Republica de Colombia

Gobernación de Santander

TIPO DE AUDITORIA

PROCESO SUBPROCESO

AMBIENTAL - 1

R
P

R AMBIENTAL - 2

C
AMBIENTAL - 3

O
S

O
SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO - 1

S
SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO - 2

SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO - 3
 SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO - 4

S
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA

A
R

A ATENCIÓN AL
CIUDADANO - 1

E ATENCIÓN AL
CIUDADANO - 2

I ATENCIÓN AL
CIUDADANO - 3
I CIUDADANO - 3

O
ATENCIÓN AL
CIUDADANO - 4

ATENCIÓN AL
CIUDADANO - 5
 ATENCIÓN AL
CIUDADANO - 6
 SEGUIMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES DE

AÑO AUDITORIA

FECHA
NO CONFORMIDAD
FORMULACION

N.C: 6.1.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS

REQUISITOS -14001:2015

La Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos 11-Sep-17

Legales no se encuentra actualizada puesto que no
contempla la Resolución 1326 de 2017.

N.C: 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y

EVALUACION -14001:2015

Se evidenció que algunos de los indicadores de Gestión

publicados en la intranet se encuentran con corte a marzo
 N.C: 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y
EVALUACION -14001:2015

Se evidenció que algunos de los indicadores de Gestión

publicados en la intranet se encuentran con corte a marzo
de 2017 y su frecuencia de medición es mensual. 11-Sep-17

En el seguimiento y evaluación de los programas

ambientales se evidencia que se programan actividades,
pero no se refleja el cumplimiento de estas.

N.C: 7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACION

DOCUMENTADA

Se evidenció que la información documentada en el 11-Sep-17

Sistema de Gestión Ambiental no se aplican las tablas de
Retención Documental.
 N.C: Numeral 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS –
OHSAS 18001:2007
N.C. Numeral 7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACION
DOCUMENTADA – ISO 9001:2015 11-Sep-17
1. Al solicitar las Actas del COPASST, no se entregaron
en el momento de la auditoria y tampoco las allegaron a
los auditores para poder evidenciarlas.

N.C: 4.5.1 MEDICION Y SEGUIMIENTO AL

DESEMPEÑO - OHSAS 18001:2007
N.C 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y
EVALUACION - ISO 9001:20151.
11-Sep-17
No se evidencia el análisis, fecha de seguimiento,
Acciones a seguir ni seguimiento a la implementación de
ninguno de los indicadores.

N.C. 4.4.6 CONTROL OPERACIONAL - OHSAS

18001:2007

Se evidenció que, tanto en la Matriz de identificación de

peligros, valoración y control de Riesgos, como en la
planificación de actividades y Plan de Capacitación, se
11-Sep-17
describen “Controles Administrativas, Señalización,
Advertencia” y capacitaciones a los funcionarios en
SEGURIDAD VIAL.

No se evidencia la ejecución de estas actividades.

 N.C. 7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACION
DOCUMENTADA – ISO 9001:2015
11-Sep-17
Se evidenció que la información documentada en el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
no se aplican las Tablas de Retención Documental.

N.C: 7.1.2 PERSONAS DE LA NORMA ISO 9001:2015

Se evidencia que en el proceso de Planificación

Estratégica se presenta gran dificultad por ausencia de
funcionarios que han cesado en sus funciones por
diferentes razones ( pensión, comisión, muerte) que al
dejar vacante los cargos han sido surtidos con talento
humano que no está prestando sus funciones en la
Secretaria de Planeación, tal es el caso de los reemplazos
de los funcionarios: Yolanda Ortiz, Elizabeth Lobo,
Hermes Casadiego (QEPD) Jaime Gualdrón, Jorge
Jaimes) convirtiéndose en una no conformidad, con
12-Sep-17
presunto incumplimiento a las siguientes normas : C.N,
Articulo 122, Sentencia C-614 DE 2009 Corte
Constitucional, ley 734 de 2002, entre otras. En la
Secretaria de planeación se cuenta con empleos
creados, los cuales han quedado vacantes por diferentes
situaciones, no obstante haber sido en algunos casos
ocupadas las vacantes, los funcionarios no han llegado a
ejercer funciones de los mencionados empleos, lo que
causa sobrecarga laboral y estrés a los funcionarios, así
como riesgo en los procedimientos especialmente los
misionales que en algunos casos son apoyados por
personas CPS .
 N.C: NUMERAL 7.1.2 (PERSONAS) DE LA ISO
9001:2015

No se evidencia por parte del líder del proceso una

planificación adecuada de personal para la
implementación eficaz del proceso en los puntos de
atención al ciudadano en Salud y Educación.

N.C: NUMERAL 7.1.4. (AMBIENTE PARA LA

OPERACIÓN DE LOS PROCESOS) DE LA NORMA ISO
9001:2015 Y EL NUMERAL 6.4. (AMBIENTE PARA EL
TRABAJO) DE LA NORMA GP 1000:2009

Se evidencia que Las condiciones de operación para

Atención al Ciudadano en la Secretaría de Educación no
son las adecuadas ya que se evidencia espacios
insuficientes de operación, equipos de cómputo
deficientes e inmobiliario inadecuado.

N.C: NUMERAL 7.5.3 (CONTROL DE LA

INFORMACIÓN DOCUMENTADA) DE LA NORMA ISO
9001:2015, EL NUMERAL 4.2.3 (CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS) Y EL NUMERAL 4.2.4. (CONTROL DE
LOS REGISTROS) DE LA NORMA GP 1000:2009

Se evidenció la utilización de una versión obsoleta del

12-Sep-17
formato Planilla de apertura del buzón de sugerencias y
adicionalmente no se encontraba completamente
diligenciado.
Igualmente no se evidencia la utilización del Formato
Único de Inventario Documental, para inventariar los
archivos de gestión y para hacer transferencias.
 12-Sep-17
formato Planilla de apertura del buzón de sugerencias y
adicionalmente no se encontraba completamente
diligenciado.
Igualmente no se evidencia la utilización del Formato
Único de Inventario Documental, para inventariar los
archivos de gestión y para hacer transferencias.

N.C: NUMERAL 8.1. (PLANIFICACIÓN Y CONTROL

OPERACIONAL) DE LA NORMA ISO 9001:2015 Y EL
NUMERAL 7.1. (PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN
DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO) DE
LA NORMA GP 1000:2009

No se evidencia el número de radicación y registro de la

información solicitada que ingresa a través del correo 12-Sep-17
info@santander.gov.co en todas las comunicaciones
recibidas.
Igualmente no se evidencia el seguimiento por parte de la
Dirección de Atención al Ciudadano a estas
comunicaciones incluidas la Secretaría de Educación y
Salud.

N.C: NUMERAL 8.5.1. (CONTROL DE LA PRODUCCIÓN

Y DE LA PROVISIÓN DEL SERVICIO) DE LA NORMA
ISO 9001:2015 Y EL NUMERAL 7.5.1. (CONTROL DE
LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO) DE LA NORMA GP 1000:2009
12-Sep-17
No se evidencia la planificación y control de cambios de
las mejoras al Software FOREST, ni la interacción con los
usuarios internos y su correspondiente seguimiento a las
solicitudes presentadas al respecto que lleven a una
conformidad.
N.C: NUMERAL 10.2 (NO CONFORMIDADES Y ACCIÓN
CORRECTIVA) DE LA NORMA ISO 9001:2015 Y EL
NUMERAL 8.5.2. (ACCIÓN CORRECTIVA) DE LA
NORMA GP 1000:2009

No se evidencia por parte del líder del proceso una

planificación adecuada de personal para la
implementación eficaz del proceso en los puntos de
atención al ciudadano en Salud y Educación.
O CONFORMIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA O EXTERNA

FECHA
ACCIONES RESPONSABLE
TERMINACION

Revisar y modificar el formato

ES-SIG-PR-13 para concertar
los tiempos de actualización de
la matriz de identificación y
evaluación de requisitos legales
SGA.

Actualizar el formato ES-SIG-

RG-44 Matriz de Identificación y
Evaluación de Requisitos
30-Oct-17 Secretario General
Legales SGA, teniendo en
cuenta las actividades aplicables Director de
de la Resolución 1326 del 2017. Contratación Bienes y
Servicios.
Coordinador de
Recuros Físicos.
Socializar cambios realizados en Profesional
los formatos ES-SIG-PR-13 y Universitario - Ing.
ES-SIG-RG-44 al Equipo de Ambiental
trabajo del Sistema de Gestión
Ambiental.

Enviar oficio a la Dirección

Sistemas Integrados de Gestión
20-Nov-17
solicitando la publiación del
formato.

Revisar la frecuencia del tablero

de indicadores del Sistema de
Gestión Ambiental.
30-Oct-17

Secretario General
Director de
Contratación Bienes y
Servicios.
 30-Oct-17

Actualizar el tablero de
indicadores ES-SIG-RG-12.
Secretario General
Director de
Contratación Bienes y
Modificar el cuadro ES-SIG-RG-
Servicios.
56 programación del Sistema de 20-Nov-17
Coordinador de
Gestión Ambiental.
Recuros Físicos.
Profesional
Universitario
Actualizar el cuadro de
seguimiento y evaluación de los
programas.
30-Oct-17
Enviar a la direccion de Sistemas
Integrados la solicitud de
actualización.

Solicitar reunión con el Grupo de

Gestión Documental, con el fin
de establecer las directrices
referentes al archivo de los
documentos del Sistema de
Gestión Ambiental.

30-Oct-17
Secretario General
Director de
Realizar seguimiento a la Contratación Bienes y
respuesta de la solicitud, por Servicios.
parte del Grupo de Gestión Coordinador de
Documental. Recuros Físicos.
Profesional
Universitario

Aplicar las tablas de retención

1-Mar-18
documental.
 Solicitud de las Actas del
COPASST al secretario de dicho
comité.
Grupo de Seguridad y
17-Oct-17
Salud en el Trabajo.

Se actualizará los indicadores

respecto a los aspectos de
seguimieto y acciones a seguir
para su respectivo cumplimiento.

30-Sep-17 Oficina SST

Solicitar a SIG las últimas

versiones del tablero de
indicadores para su posterio
diligenciamiento.

Coordinar fechas de
Recursos Fisicos
Capacitación al personal que
Oficina SST
realizan actividades de
Secretarios de
conducción en el tema de
Despacho
Cultura y Seguridad Vial.
30-Oct-17

Sensibilización al personal
conductor en Manual de
Seguridad Vial.

Oficina SST

Campaña de sensibilización en
15-Nov-17
Seguridad Vial.
Solicitar al Grupo de Gestión
Documental realice el proceso
30-Oct-17 Oficina SST
de aplicación de retención
documental

Enviar comunicación a la
Dirección de Talento Humano
poniendo en conocimiento la No 27-Sep-17
Conformidad y solicitando
reunión.

Secretario de
Planeación Dr. Héctor
Julio Fuentes Durán.

Asistir a la reunión con la

Dirección de Talento Humano
31-Dec-17
para la revisión de la temática
asociada a la No Conformidad.
Mesas de Trabajo con los líderes
de Tención al Ciuidadano de la
Secretaria de Salud y Educación.
Dirección de Atención
31-Dec-17
al Ciudadano

Informar a los Secretarios

mensualmente la cantidad de
procesos vencidos.

Dirección de Atención
Solicitar a la Secretaria General
al Ciudadano
actualización de equipo de 31-May-18
Secretaria de
cómputo y del inmobiliario
Educación

A partir de la tercera semana de

septiembre de 2017 se aplicará
el formato Planilla de Apertura
ES-AC-RG-05 del buzón de
sugerencias y se diligenciará
correctamente.

A partir de la segunda semana Dirección de Atención

31-Dec-17
de Octubre de 2017, se al Ciudadano
implementa el Formato Único de
inventario documental.
 31-Dec-17
al Ciudadano

Realizar mesas de trabajo con la

Secretaria de Educación y
Secretaria de Salud con el fin de
definir las TRD.

Las soliitudes recibidas por lo

correos info@santander.gov.co,
escribalealgobernador@santand
er.gov.co, se identifica, se
clasifica y se imprimirá la hoja de
remisión donde se llevará el
sticker y los adjuntos se enviarán
de manera electrónica
direccionándose a la Secretaria
u oficina competente. Al Dirección de Atención
ciudadano se le informará 31-Dec-17
al Ciudadano
mediante el correo electrónico el
número de proceso y radicado
con el cual quedo su solicitud.

Se realiza seguimiento a los

funcionarios de las diferentes
secretarias u oficinas con
procesos vencidos.

Se implementará el formato de
Planificación de cambios ES-
SIG-RG-57 para la actualización
de software forest según la
empresa desarrolladora.
Macroproyectos
31-May-18 Dirección de Atención
al Ciudadano
Realizar divulgación de las
mejoras y actualizaciones en el
software Forest a los usuarios
internos.
 Se revisará por parte de la
Secretaria de Salud y de la
Dirección de Atención al
Ciudadano, la reubicación de la
oficina de Atención al Ciudadano
Dirección de Atención
31-May-17 al Ciudadano
Secretaria de Salud
Reunificación de los
responsables del proceso de
Atención al Ciudadano en el
espacio actual.
 CODIGO:
VERISON:
FECHA DE APROBACION:
PÁGINA:

FECHA DE SEGUIMIENTO
CONTROL
FINAL

CERRADO 3-Nov-17
CERRADO 3-Nov-17

ABIERTA 3-Nov
CERRADO 30-Dec-17

CERRADO 2-Oct-17

CERRADO 30-Dec-17
ABIERTA 3-Nov-17

ABIERTA
CERRADO 30-Dec-17

CERRADO 30-Dec-07

ABIERTA 30-Dec-17
ABIERTA 30-Dec-17

CERRADO 30-Dec-17

CERRADO 30-Dec-17
ABIERTA 30-Dec-17
 ES-SIG-RG-87
0
7/17/2018
1 DE 1

DESCRIPCION
MEJORA

1). Se hace seguimiento y la facilitadora

comenta que el día 2 de octubre de 2017 se
convocó a reunión al Grupo del SGA para
revisar y modificar el formato ES-SIG-PR-13
para la identificación y evaluación de
requisitos legales y otros aplicalbes en SST y
SGA (Se anexa evidencia).

2). Asi mismo anexan registro de reunión del

20/Oct/2017, donde se actualizó el formato
ES-SIG-RG-44 Matriz de Identificación y
Evaluación de Requisitos Legales -SGA.

3). Manifiestan que se realizó la socialización

de los cambios realizados en los formatos
ES-SIG-PR-13 y ES-SIG-RG-44 al grupo de
trabajo del SGA.

4). Anexan solicitud de creación, modificación

o eliminación de documentos, donde se
modificó el formato ES-SIG-RG-44 para su
publicación en la Intranet (Anexan
evidencias).

1). Se hace seguimiento a esta acción

correctiva y la facilitadora manifiesta y anexa
oficio forest # 1295622 del 31/10/17 donde
remitan la medicion de los indicadores del
Sistema Integrado de Gestión Ambiental.
 1). Se hace seguimiento a esta acción
correctiva y la facilitadora manifiesta y anexa
oficio forest # 1295622 del 31/10/17 donde
remitan la medicion de los indicadores del
Sistema Integrado de Gestión Ambiental.

2). El tablero de indicadores se encuentra

actualizado y publicado en la intranet.

3), 4 y 5:. Se anexa registro de solicitud para

modificar el ES-SIG-RG-56 para ser
publicado en la Intranet.

1). Se hace segumiento a esta acción

correctiva y manifiestan que con oficio Forest
# 1293811 del 27/10/17 se solicitó a las
coordinadora de Gestión Documental reunión
de trabajo para tratar las directrices
referentes al archivo de los documentos por
parte del SGA.
Verbalmente la coordinadora del Grupo
administración de documentos manifestó que
no podia tener el SGA tabla de Retención
documental por no estar vinculados en la
TRD-Planeación.

15 Enero/18: Recibieron capacitación de las

Tablas de Retención Documental por parte
del Grupo Administración de Documentos,
concluyendo que no se encuentran dentro de
la estructura organica de la gobernación de
Santander; así mismo comentan que esta No
Conforidad no depende del Sistema de
Gestión Ambiental
26 Octubre/17: 1). Se hace seguimiento y la
coordinadora manifiesta que con oficio Forest
# 1293043 del 26/10/17 solicitó al señor
Jorge Eliecer Camacho Secretario del
COPAST las actas correspondientes.

30 Diciembre/17: 2). Se verificó la carpeta

con el archivo de las actas del COPAST,
estando completas y comenta la
coordinadora de SST que hicieron una copia
que se dejo en la Secretaria General.

1). Se hace seguimiento y los indicadores del

proceso se encuentran publicados y
actualizados con su analisis y acciones a
seguir.
Sin embargo la coordinadora de SST se
compromete a su reporte de acuerdo a su
frecuencia de medición.

3 Noviembre/17: 1). Se hace seguimiento y

la coordinadora SST, comenta que se
realizaron actividades los días 9 y 10 de
Octubre con el personal a cargo de los
vehiculos de las Administración
Departamental (La evidencia se encuentra en
el archivo de gestión de SST).

30 Diciembre/17: 2). Se verificó los soportes

de los registros de asistencia a las
actividades planteadas.
1). Se le solicitó a la coordinadora de Gestión
Documental verbalmente la realización del
proceso de apllicación de las tablas de
retención documental, manifestando que en
el momento no cuenta con el personal
suficiente para dicha actividad.

30 diciembre/17: 2). La coordinadora de

SST manifieta que para el primer trimestre de
2018 se realizará la capacitación a todo su
personal en TRD.
 1). Se realiza seguimiento a esta acción
correctiva y la facilitadora del proceso
manifiesta que el 22/11/17 se realizó reunión
- mesas de trabajo para la revisión de ejes
temáticos, asignación de procesos en el
aplicativo Forest relacionado con la
Secretaria de Educación (Se anexa registro
de asistencia).

Igualmente el 08-11-17 se realizó mesa de

trabajo con la Secretaria de Salud para la
atención oportuna y respuesta eficiente en el
punto de atención al ciudadano de la
Secretaria de Salud (Se anexa registro de
asistencia).

2). Se anexa carta a los Secretarios de

Despacho, donde se remite informes de
encuentas de satisfacción y PQRSD.

1). Se realiza seguimiento y anexan oficio de

fecha 07/11/17 dirigido al Secretario General,
donde solicitan la actualización de equipos
tecnológicos y mobiliario y la adecuación
fisica de la oficina de Atención al ciudadano
de la Secretaria de Educación.

1). Se realiza seguimiento y se verificó la

correcta utilización y diligenciaminto de la
planilla de apertura Buzón de Sugerencias.

2). Asi mismo comentan que a la fecha no

hay trnaferencia documental, sin embargo
conocen el formato único de inventario
documental.
 2). Asi mismo comentan que a la fecha no
hay trnaferencia documental, sin embargo
conocen el formato único de inventario
documental.

1). La facilitadora comenta el proceso de

recepción y clasificación de los correos
info@santander.gov.co,
escribalealgobernador@santander.gov.co.

1. Llega el correo
2. Se revisa
3. Se lee y se clasifica
4. Se radica
5. Se imprime el sticker y se lleva
documentos adjuntos, se envia de manera
electrónica.

Adicionalmente se informa al ciudadano

mediante correo electrónico el número de
radicado con el cual quedó su solicitud. (Se
anexan evidencias)

1). Se realiza seguimiento y la facilitadora

anexa formato Planificación de cambios de
las mejoras y actualizaciones del software
forest. (Anexan evidencias)

2). Se socializará las actualizaciones

pertinentes a las mejoras del software de
forest. (Las evidencias se encuentran en el
archivo de gestión de atención al ciudadano)
 1). Se hace seguimiento y la facilitadora
anexa carta de fecha 07/11/17 dirigida al
secretario de salud relacionada con la
adecuación fisica y reubicación de la oficina
de Atención al Ciudadano de la Secretaria de
Salud.

El 27/10/17 reinteran solicitud asignar

funcionario de enlace (anexa oficio).
 Republica de Colombia

Gobernación de Santander

TIPO DE AUDITORIA

PROCESO SUBPROCESO

DSC - 1
 DSC - 2

P
DSC - 3

O
R

O DSC - 4

C DSC - 5

E
DSC - 6

S
S

O
SSS - 1

S
 SSS - 2

S
S

I SSS - 3

A
SSS - 4
A
SSS - 4

L
SSS - 5

S GESTIÓN EDUCATIVA - GE
-1
GESTION EDUCATIVA - GE
-2

SEGURIDAD Y
CONVIVENCIA - SYC - 1
 SEGUIMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES DE

FECHA
NO CONFORMIDAD
FORMULACION

N.C: NUMERAL 8.1 LITERAL E NUMERAL 1 DE LA ISO

9001:2015

No se evidenciaron los registros documentales que

establecen los roles que poseen los Secretarios de
12-Sep-17
Despacho de la Secretaría de Infraestructura y de
Agricultura, involucrados en el proceso, las normas que
les aplican, las responsabilidades frente a los mismos, y el
cronograma de actividades a desarrollar en cada vigencia.
N.C: NUMERAL 8.1 LITERAL E NUMERAL 1 DE LA ISO
9001:2015

No se evidenciaron los registros documentales que

establecen los roles que poseen los Secretarios de
12-Sep-17
Despacho de la Secretaría de Infraestructura y de
Agricultura, involucrados en el proceso, las normas que
les aplican, las responsabilidades frente a los mismos, y el
cronograma de actividades a desarrollar en cada vigencia.

N.C: NUMERAL 5.1.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO DE

LA ISO 9001:2015

1. Se evidenció dificultad en la comunicación en la

Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural, con otras
dependencias de la Gobernación de Santander para
promover la participación de los funcionarios en eventos 12-Sep-17
de capacitación programados por la entidad.
2. La alta dirección no demuestra liderazgo y compromiso
con el Sistema Integrado de Gestión ya que el Secretario
de Agricultura no planifico su tiempo para atender la
auditoria interna.
 N.C: NUMERAL 9.1. (SEGUIMIENTO, MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN) DE LA ISO 9001:2015

En la secretaría de Agricultura no se evidenció en los

indicadores aplicables que en su medición periódica se 12-Sep-17
vea reflejado el avance de cumplimiento de la gestión
realizada por la Administración Departamental en cada
vigencia presupuestal.

N.C: NUMERAL 8.2.2 REQUISITOS PARA LOS

PRODUCTOS Y SERVICIOS DE LA ISO 9001:2015

Se evidencia que el NORMOGRAMA del Proceso

DESARROLLO SOSTENIBLE Y COMPETITVO se 12-Sep-17
encuentra desactualizado; las normas de orden nacional
han sido derogadas o modificadas y las normas del orden
departamental no han sido incorporadas al proceso.

N.C: NUMERAL 8.6 LIBERACIÓN DE PRODUCTOS Y

SERVICIOS DE LA ISO 9001:2015

Se evidencia que El Convenio Interadministrativo No.

1133 del 19 de julio de 2016 suscrito por la Secretaría de
12-Sep-17
Agricultura y Desarrollo Rural con el IDESAN se
encuentra terminado pero no se evidencia la
correspondiente Acta de Liquidación en el expediente que
reposa en la Oficina Jurídica – Contratos.

N.C: NUMERAL 4.4.1 (SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD Y SUS PROCESOS) DE LA NORMA ISO
9001:2015
 N.C: NUMERAL 4.4.1 (SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD Y SUS PROCESOS) DE LA NORMA ISO
9001:2015

La organización debe determinar los procesos necesarios

para el sistema de gestión de la calidad y se aplicación a 28-ago-17
través de la organización y debe: 08-sep-17
a) determinar las entradas requeridas y las salidas
esperadas de estos procesos
b) determinar la secuencia e interacción de estos
procesos
 N.C: NUMERAL 7.1.3 (INFRAESTRUCTURA)DE LA
NORMA ISO 9001:2015
28-ago-17
La organización debe determinar, proporcionar y
08-sep-17
mantener la infraestructura necesaria para la operación
de sus procesos y lograr la conformidad de los productos
y servicios.

N.C: NUMERAL 7.5.3 (CONTROL DE LA

INFORMACIÓN DOCUMENTADA) DE LA NORMA ISO
 N.C: NUMERAL 7.5.3 (CONTROL DE LA
INFORMACIÓN DOCUMENTADA) DE LA NORMA ISO
9001:2015

La información documentada requerida por el sistema de

gestión de la calidad se debe controlar para asegurarse 28-ago-17
de que: 08-sep-17
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y
cuando se necesite:
b) esté protegida adecuadamente contra perdida de
confidencialidad, uso inadecuado o perdida de integridad.

N.C: NUMERAL 8.4.1 (GENERALIDADES) DE LA

NORMA ISO 9001:2015

La organización debe determinar y aplicar criterios para la 28-ago-17

evaluación, selección, el seguimiento del desempeño y la 08-sep-17
revaluación de los proveedores externos, basándose en
su capacidad para proporcionar procesos o productos y
servicios de acuerdo con los requisitos.
 NORMA ISO 9001:2015

La organización debe determinar y aplicar criterios para la 28-ago-17

evaluación, selección, el seguimiento del desempeño y la 08-sep-17
revaluación de los proveedores externos, basándose en
su capacidad para proporcionar procesos o productos y
servicios de acuerdo con los requisitos.

N.C: NUMERAL 8.5.3 (PROPIEDAD PERTENECIENTE A

LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS) DE LA
NORMA ISO 9001:2015

La organización debe cuidar la propiedad perteneciente a

los clientes o a proveedores externos mientras este bajo
28-ago-17
el control de la organización o esté siendo utilizada por la
08-sep-17
misma.
La organización debe identificar, verificar, proteger y
salvaguardar la propiedad de los clientes o de los
proveedores externos suministrada para su utilización o
incorporación dentro de los productos y servicios.

N.C: NUMERAL 7.5.3 (CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS) DE LA NORMA ISO 9001, NUMERAL
4.2.3 (CONTROL DE DOCUMENTOS) Y NUMERAL 4.2.4
(CONTROL DE REGISTROS) DE LA NORMA GP
1000:2009
11-Sep-17
ya que no se evidencia la utilización del formato
correspondiente a las Acta de la Secretaría Técnica del
Comité Directivo y por ende no se realiza el debido
seguimiento a los compromisos adquiridos; siendo
reiterativo este aspecto en las Auditorías Internas para los
años 2015 y 2016.
 N.C: NUMERAL 8.2.1 (COMUNICACIÓN CON EL
CLIENTE) DE LA NORMA ISO 9001 Y NUMERAL 7.2.3
(COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE) DE LA NORMA
GP 1000:2009,
28-Aug-17
ya que s evidencia el alto número de FOREST
VENCIDOS en el Grupo de Talento Humano de la
Dirección Administrtiva y Financiera y no se realiza s
respetivo seguimiento..

N.C: NUMERAL 9.1.3 (ANÁLISIS Y EVALUACIÓN) DE

LA NORMA ISO 9001Y EL NUMERAL 8.4 (ANÁLISIS DE
DATOS) DE LA NORMA GP 1000:2009
11-Sep-17
No se evidencia un análisis de los datos de los
indicadores del proceso de seguridad y convivencia
O CONFORMIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA O EXTERNA

AÑO AUDITORIA

FECHA
ACCIONES RESPONSABLE
TERMINACION

Identificar los roles

correspondiente y asignadas
mediante acto administrativo a
los que pertenece el lider del
proceso.

Secretario de
30-Dec-17 Infraestructura

Tener la información
documentada de las diferentes
actuaciones de los roles
designados al Secretario de
Infraestructura
 Identificar los roles
correspondiente y asignadas
mediante acto administrativo a
los que pertenece el lider del
proceso. Secretario de
Agricultura y Desarrollo
30-Dec-17
Rural.

Tener la información
documentada de las diferentes
actuaciones de los roles
designados al Secretario de
Infraestructura

Solicitar a la Dirección de
Talento Humano - Bienestar
Social Laboral que se comunique
con anticipación los enventos y
capacitaciones que se realicen
en la gobernación.

Secretario de
30-Nov-17 Agricultura y Desarrollo
Rural
Solicitar a la Dirección Sistemas
Integrados de Gestión la
socialización del SIG al lider del
proceso.
 Revisar y manener Secretario de
actualizaciones el tablero de 20-Oct-17 Agricultura y Desarrollo
control de indicadores. Rural

Asignar la actividad de
actualización del Normograma a 20-Nov-17
un funcionario.

Secretario de
Agricultura y Desarrollo
Rural
Enviar el Normograma a la
Dirección de Sistemas
30-Nov-17
Integrados de Gestión para ser
publicado en la Intranet.

Secretario de
Liquidar el convenio
30-Nov-17 Agricultura y Desarrollo
interadministrativo
Rural
Solicitar asesoria para la
actulización de las
caracterización perteneciente al
proceso, identificando las partes
Secretaria de Salud
interesadas de entrada, las
Departamental y
partes interesadas de salida y la
6-Nov-17 Dirección de Planeación
complementación de las
y Mejoramiento en la
actividades de las direcciones de
Salud.
la secretaria, determinando la
interacción de losprocesos; a la
Dirección de Sistemas
Integrados de Gestón.
 Ajustar y actualizar la
Direcciones de las
caracterización de acuerdo a los
Secretaria de Salud y
lineamientos brindados por la
Apoyo a la Gestión de
Dirección de Sistemas
Control y Calidad.
Integrados de Gestión.

29-Dec-17
Actualizar la cacterización y
Grupo de Apoyo a la
remitir a la Dirección de
Gestión de control y
Sistemas Integrados de Gestión
calidad.
para la publicación en la Intranet.

Solicitar asesoria a la Dirección

de Sistemas Integrados de Grupo de Apoyo a la
Gestión para el desarrollo de las 25-Oct-17 Gestión de control y
actividades correspondientes a calidad.
esta No Confirmidad.
 Enviar un oficio a la secretaria
General solicitando la revisión de
las infraestructura de las
Secretaria de Salud.

15-Nov-17

Solicitar a la Secretaria General

la actualización de Matriz de
Identificación de Riesgos y
Peligros de las Secretaria de
SolicitarSalud Departamental
información mediante un
oficio enviado a la Dirección
Administrativa y de Control Secretario de Salud
Financiero de las Secretaria de Departamental
Salud en lo referente a las
acciones que se han Grupo de Apoyo a la
desarrollado o gestionado del Gestión de control y
Programa:"La autoridad sanitaria calidad.
garante de la salud integral de
22-Nov-17
las ciudadania santandereana"
Meta: "Gestionar la realización
de una alianza público -
Convocar y realizar una mesa de
privada (APP) para la
trabajo con el Secretario
construcción de las nueva
General, Director de
planta física de las Secretaria
Contratación Bienes y Servicios,
de Salud. indicador: Alianza
Secretario y Directores de las
público - privada gestionada.
secretaria de salud para
Plan de Desarrollo 2016-2019
establecer acciones pertinentes
a adecuación de las
infraestructura, asignación de 27-Nov-17
nuevos equipos de cómputo,
instalación de equipos (Planta
Eléctrica en el CRUE).

Lo anterior con el fin de optimizar

las actividades y procesos de la
Secretaria de Salud y asi cerrar
la No Conformidad
Elaborar las Actas delNo. 2
Comité
Directivo y temitir copia cada vez
30-Mar-18
que se realicen a la Dirección de
Sistemas Integrados de Gestión.
Solicitar capacitación a Gestión
Documental en lo referene a las
utilización de las Tablas de
Retención 29-Dec-17
Documental(Publicadas en las
intranet) y Ley General de
Archivo.

Secretario de Salud
Departamental

Grupo de Apoyo a la
Gestión de control y
calidad.

Emitir circular en la que se haga

énfasis en la utilizacón de
18-Nov-17
formatos parametrizados y
descargados de las intranet.

Solicitar asesoría a la Dirección

de Sistemas Integrados de
Gestión para el desarrollo de las
actividades correspondientes a
esta No Conformidad Secretario de Salud
Departamental
25-Oct-17
Grupo de Apoyo a la
Gestión de control y
calidad.
 Secretario de Salud
Departamental
25-Oct-17
Grupo de Apoyo a la
Gestión de control y
Enviar oficio ala Dirección de calidad.
Sistemas Integrados de Gestión
con el objetivo de establecer el
diligenciamiento del formato AP-
JC-RG-24 EVALUACIÓN DEL
CONTRATISTA

Solicitar asesoria a la Dirección

de Sistemas Integrados de
Solicitar Grupo de Apoyo a la
Gestión información mediante
para el desarrollo un
de las 25-Oct-17
oficio enviado a la Dirección a Gestión de control y
actividades correspondientes
Administrativa y de Control calidad.
esta No Confirmidad.
Financiero de las Secretaria de
Salud en lo referente a las
acciones que se han
desarrollado o gestionado del
Programa:"La autoridad sanitaria
garante de la salud integral de
las ciudadania santandereana"
Meta: "Gestionar la realización Secretario de Salud
de una alianza público - Departamental
privada (APP) para la
construcción de las nueva 22-Nov-17
Grupo de Apoyo a la
plantacircular
Emitir física dirigida
de las Secretaria
a todos los Gestión de control y
de Salud. indicador:
funcionarios Alianzade
de la Secretaria calidad.
público - privada gestionada.
Salud, retificando la importancia
Plande delaDesarrollo
radicación 2016-2019
de las
correspondencia interna y
externa a través de FOREST.

Implementar el formato de Acta

al interior del Comité Directivo

Secretaria Técnica del

31-Dec-17
Comité

Realizar seguimiento a los

compromisos adquiridos en las
reuniones del Comié Directivo.
Solicitar a la dirección de Taleto
Humano e la Secretaría General
Líder Grupo de Talento
la asignación de un funcionario
Humano de la
de planta para las actividades 30-Sep-17
Secretaría de
asisteenciales en el grupo de
Educación.
talento humano dela Secretaría
Solicitarde
asistencia
Educacióntécnica al
Grupo de Atención al Ciudadano Líder Grupo de Talento
de la Secretaría de Humano de la
17-Oct-17
Educacióbn ,sobre el manejo de Secretaría de
aplicativo FOREST al funcionario Educación.
responsalbe del prCoeso
realizar seguiiento a las Líder Grupo de Talento
comunicaciones oficiales Humano de la
allegadas al líder del Grupo de Secretaría de
Talento Humano de la 31-Dec-17 Educación.
Secretaríoa de Educación por Servidor Público
parte del funcionario encargado encargado del aplicativo
del aplicativo FOREST.
Líder Grupo de Talento
ar respuesta oportuna e
Humano de la
inmendiata a las comunicaciones
Secretaría de
allegadas al Grupo de Talento 31-Dec-17
Educación.
Humano de la Secretaría de
Servidores Públicos de
Educación
Talento Humao
Una vez consultado el numeral
se procede a tener en cuenta el
respectivo análisis en las 30-Sep-17
próximas mediciones de Manuel Ricardo
indicadores. Sorzano Romero.
Tomar una linea base para saber
si se está cumpliendo o no el 31-Oct-17
objetivo.
 CODIGO:
VERISON:
FECHA DE APROBACION:

PÁGINA:

FECHA DE SEGUIMIENTO
CONTROL
FINAL

ABIERTA 15-Dec-17
ABIERTA 15-Dec-17

CERRADO 15-Dec-17
CERRADO 3-Nov-17

CERRADO 8-Nov-17

CERRADO 3-Nov-17

25-Oct-17
 30-Dec-17

ABIERTA
ABIERTA
CERRADO

CERRADO 30-Dec-17
CERRADO 30-Dec-17

ABIERTA

CERRADO 17-Apr-18
ABIERTA

ABIERTA
 ES-SIG-RG-87
0
7/17/2018

1 DE 1

DESCRIPCION
MEJORA

Se realiza seguimiento a esta acción de

mejora y el facilitador comenta que conoce el
Manual de Roles con que cuenta la Entidad;
y que pasará oficio a Talento Humano
solicitando la explicación de identificar otros
roles que no se encuentran en dicho Manual.
 Se realiza seguimiento a esta No
Conformidad y el facilitador del procweso
comenta que el Secretario de Agricultura
comentó en reunión la identificación delos
Roles y le solicitó a la Secretaria tener la
información disponible.

1). Se hace seguimiento a esta acción

correctiva y manifiesta el Dr. Diego Isnardo
Jaimes Ochoa Secretario de Agricultura y
Desarrollo Rural, quién solicita verbalmente
al director de Talento Humano mantener una
comunicación más efectiva donde se
involucre a la Secretaria en capacitaciones y
demas actividades toda vez, por su ubicación
su desplazamiento se hace
complejoenterarsen de las mismas.

Asi mismo la Dirección del SIG socializó al

Secretaario de Agricultura en las
subcategorias que conforman en Sistema
Integrado de Gestión.
 1). Se hace seguimiento a esta acción
correctiva y el facilitador comenta que se
realizó la medición de acuerdo a su
frecuencia el tablero de indicadores se
encuentra publicados en la Intranet.

Asi mismo se comprometen a la continuidad

de la medición y reporte de éstos.

1). Se realiza seguimiento a esa acción

correctiva y el Director Técnico de la
Secretaria de Agricultua asignó de la
actualización del Normograma a la
funcionaria Angela Galan.

Se recibió de la Secretaria de Agricultura y

Desarrollo Rural la actualización del
normograma y se verifica su publicación en
Intranet.

1). Se hace seguimiento a esta acción

correctiva y el funcionario Carlos Baron
anexa acta de liquidación por mutuo acuerdo
del convenio # 01133 del 19/07/2018

25 Octubre/17: 1). Se realiza seguimiento y

la facilitadora adjunto oficio forest # proceso
1291851 del 24/10/17, dirigido a la Directora
25 Octubre/17: 1). Se realiza seguimiento y
la facilitadora adjunto oficio forest # proceso
1291851 del 24/10/17, dirigido a la Directora
del SIG, donde se solicitó asesoria para
actualizar la caracterización del proceso.

30 Diciembrer/17: 1). Se han realizado

reuniones de trabajo con la ingeniera Silvia
Claro por parte del SIG con funcionarios de la
Secretaría de Salud para actualizar la
caracterización y procedimientos. (Se anexan
evidencias).

25 Octubre/17: 1). Envian oficio forest

1291876 del 24/10/17: Solicitud asesoria
para el desarrollo de las actividades
propuestas en los planes de acción.(Se
anexa evidencia).
 25 Octubre/17: 1). Envian oficio forest
1291876 del 24/10/17: Solicitud asesoria
para el desarrollo de las actividades
propuestas en los planes de acción.(Se
anexa evidencia).

30 Diciembre/17: 2). Se envió oficio forest

radicado # 1305739 del 20/11/17 dirigido al
secretario general solicitando el cierre de
esta No Conformidad en lo relacionado con la
solicitud de revisión de las infraestructura.
3). Actualización de las Matriz de
Identificación de Riesgos y Peligros.
4). Se anexa oficio radicado forest # 1311193
del 01/12/17 dirigido al Dr. Jorge Andres
Olave y Firmada por el secretario de salud.

25 Octubre/17: 1). Se realiza seguimiento y

la facilitadora anexa Actas # 1 y 2 de los
comites directivos de los meses de
septiembre y octubre; quedando pendiente
las otras actas.

30 Diciembre/17: 2). Se realiza seguimiento

25 Octubre/17: 1). Se realiza seguimiento y
la facilitadora anexa Actas # 1 y 2 de los
comites directivos de los meses de
septiembre y octubre; quedando pendiente
las otras actas.

30 Diciembre/17: 2). Se realiza seguimiento

y aportan oficio radicado forest # 1297442 del
02/11/17 dirigida a la coordinadora de
gestión documental y relacionado con la
solicitud de capacitción en TRD.
3). Se anexa circular # 224 del 01/12/17
dirigido a los directores, coordinadores de
apoyo, facilitadores del SIG, funcionarios y
contratistas relacionado con la utilización de
las subcategorias del SIG en la intranet.
30 Abril/18: 1). La facilitadora anexa Actas
numeros 3,4,5,6 y 7 del Comité Directivo de
lla Secretaría de Salud.
23 Mayo/18: Anean eevidencias de la
circular N° 052 del 18 de abril/18
capacitación para la organización de los
archivos de gestión.

25 Octubre/17: 1). Envian oficio forest #

1291876 del 24/10/17 donde solicitan
asesorias para el desarrollo de las
actividades propuestas en los planes de
acción.

30 Diciembre/17: 2). Se anexa oficio suscrito

por el secretario de salud y dirigido a las
directora del SIG donde solicita el cierre de
las No Conformidad presente. (Relacionado
con las evaluación del contratista).
 asesorias para el desarrollo de las
actividades propuestas en los planes de
acción.

30 Diciembre/17: 2). Se anexa oficio suscrito

por el secretario de salud y dirigido a las
directora del SIG donde solicita el cierre de
las No Conformidad presente. (Relacionado
con las evaluación del contratista).

25 Octubre/17: 1). Se hace seguimiento y la

facilitadora anexa oficio forest # 1291876 del
24/10/17 donde solicitan asesoria para el
desarrollo de las actividades propuestas en
los planes de acción. (La evidencia se
encuentra en el correo electronico).

30 Diciembre/17: 2). Se realiza seguimiento

y comentan que se tiene previsto elaborar
circular informativa relacionada con la
radicación de documentos en forest.

28 Febrero/17: 3). La facilitadora anexa

circular #20 del 26/02/18 dirigido a los
Directores, Coordinadores, Funcionarios,
relacionado con la radicación de documentos
en forest. quedo pendiente de la actividad #2.

Se realiza seguimiento a esta acción

correctiva y se evidencia la carpeta de actas
del Comité Directivo debidamente organizada
y se manifiesta que de acuerdo a lo
reglamentado si no existe reunión mensual
se debe hacer un oficio omentando l motivo
de la no convocatoria.
 Republica de Colombia

Gobernación de Santander

TIPO DE AUDITORIA

PROCESO SUBPROCESO

P
R
O
C TIC - 2

E
S
O
S

D
C
E
S
O
S

D
E
TIC - 3

A
P
O
Y
O ADMINISTRACION
INSTITUCIONAL /
GESTIÓN
DOCUMENTAL
 SEGUIMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES DE

FECHA
NO CONFORMIDAD
FORMULACION

N.C: 8.4.1 CONTROL DE LOS PROCESOS,

PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE

La organización debe determinar y aplicar criterios para la

evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño
11-Sep-17
basándose en su capacidad para proporcionar procesos o
productos y servicios de acuerdo con los requisitos. No se
evidencia que se evalúe ni haga seguimiento a los
proveedores externos de servicios de la secretaria de las
TIC`s.
basándose en su capacidad para proporcionar procesos o
productos y servicios de acuerdo con los requisitos. No se
evidencia que se evalúe ni haga seguimiento a los
proveedores externos de servicios de la secretaria de las
TIC`s.

N.C: 7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS

PROCESOS

No se evidencia que la organización determina,

proporciona y mantiene el ambiente necesario para la
operación de sus procesos y para lograr la conformidad
11-Sep-17
de los productos y servicios, ya que hay factores de
riesgos físicos como se pudo observar en tubos y tacos de
luz expuestos, no hay extintor cerca al DATA CENTER,
falta señalización de riesgos de electricidad, las paredes
hechas son de DRYWALL lo que conlleva a un riesgo de
incendio.

N.C: NUMERAL 7.1.4 (AMBIENTE PARA LA

OPERACIÓN DE LOS PROCESOS) DE LA NORMA ISO
9001:2015

Se Debe Recuperar la parte Física de las instalaciones de

22-Sep-17
la Calle 37 con Carrera 10 ya que sus instalaciones hacen
parte del Patrimonio Histórico del Departamento (se
evidencia gran cantidad de Peligros y Riesgos tanto de
Seguridad y Salud Trabajo como Ambientales).
O CONFORMIDADES DE LA AUDITORIA INTERNA O EXTERNA

AÑO AUDITORIA

FECHA
ACCIONES RESPONSABLE
TERMINACION

Solicitar una reunión con la

Dirección de SIG para que se
definan nuevamente los criterios 15-Oct-17
de evaluación a los proveedores
externos.

Socializar el nuevo formato con

los supervisores de las 24-Nov-17
Director de Sistemas de
Secretaría TIC.
Información
Secretario de TIC
 Secretario de TIC

Aplicar el formato una vez

28-Dec-17
definido por el SIG

Elaborar diagnóstico de las

necesidades para la adecuación, 30-Oct-17
reparación y mantenimiento.

Remitir diagnostico mediante

oficio a la Secretaria General con
copia a recursos físicos, para 17-Nov-17
poner en conocimiento estas Director de Sistemas de
necesidades. Información
Secretario de TIC
Hacer seguimiento a la
respuesta emitida por la
Secretaria General de cómo se
van a solucionar estas
necesidades, de ser necesario
se convocará a reunión de
seguimiento.

Radicar un oficio en la Secretaria

General con copia a la Dirección
de contratación, bienes y
servicios con el fin de 15-Oct-17
manifestarles la necesidad de
restaurar las instalaciones de la Coordinador Grupo de
calle 31 con carrera 10. Gestión Documental

Hacer seguimiento hasta la

recepción de las respuesta al
15-Dec-17
oficio radicado por parte de
Secretaría General
 CODIGO:
VERISON:
FECHA DE APROBACION:

PÁGINA:

FECHA DE SEGUIMIENTO
CONTROL
FINAL

CERRADO 3-Nov-17
ABIERTO 3-Nov-17

ABIERTO
 ES-SIG-RG-87
0
7/17/2018

1 DE 1

DESCRIPCION
MEJORA

1). Se realizó seguimiento y se aclara que la

oficina juridica del departamento eliminó la
evaluación del contratista y manifestaron que
con las actas de xxx por mutuo acuerdo y las
actas de entrega se hace la evaluación. Los
soportes se encuentran en el archivo de
gestión del SIG.
actas de entrega se hace la evaluación. Los
soportes se encuentran en el archivo de
gestión del SIG.

1). Se hace seguimiento a esta acción

correctiva y el director de sistemas de
información manifiesta que se elaboró el
diagnostico de las necesidades para la
adecuación, reparación y mantenimiento, asi
mismo se remitió a la secretaria general con
copia a recursos fisicos (La evidencia se
encuentra en el archivo de gestión en la
SETIC).

El facilitador de SIG Dr. Gustavo Rodriguez

cuenta con una copia.