TALLER

CARACTERIZACIÓN
PROCESOS CORPOICA

For the benefit of business and people

 4.1 REQUISITOS GENERALES
Identificar los procesos
necesarios para el SGC

Implementar acciones
para lograr los resultados Determinar secuencia
planificados y la mejora e interacción de
continua de los procesos de los procesos

SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
Medir, hacer monitoreo Determinar los criterios
y analizar los procesos y métodos para la operación
y control de los procesos

Asegurar la disponibilidad
de recursos e información
para apoyar la operación y
seguimiento de los procesos
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CONTEXTO DEL MAPA DE PROCESOS

Mapa Conjunto de relaciones entre CORPOICA Y sus

Contextual grupos de interés

Mapa de Muestra la interacción entre los diferentes

Procesos procesos en la Corporación

Mapa de
Muestra las interrelaciones entre procesos
Procesos en de un Centro de Investigación
los CI

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 MAPA CONTEXTUAL

ESTADO

ALIADOS ACADEMIA
ESTRATEGICOS

GREMIOS

COMPETENCIA

EMPLEADOS COMUNIDAD

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 MAPA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS

Seguimiento Imagen y Gestión Gestión de

Direccionamiento Alianzas,
y Evaluación Relacionamiento Apropiabilidad Integral de Recursos y
Corporativo
Gestión Corporativo la Calidad Mercadeo

PROCESOS CLAVES
Investigación
Estratégica
Vinculación y
Generación, Transferencia
Gestión Desarrollo

CLIENTES
CLIENTES

acceso y Identificación
Apropiación y priorización de Científico y
del oportunidades Proyectos Tecnológico
Conocimiento
Productos y
Servicios Oferta de
Científicos, Productos y
Tecnológicos y Servicios
comerciales

PROCESOS SOPORTE

Gestión de Gestión de
Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Operaciones
Tecnologías Mantenimiento e
Documental Compras Humana Financiera Jurídica de Campo
información Infraestructura
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOSTITLE

Permite la Identificación de elementos esenciales

necesarios para llevar a cabo el proceso y la definición
de las principales características del proceso
facilitando su entendimiento, gestión y el control de
sus interrelaciones como parte de un sistema.

Entrada
Entrada Transformación
Transformación Salida
Salida

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 IDENTIFICACIÓN Y GESTI
IDENTIFICACIÓN ÓN DE PROCESOS
GESTIÓN TITLE

1. Identificar los procesos

• Procesos:

• Definir los subprocesos correspondientes o

actividades para cada proceso:

2. Identificar los dueños del proceso

Son los responsables de:
¾ .

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 IDENTIFICACIÓN Y GESTI
IDENTIFICACIÓN ÓN DE PROCESOS
GESTIÓN TITLE

3. Identificar las entradas de proceso

• Insumos o entradas a transformar pueden
ser:
Î materiales
Î equipo
Î información
Î condiciones ambientales.
• Identificar los proveedores de las entradas
(otros procesos / áreas internas).

4. Identificar las salidas del proceso

¾ Producto o servicio que se crea en el proceso el cual es
entregado a un cliente.
¾ Puede ser la entrada para un proceso posterior (pueden
ser internos o externos a la organización).

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IDENTIFICACIÓN Y GESTI
IDENTIFICACIÓN ÓN DE PROCESOS
GESTIÓN TITLE

5. Establecer el flujo de actividades

• Actividades secuenciales del mismo
proceso.
• Identificar los puntos de control:
Î Características de producto/ servicio
Î Parámetros de proceso

6. Establecer el seguimiento y medición

• Identificar los puntos de control:

Î Características de producto/ servicio
Î Parámetros de proceso
Entrada
Salida
Controles

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 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOSTITLE
CARGO
NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO RAZÓN DE SER, MISIÓN DEL PROCESO

Insumos, Servicios Resultados, Servicios

Información
ENTRADAS
SUBPROCESOS Información

SALIDAS
Ó ACTIVIDADES DEL
PROCESO

Recursos necesarios para Definen / establecen y Evidencias que demuestran la

el funcionamiento del proceso soportan las actividades operación eficaz del Proceso

RECURSOS DOCUMENTOS. REGISTROS

REQUISITOS INDICADORES CONTROLES

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Requisitos a cumplir Factores críticos a ser controlados
Miden el desempeño
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(Legales y de Norma) PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN para que funcione el proceso
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 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOSTITLE
PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO ENCABEZADO

PROVEEDORES ACTIVIDADES / SUBPROCESOS CLIENTES

MATERIALES / INSUMOS PRODUCTO / SERVICIO

DESCRIPCIÓN

RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS

CARACTE-
RÍSTICAS
REQUISITOS INDICADORES CONTROLES

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 CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO TITLE

ENCABEZADO

• Nombre del Proceso:

• Fecha de última actualización:
• Objetivo del Proceso: razón de ser del proceso (Qué?) y
propósitos del proceso en términos de eficacia y eficiencia
(Para qué?).
• Responsable del Proceso: Cargo responsable por el buen
desempeño del proceso.

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 CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO TITLE

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

• Entradas: Corresponde a los insumos del proceso, tales como

información, documentos, solicitudes, materiales, etc.
• Fuente: Son los procesos internos o entes externos que
generan entradas para el proceso que se esta caracterizando.
• Actividades:
• Salidas: Productos del proceso
• Clientes: Son los procesos internos o usuarios a los cuales este
proceso les entrega la salida del proceso o puede ser el usuario
o cliente externos.

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOSTITLE
CARACTERISTICAS

• Recursos: elementos que brindan el soporte necesario para

ejecutar el proceso tales como equipos, maquinaria, sistemas
de información, etc.
• Requisitos (de norma y legales): requisitos de la norma ISO
9001 y leyes, decretos, resoluciones, circulares o normas
internas que rigen la ejecución del proceso y que debe
cumplir el proceso.
• Controles: mediciones y controles que requiere el proceso
para garantizar su óptimo resultado.
• Indicadores: miden el desempeño del proceso (eficacia).

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Desarrollo de documentaci ón de los procesos
documentación

Los procesos deben desarrollarse de forma

que quede suficientemente claro qué pasos
deben darse para realizarlo. Es decir, se hace
necesaria una explicación, fase por fase, de
las actividades que componen el proceso

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 GESTION DE LOS PROCESOS

Tres fases son las necesarias para comprender y

poder mejorar continuamente los procesos:

Mejora continua

Evaluar Analizar Mejorar

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 EVALUAR
¾ Definir el objetivo del proceso de forma que permita la
comprensión del valor añadido del mismo respecto de su
contribución a la Misión general de la organización.
¾ Asignar un responsable de proceso que lidere la mejora
continua de la eficacia y la eficiencia.
¾ Consensuar requerimientos cliente – proveedor como primer
paso para la mejora de calidad.
¾ Definir indicadores sólidos y consistentes que permitan la
toma de decisiones acertadas respecto de la mejora de la
calidad. Asegurar que los datos en todo momento, reflejan la
situación actual, la tendencia y son coherentes con los
requerimientos cliente – proveedor existentes.
¾ A partir del objetivo, los requerimientos de los clientes y los
resultados de los indicadores, evaluar el proceso identificando
las ayudas y barreras existentes y los puntos fuertes y áreas
de oportunidad del proceso que nos permitirá detectar las
áreas de mejora a contemplar.

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 ANALIZAR

¾ Analizar las áreas de mejora, utilizando herramientas de

mejora de la calidad tales como: Proceso de Mejora de
Calidad, Análisis de causas raíz y Simplificación de
procesos.
¾ Determinar los beneficios que la aplicación de la
metodología del Benchmarking puede aportar, en cuanto
a la obtención de prácticas adecuadas para obtener las
mejoras de rendimiento necesarias.
¾ Identificar las acciones adecuadas para garantizar la
mejora del rendimiento.

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 MEJORAR

¾ Convertir las acciones en planes detallados de mejora

¾ Llevar a cabo los planes de mejora
¾ Comparar los resultados de los indicadores con los
resultados previos, comprobando de esta forma si las
acciones dan la mejora esperada.
¾ Verificar la satisfacción del cliente
¾ Iniciar un nuevo ciclo de gestión, volviendo a la fase de
evaluación.

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 TALLER TITLE

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
OBJETIVO
Desarrollar las técnicas para analizar y caracterizar
procesos.

METODOLOGÍA
Formar grupos de 4 personas y seleccionar un proceso.
1. Defina el objetivo y el responsable de su proceso. Si
existen etapas o subprocesos dentro del alcance de este,
identifíquelos
2. Para el proceso defina: Entradas y Salidas; Clientes y
proveedores.
3. Identifique los recursos y documentación necesaria y
los requisitos a cumplir.
4. Identifique los puntos de control e indicadores.

TIEMPO: 60 minutos de trabajo

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