Control Interno Contable

INTRODUCCION

EL CONTROL INTERNO CONTABLE es un proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Por otra parte, se puede considerar que el control interno contable es la aplicación que se hace en las entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. La Ley 87 de 1993, define al Control Interno, como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las Constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.

Control Interno Contable

CONCEPTO Aplicación que se hace en las Entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, los procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. Es el proceso que bajo la responsabilidad del Representante Legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Auditoría Interna Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones institucionales; compele a los entes públicos a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. La Auditoría Interna como actividad independiente implica que ésta debe estar libre de injerencias, al determinar el alcance y desempeño de su trabajo y comunicar sus resultados. La objetividad en el ejercicio de la Auditoría Interna debe entenderse como la actitud imparcial y neutral, y evitar conflicto de intereses. Evaluación del Control Interno Contable Es la medición y evaluación al Sistema de Control Interno en el proceso contable de una entidad u organismo, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable y financiera, que realiza el jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

en la Entidades y Organismos públicos está asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable. Descripciones y Dinámicas y. NORMATIVIDAD El Control Interno Contable. que determina que las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces debe verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido. efectuadas. MODELO INSTRUMENTAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA. administrativos y financieros como se establecen los Artículos 3. veraz y oportuna de manera tal que permita preparar informes operativos. habiendo sido incluidos. económicos y sociales no se incluyan en el proceso contable o. bienes. reconocen y revelan los hechos económicos. Está conformado por el Catálogo General de Cuentas. financieros y sociales. técnicas y procedimentales que se establecen en el PGCP. no cumplan con las normas conceptuales. adelantado por los responsables de la información contable. que garantizan. con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales. dentro de las cuales se debe llevar a cabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos. que son propios del proceso contable y que se elaboran con el objetivo de instrumentalizar la estrategia teórica del Sistema. clasificación. literal 10 y 12 Ley 87 de 1993. sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta. el Manual de Procedimientos. valuación y registro. Con base en lo establecido y en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993. económica y social. las cuales atendiendo las normas técnicas. cumpla con los requisitos a que se refiere el capítulo 5º del Plan General de Contabilidad Pública revelando sin ambigüedades la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones. valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable. que la información financiera. Este proceso incluye las fases de identificación. analizar.Administración de Riesgos Proceso diseñado para identificar. la oficina de Control Interno procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Honorable Cámara de Representantes. . Riesgo de Índole Contable Es la probabilidad de que los hechos financieros.

usuarios. los cuales pueden clasificarse atendiendo los fines que persiguen los usuarios de acuerdo con criterios de gestión.SNCP y permiten definir su estructura y Orientación. adoptado mediante el Decreto 1599 de mayo 20 de 2005. . Postulados: Constituyen los supuestos básicos que soportan el Sistema Nacional de Contabilidad Pública . constituyen atributos inherentes al producto proveniente del SNCP. objetivos. Universal. MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA Está conformado por los postulados. como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se dictan otras disposiciones sobre la materia. análisis y divulgación. otorgándole la identidad y especificidad que permite diferenciarla de otra clase de información. Resolución Número 048 de 2004 (10 de Febrero):“Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable” MECI Y CONTROL INTERNO CONTABLE El control interno contable debe implementarse y evaluarse en el marco del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. quien llevará la contabilidad general de la Nación y consolidará esta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios. se crea la Contaduría General de la Nación. requisitos. excepto lo referente a la ejecución del Presupuesto. a. Medible y Comparable. c. Comprenden los de Confiabilidad y Utilidad Social. cualquiera que sea el orden al que pertenezcan. cuya competencia se atribuye a la Contraloría. Objetivos: Constituyen los resultados esperados del SNCP. cultura. Ley 298 de 1996: por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política. principios y normas técnicas.Artículo 354 de la Constitución Política: Habrá un Contador General. control. características. b. Características de la Información: El ser Racional. funcionario de la rama ejecutiva.

e. Principios: Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de la información en función de los objetivos del SNCP. verificabilidad y comprensibilidad. corresponden a las condiciones mínimas que debe reunir la información que produce la contabilidad pública. Requisitos de la Información: La oportunidad. a la continuidad del ente público. . 3 y 4 de la Ley 87 de 1993. financieros y sociales. económica. elementos y características establecidas en los Artículos 2. relevancia y comprensibilidad a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. consistencia. social y ambiental en las entidades públicas. transferencia. costos y gastos. en general. OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE • Orientar a los responsables de la información financiera. En consecuencia.d. entre otros aspectos. a la esencia de las transacciones. a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos. cualquier cambio producido por los hechos económicos. mediante procedimientos de Control Interno Contable para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de información con las características de confiabilidad. los principios hacen referencia. a la forma en que deben revelarse los hechos. OBJETIVOS GENERALES. toma como fundamento legal los objetivos generales. operativos y de cumplimiento. relevancia. Los objetivos que persigue el Sistema de Control Interno Contable son estratégicos. extinción y. Normas Técnicas: Comprenden el conjunto de parámetros y criterios que precisan y delimitan el proceso contable. f. y a la correlación entre ingresos. objetividad. transformación. ELEMENTOS Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Para su desarrollo. están orientadas a reflejar exhaustivamente la creación. intercambio. el Artículo 4 de la Ley 298 de 1996 y demás normas que la modifiquen o complementen. al momento en el cual se realiza el registro contable. el Sistema de Control Interno Contable.

en forma consensuada y con la participación de todos los servidores públicos del Área Contable. 2. De Integridad: Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo en el cual ocurran. eficacia. • Asegurar registros contables correctos y exactos: Esto es captura y procesamiento de datos en forma completa y exacta. OBJETIVOS OPERATIVOS . OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL CONTROL INTERNO • • • • • De Autorización: Deben establecerse límites al inicio. dentro del Flujo de Procesos de la Entidad. así como la disposición ilegal de los mismos. De Custodia: Se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los activos. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1. logrando así los objetivos de información financiera. continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. Establecer compromisos o protocolos éticos que orientan el accionar administrativo de la entidad. eficiencia. Administrar los riesgos contables de la entidad. De Exactitud: Establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. Identificar el proceso Contable. 3. a fin de preservar la confiabilidad y utilidad de la información como producto del proceso contable. económica y social previstos por la entidad. definiendo sus objetivos bajo los principios de economía. celeridad y publicidad. • Fomentar la eficiencia operacional. identificándolos y evaluándolos. • Estimular el cumplimiento de las políticas.• Proteger los activos. De Existencia: Permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. esto es la custodia de los activos para asegurar el uso no autorizado.

el diseño del proceso contable. legal y reglamentaria que le son propias. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados. 4. de la información contable. garantizando con ello acciones recurrentes de mejoramiento. cultura ciudadana y análisis. 3. control. análisis y divulgación. control. Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes usuarios. Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la Función Contable. 2. y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad.1. Garantizar la realización de evaluaciones independientes al Control Interno Contable en forma oportuna y eficaz por la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y externa. OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO 1. cultura ciudadana. . de acuerdo con sus objetivos de gestión. 5. Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la información contable. sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable. Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes 2. 3. 4. disposiciones de orden constitucional. por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el Área Contable. buscando con ello establecer un ambiente de sostenibilidad del proceso contable. Garantizar la generación y divulgación de información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión.

PRINCIPIO DE CELERIDAD: Se debe evitar acciones lentas. en las acciones que emprende para el logro de los objetivos planeados. costos y gastos. y a la correlación entre ingresos. esperando llegar a un equilibrio ideal para la institución. a la forma en que deben revelarse los hechos. En consecuencia. a las técnicas cuantitativas y cualitativas de valuación de los hechos. PRINCIPIO DE EFICIENCIA: Hace referencia al mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles por parte del estado. La . dificultando el alcance de los resultados óptimos. Estos principios son: • • • • • • • • IGUALDAD MORALIDAD EFICIENCIA ECONOMIA CELERIDAD IMPARCIALIDAD PUBLICIDAD VALORACION DE LOS COSTOS AMBIENTALES PRINCIPIO DE IGUALDAD: La administración pública debe en principios constitucionales de libertad e igualdad de todas las personas ante la ley.PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Constituyen las pautas básicas que guían el proceso de generación de información en función de los objetivos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública. PRINCIPIO DE ECONOMIA: Busca orientar la entidad hacia políticas de sana austeridad y mesura en el gasto. los principios hacen referencia. la irresponsabilidad y la negligencia en la actuación de los funcionarios. a la esencia de las transacciones. innecesarias que entorpezcan los procesos. la deshonestidad. evitándose todo acto tendiente a la corrupción. PRINCIPIO DE MORALIDAD: Las actuaciones de la administración pública deben actuar dentro de las claras normas de ética que garantice la pulcritud y transparencia de la administración. En consecuencia el Control Interno debe velar porque las actividades sean orientadas al interés general. el despilfarro. la malversación. a la continuidad del ente público. sin privilegiar a grupos especiales. al momento en el cual se realiza el registro contable.

acciones. actividades. Habilidad y competencia de cada funcionario relacionado directa o indirectamente con el Sistema de Contabilidad Pública. procedimientos y tareas bajo su responsabilidad. cualquiera que sea su nivel. debe garantizar una función transparente y eficaz. Autorregulación y Autogestión: • AUTOCONTROL: Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como inherente e intrínseco a sus responsabilidades. y en el marco de la Constitución Política y las leyes. para que pueda evaluar la calidad de gestión de sus gobernantes. real y preciso de sus actuaciones. divulgación y de cultura ciudadana que en materia de Contabilidad Pública buscan las entidades del Estado. proteger el medio ambiente y los recursos naturales. tareas y actuaciones. de análisis. de asumir como propio el control. oportuno. validado en el hecho de que éste es una actividad inherente a los seres humanos que aplicado al servicio público y a los procesos. PRINCIPIO DE COSTOS AMBIENTALES: Es obligación del estado. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD: La administración pública debe poseer mecanismos para que las diferentes actividades se realicen imparcialmente. alejando los criterios de discriminación o desigualdad de oportunidades frente al estado. garantizando que la comunidad pueda disfrutar de un ambiente sano. permite establecer reglas propias orientadas hacia una acción financiera y . • AUTORREGULACIÓN: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función administrativa. Capacidad institucional que en ejercicio de la autonomía administrativa y financiera. PRICIPIO DE PUBLICIDAD: Los propósitos y resultado de la administración deben ser comunicados a la comunidad. en procura del cumplimiento de los objetivos de gestión. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE El Sistema de Control Interno Contable de la entidad pública se fundamenta en Autocontrol. a partir del conocimiento pleno. decisiones.administración pública debe realizar sus actividades con agilidad y debe tener capacidad de respuesta oportuna a las necesidades.

2. ejecutada con altos niveles de responsabilidad institucional.2. la determinación del riesgo y la evaluación. la información. en el planeamiento y direccionamiento de la acción contable de la entidad.2. Capacidad de integración del autocontrol y la autorregulación para el desarrollo de la Función Contable. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1. control. • AUTOGESTIÓN: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los asuntos que le son propios a su función administrativa.3. Acuerdos. Compromisos o Protocolos Éticos 1. Estructura Organizacional . mediante la comunicación efectiva. cultura ciudadana. generando de esta manera los resultados que permitan evaluar si los esfuerzos y recursos del ente público están orientados al logro de sus objetivos institucionales y sociales. requiere para su implementación la siguiente estructura. Planes y Programas 1.contable.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1.1. Modelo de Operación 1. en forma eficiente. Desarrollo del Talento Humano 1. el Control Interno Contable como parte del Sistema de Control Interno. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE En el marco de la legislación vigente.2. 1. Componentes y Elementos. análisis y divulgación. El Subsistema de Control Estratégico está compuesto por: 1. Estilo de Dirección 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Establece las bases para que el Control Interno Contable sea una práctica continua que garantice la consecución de sus objetivos.1. con el propósito institucional de cumplir el conjunto de leyes y normas que rigen dicha Función.2. para de esta manera generar una información que cumpla con el Marco Conceptual y el Modelo Instrumental de la Contabilidad Pública. así como establecer los correctivos correspondientes.1.1.2. con una clara orientación al cumplimiento de los objetivos de gestión. basada en Subsistemas.1.3. eficaz y económica.

Comunicación Externa 2. COMPONENTE INFORMACIÓN 2. Políticas de Administración de Riesgos 2. procesos.1.2. teniendo en cuenta las acciones y mecanismos de prevención de riesgos y los indicadores que permiten verificar la obtención de los resultados esperados. Medios de Comunicación 3.4. Autoevaluación de la Gestión Contable 3. programas.3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Su función es permitir el adecuado control sobre el proceso Contable de la entidad.2. actividades y registro de las operaciones de la entidad posibilitando la medición de la gestión contable.3.5.3.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1. Información Primaria 2.1. Información Secundaria 2.3.3.3.3.1. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN Permite la evaluación continua de los planes.3. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN 3.1. Procesos 2. Controles 2.5. Manual de Operación Contable 2. Autoevaluación del Control Interno Contable 3. Sistemas de Información 2.1. Indicadores 2.1.1. Políticas de Operación 2.1.2.2. El Subsistema de Evaluación a la Gestión está compuesto por: 3.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL 2.2.3. Contexto Estratégico 1.2.1.3.2.3.1.4. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.1. Valoración del Riesgo 1.1.2.2. Comunicación Interna 2. El Subsistema de Control de Gestión está compuesto por: 2. Identificación de Riesgos 1.2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE .3.1.1.3. Análisis de Riesgos 1.

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 3.3.1. Planes de Mejoramiento Individuales El desarrollo de la anterior estructura se hará de acuerdo con lo previsto en el Artículo 18 de la presente Resolución.3. CONTADOR GENERAL O QUIEN HAGA SUS VECES DE Son responsables por la implementación del Control Interno Contable asociado a los procesos bajo su responsabilidad.1. • EL DIRECTOR O JEFE DEL ÁREA FINANCIERA.2. según lo dispuesto en el Literal e) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen. • SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA CONTABLE Los servidores públicos. Planes de Mejoramiento Contable Institucional 3.3. así como en el Sistema de Información Financiera de la entidad. Auditoría Interna 3.2.3.3. SECRETARIO HACIENDA. • EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO . Evaluación del Control Interno Contable 3. responsables de las actividades propias del proceso contable.3. Plan de Mejoramiento del Área Contable y Financiera 3. dictando las políticas que garanticen su implantación en los términos establecidos en la presente Resolución. tienen la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.2. RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE • REPRESENTANTES LEGALES O MÁXIMO DIRECTIVO CORRESPONDIENTE Son responsables por el establecimiento y puesta en marcha del Control Interno Contable.2.

en tiempo oportuno. eficacia y economía de los controles asociados a las fases del proceso contable. al representante legal de la entidad. controles e indicadores y su contribución a la efectividad del Sistema de Contabilidad Pública. en el mejoramiento de las actividades propias del proceso contable. sobre las medidas que permitan el mejoramiento continuo del Sistema. sus actividades. Verificar la pertinencia del diseño del proceso contable. 9. Determinar el nivel de cumplimiento de leyes. informando mediante las actividades de aseguramiento y consulta. 7. procedimientos. del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Contable Institucional. Asesorar a la Dirección de la entidad. Diseñar e implementar métodos y procedimientos integrales de evaluación del Control Interno Contable. políticas. la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Presentar al representante legal de la entidad los informes de evaluación del Control Interno Contable. Medir y evaluar la eficiencia. Así como por el desarrollo de la función de Auditoría Interna con alcance sobre el proceso contable y sus áreas responsables. su interrelación con los demás procesos entre ellos. . 6. los financieros. 3. Identificar y diseñar los procesos necesarios para ejecutar las funciones básicas de evaluación independiente y objetiva del Control Interno Contable. 5. 4. 8. Presentar conclusiones y recomendaciones sobre el estado del Sistema de Control Interno Contable.En los términos del Literal d) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen. Propender por la elaboración y ejecución de los Planes de Mejoramiento en relación con el Control Interno Contable. normas. a sus responsables. en la gestión del riesgo. 2. y en relación con el Sistema de Control Interno Contable. y en la generación de valor. y realizar su seguimiento. asociados al proceso contable. planes y programas. será responsable como órgano de coordinación y asesoría. Adicionalmente a las funciones contempladas en la normatividad vigente. realizará las siguientes: 1. • LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES Es responsable por evaluar en forma independiente y objetiva el Control Interno Contable.

elaborará y presentará ante las instancias correspondientes y en los plazos indicados. el Decreto 2145 de 1999 y la Resolución 250 de 2003 de la Contaduría General de la Nación. complementen o sustituyan. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES La Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. evaluación. evitando conflicto de intereses. los servidores públicos mencionados en el Capítulo Tercero de la presente Resolución. APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS Serán responsables por la aplicación de las recomendaciones y correctivos. el desempeño de su trabajo y la comunicación de los resultados. la efectividad de sus controles y el nivel de cumplimiento de los objetivos del Sistema de Contabilidad Pública. recomendación y elaboración de Planes de Mejoramiento del proceso contable. conforme a las características propias de la entidad que permitan evaluar los diferentes subsistemas.EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y OBJETIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Es la práctica libre de injerencias al determinar el alcance de la evaluación. indicadores de gestión y otras herramientas que coadyuven a la medición. o las normas que las modifiquen. resultantes de las evaluaciones permanentes del Control Interno Contable y de la Auditoría Interna practicadas por la Oficina de Control Interno. al igual que. utilizará diferentes metodologías y herramientas de evaluación. la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. así como. en la evaluación del proceso contable. componentes y elementos de la estructura del Control Interno Contable. las normas de Auditoría Interna Generalmente Aceptadas. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN Para la realización de la evaluación del Control Interno Contable y de la función de Auditoría Interna. la actitud imparcial y neutral. los informes de que tratan la Ley 87 de 1993. .

. son Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos contables de una entidad. La identificación de las diferentes actividades del proceso contable. con el objeto de solucionar las situaciones señaladas. fraudes e insuficiencias.PROCESO CONTABLE PÚBLICO Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones. interpreta y comunica la información de carácter contable. económicas. relevancia y comprensibilidad. Entendiendo como RIESGOS las diferentes eventualidades que pueden suceder dentro de todo proceso. para ello se debe evaluar los riesgos que se evidencian en cada etapa o actividad y como consecuencia de lo anterior se deben implementar CONTROLES asociados a dicho proceso las cuales son todas las medidas implementadas por el ente público. tanto internos como externos. Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos. Es así como en el contable existe situaciones que ponen en riesgo la calidad de la información contable y se asocian a cada actividad desarrollada dentro de este. sociales y ambientales. verificar la exactitud y confiabilidad del sistema de información financiera. para salvaguardar sus recursos contra desperdicios. que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de calidad en la información contable con las características de confiabilidad. así como los riesgos y controles asociados a cada una ellas. alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la organización y promover la eficiencia de sus operaciones • DEFINICION PROCESO CONTABLE El proceso contable es un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero. por consiguiente. y. constituye una acción administrativa de primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad. los hechos y las operaciones financieras. económico o social. Constituye el conjunto de políticas adoptadas por un ente. analiza. hasta el momento en que se obtiene. la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. obtener estados contables e informes razonables. que afectan la situación.

5. Elaboración de estados. derechos y obligaciones. Soportes documentales. 16. Con base en estas generalidades. debe considerar. 17. Actualización de valores. como mínimo. 12. . Comité técnico de sostenibilidad contable. 2. Manuales de políticas contables. para luego.La existencia y efectividad de los controles para el proceso contable y el sistema de contabilidad pública. las entidades públicas deberán realizar un estudio que se concrete en la valoración de los riesgos. 11. los siguientes aspectos específicos en cada una de las actividades del proceso contable. 15. informes y reportes. Individualización de bienes. las diferentes situaciones que comprometen la razonabilidad y los controles que le corresponden. establecer los controles que solucionen o minimicen los problemas identificados. procedimientos y funciones. Registro de la totalidad de las operaciones. Actualización permanente y continuada. así como en las respectivas políticas que conduzcan a su administración efectiva. de conformidad con la complejidad de las entidades. Por lo anterior. 3. Para estos efectos. enseguida se definen cada una de las actividades y se señalan posteriormente. en términos generales. Análisis interpretación y comunicación de la información. 14. 13. y de conformidad con el modelo estándar de control interno reglamentado mediante el Decreto 1599 de 2005. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE 1. 4. Cierre contable. Estructura del área contable y gestión por procesos. 10. 7. se deberán identificar específicamente las situaciones a que se encuentran sometidas. Libros de contabilidad. 9. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable. con base en éstas. 18. Depuración contable permanente y sostenible. y de acuerdo con las particularidades de los diferentes sistemas contables derivados de la naturaleza misma de las entidades públicas. Eficiencia de los sistemas de información. Responsabilidad de los contadores que agregan información. 8. Reconocimiento de cuentas valuativas. Conciliaciones de información. 6.

Coordinación entre las diferentes dependencias: . .Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional. ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE .Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable.19.

Carencia o falta de idoneidad del documento soporte. financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público. para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados. que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable. • Elaborar planes de trabajo. • Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos. sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones. en forma oportuna. para que sean canalizados en el proceso contable. manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos.CONTROLES EN EL PROCESO CONTABLE ACTIVIDA D CONTROLES IDENTIFICACIÓ N • Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos. ACTIVIDAD CONTROLES CLASIFICACIÓ N . e implementar procedimientos específicos. la autorización de los soportes por funcionarios competentes.

debidamente registrados según lo establece el Plan General de Contabilidad Pública. entre las áreas de Presupuesto. organización y archivo de los soportes documentales. que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros ACTIVIDAD REGISTRO Y AJUSTES CONTROLES • Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad.•Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del Disponible e Inversiones. y conciliación de saldos con los registros contables. Tesorería. y demás áreas de la entidad. especialmente los relacionados con depreciaciones. existencia. •Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de inventarios. • Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por el ente público. para revelar razonablemente la información contable. • Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y cálculo de los ajustes que sean necesarios. revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias. ACTIVIDAD CONTROLES . examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información. •Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración. entre otros. • Comprobar la idoneidad. provisiones y amortizaciones. Contabilidad.

• Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada. INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTROLES • Verificar que la información contable suministrada a la administración esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación. •Exponer. en lugar visible. para informar adecuadamente sobre la situación. de tal manera que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. útiles para mostrar la realidad financiera. y a los organismos de inspección. vigilancia y control. ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE En la determinación estructural de los procesos financieros y contables se debe tener en cuenta las actividades propias de la oficina de contabilidad las cuales tienen un orden lógico y secuencial así: . la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios. •Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la entidad. • Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes. a efectos de realizar los análisis que correspondan. soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros. ACTIVIDADES ANÁLISIS. resultados y tendencias. económica y social de la entidad pública. a la Contaduría General de la Nación. •Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias de la entidad.ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES CONTABLES •Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pública.

que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores de información hacia el proceso contable. la autorización de los soportes por funcionarios competentes. d.1. e implementar procedimientos específicos. • CONTROLES En esta actividad se deben adoptar los siguientes controles: a. Elaborar planes de trabajo. IDENTIFICACION: Etapa donde se determina la ocurrencia de los hechos o transacciones que afectan la estructura financiera. e. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos. . c. por lo tanto debe ser objeto de contabilización. b. d. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos económicos sean de conocimiento y reconocidos por la oficina de contaduría para su clasificación y registro oportuno. económica y social. • RIESGOS En esta actividad se pueden detectar los siguientes riesgos que son inherentes dentro del proceso: a. para que sean canalizados en el proceso contable. Adoptar políticas relacionadas con la incorporación de los bienes muebles e inmuebles al patrimonio de la entidad incluyendo su legalización y valoración actualizada. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte Descripción inadecuada del hecho en el documento fuente Desconocimiento de las normas que rigen la administración pública Interpretación inadecuada del hecho económico realizado. g. Incapacidad de asociar el hecho económico realizado con las normas contenidas en el PGCP. manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos. f. Hechos realizados que no han sido canalizados pro el proceso contable. b. Hecho económico no considerado en el PGCP y no definido en la doctrina contable pública. sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones. en forma oportuna c. financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público.

c. d. principalmente las relacionadas con el pasivo laboral. e. y conciliación de saldos con los registros contables. de acuerdo a su naturaleza. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero. b. Falta de claridad de las descripciones y dinámicas. pagaduría y demás áreas de la entidad involucradas dentro del proceso contable. CLASIFICACION En esta etapa se determina las características de la operación que realiza el Corporación. para el hecho realizado. revisión y depuración oportuna de conciliaciones bancarias. por falta de coherencia y sistematicidad. que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o ahorros. y se determina la ubicación dentro del catalogo general de cuentas. las cuales incluyen el reconocimiento de las pensiones y cuotas partes pensiónales. . a. para una adecuada identificación de los hechos económicos. examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de información. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración. • RIESGOS a. financieros y sociales realizados. b. 2. contabilidad. Asociación inadecuada entre el marco conceptual y el CGC. Implementar el sistema de capacitación que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad. Verificar la incorporación de las obligaciones de la entidad. entre las áreas de presupuesto. f.e. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realización periódica de toma física de Inventarios. económico y social a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. Cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado c. • CONTROLES En esta etapa se debe implementar las siguientes políticas: Se debe establecer la existencia de conciliaciones de saldos del disponible e inversiones. Incapacidad para asociar el hecho realizado con el CGC. Utilización de cuentas que tienen el propósito de registrar hechos diferentes al realizado.

que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación. Evaluar. para determinar las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones. Comprobar la causación oportuna y el correcto registro de todas las operaciones realizadas por la entidad. cuentas por cobrar. Inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del sistema integrado de información financiera. de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación. f. c. de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificación contable. Comprobar la idoneidad. . Imputación en una cuenta o código diferentes. para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades. f. Ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad. y demás activos. • CONTROLES a. 3. Corresponde también a la verificación de la información producida en cada dependencia involucrada en el proceso contable. Mal calculo de los ajustes relacionados con las cuentas valuativas o no transaccionales. para verificar su consistencia y confiabilidad. Pagaduría. b. el proceso adelantado por el área contable de la entidad. existencia organización y archivo de los soportes documentales. • RIESGOS a. Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de rentas. REGISTRO Y AJUSTES Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros los cuales se realizan directamente en el software de contabilidad que actualmente se esta utilizando en el cual se consolida la información de Presupuesto.d. Hechos ocurridos sin registro contable. Registro contable incompleto. Hacer revisiones periódicas sobre la consistencia de saldos que revelan las diferentes cuentas. debidamente registrados según los establece el plan general de contabilidad pública. e. Almacén y Contabilidad. b. c. g. Registro contable no cargado ni acumulado en la contabilidad. Comprobar la existencia de los libros de contabilidad. e. previo a la revelación en los estados contables. para determinar su adecuada clasificación contable. d.

las que se realiza para cada trimestre que se reporta a la Contaduría General de la Nación las cuales son de carácter general y especifica. • CONTROLES . especialmente los relacionados con depreciaciones. f. Igualmente para una mejor interpretación y compresión de la información. 4. e. Implementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración y calculo de los ajustes que sean necesarios. para revelar razonablemente la información contable. d. Revelación de informes que no corresponden a los registros realizados. REVELACION CONTABLES Y DEMAS INFORMES Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS Es el resultado del proceso contable. Información de los estados contables que no coincide con los libros de contabilidad. Así mismo. e. los cuales deben contener la discriminación básica adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. expresado en el diseño y entrega oportuna de estados e informes contables. Generación y presentación inoportuna de los estados contables al alcalde y demás usuarios.d. y las políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente público en particular. ELABORACION. c. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes y demás documentos soporte. deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación. a. b. de acuerdo con las normas técnicas previstas en el plan general de contabilidad pública puesto en vigencia a partir del 1° de enero de 2007 mediante resolución 555 de 2006 emanada por la CGN. Deben verificarse los saldos de los libros frente a los estados contables e informes producidos. deben determinarse las situaciones que ameritan ser explicadas a través de las notas a los estados contables. Inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la información. clasificación de partidas según su disponibilidad y exigibilidad. de acuerdo con sus necesidades. No generación de estados contables. • RIESGOS Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad. En esta actividad se determina su estructura. amortizaciones y provisiones entre otros.

Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de documentos a través de las dependencias del Corporación. No revelación de cuentas a la comunidad. 5. vigilancia y control. e. ANALISIS. Para el análisis e interpretación de la información. a. b.a. Inadecuada comunicación del mensaje contable. Rendición incompleta de información contable. será fundamental el cálculo de indicadores que revelen situaciones y tendencias para lo cual se podrán utilizar técnicas o métodos de análisis según las características de cada ente público. h. vigilancia y control. f. de tal manera. c. Presentación inadecuada o no presentación de notas a los estados contables. con el propósito de concluir sobre la situación. Comprobar que la información contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que la reglamentan dichos requerimientos. e. de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. Que permita la generación oportuna de libros de contabilidad e información contable. desde las perspectivas financiera. a la Contaduría General de la Nación y a los organismos de inspección. económica y social. c. . INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION: Corresponde a la lectura que se hace de los estados contables y demás informes complementarios. g. resultado y tendencia de las entidades públicas. b. d. Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde a la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el plan general de contabilidad pública. Exponer en lugar visible la información contable preparada para que sea fácilmente consultada por los ciudadanos y demás usuarios. Establecer políticas para que la información contable se suministre oportunamente a la administración de la Corporación. • RIESGOS: Rendición inoportuna de cuentas a la CGN y a organismos de inspección. Análisis e interpretación indebida de la información. d. Revelación inconsistente de cuentas según los cuadres algebraicos reconocidos técnicamente. Diseño inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la Corporación.

Para que un Sistema de Control Interno funcione se deben diseñar métodos y procedimientos administrativos y contables que garanticen su efectividad y eficiencia así como. a efectos de realizar los análisis que correspondan. Preparación de información solo para efectos de rendir cuentas a la CGN y a organismos de inspección. Construir los indicadores y demás razones financieras pertinentes. útiles para mostrar la realidad financiera. resultados y tendencias. medidas como el establecimiento de líneas claras de responsabilidad y de procedimientos de rutina para procesar cada tipo de transacción CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE . sino que también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables.i. vigilancia y control. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables. dispositivos. económica y social del Corporación. No se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras reflejada en los estados financieros. Verificar que la información contable suministrada a la administración este acompañada de un adecuado análisis e interpretación. CONCLUSIONES El Control Interno Contable es importante ya que constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. • CONTROLES a. Establecer como política institucional la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada. c. soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros. b. para informar adecuadamente sobre la situación. Esta orientado a prevenir o detectar irregularidades.

Que se establezcan los controles necesarios a objeto de mantener la exactitud matemática consistentemente: mediante columnas especiales. Que las operaciones sean realizadas por las personas autorizadas. Que los activos estén bajo la custodia de personas Responsables y que exista un estricto control físico contra robos. Que la contabilización o registro original sea revisado por una persona diferente a quien efectuó el registro Que los saldos de las cuentas se calculen correctamente y se confirmen ocasionalmente por medio de conteo físico y confirmación de terceros. Debe contener un sistema de autorización que contemple acción sobre activos. que se extiendan por toda la organización y a todos los niveles de mando.• Debe comprender un plan de organización flexible. precios de compra. etc Que se calculen y verifiquen los importes monetarios correspondientes a los costos. pasivos. • • • • • • • • . descuentos. simple donde se defina claramente líneas de autoridad y de responsabilidad. • • MEDIDAS DE PROTECCIÓN QUE DEBEN INTERNO AL SISTEMA DE CONTABILIDAD • PROPORCIONAR EL CONTROL Que se contabilicen todas las operaciones en la forma correcta en los libros de contabilidad. cuentas control. evitando que una sola persona maneje una operación de principio a fin. ingresos y gastos mediante el control de las operaciones a través del registro. y una segregación de funciones que abarque tanto a personas como a departamentos. etc. Que todas las operaciones a efectuarse tengan la aprobación de personas autorizadas. Prácticas sanas estableciendo una distribución de obligaciones y responsabilidades.

facturas. Que todas las transferencias de activos a terceros y su contabilización se efectúe con la aprobación de las personas autorizadas.• Que la o las personas encargadas de los activos sean independientes de las personas que ejercen la custodia y el control físico. • • . Que todas las operaciones se registren correctamente tanto en los comprobantes. como en los libros de contabilidad en la cuenta y en la cantidad correcta.

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