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Modulo III MEDICION DE

PRODUCTIVIDAD Y DIAGNOSTICO
REGION : , CIUDAD
INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO
KPI´S
FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)
OBJETIVOS

GENERAL

Transferir la Metodologia de los Indicadores claves de desempeño para aplicar,


medir y controlar las actividades orientadas al logro de objetivos estratégicos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Presentar a los participantes los soportes conceptuales y elementos que


constituyen cada uno de los indicadores claves de desempeño de los
diferentes procesos.
 Presentar el proceso de construcción de la estructura de cada unos de los
indicadores de los diferentes procesos
 Comprender la relación de los diferentes KPIs de los diferentes procesos,
como eje fundamental para construir y fortalecer una cultura de seguimiento
y control.

3
ROTACIÓN DE MERCANCÍAS

Unidad de Medida:
No. de veces de rotación
Frecuencia:
Interpretación: Diaria a nivel de logística y mensual a nivel gerencial
El indicador de rotación de mercancías es la relación entre Nivel Deseado:
las ventas acumuladas y el inventario promedio. Alto (El mayor posible en el periodo de tiempo del costo utilizado
en la formula de calculo).
Análisis:
Este indicador muestra el uso que se hace del inventario Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
de la empresa. El bajo nivel de este indicador se presenta debido a que las
mercancías permanecen quietas o en el inventario, mas tiempo
del requerido para acceder a capital de trabajo por su venta.
Consideraciones:
Posibles Acciones de Mejora:
No contar con la información consolidada y en el tiempo
Enfocar las acciones de mejora en el proceso comercial que
necesario de las ventas y del inventario promedio. asegure la venta con la frecuencia y el volumen necesarios.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


OBSOLESCENCIA

Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Interpretación:
Frecuencia:
El indicador de obsolescencia es la relación entre las Diaria a nivel de logística y mensual a nivel gerencial
unidades no disponibles y las unidades disponibles. Nivel Deseado:
Bajo ( Menor a 1%).
Análisis:
Este indicador muestra el nivel de producto en inventario Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
que debe ser dado de baja o que no esta disponible para El bajo nivel de este indicador se presenta debido a la
la venta. falta de seguimiento y control a las existencias del
inventario con una frecuencia suficiente.
Posibles Acciones de Mejora:
Consideraciones:
Enfocar las acciones de mejora en establecer este
No contar con la información consolidada y en el tiempo indicador, que incluya el seguimiento de las unidades
necesario de las unidades no disponibles y disponibles. del inventario con una frecuencia de por lo menos tres
(3) meses.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


EFICIENCIA DE PLANTA
Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Diaria a nivel operativo y mensual a nivel gerencial
Interpretación:
Nivel Deseado:
La eficiencia en planta mide la relación entre la producción real buena
Alto ( Mayor a 85%).
realizada en el equipo durante el tiempo de operación real y la capacidad
de producción nominal del equipo en el tiempo total pagado. Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
Un nivel bajo de eficiencia es debido a que el equipo no se
Análisis: utiliza continuamente durante las horas programadas de
producción, causadas por paradas debido a fallas mecánicas,
La eficiencia es el indicador de producción mas utilizado para definir metas fallas en el material, paradas por cambios de productos, o
de mejora y compararse con otras empresas. paradas planeadas de producción como mantenimientos o
reuniones. También se puede disminuir la eficiencia debido a
la producción con problemas de calidad o la producción con
Consideraciones: una velocidad del equipo que no es la nominal.
Para saber cuál es la máxima capacidad de producción del equipo. Se debe Posibles Acciones de Mejora:
utilizar la velocidad nominal de diseño del equipo y no la velocidad Disminuir los tiempos de maquina parada, los problemas
estándar. mecánicos que impiden la máxima velocidad y los problemas
de calidad de los productos.

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DEFECTOS

Unidad de Medida:
Interpretación: Porcentaje (%)
El indicador de defectos mide la relación entre lo producido con algún Frecuencia:
defecto y la producción total y hace referencia a las unidades que salieron Diaria a nivel operativo y mensual a nivel gerencial
el proceso y que presentan algún defecto de calidad, y que no pueden ser
Nivel Deseado:
entregadas al almacén de producto Terminado como producto uno A.
Bajo
Análisis:
Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
Esta relación muestra el nivel de producción fuera de calidad en cualquier
etapa del proceso. El bajo desempeño de este indicador puede ser
generado por una mala calidad de las materias
primas, por fallas en los equipos o por malas
Consideraciones: practicas de operación.
Este indicador debe llevarse en cada etapa del proceso productivo, por lo Posibles Acciones de Mejora:
que se debe contar con la información de la producción buena y la
Enfocar el análisis de causas y acciones de mejora
defectuosa en cada uno de ellos.
en los materiales, las condiciones de los equipos y
la estandarización de proceso.

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VARIABLES DE PROCESO MEDIDAS POR
EL BANCO MUNDIAL

• Costo de Energía
• Producción Mensual
• Flujo de Materiales
ÍNDICE DE COSTO DE ENERGÉTICOS
𝒌𝒘𝒉 − 𝑬𝒏𝒆𝒓𝒈𝒊𝒂
𝑰. 𝑪. 𝑬. 𝑼. 𝑷. = Unidad de Medida:
𝑼𝒏𝒊𝒅𝒂𝒅𝒆𝒔 𝑷𝒓𝒐𝒅𝒖𝒄𝒊𝒅𝒂𝒔
1-kwh / Unds producidas
𝑪. 𝑬𝒏𝒆𝒓𝒈𝒊𝒂 + 𝑪. 𝑮𝒂𝒔 + 𝑪. 𝑨𝑪𝑷𝑴
𝑰. 𝑪. 𝑬. 𝑽. = 2-Porcentaje (%)
Interpretación: 𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂𝒔 𝑵𝒆𝒕𝒂𝒔 Frecuencia:
Estos indicadores muestra la relación entre el consumo de Mensual a nivel gerencial
energéticos de la empresa y las unidades producidas o las ventas Nivel Deseado:
netas. Bajo

Análisis:
Este indicador muestra la eficiencia en el uso de los energéticos por Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
parte de la empresa. Los consumos de energía, gas y ACPM deben Fallas en los equipos al interior del proceso, malas
estar relacionados con el nivel de producción y de ventas de tal forma negociaciones con los proveedores, reprocesos.
que a mayor actividad del negocio se tendrá mayores costos en estos Posibles Acciones de Mejora:
insumos. Se debe trabajar en detectar y mejorar los problemas de
planta que generan mayores consumos de energía y
Consideraciones: desarrollar programas de mejoramiento de negociación de
Para este indicador se debe tomar los datos de costos y kwh de las precios con proveedores.
facturas de los servicios públicos.

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ÍNDICE DE COSTOS DE LAS MATERIAS PRIMAS

𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐𝒔 𝑴𝒂𝒕𝒆𝒓𝒊𝒂𝒔 𝑷𝒓𝒊𝒎𝒂𝒔 𝑪𝒐𝒏𝒔𝒖𝒎𝒊𝒅𝒂𝒔 Unidad de Medida:


𝑰. 𝑪. 𝑴. 𝑷. = 1- $ / Unds producida
𝑼𝒏𝒊𝒅𝒂𝒅𝒆𝒔 𝑷𝒓𝒐𝒅𝒖𝒄𝒊𝒅𝒂𝒔
2. Porcentaje (%)
𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐𝒔 𝑴𝒂𝒕𝒆𝒓𝒊𝒂𝒔 𝑷𝒓𝒊𝒎𝒂𝒔 𝑪𝒐𝒏𝒔𝒖𝒎𝒊𝒅𝒂𝒔 Frecuencia:
𝑰. 𝑪. 𝑴. 𝑷. =
𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂𝒔 𝑵𝒆𝒕𝒂𝒔 Mensual a nivel gerencial
Interpretación: Nivel Deseado:
Este indicador muestra la relación entre el consumo de materias primas de Bajo
la empresa y las unidades producidas o las ventas netas
Análisis:
Este indicador muestra la importancia relativa en los costos de las materias Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
primas versus las ventas. Así mismo, el costo unitario de las unidades Fallas en los equipos al interior del proceso, malas
producidas (costos marginales de producción). Los costos de materias negociaciones con los proveedores, reprocesos,
primas deben estar relacionados con el nivel de producción y de ventas de problemas de calidad.
tal forma que a mayor actividad del negocio se tendrá mayores costos. Posibles Acciones de Mejora:
Consideraciones: Se debe trabajar en detectar y mejorar los problemas
Para este indicador se debe tomar los datos de consumo de materiales en el de planta que generan menores consumos de
proceso productivo si se requieren hacer los análisis de eficiencia en el uso materiales y desarrollar programas de mejoramiento
de las materias primas. de negociación de precios con proveedores.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


ROTACIÓN DE PERSONAL
Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Mensual a nivel gerencial
Interpretación: Nivel Deseado:
La rotación de personal indica el nivel de contratación en un Bajo ( Menor al 10%).
periodo determinado.
Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
Un ambiente laboral no adecuado al interior de la empresa; el
Análisis: no contar con un buen nivel salarial, un plan de desarrollo o
La rotación indica si la empresa requiere realizar la plan carrera del talento humano de la organización; No tener
políticas para proteger con conservar el talento humano clave o
consecución de nuevos empleados para los cargos requeridos
estratégico de la empresa.
para la operación en un periodo (mes) especifico.
Posibles Acciones de Mejora:
Monitoreo y gestión para mejorar el clima laboral de la
Consideraciones: empresa, definir planes de desarrollo y entrenamiento del
No llevar estadística e información del No. de nuevos recurso humano, acciones para la mejora del nivel de
empleados que se han requerido contratar en un periodo de competencia del recurso humano, de acuerdo a las
competencias del negocio requeridas.
tiempo.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


AUSENTISMO
Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Mensual a nivel gerencial y diaria a nivel
operativo
Interpretación: Nivel Deseado:
El ausentismo refleja el porcentaje de las horas totales del periodo Bajo ( Menor al 10%).
que el personal no estuvo presente en su labor productiva.
Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
Un ambiente laboral no adecuado al interior de la organización, la no
Análisis: existencia de programas de desarrollo y motivación para el recurso
Ausentismo tiene diferentes causas, por ejemplo: por accidentes o humano.
incidentes, enfermedades, sanciones, falta de compromiso o Posibles Acciones de Mejora:
motivación del recurso humano para realizar las actividades Acciones para mejorar la seguridad física (prevención de accidentes)
asignadas. en las áreas administrativas y operativas de la empresa, implementar
programas de desarrollo y motivación para el recurso humano,
monitoreo del clima laboral de la organización, implementación de
Consideraciones: programas preventivos para enfermedades de trabajo. Fortalecer
No contabilizar o registrar las horas de ausencia del personal, en las programas de sensibilización y entrenamiento enfocados al
diferentes áreas de la operación. crecimiento del ser humano.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


% NIVEL DE RESULTADOS DE LOS EMPLEADOS
Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Mensual a nivel gerencial y diaria a nivel operativo
Nivel Deseado:
Interpretación: Medio ( Mayor al 30%).
Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
La evaluación de resultados y del desempeño de las personas tiene una
importancia crítica, fundamentalmente, cuando se trata de alinear los No se ha establecido o identificado un perfil de trabajo para el recurso
objetivos de la organización, la estrategia acordada para su realización y el humano.
rendimiento operacional necesario para ejecutarlas. No se ha definido un método para poder medir la competencia del recurso
humano.
Análisis:
La dirección de la empresa no ha definido o identificado la necesidad de
La medición de resultados permite conocer la capacidad de proporcionar al mejorar el nivel de competencia del recurso humano con enfoque en
nivel directivo la toma de decisiones, información clara y significativa que les resultados.
ayude a tomar decisiones informadas, siempre con datos actualizados y Las personas no conocen los resultados esperados en ellos.
representativos de la complejidad de los procesos y las personas. Posibles Acciones de Mejora:
Consideraciones: Definir las competencias del talento humano de acuerdo a las competencias
Es necesario alinear a todos los empleados de la empresa con la estrategia y del negocio.
los resultados esperados. Además que la empresa, conjuntamente con los Desplegar la estrategia de la empresa a todos los niveles.
líderes y GH, definan las políticas, el modelo, la metodología, seguimiento y
Definir método para llevar a cabo la evaluación de la competencia por
control al desempeño de las persona.
resultados (desempeño) del recurso humano de la empresa.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


NIVEL DE VENTAS
Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Mensual a nivel gerencial
Nivel Deseado:
Interpretación: Alto ( Alrededor del 100%).
Mide el cumplimiento de las ventas en comparación al Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
presupuesto establecido por la gerencia. Baja diferenciación de los productos de la empresa.
Bajo desempeño del equipo de ventas.
Análisis: El equipo de ventas no cuenta con las herramientas necesarias para
realizar su labor.
El nivel de ventas es el indicador de resultado mas utilizado para Altos costos de producción no permiten ser competitivos en precio.
evaluar el desempeño de la empresa. No se cuenta con un portafolio de productos atractivo o novedoso
para los clientes.
Posibles Acciones de Mejora:
Consideraciones:
Diseñar planes de mercadeo para atraer y retener a los clientes.
Se espera un valor alto del indicador, pero sí este sobrepasa en Desarrollo de nuevos productos y mercados.
gran medida a la meta se debe validar el valor estimado para el Capacitar y dar las herramientas necesarias a la fuerza de ventas.
presupuesto. Lograr mejoras en productividad disminuyendo los costos para ser
competitivos en precio.

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PRODUCTIVIDAD LABORAL

Interpretación:
Muestra la contribución de cada trabajador a la generación de Valor Agregado (VA), y refleja parcialmente
el potencial utilizado de la mano de obra. Es el determinante clave de los niveles de salario y utilidad de la
empresa.

Análisis:
 Los cambios en la productividad laboral, reflejan que tanto a influido conjuntamente los cambios en
Capital, Técnicos, Organizacionales y Eficiencia dentro de la empresa.
 Refleja la influencia de las economías de escala y la utilización de la capacidad instalada.
 Mide la contribución de cada empresa a la generación de riqueza de la industria y de la economía,
influyendo en la mejora del PIB per cápita y el bienestar de la población.
 Es importante como una referencia estadística para la negociación del Nivel salarial, y establecimiento
de jornadas laborales.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


PRODUCTIVIDAD LABORAL

Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:


Consideraciones:
• Problemas de productividad dentro de la
Se debe calcular previamente el Valor Agregado. Para el organización que no permiten generar valor.
cálculo del número de empleados en el año se debe aplicar • Política salarial no acorde con la situación de la
una proporcionalidad al tiempo de contratación con empresa, es decir, salarios bajos o excesivos.
respecto al periodo evaluado.
Posibles Acciones de Mejora:
• Incrementar la generación de valor agregado a través
de mejoras en la productividad de la organización.
Unidad de Medida:
• Enfocar el recurso humano en actividades
Valor Monetario ($$) generadoras de valor.
Frecuencia:
Mensual y Anual
Nivel Deseado:
Alto

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


PRODUCTIVIDAD DEL CAPITAL
Unidad de Medida:
Valor Monetario ($$)
Frecuencia:
Mensual a nivel gerencial
Nivel Deseado:
Interpretación: Alto ( Alrededor del 100%).
Muestra como esta siendo usado el capital (recurso físico) para generar
valor. Depende de muchos factores, como por ejemplo, capacidad Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
técnica, formación de la mano de obra, tecnología, economías de Problemas de productividad dentro de la organización que no permiten
generar valor.
escala, cambios en la clase de capital, cambios técnicos,
organizacionales y eficiencia dentro de la empresa. Excesiva capacidad instalada o excesos de inventario para el nivel de
ventas actual.
Análisis: Posibles Acciones de Mejora:
El nivel general de productividad lo indica la inversión en capital Incrementar la generación de valor agregado a través de mejoras en la
operacional, el cual es la suma del activo corriente y el activo fijo. productividad de la organización.
Mide la contribución de cada empresa a la generación de riqueza de la Realizar actividades de mercadeo para incrementar ventas que
aprovechen la capacidad física de la planta.
industria y de la economía, influyendo en la mejora del PIB per cápita y
Realizar una depuración de los activos, identificar activos ociosos o
el bienestar de la población.
subutilizados, eliminar excesos de inventario, mejorar la función de
Consideraciones: cobro.
Se debe calcular previamente el Valor Agregado.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


RENTABILIDAD OPERACIONAL
Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Mensual
Interpretación: Nivel Deseado:
Muestra la utilidad operacional que se logra por cada peso Alto
invertido en Capital Operativo. Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
Análisis: Bajos volúmenes de ventas.
Indica la eficiencia con la cual se esta utilizando el capital Los procesos internos están siendo ineficientes generando
sobrecostos en la operación.
operativo dentro de la organización, un nivel alto es señal que los
Excesiva capacidad instalada o excesos de inventario para el
procesos internos están haciendo buen uso de los activos.
nivel de ventas actual.
Consideraciones: Posibles Acciones de Mejora:
Solo debe tener en cuenta activos cuya función esta dirigida a las Realizar actividades de mercadeo para incrementar ventas
operaciones de la empresa (Por ejemplo, excluye obras de arte). que aprovechen la capacidad física de la planta.
Realizar una depuración de los activos, identificar activos
ociosos o subutilizados, eliminar excesos de inventario,
mejorar la función de cobro.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


RENTABILIDAD NETA
𝑼𝒕𝒊𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 𝑵𝒆𝒕𝒂
𝑹𝒆𝒏𝒕𝒂𝒃𝒊𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 =
𝑽𝒆𝒏𝒕𝒂𝒔 Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Interpretación: Mensual
Indica el porcentaje de utilidad neta que se esta generando por Nivel Deseado:
cada peso vendido, es decir indica el porcentaje que queda para Alto
los accionistas.
Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
Bajos volúmenes de ventas.
Análisis:
Los procesos internos están siendo ineficientes generando
Es un indicador de rentabilidad de alta importancia para los sobrecostos en la operación.
accionistas pues les permite medir el retorno que están
Posibles Acciones de Mejora:
obteniendo de su inversión de acuerdo a la gestión desarrollada
Realizar actividades de mercadeo para incrementar ventas
dentro de la empresa. que aprovechen la capacidad física de la planta.
Realizar programas de mejoramiento en productividad en la
empresa

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ENDEUDAMIENTO

Unidad de Medida:
Porcentaje (%)
Interpretación:
Frecuencia:
Mide la capacidad de la empresa para responder a los acreedores Mensual
(bancos, proveedores, empleados, etc.), en otras palabras Nivel Deseado:
establece el nivel de participación de los acreedores en la
Medio (40% - 60%)
organización.
Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
Análisis: Sobre endeudamiento para el nivel ideal de la empresa.
Establece la relación de financiación con acreedores de cada Aversión al riesgo de contraer deuda, perdiendo oportunidades
peso invertido en el activo. de escudos fiscales a través de una deuda controlada.
Falta de control gerencial a las operaciones de deuda.
Posibles Acciones de Mejora:
Consideraciones:
Definir política de endeudamiento en la empresa de acuerdo al
Debe contar con información depurada que permita confiar en análisis del nivel óptimo de endeudamiento.
plenamente en los datos de los activos y pasivos.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


LIQUIDEZ
𝑨𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐 𝑪𝒐𝒓𝒓𝒊𝒆𝒏𝒕𝒆
𝑳𝒊𝒒𝒖𝒊𝒅𝒆𝒛 = Unidad de Medida:
𝑷𝒂𝒔𝒊𝒗𝒐 𝑪𝒐𝒓𝒓𝒊𝒆𝒏𝒕𝒆 Veces
Frecuencia:
Mensual
Interpretación: Nivel Deseado:
Trata de verificar la disponibilidad de la empresa, a corto plazo, para Alta (Mayor a 2)
afrontar sus compromisos, también a corto plazo.
Análisis: Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:
Un nivel alto es lo indicado para cubrir las responsabilidades, pero se debe Sobre endeudamiento para el nivel ideal de la empresa.
manejar de forma que la empresa no incurra en excesos de en los activos
corrientes (exceso de inventario o caja improductiva) Altos problemas de ineficiencias en producción.
Se debe analizar el comportamiento de las ventas. Una marcada
estacionalidad en las ventas puede distorsionar el análisis.
Posibles Acciones de Mejora:
Consideraciones:
Análisis de nivel adecuado de deuda.
Debe contar con información depurada que permita confiar en plenamente
en los datos de los activos y pasivos.
Incrementar la productividad a través de mejoras en la
cadena de valor de la organización.

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


MARGEN OPERACIONAL
𝑼𝒕𝒊𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 𝑶𝒑𝒆𝒓𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒂𝒍
𝑴. 𝑶𝒑𝒆𝒓𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒂𝒍 = Unidad de Medida:
𝑰𝒏𝒈𝒓𝒆𝒔𝒐𝒔 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍𝒆𝒔
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Interpretación: Mensual
Indica el porcentaje de utilidad operacional que se esta Nivel Deseado:
generando por cada peso vendido. Alta

Posibles Causas de Desempeño Inadecuado:


Análisis: Bajos volúmenes de ventas.
Indica la rentabilidad de la empresa de acuerdo a su objeto Los procesos internos están siendo ineficientes generando
social, muestra si la empresa es lucrativa sin tener en cuenta sobrecostos en la operación.
otros ingresos o egresos por actividades no relacionadas
directamente con el negocio. Posibles Acciones de Mejora:
Realizar actividades de mercadeo para incrementar ventas que
aprovechen la capacidad física de la planta.
Realizar programas de mejoramiento en productividad en la
empresa

FUENTE: Manual de Diagnóstico Programa de Extensión Tecnológica (Anexo M,J)


Martha Lucía Perlaza Rengifo
Directora Ejecutiva
mlucia@cnp.org.co

Centro Nacional de Productividad - CNP


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Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia
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