CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO

El control interno se puede clasificar en atención a su naturaleza, en:

Controles internos administrativos
Controles internos contables

Los controles internos administrativos.- no tienen relación directa

con las cifras de los estados financieros, pero tiene como objetivos
básicos establecer lo siguiente:
Plan de organización
Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las
operaciones
Adhesión a las políticas gerenciales
Los controles internos contables, si tienen relación directa o
efecto sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen:
Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con
la protección de activos
Autorización de la operaciones
Asegurar la exactitud de los registros financieros

Los controles internos contables se pueden clasificar en:

Controles para la captura de datos
Controles para el procesamiento
Controles en salida de la información
 Estado de situación financiera (Balance general)
ESTADOS Edo. Resultado Integral ( Perdidas y ganancias)
Estado de Flujo de Efectivo
FINANCIEROS Estado de Cambio en el Capital Cont.

Normas de rendimiento de personal

Controles Internos Cumplimiento de metas presupuestadas
administrativos Evaluación de objetivos administrativos

Controles Conciliación de auxiliares con

internos mayor
contables Políticas contables establecidas

Transacción Cobranzas
fuente Compras
Facturación
Resultado de su aplicación

Al aplicar estos controles las operaciones

están sujetas a la verificación de las
transacciones respecto a: autorización,
exactitud, y registro adecuado de las
mismas. Además los controles
administrativos aseguran que las
operaciones se efectúen logrando un
máximo de eficiencia.
CONDICIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para que exista un adecuado sistema de control interno,

deben darse ciertas condiciones que garanticen un
mínimo grado de confiabilidad y que de no cumplirse
afectarían el grado de confiablidad de las cifras
reflejadas en los estados financieros. Y en los estados
de costo de produccion; costos analiticos de materiales,
de mano de obra y de gastos indirectos.
Concepto
Las condiciones de un sistema de
control interno son aquellas premisas
bajo las cuales se mantiene la fortaleza
del sistema en su totalidad. Para que un
control interno funcione debe existir, por
ejemplo, un compromiso formal entre los
miembros de la organización a respetar, y
hacer cumplir las políticas.
Las condiciones para tener un adecuado
sistema de control interno son:
Competencia del personal
Delimitación de responsabilidades
Establecimiento de niveles de autorización
Segregación de funciones
Conciencia de control
Canales de comunicación
 La competencia del personal
se refiere a las políticas y procedimientos
que tiene una empresa para contratar,
supervisar y entrenar el personal, con el
objetivo de que éste se encuentre
suficientemente capacitado para
desarrollar su trabajo. Un personal
competente creara un clima efectivo para
el cumplimiento de las funciones y
actividades en la empresa.
 Competencia del personal
P.E.
Una política sana puede ser el contratar
estrictamente a estudiante de contaduría
publica como analistas y auxiliares
contables de esta forma, se esta
asegurando que el personal posee los
conocimientos básicos necesarios para
llevar a cabo sus funciones.
 Delimitación de
responsabilidades
Establece que un adecuado sistema de control
interno debe tener segregadas las actividades que
realiza cada grupo de empleados en la empresa y
su ámbito de responsabilidad.

P.E. Se origina como una necesidad de la

organización para establecer fronteras de acción
de cada individuo. Una de estas herramientas
gerenciales son los organigramas.
 Organigramas
son gráficos que representan la estructura y
forma de organización de una empresa y
en el cual se muestran las principales
relaciones entre sus componentes.
Ayudan a entender el esquema lógico que
define una entidad. Existen tres tipos:
estructurales, de posición y funcionales.
 Estructural
Muestra la delimitación de
responsabilidades desde el punto de vista
de las unidades homogéneas que
componen la organización
 ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL

CONTRALORIA

SERVICIOS
TESORERIA CONTAILIDAD SISTEMAS
GENERALES
 Organigrama de posición

Refleja la posición o cargo de cada una de

las personas que tienen bajo sumando las
estructuras que se definen en el
organigrama estructural.
 Organigrama de posición

CONTRALOR

GERENTE DE
GERENTE DE GERENTE DE GERENTE DE
SERVICIOS
TESORERIA CONTABILIDAD SISTEMAS
GERECIALES
La diferencia principal entre un organigrama
estructural y el de posición es que el
primero, muestra unidades de
responsabilidad homogéneas en cambio
en el segundo existe una identificación de
las personas que tienen responsabilidad
dentro e la organización.
Organigrama funcional.- Plasma las
funciones de cada de las estructural o
cargos.
CONTRALORIA

SERVICIOS
TESORERIA CONTABILIDAD SISTEMAS
GENERALES
Establecimiento de niveles de
autorización establece que las
operaciones deben ser autorizadas por un
funcionario competente.
P.E. De esta forma, cada operación que se
registre e el sistema contable deberá
estar autorizada por algún funcionario que
tenga la delegación de autoridad
respectiva
 Sistema de autorizaciones
Provee un adecuado control contable sobre
los activos, pasivos, ingresos, costos y
gastos. Es conveniente que el
establecimiento de los niveles de
autorización sea implantado a través de
un manual de autorizaciones en el cual se
deberá detallar el tipo de autorización por
cada funcionario.
P.E. Es una practica en algunas compañías
efectuar pagos, previa solicitud de
emisión de orden de pago. Este
documento debe reflejar todos aquellos
datos que debe tener una autorización
los efectos del pago.
 Sistema de autorizaciones
Provee un adecuado control contable sobre
los activos, pasivos, ingresos, costos y
gastos. Es conveniente que el
establecimiento de los niveles de
autorización sea implantado a través de
un manual de autorizaciones en el cual se
deberá detallar el tipo de autorización por
cada funcionario.
P.E.
• Existencia de por lo menos dos firmas
diferentes para autorizar el pago de los
cheques
Segregación de funciones
Establece un empleado o departamento
no puede realizar funciones que por su
naturaleza sean incompatibles de ser
llevada con por una sola persona o
unidad.
P.E.
• Debe de existir independencia entre un cajero, el
empleado responsable de los libros auxiliares de
cuentas por cobrar y la persona que maneja el
registro de las operaciones
• La supervisión del almacén no debe ser llevado a
cabo por el departamento de compras.
• Los empleados responsables de los fondos fijos
de caja cica o pueden tener función o acceso al
registro de las operaciones
• El departamento de compras no debe
autorizar a los proveedores
• Los custodios de los fondos fijos no puede
autorizar las operaciones realizadas por
los fondos
Conciencia de control representa la
actitud que tiene la gerencia y los
empleados responsables de hacer
cumplir el control interno.
 Canales de comunicación
Son los medios que la gerencia utiliza para
hacer conocer sus objetivos, políticas,
normas y procedimientos. Estos canales
de comunicación están representados
por memorándums, manuales, circulares
y otro tipo de documentos.
•

México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EMPRESA, S. A. DE C. V.
Prol. Paseo de la Fortuna 205,
Col. Afortunados
Del. Iztapalapa,
México, D. F. C. P. 09010

Memorándum

Para: Doroteo Catalán , Jefe de Recursos Humanos De: Joel Flores Asunto: Reunión de fin de año

El grupo de trabajo de esta empresa llevará a cabo su reunión anual el día 15 de Diciembre de 2006. Esta reunión consistirá en la discusión de ideas que permitirán la mejora del servicio ofrecido por la empresa.
Por lo tanto se le pide que no falte a esta reunión.

Saludos a UD.
Atentamente
Joel Flores
Gerente General
 TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO

EL CONTROL INTERNO PUEDE LLEVARSE A CABO A TRAVES DE LA

IMPLANTACION DE DIVERSAS TECNICAS PARA EL CHEQUEO Y VERIFICACION
DE LAS OPERACIONES.
SE ESTABLECEN DISTINTAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA DAR
RESPUESTA A LAS SIGUIENTES INTERROGANTES:
1.- ¿COMO SE GENERAN LAS TRANSACCIONES?
2.- ¿COMO SE PROCESAN DESDE EL MOMENTO EN QUE SE GENERAN HASTA
QUE SON REGISTRADAS EN LA CONTABILIEDAD ( DIARIO, EL MAYOR GENERAL
Y AUXILIARES?
3.-¿ COMO SE DISPONEN LOS ACTIVOS EN LA EMPRESA?
TIPOS DE CONTROL INTERNO:
1.- DE EXISTENCIA
2.- DE EXACTITUD
3.- DE AUTORIZACION
4.- DE CUSTODIA
 CONTROLES DE
EXISTENCIA
• LOS CONTROLES DE EXISTENCIA SON AQUELLOS
CONTROLES QUE ASEGURAN QUE LAS TRANSACCIONES
REGISTRADAS EXISTAN Y SEAN VALIDAS.

POR EJEMPLO:
• TODO REGISTRO CONTABLE DEBE ESTAR SOPORTADO
POR UN DOCUMENTO ORIGINAL.
• LOS INVENTARIOS SE DEBEN RECIBIR UNICAMENTE
PREVIA LA VERIFICACION DE SU PEDIDO, A TRAVES DE LA
REVISION DE LA ORDEN DE COMPRA INTERNA.
• TODA COBRANZA DEBE ESTAR SOPORTADA POR EL
CORRESPONSDIENTE RECIBO DE COBRO.
 CONTROLES DE EXACTITUD
ESTOS CONTROLES PERMITEN REGISTRAR LAS OPERACIONES
POR EL MONTO QUE REFLEJAN LOS DOCUMENTOS QUE
GENERAN LA TRANSACCION.
ALGUNOS EJEMPLOS SON:
1.-REALIZACION DE DOBLE VERIFICACION MANUAL.
2.- VERIFICACION MANUAL DE LISTADOS DE VALIDACION.
3.- REVISION DE LISTADOS DE TOTALES POR LOTES DE
TRANSACCIONES.

CONTROLES DE AUTORIZACION
ESTAN ORIENTADOS A PERMITIR OPERACIONES QUE SON
VALIDAS DESDE EL PUNTO DE VISTA INTERNO.
UN CONTROL DE AUTORIZACION LE DA VALIDEZ A LA
EXISTENCIA DE UNA TRANSACCION Y GENERA
NORMALMENTE LA CONTINUACION O NO DEL
PROCESAMIENTO DE LA OPERACIÓN.
 ALGUNOS EJEMPLOS DE CONTROLES DE
AUTORIZACION SON LOS SIGUIENTES:

• 1.- LA EMISION DE C HEQUES ES AUTORIZADA POR EL

TESORERO PARA ASEGURAR LA ADECUADA PROVISION DE
FONDOS.

• 2.- TODO REGISTRO CONTABLE EN LOS LIBROS, DEBERA

ESTAR AUTORIZADO POR UN FUNCIONARIO COMPETENTE
PARA ELLO.

3.- LAS ENTRADAS DE INVENTARIO AL ALMACEN GENERAL

SON AUTORIZADAS POR EL JEFE DE ALMACEN, MEDIANTE LA
FIRMA DE ESTE EN EL INFORME DE RECEPCION.
 CONTROLES DE CUSTODIA
• SIRVEN PARA ASEGURARSE QUE LOS ACTIVOS
VALIOSOS Y MOVIBLES, ESTAN RESGUARDADOS DEL
RIESGO DE ROBO Y PERDIDAS.
EJEMPLOS:
• 1.- EXISTENCIA DE CAJAS FUERTES PARA CHEQUERAS EN
BLANCO O EN FORMAS CONTINUAS.
• 2.- EFECTIVO DEPOSITADO EN CAJAS FUERTES QUE NO
SON SUSCEPTIBLES DE MOVERSE FACILMENTE.
• 3.- FONDOS DE CAJA CHICA MANEJADOS POR UNA SOLA
PERSONA.
• 4.- SALIDA DE INVENTARIOS DEL ALMACEN REALIZADA
CON BASE EN UNA AUTORIZACION ESCRITA DE ALGUN
FUNCIONARIO COMPETENTE.
 METODOS DE
DOCUMENTACION Y
EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO
 CUANDO SE EVALUAN LOS CONTROLES INTERNOS,
LA DOCUMENTACION DE ESTA EVALUACION SE
REALIZA EN LOS PAPELES DE TRABAJO, LOS CUALES
DEBEN DE ESTAR ELABORADOS DE TAL FORMA QUE
SOPORTEN LA EVIDENCIA DE LA EVALUACION DE
LOS SISTEMAS, METODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL
CONTROL INTERNO GENERAL.

• EXISTEN DIFERENTES TECNICAS PARA

DOCUMENTAR LA EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO CONTABLE, LOS CUALES SON:
1.- CUESTIONARIOS
2.- NARRATIVOS
3.- FLUJOGRAMAS
 1.-CUESTIONARIOS
• SON LA TECNICA MAS ANTIGÜA PARA
DOCUMENTAR EL CONTROL INTERNO Y CONSISTE
EN LA FORMULACION DE PREGUNTAS AGRUPADAS
EN DIFERENTES FORMAS:
A) POR CUENTAS PRINCIPALES DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS.
B) POR DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA.
C) POR CICLOS DEL NEGOCIO
D) GENERALES
A) POR CUENTAS PRINCIPALES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS:
SE ESTRUCTURA POR CADA RUBRO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
QUE SE CONSIDERE IMPORTANTE EVALUAR, POR EJEMPLO:
CUESTIONARIO
• RESPUESTA
FONDOS DE CAJA REF SI NO N/A
.
¿ LOS FONDOS DE CAJA SON
ARQUEADAS EN FORMA
PERIODICA?
¿ESTÁ PROHIBIDO A LOS
CUSTODIOS DE LOS FONDOS EL
ACCESO A COBRANZAS DE
EFECTIVO O NUMERARIO DE
OTRA FUENTE?
¿LOS CHEQUES SON
EMITIDOS A NOMBRE DEL
ENCARGADO DEL FONDO?
 RESPUESTA
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES RE SI NO N/A
F
¿SE TIENE LA POLÍTICA DE EMITIR ESTADOS
DE CUENTA A LOS CLIENTES EN FORMA
PERIÓDICA?
¿SON RECONCILIADOS LOS SALDOS DEL
MAYOR CON LOS LISTADOS AUXILIARES DE LAS
CUENTAS POR COBRAR, Y ACLARADAS
OPORTUNAMENTE SUS DIFERENCIAS?
¿LOS AJUSTES A LAS CUENTAS POR COBRAR
SON APROBADOS POR ALGÚN FUNCIONARIO
AUTORIZADO?
¿EXISTEN POLÍTICAS ESTABLECIDAS PARA LA
FIJACION DE LÍMITES DE CRÉDITO Y ÉSTAS SON
CUMPLIDAS POR EL PERSONAL O
DEPARTEMENTO DE CRÉDITO?
 B) POR DEPARTEMENTOS DE LA EMPRESA
EN ESTE TIPO DE CUESTIONARIOS LAS PREGUNTAS SON
AGRUPADAS CON BASE EN DEPARTAMENTOS DEFINIDOS
SEGÚN EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.
POR EJEMPLO:
1.- PRODUCCIÓN
2.- COMPRAS
3.- CUENTAS POR PAGAR
4.- CRÉDITO Y COBRANZAS
5.- MERCADEO
 C) POR CICLOS DE NEGOCIOS
USADO PARA LA REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS, REDUCE
LA ACTIVIDAD DEL NEGOCIO A UNOS POCOS CICLOS, EN
DONDE LAS OPERACIONES DEFINIDAS EN CADA UNO DE
ESTOS TIENEN ALGUNA RELACIÓN.

POR EJEMPLO:
1.- INGRESOS
2.- COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
3.- PRODUCCIÓN
4.- NÓMINA Y OTROS COSTOS RELACIONADOS
 D) GENERALES
ES UN CUESTIONARIO BAJO UN ESQUEMA GENERAL QUE ESTABLECE
PREGUNTAS QUE SON GENERALES PARA:
1.- TODO EL NEGOCIO
2.- VARIAS AREAS DEL NEGOCIO

2.-NARRATIVOS
LOS NARRATIVOS SON TÉCNICAS QUE TIENEN EL OBJETIVO DE
DOCUMENTAR LOS CONTROLES INTERNOS, CON UN ALTO NIVEL
DE DETALLE.

CON UN NARRATIVO, LA EVALUACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LOS

CONTROLES INTERNOS ES MÁS DETALLADO, DE TAL FORMA QUE
SE PERMITE REALIZAR COMENTARIOS A LOS ASPECTOS EN ÉL
REFLEJADOS.
 3.- FLUJOGRAMAS
ES LA TÉCNICA DE DOCUMENTACIÓN GRÁFICA. SIRVEN PARA
TENER UNA APRECIACIÓN VISUAL ACERCA DEL
FUNCIONAMIENTO DE UN PROCEDIMIENTO GENERAL.
PODEMOS TENER LOS SIGUIENTES TIPOS DE FLUJOGRAMAS:
1.- SECUENCIALES
2.- COLUMNARES
3.-ANALÍTICOS
POR ESTA RAZÓN, UNA COMBINACIÓN DE CUESTIONARIOS
PARA UNA PRIMERA APROXIMACIÓN Y, FLUJOGRAMAS Y
NARRATIVOS QUE AMPLÍEN ALGÚN ASPECTO QUE INTERESE
AL CONTADOR PÚBLICO EN SU TRABAJO, ES LA MEJOR
COMBINACIÓN QUE PUEDE TENERSE PARA DOCUMENTAR EL
CONTROL INTERNO.
 INFORME DE
CONTROL INTERNO
INFORME DIRIGIDO A LA ALTA GERENCIA EN EL CUAL
SE DETALLAN TODAS LAS SITUACIONES O
DEBILIDADES ENCONTRADAS EN LA EVALUACIÓN
DE LOS SISTEMAS, MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS
DE CONTABILIDAD USADOS.

EL INFORME DE CONTROL INTERNO REALIZADO POR

EL CONTADOR PÚBLICO INDEPENDIENTE RECIBE
VARIAS DENOMINACIONES, A SABER:
1.- CARTA A LA GERENCIA
2.- MEMORÁNDUMDE CONTROL INTERNO
3.- CARTA DE OBSERVACIONES DE CONTROL
INTERNO
EL INFORME DE CONTROL INTERNO DEBE SER
REDACTADO EN UN ESTILO SOBRIO, EN EL CUAL NO SE
DEBE EN NINGÚN CASO PERSONIFICAR O SEÑALAR
CARGOS ESPECÍFICOS EN LA ENTIDAD, ACERCA DE LAS
RESPONSABILIDADES DETECTADAS COMO DEBILIDAD.
LOS INFORMES PUEDEN SER EMITIDOS POR EL
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA, O POR EL
CONTADOR PUBLICO INDEPENDIENTE QUE HA
EXAMINADO LOS ESTADOS FINANCIEROS.
UNA ÚLTIMA OBSERVACIÓN REFERENTE A LA CARTA DE
CONTROL INTERNO ES SU CARÁCTER CONFIDENCIAL, A
FIN DE PROTEGER LOS INTERESES DE LA EMPRESA A
LA CUAL SE LE HIZO UNA REVISIÓN DE LAS CIFRAS, O
DE LOS SISTEMAS CONTABLES EN FUNCIONAMIENTO.
 PROCEDIDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO EN LAS PRINCIPALS
OPERACIONS DE LA EMPRESA

Cada una de las fases

que componen un ciclo ENT
CU OR
SP R
A

de negocios corresponde, PAGA

por lo general a un grupo

ALMACEN

de operaciones
homogéneas y aquellas NOMINA

se agrupan con base en

el objetivo de estas.
Dentro de una empresa se distinguen por ejemplo,
cuatro principales ciclos de operaciones que
requieren la principal atención, adecuada gestión y
sobre todo un eficiente sistema de control interno.

• Compras y cuentas por pagar, que corresponde

a las operaciones de adquisición de bienes y
servicios.

• Producción, que corresponde a las actividades

de transformación de los materiales y materia
prima en una empresa industrial.
• Facturación y cuentas por cobrar, que
corresponde a las operaciones comerciales de la
empresa.

• Nomina, relacionado con los gastos del

personal necesarios para la realización de las
actividades de la empresa.
 Estos ciclos de operaciones, quedan
enmarcados dentro de las principales
áreas o divisiones de una empresa: área
de producción, área financiera y área
comercial.
 CUENTAS POR PAGAR Y
COMPRAS
El ciclo de cuentas por pagar y compras corresponde a
todas las actividades realizadas por la empresa, con el
objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios
para sus operaciones. El proceso de compras se inicia con
la necesidad de un bien o un servicio y culminan con la
adquisición y pago de estos.

Los procesos de cuentas por pagar se inician en el

momento en el cual la empresa recibe la propiedad de los
bienes comprados, o se compromete con la adquisición de
un servicio. La transferencia de la propiedad depende de
las condiciones de la compra.
Dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar se deben cubrir los
objetivos de control interna vistos en el desarrollo de este
documento.

Integridad
Debemos registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones
contraídas

Existencia
Los activos y pasivos registrados deben corresponder a las
operaciones reales de la compañía

Exactitud
Los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto

Autorización
Solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con
la política de la empresa
Para cumplir con los objetivos de control
interno en este ciclo, la empresa debe
contar con eficientes controles preventivos y
de detección, lo controles de autorización
funcionan como controles preventivos en el
proceso de emisión de órdenes de compra,
de acuerdo con lo siguiente:
 Controles de autorización

Orientados a comprometer a la entidad de acuerdo a las

políticas y normas de la misma. Encontramos controles de
autorización en los siguientes casos:

• Requisiciones: solo se deben solicitar bienes y servicios con

base en una autorización previa.

• Ordenes de compra: Solo se deben emitir ordenes de

compra debidamente autorizados, y se establecerán niveles
de autorización de acuerdo con el monto de las ordenes.

• Orden de pago: los pagos solo seran solicitados y

autorizados por un funcionarios facultado por la gerencia: al
igual que para las ordenes de compra, se estableceran
niveles de autorización para estas ordenes.
 Controles de Integridad

Para cubrir con este objetivo de control interno es

necesario considerar la unificación de los sistemas
de contabilidad, almacén y compras, a fin de poder
establecer el registro oportuno de las operaciones.
Las normas de control interno requieren que por lo
menos los documentos involucrados estén
prenumerados, asi tendremos un seguimiento de las
ordenes de compra emitidas y recibidas, y un control
sobre la recepción de mercancías en el almacén.
 Controles de Existencia
El propósito de los controles sobre la existencia de los registros en el ciclo
de compras y cuentas por pagar, es permitir solo el registro de aquellas
partidas que esten relacionadas con operaciones de la entidad, lo que
evita, por ejemplo el registro de partidas de inventarios que no son
propiedad de la empresa o compras de activos que puedan pertenecer a
otro ente relacionado.

Controles de Exactitud
Al igual que los controles de integridad, los controles de exactitud
requieren una integración de los sistemas involucrados, de forma que para
registrar correctamente el inventario, es necesario que exista en el
almacén un conocimiento exacto de los materiales a ser recibidos, y el
departamento de contabilidad compare, el aviso de recepción con la orden
de compra y con la factura del proveedor, para registrar correctamente el
pasivo.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Flujograma general del control interno de

compras y cuentas por pagar
REQUISICIÓN

Para iniciar una compra, cualquier departamento de

una empresa emite una solicitud de requisición.
Esta emisión debe surgir por una necesidad
especifica. Una vez detectada la necesidad, el
departamento o unidad solicitante, completa una
requisición o solicitud de los bienes a ser
comprados y la envía al departamento de compras.
FORMULARIO DE SOLICITUD DE REQUISICION
Emisión de la orden de compra
Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de
compras, debe ser procesada para proceder a suministrar
los bienes.

Un documento de orden de compra es aquel en se le

solicita a un proveedor, la provisión de un bien o prestación
de un servicio.
El formulario de orden de compra debe estar prenumerado, a fin de que se controle el
seguimiento a las ordenes de compra no procesadas.
Aprobación de la orden de compra

La aprobación de este documento esta sujeta a las

políticas de autorización que establezca la entidad.
Registro de las cuentas por pagar

Los procedimientos de cuentas por pagar se

inician en el momento en el cual la empresa recibe
la propiedad de los bienes comprados. La
transferencia de la propiedad depende de las
condiciones de compra.
El registro contable debe iniciarse con la recepción de la mercancía para esto se
cuenta con el formulario de aviso de recepción, en el se indica la descripción,
cantidad, fecha, etc.
CICLO DE PRODUCCION

El ciclo de producción incluye todas las

actividades realizadas por la empresa para
producir los bienes y servicios que ofrece a sus
clientes; donde nos interesa el proceso
productivo, el cual corresponde a la
transformación de la materia prima en
productos aptos para la venta.

El proceso de producción es importante para

los gerentes de una empresa ya que es la base
para estructurar un sistema adecuado de
costos .
Un ciclo de producción incluye las siguientes etapas:

Planificación de las materias primas.- Se dirigen a coordin

las unidades de materia prima que se requieren para producir l
unidades de productos terminados. Debe procurar que no
presente desabastecimiento para poder cumplir y llevar a cabo
proceso productivo.
Se muestra una de las pantallas de captura de datos, en donde se
detallan los campos de existencia mínima y máxima, este concepto
permite que se efectué una planificación de los inventarios de materia
prima.
 Planificación de la producción.- una vez que se
han determinado los volúmenes de materia prima,
de deben ejecutar actividades de planificación de la
producción, que deben de estar enfocadas a
colocar las cantidades de bienes que deben ser
producidos de acuerdo básicamente con el
presupuesto de ventas que prepara el área de
mercadeo. Lleva las siguientes actividades.
(planificación de la producción, fijación de metas,
programación, despacho).
Formulario de orden de producción para estudiar la fabricación de productos
Control de inventarios.- El control de los
inventarios implica un seguimiento estricto sobre
las cantidades que se manejan a través de las
entradas y salidas de inventarios. Para el proceso
administrativo de las cantidades ingresadas y
despachadas, se implantan controles que son
instrumentados a través de formularios que
controlan las cantidades que son recibidas o
despachadas a través de las operaciones de
ingreso y salida.
 Control Interno de Inventarios
de Producción

Los inventarios representan el conjunto de

bienes que son propiedad de una empresa,
cuyo objetivo de adquisición o fabricación es
el de volver a venderlos para obtener un
margen de utilidad razonable.

El control interno sobre los inventarios del

ciclo de producción debe estar enfocado a
cubrir varios aspectos, el más importante es el
de salvaguardar su valor como activo.
Algunos controles que se pueden aplicar son los siguientes:

• Sólo deben entregarse o recibirse inventarios con base

en autorizaciones emanadas por funcionarios autorizados
que garanticen su resguardo.

• Las entregas de inventario se deben efectuar con base en

documentos pre numerados.

• Deben existir en este proceso, registros de inventarios

continuos en aquellos casos que sea de costo/beneficio.

• Todas las transacciones de inventario deben ser hechas

tomando y midiendo las cantidades entregadas o recibidas.
FACTURACIÓN Y CUENTAS POR
COBRAR.
 FACTURACIÓN

Controlar, procesar y registrar todas

las actividades u operaciones que
tienen como objetivo mantener y
aumentar las ventas de una empresa.
 CICLO TIPICO DE UN NEGOCIO
PONES LA FIG 15.8
 PROCESOS RELACIONADOS CON LA
FACTURACIÓN Y CUENTAS POR
COBRAR.

El ciclo de facturación y cuentas por cobrar es

fundamental para la empresa porque de éste
depende sus ingresos.
Las ventas de una empresa nos indicarán si hay
indicios de una expansión con posibilidades de
inversión.
 CLASIFICACIÓN DE LAS VENTAS.
• Al dedal.
Volumen de • Al mayor
unidades. • Pedidos
V específicos.
E
N • Contad
TA
S Financiamiento o Total o
• Crédito parcial

• A entrega futura
Condiciones de • Entregas parciales
entrega y precio. • Derecho a devolución
Proceso de venta:

Orden de Preparació
Elaboració
n del
compra. n de
despacho
factura

Prepara
-ción Cobranza Entrega Prep. De
de rel. al cliente de la factura
de mercancí
cobro a

Efectuar Estadística
depósito s de venta.
s
Proceso de facturación:

El proceso de facturación generará información que debe ser

incorporada en los siguientes registros:
Registro auxiliar de cuentas por cobrar.
Facturas pagadas por los clientes.
Registros estadísticos de ventas.
Cuentas de mayor general.
 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

• Cuentas por cobrar comerciales.

• Cuentas por cobrar a compañías
relacionadas.
• Cuentas por cobrar a empleados.
CUENTAS
• Otras cuentas por cobrar.

POR
COBRAR
 CONTROL INTERNO EN LA FACTURACIÓN Y CUENTAS POR
COBRAR.

Los objetivos del control interno en el ciclo de facturación y

cuentas por cobrar son:

• Integridad.- Registro oportuno de todas las transacciones,

evitando la falta de alguna operación.
• Existencia.- Adecuado registro de transacciones válidas
realizadas por la entidad.
• Exactitud.- Los problemas relacionados con los controles de
exactitud aumentan los riesgos de sobreestimación y
subestimación de los registros de ingresos y cuentas por
cobrar.
Los principales controles relacionados con el ciclo de ingresos y cuentas
por cobrar son:

• Las facturas deben estar prenumeradas.

• Las notas de entrega-salidas de almacén; deben de estar
acompañadas de la factura comercial.
• Los límites de crédito deben ser respetados.
• Se deben realizar controles de reconciliación entre registros
auxiliares y cuentas de mayor.
PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA
Los procedimientos de nómina están enfocados a registrar
las transacciones que se derivan de operaciones con el
personal.
El control de las erogaciones relacionadas con la nómina
representa un aspecto importante para ser administrado
por un sistema aplicable al ciclo.
 PROCESOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL.
En el departamento de Recursos Humanos se procesan todos los
aspectos relacionados con el personal:

Recluta Ingreso Entrena Control de

del miento asistencia
miento
person y y hrs trab.
y desarro
selecció al
llo
n
Planes
Cumplimiento Beneficios
pensión y
de x
jubilaciones
obligaciones vacacione
.
gubernamental s
es
 Cajas
de Préstamos
Ahorro al personal
s

Algunas de estas operaciones no generan registros contables.

Fig 15-8 pag 288
Para realizar las funciones del ciclo de nómina se
cuentan con los sig sistemas:

 Sistema de nómina.
 Sistema de beneficios contractales.
 Sistema de préstamos a empleados.
 Sistema de información sobre nómina.
Figura 15-9 pag 289.
Administración del personal:
Se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago de
sueldos y salarios.
Ingreso de personal:
La necesidad de nuevo personal surge por despido o renuncia
de personal activo, reemplazo o aumento en la planilla de
trabajadores. El responsable del departamento deberá llenar
una solicitud o requisición de personal, que se entregará al
departamento de recursos humanos.
Fig 15-10 pag 290.
Proceso de nómina:
Depende del sistema empleado para el cálculo del pago.
Para realizar este proceso se necesita la información referente a la
base para el cálculo:
• Horas. De acuerdo con las horas trabajadas acumuladas
(semanal, mensual u otro período).
• Días.- el pago puede hacerse por días.
• Trabajo realizado o destajo.- Por piezas.
Pago de la nómina:
Constituye un intercambio entre el trabajador y la compañía, se
requiere controlar la especie que se recibe para realizar el pago por
el monto correcto.
Se utilizan sistemas de control de asistencia:
 Tarjetas de control
 Tarjetas magnéticas con reloj.
 Listas de asistencia.
Los registros de asistencia o de control de tiempo en una fábrica o
taller, están a cargo del departamento de contabilidad de costos,
para mantener registros y controles sobre los tiempos y variaciones
en eficiencia de la mano de obra directa.

OBJETIVOS DEL CÓMPUTO DEL GASTO DE NÓMINA.

Realizar el pago oportuno.
Controlar costos incurridos en la fabricación
Controlar el gasto de nómina de los empleados.
Control del tiempo:

Permitirá un adecuado cálculo de los costos y de mano de obra. El

departamento de nómina recoge la información de los sistemas de
control de asistencia para preparar el pago que debe de contener
las disposiciones legales y contractuales que se apliquen. También
incluir todas las deducciones y acumulaciones de las bonificaciones
contractuales.
Fig 15.11 pag 291
Retiro de trabajadores:
Los trabajadores retirados deben ser tratados de forma que su
exclusión del sistema de nómina se realice oportunamente, para
evitar acumulación de gastos innecesarios.
El retiro del trabajador por despido, renuncia, o transferencia de
compañía genera procesos relacionados con acumulaciones de
gastos, saldos de préstamos ,nómina acumulada entre otros.
Pago de retenciones y aportes laborales.
Los pagos por este concepto deben ser realizados en el momento que
lo establecen las leyes y reglamentos de cada país.
Por ello deben existir controles en las fechas.

Fig 15-12 pag 294. solo q esto esta dentro de las operaiones de
registros. Contables no se si lo kieras dejar okitar
 CONTROL INTERNO
El control interno dentro del ciclo de
nómina debe estar enfocado hacia:
Fomentar la eficiencia operacional.-
establecimiento de procedimientos
en donde se indique la forma en que
deben efectuar su tarea los
empleados.
Salvaguardar los activos.-
Operaciones en las cuales se
involucra el manejo de efectivo para
el pago de la nómina.
Figura 15-13 pag 295.