MICROSOFT EXCEL

INTERMEDIO
PROF. RAY REYES
TEMAS
 Barra de herramientas de acceso rápido.
 Validación de datos.
 Evitar valores duplicados usando validación de datos.
 Menú insertar: Imágenes, Formas, WordArt, SmartArt,
Hipervínculos, Ecuación y Símbolos.
 Encabezados y Pie de Página.
 Manejo de gráficos estadísticos.
 Manejo de filtros.
 Inmovilizar paneles (fijar títulos).
 Referencias en Excel.
 Otras funciones de Excel: fecha y hora, texto,
matemáticas, =SUMAR.SI(), =PAGO() y amortización de
préstamo, =BUSCARV() ó =VLOOKUP().
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BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO
RÁPIDO
 La barra de herramientas de acceso rápido en Excel nos da la
oportunidad de tener los comandos que más utilizamos siempre
a la vista. Estos comandos son independientes a los que se
muestran en la cinta de opciones.
 Cada usuario de Excel puede personalizar la barra de
herramientas de acceso rápido agregando los botones de
comando que más utilice. Agregar nuevos botones es muy
sencillo ya que solamente debemos elegir en la cinta de
opciones el comando que deseamos agregar y hacer clic con el
botón secundario del ratón sobre el botón del comando para
seleccionar la opción Agregar a la barra de herramientas de
acceso rápido del menú contextual que se muestra.
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Consideraciones especiales de la barra de
herramientas de acceso rápido
 Es importante mencionar que no es posible modificar el
tamaño de los botones que se muestran en la barra de
herramientas de acceso rápido. Para algunas personas el
tamaño de los botones es muy pequeño y desearían
agrandarlos, pero no es posible. La única alternativa que
se tiene es cambiar la resolución de pantalla del equipo
para verlos más grandes.
 Otra consideración especial es que la barra de
herramientas de acceso rápido siempre ocupa una sola
línea de botones. Nunca se acomodarán los botones en dos
o más líneas.
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 VALIDACIÓN DE DATOS
 Seleccionar las celdas deseadas (donde introduciremos los valores).
 Clic en la opción “Datos” de la barra de menú.
 Clic en la opción “Validación de datos”. procedemos a configurar cada una de las
pestañas del cuadro que aparece:
1) Pestaña “Configuración”
• En la opción “Permitir” elegimos el tipo de datos: si es “Lista” escribimos las
opciones deseadas (o la seleccionamos de una lista previamente digitada), si
es número o cualquier otro dato, utilizamos opciones parecidas a los filtros.
2) Pestaña “Mensaje de entrada”
• Escribimos el mensaje que aparecerá en las celdas seleccionadas.
3) “Mensaje de error”
• Elegimos el estilo (tipo) de mensaje de error, el titulo y el cuerpo de dicho
mensaje. Se recomienda dejar seleccionado el estilo “detener” para que no
nos deje aceptar el valor aun cuando no cumpla con la validación establecida.
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Evitar valores duplicados (clave
principal) usando validación de datos
1. Seleccionar el rango de celdas a validar.
2. Clic en DATOS y clic en VALIDACIÓN DE DATOS.
3. En la pestaña Configuración, seleccionar la opción
PERSONALIZADA y en el cuadro de formulas escribir
la siguiente función: =CONTAR.SI($C$4:$C$10,C4)=1,
en donde :
 $C$4:$C$10 representa el rango de celda (usamos F4 para
fijarlo).
 C4 es la primera celda del rango de celda.
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 MENU INSERTAR
 Imágenes
 Formas
 WordArt
 SmartArt
 Hipervínculos
 Ecuación
 Símbolos

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ENCABEZADOS Y PIES DE PAGINA

 Clic en “Insertar” de la barra de menú.

 Clic en la opción “Encabezado y pie de página”.
 Procedemos a escribir (o utilizar botones de opciones) los
encabezados y pies de página deseados.

SI DESEAMOS OCULTARLOS PARA SEGUIR TRABAJANDO:

 Clic en “Vista” de la barra de menú.
 Clic en la opción “Vista normal”.

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COMO INSERTAR UN GRAFICO
ESTADÍSTICO EN EXCEL
 1- Preparamos nuestra tabla de valores.
 2- Seleccionamos nuestros valores (incluyendo los
encabezados).
 3- Clic en “Insertar” de la barra de menú.
 4- Buscamos el cuadrante “Gráfico” y seleccionamos el tipo de
gráfico deseado.
 5- De las sub-categorías que aparecen, seleccionamos la
deseada.
 Utilizamos las opciones de: diseño, presentación y formato
(barra de menú) al seleccionar nuestro grafico para modificarlo.
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Tipos de gráficos más utilizados
 Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace
un énfasis especial en las variaciones de los datos
a través del tiempo. Las categorías de datos
aparecerán en el eje horizontal y los valores en el
eje vertical. Frecuentemente se compara este
tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la
diferencia principal es que en los gráficos de
barra las categorías aparecen en el eje vertical.
 Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las
relaciones de los cambios en los datos en un
período de tiempo. Este gráfico es comparado con
los gráficos de área, pero los gráficos de línea
hacen un énfasis especial en las tendencias de los
datos más que en las cantidades de cambio como
lo hacen los gráficos de área.
 Gráficos circulares. También conocidos como
gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel.
Estos gráficos pueden contener una sola serie de
datos ya que muestran los porcentajes de cada
una de las partes respecto al total.
 Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un
énfasis en la comparación entre elementos en un
período de tiempo específico. Este tipo de gráfico
incluye cilindros, conos y pirámides.
 Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran
la importancia de los valores a través del tiempo.
Un gráfico de área es similar a un gráfico de
línea, pero ya que el área entre las líneas está
relleno, el gráfico de área le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo
que puede hacer un gráfico de línea.
 Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de
dispersión son útiles para mostrar la relación
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de
gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes
en lugar de utilizar categorías en alguno de los
ejes como en los gráficos anteriores.
BARRA DE DISEÑO

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BARRA DE FORMATO

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PRÁCTICA DE GRÁFICOS
 Crear un gráfico circular para representar las notas
finales de 10 estudiantes.
 Crear un gráfico de área para representar las ventas de 5
productos agrícolas en los 3 primeros meses del año.
 Crear un gráfico de barras y otro de columnas para
representar las ventas de almacén de 5 productos
tecnológicos en los últimos 3 años.
 Crear un gráfico lineal sobre sus gastos personales en
comida y bebida durante los últimos 5 meses del año.
 Crear un gráfico de cuadro combinado (columna
agrupada línea) sobre las ventas de 5 artículos deportivos
en los 5 días de la semana.
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FILTROS
 Nos colocamos en el primer encabezado de nuestra tabla de datos.
 Clic en “Datos” de la barra de menú.

 Clic en el botón

 Aparecerán unos pequeños cuadros de opciones al lado de cada

encabezado.
 Clic en el cuadro del encabezado por el que deseamos hacer el filtro.
 Señalamos la opción “Filtro de texto” o “Filtro de numero” según sea
el caso.
 Seleccionamos el filtro deseado.

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¿CÓMO QUITAMOS UN FILTRO?

FORMA 1
 Utilizando el botón

FORMA2
 Presionando el cuadro del encabezado por donde aplicamos el filtro
 Presionamos el botón “Nombre” o “Número”
O
 Seleccionamos la opción
 Clic en Aceptar.

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INMOVILIZAR PANELES (FIJAR TÍTULOS)

 En la opción VISTA de la barra de menú, utilizamos el botón el cual

tiene las siguientes opciones:

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OTRAS FUNCIONES DE EXCEL

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 FUNCIONES DE FECHA / HORA
FUNCIÓN USO
=HOY() Devuelve la fecha actual.
=AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual.
=AÑO() Extrae el valor del año de una fecha dada.
=MES() Extrae el valor del mes de una fecha dada.
=DÍA() Extrae el valor del día de una fecha dada.
=HORA() Extrae el valor de las horas de una fecha/hora dada.
=MINUTO() Extrae el valor de los minutos de una fecha/hora dada.
=SEGUNDO() Extrae el valor de los segundos de una fecha/hora dada.
=DIAS.LAB() Devuelve el numero de todos los días laborables existentes entre 2 fechas.
=FECHANUMERO() Sirven para extraer la fecha o la hora de una hora escrita en formato de
=HORANUMERO() texto, ejemplo: 5/5/2016 6:00. A dicho resultado hay que aplicarle el
formato adecuado (hora o fecha) para entender su significado.

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 Ejemplo práctico

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 FUNCIONES DE TEXTO
FUNCIÓN USO
=LARGO() Extra el el total de caracteres de una celda.
=IZQUIERDA() Devuelve los caracteres del lado izquierdo de una cadena de texto
(celda).
=DERECHA() Devuelve los caracteres del lado derecho de una cadena de texto
(celda).
=EXTRAE() Devuelve un numero especifico de caracteres de una cadena de
texto, comenzando en la posición que le especifiquemos.
=ENCONTRAR() Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúscula
y minúscula).
=CONCATENAR() Concatena (une) varias celdas en una sola.
=MAYUSC() Convierte una cadena de caracteres a mayúsculas.
=MINUSC() Convierte una cadena de caracteres a minúsculas.
=NOMPROPIO() Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de una
cadena de texto.
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Ejemplo Práctico

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FUNCIONES MATEMÁTICAS
FUNCIÓN USO
=ABS() Devuelve el valor absoluto de un numero.
=ALEATORIO() Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.
=SENO() Devuelve el seno de un ángulo.
=COS() Devuelve el coseno de un ángulo.
=FACT() Devuelve el factorial de un numero.
=NUMERO.ROMANO() Devuelve un número normal al formato romano (hasta el 3999)
=NUMERO.ARABE() Devuelve un número romano a formato normal (árabe) usando una
celda en vez del número directo.
=PI() Devuelve el valor de la constante pi.
=POTENCIA() Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada.
=PRODUCTO() Calcula el producto de todos los números pasados como
argumentos.
=RAIZ() Devuelve la raíz cuadrada de un numero dado.
=RESIDUO()
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Devuelve el resto de una división entera.
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 FUNCIÓN USO
=MEDIANA() Devuelve la mediana de una lista de valores.
=MODA() Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores.
=VAR() Devuelve la varianza de una lista de valores.
=MEDIA.ARMO() Devuelve la media armónica de una lista de valores positivos.
=ESBLANCO() Comprueba si se refiere a una celda vacía.
=ESTEXTO() Comprueba si un valor es de tipo texto
=ESNOTEXTO() Comprueba si un valor no es de tipo texto
=ESNUMERO() Comprueba si un valor es de tipo numérico.
=TIPO() Devuelve un 1 si el valor es numérico, 2 si es de texto, 4 si es
una celda con función lógica, etc.
• Mediana: En el ámbito de la estadística, la mediana representa el valor de la
variable de posición central en un conjunto de datos ordenados.
• Varianza: Es una medida de dispersión definida como la esperanza del cuadrado
de la desviación de dicha variable respecto a su media.
• Media armónica: La media armónica (designada usualmente mediante H) de una
cantidad finita de números es igual al recíproco, o inverso, de la media aritmética
de los recíprocos de dichos valores y es recomendada para promediar velocidades.
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LA FUNCIÓN SUMAR.SI
 La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una
suma de celdas que cumplen con un determinado criterio
y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos
interesa incluir en la operación.
 La función SUMAR.SI tiene tres argumentos:

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➢ Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
➢ Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que
serán incluidas en la suma.
➢ Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de
que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.
 El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o
expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas
que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión
podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.
 Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se
cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo
texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores
numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes
ejemplos.

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Ejemplos de la función SUMAR.SI
 El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios
quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.

 Recordemos que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que
contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función
SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que
las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de
ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.
Prof. Ray Reyes 35
 Ahora cambiaremos la condición a una expresión y sumaremos
aquellas celdas que sean menores a 3. Observamos el resultado de
esta nueva fórmula.

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Ejemplo de ventas de un vendedor
 Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de
la función SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma
diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo
tenemos una lista de vendedores y deseamos conocer el total de
ventas de un vendedor específico.
 Para obtener el resultado colocaremos el rango A2:A10 como el rango
que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la
función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que
deseamos sumar.

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 La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la
suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el
resto de celdas. Podríamos modificar un poco esta
fórmula para obtener las ventas de un mes específico.
Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:

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FUNCIÓN FINANCIERA =PAGO()
 PAGO, una de las funciones financieras, calcula el pago de
un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa
de interés constante.

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Sintaxis
=PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo)

La sintaxis de la función PAGO tiene los siguientes argumentos:

 Tasa Obligatorio. Es el tipo de interés del préstamo.
 Nper Obligatorio. Es el número total de pagos del préstamo.
 Va Obligatorio. Es el valor actual o la cantidad total de una serie de futuros
pagos (valor de la deuda). También se conoce como valor bursátil (se pone
con valor negativo).
 Vf Opcional. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr
después de efectuar el último pago. Si omite el argumento vf, se supone que
el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un préstamo es 0).
 Tipo Opcional. Es el número 0 (cero) o 1 e indica cuándo vencen los pagos.
Utilizamos el valor 0.
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Elementos de una amortización de
préstamo
 Cuota: Es una parte fija y proporcional de algo. El concepto suele
utilizarse para nombrar a la cantidad de dinero que se paga de manera
regular (mensual o anual) a un club, asociación, préstamo, etc. En el
ejemplo se fija la celda del valor de la cuota calculada.
 Interés: El interés es un índice utilizado en economía y finanzas para
registrar la rentabilidad de un ahorro o el costo de un crédito. Se le llama
interés a los distintos tipos de índice que se emplean en la medición de
rentabilidad de los ahorros o que se incorporan al valor de un crédito.
Para fines prácticos el interés = saldo inicial * tasa de interés (celda fija)
 Capital: Se denomina capital al elemento necesario para la producción de
bienes de consumo y que consiste en maquinarias, inmuebles u otro tipo
de instalaciones. Así, los llamados bienes de capital son aquellos bienes
destinados a la producción de bienes de consumo. Para fines prácticos,
capital = cuota – interés.
 Saldo final = saldo inicial – capital.
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FUNCION =BUSCARV() ó =VLOOKUP()
 La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro
de un rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de
una tabla y saber si dicho valor existe o no. Esta función es una de las
más utilizadas para realizar búsquedas en Excel. Esta función utiliza 4
argumentos para trabajar:

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 Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar y el
cual será buscado en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar
el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda
que contenga el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre
mayúsculas y minúsculas.
 Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una referencia al
rango de celdas que contiene los datos (tabla). Esta debe fijarse (F4) si vamos
a arrastrar el resultado de la función.
 Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el número de
columna que deseamos obtener como resultado. Una vez que la función
BUSCARV encuentra una coincidencia del Valor_buscadonos devolverá como
resultado la columna que indiquemos en este argumento.
 Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir falso o
verdadero. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de
búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una
búsqueda aproximada (VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá
un valor VERDADERO. Se recomienda siempre utilizar el valor FALSO para
asegurar una búsqueda exacta.

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Ejemplo práctico

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REFERENCIAS EN EXCEL

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REFERENCIAS A CELDAS DE OTRAS HOJAS
 Para utilizar celdas de otras hojas de
calculo, solo tenemos que escribir el
nombre de la hoja (si este tiene espacios lo
escribimos entre comillas simples, Alt+39)
seguido del signo de admiración (Shift+1 o
Alt+33) y a continuación la celda o rango de
celda a utilizar. Ejemplo:

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REFERENCIA A CELDAS EN OTRO LIBRO
 Si la celda que necesitamos acceder se encuentra en otro libro, entonces
debemos indicar el nombre del libro encerrado entre corchetes [ ]
(ALT+91 y ALT+93) antes del nombre de la hoja de la siguiente manera:

 Este tipo de referencia funcionará solamente si el libro especificado está

abierto.
 Nota: En algunas versiones de Excel no hay que poner la extensión
del archivo. Ejemplo: =[libro2]Hoja2!A1
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 Si el libro está cerrado será necesario indicar la ruta completa donde
se encuentra dicho libro (la cual se consigue dándole clic derecho al
archivo y clic en la opción propiedades):

 En este último ejemplo el nombre del libro y la hoja, así como la ruta,
están encerrados entre comillas sencillas lo cual es ampliamente
recomendable en caso de tener espacios en blanco en los nombres de
las carpetas de la ruta, o en el nombre del libro u hoja.

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Referencias 3D
 Las referencias 3D son útiles cuando necesitamos hacer operaciones
con las mismas celdas en diferentes hojas. Por ejemplo, si vamos a
sumar la celda A1 de la Hoja1, Hoja2 y Hoja3, normalmente
utilizaríamos la siguiente fórmula:

=SUMA(Hoja1!A1, Hoja2!A1, Hoja3!A1)

 A diferencia de esta nomenclatura, las referencias 3D nos permiten

indicar las mismas referencias de una manera abreviada:

=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1)
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 Es muy importante mencionar que no es posible utilizar
este tipo de referencias con cualquier función de Excel.
Las funciones matemáticas y estadísticas son las que
permitirán su uso pero no podrás utilizar este tipo de
referencias en funciones de búsqueda como BUSCARV o
COINCIDIR.
 Además de acceder una sola celda en varias hojas
utilizando las Referencias 3D, también puedes crear una
referencia a un rango de celdas de la siguiente manera:

=SUMA(Hoja1:Hoja3!A1:A5)

 La formula utilizará todas las hojas que se encuentren entre la Hoja1

y la Hoja3.

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El estilo de referencia F1C1
 Existe otro estilo de referencia en Excel, que no es tan común, pero
que es necesario que conocer por si llegamos a encontrar algún equipo
donde Excel utiliza el estilo de referencia F1C1 el cual identifica a las
columnas y a las filas por su número. Así que en lugar de utilizar letras
para las columnas, este estilo de referencia utiliza números para
todas ellas.
 Ya que sería difícil distinguir el número de la columna del número de
la fila en una misma referencia, se antepone la letra “F” al número de
la fila y la letra “C” al número de la columna. Algunos ejemplos de
equivalencias en ambos estilos de referencia son los siguientes:

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 Para que Excel utilice este tipo de referencia debes ir a Archivo > Opciones >
Fórmulas > Trabajando con fórmulas > Estilo de referencia F1C1.

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 Al seleccionar esta opción y aceptar los cambios, notarás de
inmediato un cambio en los encabezados de columna ya que dejarán
de ser letras y se mostrarán como números. Además podrás observar
el estilo de referencia F1C1 en el Cuadro de nombres y ya no estará
permitido utilizar el estilo de referencia anterior.

 SI el libro tenía fórmulas previamente ingresadas entonces Excel se

encargará de mostrar automáticamente las referencias con el nuevo
estilo y no será necesaria ninguna intervención en el cambio. Si
quisiéramos regresar al estilo de referencia A1 será suficiente con
desmarcar la opción Estilo de referencia F1C1 del cuadro de diálogo
Opciones de Excel.
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