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PROCEDIMIENTO Fecha: Julio 25 de 2016

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1. Objetivo

Establecer la metodología para formular, implementar, hacer seguimiento y evaluar las acciones
correctivas, preventivas y de mejora orientadas a eliminar las causas de las No Conformidades reales y
potenciales y a atender las oportunidades de mejora generadas en el marco del Sistema Integrado de
Gestión.

2. Alcance

Inicia con la documentación del hallazgo por las diferentes fuentes de identificación, y finaliza con la
evaluación de la eficacia de las acciones implementadas.

3. Definiciones

Acción Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable. Es decir, la acción correctiva actúa sobre las causas
de no conformidades que han ocurrido.

NOTA Cuando un riesgo se materializa es necesario tomar acciones correctivas para evitar o disminuir la
Probabilidad de que vuelva a suceder.

Nota: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción
preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Acción de Mejora: Hecho o situación que puede ser potencializado para incrementar el grado de
satisfacción de los clientes o de las partes interesadas.

Plan de contingencia: Acciones que se deben desarrollar si llegara a materializarse un riesgo

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que al evaluarse
de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Adecuación: Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los
requisitos. Para efectos del SIG en el Ministerio, se considera adecuado, cuando corresponde a los
requerimientos legales (Leyes, Decretos, Sentencias, resoluciones, procedimientos internos y norma de
calidad). La acción correctiva o preventiva se puede normalizar, volverse sistemática y documentarse.

Conveniencia: Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas
organizacionales. (En el Ministerio el referente para la gestión de los procesos está entre otros el Plan
Nacional de Desarrollo y el Plan estratégico y de Acción Institucional).
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Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede
realizarse junto con una acción correctiva. (No requiere análisis de causa, mitiga el efecto pero no
elimina la causa)

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados. La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872/03 como una medición de resultado.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en
el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Hallazgo: Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de la

evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Los hallazgos de la auditoria
pueden indicar:

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y

efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Reformular: Definir una(s) nueva(s) acción(es) para resolver las causas del hallazgo, de manera que
sustituya la(s) inicialmente prevista(s), la reformulación puede ser resultado de un nuevo análisis de
causas.

Reprogramar: Determinar un nuevo plazo para la ejecución de la actividad.

Verificar: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los
requisitos especificados.

4. Generalidades del Procedimiento

Algunas de las fuentes utilizadas en el Ministerio del Trabajo para generar acciones preventivas correctivas y
de mejora son:
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 Auditorías Internas
 Evaluaciones al control interno
 Administración del Riesgo
 "Producto Servicio No Conforme"
 Auditorías Externas
 PQRSD
 Autoevaluación
 Indicadores
 Revisiones por la Dirección

La Oficina Asesora de Planeación presta asesoría y acompañamiento técnico al responsable de proceso y su

equipo de trabajo, en la aplicación de la metodología de análisis de causas, que permita identificar la causa
raíz de la situación identificada.

La Oficina de control Interno realiza los informes en donde se consignan las observaciones y
recomendaciones provenientes de las Evaluaciones al control Interno.

Cuando los responsables de ejecutar las acciones propuestas pertenezcan a diferentes dependencias, se
debe concertar la formulación de las mismas bajo la coordinación del responsable del proceso en el que se
identificó el hallazgo.

Los plazos establecidos para la ejecución de las acciones de mejora, deben ser razonables y definidos acorde
con la dimensión de las acciones formuladas y los recursos económicos.

El reporte de avance para las acciones de mejora propuestas, se debe realizar antes de la fecha de
terminación de la actividad, para evitar su reformulación.
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5. Descripción de Actividades

No. Actividad Responsable Registro

Identificar el hallazgo y evaluar la necesidad de
tomar las respectivas acciones. Se debe
diligenciar los numerales del 1 al 8 del formato
Registro de acciones
ASIG-PD-02-F-01 Para los hallazgos
1 Funcionario solicitante correctivas, preventivas
identificados y provenientes de auditoría se
y de mejora
deben escribir tal y como fueron redactados por
el auditor.

Correo electrónico
Informar al responsable del proceso el hallazgo Registro de acciones
2 Funcionario solicitante
identificado correctivas, preventivas
y de mejora
Implementar correcciones si el hallazgo lo
requiere. Registrar la corrección en la sección Responsable del proceso Registro de acciones
3 No. 12 del formato ASIG-PD-02-F-01, teniendo Director Territorial correctivas, preventivas
en cuenta que la primera actividad en el plan de Director Técnico y de mejora
mejoramiento debe referirse a la corrección
Realizar el análisis de causa raíz del hallazgo
identificado. Se debe Identificar las causas que
generaron o podrían generar la situación descrita Responsable del proceso Registro de acciones
4 en el hallazgo. Se sugiere utilizar alguno de los Director Territorial correctivas, preventivas
métodos de la lista desplegable del numeral 10 . Director Técnico y de mejora
Registrar el análisis de causa raíz en el numeral
9 del formato ASIG-PD-02-F-01
Elaborar el plan de mejora para eliminar la causa
raíz del hallazgo identificado. Se debe
determinar las acciones, responsables, la Responsable del proceso Registro de acciones
5 evidencia la cantidad e la mima y la fecha de Director Territorial correctivas, preventivas
cumplimiento de las acciones definidas. Director Técnico y de mejora
Registrar el plan de mejora en el numeral 13 del
formato ASIG-PD-02-F-01
Correo electrónico
Responsable del proceso
Reportar el hallazgo al Grupo Líder del SIG o al Registro de Acciones
6 Director Territorial
Proceso Evaluación Independiente Correctivas, Preventivas
Director Técnico
y de Mejora.
Revisar la pertinencia de las acciones planteadas Grupo Líder del SIG
7 por los procesos en sus planes para subsanar la Funcionario de Evaluación Correo electrónico
causa raíz de los hallazgos. Independiente
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No. Actividad Responsable Registro

Si el hallazgo no es pertinente, se informa al

solicitante con la justificación correspondiente.
(Para los hallazgos por fuera de auditorías)
Finaliza el procedimiento.

Si el hallazgo es pertinente y requiere ajustes, se

le informa al solicitante. Revisar la corrección,
análisis de causa o plan de mejora de acuerdo a
las observaciones. Una vez realizadas las
modificaciones pertinentes, continúa con la
actividad 6.

De lo contrario, continua actividad 8

Registro de Acciones
Codificar la acción correctiva, preventiva y de
8 Administrador del SIG Correctivas, Preventivas
mejora
y de Mejora
Registrar la acción correctiva, preventiva y de Administrador del SIG Seguimiento a acciones
9 mejora en el formato de seguimiento a acciones Funcionario Evaluación correctivas, preventivas
correctivas, preventivas y de mejora Independiente y de mejora
Ejecutar el plan de acción y/o de mejoramiento
en las fechas establecidas.
Responsable del proceso
10 Si requiere reprogramar o reformular una o más Director Territorial
acciones se deben informar al Grupo Líder del Director Técnico
SIG o al Proceso Evaluación independiente
según corresponda.
Realizar el seguimiento a las acciones definidas Responsable del proceso Registro de Acciones
11 en el plan de mejora. Registrar el seguimiento Director Territorial Correctivas, Preventivas
en el numeral 14 del formato ASIG-PD-02-F-01 Director Técnico y de Mejora.
Enviar el formato Registro de acciones
Responsable del proceso Formato Registro de
Correctivas, preventivas y de mejora, con las
12 Director Territorial acciones Correctivas,
evidencias de las acciones ejecutadas al Grupo
Director Técnico preventivas y de mejora
Líder del SIG o Evaluación Independiente
Registrar los seguimientos ejecutados en el Administrador del SIG Seguimiento a acciones
13 formato de seguimiento a acciones correctivas, Funcionario Evaluación correctivas, preventivas
preventivas y de mejora Independiente y de mejora
Realizar el seguimiento a la eficacia, eficiencia y Grupo Líder del SIG Registro de Acciones
14 efectividad de los planes de mejoramiento. funcionario Evaluación Correctivas, Preventivas
Independiente y de Mejora
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No. Actividad Responsable Registro

Si el Plan de mejoramiento es declarado no
eficaz, eficiente o efectivo, solicitar la formulación
de nuevas acciones. Se debe continuar con la
actividad No. 5.

Si el Plan de mejoramiento es declarado eficaz,

eficiente y efectivo, continúe con la actividad 15
Cerrar las Acciones Correctivas, Preventivas y Registro de Acciones
de Mejora. Este cierre se debe realizar en el Correctivas, Preventivas
Grupo Líder del SIG
sección 6 del formato de Registro de Acciones y de Mejora.
15 Funcionario Evaluación
Correctivas, Preventivas y de Mejora y en el Seguimiento a acciones
Independiente
formato de Seguimiento a acciones correctivas, correctivas, preventivas
preventivas y de mejora y de mejora
Generar reportes de seguimiento e informes del
estado actual de las acciones preventivas, Grupo Líder del SIG
16 correctivas y de mejora, para análisis de datos o Funcionario Evaluación Informes
la revisión al Sistema Integrado de Gestión por la Independiente
Alta Dirección.

6. Requerimientos Técnicos

Actividad No. 2: El responsable del proceso valida el hallazgo

Actividad No. 7: Los Procesos de Administración del SIG y Evaluación Independiente, validan la pertinencia
del hallazgo.
Actividad No. 7: Los Procesos de Administración del SIG y Evaluación Independiente, validan la pertinencia
de las acciones proyectadas del Plan.
Actividad No. 14: Los Procesos de Administración del SIG y Evaluación Independiente, revisan las evidencias
de las acciones y determinar su eficacia, eficiencia y efectividad

7. Anexos.