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Funcin SI anidada

La funcin SI es una de las funciones ms utilizadas en Excel ya que nos ayuda a probar si una
condicin es verdadera o falsa. Si la condicin es verdadera, la funcin realizar una accin
determinada, pero si la condicin es falsa entonces la funcin ejecutar una accin diferente.
Es as como la funcin SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lgica y tomar una accin
en base al resultado. La siguiente imagen ilustra el funcionamiento de la funcin SI.
El diagrama anterior nos deja en claro que la funcin SI evaluar como mximo una prueba lgica y
podremos ejecutar hasta dos posibles acciones.
Un ejemplo que puede ser atendido perfectamente por la funcin SI es el siguiente.
Supongamos que tenemos un listado de edades y en una
nueva columna debemos colocar la leyenda Menor de
edad en caso de que la edad de la persona sea menor de 18
aos, pero si la edad es igual o mayor a 18, entonces debemos
colocar la leyenda Mayor de edad.
La solucin a nuestro problema ser desplegar dos
leyendas diferentes es decir, necesitamos ejecutar
dos acciones diferentes en base a la prueba lgica de mayora de edad. Este problema se resuelve
fcilmente utilizando la funcin SI de la siguiente manera:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")
La funcin SI mostrar el primer mensaje solamente si la prueba lgica (A2<18) es verdadera. Si
dicha prueba lgica es falsa, entonces se mostrar el segundo mensaje. Observa el resultado de
aplicar esta funcin en nuestros datos de ejemplo:
La funcin SI anidada en Excel
El problema anterior lo resolvimos
fcilmente con la funcin SI porque el
resultado final seran solamente dos
acciones, pero ahora imagina que
necesitamos desplegar la leyenda
Tercera edad cuando la persona tenga
65 aos o ms. Esto nos deja el problema
con las siguientes reglas:
Menor a 18 aos: Menor de
edad
Mayor a 18 aos y menor de 65
aos: Mayor de edad
Mayor o igual a 65 aos: Tercera
edad
Ahora tenemos tres posibles acciones, y la
funcin SI no podr resolver por s sola
este problema, por lo que necesitamos recurrir a la funcin SI anidada la cual nos permitir resolver
cualquier situacin en las que necesitemos evaluar ms de una prueba lgica y ejecutar ms de
dos acciones.
La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la funcin SI anidada. Observa que la clave es
que, en lugar de ejecutar una segunda accin, la primera funcin SI incluye una segunda funcin SI
de manera que entre ambas funciones puedan ejecutar un mximo de tres acciones.

La funcin SI anidada en Excel aumenta la flexibilidad de la funcin al ampliar el nmero de


posibles resultados a probar as como las acciones que podemos ejecutar. Para nuestro
ejemplo, la funcin SI anidada que resolver adecuadamente el problema
ser la siguiente:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", SI(A2 < 65, "Mayor de edad",

"Tercera edad"))
Pon especial atencin al tercer argumento de la primera funcin SI, que
en lugar de ser una accin, se ha convertido en otra funcin SI que a su
vez tendr la posibilidad de ejecutar otras dos acciones.

Un error muy comn en la creacin de una frmula que utilice la funcin SI anidada es intentar
utilizar la primera funcin SI con cuatro argumentos, lo cual ocasionar un error. La primera funcin
SI deber renunciar a una de sus acciones para darnos la posibilidad de utilizar otra funcin SI.
Excel har el anlisis de la frmula anterior de la siguiente manera. Comenzando con la primera
funcin SI, se evaluar si la edad es menor a 18, en caso de que dicha condicin se cumpla, se
mostrar la leyenda Menor de edad y todo terminar ah. Por el contrario, si la primera condicin
no se cumple, querr decir que la edad es mayor o igual a 18 y se ejecutar la segunda funcin SI.
En la segunda prueba lgica probaremos si la edad es menor a 65, en caso de ser verdadero se
imprimir la leyenda Mayor de edad, pero si la prueba lgica es falsa, querr decir que la edad es
mayor o igual a 65 y por lo tanto se imprimir la etiqueta Tercera edad. Observa el resultado de
aplicar esta frmula sobre nuestros datos de ejemplo.

Otro ejemplo de funcin SI


anidada
Ms que otro ejemplo de la funcin SI
anidada en Excel, quiero resaltar el
hecho de que no todas las frmulas
creadas sern iguales an para el
mismo problema ya que todo
depender de la lgica que decidas
implementar. Por ejemplo, el mismo
ejercicio de la seccin anterior lo
podremos resolver con la siguiente
frmula:
=SI(A11 >= 65, "Tercera edad",

SI(A11 >= 18, "Mayor de edad",

"Menor de edad"))
En esta frmula la lgica utilizada es completamente inversa a la de nuestra frmula anterior, es
decir, la primera funcin SI evaluar si la edad es mayor o igual a 65 para imprimir la leyenda
Tercera edad, en caso contrario se realizar la prueba lgica para saber si es mayor o igual a 18
aos.
En la siguiente imagen puedes ver que he colocado esta frmula a un lado de nuestro primer
ejemplo y el resultado es exactamente el mismo.
De esta manera podemos ver que
existen diversas maneras de resolver
el problema y muy probablemente la
frmula resultante ser diferente para
cada usuario de Excel. As que, si eres
un usuario nuevo en Excel, te
recomiendo ampliamente dedicar el
tiempo suficiente para decidir las
pruebas lgicas que utilizars en cada
funcin SI. Tambin te recomiendo
solucionar el problema en papel antes
de intentar escribir la frmula
directamente en Excel.
En ms de una ocasin he visto que
los errores presentados en una funcin
SI anidada provienen de una mala implementacin de la lgica utilizada. Adicionalmente a esto, la
poca experiencia en el uso de los operadores de comparacin en Excel ocasionarn diversos
problemas al construir adecuadamente las pruebas lgicas utilizadas por la funcin SI.
.
Varias funciones SI anidadas en Excel
En nuestros ejemplos anteriores he utilizado solamente dos funciones SI anidadas, pero Excel nos
permite anidar muchas ms funciones. Originalmente solo se aceptaban hasta 8 funciones
anidadas pero a partir de Excel 2010, es posible anidar hasta 64 funciones SI.
Aunque actualmente el mximo es de 64 funciones anidadas, no llegars ni a la mitad de ese lmite
cuando comenzars a tener dificultad en entender la lgica empleada. Sin embargo es importante
que conozcas dicha limitante en Excel y recordar que es imposible sobrepasar dicho lmite. Lo
volver a repetir porque es una pregunta muy frecuente: recuerda que es imposible hacer que
Excel exceda el lmite de funciones anidadas establecido por el fabricante.
Sin embargo, mientras tanto y no sobrepases el lmite establecido por Excel, podrs anidar tantas
funciones como necesites y lo nico que debers hacer ser reemplazar una accin de la funcin SI
por otra funcin SI. Para dejar esto en claro, hagamos un ltimo ejemplo donde tenemos un grupo
de puntuaciones de 100 a 999 que evaluaremos de la siguiente manera:
100 a 599: Malo
600 a 749: Promedio
750 a 899: Bueno
900 a 999: Excelente
Una alternativa de solucin para este problema es la siguiente funcin SI anidada:
=SI(A2<600,"Malo",SI(A2<750,"Promedio",SI(A2<900,"Bueno","Excelente")))
En este caso tengo tres funciones SI anidadas porque la cantidad de acciones que necesito ejecutar
son cuatro. As que de manera general, la cantidad de funciones SI que utilizars en tu frmula ser
una menos que la cantidad de acciones que necesitas ejecutar.
Tambin observa que todas las funciones SI van anidando otra funcin SI como uno de sus
argumentos y solamente la funcin SI ms anidada ser la que tendr sus dos acciones porque ya
no habr otra funcin SI que anidar. Observa el resultado de nuestra frmula:

Ejemplos de utilizacin de validacin de datos con


frmulas

Ya sabes que la herramienta de Validacin de datos es de gran utilidad para controlar y restringir
la introduccin de datos y as, asegurarte de que el libro de Excel funcione como debera.
El poder seleccionar los datos mediante un cuadro de lista, limitar la cantidad de caracteres o evitar
la introduccin de valores poniendo topes mximos y mnimos son opciones fcilmente
configurables que permiten de forma rpida establecer los criterios que deseas. Pero la opcin
verdaderamente potente en el uso de la validacin de datos es la posibilidad de utilizar frmulas
para restringir los valores introducidos en las celdas.

Te muestro varios ejemplos de utilizacin de la Validacin de datos con frmulas:

Introducir slo valores nicos


Un uso muy comn pero til de la validacin con frmulas, se da a la hora de evitar la introduccin
de datos duplicados, ya que se trata de un error bastante habitual. Por ejemplo, si te encuentras
creando un registro de proveedores y cada uno de ellos tiene un cdigo nico que le identifica
dentro de la empresa, puedes configurar la herramienta de Validacin de datos para que al
introducir por segunda vez el mismo cdigo, aparezca un mensaje de error. Te imaginas la de
errores que puedes evitar?

Para aplicar esta validacin de datos en un rango de celdas o en una columna completa, sigue los
siguientes pasos:
1. Selecciona el rango de celdas que quieres validar. En este caso, selecciona la columna A
completamente.
2. Selecciona el botn Validacin de datos que se encuentra en el grupo Herramientas de
datos de la ficha Datos.
3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos que aparece, selecciona la ficha
Configuracin, y en el cuadro desplegable Permitir, pulsa en la ltima opcin
(Personalizada).

En el cuadro Frmula debes introducir la funcin CONTAR.SI, que se utiliza para contar el nmero
de veces que aparece un valor especificado como condicin en un argumento. Para este ejemplo,
escribe la frmula =CONTAR.SI(A:A;A1)=1, donde A:A es el rango de celdas donde se aplicar la
validacin, y A1 corresponde a la referencia de la primera celda del rango seleccionado. Despus
del parntesis de cierre, se introduce =1, es decir, que el recuento de las celdas del rango A:A no
puede tener un resultado diferente a 1, porque significara que se ha introducido el valor dos veces.
Exigir valores nicos de 7 dgitos
El tipo de datos personalizado (con frmulas), es el nico que te permite establecer dos o ms
criterios de validacin con una sola regla.
Si quieres rizar el rizo con el ejemplo anterior, puedes obligar al usuario a que, adems de
introducir un valor que no se haya introducido antes, ste tenga una longitud de siete dgitos (ni
seis ni ocho).
Siguiendo el ejemplo, en el paso 5 debes introducir la siguiente frmula:
=Y(ESNUMERO(A2);LARGO(A2)=8;CONTAR.SI($A$2:$A100;A2) <=1)
Como ves en la frmula anterior, puedes introducir ms de una validacin: la funcin CONTAR.SI
evita la introduccin de duplicados, la funcin ESNUMERO evita la introduccin de texto y LARGO
exige que el valor introducido contenga exclusivamente nmeros.
Slo nmeros pares
Siguiendo con el ejemplo anterior, tambin es posible establecer que solamente se puedan
introducir como cdigo del proveedor, nmeros pares. Para hacerlo sigue los tres primeros pasos
del ejemplo anterior, pero en el cuadro Frmula, debes escribir la frmula =RESIDUO(A2;2)=0.
Esta funcin calcula el resto de la divisin del cdigo del proveedor entre dos. Si el resto es cero,
significa que el nmero es par.

Datos con condiciones


Si necesitas controlar la introduccin de datos
dependiendo de los valores de otras celdas,
puedes crear diferentes tipos de listas en los que
los elementos de una lista dependan directamente
del valor seleccionado de otra lista. Observa el
ejemplo:
En una agencia de alquiler de coches, existen tres
marcas disponibles: Ford, Renault y Toyota,
cada una con sus respectivos modelos diferentes.
En primer lugar, debes crear una tabla como
muestra la siguiente imagen:

Despus crea un nombre de rango para cada una de las marcas y modelos. Por ejemplo, selecciona
los modelos de la marca Ford (solo sus modelos) y escribe la palabra Ford en el Cuadro de
nombres. Repite el procedimiento para cada una de las marcas.
A continuacin, selecciona la celda F4 donde se ubicar la validacin de la marca. Pulsa en el botn
Validacin de datos y en la seccin Permitir, elige la opcin Lista. En el cuadro Origen, escribe o
selecciona el rango de celdas que contiene solamente las marcas. En este caso ser =$A$1:$C$1.
Cuando lo hagas, vers que en la parte derecha aparece un pequeo cuadro con un tringulo que al
pulsarlo se despliegan las opciones
seleccionadas.
Ahora selecciona la celda F5 y abre de nuevo el
cuadro Validacin de datos en la ficha
Configuracin. Selecciona Lista del cuadro
desplegable Permitir y escribe la frmula
=INDIRECTO($F$4). Utilizando la funcin
INDIRECTO como origen de datos y en
referencia a la celda que contiene las marcas de
automviles, solo se desplegar la lista con los
modelos de la marca seleccionada previamente en la celda F4.
COMPARAR LISTAS EN EXCEL
Una de los temas ms corrientes en Excel es el de la comparacin de listas; y su "hermano gemelo"
la eliminacin o prevencin de duplicados. En esta nota haremos una revisin ordenada del tema.
Empecemos por plantearnos un ejemplo. En una misma hoja tenemos dos listas de productos

Para facilitar nuestro trabajo hemos definido dos nombres

lista1 =Hoja1!$A$2:$A$11

lista2 =Hoja1!$D$2:$D$11

1 - Encontrar duplicados usando la funcin COINCIDIR

En el rango B2:B11 ponemos la frmula


=COINCIDIR(A2;lista2;0); en el rango E2:E11 ponemos la frmula =COINCIDIR(D2;lista1;0). El
resultado es

Los resultados N/A identifican los valores de la lista 1 que no


se encuentran en la lista 2, y viceversa. Podemos lograr un
resultado ms "elegante" combinando COINCIDIR con SI y
ESERROR en esta frmula

=SI(ESERROR(COINCIDIR(A2;lista2;0));"";"duplicado")

El resultado es

Podemos mejorar an ms la presentacin usando


formato condicional para dar un fondo de color a los
duplicados. Por ejemplo, para la lista2 definimos esta
condicin

La direccin de la celda de referencia debe ser relativa (sin los signos $)

2 Sealar duplicados usando


formato condicional.

Como explicamos en la nota sobre


el tema; usamos la funcin CONTAR.SI
en el men de formato condicional para
comprobar si valores de la lista 1 tambin
figuran en la lista 2. Usamos una frmula
distinta para cada lista.

En la lista 1 usamos la frmula =CONTAR.SI(lista2;A2)>0

En la lista 2 usamos la frmula


=CONTAR.SI(lista1;A2)>0

El resultado es idntico al mtodo anterior


Formato condicional de una celda dependiendo
del valor de otra
El formato condicional es uno de los mejores inventos de Excel y prueba de ello es su
constante desarrollo y mejora con las diferentes versiones de que han ido surgiendo. Lo
que pretendemos explicar es como dar formato condicional de una celda dependiendo del
valor de otra.

Un ejemplo vale ms que mil palabras

Esto se entender mucho mejor con un sencillo ejemplo. En la siguiente tabla queremos
que los nombres de las personas que han llegado tarde al trabajo ms de tres das en el
ltimo mes se pongan en rojo. La tabla es la siguiente:

En esta tabla vemos a los jugadores del Madrid y las veces que cada
uno ha llegado tarde.

Formato condicional paso a paso

Para poner el nombre en rojo en funcin de las veces que cada uno ha
llegado tarde seguiremos los siguientes pasos (en la columna A estn
los nombres y en la B estn los nmeros):

1. Seleccionar el rango de nombres en los que queremos usar el


formato condicional

2. Ir a: Formato Condicional>>Nueva regla

3. Seleccionar de la lista la opcin Utilice una frmula que determine


las celdas para aplicar formato.

4. Una vez seleccionada en la barra de frmulas escribiremos:


=B2>3

Es muy importante, si seleccionamos la celda


primera de la columna en la que queremos basar nuestro formato
condicional, quitar los smbolos de dlar para que no se quede fija la
referencia y cada una de
las celdas apunte a su
par.

5. Una vez que hallas


escrito la frmula elige
las opciones de formato
que ms te gusten. En
nuestro caso nosotros
hemos puesto negrita y
color de fuente rojo. El
men de formato
condicional estaras as:

6. Hacemos click en OK
para aceptar el formato
y la frmula
introducidos. Por arte de
magia el nombre de
cada jugador que ha
llegado tarde mas de tres das aparecer en rojo.
Esto mismo nos puede servir para dar formato condicional de una celda dependiendo del
valor de otra a una fila entera o una columna entera o un rango de celdas. Tambin se
puede hacer de la combinacin de varios valores de varias celdas un sin fin de
posibilidades.
La funcin INDICE en Excel
La funcin INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz especificando el nmero de
fila y columna. Esta funcin tiene dos formas de uso: de forma matricial y de forma de referencia.

Forma matricial de la funcin INDICE


En su forma matricial, la funcin INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de la celda que se encuentra justamente
en el cruce de la fila y de la columna que hayamos especificado. La sintaxis de la funcin INDICE es la siguiente:
Matriz (obligatorio): El rango de celdas que conforma nuestra tabla de datos.
Nm_fila (opcional): El nmero de fila de la celda que contiene el valor que necesitamos.
Nm_columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la Matriz consta de una sola columna, de lo
contrario debe especificarse el nmero de columna de la celda buscada.
Tanto el Nm_fila como el Nm_columna comienzan con el nmero 1 que indica la primera fila o la primera columna de
nuestra matriz. Ambos argumentos deben indicar una celda vlida dentro de la matriz o de lo contrario recibiremos un
error del tipo #REF!.

Ejemplo de la funcin INDICE en su forma matricial


Observa la siguiente tabla de datos que contiene los montos de venta de varios productos correspondientes a diferentes
meses del ao.
En la celda D12 tengo la funcin INDICE que me ayuda a obtener el
valor de la celda que se encuentra en la fila 3 y en la columna 2 de la
matriz (B2:E9) lo cual corresponde a las ventas del Producto 3 en el
mes de Febrero.
Es importante que observes que los nmeros de fila y de columna que
se pasan como argumentos a la funcin INDICE no son los nmeros
de fila y de columna de la hoja de Excel sino de la matriz que se
especifica como primer argumento de la funcin.
Forma de referencia de la funcin INDICE
La segunda forma de uso de la funcin INDICE en Excel es similar a
la anterior pero con la diferencia de que en lugar de especificar una
sola matriz podemos indicar ms de una matriz. Bajo esta forma, la funcin INDICE tiene una sintaxis un poco diferente
que el mtodo anterior:
Ref (obligatorio): La referencia a las matrices que tienen los datos.
Nm_fila (obligatorio): El nmero de fila de la celda que deseamos obtener.
Nm_columna (opcional): El nmero de columna de la celda a obtener.
Nm_rea (opcional): Ya que Ref puede tener especificados varios rangos como A1:C6, A8:C11 entonces
Nm_rea indicar cual de los rangos se debe utilizar.
Si Nm_fila y Nm_columna indican una celda fuera de la matriz recibiremos un error del tipo #REF!.
Ejemplo de la funcin INDICE en su forma de referencia
He modificado un poco el ejemplo anterior para explicar este uso de la funcin INDICE. Observa que en este ejemplo
tengo dos matrices que contienen los datos: C3:F6 y C8:F11. Puedo especificar a la funcin INDICE ambas matrices y con
el argumento Nm_rea indicar cual de los dos rangos utilizar. La funcin buscar el valor ubicado en la fila 3 y columna 2:

Al utilizar la primera matriz obtengo el valor del Producto 3


(Categora A) y el mes de Febrero. Ahora observa lo que sucede
cuando cambio solamente el valor del argumento Nm_rea con
el valor 2:

Ahora la
funcin INDICE utiliza la segunda matriz (C8:F11) y obtiene el valor del
Producto 3 (Categora B) para el mes de Febrero y todo con solo
modificar el argumento Nm_rea.
La funcin COINCIDIR en Excel
La funcin COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su
posicin. En otras palabras, la funcin COINCIDIR nos ayuda a obtener el nmero de fila que ocupa el elemento
buscado.
Sintaxis de la funcin COINCIDIR
La funcin COINCIDIR tiene tres argumentos:
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la bsqueda.
Tipo_de_coincidencia (opcional): Un nmero que indica el tipo de coincidencia en la bsqueda.
El Tipo_de_coincidencia especificado en la funcin tendr un efecto en la manera en que se hace la bsqueda. Los
siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la funcin COINCIDIR:
1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de
bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de
bsqueda puede estar en cualquier orden.
-1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el valor buscado. La
matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera descendente.
Cuando no se especifica el tercer argumento de la funcin COINCIDIR se utilizar de manera predeterminada el valor 1.
Ejemplos de la funcin COINCIDIR
Comenzar con un ejemplo de una bsqueda exacta con la funcin COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la
columna A y utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
Observa el resultado de la frmula:

La funcin COINCIDIR nos devuelve el nmero 5


que es precisamente la posicin que ocupa el valor
buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la
siguiente frmula:
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)
En primer lugar debemos saber que el valor JOX
no est dentro de la lista as que no habra una
coincidencia exacta, pero al omitir el tercer
argumento de la funcin estoy indicando que
deseo hacer una bsqueda aproximada. Observa el
resultado:

La funcin COINCIDIR devuelve el nmero 9


porque es el elemento que contiene al menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia
encontrada.
Notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR
Algunas notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR son las siguientes:
La funcin COINCIDIR no hace diferencia entre maysculas y minsculas.
Cuando la funcin COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolver el tipo de error #N/A.
Buscar objetivo

Excel 2010 incluye varias herramientas de anlisis de datos y Buscar objetivo es una tcnica
utilizada para encontrar fcilmente el nmero que cumple las condiciones necesarias para alcanzar
un objetivo. Esta herramienta te ayudar a hacer muchas pruebas de valores en una frmula hasta
encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el
resultado de una frmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces
Buscar objetivo nos ayudar a probar diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que
necesitamos. Por ejemplo, supongamos que tenemos el siguiente problema.

Tengo un nmero que multiplicado por otro nmero X me


deber dar el resultado mostrado. Aunque este es un
problema muy fcil de resolver matemticamente ser de
utilidad para mostrar la funcionalidad de Buscar
objetivo. Empezar por
definir una frmula importante. En la celda C3 colocar la frmula
que se deber cumplir para obtener el resultado deseado, es
decir, =B1*B2 deber dar como resultado 439482.
Por ahora el resultado en C3 ser cero, porque no hay valor en la
celda B2 sin embargo, al momento de ir buscando el valor
adecuado para B2, el valor de la celda C3 llegar a ser el mismo
que B3 cuando se haya encontrado el valor correcto.
El comando Buscar objetivo
Ahora debers hacer clic en la ficha Datos y seleccionar Anlisis Y si donde se desplegar un
men de opciones y debers elegir Buscar objetivo.

De inmediato se mostrar el cuadro de dilogo Buscar


objetivo donde debers llenar los siguientes cuadros de
texto.
Definir la celda. Es la celda que contiene la
frmula
Con el valor. Este es el nmero que deseamos
como resultado de la frmula.
Para cambiar la celda. La celda que ser modificada hasta tener el resultado deseado.
Una vez que se han establecido los parmetros debes hacer clic en el botn Aceptar y Excel
comenzar a realzar los clculos necesarios. Cuando haya
encontrado un resultado adecuado se mostrar el cuadro de
dialogo Estado de la bsqueda de objetivo.

Este cuadro de dilogo simplemente


notifica que se ha llegado al objetivo modificando la celda
especificada. Al cerrar el cuadro de dilogo podrs observar el
resultado. Para nuestro ejemplo Excel fue haciendo diversas pruebas
hasta llegar al resultado de 520.0970 que es el nmero
que multiplicado por 845 nos dar el resultado esperado.
Tabla de datos de dos variables

El escenario es el siguiente. Supongamos que quiero solicitar un prstamo personal a un banco,


estoy haciendo una investigacin con varios bancos y cada uno de ellos me ha dado una tasa de
inters diferente as como diversos plazos de pago. El primero de los casos que investigu es el
siguiente:

Tabla de datos de dos variables

En lugar de hacer el clculo para cada opcin


de tasa de inters y plazo, acomodar los datos
adecuadamente para formar una tabla de
datos. En las filas especificar las diferentes
tasas de inters y en las columnas los
posibles plazos.

Para crear la tabla de datos de dos


variables seleccionar el rango B4:G11 y
debo ir a la ficha Datos y pulsar el botn
Anlisis Y si para seleccionar la opcin Tabla
de datos. Dentro del cuadro de dilogo deber elegir cada una de las celdas de entrada para la
tabla de datos de la siguiente manera:

Al hacer clic en el botn Aceptar se generar la tabla de datos correspondiente:

En esta tabla de datos podemos observar lo que esperbamos, entre mayor es el plazo los pagos
mensuales se reducen y entre mayor es la tasa de inters el pago mensual se incrementa. Con esta
informacin puedo analizar y elegir adecuadamente la opcin que ms se acomoda a mis
posibilidades de pago mensual.

Las tablas de datos son una herramienta que nos ayuda en el anlisis de nuestra informacin, la
nica desventaja es que solamente se puede hacer el anlisis de dos variables como mximo. En
caso de que te encuentres en una situacin que requiera de un anlisis de tres o ms variables
recomiendo utilizar los Escenarios o tambin utilizar Excel Solver.
Evaluando escenarios
con Excel.

Los escenarios nos


permiten analizar
un resultado
generado en base
a un conjunto de
celdas variables. Los escenarios en Excel permiten un
mximo de 32 variables, pero podemos crear tantos
escenarios como sea necesario. Para este ejemplo
utilizar el caso de un prstamo personal en donde me
interesa conocer la cantidad que debo pagar
dependiendo el plazo elegido. Para ello utilizo la funcin
PAGO y en las celdas superiores he colocado los argumentos de dicha funcin de la siguiente
manera:

El Administrador de escenarios en Excel

Ahora me interesa saber cmo cambia la


mensualidad si cambio el plazo de pago. Para iniciar
con la creacin de escenarios debo pulsar el botn
Anlisis Y si que se encuentra en la ficha Datos y
dentro de las opciones mostradas seleccionar Administrador de escenarios. Al seleccionar esta
opcin se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de escenarios y lo primero que debemos
hacer es pulsar el botn Agregar para mostrar el cuadro de dilogo Agregar escenario.

En este cuadro de dilogo


comenzar por asignar un
nombre a mi escenario, que
en este caso ser 12
Meses. En el cuadro de
texto Celdas cambiantes
debo seleccionar aquellas
celdas que afectan el resultado de la frmula PAGO, que es el
rango $B$1:$B:$3. Al oprimir el botn Aceptar se mostrar un
nuevo cuadro de dilogo llamado Valores del escenario que me
permitir ingresar los valores especficos del escenario recin
creado. Es posible cambiar todos los valores, pero para este
ejemplo solamente modificar el plazo que tendr el valor 12:

Ya que voy a agregar escenarios adicionales oprimir el


botn Agregar y Excel mostrar de nueva cuenta el
cuadro de dilogo Agregar escenario y volver a
repetir estos mismos pasos para crear nuevos
escenarios para los plazos de 18, 36 y 48 meses. Una
vez que he terminado de crear el ltimo escenario
debes pulsar el botn Aceptar para regresar al
Administrador de escenarios donde podrs ver una lista
de todos los escenarios creados:
Probar los escenarios creados

Ya con los escenarios creados ser suficiente seleccionar alguno de


ellos y oprimir el botn Mostrar para aplicar los valores del escenario al
resultado de la frmula PAGO. Observa cmo va cambiando el
resultado de la celda B4 de acuerdo al escenario elegido:

Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en


cada escenario, sin embargo se podran crear escenarios donde
cambie tanto el plazo como la tasa de inters. Las combinaciones
posibles son muchas y solamente estarn restringidas a tus
necesidades de anlisis.

Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno de ellos y podra
llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras que realizar un anlisis de dos
variables te recomiendo considerar la opcin de Tablas de datos ya que evitar la creacin manual
de escenarios.
Consolidar datos en Excel

Imagina que despus de recopilar la informacin sobre las ventas de nuestros productos en
diferentes pases tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la informacin de un mes en
especfico.

Necesito consolidar la informacin en una sola hoja para poder crear mi reporte, pero cmo puedo
hacerlo de una manera sencilla? Para consolidar datos en Excel tenemos el comando
Consolidar que nos ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fcil. Supongamos que la
informacin de las 3 hojas de Excel es la siguiente.

Comando Consolidar en Excel

Para consolidar los datos crear


una nueva hoja y har clic en el
botn Consolidar que se
encuentra en la ficha Datos
dentro del grupo Herramientas
de datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Consolidar en donde se


deber especificar cada uno de los rangos de las diferentes
hojas. Puedes hacer clic en el botn de seleccin de referencia para seleccionar los rangos
fcilmente.

Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botn Agregar. De la misma manera se deben
agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar
los cuadros de seleccin de rtulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los
datos sean presentados adecuadamente.

Al pulsar el botn Aceptar, Excel realizar la consolidacin


de los datos y los colocar en la nueva hoja de Excel.

De esta manera la informacin que antes estaba en


diferentes hojas de Excel ha sido consolidada
correctamente en una sola hoja.
Utilizando Excel Solver

Si tienes la necesidad de realizar un pronstico que involucra ms de una variable, puedes utilizar Solver en Excel. Este
complemento ayudar a analizar escenarios de negocio multivariable y de optimizacin.

Ejemplo de uso de Solver

El ejemplo es el siguiente. Tengo un establecimiento de venta de pizzas que ofrece dos tipos de pizza tradicionales,
Pepperoni ($30) y Vegetariana ($35) adems de la pizza especial Suprema ($45). No sabemos cul es el potencial de
ingresos del establecimiento y tampoco el nfasis que se debera de dar a cada tipo de pizza para maximizar las ventas.

Antes de realizar el anlisis debemos considerar las siguientes condiciones. Dada nuestra capacidad de produccin
solamente podemos elaborar 150 pizzas al da. Otra condicin es que no podemos exceder de 90 pizzas tradicionales
(Pepperoni y Vegetariana) y adems, al no haber muchos vegetarianos en el rea, estimamos vender un mximo de 25
pizzas vegetarianas al da. Otra condicin a considerar es que solamente podemos comprar los ingredientes necesarios
para producir 60 pizzas Suprema por da.

Con esta informacin elaborar la siguiente hoja de Excel:

Observa que en los datos estn representadas


todas las reglas de negocio del establecimiento.
Para cada tipo de pizza he colocado el total de
pizzas a vender (por ahora en cero), el subtotal de
cada una, as como el total de ventas que esta
formado por la suma de los subtotales. Adems
bajo el ttulo Restricciones he colocado las
condiciones previamente mencionadas.

Algo muy importante es establecer las


equivalencias para las restricciones. Por ejemplo, una restriccin es que el total de pizzas no puede exceder de 150, pero
Excel no necesariamente sabe lo que significa Total de pizzas, as que he destinado una celda para especificar que el
total de pizzas es la suma de las celdas B2+B6+B10. Lo mismo sucede para explicar lo que significa Pizzas Tradicionales.

Los datos ya estn listos para utilizar Solver, as que debes ir a la ficha Datos y hacer clic en el comando Solver donde se
mostrar el cuadro de dilogo Parmetros de Solver.

En nuestro ejemplo lo que queremos maximizar son las ventas totales


por lo que en el cuadro de texto Establecer objetivo est especificada la
celda $E$1 y por supuesto seleccion la opcin Mx. El otro parmetro
importante son las celdas de variables que en nuestro ejemplo son las
pizzas a vender para cada uno de los diferentes tipos.

Finalmente observa cmo en el cuadro de restricciones estn reflejadas


las condiciones de venta del establecimiento. Pon especial atencin a la
manera en que se han utilizado las equivalencias que son las celdas
$E$10 y $E$11.

Todo est listo para continuar. Solamente debes hacer clic en el botn
Resolver y Excel comenzar a calcular diferentes valores para las celdas
variables hasta encontrar el valor mximo para las ventas totales. Al
trmino del clculo se mostrar el cuadro de dilogo Resultados de Solver.
Solamente haz clic en Aceptar para ver los resultados en la hoja
de Excel.

Excel ha hecho los clculos para saber que, con las restricciones establecidas, tendremos un valor mximo de venta total
de $5,525. Ahora fcilmente podras cambiar los valores de las restricciones y volver a efectuar el clculo con Solver para
observar el comportamiento en las ventas.
Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de
las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos
te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de


informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.

Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la
siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes
regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero
ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los
nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula,
pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus
necesidades.

Funcionamiento de las tablas dinmicas


Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras
diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el
funcionamiento bsico de una tabla dinmica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las ventas de la
compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la
ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el


total de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es
sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada
producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas
podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado
deseado. Una tabla dinmica nos permite hacer una
comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes
imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de


nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las
ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla
dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones.
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente
elegimos una
columna de
valores numricos que sern calculados y resumidos en la
tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin
obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las
tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer
comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
Qu es una macro de Excel?
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasin te hayas encontrado ejecutando
una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podran
automatizar con una macro.

Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera
que estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.

Por ejemplo, si todas las maanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el
mismo formato a los textos, se podra crear una macro para que lo haga automticamente por ti.
Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas
tareas que realizas una y otra vez.

La grabadora de macros

Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programacin VBA, pero el mtodo ms sencillo
es utilizar la grabadora de macros que guardar todos los pasos realizados para ejecutarlos
posteriormente.
La grabadora de macros en Excel 2010
La grabadora de macros almacena cada accin que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelacin los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias
mientras se realiza la grabacin. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha
Programador y seleccionar el comando Grabar macro.

Al pulsar el botn se mostrar el cuadro de dilogo Grabar macro.

En el cuadro de texto
Nombre de la macro debers
colocar el nombre que
identificar de manera
nica a la macro que
estamos por crear. De
manera opcional puedes
asignar un mtodo abreviado de teclado el cual permitir ejecutar la macro con la combinacin de
teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicacin donde se almacenar la
macro.
Este libro. Guarda la macro en el libro actual.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesin actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opcin permite utilizar la macro en cualquier momento
sin importar el libro de Excel que se est utilizando.
Tambin puedes colocar una Descripcin para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el
botn Aceptar para iniciar con la grabacin de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones
planeadas debers pulsar el botn Detener grabacin para completar la macro.