INTRODUCCION

EL CONTROL INTERNO CONTABLE es un proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Por otra parte, se puede considerar que el control interno contable es la aplicación que se hace en las entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. La Ley 87 de 1993, define al Control Interno, como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las Constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.

Control Interno Contable

CONCEPTO Aplicación que se hace en las Entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, los procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. Es el proceso que bajo la responsabilidad del Representante Legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Auditoría Interna Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones institucionales; compele a los entes públicos a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. La Auditoría Interna como actividad independiente implica que ésta debe estar libre de injerencias, al determinar el alcance y desempeño de su trabajo y comunicar sus resultados. La objetividad en el ejercicio de la Auditoría Interna debe entenderse como la actitud imparcial y neutral, y evitar conflicto de intereses. Evaluación del Control Interno Contable Es la medición y evaluación al Sistema de Control Interno en el proceso contable de una entidad u organismo, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable y financiera, que realiza el jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

NORMATIVIDAD El Control Interno Contable. MODELO INSTRUMENTAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA. sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta. Este proceso incluye las fases de identificación. literal 10 y 12 Ley 87 de 1993. Con base en lo establecido y en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993. financieros y sociales. valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable. administrativos y financieros como se establecen los Artículos 3. adelantado por los responsables de la información contable. valuación y registro. en la Entidades y Organismos públicos está asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable. económica y social. habiendo sido incluidos. Descripciones y Dinámicas y. no cumplan con las normas conceptuales. que garantizan. con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales. veraz y oportuna de manera tal que permita preparar informes operativos. que son propios del proceso contable y que se elaboran con el objetivo de instrumentalizar la estrategia teórica del Sistema. el Manual de Procedimientos. bienes. que determina que las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces debe verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido. económicos y sociales no se incluyan en el proceso contable o. dentro de las cuales se debe llevar a cabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos.Administración de Riesgos Proceso diseñado para identificar. analizar. Está conformado por el Catálogo General de Cuentas. técnicas y procedimentales que se establecen en el PGCP. clasificación. la oficina de Control Interno procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Honorable Cámara de Representantes. efectuadas. las cuales atendiendo las normas técnicas. reconocen y revelan los hechos económicos. que la información financiera. Riesgo de Índole Contable Es la probabilidad de que los hechos financieros. . cumpla con los requisitos a que se refiere el capítulo 5º del Plan General de Contabilidad Pública revelando sin ambigüedades la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones.

los cuales pueden clasificarse atendiendo los fines que persiguen los usuarios de acuerdo con criterios de gestión.Artículo 354 de la Constitución Política: Habrá un Contador General. otorgándole la identidad y especificidad que permite diferenciarla de otra clase de información. Características de la Información: El ser Racional. Universal. Medible y Comparable. Comprenden los de Confiabilidad y Utilidad Social. características. análisis y divulgación. Ley 298 de 1996: por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política. control. MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA Está conformado por los postulados.SNCP y permiten definir su estructura y Orientación. usuarios. a. cultura. excepto lo referente a la ejecución del Presupuesto. cualquiera que sea el orden al que pertenezcan. cuya competencia se atribuye a la Contraloría. principios y normas técnicas. funcionario de la rama ejecutiva. . constituyen atributos inherentes al producto proveniente del SNCP. Objetivos: Constituyen los resultados esperados del SNCP. se crea la Contaduría General de la Nación. requisitos. b. c. Postulados: Constituyen los supuestos básicos que soportan el Sistema Nacional de Contabilidad Pública . como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se dictan otras disposiciones sobre la materia. objetivos. quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará esta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios. adoptado mediante el Decreto 1599 de mayo 20 de 2005. Resolución Número 048 de 2004 (10 de Febrero):“Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable” MECI Y CONTROL INTERNO CONTABLE El control interno contable debe implementarse y evaluarse en el marco del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.

financieros y sociales. transformación. a la forma en que deben revelarse los hechos. extinción y. e. ELEMENTOS Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Para su desarrollo. Principios: Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de la información en función de los objetivos del SNCP. intercambio. elementos y características establecidas en los Artículos 2. corresponden a las condiciones mínimas que debe reunir la información que produce la contabilidad pública. entre otros aspectos. Normas Técnicas: Comprenden el conjunto de parámetros y criterios que precisan y delimitan el proceso contable. transferencia. costos y gastos. al momento en el cual se realiza el registro contable. OBJETIVOS GENERALES. económica. 3 y 4 de la Ley 87 de 1993. f. mediante procedimientos de Control Interno Contable para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de información con las características de confiabilidad. operativos y de cumplimiento. a la continuidad del ente público. cualquier cambio producido por los hechos económicos. los principios hacen referencia. objetividad. a la esencia de las transacciones.d. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE • Orientar a los responsables de la información financiera. el Sistema de Control Interno Contable. En consecuencia. social y ambiental en las entidades públicas. Los objetivos que persigue el Sistema de Control Interno Contable son estratégicos. relevancia. a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos. verificabilidad y comprensibilidad. toma como fundamento legal los objetivos generales. relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. Requisitos de la Información: La oportunidad. el Artículo 4 de la Ley 298 de 1996 y demás normas que la modifiquen o complementen. consistencia. . y a la correlación entre ingresos. en general. están orientadas a reflejar exhaustivamente la creación.

dentro del Flujo de Procesos de la Entidad. identificándolos y evaluándolos. celeridad y publicidad. De Custodia: Se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los activos. De Integridad: Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo en el cual ocurran. logrando así los objetivos de información financiera. Identificar el proceso Contable. De Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1. eficiencia. eficacia.• Proteger los activos. • Fomentar la eficiencia operacional. De Exactitud: Establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. 2. continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. • Asegurar registros contables correctos y exactos: Esto es captura y procesamiento de datos en forma completa y exacta. Establecer compromisos o protocolos éticos que orientan el accionar administrativo de la entidad. en forma consensuada y con la participación de todos los servidores públicos del Área Contable. OBJETIVOS OPERATIVOS . Administrar los riesgos contables de la entidad. así como la disposición ilegal de los mismos. definiendo sus objetivos bajo los principios de economía. esto es la custodia de los activos para asegurar el uso no autorizado. • Estimular el cumplimiento de las políticas. 3. económica y social previstos por la entidad. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL CONTROL INTERNO • • • • • De Autorización: Deben establecerse límites al inicio. a fin de preservar la confiabilidad y utilidad de la información como producto del proceso contable.

garantizando con ello acciones recurrentes de mejoramiento. Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y externa. 3. OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO 1. 4. cultura ciudadana. Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes 2. sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable. de la información contable. y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad. buscando con ello establecer un ambiente de sostenibilidad del proceso contable. Garantizar la realización de evaluaciones independientes al Control Interno Contable en forma oportuna y eficaz por la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. cultura ciudadana y análisis. disposiciones de orden constitucional. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados. por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el Área Contable. Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la información contable. análisis y divulgación. 2. el diseño del proceso contable. Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la Función Contable.1. legal y reglamentaria que le son propias. 4. 3. de acuerdo con sus objetivos de gestión. 5. Garantizar la generación y divulgación de información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión. . Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes usuarios. control. control.

PRINCIPIO DE ECONOMIA: Busca orientar la entidad hacia políticas de sana austeridad y mesura en el gasto. evitándose todo acto tendiente a la corrupción. sin privilegiar a grupos especiales. a la forma en que deben revelarse los hechos. la malversación. a la continuidad del ente público. y a la correlación entre ingresos. a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos. PRINCIPIO DE CELERIDAD: Se debe evitar acciones lentas. la irresponsabilidad y la negligencia en la actuación de los funcionarios. el despilfarro. a la esencia de las transacciones. Estos principios son: • • • • • • • • IGUALDAD MORALIDAD EFICIENCIA ECONOMIA CELERIDAD IMPARCIALIDAD PUBLICIDAD VALORACION DE LOS COSTOS AMBIENTALES PRINCIPIO DE IGUALDAD: La administración pública debe en principios constitucionales de libertad e igualdad de todas las personas ante la ley. la deshonestidad. esperando llegar a un equilibrio ideal para la institución. La . en las acciones que emprende para el logro de los objetivos planeados.PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de información en función de los objetivos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. costos y gastos. al momento en el cual se realiza el registro contable. PRINCIPIO DE MORALIDAD: Las actuaciones de la administración pública deben actuar dentro de las claras normas de ética que garantice la pulcritud y transparencia de la administración. los principios hacen referencia. En consecuencia el Control Interno debe velar porque las actividades sean orientadas al interés general. innecesarias que entorpezcan los procesos. En consecuencia. dificultando el alcance de los resultados óptimos. PRINCIPIO DE EFICIENCIA: Hace referencia al mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles por parte del estado.

divulgación y de cultura ciudadana que en materia de Contabilidad Pública buscan las entidades del Estado. tareas y actuaciones. proteger el medio ambiente y los recursos naturales. PRINCIPIO DE COSTOS AMBIENTALES: Es obligación del estado. Habilidad y competencia de cada funcionario relacionado directa o indirectamente con el Sistema de Contabilidad Pública. para que pueda evaluar la calidad de gestión de sus gobernantes. de asumir como propio el control.administración pública debe realizar sus actividades con agilidad y debe tener capacidad de respuesta oportuna a las necesidades. PRICIPIO DE PUBLICIDAD: Los propósitos y resultado de la administración deben ser comunicados a la comunidad. oportuno. validado en el hecho de que éste es una actividad inherente a los seres humanos que aplicado al servicio público y a los procesos. garantizando que la comunidad pueda disfrutar de un ambiente sano. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD: La administración pública debe poseer mecanismos para que las diferentes actividades se realicen imparcialmente. alejando los criterios de discriminación o desigualdad de oportunidades frente al estado. decisiones. Autorregulación y Autogestión: • AUTOCONTROL: Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades. cualquiera que sea su nivel. actividades. • AUTORREGULACIÓN: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función administrativa. procedimientos y tareas bajo su responsabilidad. de análisis. Capacidad institucional que en ejercicio de la autonomía administrativa y financiera. acciones. permite establecer reglas propias orientadas hacia una acción financiera y . FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE El Sistema de Control Interno Contable de la entidad pública se fundamenta en Autocontrol. debe garantizar una función transparente y eficaz. real y preciso de sus actuaciones. a partir del conocimiento pleno. en procura del cumplimiento de los objetivos de gestión. y en el marco de la Constitución Política y las leyes.

la información.2.1.2.2.1.2. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Establece las bases para que el Control Interno Contable sea una práctica continua que garantice la consecución de sus objetivos. Componentes y Elementos. análisis y divulgación. para de esta manera generar una información que cumpla con el Marco Conceptual y el Modelo Instrumental de la Contabilidad Pública. en el planeamiento y direccionamiento de la acción contable de la entidad. Planes y Programas 1.1. eficaz y económica.1. con el propósito institucional de cumplir el conjunto de leyes y normas que rigen dicha Función. requiere para su implementación la siguiente estructura. así como establecer los correctivos correspondientes. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1. la determinación del riesgo y la evaluación. Desarrollo del Talento Humano 1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1. basada en Subsistemas. Estilo de Dirección 1. cultura ciudadana. Capacidad de integración del autocontrol y la autorregulación para el desarrollo de la Función Contable.1.2. • AUTOGESTIÓN: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los asuntos que le son propios a su función administrativa. el Control Interno Contable como parte del Sistema de Control Interno. Acuerdos. generando de esta manera los resultados que permitan evaluar si los esfuerzos y recursos del ente público están orientados al logro de sus objetivos institucionales y sociales.3. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE En el marco de la legislación vigente. El Subsistema de Control Estratégico está compuesto por: 1.3.1. control. en forma eficiente.2.contable. mediante la comunicación efectiva. Compromisos o Protocolos Éticos 1. con una clara orientación al cumplimiento de los objetivos de gestión. Estructura Organizacional . Modelo de Operación 1. 1. ejecutada con altos niveles de responsabilidad institucional.

Medios de Comunicación 3.1. Políticas de Administración de Riesgos 2.1. Indicadores 2.2.2.2. Comunicación Externa 2.2.1.5. Contexto Estratégico 1. Manual de Operación Contable 2.4.3. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE . Sistemas de Información 2.1.1. programas. Autoevaluación del Control Interno Contable 3. Procesos 2. Autoevaluación de la Gestión Contable 3. El Subsistema de Evaluación a la Gestión está compuesto por: 3.1.2. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL 2.3.3.5.1. procesos. COMPONENTE INFORMACIÓN 2.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.1. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.3.2. Información Secundaria 2.3.3.1. Controles 2.3.4.1.1.1. Información Primaria 2. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN Permite la evaluación continua de los planes.1. Identificación de Riesgos 1.1. Valoración del Riesgo 1. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Su función es permitir el adecuado control sobre el proceso Contable de la entidad.3. Análisis de Riesgos 1.2. Comunicación Interna 2.2.1. Políticas de Operación 2.3.3. teniendo en cuenta las acciones y mecanismos de prevención de riesgos y los indicadores que permiten verificar la obtención de los resultados esperados.3. actividades y registro de las operaciones de la entidad posibilitando la medición de la gestión contable.3. El Subsistema de Control de Gestión está compuesto por: 2.3. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN 3.2.2.

Plan de Mejoramiento del Área Contable y Financiera 3. Planes de Mejoramiento Contable Institucional 3. responsables de las actividades propias del proceso contable. Planes de Mejoramiento Individuales El desarrollo de la anterior estructura se hará de acuerdo con lo previsto en el Artículo 18 de la presente Resolución. CONTADOR GENERAL O QUIEN HAGA SUS VECES DE Son responsables por la implementación del Control Interno Contable asociado a los procesos bajo su responsabilidad.3. según lo dispuesto en el Literal e) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen.1.3. • EL DIRECTOR O JEFE DEL ÁREA FINANCIERA. • SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA CONTABLE Los servidores públicos.3. así como en el Sistema de Información Financiera de la entidad. RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE • REPRESENTANTES LEGALES O MÁXIMO DIRECTIVO CORRESPONDIENTE Son responsables por el establecimiento y puesta en marcha del Control Interno Contable.2. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 3. tienen la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.3.3. Auditoría Interna 3.1. • EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .2.3.2.2. Evaluación del Control Interno Contable 3. dictando las políticas que garanticen su implantación en los términos establecidos en la presente Resolución. SECRETARIO HACIENDA.

al representante legal de la entidad. y en la generación de valor. 5. 6. Así como por el desarrollo de la función de Auditoría Interna con alcance sobre el proceso contable y sus áreas responsables. . Propender por la elaboración y ejecución de los Planes de Mejoramiento en relación con el Control Interno Contable. asociados al proceso contable. controles e indicadores y su contribución a la efectividad del Sistema de Contabilidad Pública.En los términos del Literal d) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen. su interrelación con los demás procesos entre ellos. planes y programas. Diseñar e implementar métodos y procedimientos integrales de evaluación del Control Interno Contable. eficacia y economía de los controles asociados a las fases del proceso contable. en el mejoramiento de las actividades propias del proceso contable. 4. del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Contable Institucional. Medir y evaluar la eficiencia. y en relación con el Sistema de Control Interno Contable. políticas. 9. Adicionalmente a las funciones contempladas en la normatividad vigente. Identificar y diseñar los procesos necesarios para ejecutar las funciones básicas de evaluación independiente y objetiva del Control Interno Contable. a sus responsables. Presentar conclusiones y recomendaciones sobre el estado del Sistema de Control Interno Contable. sobre las medidas que permitan el mejoramiento continuo del Sistema. Asesorar a la Dirección de la entidad. normas. sus actividades. 3. y realizar su seguimiento. informando mediante las actividades de aseguramiento y consulta. Determinar el nivel de cumplimiento de leyes. 8. será responsable como órgano de coordinación y asesoría. Verificar la pertinencia del diseño del proceso contable. Presentar al representante legal de la entidad los informes de evaluación del Control Interno Contable. • LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES Es responsable por evaluar en forma independiente y objetiva el Control Interno Contable. 7. procedimientos. realizará las siguientes: 1. en la gestión del riesgo. en tiempo oportuno. 2. los financieros. la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

los servidores públicos mencionados en el Capítulo Tercero de la presente Resolución. al igual que. complementen o sustituyan. el Decreto 2145 de 1999 y la Resolución 250 de 2003 de la Contaduría General de la Nación. indicadores de gestión y otras herramientas que coadyuven a la medición. los informes de que tratan la Ley 87 de 1993. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES La Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS Serán responsables por la aplicación de las recomendaciones y correctivos. la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. . en la evaluación del proceso contable. utilizará diferentes metodologías y herramientas de evaluación.EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y OBJETIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Es la práctica libre de injerencias al determinar el alcance de la evaluación. evaluación. elaborará y presentará ante las instancias correspondientes y en los plazos indicados. la efectividad de sus controles y el nivel de cumplimiento de los objetivos del Sistema de Contabilidad Pública. o las normas que las modifiquen. recomendación y elaboración de Planes de Mejoramiento del proceso contable. resultantes de las evaluaciones permanentes del Control Interno Contable y de la Auditoría Interna practicadas por la Oficina de Control Interno. así como. las normas de Auditoría Interna Generalmente Aceptadas. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN Para la realización de la evaluación del Control Interno Contable y de la función de Auditoría Interna. la actitud imparcial y neutral. conforme a las características propias de la entidad que permitan evaluar los diferentes subsistemas. componentes y elementos de la estructura del Control Interno Contable. evitando conflicto de intereses. el desempeño de su trabajo y la comunicación de los resultados.

PROCESO CONTABLE PÚBLICO Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones. que afectan la situación. fraudes e insuficiencias. y. Constituye el conjunto de políticas adoptadas por un ente. así como los riesgos y controles asociados a cada una ellas. los hechos y las operaciones financieras. sociales y ambientales. interpreta y comunica la información de carácter contable. económico o social. alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la organización y promover la eficiencia de sus operaciones • DEFINICION PROCESO CONTABLE El proceso contable es un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero. tanto internos como externos. relevancia y comprensibilidad. por consiguiente. verificar la exactitud y confiabilidad del sistema de información financiera. con el objeto de solucionar las situaciones señaladas. La identificación de las diferentes actividades del proceso contable. constituye una acción administrativa de primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad. que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de calidad en la información contable con las características de confiabilidad. . económicas. la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. para ello se debe evaluar los riesgos que se evidencian en cada etapa o actividad y como consecuencia de lo anterior se deben implementar CONTROLES asociados a dicho proceso las cuales son todas las medidas implementadas por el ente público. Entendiendo como RIESGOS las diferentes eventualidades que pueden suceder dentro de todo proceso. para salvaguardar sus recursos contra desperdicios. son Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos contables de una entidad. Es así como en el contable existe situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y se asocian a cada actividad desarrollada dentro de este. analiza. hasta el momento en que se obtiene. Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos. obtener estados contables e informes razonables.

así como en las respectivas políticas que conduzcan a su administración efectiva. Depuración contable permanente y sostenible. los siguientes aspectos específicos en cada una de las actividades del proceso contable. . Por lo anterior. Elaboración de estados. 6. 14. 8. Manuales de políticas contables. 18. Conciliaciones de información. 15. establecer los controles que solucionen o minimicen los problemas identificados. 2. 4. Con base en estas generalidades. Libros de contabilidad. Comité técnico de sostenibilidad contable. Soportes documentales. Para estos efectos. 11.La existencia y efectividad de los controles para el proceso contable y el sistema de contabilidad pública. Estructura del área contable y gestión por procesos. Responsabilidad de los contadores que agregan información. informes y reportes. Eficiencia de los sistemas de información. debe considerar. Cierre contable. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1. Actualización de valores. y de conformidad con el modelo estándar de control interno reglamentado mediante el Decreto 1599 de 2005. enseguida se definen cada una de las actividades y se señalan posteriormente. Análisis interpretación y comunicación de la información. como mínimo. Registro de la totalidad de las operaciones. 16. 13. derechos y obligaciones. 17. 5. Actualización permanente y continuada. para luego. con base en éstas. 3. 12. se deberán identificar específicamente las situaciones a que se encuentran sometidas. 9. Individualización de bienes. las diferentes situaciones que comprometen la razonabilidad y los controles que le corresponden. procedimientos y funciones. 7. las entidades públicas deberán realizar un estudio que se concrete en la valoración de los riesgos. de conformidad con la complejidad de las entidades. 10. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. en términos generales. Reconocimiento de cuentas valuativas. y de acuerdo con las particularidades de los diferentes sistemas contables derivados de la naturaleza misma de las entidades públicas.

19. . Coordinación entre las diferentes dependencias: . ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE .Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional.Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable.

para que sean canalizados en el proceso contable. para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados. financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público.CONTROLES EN EL PROCESO CONTABLE ACTIVIDA D CONTROLES IDENTIFICACIÓ N • Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos. manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos. sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones. ACTIVIDAD CONTROLES CLASIFICACIÓ N . Carencia o falta de idoneidad del documento soporte. • Elaborar planes de trabajo. la autorización de los soportes por funcionarios competentes. e implementar procedimientos específicos. en forma oportuna. • Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos. que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable.

•Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración. que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTES CONTROLES • Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad. • Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente público. revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias. •Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios. y conciliación de saldos con los registros contables. Tesorería. especialmente los relacionados con depreciaciones. examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información. para revelar razonablemente la información contable. ACTIVIDAD CONTROLES . • Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios. organización y archivo de los soportes documentales. Contabilidad. entre otros. entre las áreas de Presupuesto. existencia. provisiones y amortizaciones. y demás áreas de la entidad.•Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones. • Comprobar la idoneidad. debidamente registrados según lo establece el Plan General de Contabilidad Pública.

ACTIVIDADES ANÁLISIS. ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE En la determinación estructural de los procesos financieros y contables se debe tener en cuenta las actividades propias de la oficina de contabilidad las cuales tienen un orden lógico y secuencial así: . •Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias de la entidad. •Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la entidad. • Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes.ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES CONTABLES •Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pública. soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros. la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios. de tal manera que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTROLES • Verificar que la información contable suministrada a la administración esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación. económica y social de la entidad pública. •Exponer. a la Contaduría General de la Nación. vigilancia y control. a efectos de realizar los análisis que correspondan. en lugar visible. y a los organismos de inspección. resultados y tendencias. • Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada. útiles para mostrar la realidad financiera. para informar adecuadamente sobre la situación.

g. b. b. en forma oportuna c.1. • RIESGOS En esta actividad se pueden detectar los siguientes riesgos que son inherentes dentro del proceso: a. Elaborar planes de trabajo. Hechos realizados que no han sido canalizados pro el proceso contable. e implementar procedimientos específicos. manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos. financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público. la autorización de los soportes por funcionarios competentes. para que sean canalizados en el proceso contable. Incapacidad de asociar el hecho económico realizado con las normas contenidas en el PGCP. c. d. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos económicos sean de conocimiento y reconocidos por la oficina de contaduría para su clasificación y registro oportuno. por lo tanto debe ser objeto de contabilización. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados. e. Adoptar políticas relacionadas con la incorporación de los bienes muebles e inmuebles al patrimonio de la entidad incluyendo su legalización y valoración actualizada. • CONTROLES En esta actividad se deben adoptar los siguientes controles: a. que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable. IDENTIFICACION: Etapa donde se determina la ocurrencia de los hechos o transacciones que afectan la estructura financiera. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte Descripción inadecuada del hecho en el documento fuente Desconocimiento de las normas que rigen la administración pública Interpretación inadecuada del hecho económico realizado. sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos. . f. económica y social. Hecho económico no considerado en el PGCP y no definido en la doctrina contable pública. d.

Implementar el sistema de capacitación que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad. financieros y sociales realizados. d. pagaduría y demás áreas de la entidad involucradas dentro del proceso contable. por falta de coherencia y sistematicidad. para una adecuada identificación de los hechos económicos. CLASIFICACION En esta etapa se determina las características de la operación que realiza el Corporación. principalmente las relacionadas con el pasivo laboral. las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y cuotas partes pensiónales. entre las áreas de presupuesto. b. 2. de acuerdo a su naturaleza. económico y social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. Verificar la incorporación de las obligaciones de la entidad. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero. Falta de claridad de las descripciones y dinámicas. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de Inventarios. examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de información. contabilidad. f. Utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos diferentes al realizado. y conciliación de saldos con los registros contables. a. b. revisión y depuración oportuna de conciliaciones bancarias. • RIESGOS a. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración.e. que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o ahorros. Incapacidad para asociar el hecho realizado con el CGC. Asociación inadecuada entre el marco conceptual y el CGC. para el hecho realizado. • CONTROLES En esta etapa se debe implementar las siguientes políticas: Se debe establecer la existencia de conciliaciones de saldos del disponible e inversiones. Cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado c. . e. y se determina la ubicación dentro del catalogo general de cuentas. c.

Hechos ocurridos sin registro contable. existencia organización y archivo de los soportes documentales. f. c. e. Pagaduría. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de rentas. previo a la revelación en los estados contables. b.d. Hacer revisiones periódicas sobre la consistencia de saldos que revelan las diferentes cuentas. cuentas por cobrar. debidamente registrados según los establece el plan general de contabilidad pública. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del sistema integrado de información financiera. b. el proceso adelantado por el área contable de la entidad. para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad. Corresponde también a la verificación de la información producida en cada dependencia involucrada en el proceso contable. Almacén y Contabilidad. Imputación en una cuenta o código diferentes. REGISTRO Y AJUSTES Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros los cuales se realizan directamente en el software de contabilidad que actualmente se esta utilizando en el cual se consolida la información de Presupuesto. Ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad. para determinar su adecuada clasificación contable. f. Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones realizadas por la entidad. Evaluar. Comprobar la idoneidad. g. 3. • CONTROLES a. c. Mal calculo de los ajustes relacionados con las cuentas valuativas o no transaccionales. Comprobar la existencia de los libros de contabilidad. Registro contable incompleto. . y demás activos. de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable. para determinar las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones. d. • RIESGOS a. para verificar su consistencia y confiabilidad. de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación. e. que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación.

Información de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad. amortizaciones y provisiones entre otros. las que se realiza para cada trimestre que se reporta a la Contaduría General de la Nación las cuales son de carácter general y especifica. c. 4. e. de acuerdo con las normas técnicas previstas en el plan general de contabilidad pública puesto en vigencia a partir del 1° de enero de 2007 mediante resolución 555 de 2006 emanada por la CGN. expresado en el diseño y entrega oportuna de estados e informes contables. a. En esta actividad se determina su estructura.d. e. Generación y presentación inoportuna de los estados contables al alcalde y demás usuarios. Revelación de informes que no corresponden a los registros realizados. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes y demás documentos soporte. especialmente los relacionados con depreciaciones. deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a través de las notas a los estados contables. y las políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente público en particular. • CONTROLES . para revelar razonablemente la información contable. clasificación de partidas según su disponibilidad y exigibilidad. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los estados contables e informes producidos. f. Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y calculo de los ajustes que sean necesarios. de acuerdo con sus necesidades. los cuales deben contener la discriminación básica adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. ELABORACION. Así mismo. d. Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la información. REVELACION CONTABLES Y DEMAS INFORMES Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS Es el resultado del proceso contable. • RIESGOS Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad. Igualmente para una mejor interpretación y compresión de la información. deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación. No generación de estados contables. b.

resultado y tendencia de las entidades públicas. . Que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. c. Para el análisis e interpretación de la información. será fundamental el cálculo de indicadores que revelen situaciones y tendencias para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público. b. Comprobar que la información contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que la reglamentan dichos requerimientos. vigilancia y control. económica y social. Revelación inconsistente de cuentas según los cuadres algebraicos reconocidos técnicamente. vigilancia y control. No revelación de cuentas a la comunidad. a. d. Rendición incompleta de información contable. 5. f. b. desde las perspectivas financiera. Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables. INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION: Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios. d. h. ANALISIS. c. Inadecuada comunicación del mensaje contable. a la Contaduría General de la Nación y a los organismos de inspección. Exponer en lugar visible la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios. Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde a la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el plan general de contabilidad pública. Análisis e interpretación indebida de la información. de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la Corporación. Diseño inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la Corporación. de tal manera.a. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias del Corporación. g. • RIESGOS: Rendición inoportuna de cuentas a la CGN y a organismos de inspección. con el propósito de concluir sobre la situación. e. e.

Verificar que la información contable suministrada a la administración este acompañada de un adecuado análisis e interpretación. económica y social del Corporación. soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros. Preparación de información solo para efectos de rendir cuentas a la CGN y a organismos de inspección. Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada. No se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras reflejada en los estados financieros. medidas como el establecimiento de líneas claras de responsabilidad y de procedimientos de rutina para procesar cada tipo de transacción CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE . dispositivos. CONCLUSIONES El Control Interno Contable es importante ya que constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables. útiles para mostrar la realidad financiera. a efectos de realizar los análisis que correspondan. Para que un Sistema de Control Interno funcione se deben diseñar métodos y procedimientos administrativos y contables que garanticen su efectividad y eficiencia así como. c. sino que también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables. para informar adecuadamente sobre la situación. b. Esta orientado a prevenir o detectar irregularidades.i. resultados y tendencias. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes. vigilancia y control. • CONTROLES a.

que se extiendan por toda la organización y a todos los niveles de mando. y una segregación de funciones que abarque tanto a personas como a departamentos. etc Que se calculen y verifiquen los importes monetarios correspondientes a los costos. Que la contabilización o registro original sea revisado por una persona diferente a quien efectuó el registro Que los saldos de las cuentas se calculen correctamente y se confirmen ocasionalmente por medio de conteo físico y confirmación de terceros. ingresos y gastos mediante el control de las operaciones a través del registro. • • MEDIDAS DE PROTECCIÓN QUE DEBEN INTERNO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD • PROPORCIONAR EL CONTROL Que se contabilicen todas las operaciones en la forma correcta en los libros de contabilidad. cuentas control. pasivos. evitando que una sola persona maneje una operación de principio a fin. Debe contener un sistema de autorización que contemple acción sobre activos.• Debe comprender un plan de organización flexible. Que los activos estén bajo la custodia de personas Responsables y que exista un estricto control físico contra robos. precios de compra. Prácticas sanas estableciendo una distribución de obligaciones y responsabilidades. descuentos. Que todas las operaciones a efectuarse tengan la aprobación de personas autorizadas. simple donde se defina claramente líneas de autoridad y de responsabilidad. Que las operaciones sean realizadas por las personas autorizadas. • • • • • • • • . etc. Que se establezcan los controles necesarios a objeto de mantener la exactitud matemática consistentemente: mediante columnas especiales.

Que todas las operaciones se registren correctamente tanto en los comprobantes. facturas.• Que la o las personas encargadas de los activos sean independientes de las personas que ejercen la custodia y el control físico. como en los libros de contabilidad en la cuenta y en la cantidad correcta. • • . Que todas las transferencias de activos a terceros y su contabilización se efectúe con la aprobación de las personas autorizadas.

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