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La funcin SI es una de las funciones ms utilizadas en Excel ya que nos ayuda a probar si una
condicin es verdadera o falsa. Si la condicin es verdadera, la funcin realizar una accin
determinada, pero si la condicin es falsa entonces la funcin ejecutar una accin diferente.
Es as como la funcin SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lgica y tomar una accin
en base al resultado. La siguiente imagen ilustra el funcionamiento de la funcin SI.
El diagrama anterior nos deja en claro que la funcin SI evaluar como mximo una prueba lgica y
podremos ejecutar hasta dos posibles acciones.
Un ejemplo que puede ser atendido perfectamente por la funcin SI es el siguiente.
Supongamos que tenemos un listado de edades y en una
nueva columna debemos colocar la leyenda Menor de
edad en caso de que la edad de la persona sea menor de 18
aos, pero si la edad es igual o mayor a 18, entonces debemos
colocar la leyenda Mayor de edad.
La solucin a nuestro problema ser desplegar dos
leyendas diferentes es decir, necesitamos ejecutar
dos acciones diferentes en base a la prueba lgica de mayora de edad. Este problema se resuelve
fcilmente utilizando la funcin SI de la siguiente manera:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")
La funcin SI mostrar el primer mensaje solamente si la prueba lgica (A2<18) es verdadera. Si
dicha prueba lgica es falsa, entonces se mostrar el segundo mensaje. Observa el resultado de
aplicar esta funcin en nuestros datos de ejemplo:
La funcin SI anidada en Excel
El problema anterior lo resolvimos
fcilmente con la funcin SI porque el
resultado final seran solamente dos
acciones, pero ahora imagina que
necesitamos desplegar la leyenda
Tercera edad cuando la persona tenga
65 aos o ms. Esto nos deja el problema
con las siguientes reglas:
Menor a 18 aos: Menor de
edad
Mayor a 18 aos y menor de 65
aos: Mayor de edad
Mayor o igual a 65 aos: Tercera
edad
Ahora tenemos tres posibles acciones, y la
funcin SI no podr resolver por s sola
este problema, por lo que necesitamos recurrir a la funcin SI anidada la cual nos permitir resolver
cualquier situacin en las que necesitemos evaluar ms de una prueba lgica y ejecutar ms de
dos acciones.
La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la funcin SI anidada. Observa que la clave es
que, en lugar de ejecutar una segunda accin, la primera funcin SI incluye una segunda funcin SI
de manera que entre ambas funciones puedan ejecutar un mximo de tres acciones.
"Tercera edad"))
Pon especial atencin al tercer argumento de la primera funcin SI, que
en lugar de ser una accin, se ha convertido en otra funcin SI que a su
vez tendr la posibilidad de ejecutar otras dos acciones.
Un error muy comn en la creacin de una frmula que utilice la funcin SI anidada es intentar
utilizar la primera funcin SI con cuatro argumentos, lo cual ocasionar un error. La primera funcin
SI deber renunciar a una de sus acciones para darnos la posibilidad de utilizar otra funcin SI.
Excel har el anlisis de la frmula anterior de la siguiente manera. Comenzando con la primera
funcin SI, se evaluar si la edad es menor a 18, en caso de que dicha condicin se cumpla, se
mostrar la leyenda Menor de edad y todo terminar ah. Por el contrario, si la primera condicin
no se cumple, querr decir que la edad es mayor o igual a 18 y se ejecutar la segunda funcin SI.
En la segunda prueba lgica probaremos si la edad es menor a 65, en caso de ser verdadero se
imprimir la leyenda Mayor de edad, pero si la prueba lgica es falsa, querr decir que la edad es
mayor o igual a 65 y por lo tanto se imprimir la etiqueta Tercera edad. Observa el resultado de
aplicar esta frmula sobre nuestros datos de ejemplo.
"Menor de edad"))
En esta frmula la lgica utilizada es completamente inversa a la de nuestra frmula anterior, es
decir, la primera funcin SI evaluar si la edad es mayor o igual a 65 para imprimir la leyenda
Tercera edad, en caso contrario se realizar la prueba lgica para saber si es mayor o igual a 18
aos.
En la siguiente imagen puedes ver que he colocado esta frmula a un lado de nuestro primer
ejemplo y el resultado es exactamente el mismo.
De esta manera podemos ver que
existen diversas maneras de resolver
el problema y muy probablemente la
frmula resultante ser diferente para
cada usuario de Excel. As que, si eres
un usuario nuevo en Excel, te
recomiendo ampliamente dedicar el
tiempo suficiente para decidir las
pruebas lgicas que utilizars en cada
funcin SI. Tambin te recomiendo
solucionar el problema en papel antes
de intentar escribir la frmula
directamente en Excel.
En ms de una ocasin he visto que
los errores presentados en una funcin
SI anidada provienen de una mala implementacin de la lgica utilizada. Adicionalmente a esto, la
poca experiencia en el uso de los operadores de comparacin en Excel ocasionarn diversos
problemas al construir adecuadamente las pruebas lgicas utilizadas por la funcin SI.
.
Varias funciones SI anidadas en Excel
En nuestros ejemplos anteriores he utilizado solamente dos funciones SI anidadas, pero Excel nos
permite anidar muchas ms funciones. Originalmente solo se aceptaban hasta 8 funciones
anidadas pero a partir de Excel 2010, es posible anidar hasta 64 funciones SI.
Aunque actualmente el mximo es de 64 funciones anidadas, no llegars ni a la mitad de ese lmite
cuando comenzars a tener dificultad en entender la lgica empleada. Sin embargo es importante
que conozcas dicha limitante en Excel y recordar que es imposible sobrepasar dicho lmite. Lo
volver a repetir porque es una pregunta muy frecuente: recuerda que es imposible hacer que
Excel exceda el lmite de funciones anidadas establecido por el fabricante.
Sin embargo, mientras tanto y no sobrepases el lmite establecido por Excel, podrs anidar tantas
funciones como necesites y lo nico que debers hacer ser reemplazar una accin de la funcin SI
por otra funcin SI. Para dejar esto en claro, hagamos un ltimo ejemplo donde tenemos un grupo
de puntuaciones de 100 a 999 que evaluaremos de la siguiente manera:
100 a 599: Malo
600 a 749: Promedio
750 a 899: Bueno
900 a 999: Excelente
Una alternativa de solucin para este problema es la siguiente funcin SI anidada:
=SI(A2<600,"Malo",SI(A2<750,"Promedio",SI(A2<900,"Bueno","Excelente")))
En este caso tengo tres funciones SI anidadas porque la cantidad de acciones que necesito ejecutar
son cuatro. As que de manera general, la cantidad de funciones SI que utilizars en tu frmula ser
una menos que la cantidad de acciones que necesitas ejecutar.
Tambin observa que todas las funciones SI van anidando otra funcin SI como uno de sus
argumentos y solamente la funcin SI ms anidada ser la que tendr sus dos acciones porque ya
no habr otra funcin SI que anidar. Observa el resultado de nuestra frmula:
Ya sabes que la herramienta de Validacin de datos es de gran utilidad para controlar y restringir
la introduccin de datos y as, asegurarte de que el libro de Excel funcione como debera.
El poder seleccionar los datos mediante un cuadro de lista, limitar la cantidad de caracteres o evitar
la introduccin de valores poniendo topes mximos y mnimos son opciones fcilmente
configurables que permiten de forma rpida establecer los criterios que deseas. Pero la opcin
verdaderamente potente en el uso de la validacin de datos es la posibilidad de utilizar frmulas
para restringir los valores introducidos en las celdas.
Para aplicar esta validacin de datos en un rango de celdas o en una columna completa, sigue los
siguientes pasos:
1. Selecciona el rango de celdas que quieres validar. En este caso, selecciona la columna A
completamente.
2. Selecciona el botn Validacin de datos que se encuentra en el grupo Herramientas de
datos de la ficha Datos.
3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos que aparece, selecciona la ficha
Configuracin, y en el cuadro desplegable Permitir, pulsa en la ltima opcin
(Personalizada).
En el cuadro Frmula debes introducir la funcin CONTAR.SI, que se utiliza para contar el nmero
de veces que aparece un valor especificado como condicin en un argumento. Para este ejemplo,
escribe la frmula =CONTAR.SI(A:A;A1)=1, donde A:A es el rango de celdas donde se aplicar la
validacin, y A1 corresponde a la referencia de la primera celda del rango seleccionado. Despus
del parntesis de cierre, se introduce =1, es decir, que el recuento de las celdas del rango A:A no
puede tener un resultado diferente a 1, porque significara que se ha introducido el valor dos veces.
Exigir valores nicos de 7 dgitos
El tipo de datos personalizado (con frmulas), es el nico que te permite establecer dos o ms
criterios de validacin con una sola regla.
Si quieres rizar el rizo con el ejemplo anterior, puedes obligar al usuario a que, adems de
introducir un valor que no se haya introducido antes, ste tenga una longitud de siete dgitos (ni
seis ni ocho).
Siguiendo el ejemplo, en el paso 5 debes introducir la siguiente frmula:
=Y(ESNUMERO(A2);LARGO(A2)=8;CONTAR.SI($A$2:$A100;A2) <=1)
Como ves en la frmula anterior, puedes introducir ms de una validacin: la funcin CONTAR.SI
evita la introduccin de duplicados, la funcin ESNUMERO evita la introduccin de texto y LARGO
exige que el valor introducido contenga exclusivamente nmeros.
Slo nmeros pares
Siguiendo con el ejemplo anterior, tambin es posible establecer que solamente se puedan
introducir como cdigo del proveedor, nmeros pares. Para hacerlo sigue los tres primeros pasos
del ejemplo anterior, pero en el cuadro Frmula, debes escribir la frmula =RESIDUO(A2;2)=0.
Esta funcin calcula el resto de la divisin del cdigo del proveedor entre dos. Si el resto es cero,
significa que el nmero es par.
Despus crea un nombre de rango para cada una de las marcas y modelos. Por ejemplo, selecciona
los modelos de la marca Ford (solo sus modelos) y escribe la palabra Ford en el Cuadro de
nombres. Repite el procedimiento para cada una de las marcas.
A continuacin, selecciona la celda F4 donde se ubicar la validacin de la marca. Pulsa en el botn
Validacin de datos y en la seccin Permitir, elige la opcin Lista. En el cuadro Origen, escribe o
selecciona el rango de celdas que contiene solamente las marcas. En este caso ser =$A$1:$C$1.
Cuando lo hagas, vers que en la parte derecha aparece un pequeo cuadro con un tringulo que al
pulsarlo se despliegan las opciones
seleccionadas.
Ahora selecciona la celda F5 y abre de nuevo el
cuadro Validacin de datos en la ficha
Configuracin. Selecciona Lista del cuadro
desplegable Permitir y escribe la frmula
=INDIRECTO($F$4). Utilizando la funcin
INDIRECTO como origen de datos y en
referencia a la celda que contiene las marcas de
automviles, solo se desplegar la lista con los
modelos de la marca seleccionada previamente en la celda F4.
COMPARAR LISTAS EN EXCEL
Una de los temas ms corrientes en Excel es el de la comparacin de listas; y su "hermano gemelo"
la eliminacin o prevencin de duplicados. En esta nota haremos una revisin ordenada del tema.
Empecemos por plantearnos un ejemplo. En una misma hoja tenemos dos listas de productos
lista1 =Hoja1!$A$2:$A$11
lista2 =Hoja1!$D$2:$D$11
=SI(ESERROR(COINCIDIR(A2;lista2;0));"";"duplicado")
El resultado es
Esto se entender mucho mejor con un sencillo ejemplo. En la siguiente tabla queremos
que los nombres de las personas que han llegado tarde al trabajo ms de tres das en el
ltimo mes se pongan en rojo. La tabla es la siguiente:
En esta tabla vemos a los jugadores del Madrid y las veces que cada
uno ha llegado tarde.
Para poner el nombre en rojo en funcin de las veces que cada uno ha
llegado tarde seguiremos los siguientes pasos (en la columna A estn
los nombres y en la B estn los nmeros):
6. Hacemos click en OK
para aceptar el formato
y la frmula
introducidos. Por arte de
magia el nombre de
cada jugador que ha
llegado tarde mas de tres das aparecer en rojo.
Esto mismo nos puede servir para dar formato condicional de una celda dependiendo del
valor de otra a una fila entera o una columna entera o un rango de celdas. Tambin se
puede hacer de la combinacin de varios valores de varias celdas un sin fin de
posibilidades.
La funcin INDICE en Excel
La funcin INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz especificando el nmero de
fila y columna. Esta funcin tiene dos formas de uso: de forma matricial y de forma de referencia.
Ahora la
funcin INDICE utiliza la segunda matriz (C8:F11) y obtiene el valor del
Producto 3 (Categora B) para el mes de Febrero y todo con solo
modificar el argumento Nm_rea.
La funcin COINCIDIR en Excel
La funcin COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su
posicin. En otras palabras, la funcin COINCIDIR nos ayuda a obtener el nmero de fila que ocupa el elemento
buscado.
Sintaxis de la funcin COINCIDIR
La funcin COINCIDIR tiene tres argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la bsqueda.
Tipo_de_coincidencia (opcional): Un nmero que indica el tipo de coincidencia en la bsqueda.
El Tipo_de_coincidencia especificado en la funcin tendr un efecto en la manera en que se hace la bsqueda. Los
siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la funcin COINCIDIR:
1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de
bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de
bsqueda puede estar en cualquier orden.
-1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el valor buscado. La
matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera descendente.
Cuando no se especifica el tercer argumento de la funcin COINCIDIR se utilizar de manera predeterminada el valor 1.
Ejemplos de la funcin COINCIDIR
Comenzar con un ejemplo de una bsqueda exacta con la funcin COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la
columna A y utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
Observa el resultado de la frmula:
Excel 2010 incluye varias herramientas de anlisis de datos y Buscar objetivo es una tcnica
utilizada para encontrar fcilmente el nmero que cumple las condiciones necesarias para alcanzar
un objetivo. Esta herramienta te ayudar a hacer muchas pruebas de valores en una frmula hasta
encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el
resultado de una frmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces
Buscar objetivo nos ayudar a probar diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que
necesitamos. Por ejemplo, supongamos que tenemos el siguiente problema.
En esta tabla de datos podemos observar lo que esperbamos, entre mayor es el plazo los pagos
mensuales se reducen y entre mayor es la tasa de inters el pago mensual se incrementa. Con esta
informacin puedo analizar y elegir adecuadamente la opcin que ms se acomoda a mis
posibilidades de pago mensual.
Las tablas de datos son una herramienta que nos ayuda en el anlisis de nuestra informacin, la
nica desventaja es que solamente se puede hacer el anlisis de dos variables como mximo. En
caso de que te encuentres en una situacin que requiera de un anlisis de tres o ms variables
recomiendo utilizar los Escenarios o tambin utilizar Excel Solver.
Evaluando escenarios
con Excel.
Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno de ellos y podra
llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras que realizar un anlisis de dos
variables te recomiendo considerar la opcin de Tablas de datos ya que evitar la creacin manual
de escenarios.
Consolidar datos en Excel
Imagina que despus de recopilar la informacin sobre las ventas de nuestros productos en
diferentes pases tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la informacin de un mes en
especfico.
Necesito consolidar la informacin en una sola hoja para poder crear mi reporte, pero cmo puedo
hacerlo de una manera sencilla? Para consolidar datos en Excel tenemos el comando
Consolidar que nos ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fcil. Supongamos que la
informacin de las 3 hojas de Excel es la siguiente.
Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botn Agregar. De la misma manera se deben
agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar
los cuadros de seleccin de rtulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los
datos sean presentados adecuadamente.
Si tienes la necesidad de realizar un pronstico que involucra ms de una variable, puedes utilizar Solver en Excel. Este
complemento ayudar a analizar escenarios de negocio multivariable y de optimizacin.
El ejemplo es el siguiente. Tengo un establecimiento de venta de pizzas que ofrece dos tipos de pizza tradicionales,
Pepperoni ($30) y Vegetariana ($35) adems de la pizza especial Suprema ($45). No sabemos cul es el potencial de
ingresos del establecimiento y tampoco el nfasis que se debera de dar a cada tipo de pizza para maximizar las ventas.
Antes de realizar el anlisis debemos considerar las siguientes condiciones. Dada nuestra capacidad de produccin
solamente podemos elaborar 150 pizzas al da. Otra condicin es que no podemos exceder de 90 pizzas tradicionales
(Pepperoni y Vegetariana) y adems, al no haber muchos vegetarianos en el rea, estimamos vender un mximo de 25
pizzas vegetarianas al da. Otra condicin a considerar es que solamente podemos comprar los ingredientes necesarios
para producir 60 pizzas Suprema por da.
Los datos ya estn listos para utilizar Solver, as que debes ir a la ficha Datos y hacer clic en el comando Solver donde se
mostrar el cuadro de dilogo Parmetros de Solver.
Todo est listo para continuar. Solamente debes hacer clic en el botn
Resolver y Excel comenzar a calcular diferentes valores para las celdas
variables hasta encontrar el valor mximo para las ventas totales. Al
trmino del clculo se mostrar el cuadro de dilogo Resultados de Solver.
Solamente haz clic en Aceptar para ver los resultados en la hoja
de Excel.
Excel ha hecho los clculos para saber que, con las restricciones establecidas, tendremos un valor mximo de venta total
de $5,525. Ahora fcilmente podras cambiar los valores de las restricciones y volver a efectuar el clculo con Solver para
observar el comportamiento en las ventas.
Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de
las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos
te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la
siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes
regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero
ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los
nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula,
pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus
necesidades.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la
compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la
ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla
dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones.
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente
elegimos una
columna de
valores numricos que sern calculados y resumidos en la
tabla dinmica:
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin
obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las
tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer
comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
Qu es una macro de Excel?
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasin te hayas encontrado ejecutando
una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podran
automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera
que estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las maanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el
mismo formato a los textos, se podra crear una macro para que lo haga automticamente por ti.
Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas
tareas que realizas una y otra vez.
La grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programacin VBA, pero el mtodo ms sencillo
es utilizar la grabadora de macros que guardar todos los pasos realizados para ejecutarlos
posteriormente.
La grabadora de macros en Excel 2010
La grabadora de macros almacena cada accin que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelacin los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias
mientras se realiza la grabacin. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha
Programador y seleccionar el comando Grabar macro.
En el cuadro de texto
Nombre de la macro debers
colocar el nombre que
identificar de manera
nica a la macro que
estamos por crear. De
manera opcional puedes
asignar un mtodo abreviado de teclado el cual permitir ejecutar la macro con la combinacin de
teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicacin donde se almacenar la
macro.
Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesin actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opcin permite utilizar la macro en cualquier momento
sin importar el libro de Excel que se est utilizando.
Tambin puedes colocar una Descripcin para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el
botn Aceptar para iniciar con la grabacin de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones
planeadas debers pulsar el botn Detener grabacin para completar la macro.