Objetivo

Evaluar las competencias adquiridas de los aprendices, en cuanto a los conocimientos técnicos
y aplicación en los procesos del Programa de Técnico asistente en organización de Archivos:
trámite y gestión de documentos.

Enunciado

En la empresa SAC, se va a implementar el Programa de Gestión Documental, para tal fin la

misma tiene documentado los procedimientos para cada proceso técnico y aprobados por el
Sistema de Gestión de Calidad, usted ha sido contratado para que se dé inicio a la ejecución.

Inicialmente se requiere implementar la Unidad de correspondencia con el fin de garantizar el

trámite y gestión de las comunicaciones que se reciben y se despachan, por lo anterior usted ha
sido contratado para tal fin.

Descripción de la Actividad:

Primera Fase

Señor aprendiz usted debe elaborar los siguientes documentos organizacionales atendiendo a
las siguientes instrucciones:

 Utilizar los formatos establecidos por el Sistema de Calidad (estos estarán ubicados en
una carpeta llamada formatos de calidad / documentos de apoyo. Aplicar las técnicas
de redacción adquiridas en la competencia producción de documentos.
 Elaborar las comunicaciones oficiales según los asuntos indicados.

Una (1) ACTA donde se documente una reunión del Comité Interno de Archivo de la empresa

Un (1) INFORME de gestión, donde se documente todas las actividades realizadas durante el
mes anterior en su roll de asistente en la oficina de la Administración de Documentos en la
empresa.

Elaborar 1 Comunicación Externa Recibida (Formato Carta, estilo bloque, líneas obligadas).
Asunto: Comunicación recibida, anunciando la visita de auditoria que realizara, funcionarios de
la contraloría para verificar la aplicación de los procesos y procedimientos archivísticos de la
entidad según lo establecido por el AGN. Nota: Elaborar cronograma, de visita de auditoria que
tenga todos los requisitos legales.)

Elaborar 1 Comunicación Externa Enviada (Formato Carta, estilo bloque, líneas obligadas ver
formato en carpeta de calidad). Asunto: Comunicación enviada a un empleador anunciando el
vencimiento en el pago con su obligación de cancelar oportunamente los aportes parafiscales,
Fic, Nota: Elaborar factura, que tenga todos los requisitos legales.
Segunda fase:

Calle 25 6 20 Neiva, alcaldiamunicipal.gov.co

Teléfono 3219119764
Señor Aprendiz una vez elaboradas las 4 Comunicaciones oficiales recibidas y despachadas
usted debe realizar el trámite y gestión de estos documentos en el los formatos de control de
correspondencia. Ubicados en la carpeta de Formatos de Calidad.

Debe realizar el trámite y gestión de los documentos, ubicados en la carpeta de anexos 2. En

los formatos de control de correspondencia.

NOTA: al aprendiz se le socializara previa a la prueba el manual de usuario de aplicativo, y se

les dará su login y password, con el fin de garantizar el ingreso y manejo al mismo.

Atender al siguiente instructivo:

Para acceder al sistema ingresa a este link http://senasigesdoc.ticscomercio.edu.co

Login:  XXXXX
Password: XXXXX

Ingresar al módulo de correspondencia, el cual le permitirá realizar los siguientes procesos

El módulo de Correspondencia le permite poder realizar los siguientes procesos:

 Registrar correspondencia
 Seguimiento y control a la correspondencia
 Cargar Documentos digitales.
 Realizar Consultas de la correspondencia.
 Contestar Correspondencia.
 Registrar Entregas de la Correspondencia.
 Gestionar los procesos relacionados con la Gestión Documental.

Ubíquese en el menú al lado izquierdo

Dar clic en el botón correspondencia como lo indica la imagen

Calle 1 f número 20-35, Neiva carsapue@coraportes.com.co

Teléfono 8644520
1. Radicar las comunicaciones oficiales externas

2. Registrar las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas

3. Escanear las comunicaciones y realizar el cargue digital

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Teléfono 3219119764
4. Registrar la correspondencia recibida externa y despachada externa

5. Con el fin de dar cumplimiento al trámite de documentos, ubíquese en el menú izquierdo

clic en trámite y generar planillas de correspondencia recibida y despachada

Calle 1 f número 20-35, Neiva carsapue@coraportes.com.co

Teléfono 8644520
6. Con el fin de garantizar la administración de correspondencia, realizar el registro de
confirmación de la entrega de la correspondencia recibida y despachada.

7. Con el fin de garantizar la administración de correspondencia realizar la actualización de

la correspondencia recibida o despachada

Calle 25 6 20 Neiva, alcaldiamunicipal.gov.co

Teléfono 3219119764
8. Enviar alertas de seguimiento a la correspondencia

9. Trazabilidad, realizar el seguimiento de la correspondencia recibida y despacha, por

entregar, por contestar, menú izquierdo botón seguimiento

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10. Garantizar la consulta de la correspondencia recibida y despachada, y el registro de los
actos administrativos, en este caso Acta

11. Realizar el registro de Actos Administrativos para el caso el Acta

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ENTREGABLES:

.1 Informe

1 Acta

2 comunicaciones oficiales recibidas

2 comunicaciones oficiales despachadas

Los siguientes registros en el aplicativo SIGESDOC:

 Radicación de las comunicaciones oficiales

 Registro de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas
 Generar planillas de correspondencia recibida y despachada
 Registro de confirmación de la entrega de la correspondencia recibida y despachada
 Registro de cargue de las comunicaciones digitales
 Registro de confirmación de la entrega de la correspondencia recibida y despachada
 Envíos de alertas de seguimiento a la correspondencia
 Seguimientos de la correspondencia recibida y despacha, por entregar, por contestar
 Registro de actos administrativos: Actas

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

ITEM DESCRIPCIÓN %
EVALUAR
1 Interpreta las normatividad vigente para la producción , 100
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 trámite y gestión de documentos
2 Identifica los procesos técnicos para la para la producción ,
trámite y gestión de documentos
3 Interpreta las normas generales de producción de
documentos
4 Aplica las normas para la producción, trámite y gestión de
documentos.
5 Controla los formatos establecidos por el Sistema de Calidad
en la unidad de correspondencia
6 Identifica que los documentos cumplan con las normas
lingüísticas y técnicas de la producción documental.
7 Identifica las herramientas tecnológicas disponibles para la
gestión y trámite de los documentos de archivo
8 Identifica los aspectos y riesgos en la salud ocupacional y
seguridad industrial
9 Aplica protocolos de servicios al cliente y cultura de servicio
TOTAL

Duración de la Prueba:

La primera fase

Producción de documentos: 1 hora

Trámite y gestión de documentos: 2 horas

Materiales y Herramientas

Elemento Descripción Cantidad

COMPUTADORES con el aplicativo SIGESDOC FUNCIONANDO 16

IMPRESORA Conectada en red con los equipos computo 1

Papelería Resma tamaño carta y oficio 1

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Sacapuntas Metálico 18
Lapicero Mina negra 18

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 REUNIÓN DE COMITÉ DE ARCHIVO
ACTA 001

FECHA: Neiva 28 de septiembre de 2018

Hora: 16:00 h
Lugar: crr. 26 16-16
ASISTENTES:
Daniel Ricardo Martínez
(Presidente)
María Lorena Rincón
(Vicepresidenta de comité de cafeteros)
INVITADO:
Carlos Andrés Ramírez
Camilo santana muñoz
Andrea Camacho Amaya
AUSENTES: Jesús Antonio Manrique

ORDEN DEL DIA:

1. Lista de asistencia y comprobación de Quórum
2. Encuentro nacional de presidentes comités de archivo
3. Proyecto de programa

DESARROLLO DE LA REUNION:
1. Verificación de Quórum
2. Lectura y aprobación de del acta anterior

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CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la sala de juntas de la ciudad de
Ibagué el día 10 de noviembre de 2018 a las 18:00 horas

Daniel Ricardo Martínez Karen Liceth Sánchez

Presidente Secretaria

Transcriptor: Johan Andrés Cortes

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 INFORME DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Fecha: Neiva, 23 de septiembre de 2018

ELABORADO POR: Diego Ramos

1. OBJETIVOS:

1.1 Compilación de las actividades que se realizaron en el mes de septiembre y

octubre de 2018 en la administración de los documentos de la empresa.

2. RESUMEN

El día 20 de septiembre de 2018, desde las 6:00 horas y las 11:00 de la mañana y
el 20 de octubre de 2018 se realizó durante el anterior lapso de tiempo un proceso
de gestión de documentos en el cual se da el siguiente informe con el objetivo de
llevar un orden de las comunicaciones.

 El día 20 de septiembre de 2018 de 6:00 am a 8:30 am se monitorearon

respondieron y se reenviaron correos.

 El día 23 de septiembre de 2018 de 6.30 am a 9:00 am se recibieron, filtraron y

se distribuyó la correspondencia entre los miembros del personal.

 El día 26 de septiembre de 2018 de 6:00 am a 8:40 am se localizó y se distribuyó

las propuestas dadas por los clientes (diseños y reportes).

 El día 30 de septiembre de 2018 de 6:40 am a 10:30 am se monitorearon

respondieron y se reenviaron correos entrantes de manera constante.

 El día 2 de octubre de 2018 de 6:40 am a 11:30 am se enfocó en Redactar,

archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de
cálculos y otros documentos administrativos.

 El día 5 de octubre de 2018 de 6:30 am a 11:00 am Recopiló información de

diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los
reportes correspondientes.
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 El día 7 de octubre de 2018 de 6:00 am a 10:00 am se orientó en Redactar,
revisar y distribuir correspondencia. Actualizar y mantener al día los
procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.

 El día 10 de octubre de 2018 de 6:40 am a 10:00 am se dirigió a Archivar y

organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos
electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos. Escanear
documentos físicos para respaldarlos de forma digital.

 El día 12 de octubre de 2018 de 7:40 am a 9:00 am se enfocó en coordinar y

agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras
actividades afines. Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las
reuniones de negocios.

 El día 15 de octubre de 2018 de 6:00 am a 10:00 am se dedicó a Gestionar todas

las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes
como salientes, además de encargarse de la agenda general.

 El día 17 de octubre de 2018 de 6:30 am a 11:00 am se dirigió a Archivar,

organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos. Realizar fotocopias.
Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de
oficina.

 El día 12 de octubre de 2018 de 7:30 am a 11:20 am se encargó a Procesar y

registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos
informáticos. Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

 El día 16 de octubre de 2018 de 7:10 am a 10:50 am se dedicó a Interactuar con

clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse
de sus requerimientos de manera eficaz.

 El día 18 de octubre de 2018 de 6:20 am a 9:50 am se enfocó a Solicitar y

acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina. Solicitar nuevos
suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos
cuando sea necesario y a realizar reportes de gastos.

 El día 20 de octubre de 2018 de 6:00 am a 11:50 am se dedicó a redactar y

entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y

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 realizar el debido seguimiento y asegurando que los proyectos en proceso sean
finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.

2.1. INICIO DE PROCESO:

Para la elaboración del siguiente informe se tuvo en cuenta el debido seguimiento

de las actividades realizadas durante el mes de septiembre el día 20 y octubre 20
dejando especificaciones claras sobres lo anterior.

2.2. DESARROLLO DEL PROCESO:

Para el desarrollo del proceso de gestión de los documentos de la empresa se

dejaba constancia cada día de las diligencias que se concebían en el orden
cronológico de fechas para su respectivo orden en cada uno de los casos.

3. CONCLUSIONES:

 El proceso de dio inicio según los horarios asignados.

 Se promovió a un orden de las respectivas actividades dejándose

constancias de las mismas.

 Las actividades realizadas fueron analizados y comprendidos

completamente

4. RECOMENDACIONES:

 Aclara cualquier duda antes de realizar cada proceso y reafirmar los

procedimientos.

NATALIA ANDRADE RAMIREZ

Transcriptor: Diego Andrés Martínez

Calle 25 6 20 Neiva, alcaldiamunicipal.gov.co

Teléfono 3219119764
 DC-002

Neiva, 01 de octubre de 2018

Señor
Alexander Castaño Mora
Contador público
Calle 25 a 45-30
Neiva

Asunto: Vencimiento de pago a aportes parafiscales.

Cordial saludo, señor Alexander castaño

Atentamente me permito comunicarle que una vez revisada nuestra base de datos
encontramos que los siguientes trabajadores activos, sin pagos y sin novedades de
retiro, lo que genera vencimiento presunto en el pago de los aportes parafiscales por los
periodos relacionados.

Esperamos su pronta respuesta con el fin de poder aclarar el presunto vencimiento en

el pago de los aportes; de haber cancelado le agradeceríamos que envíe copia de pago
con sus respectivas novedades de los periodos en que estuvo afiliado.

Carolina Salazar Puentes

Coordinadora de recaudos de aportes

Anexos: uno (un folio)

Transcriptor: David Enrique Peña Ospina

Calle 1 f número 20-35, Neiva carsapue@coraportes.com.co

Teléfono 8644520
 001

Neiva, 10 de septiembre de 2018

Señor
Camilo Andrés Cardenas
Director General
Municipio de Campoalegre
Calle 25 6 20
Alcaldiamunicipal.gov.co
3219119764
Neiva

Asunto: Auditoría

Cordial saludo, señor Camilo Andrés

El Archivo General de la Nación comunica que el día 13 de noviembre de 2018 se

llevará a cabo la inspección de registro al archivo de su respectiva compañía, por parte
del funcionario Guillermo Sánchez Laguna en su propiedad de funcionaria, con el fin de
verificar la aplicación de las normas, decretos y lineamientos establecidos en el Archivo
General de la Nación.

Cordialmente,

Guillermo Sánchez Laguna

Inspector General de archivo

Redactó: Juan Diego aldana

Transcribió: María Saturia Muñoz
Verificó: Daniela Cárdenas
Calle 25 6 20 Neiva, alcaldiamunicipal.gov.co
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