
nuevo toda la información puedes hacer clic en el
botón Borrar filtro que se encuentra en la esquina
superior derecha de cada panel.

Prof. Ray Reyes 147

 Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles
tengas en la tabla dinámica, lo cual te permitirá hacer un
buen análisis de la información.

Prof. Ray Reyes 148

Modificar campos de una tabla dinámica
Lista de campos de una tabla dinámica
 Las modificaciones las haremos en
la Lista de campos de la tabla
dinámica que se encuentra en la parte
derecha de la pantalla. Esta lista se
mostrará con tan solo hacer clic en
cualquier celda de la tabla dinámica.
 Si por alguna razón esta lista de campos
no aparece en tu libro de Excel, debemos
activarla con el comando Lista de
campo que se encuentra dentro del grupo
Mostrar de la ficha Analizar.

Prof. Ray Reyes 149

Quitar un campo de una tabla dinámica

 Para remover un campo lo arrastramos fuera del área donde se

encuentra y cuando el puntero del ratón se convierta en una “X”
soltamos el botón del ratón para eliminar el campo. Otra manera de
eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la
opción Quitar campo.

Prof. Ray Reyes 150

Mover un campo de una tabla dinámica

 Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación

solamente lo arrastramos de un área a otra o de igual manera
selecciona cualquiera de las opciones de menú que permiten mover el
campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro de
informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos de
columna o Mover a valores.

➢ Con este método puedes cambiar

fácilmente las columnas por filas
y viceversa.

Prof. Ray Reyes 151

Nuevo campo en una tabla dinámica

 Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la

lista de campos hacia el área deseada. También puedes marcar la caja
de selección del campo lo cual hará que sea agregado a alguna de las
áreas predeterminadas.

 Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de

Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que
provee para manipular la información de acuerdo a tus necesidades.
Prof. Ray Reyes 152
Crear un gráfico dinámico
 Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una
tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier
filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podremos ayudar
en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.
 Para crear un gráfico dinámico debemos hacer clic sobre cualquier
celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y
posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se
encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Analizar.

Prof. Ray Reyes 153

 Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de
donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas
utilizar.

Prof. Ray Reyes 154

 Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará
en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al
momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

Prof. Ray Reyes (Gif) 155

 De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones
de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:

❖ Para eliminar
un gráfico
dinámico solamente
debes seleccionarlo
y pulsar la tecla
Suprimir.

Prof. Ray Reyes 156

Modificar el estilo de un gráfico dinámico
 Ya sea que movamos el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejemos en su
ubicación original, podemos modificar su estilo con los comandos de las fichas
Diseño y Formato:
 Dentro de la ficha Diseño encontraremos las siguientes opciones:

 Finalmente la ficha Formato permitirá refinar los estilos de forma del gráfico
creado.

Prof. Ray Reyes 157

TABULACIÓN DE DATOS EN EXCEL

 Tabular es un verbo que alude a la expresión de

datos a través de tablas. Esta acción es frecuente
en diversos ámbitos, incluyendo la informática.
 Tabular es cuando se realiza una tabla donde se
organizan valores, números o datos.
 Realización de encuestas
 Es un método de la investigación de mercados que sirve
para obtener información específica de una muestra de la
población mediante el uso de cuestionarios estructurados
 La realización de una encuesta puede ser una manera
relativamente fácil y barata para obtener información
significativa que puede ayudar con la toma de decisiones
y planificación futura.
 Si se lleva a cabo la encuesta en línea los resultados
serán tabulados automáticamente, pero encuestas en
papel deben ser tabuladas para analizar los datos.
 Entrevista personal - ventajas

 Se obtiene un porcentaje mas alto de respuestas positivas (el

porcentaje de rechazo es menor).
 Se puede hacer un muestreo estadístico mejor.
 La información es mas exacta (el entrevistador puede aclarar o
explicar).
 A través de simple observación pueden extraerse información
(como clase social).
 El entrevistado puede dar respuestas espontaneas.
 Se puede usar material visual.
Entrevista personal - desventajas

 El costo por entrevista es muy alto.

 El entrevistador puede influir en la respuesta
que se da.
 Es necesario entrenar al los entrevistadores
(costo en tiempo y dinero).
 El numero de entrevistas por día es limitado.
 Es difícil y caro la supervisión.
TABULACIÓN DE ENCUESTA EN EXCEL
 Digitar los resultados de la encuesta.
 Manejar la función =buscar()
 Manejo de tablas dinámicas.
 Manejo de gráficos estadísticos.
SORTEO DE DATOS (NÚMERO ALEATORIO)
 Nos colocamos en la celda deseada.
 Utilizamos la función =ALEATORIO.ENTRE(). Entre paréntesis
escribimos el numero inferior y el numero superior, separado
por coma, que deseamos generar. Por ejemplo:
 =ALEATORIO.ENTRE(1,50)
 El numero 1 será el numero menor que se puede generar y el
numero 50 el mayor que se puede generar.
 Luego procedemos a copiar dicha celda tantas veces
necesitemos o queramos.
 NOTA: Cada vez que escribamos se refrescaran todos los valores
aleatorios.
Prof. Ray Reyes 163
Función =Buscar() en Excel

 La función BUSCAR en Excel nos permite buscar

un valor dentro de un rango de celdas y como
resultado nos devolverá el valor correspondiente
del rango de resultados que especifiquemos.
La función BUSCAR se puede utilizar en forma
vectorial o en forma matricial.
Forma vectorial de la función BUSCAR
 Comenzaremos explicando la forma vectorial de
la función BUSCAR. Bajo esta forma podemos buscar un
valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola
columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la
búsqueda es la siguiente:
 Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos
encontrar.
 Vector_de_compraración (obligatorio): Un rango de
celdas que está formado por una sola columna o una sola
fila en donde se realizará la búsqueda.
 Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que
contiene la columna o fila de resultados que deseamos
obtener.
El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden
ascendente, de lo contrario la función devolverá
resultados incorrectos. En caso de especificar
el Vector_resultado deberá ser del mismo tamaño
que Vector_de_comparación.
Ejemplo de la función BUSCAR en forma
vectorial
 Para este ejemplo tenemos una lista de alumnos con sus
nombres, apellidos y calificaciones y de los cuales
deseamos encontrar la calificación de alguno de ellos con
tan solo especificar su nombre.
 En la celda F1 colocaremos el nombre del alumno y en la
celda F2 la función BUSCAR la cual nos ayudará a obtener
su calificación. Desarrollemos la fórmula paso a paso:
1. Introducir la función BUSCAR y especificar el primer
argumento que es el valor buscado.
=BUSCAR(F1,
2. Como segundo argumento debemos especificar el rango
donde se realizará la búsqueda:
=BUSCAR(F1, A2:A6,
3. El último argumento será el rango que tiene los resultados
que deseamos obtener y que en este ejemplo son las
calificaciones en C2:C6:
=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)
 Observamos cómo la función BUSCAR regresa la calificación
que corresponde al nombre buscado.

 Si en lugar de la calificación quisiera obtener el apellido del

alumno basta con cambiar el tercer argumento de la función
para indicar el rango que contiene los apellidos que es
B2:B6.
Forma matricial de la función BUSCAR
 La función BUSCAR también puede ser utilizada con un arreglo,
el cual debe estar formado por los valores de búsqueda y los
valores de regreso. La sintaxis para realizar la búsqueda de
manera matricial es la siguiente:

 Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos

encontrar.
 Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los
valores de búsqueda y de resultados.
Ejemplo de la función BUSCAR en forma
matricial
 Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la función
BUSCAR en forma matricial. Supongamos que tenemos un arreglo
con las vocales del abecedario: {“A”,”E”,”I”,”O”,”U”} y por otro
lado un arreglo indicando el número de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}.
 Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qué número de vocal le
corresponde. Para ello podemos utilizar la siguiente fórmula:
=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})
 La función BUSCAR regresará el número de vocal que haya
encontrado en la celda A1. Observamos el resultado:
FILTRO AVANZADO
 En Excel podemos realizar un filtrado de datos totalmente personalizado
proporcionando los criterios que deseamos aplicar a la información. Este tipo
de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión veremos cómo
utilizarlo.
 Supongamos la siguiente tabla de datos.

Prof. Ray Reyes 172

 Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro
de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseamos filtrar los registros del
departamento de Finanzas.

 Para este ejemplo colocamos los criterios por arriba de la tabla de datos
aunque realmente su ubicación no es de importancia.
Prof. Ray Reyes 173
Aplicar un filtro avanzado a los datos
 Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos
(A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que
se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de
diálogo Filtro avanzado.

Prof. Ray Reyes 174

 Observamos cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he
seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro
avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el
filtro.

Prof. Ray Reyes 175

 El resultado es precisamente
lo que necesitamos, así que
el filtrado avanzado ha sido
exitoso. Pero ahora tenemos
un desafío mayor ¿Cómo
podría hacer para especificar
condiciones para una segunda
columna?

 Supongamos que deseamos

filtrar la información de las
personas que tienen apellido
Hernández y que además
pertenecen al departamento
de Finanzas. Para filtrar los
datos por estos criterios
debemo agregar dichas
condiciones en otra celda.

Prof. Ray Reyes 176

 Observamos cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya
que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las
celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel
aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

 De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta

ahora solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora
deseo agregar a los resultados del filtro la información del departamento de
Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de
criterios de la siguiente manera.
Prof. Ray Reyes 177
Prof. Ray Reyes 178
 Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de
Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los
empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que
tengan.

 Como podemos observar, es factible especificar una condición por cada fila
del rango de criterios. De esta manera podemos crear un filtro avanzado en
Excel.
Prof. Ray Reyes 179
FORMULARIOS EN EXCEL

 Los formularios en Excel son un método para ingresar

datos a nuestras hojas y son de mucha utilidad porque
nos ayudan a evitar errores en la captura de
información pues nos ayudan a aprovechar mejor el
espacio de trabajo.
 Los formularios en Excel utilizan objetos especiales
conocidos como controles de formulario que son
precisamente los que nos permiten agregar campos de
texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Prof. Ray Reyes 180

 ¿Cómo crear un formulario de datos?
 El primer paso es crear
la tabla de datos. Se
recomienda escribir al
menos 1 registro.
 En la barra de acceso
rápido debemos agregar
el botón de Formulario.
 Seleccionamos la tabla
de datos y hacemos clic
en el botón Formulario.
Prof. Ray Reyes 181
Prof. Ray Reyes 182
ADMINISTRADOR DE NOMBRES
 Un nombre en Excel es una abreviación que tendrá un
significado especial dentro de nuestro libro ya que lo
utilizaremos para hacer referencia a una celda, a un rango
de celdas o a una tabla.
 Existen los nombres definidos para celdas o rangos de
celdas y que pueden contener tanto constantes como
fórmulas. Es decir, una celda que contiene una constante
puede tener asignado un nombre así como una celda que
contenga una fórmula puede también tener asignado un
nombre.
 El otro tipo de nombres que existen en Excel son los
nombres de tablas. Cuando creamos una tabla, Excel le
asigna un nombre predeterminado como Tabla1, Tabla2,
etc., pero podremos editarlo desde el administrador de
nombres para que sea más descriptivo.
Cómo crear un nombre en Excel
 Para crear un nombre debemos seleccionar primero la
celda (o rango de celdas) y posteriormente podemos
utilizar tres métodos. El primero es asignar el nombre
directamente en el cuadro de nombres de la barra de
fórmulas:

 El segundo método es utilizar el comando Asignar

nombre que se encuentra en la ficha Fórmulas.
 El tercer método es
dando clic derecho sobre
las celdas seleccionadas
y seleccionando la
opción Definir nombre.
El administrador de nombres en Excel
 Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas
o de tablas, podremos administrarlos con
el Administrador de nombres que se encuentra dentro
del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Al
pulsar el botón Administrador de nombres se mostrará
un cuadro de diálogo.
 Este cuadro de diálogo contendrá la lista de todos los
nombres de nuestro libro y podremos también crear desde
aquí nuevos nombres o editar los existentes. Así mismo
podemos eliminar cualquier nombre que deseemos
pulsando el botón Eliminar.
 Cómo auditar nombres

 Si llegamos a tener una gran cantidad

de nombres en nuestro libro de Excel y
preferimos tener una lista de todos
ellos será muy fácil generarla. En
primer lugar debemos posicionarte en
la celda donde se insertará el listado y
utilizar el comando Pegar nombres que
se encuentra dentro del menú
desplegable Utilizar en la fórmula que
a su vez pertenece al grupo Nombres
definidos de la ficha Fórmulas:
 Al mostrarse el cuadro de diálogo Pegar
nombres deberemos pulsar el botón Pegar lista y Excel
insertará en la hoja los nombres de los rangos y su
definición:

 Es importante hacer notar que el comando Pegar

nombres no considera los nombres de las tablas.
AUDITORIA DE FORMULAS
 La auditoria de formulas en Excel nos ayuda a encontrar
un error en caso de fallo de alguna formula podamos
rastrear el origen de las celdas que forma un formula o
realicemos paso a paso una formula, para ver si la formula
esta escrita correctamente. Recordemos que debemos
tener seleccionada la celda a la que queremos auditar.
 Rastrear precedentes: muestra unas flecha con las celdas
que forman la formula de la celda que tenemos
seleccionada. Nos es útil para saber si el origen esta
correcto, es decir, si la referencia es correcta.
 Rastrear dependientes: muestran unas flechas con las
celdas que dependen de la celda que tenemos
seleccionada. Es útil para saber si la procedencia de la
celda dependiente es correcta. Es combinable con el
anterior.
 Quitar flechas: lo único que hace es quitar las flechas
anteriores.
 Mostrar formulas: todas las celdas que sean formulas se
muestran.
 Comprobación de errores: Hace una comprobación de
todos los errores en las formulas de la hoja, si
hay algún error, podemos ver el error que nos señale.

En este caso, el
error esta en el
nombre de la
Función, que es
SUMA no SUM.
 Evaluar formula: realiza paso a paso una formula, para
comprobar que hemos realizado correctamente la
formula. Es útil por si nosotros nos equivocamos al escribir
la formula, que no tiene errores de sintaxis pero no da el
resultado que esperamos.

Veamos un ejemplo practico. Teniendo una

formula =6*(5+5)+(8*(5*4)), veamos como lo hace,
copiamos la formula en una celda y pinchamos en evaluar
formula. Esto es lo que vemos.
 Vemos que se subraya lo que calcula, si vamos pinchando
en evaluar, veremos como calcula y vemos si es lo que
queremos que calcule.