Ciclo de conversión del efectivo: manejo adecuado

de cuentas por cobrar, inventario y proveedores

El ciclo de conversión del efectivo es el tiempo que tarda la empresa desde el
momento en que invierte para obtener o fabricar su inventario, hasta que logra
obtener un retorno de la inversión realizada a través del recaudo de efectivo
recibido como resultado de su operación.
En estos tiempos de mercado cambiante, en el que proveedores, clientes y el
sector en general continuamente están en la búsqueda de novedades, y en el que
las transacciones se mueven con mayor rapidez y eficiencia gracias a la
globalización, el éxito de las empresas estará determinado por sus oportunas y
acertadas decisiones.
En efecto, comprender el ciclo de conversión del efectivo es muy importante y
trascendental para los administradores, ya que esta es una herramienta de la
administración financiera que les permitirá identificar oportunidades de
apalancamiento operativo y tener un adecuado manejo de sus activos y pasivos
de corto plazo.

¿Cuáles son los beneficios de un ciclo de conversión de efectivo positivo?

El ciclo de conversión de efectivo es la medida de la cantidad de tiempo que le

toma a un inventario para vender y el efectivo que esté disponible. En
consecuencia, el análisis del ciclo de flujo de efectivo examina el inventario, las
cuentas por cobrar y las cuentas por pagar libros. Los ciclos de conversión de
efectivo positivo se producen cuando el tiempo en el inventario y las cuentas por
cobrar es mayor que el tiempo que se necesita para pagar al proveedor. Los
números positivos no son necesariamente una buena señal y los números bajos
indican una operación de gestión más eficaz en que el dinero no está atado por
mucho tiempo en el inventario o cuentas por cobrar. Algunos modelos de negocio,
sólo en efectivo, proveedores de servicios o cuentas de plazos prolongados por
pagar, generan un saludable ciclo de conversión de efectivo negativo.
Inventario
El inventario es un activo que se convierte en una carga si no se vende. La baja
rotación de inventarios es el indicio de un problema. Si el producto no se vende,
significa que el cliente no lo encuentra útil, o es un precio demasiado alto para el
mercado. La compañía puede tener que reducir el precio por debajo del costo
original de los bienes para limpiar los estantes y hacer espacio para los productos
más deseables. Las empresas querrán reducir al mínimo el tiempo que un
producto permanece en el inventario.

Cuentas por pagar

Las empresas quieren maximizar la cantidad de tiempo que se necesita para
pagar a un proveedor. Esto les permite más tiempo para hacer un uso productivo
del dinero en efectivo. Una vez que la empresa paga al proveedor, el dinero no
está disponible para comprar inventario adicional u otros tipos de inversiones. Una
empresa puede ser capaz de negociar la fecha de vencimiento del pago cuando
inicialmente hace contacto con un proveedor.

Cuentas por cobrar

Cuanto más rápido reciba una empresa el pago de sus propios productos o
servicios, será mejor. Es de poca utilidad práctica para una empresa tener un gran
saldo de cuentas por cobrar. Puede ser una indicación de la rentabilidad futura,
pero tienen que ser convertidas en efectivo antes de que realmente puedan
afectar el resultado final. Un corto tiempo de colección es un indicador de una
gestión eficiente.

Ciclo de conversión de efectivo

Una fórmula sencilla para calcular el ciclo de conversión de efectivo es: número
promedio de días de inventario + número promedio de días de cuentas por cobrar
- número medio de días de cuentas por pagar. Un resultado más pequeño indica
un ciclo saludable. Los totales negativos reflejan un modelo de negocio para
empresas como Dell o Amazon, en la que los proveedores no se pagan hasta que
la empresa recibe el pago del cliente. Sin embargo, ese modelo de negocio no es
la norma para la mayoría de las empresas. Los analistas consideran las
 tendencias históricas a la baja en el ciclo de conversión de efectivo como una
buena señal; la empresa está vendiendo sus productos más rápidamente, cobra
los pagos más rápidos o toma más tiempo para pagar a sus proveedores.

Así pues, el ciclo de conversión del efectivo es el tiempo que la empresa requiere
para convertir en efectivo las inversiones que haya realizado para poder ejecutar
su actividad y para utilizarlo nuevamente en su operación. En dicho proceso
intervienen de forma relevante tres elementos de los estados financieros:
inventario, cuentas por cobrar y proveedores.
Una de las herramientas que se utilizan en la administración de las organizaciones
son los indicadores financieros; para este caso los indicadores de actividad suelen
ser parte determinante del cálculo del ciclo de efectivo. La fórmula para llevar a
cabo dicho cálculo es la siguiente:
Ciclo de efectivo = (Rotación inventario en días + Rotación de cartera en días) –
Rotación de proveedores en días
[Nota: El resultado de este indicador sirve para comparar la gestión en diferentes
períodos y medir los resultados de la compañía frente a indicadores del mercado].

Ciclo de conversión de efectivo y decisiones administrativas

Las empresas, para obtener su inventario, pueden invertir recursos en materias

primas, mano de obra y materiales que se transforman en productos terminados, o
bien pueden directamente invertir en productos terminados para comercializarlos.
En este ciclo que va desde la adquisición de recursos hasta la recuperación de la
inversión intervienen varios aspectos que tienen directa relación con la planeación
del apalancamiento operativo, entre estos se encuentran:

 Cotización con varios proveedores en la que se evalúe la idoneidad de

estos y la calidad de las materias primas o productos, eficiencia en la entrega y el
respaldo a la mercancía a través de seguros.
 Relación con proveedores en la cual se defina diferentes formas de pago y
tiempos en los que se van a cancelar los saldos pendientes con estos.
 Duración del inventario en el almacén y el cálculo de los costos de
elaboración y mantenimiento del mismo.
 Relación con clientes en la cual se definan descuentos por pagos
inmediatos o a corto plazo, sistema de separado y diferentes formas de pago, así
como el tiempo en el que se van a cancelar los saldos pendientes con la empresa.
 Ingresos obtenidos por la mercancía vendida.
 Identificación de los tiempos que tarda la empresa en recuperar la inversión
realizada y el tiempo que tarda en pagar los insumos adquiridos.
Tener un apalancamiento operativo permite que la empresa utilice recursos
propios y evite incrementar su endeudamiento con terceros o socios; se podría
decir que tener un ciclo de efectivo positivo que permita a la empresa apalancarse
de forma eficiente, sería obtener un recaudo de inventarios y cuentas por pagar en
menor tiempo y buscar la manera de extender los tiempos de pago a proveedores
sin perjudicar la relación con estos.

El ciclo depende de 3 componentes:

a) Período medio de inventario: Es el tiempo que transcurre desde que ingresa
la materia prima a la bodega, hasta que sale el producto terminado de la
misma.
b) Período medio de cobro: Tiempo que tarda la cobranza en convertir la
cuentas por cobrar en efectivo; se debe de considerar los tiempos de
flotación.
c) Período medio de pago: Lapso de tiempo que tarda la empresa en pagar
sus obligaciones de corto plazo (cuentas por pagar) CCE: Ciclo operativo -
Ciclo de pago

7 maneras de reducir el ciclo de caja

Hoy te voy a presentar 7 maneras de reducir tú ciclo de caja
¡¡¡¡ CÓMO !!!!

¿¿¿¿ QUE NO SABES QUÉ ES EL CICLO DE CAJA ????

¿¿¿¿ QUE NO SABES CUÁNTO DURA EL CICLO DE CAJA DE TU

NEGOCIO ????

Pues es algo que tienes que saber mejor que tú nombre.

Posiblemente es la razón por la que tienes problemas de liquidez (de dinero) en tu

negocio.

Al ciclo de caja también se le llama ciclo Dinero-Mercancías/Servicios-Dinero. 

¿Significativo, no?

Pero tienes suerte porque esto se puede solucionar fácilmente.  Son dos

herramientas que enseño el vídeo curso CFLNQFB con un lenguaje sencillo y
accesible para que te sea fácil hacerte con ello.  Puedes conseguir el vídeo
curso aquí y guardar este artículo para cuando completes los capítulos 5 y 6 en los
que enseño el ciclo de maduración y el ciclo de caja.

Lo primero que te va a sorprender del vídeo curso es su precio, lo realmente bajo

que es en relación con todo lo que te vas a llevar.

Para los que si sabéis que es este ciclo y cuanto dura en vuestro negocio ahí van
unas cuantas maneras de reducirlo.

Como verás son acciones que puedes hacer tú sin ayuda externa.  No he caído en
lo fácil de decirte que vayas a un banco a pedir una póliza de crédito, financiarte
en el MAB, inversores privados, ni otras cosas totalmente inviables que algunos
recomiendan por ahí.
 Tampoco te recomiendo una economía de escala (comprar más cantidad porque
te sale más barato por cada unidad) porque eso va a ahogar tu liquidez.  Cuando
reduzcas tu ciclo de caja y consigas tener excedentes de tesorería (si, de
verdad… tu puedes lograrlo… tener dinero disponible de sobra) ya tendrás tiempo
de hacer economía de escala, que será lo apropiado.  Más adelante te daré ideas
de qué hacer con la tesorería positiva que consigas.  En cada situación tienes que
aplicar la estrategia adecuada.

1. Reducir los periodos de conversión de las existencias o materias primas y

productos terminados.  Si fabricas o produces revisa los tiempos de los procesos
para hacerlos más rápidos y más productivos, es decir, que puedas fabricar más
cantidad de productos en el mismo tiempo.  Si eres un negocio comercial debes
reducir el tiempo en que los productos están en tu almacén; realizando los pedidos
cuando se agote el stock virtual (el stock virtual es igual a la suma del stock real +
pedidos pendientes de recibir de proveedores – pedidos pendientes de servir a
clientes) que como ves depende de la demanda de productos.  Para hacer esto te
va a facilitar mucho la vida utilizar una aplicación de gestión con control de
almacén.  Si quieres que te aconseje una aplicación buena, bonita y barata haz
clic aquí y hablamos.  Recuerda que he estado 15 años trabajando en empresas
de software de gestión y las conozco perfectamente.
2. Si tienes existencias que no puedes dar salida piensa otras alternativas a
quien poder venderlas: a tu competencia, a los que les gusta el háztelo tu mismo
… seguro que se te ocurre algo
3. O quizá puedas dar otra propuesta de valor a esa mercancía y llegar a otro
tipo de público.
4. Desarrollar un sistema Justo a tiempo, es una de las bases del milagro
económico japones.  Replantéate tus sistemas de distribución.  Una definición del
Justo a tiempo sería:   «producir los elementos que se necesitan, en las
cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan», y se basa en
la eliminación del desperdicio de la cadena de valor.  Desperdicio entendido como
 cualquier cosa distinta de la cantidad mínima de equipamiento, materiales, partes,
espacio y tiempo, que sea absolutamente esencial para añadir valor a producto.
5. Vender más rápido (que parece fácil decirlo).  Hay mucha formación sobre
ventas gratuita y de pago.  ¿Qué tal una campaña de ofertas o descuentos?  ¿O
un concurso?  Debes formarte en vender.  También te ayudará un buen
asesoramiento en marketing.
6. Aumentar el periodo de días a pagar o negociar mejores condiciones de
pago.  Explica a tus proveedores tu situación (hablando se entiende la gente),
habla sobre todo con los estratégicos y declárales tu situación y cómo lo estas
solucionando.  Propón otras opciones de pago, nuevos plazos.  Acepta soluciones
que ellos te presenten, es una negociación y posiblemente tengas que ceder en
algo.  Ten en cuenta que ellos no quieren que les devuelvan sus cargos, por lo
que también deberán tener una actitud conciliadora.  Ten en cuenta si tienes
trabajadores que el dinero de las nóminas y seguros sociales también cuentan
como salida de dinero que afecta al ciclo de caja.
7. Reducir el periodo de días a cobrar.  Explica también a tus clientes tu
situación.  Es muy probable que lo entiendan y quieran ayudarte: proponles
descuentos por pronto pago si pagan al contado; regalos o aumento de mercancía
si te pagan anticipos.  Es posible que creas que cobrar a tus clientes a plazo sale
gratis, pero no.  Si quieres saber cuánto te afecta dar crédito a tus clientes lee este
artículo de Sherpafinanciero.  Si alguna vez tienes necesidades de financiación
contacta con José María Casero, te va a dar la mejor solución para tu caso.

Como ves todas estas medidas están dirigidas a aumentar la rotación.

Para concluir: el ciclo de caja es la cantidad de días que pasan desde que sueltas
dinero a tus proveedores/acreedores/gastos por el desarrollo normal de tu
actividad hasta que lo recuperas cobrando a tus  clientes.  Así que no hace falta
que te diga que cuánto menos días pasen, mejor.
En el capítulo 7 del vídeo curso CFLNQFB explico cómo calcular el ciclo de caja
en el podrás aplicar todo lo que has aprendido en este artículo.  Puedes conseguir
el vídeo curso aquí.