Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
La funcin SI es una de las funciones ms utilizadas en Excel ya que nos ayuda a probar si una
condicin es verdadera o falsa. Si la condicin es verdadera, la funcin realizar una accin
determinada, pero si la condicin es falsa entonces la funcin ejecutar una accin diferente.
Es as como la funcin SI nos permite evaluar el resultado de una prueba lgica y tomar una accin
en base al resultado. La siguiente imagen ilustra el funcionamiento de la funcin SI.
El diagrama anterior nos deja en claro que la funcin SI evaluar como mximo una prueba lgica y
podremos ejecutar
hasta dos posibles acciones.
Un ejemplo que
puede ser atendido perfectamente por la funcin SI es el siguiente.
Supongamos que tenemos un listado de edades y en una
nueva columna debemos colocar la leyenda Menor de
edad
en caso de que la edad de la persona sea menor de 18
aos,
pero si la edad es igual o mayor a 18, entonces debemos
colocar la leyenda Mayor de edad.
La solucin a nuestro problema ser desplegar dos
leyendas diferentes es decir, necesitamos ejecutar
dos acciones diferentes en base a la prueba lgica de mayora de edad. Este problema se resuelve
fcilmente utilizando la funcin SI de la siguiente manera:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")
La funcin SI mostrar el primer mensaje solamente si la prueba lgica (A2<18) es verdadera. Si
dicha prueba lgica es falsa, entonces se mostrar el segundo mensaje. Observa el resultado de
aplicar esta funcin en nuestros datos de ejemplo:
La funcin SI anidada en Excel
El problema anterior lo resolvimos
fcilmente con la funcin SI porque el
resultado final seran solamente dos
acciones, pero ahora imagina que
necesitamos
desplegar
la
leyenda
Tercera edad cuando la persona tenga
65 aos o ms. Esto nos deja el problema
con las siguientes reglas:
Un error muy comn en la creacin de una frmula que utilice la funcin SI anidada es intentar
utilizar la primera funcin SI con cuatro argumentos, lo cual ocasionar un error. La primera funcin
SI deber renunciar a una de sus acciones para darnos la posibilidad de utilizar otra funcin SI.
Excel har el anlisis de la frmula anterior de la siguiente manera. Comenzando con la primera
funcin SI, se evaluar si la edad es menor a 18, en caso de que dicha condicin se cumpla, se
mostrar la leyenda Menor de edad y todo terminar ah. Por el contrario, si la primera condicin
no se cumple, querr decir que la edad es mayor o igual a 18 y se ejecutar la segunda funcin SI.
En la segunda prueba lgica probaremos si la edad es menor a 65, en caso de ser verdadero se
imprimir la leyenda Mayor de edad, pero si la prueba lgica es falsa, querr decir que la edad es
mayor o igual a 65 y por lo tanto se imprimir la etiqueta Tercera edad. Observa el resultado de
aplicar esta frmula sobre nuestros datos de ejemplo.
Otro ejemplo de funcin SI
anidada
Ms que otro ejemplo de la funcin SI
anidada en Excel, quiero resaltar el
hecho de que no todas las frmulas
creadas sern iguales an para el
mismo
problema
ya
que
todo
depender de la lgica que decidas
implementar. Por ejemplo, el mismo
ejercicio de la seccin anterior lo
podremos resolver con la siguiente
frmula:
=SI(A11
>=
65,
"Tercera
edad",
Tambin observa que todas las funciones SI van anidando otra funcin SI como uno de sus
argumentos y solamente la funcin SI ms anidada ser la que tendr sus dos acciones porque ya
no habr otra funcin SI que anidar. Observa el resultado de nuestra frmula:
Ya sabes que la herramienta de Validacin de datos es de gran utilidad para controlar y restringir
la introduccin de datos y as, asegurarte de que el libro de Excel funcione como debera.
El poder seleccionar los datos mediante un cuadro de lista, limitar la cantidad de caracteres o evitar
la introduccin de valores poniendo topes mximos y mnimos son opciones fcilmente
configurables que permiten de forma rpida establecer los criterios que deseas. Pero la opcin
verdaderamente potente en el uso de la validacin de datos es la posibilidad de utilizar frmulas
para restringir los valores introducidos en las celdas.
Te muestro varios ejemplos de utilizacin de la Validacin de datos con frmulas:
Introducir slo valores nicos
Un uso muy comn pero til de la validacin con frmulas, se da a la hora de evitar la introduccin
de datos duplicados, ya que se trata de un error bastante habitual. Por ejemplo, si te encuentras
creando un registro de proveedores y cada uno de ellos tiene un cdigo nico que le identifica
dentro de la empresa, puedes configurar la herramienta de Validacin de datos para que al
introducir por segunda vez el mismo cdigo, aparezca un mensaje de error. Te imaginas la de
errores que puedes evitar?
Para aplicar esta validacin de datos en un rango de celdas o en una columna completa, sigue los
siguientes pasos:
1. Selecciona el rango de celdas que quieres validar. En este caso, selecciona la columna A
completamente.
2. Selecciona el botn Validacin de datos que se encuentra en el grupo Herramientas de
datos de la ficha Datos.
3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos que aparece, selecciona la ficha
Configuracin, y en el cuadro desplegable Permitir, pulsa en la ltima opcin
(Personalizada).
En el cuadro Frmula debes introducir la funcin CONTAR.SI, que se utiliza para contar el nmero
de veces que aparece un valor especificado como condicin en un argumento. Para este ejemplo,
escribe la frmula =CONTAR.SI(A:A;A1)=1, donde A:A es el rango de celdas donde se aplicar la
validacin, y A1 corresponde a la referencia de la primera celda del rango seleccionado. Despus
del parntesis de cierre, se introduce =1, es decir, que el recuento de las celdas del rango A:A no
puede tener un resultado diferente a 1, porque significara que se ha introducido el valor dos veces.
Despus crea un nombre de rango para cada una de las marcas y modelos. Por ejemplo, selecciona
los modelos de la marca Ford (solo sus modelos) y escribe la palabra Ford en el Cuadro de
nombres. Repite el procedimiento para cada una de las marcas.
A continuacin, selecciona la celda F4 donde se ubicar la validacin de la marca. Pulsa en el botn
Validacin de datos y en la seccin Permitir, elige la opcin Lista. En el cuadro Origen, escribe o
selecciona el rango de celdas que contiene solamente las marcas. En este caso ser =$A$1:$C$1.
Cuando lo hagas, vers que en la parte derecha aparece un pequeo cuadro con un tringulo que al
pulsarlo
se
despliegan
las
opciones
seleccionadas.
Ahora selecciona la celda F5 y abre de nuevo el
cuadro Validacin de datos en la ficha
Configuracin. Selecciona Lista del cuadro
desplegable Permitir y escribe la frmula
=INDIRECTO($F$4). Utilizando la funcin
INDIRECTO como origen de datos y en
referencia a la celda que contiene las marcas de
automviles, solo se desplegar la lista con los
modelos de la marca seleccionada previamente en la celda F4.
=SI(ESERROR(COINCIDIR(A2;lista2;0));"";"duplicado")
El resultado es
2 Sealar
formato
duplicados
condicional.
Como
el
tema;
en el men de
comprobar si
figuran en la
distinta
para
usando
=CONTAR.SI(lista1;A2)>0
Esto mismo nos puede servir para dar formato condicional de una celda dependiendo del
valor de otra a una fila entera o una columna entera o un rango de celdas. Tambin se
puede hacer de la combinacin de varios valores de varias celdas un sin fin de
posibilidades.
Nm_fila (opcional): El nmero de fila de la celda que contiene el valor que necesitamos.
Nm_columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la Matriz consta de una sola columna, de lo
contrario debe especificarse el nmero de columna de la celda buscada.
Tanto el Nm_fila como el Nm_columna comienzan con el nmero 1 que indica la primera fila o la primera columna de
nuestra matriz. Ambos argumentos deben indicar una celda vlida dentro de la matriz o de lo contrario recibiremos un
error del tipo #REF!.
Ejemplo de la funcin INDICE en su forma matricial
Observa la siguiente tabla de datos que contiene los montos de venta de varios productos correspondientes a diferentes
meses del ao.
En la celda D12 tengo la funcin INDICE que me ayuda a obtener el
valor de la celda que se encuentra en la fila 3 y en la columna 2 de la
matriz (B2:E9) lo cual corresponde a las ventas del Producto 3 en el
mes de Febrero.
Es importante que observes que los nmeros de fila y de columna que
se pasan como argumentos a la funcin INDICE no son los nmeros
de fila y de columna de la hoja de Excel sino de la matriz que se
especifica como primer argumento de la funcin.
Forma de referencia de la funcin INDICE
La segunda forma de uso de la funcin INDICE en Excel es similar a
la anterior pero con la diferencia de que en lugar de especificar una
sola matriz podemos indicar ms de una matriz. Bajo esta forma, la funcin INDICE tiene una sintaxis un poco diferente
que el mtodo anterior:
Nm_rea (opcional): Ya que Ref puede tener especificados varios rangos como A1:C6, A8:C11 entonces
Nm_rea indicar cual de los rangos se debe utilizar.
Si Nm_fila y Nm_columna indican una celda fuera de la matriz recibiremos un error del tipo #REF!.
Ejemplo de la funcin INDICE en su forma de referencia
He modificado un poco el ejemplo anterior para explicar este uso de la funcin INDICE. Observa que en este ejemplo
tengo dos matrices que contienen los datos: C3:F6 y C8:F11. Puedo especificar a la funcin INDICE ambas matrices y con
el argumento Nm_rea indicar cual de los dos rangos utilizar. La funcin buscar el valor ubicado en la fila 3 y columna 2:
Al utilizar la primera matriz obtengo el valor del Producto 3
(Categora A) y el mes de Febrero. Ahora observa lo que sucede
cuando cambio solamente el valor del argumento Nm_rea con
el valor 2:
Ahora la
funcin INDICE utiliza la segunda matriz (C8:F11) y obtiene el valor del
Producto 3 (Categora B) para el mes de Febrero y todo con solo
modificar el argumento Nm_rea.
1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de
bsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.
0: La funcin COINCIDIR encontrar el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de
bsqueda puede estar en cualquier orden.
-1: La funcin COINCIDIR encontrar el valor ms pequeo que sea mayor o igual que el valor buscado. La
matriz de bsqueda debe estar ordenada de manera descendente.
Cuando no se especifica el tercer argumento de la funcin COINCIDIR se utilizar de manera predeterminada el valor 1.
Ejemplos de la funcin COINCIDIR
Comenzar con un ejemplo de una bsqueda exacta con la funcin COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la
columna A y utilizar la siguiente frmula:
=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0)
Observa el resultado de la frmula:
La funcin COINCIDIR nos devuelve el nmero 5
que es precisamente la posicin que ocupa el valor
buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la
siguiente frmula:
=COINCIDIR("JOX", A1:A10)
En primer lugar debemos saber que el valor JOX
no est dentro de la lista as que no habra una
coincidencia exacta, pero al omitir el tercer
argumento de la funcin estoy indicando que
deseo hacer una bsqueda aproximada. Observa el
resultado:
La funcin COINCIDIR devuelve el nmero 9
porque es el elemento que contiene al menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia
encontrada.
Notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR
Algunas notas adicionales sobre la funcin COINCIDIR son las siguientes:
Cuando la funcin COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolver el tipo de error #N/A.
Buscar objetivo
Excel 2010 incluye varias herramientas de anlisis de datos y Buscar objetivo es una tcnica
utilizada para encontrar fcilmente el nmero que cumple las condiciones necesarias para alcanzar
un objetivo. Esta herramienta te ayudar a hacer muchas pruebas de valores en una frmula hasta
encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el
resultado de una frmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces
Buscar objetivo nos ayudar a probar diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que
necesitamos. Por ejemplo, supongamos que tenemos el siguiente problema.
Tengo un nmero que multiplicado por otro nmero X me
deber dar el resultado mostrado. Aunque este es un
problema muy fcil de resolver matemticamente ser de
utilidad para
mostrar
la funcionalidad de
Buscar
objetivo. Empezar
por
definir una frmula importante. En la celda C3 colocar la frmula
que se deber cumplir para obtener el resultado deseado, es
decir, =B1*B2 deber dar como resultado 439482.
Por ahora el resultado en C3 ser cero, porque no hay valor en la
celda B2 sin embargo, al momento de ir buscando el valor
adecuado para B2, el valor de la celda C3 llegar a ser el mismo
que B3 cuando se haya encontrado el valor correcto.
El comando Buscar objetivo
Ahora debers hacer clic en la ficha Datos y seleccionar Anlisis Y si donde se desplegar un
men de opciones y debers elegir Buscar objetivo.
De inmediato se mostrar el cuadro de dilogo Buscar
objetivo donde debers llenar los siguientes cuadros de
texto.
En esta tabla de datos podemos observar lo que esperbamos, entre mayor es el plazo los pagos
mensuales se reducen y entre mayor es la tasa de inters el pago mensual se incrementa. Con esta
informacin puedo analizar y elegir adecuadamente la opcin que ms se acomoda a mis
posibilidades de pago mensual.
Las tablas de datos son una herramienta que nos ayuda en el anlisis de nuestra informacin, la
nica desventaja es que solamente se puede hacer el anlisis de dos variables como mximo. En
caso de que te encuentres en una situacin que requiera de un anlisis de tres o ms variables
recomiendo utilizar los Escenarios o tambin utilizar Excel Solver.
Evaluando
con Excel.
escenarios
Imagina que despus de recopilar la informacin sobre las ventas de nuestros productos en
diferentes pases tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la informacin de un mes en
especfico.
Necesito consolidar la informacin en una sola hoja para poder crear mi reporte, pero cmo puedo
hacerlo de una manera sencilla? Para consolidar datos en Excel tenemos el comando
Consolidar que nos ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fcil. Supongamos que la
informacin de las 3 hojas de Excel es la siguiente.
Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botn Agregar. De la misma manera se deben
agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar
los cuadros de seleccin de rtulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los
datos sean presentados adecuadamente.
Excel ha hecho los clculos para saber que, con las restricciones establecidas, tendremos un valor mximo de venta total
de $5,525. Ahora fcilmente podras cambiar los valores de las restricciones y volver a efectuar el clculo con Solver para
observar el comportamiento en las ventas.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la
siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes
regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de
terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero
ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los
nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula,
pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus
necesidades.
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla
dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones.
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
Finalmente
elegimos
una
columna
de
valores numricos que sern calculados y resumidos en la
tabla dinmica:
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin
obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero transmitir con este artculo es que las
tablas dinmicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer
comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
La grabadora de macros
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programacin VBA, pero el mtodo ms sencillo
es utilizar la grabadora de macros que guardar todos los pasos realizados para ejecutarlos
posteriormente.
La grabadora de macros en Excel 2010
La grabadora de macros almacena cada accin que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelacin los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias
mientras se realiza la grabacin. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha
Programador y seleccionar el comando Grabar macro.
Al pulsar el botn se mostrar el cuadro de dilogo Grabar macro.
En el cuadro de texto
Nombre de la macro debers
colocar el nombre que
identificar de manera
nica a la macro que
estamos por crear. De
manera opcional puedes
asignar un mtodo abreviado de teclado el cual permitir ejecutar la macro con la combinacin de
teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicacin donde se almacenar la
macro.
Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesin actual de Excel.
Libro de macros personal. Esta opcin permite utilizar la macro en cualquier momento
sin importar el libro de Excel que se est utilizando.
Tambin puedes colocar una Descripcin para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el
botn Aceptar para iniciar con la grabacin de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones
planeadas debers pulsar el botn Detener grabacin para completar la macro.