BS-P20-PR11 Procedimiento Compra de Bienes y Servicios Administrativos PDF

CÓDIGO: BS-P20-PR11
MACROPROCESO
GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 1
PROCESO COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
FECHA: Octubre de 2009
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS
REVISADO POR APROBADO POR
Líder Funcional de Compras Director Financiero
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
PROCEDIMIENTO
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS VERSIÓN: 1
ADMINISTRATIVOS
1. OBJETIVO
Proveer a la Universidad de los bienes y servicios administrativos solicitados, con el

fin de satisfacer las necesidades de las unidades, a costos razonables y entregas
oportunas, para asegurar el desarrollo óptimo de todos los procesos de la institución.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación de la necesidad por parte de las unidades hasta la entrega
del bien o servicio por parte del proveedor.
3. DEFINICIONES
 Activos: constituyen los recursos económicos en general que posee una empresa
y que se espera que sus operaciones futuras. Pueden ser tangibles, como locales,
edificios, maquinaria o mercancía, o intangibles, como ciertos derechos legales y
títulos, cuentas por cobrar, inversiones, marcas de la empresa, etc.
 Bienes: todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para
satisfacer alguna necesidad o cosas o derechos susceptibles de producir beneficios
de carácter patrimonial. Se puede definir como un elemento tangible, con cuya
producción o elaboración se persigue, al igual que con el servicio, colmar las
necesidades de los clientes y la máxima satisfacción al consumirlo.
 Referencia en compras de bienes: es un consecutivo que se le asigna al activo

y que está relacionado con el Plan Único de Cuentas de la Universidad.
 Terceros: son todas las personas o entidades que por realizar cualquier
transacción activa o pasiva con la Universidad están registrados en la base de
datos de terceros de la Universidad y tiene o han tenido algún movimiento en
registros contables. Son terceros para la Universidad los proveedores, los
estudiantes, los empleados, los terceros manejados por cajas menores y los
clientes de cartera institucional.
Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 32

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
4. CONDICIONES GENERALES
Centralización y especializaciones por línea de productos y servicios.
 La unidad autorizada para realizar la compra de bienes y servicios administrativos

en la Universidad es la Oficina de Suministros; esta unidad realizará las compras
que requieran las demás unidades.
 La Oficina de Suministros buscará la mejor negociación con el proveedor con

criterios de economía de escala a favor de la Universidad.
 La Oficina de Suministros está conformada por funcionarios especializados por

línea de productos y servicios.
 La gestión de compras de bienes se realizará bajo criterios técnicos, económicos

y de calidad que permitan dar cumplimiento a las políticas internas y generar
economía y satisfacción a las diferentes unidades de la Universidad.
 La decisión de comprar bienes nacionales ó importados, existiendo las dos

posibilidades, se tomará teniendo en cuenta parámetros de calidad, garantía,
precio y tiempo de entrega. Por lo tanto se deberán evaluar las alternativas para
asegurar que la compra se realice teniendo en cuenta la mejor relación costo-
beneficio.
 Se debe llevar a cabo un estricto seguimiento y control sobre las compras y los
pendientes de entrega, tanto por la Oficina de Suministros como por las demás
unidades de la Universidad, con el fin de verificar el cumplimiento de las
condiciones establecidas en la negociación con el proveedor.
 Las compras que se realicen en la Sede Central estarán regidas por las normas y
lineamientos definidos en el Manual de Normas y Lineamientos Generales
de Contratación (LE-P11-MN01).
 La única unidad autorizada en la Pontificia Universidad Javeriana de recibir los

bienes comprados en consignación es la Tienda Javeriana.
Solicitudes de compras
 Todas las unidades deberán realizar las solicitudes de compra, de acuerdo con lo
estipulado en el presente documento. Lo aquí establecido está soportado
tecnológicamente por los módulos de PeopleSoft Purchasing y Payables.

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
 Las solicitudes de compras de bienes realizadas por las unidades deberán

realizarse buscando optimizar el consumo, garantizando que el gasto de los
mismos se realice dentro del tiempo establecido, evitando así la existencia de
inventarios de insumos en las unidades y el incremento de compra de bienes al
final del año.
 Las solicitudes de compra que no hayan sido aprobadas por el ordenador del
gasto serán anuladas automáticamente por el sistema Peoplesoft, ocho días
después de la elaboración de la solicitud.
Proveedores y distribuidores
 Cuando las compras se realicen a proveedores exclusivos será aceptable una

única cotización.
 Cuando la compra de los bienes se realice a un distribuidor exclusivo, el

proveedor deberá enviar a la Oficina de Suministros la certificación de la casa
matriz.
Criterios para la compra de activos, equipos, insumos y repuestos

nacionales o importados
 La compra de activos fijos relacionados con tecnologías de información y

comunicación deberá estar avalada por la Dirección de Tecnologías de
Información, para lo cual está unidad realizará un diagnóstico y determinará la
pertinencia y las especificaciones de la compra.
 Para la compra de equipos especializados solicitados por las unidades de la

Universidad se deberá anexar el concepto técnico emitido por escrito por la unidad
que tenga la competencia y tecnología asociada al equipo en cuestión, dicho
concepto deberá incluir los motivos y criterios que sustentan la elección del
proveedor propuesto y la pertinencia de la compra. Tanto la justificación y el
concepto técnico de la compra del equipo deberán ser descritos en el formato
Concepto Técnico y Justificación de la Compra de equipos (BS-P11-F24) y
enviado a la Oficina de Suministros.
 Para la compra de activos fijos la Oficina de Suministros le exigirá al proveedor la

garantía escrita de los mismos o verificará que ésta se encuentre reflejada en la
factura de venta.
 La Oficina de Suministros, antes de realizar la compra de un activo, equipo,

insumo o repuesto deberá consultar y evaluar el respaldo de la marca en el país.
Además debe verificar anteriores experiencias de unidades de la Universidad con

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
el fin de garantizar el adecuado funcionamiento del equipo o repuesto y su

mantenimiento.
 Toda compra que requiera del pago de un anticipo deberá estar respaldada por
una póliza de buen manejo. Igualmente se deberán solicitar pólizas de
cumplimiento cuando a criterio de la Oficina de Suministros se requiera.
Contratación
La Oficina de Suministros determinará con el proveedor los casos en los cuales para
la compra de bienes o servicios se requiera la elaboración de un contrato, teniendo
en cuenta la solicitud de anticipo por parte del proveedor y los servicios adicionales
por la compra del bien.
Aprobación de las compras
 Al momento de realizar la aprobación de las compras se deberá contar con

cotizaciones vigentes o con una lista de precios actualizada; en caso contrario se
deberá cotizar nuevamente.
 El número de cotizaciones requeridas para la aprobación de las compras se

encuentra definido en la Matriz de Atribuciones por Cuantía del Manual de
Normas y Lineamientos Generales de Contratación (LE-P11-MN01).
 Las facturas y soportes correspondientes a la compra de bienes y servicios

administrativos se recibirán únicamente en la Oficina de Cuentas por Pagar.
 Los cargos facultados y las cuantías para la aprobación de las compras se

encuentran estipulados en la Matriz de Atribuciones por Cuantía del Manual
de Normas y Lineamientos Generales de Contratación.

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN PLAZA
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Identifica la necesidad de la compra y valida la

existencia y la referencia en los catálogos de bienes
y servicios a través del ERP.
 Si existe la referencia,
Unidades de la Responsable
1. Remítase a la actividad 2.
Universidad de la Unidad
 Si no existe la referencia,
Remítase al procedimiento Administración de
Referencias (BS-P11-PR13).
En este momento finaliza el procedimiento.
Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador

del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP.
 Si tiene disponibilidad presupuestal,
Remítase a la actividad 3.
2.
 Si no tiene disponibilidad presupuestal,
Remítase al procedimiento Control Presupuestal

(FI-P11-PR02).

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en

el sistema ERP.
 Si aprueba la solicitud,
 Si rechaza la solicitud,
Unidades de la Ordenador
3. Informa al responsable de elaborar la solicitud de
Universidad del gasto
compra que realice los ajustes.
 Si recicla la solicitud,
Elige la opción “recicla” en el ERP.
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra

recibidas y el tipo de solicitud de compra.
 Si es una importación,
Remítase al procedimiento de Compra por

Importación (BS-P11-PR14). Oficina de Auxiliar de
4.
Suministros Compras
 Si no es una importación,

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Valida la existencia del proveedor en el sistema ERP.
 Si el proveedor está creado,
Auxiliar de
5.
 Si el proveedor no está creado, Compras
Remítase al procedimiento Selección de

Proveedores (BS-P10-PR04). Oficina de
Suministros
Solicita las cotizaciones al proveedor a través de

6.
correo, WEB o fax.
Auxiliar de
Recibe, ingresa en el ERP y analiza las cotizaciones Compras
7. recibidas de los proveedores y envía notificación al
Jefe de la Oficina de Suministros.

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la

solicitud en el sistema ERP.
 Si aprueba la compra,
Envía notificación al Jefe Oficina Administrativa.
 Si rechaza la compra,
Oficina de Jefe de
8. Elige la opción “rechazada” e informa a través del
Suministros Oficina
ERP las razones.
 Si recicla la compra,
Elige la opción “reciclado” en el ERP.
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

solicitud en el sistema ERP.
Elige la opción “rechazada” e informa a través del

9. ERP las razones.

Oficina de
Control de Jefe Oficina
Giros
Verifica si la Junta de compras debe aprobar, de

acuerdo con el monto.
 Si la junta de compras debe aprobar,
Envía notificación a través del ERP al representante

10. de la junta.
 Si la junta no aprueba,

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla.

ERP las razones.
11.
Elige la opción “reciclado” en el ERP e informa a la

unidad que la solicitud no fue aprobada.
Junta de Quien la
Compras preside
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe

aprobar, de acuerdo con el monto.
 Si el Vicerrector debe aprobar,
Envía notificación a través del ERP al Vicerrector

12. Administrativo.
 Si el Vicerrector no debe aprobar,

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Elige la opción aprobado en el ERP.
Elige la opción “rechazada” e informa a través del Vicerrectoría Vicerrector

13.
ERP las razones. Administrativa Administrativo

Informa a la unidad que la solicitud no ha sido
aprobada.
Verifica si la compra requiere contrato.
 Si la compra requiere contrato,
Realiza los trámites de la contratación con la

Secretaría Jurídica.
Oficina de Jefe Oficina
14.
Una vez el contrato este firmado por las dos partes, Suministros
 Si la compra no requiere contrato,

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las Oficina de Auxiliar de

15.
solicitudes aprobadas y envía al proveedor. Suministros Compras
6.2 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS POR

OUTSOURCING
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Identifica la necesidad de la compra y valida la

existencia y la referencia en los catálogos de la
unidad de compras a través del ERP.
 Si existe la referencia,
1. Remítase a la actividad 2.
 Si no existe la referencia,

Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador
del gasto y verifica el presupuesto a través del ERP.

2.

(FI-P11-PR02).

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

el sistema ERP.
 Si aprueba la solicitud de compra,

 Si rechaza la solicitud de compra,

Unidades de la Ordenador
3.
Informa al responsable de elaborar la solicitud de Universidad del gasto
 Si recicla la solicitud de compra,
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra Auxiliar de

4. recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y Compras
notifica al Jefe de Suministros para aprobación. Outsourcing

solicitud de compra en el sistema ERP.
Oficina de
Suministros
Elige la opción “rechazada” e informa a través del Jefe de

5.
ERP las razones para que se realicen los ajustes. Oficina

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Auxiliar de
6.
Outsourcing


Oficina de
Envía notificación a través del ERP al representante suministros
Jefe de
7. de la junta.
Oficina
 Si la junta no aprueba,

Junta de Quien la
8. ERP las razones para que se realice la corrección.
Compras preside
Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Auxiliar de

Oficina de Compras por
9.
Suministros
En este momento finaliza el procedimiento. Outsourcing

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

 Si el Vicerrector Administrativo debe aprobar,

Junta de Quien la
10. Administrativo.
Compras preside
Vicerrectoría Vicerrector
11.
Administrativa Administrativo
ERP las razones para que se realicen los ajustes.

Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada. Auxiliar de
12.
Suministros
En este momento finaliza el procedimiento. Outsourcing

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Ingresa al ERP, elabora la orden de compra de las

13.
solicitudes aprobadas.
Auxiliar de
Realiza la selección automática de solicitudes por
14. Suministros Outsourcing
proveedor.
Consolida las órdenes de compra por proveedor en

15. un archivo plano y envía el consolidado a cada
proveedor por correo electrónico.
5.3 COMPRAS EN CONSIGNACIÓN
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Solicita la creación en el ERP de las referencias de

los productos en consignación al Auxiliar de compras
y entrega los documentos soporte (factura). Tienda
1. Jefe
Javeriana
referencias (BS-P11-PR13).
Crea las referencias de los productos en

consignación en el ERP con el atributo inventario en Oficina de Auxiliar de
2.
consignación y le informa a la Jefe de la Tienda Suministros compras
Javeriana que ya fueron creados los productos.

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Elabora la solicitud de compra de los productos en

consignación, notifica al ordenador del gasto y
verifica el presupuesto a través del ERP.
Remítase a la actividad 4. Tienda Responsable

3.
Javeriana de elaborar

(FI-P11-PR02).

el sistema ERP.
 Si rechaza la solicitud de compra, Jefe de la

Tienda
4. Tienda
Informa al responsable de elaborar la solicitud de Javeriana
Javeriana
 Si recicla la solicitud de compra,
Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra

recibidas y las asigna de acuerdo con el proveedor y Oficina de Auxiliar de
5.
Suministros Compras
notifica al Jefe de Suministros para aprobación.

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

solicitud de compra en el sistema ERP.
Elige la opción “rechazada” e informa a través del Jefe de

6.
Oficina
Remítase a la actividad 7. Oficina de

Suministros

Auxiliar de
7.
Compras

Envía notificación a través del ERP al representante

Jefe de
8. de la junta.
Oficina
 Si la junta no debe aprobar ,

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Junta de Quien la
9. ERP las razones para que se realice la corrección.
Compras preside

Oficina de Auxiliar de
10.
Suministros Compras

 Si el Vicerrector Administrativo debe aprobar,

Junta de Quien la
11. Administrativo.
Compras preside

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Vicerrectoría Vicerrector
12.
Elige la opción “rechazada” e informa a través del Administrativa Administrativo

Jefe de
13.
Oficina
En este momento finaliza el procedimiento. Oficina de
Suministros
Auxiliar de
14. Ingresa al ERP, elabora la orden de compra.
Compras

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS”. Las
convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

intersección de líneas. Representa una conexión entre
Conector de rutina
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.
Representa el enlace entre la última actividad de una

Conector de pagina
página y la primera de la siguiente.
Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.
Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.
Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.
Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.
Representa el archivo de de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.
Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los

Información diferentes Sistemas de Información.

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN PLAZA
INICIO
Responsable en la Unidad
Identifica la necesidad de la
compra y valida la existencia y
la referencia en los catálogos de
bienes y servicios a través del
ERP.
Existe la referencia
SI
4
Elabora la solicitud de compra,

notifica al ordenador del gasto y Administración de Referencias (BS-P11-
verifica el presupuesto a través PR13).
del ERP.
1
Tiene disponibilidad presupuestal NO
SI Responsable en la Unidad
Ordenador del gasto Remítase al procedimiento Control
Presupuestal (FI-P11-PR02).
Aprueba, rechaza o recicla la
solicitud de compra en el
sistema ERP.
Control Presupuestal (FI-P11-PR02). 2
Aprueba la solcitud NO
SI Rechaza la solcitud
Auxiliar de Compras NO
Ingresa al ERP y verifica las Ordenador del gasto
solicitudes de compra recibidas
Elige la opción recicla en el ERP.
y el tipo de solicitud de compra.
SI
3
Es una importación
Ordenador del gasto

SI
Informa al responsable de elaborar la solicitud de
Auxiliar de Compras compra que realice los ajustes.
NO
Remítase al procedimiento de Compra por
Importación (BS-P11-PR14).
4
Compra por Importación (BS-P11-

PR14). 5
A

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
Auxiliar de Compras
Valida la existencia del proveedor en el sistema

ERP.
SI El proveedor está creado NO
Auxiliar de Compras
6 Auxiliar de Compras
Solicita las cotizaciones al proveedor a través de
correo, WEB o fax. Remítase al procedimiento Selección de
Proveedores (BS-P10-PR04).
8
Auxiliar de Compras
Recibe, ingresa en el ERP y analiza las Selección de Proveedores (BS-P10-
cotizaciones recibidas de los proveedores y envía 10 PR04).
notificación al Jefe de la Oficina de Suministros.
Jefe Oficina de Suministros 12
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla

la solicitud en el sistema ERP.
Aprueba la solcitud NO Rechaza la solicitud
SI SI
Jefe Oficina de Suministros

Envía notificación al Jefe Oficina ERP las razones.
Administrativa.
NO
Jefe Oficina Administrativa

Ordenador del gasto
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla Elige la opción recicla en el ERP, informa a la
la solicitud en el sistema ERP. unidad que la solicitud no fue aprobada.
SI Rechaza la solicitud
Jefe Oficina Administrativa SI

Verifica si la Junta debe aprobar de acuerdo con el
monto. NO Elige la opción “rechazada” e informa a través del
ERP las razones.
8
Ordenador del gasto
B Elige la opción recicla en el ERP, informa a la

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
SI La junta de compras debe aprobar
Envía notificación a través del ERP al

representante de la junta.
Quien preside la junta

SI
Rechaza la solicitud
SI
Verifica si el Vicerrector Administrativo debe Jefe Oficina Administrativa
ERP las razones.
NO
El vicerrector debe aprobar
10
SI
Quien preside la junta Elige la opción recicla en el ERP, informa a la
Administrativo. 11 NO
Vicerrector Administrativo
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla SI

la solicitud en el sistema ERP. NO
ERP las razones. NO
Aprueba la solcitud
12
SI
Elige la opción recicla en el ERP, informa a la
13
Verifica si la compra requiere contrato.

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
SI La compra requiere contrato

Realiza los trámites de la contratación con la
Secretaría Jurídica.
Auxiliar de Compras
Ingresa al ERP, elabora la orden
de compra de las solicitudes NO
aprobadas y envía al proveedor.
FIN
1 7
2 9
3 11
5 13

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS POR OUTSOURCING
INICIO
Identifica la necesidad de la
compra y valida la existencia y
la referencia en los catálogos de
bienes y servicios a través del
ERP.
Existe la referencia
SI
4
Elabora la solicitud de compra,

notifica al ordenador del gasto y Administración de Referencias (BS-P11-
verifica el presupuesto a través PR13).
del ERP.
1
Ordenador del gasto Remítase al procedimiento Control
Presupuestal (FI-P11-PR02).
sistema ERP.
Control Presupuestal (FI-P11-PR02). 2
Auxiliar de compras NO
5 Ordenador del gasto
Ingresa al ERP y verifica las
solicitudes de compra recibidas Elige la opción recicla en el ERP.
y las asigna de acuerdo con el
proveedor y notifica al Jefe de SI
Suministros para aprobación.
7
3

Ordenador del gasto
la solicitud en el sistema ERP. Informa al responsable de elaborar la solicitud de

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
SI Aprueba la solcitud NO
SI
monto. Jefe Oficina de Suministros
5 NO
ERP las razones.
La junta de compras debe aprobar
Ordenador del gasto
SI
Elige la opción recicla en el ERP, informa a la
representante de la junta. 6

SI
aprobar, de acuerdo con el monto. Quien preside la Junta

NO ERP las razones para que se realice la corrección.
El vicerrector debe aprobar NO
SI
7

representante de la junta. Quien preside la Junta
Quien preside la Junta
la solicitud en el sistema ERP. Informa a la unidad que la solicitud no fue
aprobada.
Aprueba la solcitud
8
SI
Auxiliar de compras
de compra de las solicitudes
aprobadas.
B

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
Auxiliar de Compras
Realiza la selección automática de solicitudes por
proveedor.
Auxiliar de Compras
Consolida las órdenes de compra por proveedor en

un archivo plano y envía el consolidado a cada
proveedor por correo electrónico.
FIN
1 8
2 6

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
COMPRA EN CONSIGNACIÓN
INICIO
Jefe Tienda Javeriana
Solicita la creación en el ERP de las referencias de

los productos en consignación al Auxiliar de
compras y entrega los documentos soporte
(factura).

referencias (BS-P11-PR13).
Administración de referencias (BS-P11-

PR13)
Auxiliar de compras
Crea las referencias de los
productos en consignación en el
ERP con el atributo inventario
en consignación y le informa a
la Jefe de la Tienda Javeriana
que ya fueron creados los
productos.
Responsable de Elaborar en la
Tienda Javeriana
2
Elabora la solicitud de compra

de los productos en
consignación, notifica al 4
ordenador del gasto y verifica el
presupuesto a través del ERP.

Remítase al procedimiento Control

Jefe Tienda Javeriana Presupuestal (FI-P11-PR02).

sistema ERP. Control Presupuestal (FI-P11-PR02).
Aprueba la solcitud NO 1
Auxiliar de Compras NO
Ingresa al ERP y verifica las
solicitudes de compra recibidas Jefe Tienda Javeriana
y las asigna de acuerdo con el SI Informa al responsable de elaborar la solicitud de
proveedor y notifica al Jefe de compra que realice los ajustes.
Suministros para aprobación.
2
Jefe Tienda Javeriana
Recicla la solicitud de compra
A 3

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS

la solicitud de compra en el sistema ERP.
SI Aprueba la solcitud NO
Jefe Oficina Administrativa Rechaza la solicitud

monto. SI

La junta de compras debe aprobar
NO ERP las razones.
SI
4
representante de la junta.
Quien preside la junta Elige la opción “reciclado” en el ERP.

Auxiliar de Compras
Informa a la unidad que la solicitud no fue

El vicerrector debe aprobar aprobada.
SI

Administrativo.
Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla NO

Aprueba la solcitud
SI
Auxiliar de Compras
de compra.
FIN 1

PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS
7. RELACIÓN DE REGISTROS
NOMBRE CÓDIGO
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIÓN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO
Procedimiento Administración de Referencias (BS-P11-
PR13).
Procedimiento Ejecución y Control Presupuestal (FI-P11-
PR02)
Procedimiento de Compra por Importación (BS-P11-
INTERNO PR14).
Procedimiento Selección de Proveedores (BS-P10-PR04).
Formato Concepto Técnico y Justificación de la Compra
de equipos (BS-P11-F24)
Manual de Normas y Lineamientos Generales de
Contratación (LE-P11-MN01).
Matriz de Atribuciones por Cuantía
EXTERNO

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COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

REVISADO POR APROBADO POR

Líder Funcional de Compras Director Financiero

Proveer a la Universidad de los bienes y servicios administrativos solicitados, con el

 Referencia en compras de bienes: es un consecutivo que se le asigna al activo

Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 32

Centralización y especializaciones por línea de productos y servicios.

 La unidad autorizada para realizar la compra de bienes y servicios administrativos

 La Oficina de Suministros buscará la mejor negociación con el proveedor con

 La Oficina de Suministros está conformada por funcionarios especializados por

 La gestión de compras de bienes se realizará bajo criterios técnicos, económicos

 La decisión de comprar bienes nacionales ó importados, existiendo las dos

 La única unidad autorizada en la Pontificia Universidad Javeriana de recibir los

Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 32

 Las solicitudes de compras de bienes realizadas por las unidades deberán

 Cuando las compras se realicen a proveedores exclusivos será aceptable una

 Cuando la compra de los bienes se realice a un distribuidor exclusivo, el

Criterios para la compra de activos, equipos, insumos y repuestos

 La compra de activos fijos relacionados con tecnologías de información y

 Para la compra de equipos especializados solicitados por las unidades de la

 Para la compra de activos fijos la Oficina de Suministros le exigirá al proveedor la

 La Oficina de Suministros, antes de realizar la compra de un activo, equipo,

Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 32

el fin de garantizar el adecuado funcionamiento del equipo o repuesto y su

Aprobación de las compras

 Al momento de realizar la aprobación de las compras se deberá contar con

 El número de cotizaciones requeridas para la aprobación de las compras se

 Las facturas y soportes correspondientes a la compra de bienes y servicios

 Los cargos facultados y las cuantías para la aprobación de las compras se

Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 32

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EN PLAZA

Identifica la necesidad de la compra y valida la

En este momento finaliza el procedimiento.

Elabora la solicitud de compra, notifica al ordenador

 Si tiene disponibilidad presupuestal,

Remítase al procedimiento Control Presupuestal

En este momento finaliza el procedimiento.

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Aprueba, rechaza o recicla la solicitud de compra en

Elige la opción “recicla” en el ERP.

En este momento finaliza el procedimiento.

Ingresa al ERP y verifica las solicitudes de compra

Remítase al procedimiento de Compra por

En este momento finaliza el procedimiento.

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Valida la existencia del proveedor en el sistema ERP.

 Si el proveedor está creado,

Remítase al procedimiento Selección de

Solicita las cotizaciones al proveedor a través de

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Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la

Envía notificación al Jefe Oficina Administrativa.

Elige la opción “reciclado” en el ERP.

Informa a la unidad que la solicitud no fue aprobada.

En este momento finaliza el procedimiento.

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Recibe la notificación y aprueba, rechaza o recicla la

Remítase a la actividad 10.

Elige la opción “rechazada” e informa a través del

Elige la opción “reciclado” en el ERP.

En este momento finaliza el procedimiento.