FORO TEMATICO SEMANA 2

1. Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento?

Justifique su respuesta.

El ciclo vital de los documentos es la razón por la cual se define su proceso de

creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación
permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos
desde su creación; esto se lleva a cabo en cada empresa porque se transforman
con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y
secundarios de cada documento (valor primario es cuando el documento es de
utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la
investigación histórica).

2. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una
calamidad personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado
del archivo mientras su compañero regresa al cargo, ¿Cómo cree que
debe desempeñarse en el cargo si la implementación de las TRD al
momento de la búsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su
respuesta.

Dentro de una empresa organizada debe haber manuales de procedimientos los

cuales deben ser integrados a procesos de calidad, difundidos y/ó para la consulta de
todos los empleados. Verificaría el manual para proceso de archivístico si no conozco
del tema.

Lo primero que haría sería el levantamiento uno a uno de toda la información que se
tiene en el archivo con formatos de inventario documental, para determinar series y
sub-series documentales, tipos documentales y fechas.

Para la aplicación de las TRD investigaría sobre la institución y fuentes documentales

y que documentos generan reproceso y quien los generan, para una estandarización
de los documentos para cada proceso, dependencia o área. Si se aplican y se
elaboran las TRD y el inventario documental, es a conciencia y se acompañan de
anexos que sustenten y aseguren la comprensión y aplicación en los procedimientos
de elaboración en cada puesto de trabajo, no habría ningún inconveniente en el
proceso de la Gestión Documental.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de una

empresa, ya que expresan el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.
Con archivos bien organizados y estructurados los funcionarios no tendrán que partir
de ceros o invertir su tiempo en búsquedas infructuosas de los documentos que han
producido o recibido durante su gestión así se verificaran proyectos, se llevaran
investigaciones, se tomaran decisiones, se responderán trámites y demandas de
orden legal, administrativo o fiscal.

GERMAN YEZID JACOBO C.