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Control Interno Contable

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INTRODUCCION

EL CONTROL INTERNO CONTABLE es un proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Por otra parte, se puede considerar que el control interno contable es la aplicación que se hace en las entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. La Ley 87 de 1993, define al Control Interno, como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las Constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.

Control Interno Contable

CONCEPTO Aplicación que se hace en las Entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, los procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. Es el proceso que bajo la responsabilidad del Representante Legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Auditoría Interna Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones institucionales; compele a los entes públicos a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. La Auditoría Interna como actividad independiente implica que ésta debe estar libre de injerencias, al determinar el alcance y desempeño de su trabajo y comunicar sus resultados. La objetividad en el ejercicio de la Auditoría Interna debe entenderse como la actitud imparcial y neutral, y evitar conflicto de intereses. Evaluación del Control Interno Contable Es la medición y evaluación al Sistema de Control Interno en el proceso contable de una entidad u organismo, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable y financiera, que realiza el jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

la oficina de Control Interno procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Honorable Cámara de Representantes. que determina que las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces debe verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido. efectuadas. analizar. técnicas y procedimentales que se establecen en el PGCP. Con base en lo establecido y en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993. adelantado por los responsables de la información contable. sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta. con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales. valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable. . que son propios del proceso contable y que se elaboran con el objetivo de instrumentalizar la estrategia teórica del Sistema. reconocen y revelan los hechos económicos.Administración de Riesgos Proceso diseñado para identificar. Riesgo de Índole Contable Es la probabilidad de que los hechos financieros. financieros y sociales. económica y social. las cuales atendiendo las normas técnicas. bienes. literal 10 y 12 Ley 87 de 1993. veraz y oportuna de manera tal que permita preparar informes operativos. Está conformado por el Catálogo General de Cuentas. administrativos y financieros como se establecen los Artículos 3. habiendo sido incluidos. en la Entidades y Organismos públicos está asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable. dentro de las cuales se debe llevar a cabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos. no cumplan con las normas conceptuales. el Manual de Procedimientos. NORMATIVIDAD El Control Interno Contable. que garantizan. valuación y registro. que la información financiera. económicos y sociales no se incluyan en el proceso contable o. Este proceso incluye las fases de identificación. MODELO INSTRUMENTAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA. cumpla con los requisitos a que se refiere el capítulo 5º del Plan General de Contabilidad Pública revelando sin ambigüedades la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones. clasificación. Descripciones y Dinámicas y.

c. Comprenden los de Confiabilidad y Utilidad Social. adoptado mediante el Decreto 1599 de mayo 20 de 2005. Objetivos: Constituyen los resultados esperados del SNCP.SNCP y permiten definir su estructura y Orientación. quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará esta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios. se crea la Contaduría General de la Nación. los cuales pueden clasificarse atendiendo los fines que persiguen los usuarios de acuerdo con criterios de gestión. control. MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA Está conformado por los postulados. características. cultura. requisitos. Universal. Resolución Número 048 de 2004 (10 de Febrero):“Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable” MECI Y CONTROL INTERNO CONTABLE El control interno contable debe implementarse y evaluarse en el marco del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Características de la Información: El ser Racional. funcionario de la rama ejecutiva. principios y normas técnicas. b. constituyen atributos inherentes al producto proveniente del SNCP. cuya competencia se atribuye a la Contraloría. excepto lo referente a la ejecución del Presupuesto. Postulados: Constituyen los supuestos básicos que soportan el Sistema Nacional de Contabilidad Pública . análisis y divulgación.Artículo 354 de la Constitución Política: Habrá un Contador General. objetivos. usuarios. a. cualquiera que sea el orden al que pertenezcan. . Ley 298 de 1996: por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política. otorgándole la identidad y especificidad que permite diferenciarla de otra clase de información. Medible y Comparable.

OBJETIVOS GENERALES.d. al momento en el cual se realiza el registro contable. verificabilidad y comprensibilidad. a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos. consistencia. transformación. f. transferencia. 3 y 4 de la Ley 87 de 1993. En consecuencia. el Sistema de Control Interno Contable. Requisitos de la Información: La oportunidad. entre otros aspectos. a la continuidad del ente público. relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. cualquier cambio producido por los hechos económicos. el Artículo 4 de la Ley 298 de 1996 y demás normas que la modifiquen o complementen. Normas Técnicas: Comprenden el conjunto de parámetros y criterios que precisan y delimitan el proceso contable. e. costos y gastos. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE • Orientar a los responsables de la información financiera. objetividad. . corresponden a las condiciones mínimas que debe reunir la información que produce la contabilidad pública. elementos y características establecidas en los Artículos 2. Los objetivos que persigue el Sistema de Control Interno Contable son estratégicos. extinción y. a la esencia de las transacciones. toma como fundamento legal los objetivos generales. social y ambiental en las entidades públicas. Principios: Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de la información en función de los objetivos del SNCP. operativos y de cumplimiento. relevancia. financieros y sociales. intercambio. están orientadas a reflejar exhaustivamente la creación. los principios hacen referencia. y a la correlación entre ingresos. económica. a la forma en que deben revelarse los hechos. en general. mediante procedimientos de Control Interno Contable para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de información con las características de confiabilidad. ELEMENTOS Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Para su desarrollo.

De Custodia: Se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los activos. definiendo sus objetivos bajo los principios de economía. logrando así los objetivos de información financiera. esto es la custodia de los activos para asegurar el uso no autorizado. Administrar los riesgos contables de la entidad. De Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. Identificar el proceso Contable. dentro del Flujo de Procesos de la Entidad. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL CONTROL INTERNO • • • • • De Autorización: Deben establecerse límites al inicio. 2. 3. De Exactitud: Establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. celeridad y publicidad. a fin de preservar la confiabilidad y utilidad de la información como producto del proceso contable. identificándolos y evaluándolos. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1. eficacia. • Fomentar la eficiencia operacional. en forma consensuada y con la participación de todos los servidores públicos del Área Contable. • Estimular el cumplimiento de las políticas.• Proteger los activos. económica y social previstos por la entidad. De Integridad: Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo en el cual ocurran. así como la disposición ilegal de los mismos. Establecer compromisos o protocolos éticos que orientan el accionar administrativo de la entidad. continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. • Asegurar registros contables correctos y exactos: Esto es captura y procesamiento de datos en forma completa y exacta. eficiencia. OBJETIVOS OPERATIVOS .

análisis y divulgación. 2. 3. disposiciones de orden constitucional. cultura ciudadana y análisis. Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y externa. por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el Área Contable. buscando con ello establecer un ambiente de sostenibilidad del proceso contable. Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes usuarios. 5. y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados. Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la información contable. . el diseño del proceso contable. legal y reglamentaria que le son propias. 4. 4. OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO 1. control. de la información contable. Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la Función Contable. Garantizar la generación y divulgación de información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión. garantizando con ello acciones recurrentes de mejoramiento. sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable.1. control. de acuerdo con sus objetivos de gestión. Garantizar la realización de evaluaciones independientes al Control Interno Contable en forma oportuna y eficaz por la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes 2. 3. cultura ciudadana.

dificultando el alcance de los resultados óptimos. En consecuencia. PRINCIPIO DE ECONOMIA: Busca orientar la entidad hacia políticas de sana austeridad y mesura en el gasto. En consecuencia el Control Interno debe velar porque las actividades sean orientadas al interés general. a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos. innecesarias que entorpezcan los procesos. evitándose todo acto tendiente a la corrupción. esperando llegar a un equilibrio ideal para la institución. el despilfarro. en las acciones que emprende para el logro de los objetivos planeados. a la continuidad del ente público. a la forma en que deben revelarse los hechos. PRINCIPIO DE EFICIENCIA: Hace referencia al mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles por parte del estado.PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de información en función de los objetivos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. La . PRINCIPIO DE CELERIDAD: Se debe evitar acciones lentas. y a la correlación entre ingresos. la irresponsabilidad y la negligencia en la actuación de los funcionarios. la deshonestidad. costos y gastos. Estos principios son: • • • • • • • • IGUALDAD MORALIDAD EFICIENCIA ECONOMIA CELERIDAD IMPARCIALIDAD PUBLICIDAD VALORACION DE LOS COSTOS AMBIENTALES PRINCIPIO DE IGUALDAD: La administración pública debe en principios constitucionales de libertad e igualdad de todas las personas ante la ley. sin privilegiar a grupos especiales. al momento en el cual se realiza el registro contable. a la esencia de las transacciones. los principios hacen referencia. la malversación. PRINCIPIO DE MORALIDAD: Las actuaciones de la administración pública deben actuar dentro de las claras normas de ética que garantice la pulcritud y transparencia de la administración.

y en el marco de la Constitución Política y las leyes. para que pueda evaluar la calidad de gestión de sus gobernantes. tareas y actuaciones. de análisis. en procura del cumplimiento de los objetivos de gestión. procedimientos y tareas bajo su responsabilidad. cualquiera que sea su nivel. alejando los criterios de discriminación o desigualdad de oportunidades frente al estado. garantizando que la comunidad pueda disfrutar de un ambiente sano. actividades. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE El Sistema de Control Interno Contable de la entidad pública se fundamenta en Autocontrol. validado en el hecho de que éste es una actividad inherente a los seres humanos que aplicado al servicio público y a los procesos. permite establecer reglas propias orientadas hacia una acción financiera y . Habilidad y competencia de cada funcionario relacionado directa o indirectamente con el Sistema de Contabilidad Pública. Autorregulación y Autogestión: • AUTOCONTROL: Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades. proteger el medio ambiente y los recursos naturales. • AUTORREGULACIÓN: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función administrativa. divulgación y de cultura ciudadana que en materia de Contabilidad Pública buscan las entidades del Estado. decisiones. PRICIPIO DE PUBLICIDAD: Los propósitos y resultado de la administración deben ser comunicados a la comunidad. de asumir como propio el control. Capacidad institucional que en ejercicio de la autonomía administrativa y financiera. real y preciso de sus actuaciones. acciones. a partir del conocimiento pleno. oportuno. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD: La administración pública debe poseer mecanismos para que las diferentes actividades se realicen imparcialmente.administración pública debe realizar sus actividades con agilidad y debe tener capacidad de respuesta oportuna a las necesidades. debe garantizar una función transparente y eficaz. PRINCIPIO DE COSTOS AMBIENTALES: Es obligación del estado.

2.3. Compromisos o Protocolos Éticos 1.2. análisis y divulgación. Estilo de Dirección 1. Desarrollo del Talento Humano 1. requiere para su implementación la siguiente estructura.contable. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1.1. ejecutada con altos niveles de responsabilidad institucional. la determinación del riesgo y la evaluación.3. así como establecer los correctivos correspondientes. el Control Interno Contable como parte del Sistema de Control Interno. para de esta manera generar una información que cumpla con el Marco Conceptual y el Modelo Instrumental de la Contabilidad Pública.1. Componentes y Elementos. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE En el marco de la legislación vigente. eficaz y económica. con el propósito institucional de cumplir el conjunto de leyes y normas que rigen dicha Función. 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Establece las bases para que el Control Interno Contable sea una práctica continua que garantice la consecución de sus objetivos. cultura ciudadana. basada en Subsistemas. control.1.1. mediante la comunicación efectiva. en forma eficiente. Estructura Organizacional . Modelo de Operación 1. con una clara orientación al cumplimiento de los objetivos de gestión.1. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2. Planes y Programas 1. en el planeamiento y direccionamiento de la acción contable de la entidad. Acuerdos. El Subsistema de Control Estratégico está compuesto por: 1. la información.2. • AUTOGESTIÓN: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los asuntos que le son propios a su función administrativa.2.1.2. generando de esta manera los resultados que permitan evaluar si los esfuerzos y recursos del ente público están orientados al logro de sus objetivos institucionales y sociales. Capacidad de integración del autocontrol y la autorregulación para el desarrollo de la Función Contable.

2. procesos. Valoración del Riesgo 1. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Su función es permitir el adecuado control sobre el proceso Contable de la entidad.2. El Subsistema de Evaluación a la Gestión está compuesto por: 3. Medios de Comunicación 3.3.3. Políticas de Administración de Riesgos 2.3.1. Sistemas de Información 2.1.2.1.2. Contexto Estratégico 1.2.2.1. Identificación de Riesgos 1.2.3.1. teniendo en cuenta las acciones y mecanismos de prevención de riesgos y los indicadores que permiten verificar la obtención de los resultados esperados.5. COMPONENTE INFORMACIÓN 2.3.1. Análisis de Riesgos 1.3.3. El Subsistema de Control de Gestión está compuesto por: 2.3.1.1. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN Permite la evaluación continua de los planes.3.2.4. actividades y registro de las operaciones de la entidad posibilitando la medición de la gestión contable. Controles 2.1.5.1. Autoevaluación del Control Interno Contable 3. Información Primaria 2. Autoevaluación de la Gestión Contable 3. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN 3. Indicadores 2. Información Secundaria 2.4.1.1.2.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL 2.2.1.1.3. Procesos 2. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA 2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE .3. programas. Políticas de Operación 2.3.3.1. Manual de Operación Contable 2. Comunicación Interna 2. Comunicación Externa 2.

2. tienen la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 3. Plan de Mejoramiento del Área Contable y Financiera 3. Planes de Mejoramiento Contable Institucional 3. responsables de las actividades propias del proceso contable.3.3. CONTADOR GENERAL O QUIEN HAGA SUS VECES DE Son responsables por la implementación del Control Interno Contable asociado a los procesos bajo su responsabilidad.1.3. dictando las políticas que garanticen su implantación en los términos establecidos en la presente Resolución. RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE • REPRESENTANTES LEGALES O MÁXIMO DIRECTIVO CORRESPONDIENTE Son responsables por el establecimiento y puesta en marcha del Control Interno Contable. • EL DIRECTOR O JEFE DEL ÁREA FINANCIERA. • EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO . Auditoría Interna 3.2. según lo dispuesto en el Literal e) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen.2.3. • SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA CONTABLE Los servidores públicos.1. así como en el Sistema de Información Financiera de la entidad.2.3.3. Planes de Mejoramiento Individuales El desarrollo de la anterior estructura se hará de acuerdo con lo previsto en el Artículo 18 de la presente Resolución. SECRETARIO HACIENDA. Evaluación del Control Interno Contable 3.

será responsable como órgano de coordinación y asesoría. 4. 9. los financieros. en tiempo oportuno. asociados al proceso contable. en el mejoramiento de las actividades propias del proceso contable. al representante legal de la entidad. en la gestión del riesgo. 8. Diseñar e implementar métodos y procedimientos integrales de evaluación del Control Interno Contable. . sobre las medidas que permitan el mejoramiento continuo del Sistema. Asesorar a la Dirección de la entidad. Medir y evaluar la eficiencia. y en la generación de valor. Así como por el desarrollo de la función de Auditoría Interna con alcance sobre el proceso contable y sus áreas responsables. informando mediante las actividades de aseguramiento y consulta. 3. procedimientos. sus actividades. 5. Adicionalmente a las funciones contempladas en la normatividad vigente. la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 7. del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Contable Institucional. normas. Verificar la pertinencia del diseño del proceso contable. Presentar al representante legal de la entidad los informes de evaluación del Control Interno Contable. Determinar el nivel de cumplimiento de leyes. a sus responsables. planes y programas. eficacia y economía de los controles asociados a las fases del proceso contable. 2. y en relación con el Sistema de Control Interno Contable. y realizar su seguimiento. realizará las siguientes: 1. Identificar y diseñar los procesos necesarios para ejecutar las funciones básicas de evaluación independiente y objetiva del Control Interno Contable. políticas. Presentar conclusiones y recomendaciones sobre el estado del Sistema de Control Interno Contable. • LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES Es responsable por evaluar en forma independiente y objetiva el Control Interno Contable. controles e indicadores y su contribución a la efectividad del Sistema de Contabilidad Pública. su interrelación con los demás procesos entre ellos. 6. Propender por la elaboración y ejecución de los Planes de Mejoramiento en relación con el Control Interno Contable.En los términos del Literal d) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen.

los informes de que tratan la Ley 87 de 1993. conforme a las características propias de la entidad que permitan evaluar los diferentes subsistemas. utilizará diferentes metodologías y herramientas de evaluación. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES La Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. así como. elaborará y presentará ante las instancias correspondientes y en los plazos indicados. el Decreto 2145 de 1999 y la Resolución 250 de 2003 de la Contaduría General de la Nación. componentes y elementos de la estructura del Control Interno Contable. recomendación y elaboración de Planes de Mejoramiento del proceso contable. evaluación. o las normas que las modifiquen. las normas de Auditoría Interna Generalmente Aceptadas. al igual que. APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS Serán responsables por la aplicación de las recomendaciones y correctivos. los servidores públicos mencionados en el Capítulo Tercero de la presente Resolución. en la evaluación del proceso contable. el desempeño de su trabajo y la comunicación de los resultados. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN Para la realización de la evaluación del Control Interno Contable y de la función de Auditoría Interna. evitando conflicto de intereses. . la actitud imparcial y neutral. la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. indicadores de gestión y otras herramientas que coadyuven a la medición.EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y OBJETIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Es la práctica libre de injerencias al determinar el alcance de la evaluación. complementen o sustituyan. la efectividad de sus controles y el nivel de cumplimiento de los objetivos del Sistema de Contabilidad Pública. resultantes de las evaluaciones permanentes del Control Interno Contable y de la Auditoría Interna practicadas por la Oficina de Control Interno.

relevancia y comprensibilidad. obtener estados contables e informes razonables. la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Constituye el conjunto de políticas adoptadas por un ente. analiza. así como los riesgos y controles asociados a cada una ellas. Es así como en el contable existe situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y se asocian a cada actividad desarrollada dentro de este. para salvaguardar sus recursos contra desperdicios. La identificación de las diferentes actividades del proceso contable. que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de calidad en la información contable con las características de confiabilidad. sociales y ambientales. constituye una acción administrativa de primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad. hasta el momento en que se obtiene. interpreta y comunica la información de carácter contable. fraudes e insuficiencias. los hechos y las operaciones financieras. tanto internos como externos. que afectan la situación. con el objeto de solucionar las situaciones señaladas. por consiguiente. Entendiendo como RIESGOS las diferentes eventualidades que pueden suceder dentro de todo proceso.PROCESO CONTABLE PÚBLICO Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones. son Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos contables de una entidad. económico o social. para ello se debe evaluar los riesgos que se evidencian en cada etapa o actividad y como consecuencia de lo anterior se deben implementar CONTROLES asociados a dicho proceso las cuales son todas las medidas implementadas por el ente público. económicas. alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la organización y promover la eficiencia de sus operaciones • DEFINICION PROCESO CONTABLE El proceso contable es un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero. verificar la exactitud y confiabilidad del sistema de información financiera. Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos. . y.

Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. así como en las respectivas políticas que conduzcan a su administración efectiva. 6. para luego. los siguientes aspectos específicos en cada una de las actividades del proceso contable. y de acuerdo con las particularidades de los diferentes sistemas contables derivados de la naturaleza misma de las entidades públicas. 10. 13. Libros de contabilidad. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1. y de conformidad con el modelo estándar de control interno reglamentado mediante el Decreto 1599 de 2005. Conciliaciones de información. Comité técnico de sostenibilidad contable. las entidades públicas deberán realizar un estudio que se concrete en la valoración de los riesgos. como mínimo. 14. 8. Soportes documentales. se deberán identificar específicamente las situaciones a que se encuentran sometidas. establecer los controles que solucionen o minimicen los problemas identificados. 16. Estructura del área contable y gestión por procesos. Actualización de valores. 11. 7. con base en éstas. Cierre contable.La existencia y efectividad de los controles para el proceso contable y el sistema de contabilidad pública. Actualización permanente y continuada. 4. . de conformidad con la complejidad de las entidades. informes y reportes. 3. 9. Manuales de políticas contables. 18. Reconocimiento de cuentas valuativas. procedimientos y funciones. 12. Para estos efectos. enseguida se definen cada una de las actividades y se señalan posteriormente. las diferentes situaciones que comprometen la razonabilidad y los controles que le corresponden. debe considerar. 17. Depuración contable permanente y sostenible. Con base en estas generalidades. Eficiencia de los sistemas de información. Por lo anterior. 5. Análisis interpretación y comunicación de la información. derechos y obligaciones. Elaboración de estados. Individualización de bienes. en términos generales. 2. Responsabilidad de los contadores que agregan información. 15. Registro de la totalidad de las operaciones.

.19. Coordinación entre las diferentes dependencias: . ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE .Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional.Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable.

ACTIVIDAD CONTROLES CLASIFICACIÓ N . la autorización de los soportes por funcionarios competentes. e implementar procedimientos específicos. • Elaborar planes de trabajo. para que sean canalizados en el proceso contable. sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones. • Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos. financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte. para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados. manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos. que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable.CONTROLES EN EL PROCESO CONTABLE ACTIVIDA D CONTROLES IDENTIFICACIÓ N • Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos. en forma oportuna.

ACTIVIDAD CONTROLES . debidamente registrados según lo establece el Plan General de Contabilidad Pública. •Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración. entre las áreas de Presupuesto. organización y archivo de los soportes documentales.•Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones. para revelar razonablemente la información contable. existencia. • Comprobar la idoneidad. entre otros. Contabilidad. provisiones y amortizaciones. • Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente público. y demás áreas de la entidad. especialmente los relacionados con depreciaciones. revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias. examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información. • Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios. •Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios. Tesorería. que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTES CONTROLES • Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad. y conciliación de saldos con los registros contables.

•Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la entidad. •Exponer. • Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada. ACTIVIDADES ANÁLISIS. útiles para mostrar la realidad financiera. y a los organismos de inspección. ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE En la determinación estructural de los procesos financieros y contables se debe tener en cuenta las actividades propias de la oficina de contabilidad las cuales tienen un orden lógico y secuencial así: . la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios. económica y social de la entidad pública. resultados y tendencias. INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTROLES • Verificar que la información contable suministrada a la administración esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación. •Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias de la entidad. de tal manera que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. en lugar visible. a efectos de realizar los análisis que correspondan. a la Contaduría General de la Nación. para informar adecuadamente sobre la situación. vigilancia y control. soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros.ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES CONTABLES •Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pública. • Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes.

f. manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos. c. la autorización de los soportes por funcionarios competentes. sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos económicos sean de conocimiento y reconocidos por la oficina de contaduría para su clasificación y registro oportuno. Incapacidad de asociar el hecho económico realizado con las normas contenidas en el PGCP. Hechos realizados que no han sido canalizados pro el proceso contable. . en forma oportuna c. e. que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte Descripción inadecuada del hecho en el documento fuente Desconocimiento de las normas que rigen la administración pública Interpretación inadecuada del hecho económico realizado. g. b. Hecho económico no considerado en el PGCP y no definido en la doctrina contable pública. económica y social. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos. Adoptar políticas relacionadas con la incorporación de los bienes muebles e inmuebles al patrimonio de la entidad incluyendo su legalización y valoración actualizada. • CONTROLES En esta actividad se deben adoptar los siguientes controles: a. financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público. IDENTIFICACION: Etapa donde se determina la ocurrencia de los hechos o transacciones que afectan la estructura financiera. b. • RIESGOS En esta actividad se pueden detectar los siguientes riesgos que son inherentes dentro del proceso: a. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados. por lo tanto debe ser objeto de contabilización. d. e implementar procedimientos específicos. Elaborar planes de trabajo.1. d. para que sean canalizados en el proceso contable.

económico y social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. • RIESGOS a. principalmente las relacionadas con el pasivo laboral. CLASIFICACION En esta etapa se determina las características de la operación que realiza el Corporación. Falta de claridad de las descripciones y dinámicas. Incapacidad para asociar el hecho realizado con el CGC. e. contabilidad. . Asociación inadecuada entre el marco conceptual y el CGC. d. examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de información. de acuerdo a su naturaleza. c. f. • CONTROLES En esta etapa se debe implementar las siguientes políticas: Se debe establecer la existencia de conciliaciones de saldos del disponible e inversiones. revisión y depuración oportuna de conciliaciones bancarias. y se determina la ubicación dentro del catalogo general de cuentas. b. entre las áreas de presupuesto. Verificar la incorporación de las obligaciones de la entidad. para una adecuada identificación de los hechos económicos. b. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración. a. las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y cuotas partes pensiónales. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero. financieros y sociales realizados. por falta de coherencia y sistematicidad. pagaduría y demás áreas de la entidad involucradas dentro del proceso contable. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de Inventarios. Cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado c. y conciliación de saldos con los registros contables. para el hecho realizado. Utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos diferentes al realizado. que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o ahorros.e. Implementar el sistema de capacitación que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad. 2.

para verificar su consistencia y confiabilidad. REGISTRO Y AJUSTES Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros los cuales se realizan directamente en el software de contabilidad que actualmente se esta utilizando en el cual se consolida la información de Presupuesto. Mal calculo de los ajustes relacionados con las cuentas valuativas o no transaccionales. b. de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable. para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades. Pagaduría. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de rentas. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del sistema integrado de información financiera. f. Almacén y Contabilidad. de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación. c. Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones realizadas por la entidad. Comprobar la idoneidad. cuentas por cobrar. existencia organización y archivo de los soportes documentales. Ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad. Corresponde también a la verificación de la información producida en cada dependencia involucrada en el proceso contable. Evaluar.d. Registro contable incompleto. para determinar su adecuada clasificación contable. • RIESGOS a. f. c. Hacer revisiones periódicas sobre la consistencia de saldos que revelan las diferentes cuentas. . Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad. previo a la revelación en los estados contables. el proceso adelantado por el área contable de la entidad. g. Hechos ocurridos sin registro contable. debidamente registrados según los establece el plan general de contabilidad pública. • CONTROLES a. e. b. y demás activos. que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación. e. para determinar las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones. 3. Imputación en una cuenta o código diferentes. d. Comprobar la existencia de los libros de contabilidad.

c. de acuerdo con las normas técnicas previstas en el plan general de contabilidad pública puesto en vigencia a partir del 1° de enero de 2007 mediante resolución 555 de 2006 emanada por la CGN. amortizaciones y provisiones entre otros. clasificación de partidas según su disponibilidad y exigibilidad. deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación. Revelación de informes que no corresponden a los registros realizados. y las políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente público en particular. Información de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad. e. expresado en el diseño y entrega oportuna de estados e informes contables. de acuerdo con sus necesidades. Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y calculo de los ajustes que sean necesarios. e. d. Igualmente para una mejor interpretación y compresión de la información. Generación y presentación inoportuna de los estados contables al alcalde y demás usuarios. b. REVELACION CONTABLES Y DEMAS INFORMES Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS Es el resultado del proceso contable. • CONTROLES . deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a través de las notas a los estados contables. • RIESGOS Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad. En esta actividad se determina su estructura. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes y demás documentos soporte.d. Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la información. las que se realiza para cada trimestre que se reporta a la Contaduría General de la Nación las cuales son de carácter general y especifica. especialmente los relacionados con depreciaciones. 4. para revelar razonablemente la información contable. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los estados contables e informes producidos. ELABORACION. f. Así mismo. los cuales deben contener la discriminación básica adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. a. No generación de estados contables.

a la Contaduría General de la Nación y a los organismos de inspección. Que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. No revelación de cuentas a la comunidad. b. Para el análisis e interpretación de la información. b. Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la Corporación. . Revelación inconsistente de cuentas según los cuadres algebraicos reconocidos técnicamente. Análisis e interpretación indebida de la información. ANALISIS. vigilancia y control. • RIESGOS: Rendición inoportuna de cuentas a la CGN y a organismos de inspección. Diseño inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la Corporación. c. g. económica y social. d. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias del Corporación. a. d. Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde a la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el plan general de contabilidad pública. desde las perspectivas financiera. Rendición incompleta de información contable. con el propósito de concluir sobre la situación. de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. 5. de tal manera. c. será fundamental el cálculo de indicadores que revelen situaciones y tendencias para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público.a. Exponer en lugar visible la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios. resultado y tendencia de las entidades públicas. vigilancia y control. Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables. e. h. Inadecuada comunicación del mensaje contable. INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION: Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios. Comprobar que la información contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que la reglamentan dichos requerimientos. f. e.

soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros. CONCLUSIONES El Control Interno Contable es importante ya que constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable.i. Para que un Sistema de Control Interno funcione se deben diseñar métodos y procedimientos administrativos y contables que garanticen su efectividad y eficiencia así como. sino que también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables. resultados y tendencias. dispositivos. a efectos de realizar los análisis que correspondan. económica y social del Corporación. Verificar que la información contable suministrada a la administración este acompañada de un adecuado análisis e interpretación. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes. vigilancia y control. Esta orientado a prevenir o detectar irregularidades. útiles para mostrar la realidad financiera. c. para informar adecuadamente sobre la situación. Preparación de información solo para efectos de rendir cuentas a la CGN y a organismos de inspección. b. • CONTROLES a. medidas como el establecimiento de líneas claras de responsabilidad y de procedimientos de rutina para procesar cada tipo de transacción CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE . Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada. No se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras reflejada en los estados financieros. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables.

• • • • • • • • .• Debe comprender un plan de organización flexible. Que la contabilización o registro original sea revisado por una persona diferente a quien efectuó el registro Que los saldos de las cuentas se calculen correctamente y se confirmen ocasionalmente por medio de conteo físico y confirmación de terceros. Que se establezcan los controles necesarios a objeto de mantener la exactitud matemática consistentemente: mediante columnas especiales. precios de compra. • • MEDIDAS DE PROTECCIÓN QUE DEBEN INTERNO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD • PROPORCIONAR EL CONTROL Que se contabilicen todas las operaciones en la forma correcta en los libros de contabilidad. Que las operaciones sean realizadas por las personas autorizadas. evitando que una sola persona maneje una operación de principio a fin. Debe contener un sistema de autorización que contemple acción sobre activos. y una segregación de funciones que abarque tanto a personas como a departamentos. que se extiendan por toda la organización y a todos los niveles de mando. etc Que se calculen y verifiquen los importes monetarios correspondientes a los costos. etc. descuentos. Que todas las operaciones a efectuarse tengan la aprobación de personas autorizadas. simple donde se defina claramente líneas de autoridad y de responsabilidad. ingresos y gastos mediante el control de las operaciones a través del registro. Prácticas sanas estableciendo una distribución de obligaciones y responsabilidades. Que los activos estén bajo la custodia de personas Responsables y que exista un estricto control físico contra robos. cuentas control. pasivos.

Que todas las transferencias de activos a terceros y su contabilización se efectúe con la aprobación de las personas autorizadas.• Que la o las personas encargadas de los activos sean independientes de las personas que ejercen la custodia y el control físico. como en los libros de contabilidad en la cuenta y en la cantidad correcta. facturas. • • . Que todas las operaciones se registren correctamente tanto en los comprobantes.

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