Gr05-ej4-v2 Proyecto: Reestructuración interna del área de

05 de May de 2020 Seguridad Electrónica

Autores: Barro ARMDGDP564263

Fernández DOMDGDP3129995
Ramírez COMDGDP3123805
Ruíz de Somocurcio PEMDGDP1284395

Módulo de Diseño de Proyectos

4. PROPUESTA DE LA SOLUCIÓN Y SUS COMPONENTES

4.1. Presentación de la solución

4.1.1. Descripción del sistema o producto que se propone y de las relaciones entre
sus componentes internos

En sentido general, este sistema busca mejorar la calidad del servicio y la

eficiencia en las operaciones de la empresa 2S Ingenieros S.A.C., mediante la
implementación de un nuevo modelo y estructura de la organización, así como
la optimización de las tareas relacionadas al departamento de seguridad
electrónica.

Este nuevo sistema se compone de un grupo de tareas que tendrán principal

enfoque en tres puntos: reorganización de la jerarquía de la organización
(evaluación y definición de los roles y tareas de cada colaborador),
optimización de los procesos de gestión, diseño e implementación de las
soluciones y capacitación del personal para elevar los estándares de calidad
de los servicios a ser brindados.

Todas estas tareas serán documentadas en el Manual de Empresa, el cual

será entregado al Consejo Directivo de la empresa 2S Ingenieros (compuesto
por el Gerente General y los directores de cada área de la empresa), ente que
fungirá como la unidad operativa encargada de velar por la continuidad de las
mejoras diseñadas en el sistema.

Con las labores indicadas anteriormente, se trabajarán los principales puntos

débiles identificados en la organización, los cuales han causado descontento
en el personal interno, baja calidad de los servicios brindados, caída de las
ventas y posicionamiento por debajo de la competencia, en un mercado
tecnológico que día a día aumenta su demanda de forma exponencial,
exigiendo cada vez más a las empresas y sus servicios.

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4.1.2. Descripción de la composición interna del sistema o producto: Diagrama de

funcionamiento o composición interna

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Procedimiento de procura

Procedimiento de registro de ventas

Procedimientos
Procedimiento de asignación de recursos

Procedimiento de asignación y cierre de servicios

Procesos relacionados a logística

Salidas
Entradas Personal capacita
Procesos relacionados al área comercial
Capacitaciones Procesos Director y personal de cada área
Asignación de roles. Compra y manejo correcto d
Elaboración de formatos de materiales Procesos relacionados al área de
Implementaciones operaciones
optimizadas sin necesi
Planeación División
y de seguridad electrónica Servicios con calidad y b
coordinación de trabajo.
Registros
Planeación del uso de recursos.
Estándares de calidad
Indicadores

Herramientas de control

Perfil laboral directivo

Perfil laboral comercial

Perfiles laborales
Perfil laboral logístico

Perfil laboral personal operaciones

Ambientales
Riesgos Sociales

Tecnológicos

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4.1.3. Los factores externos con incidencia

Factor Externo Explicación de incidencia

Competencia Las empresas que forman parte de la

competencia, aparte de competir por los
clientes, también compiten por la mano de
obra calificada.

Nuevas tecnologías Las nuevas tecnologías obligan a la empresa a

estarse innovando constantemente para no
quedarse atrás.

Regulación por parte del gobierno Las nuevas normas y regulaciones por parte
del gobierno son factores a considerar, ya que
pueden afectar el costo final del servicio.

El mercado cambiante El mercado impacta en el tipo de servicio a

ofrecer, por lo que se debe estar atentos a las
tendencias del mismo.

4.1.4. Flexibilidad y adaptabilidad del sistema o producto seleccionado con respecto al

servicio deseado por los involucrados relevantes

Variaciones en las entradas

Variables de corrección interna

Posibles cambios Variables de
evaluación de Acciones / Decisiones de gobierno interno
en las entradas funcionalidad
necesarias para la continuidad del sistema

Impuntualidad de Control de asistencia Disponer de un calendario y horario definido de

facilitadores de y responsabilidad de los facilitadores que estarán asistiendo para
capacitación los facilitadores brindar la capacitación a los empleados de la
empresa.

Ausencia del personal Control de Trabajar con sesiones programadas de las

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interno de la empresa disponibilidad del capacitaciones para que el personal pueda ser
personal para las dividido en grupos de trabajo y así evitar la
capacitaciones ausencia de los mismos.

Falta de Validación de la Se realizará levantamiento para validar que

documentación sobre información sobre las todos los materiales requeridos para las labores
los materiales herramientas se encuentren debidamente etiquetados y
requeridas para cada almacenados para que los mismos puedan ser
labor catalogados posteriormente.

Variaciones en las salidas o resultados

Variables de intervención externa

Posibles cambios en Variables de
las salidas o evaluación o control Acciones / Decisiones de gobierno externo
resultados de resultados
necesarias para la continuidad del sistema

Personal con déficit de Información sobre los Se brindará copias del Manual de Empresa con
información sobre los procesos actualizada todos los procesos optimizados a cada miembro
procesos y compartida empleado de la misma para evitar falta de
conocimiento.

Quejas sobre las Control de calidad de Se realizará seguimiento continuo al desarrollo

terminaciones de los las implementaciones de los formularios de evaluación de servicios
servicios para velar por el cumplimiento de los
estándares previamente acordados.

Escasez de materiales Control de uso de Cada tipo trabajo será evaluado para indicar en
materiales el proceso la cantidad requerida de cada
material a ser utilizado en la implementación.

4.3. Árbol de las Funciones del servicio a proporcionar

Capacitaciones

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Asignación de funciones
Asignación de roles
claras a personal

Elaboración de
formatos de materiales

Planeación y Procesosyyoperaciones
Procesos operaciones
SISTEMA DE coordinación de trabajo organizadas
organizadas
REESTRUCTURACIÓN

Canal de comunicación
entre áreas y personal

Maximizar efectividad
Eliminación de Re-trabajos de los servicios

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Reducción de costos

Servicios de Calidad
cumpliendo todos los
requerimientos del
Aumentar clientes cliente

4.4. Estructura de División del Trabajo, a realizar para diseñar y montar

el proyecto.

Componentes Actividades principales

Fase de Diseño Diseñar organigrama Definir puestos y funciones en la

Definitivo y de estructura.
Detalle
Documentar y oficializar la estructura

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Definir objetivos y tareas para el personal
Generar plan de trabajo Generar documento de control de
insumos y herramientas

Crear una planilla de seguimiento

trimestral
Definición de un presupuesto anual
Calendarizar revisión y aprobación de la
jerarquía y accionistas

Control de material y herramental

Generar registro de trabajo e insumos

Firma de conformidad de cada cliente

Gestionar indicadores de retrabajo

Fase de Montaje Armado de plan de capacitaciones
o Construcción
Capacitación de personal

Definir calendario de capacitación

Encuestar aleatoriamente a clientes

Contemplar satisfacción de cliente

4.5. Fecha y responsables

Barro ARMDGDP564263 (Coordinador del ejercicio)

Fernández DOMDGDP3129995

Ramírez COMDGDP3123805

Ruíz de Somocurcio PEMDGDP1284395 (Representante del grupo)

Fecha: 02/03/2020

4.5. Anexos

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