Tesis en Auditoria II PDF

AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y
CONTROL DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DE LA

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
EVELYN CAROLINA LISCANO ARIAS
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
BARQUISIMETO, 2001
Por
Evelyn Carolina Liscano Arias
Trabajo Especial de grado para optar al

grado de Especialista en Contaduría, Mención Auditoría
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

Decanato de Administración y Contaduría
BARQUISIMETO, 2001
Por
Trabajo Especial de grado aprobado
Prof. Juan Leal Prof. Lidia Colmenarez

Jurado Jurado
Prof. Pedro Rangel

Tutor
Barquisimeto, 2.001
AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL
DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DE LA UNIVERSIDAD
CENTROCCIDENTAL
Resumen
El objeto de estudio de este trabajo especial de grado, consiste en la aplicación de una

auditoría de gestión en el Departamento de Registro y Control con el propósito de evaluar
la gestión que se lleva a cabo en ese departamento, toda vez que han presentado debilidades
que afectan el proceso administrativo de este departamento. Esta investigación tiene un
basamento legal como el de la Constitución Bolivariana de Venezuela y la Ley Orgánica de
la Contraloría General de la República, ya que en ella se establecen los lineamientos
generales de la aplicación de auditorías como la de gestión. En relación a la metodología, es
una investigación de carácter descriptiva, la cual permite evaluar aspectos de la gestión que
en ese departamento se desarrolla. En lo que se refiere al diseño de la investigación, se
puede enmarcar dentro de los aspectos presentados por una de campo, en virtud de que
permite utilizar métodos de recolección de datos en forma directa de la realidad. Para la
etapa de recolección de datos se emplearon técnicas como la entrevista, observación y
cuestionario. En el Capítulo de Análisis de Resultados se procedió a cuantificar los datos
obtenidos por medio de la aplicación de los cuestionarios y luego se efectuó el respectivo
análisis para recomendar las acciones que debe seguir tanto la unidad como el nivel
gerencial de la universidad y así sanear las debilidades detectadas en esta investigación.
CURRÍCULUM VITAE
EVELYN CAROLINA LISCANO ARIAS
- Egresada de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” en el año 1995
como Licenciada en Contaduría Pública.
- Candidata para obtener el grado de Especialista en Contaduría Pública, Mención
Auditoría.
Trabajo de Grado: Auditoría de Gestión en el Departamento de Registro y Control
de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”.
INDICE
Página
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
CURRÍCULUM VITAE vi
RESUMEN vii
INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO
I EL PROBLEMA............................................................................... 3
Planteamiento del Problema.............................................................. 3
Objetivo de la Investigación.............................................................. 7
Justificación y Utilidad del Estudio................................................... 7
Alcance.............................................................................................. 9
II MARCO TEORICO......................................................................... 10
Antecedentes de la Investigación...................................................... 10
Bases Teóricas:................................................................................. 11
Definición de Auditoría de Gestión................................................ 11
Etapas de la Auditoría de Gestión.................................................. 14
Técnicas de la Auditoría de Gestión............................................... 19
Control Interno............................................................................... 20
Indicadores de Gestión................................................................... 28
Bases Legales................................................................................... 31
III MARCO METODOLOGICO......................................................... 33
Naturaleza de la Investigación.......................................................... 33
Población.......................................................................................... 33
Técnicas de Recolección de Datos................................................... 34
Técnica y Análisis o Interpretación.................................................. 35
Operacionalización de Variables...................................................... 36
IV ANÁLISIS DE RESULTADOS...................................................... 37
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................... 104
BIBLIOGRAFÍA............................................................................. 113
ANEXOS......................................................................................... 115
INTRODUCCIÓN
Las Universidades Nacionales actualmente atraviesan por una insuficiencia de los
ingresos puestos a su disposición para atender sus actividades, convirtiéndose en deseable
la evaluación de su gestión con criterios orientados hacia la maximización de la cantidad y
calidad de los servicios generados, así como el óptimo aprovechamiento de los recursos.
En este contexto, es necesario que la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado” se incorpore al proceso de aplicación de Auditorías de Gestión, la cual entre sus
propósitos tiene el de medir el logro de sus objetivos con los ya prescritos y así aumentar
los niveles de eficiencia, eficacia y economía.
La puesta en marcha de una auditoría de gestión requiere de un proceso previo de
identificación de herramientas y condiciones necesarias que hagan viable su desarrollo, lo
cual implica la utilización de una metodología que permite fomentar la calidad de la misma.
A diferencia de la auditoría financiera la auditoría de gestión no estandariza el uso
de parámetros precisos para evaluar los niveles de eficiencia, eficacia y economía por
cuanto cada entidad pública, de acuerdo a la naturaleza de su función es un caso en
particular de evaluación que requiere un conocimiento cabal sobre la gestión gerencial de
cada una de ellas.
En otro orden de ideas, la presente investigación esta centrada en la aplicación de
una auditoría de gestión en el Departamento de Registro y Control de la Dirección de

Recursos Humanos de la Universidad “Lisandro Alvarado”, con el propósito de evaluar la
gestión y determinar si utilizan de mejor manera los recursos asignados a dicho
departamento.
Esta investigación se encuentra subdividida en:
Capítulo I, se describe el Planteamiento del Problema, los Objetivos, Justificación y
Alcance.
Capítulo II, el cual corresponde al Marco Teórico, en donde se efectuó una revisión
de la literatura, para determinar los Antecedentes de la Investigación y sus Bases Teóricas.
Capítulo III, se identifica como el Marco Metodológico y esta integrado por la
Naturaleza de la Investigación, Población, Técnicas de Recolección de Datos, Técnica de
Análisis e Interpretación de Datos.
Capítulo IV, contiene el análisis e interpretación de los datos obtenidos por medio
de la aplicación de los instrumentos y de la observación directa.
Capítulo V, se refiere a la descripción de al s conclusiones y recomendaciones que se
originan de la aplicación de la auditoría.

CAPITULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente las organizaciones se están enfrentando a cambios continuos debido al
avance vertiginoso de la ciencia y tecnología lo que obliga a mantener un proceso de
revisión continuo tanto en sus funciones como en su estructura y así tomar las acciones que
les permitan lograr el objetivo para la cual fueron creadas. A este proceso de cambio no
esta exento nuestro país, ni mucho menos el sector público, el cual esta enfrentando
grandes desafíos.
Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos en su libro Auditoría al
Desempeño señala, que los gobiernos Latinoamericanos se están viendo en la necesidad de
mejorar la eficiencia de la gestión pública, toda vez que la población exige que se maneje
con claridad los recursos públicos, debido a esto se han propiciado una serie de estudios y
metodologías que permite efectuar una evaluación periódica y sistemática de las
actividades de dirección y administración.
Por lo tanto toda actividad que desarrolle el nivel gerencial, ya sea de planificación,
organización, dirección y control la podemos definir como gestión.

John Ivancevich en su obra Gestión Calidad y Competitividad (1996) define a la
gestión como proceso que esta integrado por las funciones de planificar, organizar y
controlar las que se vinculan entre si mediante la función de liderar. La planificación
determina que resultado ha de lograr la organización, la organización especifica como se
lograrán los resultados planificados y el control comprueba si se han logrado o no los
resultados previstos (pág 15).
En consecuencia la gestión que se lleve a cabo en una organización ya sea pública o
privada necesita ser evaluada para dar respuesta de cómo el personal a nivel gerencial han
acertado en las acciones para lograr los objetivos propuestos y es por ello que cada día
adquiere mayor importancia la Aditoría de Gestión ya que por medio de ella según el Lic.
Iván Guevara en su artículo Auditoría de Gestión en el sector público ...” procura evaluar
basada en criterios y parámetros de eficiencia, efectividad y economía, el proceso de toma
de decisiones y su efecto en el alcance de las metas y objetivos de la organización. En
resumen la auditoría de gestión pretende evaluar los resultados obtenidos por la dirección
en lo referente a la eficiencia, eficacia y economía con la que son alcanzados los objetivos
planificados” (pág. 21).
En un plano más especifico, como es el caso de la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado” debe estar conciente de las exigencias que se le presenta al futuro
egresado en el mercado laboral, viéndose en la necesidad de evaluar su estructura, proceso
educativo y sobretodo su gestión.

En relación a la gestión a nivel general la Dirección de Planificación de la
Universidad realizó un estudio denominado Evaluación Institucional de la Universidad
Centroccidental “Lisandro Alvarado” correspondiente a Julio de 1999 en donde se
detectaron debilidades como las siguientes:
1. Sistemas inflexibles de normas y procedimientos.
2. Inexistencias de un sistema de evaluación institucional.
3. Unidades administrativas desconocen las metas institucionales y por ende no
trabajan en función de ellas.
4. Vacíos en la normativa legal vigente.
Todas estas debilidades afectan directamente a cada una de las unidades que
integran la universidad y una de ellas es el Departamento de Registro y Control unidad
donde se realizará dicha investigación en virtud de que se han venido detectando una series
de problemas tanto a nivel de gestión como operativos y que se han informado a las
autoridades de la universidad por medio de los informes presentados por la Contraloría
Interna de esta casa de estudios, entre las cuales podemos mencionar:
• Se elaboran las nóminas de aumento de sueldo o de algún pago especial
del personal, en el momento en que llegan los recursos para la cancelación de dichos
pagos, viéndose en la necesidad de que las personas que laboran en esta área de trabajar
horas extras. Ocasionando errores de cálculos por el corto tiempo que tienen para realizar
dichas nóminas, lo que denota una debilidad en cuanto a la planificación de las actividades
a realizar durante el año.
• No se lleva un control de las actividades y/o funciones que realizan cada
uno de los funcionarios que laboran en ese departamento, información importante para la
elaboración del Plan Operativo de la Dirección de Recursos Humanos ya que esta unidad
depende directamente de esta Dirección.
• Existen actividades que se realizan solo con la autorización del Vice-
Rectorado Administrativo, lo cual afecta la función de dirección del jefe de ese
departamento.
• No realizan conciliación de información con las unidades donde se
origina la cancelación de beneficios contractuales con el propósito de que las personas que
componen la nómina se le este cancelando lo real y no de forma indebida.
• En relación a la elaboración de pagos por concepto de prestaciones
sociales no planifican un cronograma de pagos, originando un descontento en los
beneficiarios de las mismas, toda vez que no se les cancela en el momento oportuno.
De lo anterior se denota que existe una debilidad en las funciones de planificación,
organización, dirección y control; funciones que integran el proceso de gestión. Es por ello
que por medio de una Auditoria de Gestión se evalúe esta unidad y de esta manera
pretender dar solución a este problema.

OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Evaluar la gestión en el Departamento de Registro de Control de la Dirección de
Registro y Control de la Dirección de Recursos Humano de la Universidad “Lisandro
Alvarado” D.R.C.U.C.L.A., a través de la aplicación de una Auditoría de Gestión.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
§ Diagnosticar la gestión en la D.R.C.U.C.L.A.
§ Caracterizar la Auditoría de Gestión como una estrategia.
§ Aplicar la auditoría de gestión en el D.R.C.U.C.L.A.
§ Proponer los indicadores que midan la gestión integral de la D.R.C.U.C.L.A.
JUSTIFICACIÓN Y UTILIDAD DEL ESTUDIO
Según Blanco (1998) define a la auditoria de gestión como:
El examen que se efectúa a una identidad por un profesional externo e
independiente, con el propósito de evaluar la eficiencia de la gestión en relación con los
objetivos generales, su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento
desde el punto de vista competitivo, es con la finalidad de emitir un informe sobre la
situación global de la misma y la actuación de la dirección (pág 65).

Asimismo Jorge Forlano (1994) señala que la auditoria de gestión:
Son aquellas por medio de la cuales se determina si la correspondiente entidad
utiliza operativamente los recursos financieros públicos puestos a su disposición, de manera
económica y eficiente, y si ha cumplido los objetivos fijados por el gobierno o por
cualquier otra autoridad con facultades para ello, cuantificando, de ser posible, los desvíos
y analizando sus posibles causas y efectos.
De lo anterior se puede concluir que por medio de la auditoria de gestión se pueden
obtener beneficios, tales como:
• Identificar los puntos fuertes y débiles de la organización.
• El equipo directivo obtendrá las opciones estratégicas y el potencial que presenta la
empresa.
• Reconoce los defectos de la dirección.
• Proporciona posibilidades de retroalimentación.
• Contribuye en la evaluación de los planes operativos.
Como se puede observar, esta investigación se justifica, toda vez, que por medio de
ella se podrá evaluar el grado de eficiencia y eficacia en le logro de los objetivos previsto
por el D.R.C.U.C.L.A., y el manejo de los recursos disponibles.

Otro propósito de la aplicación de esta auditoria es el de determinar si el control
interno presente en ese departamento brinda una seguridad razonable a la administración en
cuanto al proceso que se lleva a cabo en dicho departamento.
En el caso de existir desviaciones significativas en la gestión así como prácticas
antieconómicas, se presentarán las recomendaciones necesarias con el objeto aplicar los
correctivos a que hubiere lugar y de esta manera promover la correcta administración de sus
recursos.
ALCANCE
La propuesta de un modelo de una Auditoria de Gestión esta diseñada para ser
aplicada en el Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos Humanos
de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” en Barquisimeto Estado-Lara
durante el periodo 2000. En virtud de una series de problemas que inciden en el normal
desenvolvimiento de las funciones que se realizan en ese departamento.

CAPITULO II
MARCO TEORICO
ANTECEDENTES
La Auditoría de Gestión es un estudio en el que muy pocas personas han trabajado
como tema de investigación, sin embargo, luego de una revisión en las bibliotecas de las
universidades de la ciudad se encontró lo siguiente:
Briceño (1996) plantea en su investigación los lineamientos para la elaboración de
una Auditoría al Personal Administrativo de la Universidad del Zulia, su investigación fue
de tipo descriptiva y se planteo como objetivo general el establecer una metodología para la
realización de una auditoría interna al personal administrativo de la Universidad del Zulia.
El Lic. Melvin Villalobos (1997), presenta una investigación donde se pretende
buscar una nueva perspectiva que conduzca la labor del auditor interno hacia una mayor
productividad y calidad, y se evalúe el riesgo de que ocurran errores e irregularidades
significativas en las operaciones más importantes en una empresa de seguro.
Euyolan Bravo, Jenny Castillo y Nisoiny Brizuela (1999), presentan una
investigación cuyo objetivo general fue el de diseñar la propuesta de auditoría de gestión
de los recursos humanos para la organización El Tunal, C.A., División Automotriz,
Barquisimeto, Estado Lara, siendo esta investigación de carácter descriptivo.

BASES TEÓRICAS
DEFINICIÓN DE AUDITORIA DE GESTION
La gestión en toda organización comprende un conjunto de actividades que van
dirigidas a los logros de metas u objetivos establecidos por la administración.
No obstante, la administración debe implementar estrategias acordes a los actuales
momentos donde el ambiente de los negocios es cambiante, adaptándose a las alteraciones
del mercado, utilizando de una manera más eficiente y efectiva sus recursos humanos,
tecnológicos y financieros y así poder obtener bienes y servicios de calidad.
La auditoria de gestión es una herramienta de ayuda para los gerentes, por cuanto va
dirigida a evaluar las fuerzas y debilidades de una organización estableciendo las
recomendaciones oportunas, con el fin de que la empresa alcance un grado satisfactorio de
optimización.
Según Sir Graig Cooper ( 1994 ), la auditoria de gestión apunta a la evaluación de
las fuerzas y debilidades de una organización, su equipo directivo y su espíritu corporativo.
Establece recomendaciones sobre el modo de optimizar la efectividad de la organización,
incluyendo un nuevo despliegue de los recursos humanos... (pág. 60).
La Oficina Nacional de Auditoria de la República de Cuba en su Guía Metodológica
para la Realización de una Auditoria de Gestión (1996) define a la AG como el examen y
evaluación que se realiza en una entidad, para establecer el grado de Economía, Eficiencia
y Eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de
las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización de los recursos y
mejorar las actividades o materias examinadas (pág. 7).
Jorge Forlano define a la AG dentro del ámbito del sector publico nacional, como la
evaluación y examen de todas las actividades institucionales, con el propósito de evaluar la
eficiencia y la economía con lo cual se manejaron los recursos públicos disponible y
verificar el grado de eficacia al cumplir los objetivos de la organización.
En las definiciones anteriores se habla de aspectos como la economía, eficiencia y
la eficacia los cuales son atributos que permiten medir y evaluar la actuación de las
organizaciones, y que se pueden entender de la siguiente manera:
Economía: este concepto se relaciona con la capacidad de una institución de
adquirir y utilizar los recursos financieros, humanos y materiales en pos de su misión
institucional. Por lo tanto se podría decir que se alcanza la economía en el momento en que
se adquieren los recursos más adecuados a un costo más bajo.
Para que una operación sea económica, se debe realizar en el tiempo preciso a un
costo menor, en la cantidad adecuada y con la calidad aceptable.
Eficiencia: se refiere a la relación entre los insumos o recursos utilizados y la
producción de bienes y servicios.

Existe una actuación eficiente en la medida en que con determinado recurso se
adquiere el máximo resultado posible, o con un mínimo recurso se mantiene la calidad y
cantidad adecuada de un determinado bien o servicio.
Eficacia: es el grado de cumplimiento de los objetivos planteados. Este aspecto
debe comparar los resultados realmente obtenidos con los previstos por la organización.
Para lograr detectar los atributos anteriores la AG debe estar basada en los
principios como el de Objetividad que consiste en una actitud imparcial en la situación que
esta bajo estudio.
Otro principio es el de la Independencia, el cual permite al auditor actuar con
libertad en su juicio profesional, es decir, que éste no debe tener intereses dentro de la
organización, ni estar sujeto a influencia que puedan comprometer su opinión.
En relación a la Competencia Profesional, el auditor tiene la obligación de mantener
su nivel de competencia actualizándose constantemente en conocimiento técnicos.
Asimismo, la información obtenida durante la auditoria no debe ser usada por el auditor
para su beneficio profesional o para terceros, esto se refiere a la Confidencialidad.
Además de considerar los principios básicos de una auditoria, también es necesario
tomar en cuenta para el desarrollo de la misma las Normas Internacionales y Nacionales
establecidas para la ejecución de la misma.

En toda AG se establece cual será el desarrollo concreto del programa de trabajo, el
cual depende de las situaciones particulares de cada organización. Sin embargo el enfoque
del trabajo de auditoria puede estar orientado a áreas principales que integren la entidad,
como por ejemplo, auditoría de la gestión global de la organización, del área de
comercialización, de la parte financiera, del sistema de producción, de la gestión de los
recursos humanos, así como de los sistemas administrativos y de la gestión por áreas
funcionales.
ETAPAS DE LA AUDITORIA DE GESTION
En toda AG se establece una metodología de trabajo, la cual se divide en etapas o
fases manteniéndose un orden entre ellas con el propósito de garantizar el éxito del trabajo
las cuales se mencionan a continuación.
Exploración y Examen Preliminar
Esta fase consiste en recabar información general sobre las características del ente
por auditar, obteniéndose información referente a su misión y visión, estructura
organizativa, recursos financieros materiales y humanos; datos sobre costo, ventas,
inventarios; dificultades en sus operaciones, disposiciones legales y administrativas,
normas y procedimientos vigentes, estructura del control interno; entre otras.
También es necesario conocer como afecta la situación económica del país y la
normativa fiscal que se esté llevando a cabo, con relación a las operaciones normales de la
empresa; de la misma manera, otro aspecto externo a considerar, es el grado de liderazgo
que posee la organización en el mercado.
Planificación de la AG
Por medio de la planificación se podrá seleccionar los procedimientos y pruebas que
se van a utilizar durante el desarrollo del trabajo, obteniendo el auditor la evidencia
necesaria para decidir sobre la situación evaluada.
El trabajo de auditoria se planifica de acuerdo a la entrevista que se efectuó con el
cliente, la visitas a las instalaciones, la visión general del control interno; entrevistas con
los funcionarios de la empresa y por ultimo la revisión de documentos.
Una vez alcanzada la información necesaria, el auditor podrá indicar que
procedimientos de auditorias se van a emplear, su alcance, oportunidad y el personal que
interviene en el trabajo. Todo este proceso se refleja finalmente en un programa de trabajo.
De allí que una adecuada planificación ofrece ventajas como son:
ü Identificar al auditor con la organización o área en estudio.
ü Identificar los problemas que pueden surgir a lo largo de la auditoria.
ü Fijar las fechas en que se va ejecutar la revisión permitiendo así maximizar el uso
del tiempo.
ü Evitar que se practiquen labores innecesarias o duplicarlas.

Evaluación del Control Interno
El interés principal del auditor en la evaluación del control interno es si éste
proporciona la seguridad de que se pueda descubrir con rapidez los errores e irregularidades
y asegurar la efectividad de los sistemas de registro e información con el propósito de
definir la amplitud de las verificaciones a realizar.
A diferencia con la auditoria financiera, la auditoria de gestión tiene como objetivo
evaluar la eficiencia y efectividad de la estructura del control interno presentando las
recomendaciones a la administración.
Con relación al alcance de la evaluación del control interno radica en la búsqueda de
controles que afectan la eficiencia y efectividad de los mismos.
Investigación y Evaluación de los Hallazgos
Todo auditor en esta fase busca documentar sus hallazgos mediante la preparación
de papeles de trabajo, los cuales deberán estar bien organizados para que puedan brindar
una mayor facilidad en el momento que se quiera redactar el informe.
Es por ello que el auditor necesita acumular suficiente evidencia, la cual va a
brindar información sobre la efectividad o no de los procedimientos y controles que se
ejecutan dentro de la organización.

En relación a las pruebas que aplica el auditor deben determinar las causas y
condiciones que originan los incumplimiento y desviaciones, de igual forma estas tienen
que cuantificar el precio de los incumplimientos y desviaciones detectadas.
Durante esta fase es muy probable que se descubran numerosas irregularidades de
menor importancia, los cuales serán comunicados a la administración para que se ejecuten
las medidas correctivas.
En el momento en que se estén evaluando los hallazgos los auditores deben discutir
sobre las posibles recomendaciones, que luego serán estudiadas con mayor detenimiento
para así poder llegar a las recomendaciones finales.
Presentación de Resultados y Seguimiento de las Recomendaciones
La presentación de los resultados de la auditoria de gestión siempre serán
presentados en un informe, donde se exprese en forma concreta, clara y sencilla los
hallazgos, sus causas y efectos con el propósito de que los gerentes de la entidad, tomen en
consideración las recomendaciones indicadas en le informe.
Para que la preparación del informe se logre con una mayor efectividad se debe
tener en cuenta las siguientes sugerencias:
• Los puntos indicados en el informe deben ser importante y con materialidad.
• Las críticas que se presentan en el informe tienen que ser lo más objetivas
posibles.
• Las explicaciones de las deficiencias deben estar redactadas de la forma más
clara y concretas, a fin de evitar la solicitud de explicaciones verbales
adicionales.
• Es necesario tener cuidado, para que el informe no contenga errores
gramaticales, de fecha, cifras o de mecanografía.
• Se deben anexar documentos que permitan ilustrar partes del informe.
En relación a las recomendaciones que efectúa el auditor por escrito, es conveniente
que se analice junto con los gerentes la factibilidad de aplicar dichas recomendaciones, las
cuales deben ser detalladas y no general.
El alcance y los efectos de las recomendaciones deben ser explicadas a las personas
involucradas en el proceso.
Asimismo es importante efectuar en seguimiento alas recomendaciones señaladas y
de esta manera se podrá determinar se realizaron los cambios propuestos.
TÉCNICAS DE AUDITORIA DE GESTION
Las técnicas de A.G son procedimientos que utiliza el auditor para obtener
evidencia suficiente para formarse un juicio profesional y objetivo de la situación en
estudio.
Con respecto a las técnicas verbales, la indagación, la encuesta y el cuestionario,
permitirán obtener información relacionada con las operaciones que realiza el ente auditado
para así averiguar la verdad de los hechos, situaciones y operaciones.
Por medio de la observación, comparación, confrontación y la revisión selectiva, se
puede asegurar la atención en las operaciones ejecutadas por la entidad, así como en los
lineamientos, normativas, técnicas y prácticas establecidas, para detectar sus posibles
desviaciones.
Existen otras técnicas como las documentales y físicas, las cuales están
centradas en verificar la exactitud de las operaciones y si están de conformidad con el
orden normativo y técnico.
CONTROL INTERNO
Según el Comité of Sponsoring Organizatión of the Treadway Commission COSO
(1999) define al control interno como un proceso realizado por el consejo de directores,
administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad
razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:
ü Efectividad y eficiencia de las operaciones.
ü Confiabilidad de la información financiera.
ü Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (pág 4).

J. W. Cook (1987) define el control interno como un sistema interior de una
compañía que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y
responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos
empleados 1) para proteger los activos, 2) obtener la exactitud y confiabilidad de la
contabilidad y otros datos e informes operativos; 3) promover y juzgar la eficiencia de las
operaciones de todos los aspectos de las actividades de la compañía y 4) comunicar las
políticas administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas. (pág. 207).
El control interno es el conjunto de políticas y procedimientos diseñado para
proporcionar a la administración una garantía razonable de que las metas y objetivos que
considera importante se van a cumplir Alvin Arens (1996), (pág 337).
De las definiciones anteriores podemos concluir que el control interno consiste en
un plan organizado, integrado por un conjunto de métodos y medidas, que adopta la
organización con el objetivo de salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad
de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia y la calidad en las
operaciones y por último busca estimular la observación de las políticas prescritas para
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

FIGURA No 1 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
1.-SALVAGUARDA DE LOS RECURSOS FISICOS Y 2.-PROPONER LA EFICIENCIA Y LA CALIDAD DE
FINANCIEROS. LAS OPERACIONES.
3.-VERIFICAR LA EXACTITUD Y VERACIDAD DE 4.-OBSERVACION DE LAS POLÍTICAS
SU INFORMACIÓN FINANCIERA Y PRESCRITAS Y LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE
ADMINISTRATIVA. METAS Y OBJETIVOS PROPUESTOS.
El control interno esta integrado por cinco componentes diseñados por la administración
para garantizar el logros de objetivos. Tales componentes son:
AMBIENTE DE CONTROL INTERNO. Comprende las acciones políticas y
procedimientos que se desarrollan dentro la organización, las cuales están diseñadas bajo el
concepto de control que tengan sus administradores. Asimismo estos deben tener la
capacidad de influenciar sobre la conciencia de control en sus empleados. El ambiente de
control interno está compuesto por factores que van a contribuir con la aplicación del
control, como a continuación se mencionan:
• Integridad y valores éticos: Estos son un conjunto de normas éticas y conductuales
dentro de la organización, que influyen en el diseño, administración y monitoreo del
control interno. Es por ello necesario el establecimiento de una cultura corporativa
donde se imparta al personal de la organización estándares de ética y
comportamiento, con el fin de eliminar o reducir iniciativas a actos deshonesto,
ilegales o antiéticos.
• Compromiso para la competencia: Consiste en el conocimiento y habilidades que
tiene un trabajador para realizar sus tareas. La administración debe especificar los
niveles de competencia de cada trabajador, el cual desempeñaría sus tareas de
acuerdo al grado de inteligencia entrenamiento y experiencia.
• Filosofía de la administración y estilo de operación: La administración de acuerdo a
su filosofía y actividades tendrá que motivar a sus empleados la importancia que es
el control dentro de la organización.
• Estructura organizativa. Permite el conocimiento completo de la empresa, en ella se
identifican los niveles de responsabilidad y autoridad. Por medio de ella también se
puede distinguir cómo se llevan a cabo las políticas y procedimientos relacionados
con el control.
• Consejo directivo o Comité de auditoria: Los miembros que integran el consejo
directivo como el comité de auditoria deberán tener un nivel apropiado de
experiencia administrativa, así como un pensamiento claro que pueda desempeñar
adecuadamente su gestión. Otro de los atributos que tienen que poseer estos
gerentes, específicamente los del comité de auditoria, es el de estar preparados para
indagar y presentar a la administración sus puntos de vista en relación a ciertas
actividades o procedimientos. Todas estas cualidades son importantes para la
orientación y desarrollo del control interno.
• Asignación de autoridad y responsabilidad: Cada empleado conoce su grado de
autoridad y responsabilidad en la ejecución de las actividades de operación.

También se motiva al personal para que tome sus propias iniciativas en la solución
de problemas.
• Políticas prácticas de recursos humanos: En toda estructura de control es importante
el personal, el cual debe presentar niveles de integridad, comportamiento ético y
competencia. Otro aspecto importante es que el personal esté preparado y entrenado
para los nuevos cambios que realice la organización.
VALORACIÓN DE RIESGO. Toda organización enfrenta tanto riesgos internos como
externos los cuales deben valorarse como parte del diseño y operación de la estructura de
control interno, para que este presente controles adecuados que permitan reducir los
riesgos.
Si esta evaluación es realizada eficazmente por la administración, el auditor acumulará
menos evidencia que cuando no se identifica ni responde a los riesgos significativos.
ACTIVIDADES DE CONTROL. Son las políticas y procedimientos que establece la
administración para cumplir con sus objetivos. Esta incluyen actividades como la
aprobación, autorización, verificación conciliación, revisión del desempeño de operaciones,
seguridad de activos y segregación de responsabilidad.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. La información es necesaria en todos los
niveles de la organización, ésta es identificada, capturada, procesada y remontada por
medio de sistema de información, los cuales pueden ser manuales o computarizados.

Todo sistema de información está compuesto por información contable, financiera,
operacional y sobre eventos externos de la entidad.
Los sistemas de información son flexibles, toda vez que deben cambiar de acuerdo con
las necesidades para apoyar los nuevos objetivos de la empresa.
El personal que tiene responsabilidades de administración y financiera necesita recibir
la información clara y precisa, es por ello que la comunicación del mensaje de manera
efectiva es importante.
MONITOREO. Son las actividades de evaluación continua o periódica de la eficacia
del diseño y estructura del control interno realizado por la administración.
Las debilidades del control interno deben ser reportadas a la gerencia, quienes indicaran
las acciones que llevarán a cabo.
Un resumen de los cinco componentes del control interno se establecen en la cuadro
No 1.
COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
DESCRIPCIÓN DEL SUBDIVISIÓN

COMPONENTES
COMPONENTE (si procede)
Acciones, políticas y Sub-componentes del ambiente de
procedimientos que reflejan la control:
actitud general de la alta Integridad
administración, los directores y Compromiso para la
los propietarios de una entidad competencia.
AMBIENTE DE sobre el control y su Filosofía y estilo
CONTROL importancia. operativo.
Consejo directivo o
Comité de auditoria.
Asignación de la autoridad
y responsabilidad.
Políticas y practicas de
recursos humanos.
COMPONENTES
Identificación y análisis por Afirmación de la administración
parte de la administración de que debe ser satisfecha:

RIESGO DE
riesgos pertinentes a la Existencia y ocurrencia.
EVALUACIÓN DE
preparación de estados integridad.
LA
financieros de conformidad con Derechos y obligaciones.
ADMINISTRACIÓN
PCGA. Presentación y revelación.
Métodos empleados para Objetivos de auditoria
identificar, reunir, clasificar, relacionados con operaciones que
registrar e informar sobre las deben satisfacer.
INFORMACIÓN operaciones de una entidad y Existencia.
Y para conservar la contabilidad Integridad.
COMUNICACIÓN de los activos relacionados. Clasificación.
Oportunidad.
Asesoramiento y resumen.
COMPONENTES
Políticas y procedimientos que Categorías de actividades de
la administración ha establecido control.
para cumplir con sus objetivos. Separación adecuada de
deberes.
ACTIVIDADES Separación adecuada de
DE operaciones y actividades.
CONTROL Control físico sobre los
activos y archivos.
Verificaciones
independientes sobre el
desempeño.
Evaluación continua y periódica
por parte de la administración de
la eficacia del diseño y
funcionamiento de la estructura
MONITOREO de control interno para
determinar si está funcionando
de acuerdo a su objetivo y
modificarla cuando sea
necesaria.
FUENTE: Auditoria de Gestión un Enfoque Integral. Alvin Arens y otros pág 316.
INDICADORES DE GESTION
Los indicadores se pueden definir como, “Unidades de medidas que permite el
seguimiento y evaluación periódica de variables claves de una organización, mediante su
comparación con los correspondientes referentes internos y externos”. Asociación Española
de la Contabilidad y Administración de Empresas.
Entonces podemos entender que los indicadores son una herramienta de ayuda para
los gerentes, toda vez que permite evaluar en forma continua el resultado de variables
dentro de su organización y así tomar las decisiones mas correctas. Los indicadores podrán
mostrar las tendencias de los hechos y determinar cuando está dentro y fuera de las bandas
de normalidad.
Existen algunos indicadores como por ejemplo:
Porcentaje de defectos por unidades producidas.
Porcentaje de cumplimiento de estándar.
Rotación de personal.
Cantidad de informes retrasados.
Errores por informes, etc.

Todo indicador tiene como objetivo el de expresar el ¿para qué?, es decir, ¿qué se busca
mejorar?, tomar decisiones oportunas con el propósito de maximizar, minimizar o eliminar
acciones.
En relación a los indicadores de gestión son una herramienta importante para los
gerentes, toda vez, que permite evaluar el modo en que los servicios o productos son
generados por la institución.
La evaluación cualitativa de los servicios o productos conlleva el compromiso de todos
los involucrados en la generación de los mismos, permitiendo detectar inconsistencia entre
el quehacer de la institución y su objetivos, se involucra directamente dentro de los
procesos internos y aportan una mayor transferencia en la gestión.
La creación de un sistema de indicadores de gestión permite entregar una información
regular sobre la calidad de la gestión, permitiendo una mayor eficiencia en la asignación de
recursos físicos, humanos y financieros, así mismo crea una plataforma segura en el
desempeño de los funcionarios que participan dentro del proceso.
Para medir la gestión de una institución se requiere del desarrollo de un conjunto
armónico y sistemático de indicadores de gestión que abarquen las dimensiones de
Economía (manejo adecuado de recursos financieros), Eficacia (logro de los objetivos),
Eficiencia (ejecución de las acciones usando el mínimo de los recursos) y Calidad
(satisfacción de los requerimientos de los usuarios).

La calidad de los indicadores de gestión, dependen de la existencia de cualidades, tales
como:
a.- Relevancia: La información que se obtiene es necesaria para informar, controlar,
evaluar y tomar decisiones.
b.- Pertinencia: Deben referirse a los procesos y productos o servicios esenciales de la
institución, es adecuado a lo que se quiere medir.
c.- Objetividad: El cálculo no debe tener doble sentido.
d.- Sensibilidad: Se debe identificar variaciones pequeñas.
e.- Precisión: Margen de error aceptable.
f.- Costo razonable: La elaboración de los indicadores de gestión tiene que tener un costo
aceptable.
Los indicadores se pueden clasificar de acuerdo a su naturaleza, porque miden aspectos
concretos como la economía, eficacia, eficiencia, efectividad y calidad.
Según el objeto a medir podemos encontrar indicadores que miden los resultados
obtenidos para luego ser comparado con los esperados, los de proceso toman en
consideración los aspectos relacionados con las actividades y su eficiencia, los que miden
aspectos relacionados con el costo y la utilización de los recursos son los llamados
indicadores de estructura.
Otro tipo de indicadores que se puede encontrar, son los que hacen referencia al
desenvolvimiento de la institución, así como la repercusión de actividades externas a la
misma, los cuales se pertenecen a los indicadores según el ámbito de actuación.
BASES LEGALES
La doctrina moderna del control es unánime en establecer el Control de Gestión, el cual
se encarga de asegurar el cumplimiento de su misión y objetivos; de sus planes, programas
y metas; respetando las disposiciones legales que regulan el desempeño; y por último, debe
velar que la gestión sea eficaz y ajustada a parámetros de calidad.
En la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en su artículo 289,
establece las atribuciones de la Contraloría General de Venezuela, entre una de ellas está la
de ... “Ejercer el Control de Gestión y evaluar el cumplimiento y resultado de las decisiones
y políticas públicas de los órganos, entidades y personas jurídicas del sector público sujeto
a control, relacionadas con sus ingresos, gastos y bienes”.
Otro artículo importante que cabe mencionar en esta investigación, es el número 315, el
cual describe cómo deben estar conformados los presupuestos públicos anuales de gasto, y
específicamente establece, además de establecer la forma clara para cada crédito
presupuestario así como el objetivo específico a que está dirigido, se hace hincapié en que
los resultados deben ser establecidos en términos cuantitativos mediante indicadores de
desempeño siempre y cuando esto sea posible.

La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República en su Capítulo I del título
VI es consecuente con la concepción del Control de Gestión, en el cual se desarrolla la
potestad para este organismo, la potestad para practicar las auditorías, estudios, análisis e
investigaciones, así como la evaluación del cumplimiento de los resultados y determinar la
eficacia con que operan las entidades sujetas a su vigilancia, fiscalización y control.
MATRIZ DE OPERACIONALIZACION DE VARIABLE.
VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES INSTRUMENTO ITEMS

Auditoría de PLANIFICACIÓN Misión y Visión CUESTIONARIO 1,1
Gestión en el Objetivos y Metas No 1 2
Departamento de Políticas y CUESTIONARIO 2,7,3
Registro y Control Estrategias No 2 4,5,6,
de la Dirección de Plan 3,7
Recursos Presupuesto
Humanos de la ORGANIZACIÓN 8
Universidad Estructura
Centroccidental Organizativa. 9
“Lisandro Manuales de
Alvarado” Funciones y 4,10
Procedimientos.
Autoridad y
CONTROL Responsabilidad. 9,13 a la
20
DIRECCION
Control Interno. 5,11
6,12
Motivación.
COORDINACIÓN Capacitación.
Observación del área. 13,21

INDICADORES DE Espacio Físico.
GESTION Comunicación
Revisión
Eficiencia. Bibliográfica 8
Eficacia.
Economía.
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
NATURALEZA DE LA INVESTIGACIÓN
Esta investigación tiene como objetivo, el de aplicar una auditoria de gestión en el
Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos Humanos de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, siendo esta de carácter Interactiva la
cual define Hurtado Jacqueline (2000), como el tipo de investigación que implica la
realización de acciones por parte del investigador, ya sea solo o conjuntamente con algún
grupo o comunidad, con el propósito de modificar una situación o evento.
Con relación al diseño de la investigación, la podemos enmarcar dentro de las
características que presenta una investigación de campo, toda vez que se basa en métodos
que permiten recoger los datos en forma directa de la realidad.
POBLACIÓN
Es el conjunto de elementos o unidades que se desea investigar y la cual estará
conformada por 10 funcionarios que laboran dentro de la D.R.C.U.C.L.A. En tal sentido, la
población estará integrada por estas personas, en virtud de ser un número muy pequeño.
TECNICA DE RECOLECCION DE DATOS
En esta fase de la investigación se emplearan técnicas como las siguientes:
-Entrevista: Se realizará sobre la base de un formulario previamente preparado,
anotándose las respuestas en algunos casos textual y en otros en forma codificada.
-Observación directa del contexto donde se desarrollan las actividades, para captar
aspectos significativos.
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
-Cuestionarios, el cual consiste en un sistema de preguntas diseñadas previamente y al
cual se debe dar repuesta por escrito. En esta investigación se aplicaron 2 tipos de
cuestionarios, uno para el jefe del departamento y el otro para el personal operativo con el
propósito de realizar el levantamiento de la información.
-Papeles de trabajo, comprenden la totalidad de los documentos preparados, de manera
que, en conjunto constituyen un compendio de la información utilizada y las pruebas
efectuadas durante la ejecución de la auditoría.

TÉCNICA DE ANÁLISIS O INTERPRETACIÓN
Este punto dentro de la investigación es decisivo, ya que va a permitir sintetizar e
interpretar los resultados obtenidos a la luz de los conocimientos teóricos que fundamentan
el estudio. La materia prima para el análisis estará constituido por cuadros estadísticos y
dicho análisis fue descriptivo.

CAPITULO IV
ANÁLISIS DE LOS DATOS
Los resultados obtenidos como consecuencia de la aplicación de los

cuestionarios, se analizaron y se expresaron en porcentaje, en virtud de la frecuencia
de las respuestas dadas por las personas que integran la población de estudio.
En relación a la organización de los datos adquiridos, se utilizó la técnica de papeles
de trabajo la cual permite conservar la información hallada y las conclusiones pertinentes
alcanzadas durante la investigación.
En el diseño y manejo de estos papeles de trabajo se usaron los índices alfabéticos
que sirven de identificación y lectura de los mismos, permitiendo la fácil ubicación del
análisis, así como los resultados que arrojó la evaluación de cada uno de los indicadores
presentados en la matriz de operacionalización de variables.
A continuación se presenta un índice de los distintos papeles de trabajo para facilitar
el manejo de los mismos.
AUDITORIA DE GESTION
EMPRESA: Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”

AUDITORIA AL: Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos
Humanos.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Indice.
DESCRIPCION PREFERENCIA
PLANEACION: A
1. Misión y Visión AA1
-Frecuencia / Cuestionario 1 AA1-1
-Frecuencia / Cuestionario 2 AA1-2
2. Objetivos y Metas AB1
-Frecuencia / Cuestionario 2 AB1-1
3. Políticas y Estrategias AC1
-Frecuencia / Cuestionario 1 AC1-1
-Frecuencia / Cuestionario 2 AC1-2
4. Plan Operativo AD1
-Frecuencia / Cuestionario 2 AD1-1
-Frecuencia / Cuestionario 2 AD1-2
Análisis del Cumplimiento de Plan Operativo AD2
-Cumplimiento del Plan Operativo AD2-1
5. Presupuesto AE1
-Frecuencia / Cuestionario 1 AE1-1
-Frecuencia / Cuestionario 2 AE1-2
ORGANIZACIÓN: B
1. Manuales de Funciones y Procedimientos BA1
2. Estructura Organizativa BB1
-Frecuencia / Cuestionario 2 BB1-1
3. Autoridad y Responsabilidad BC1
-Frecuencia / Cuestionario 1 BC1-1

Humanos.
-Frecuencia / Cuestionario 2 BC1-2
CONTROL INTERNO: C
1. Evaluación del Control Interno del Procedimiento de Nómina CA1
-Frecuencia / Cuestionario 2 CA1-1
2. Evaluación del Control Interno del Procedimiento de Nómina CA2
-Frecuencia / Cuestionario 2 CA2-1
3. Evaluación del Control Interno del Procedimiento de Nómina CB1
-Frecuencia / Cuestionario 2 CB1-1
-Frecuencia / Cuestionario 2 CB2
DIRECCIÓN: D
1. Capacitación DA1
-Frecuencia / Cuestionario 1 DA1-1
-Frecuencia / Cuestionario 2 DA1-2
2. Motivación DB1
-Frecuencia / Cuestionario 1 DB1-1
-Frecuencia / Cuestionario 2 DB1-2

Humanos.
COORDINACION: E
1. Comunicación EA1
-Frecuencia / Cuestionario 2 EA1-1
2. Espacio Físico EB1
INDICADORES DE GESTION: F
1. Eficacia F1
2. Eficiencia F2
3. Economía F2
EMPRESA: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LA
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Planificación
FECHA FINAL:
REF: A
MISIÓN Y VISION AA1
OBJETIVOS Y METAS AB1
POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS AC1
PLAN OPERATIVO AD1
PRESUPUESTO AE1
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Misión y Visión
FECHA FINAL:
REF: AA 1
ATRIBUTO DEL HALLAZGO RECOMENDACIONES
CONDICIÓN: Falta de difusión y divulgación La implementación de una Visión y
de la Misión y Visión Institucional ( Ver P/T Misión constituye la justificación
AA 1-1 y AA 1-2 ) conceptual de un programa o de una
actividad institucional.. Por medio de ellas
se puede mostrar el objetivo o fin último
que deben alcanzar las unidades
CRITERIO: Todas las actividades responsables a través de acciones
desarrolladas por personal que integra la programadas, por lo que se recomienda
universidad deben tener una relación con la dar a conocer en que consiste estos
Misión y Visión Institucional.
conceptos y cual importante es tener una
Visión y Misión Institucional., esto se
puede lograr a través de campañas
EFECTO:
divulgativas.
-Debilidad en el alcance de los objetivos
propuestos.
-Escasa participación de algunos funcionarios
por apatía.
-Falta de compromiso y motivación para
alcanzar o cumplir con la razón de ser de
la Universidad.
CAUSA:
- Falta de difusión de la Misión y Visión
Institucional.
- No existe una motivación para el desarrollo de
este tipo de actividad.
ELABORADO: REVISADO:
APROBADO:
EMPRE SA: UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Misión y Visión
FECHA FINAL:
REF: AA 1
CONDICIÓN: Falta de difusión y divulgación La implementación de una Visión y
de la Misión y Visión Institucional ( Ver P/T Misión constituye la justificación
AA 1-1 y AA 1-2 ) conceptual de un programa o de una
actividad institucional.. Por medio de ellas
se puede mostrar el objetivo o fin último
que deben alcanzar las unidades
CRITERIO: Todas las actividades
desarrolladas por personal que integra la responsables a través de acciones
universidad deben tener una relación con la programadas, por lo que se recomienda
universidad deben tener una relación con la programadas, por lo que se recomienda
Misión y Visión Institucional. dar a conocer en que consiste estos
conceptos y cual importante es tener una
Visión y Misión Institucional., esto se
EFECTO: puede lograr a través de campañas
-Debilidad en el alcance de los objetivos divulgativas.
propuestos.
-Escasa participación de algunos funcionarios
por apatía.
-Falta de compromiso y motivación para
alcanzar o cumplir con la razón de ser de
la Universidad.
CAUSA:
- Falta de difusión de la Misión y Visión
Institucional.
- No existe una motivación para el desarrollo de
este tipo de actividad.
APROBADO:
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Cuestionario No 1
FECHA FINAL:
REF: AA 1-1
¿ Son divulgadas la Misión y Visión de la Universidad a las personas que trabajan en este
departamento?
RESPUESTA FRECUENCIA %
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 1 100%
NUNCA 0 0
Con referencia a este cuadro, se puede observar que el jefe de departamento está en
conocimiento de la existencia de una misión y visión, no obstante, su equipo de trabajo
realizan actividades con el fin de cumplir con los objetivos previstos en el plan más no
están casados con la idea de una misión y visión.
NOTA: El cuestionario No 1 fue aplicado solamente al jefe de departamento y el No 2

se aplico al resto del personal operativo el cual esta conformado por 9 personas.
FECHA FINAL:
REF: AA 1-2
¿ Son divulgadas la Misión y Visión de la Universidad a las personas que trabajan en este
departamento?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 5 55,56%
NUNCA 4 44,44%
Tal como se observa en el cuadro el 55,56% de los funcionarios contestaron que

algunas veces era divulgadas la misión y visión de la Universidad en el departamento y un
44,44% respondió que nunca se discutía sobre la esencia de estos conceptos.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Objetivos y Metas del Departamento.
FECHA FINAL:
REF: AB1
CONDICIÓN: No existe una discusión Se recomienda el implementar reuniones
periódica de los objetivos y metas propuestos, periódicas donde participe todo el departamento
toda vez que la Dirección de Recursos Humanos en la elaboración, ejecución y evaluación de los
es la encargada de elaborar los mismos, sin la objetivos, permitiendo esto que el personal se
participación del personal operativo ( Ver P/T motive y llegue alcanzar estos objetivos de una
AB1-1 ) manera más eficiente y eficaz.
CRITERIO: En todo departamento debe

existir una participación continua entre el jefe de
departamento y su personal en donde se discuta
¿cómo? Y él ¿por qué? de los objetivos, su
reestructuración y/o aplicación de nuevos
objetivos.
EFECTO:
-Que no se logren los objetivos en su
totalidad.
-Deficiencia en la detección de desviaciones, la
cual impidan el logro de los objetivos.
- Poco interés por parte del personal en el
desarrollo de las actividades, en virtud de que
desconocen la importancia de estos para la
unidad.
CAUSA: Escasa participación del personal

operativo por falta de comunicación dentro del
departamento.
APROBADO:
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: AB1-1
¿ Existe una discusión periódica entre el personal operativo y su jefe inmediato con relación
a los objetivos y metas de ese departamento?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 8 88,89%
NUNCA 1 11,11%
En relación con las respuestas dadas a esta pregunta, se observa que ochos (8)
trabajadores coincidieron en que algunas veces se discuten los objetivos y metas de ese
departamento mientras que uno (1) contesto que nunca.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Políticas y Estrategias.
FECHA FINAL:
REF: AC 1
CONDICIÓN: No existe una formalización de Se recomienda el establecimiento de políticas y
las políticas y estrategias en este caso el jefe de estrategias, las cuales deben elaborarse con
departamento adopta sus propios lineamientos en cuidado y claridad para que los planes sean
base a su interpretación de las acciones de sus coherentes y eficaces. Asimismo es necesario
superiores. ( Ver P/T AC1-1 y AC1-2 ) establecer la utilización de estrategias para
contingencias, toda vez que el futuro siempre
esta sujeto a incertidumbres.
CRITERIO: Todo departamento debe

formular las políticas y estrategias a seguir,
tomando como base las generales de la
Institución.
EFECTO: La consecuencia de la inexistencia

de este tipo da acciones es la del fracaso de los
planes propuestos.
CAUSA: El gerente no comprende la

importancia de lo que es la planificación
estratégica, ni como ponerla en practica para que
tengan influencia sobre las decisiones.
ELABORAD O: REVISADO:
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: AC 1-1
¿ Se realizan reuniones continuas con todo el personal de la dependencia para designar las
tareas, control y desarrollo de los procesos?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
NUNCA 0 0
El jefe del departamento contesta a esta pregunta la opción de algunas veces ya

que solo se reúnen cuando deben desempeñar una actividad especial o informar
acerca de algo.
FECHA FINAL:
REF: AC 1-2
¿ Se lleva un control estadístico de las actividades desempeñada por cada uno de los
funcionarios?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 9 100%
Nunca fue la repuesta que dieron los nueve (9) funcionarios, con relación a la existencia de
controles estadísticos de las actividades desempeñadas por estos.
AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CO NTROL DE LA
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Plan Operativo.
FECHA FINAL:
REF: AD 1
CONDICIÓN: No se puede medir la calidad Es necesario establecer mecanismos que
del producto final. ( Ver P/T AD1-1 AD 1-2 permitan medir si los recursos humanos y
y AD1-3 ) financieros se utilizaron de la mejor manera.
Asimismo se pueda medir la calidad de los
logros obtenidos.
CRITERIO: Existencia de indicadores de

calidad y sus respectivos parámetros, para que de
esta manera se pueda medir los niveles de
eficiencia y efectividad en el logro de los
objetivos.
EFECTO:
- Los objetivos deficientes
CAUSA:
- Falta de métodos estadísticos o de controles
internos que permitan determinar si existe,
eficiencia eficacia y economía en la consecución
de los objetivos.
APROBADO:
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Cuestionario No 2.
FECHA FINAL:
REF: AD 1-1
¿Las actividades que se ejecutan en este departamento proceden de un Plan Operativo?
SIEMPRE 9 100%
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 0 0
Como se observa, el 100% de los empleados respondieron que siempre las
actividades desarrolladas por este departamento se basan en lo indicado en el Plan
Operativo Institucional.
FECHA FINAL:
REF: AD 1-2
¿El producto final de esta dependencia cumple con lo implicado en el Plan Operativo?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 9 100%
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 0 0
De acuerdo a los resultados obtenidos se denota que en un 100% el producto

final frecuentemente cumple con lo establecido en el Plan Operativo.
FECHA FINAL:
REF: AD 1-3
¿Se puede medir la calidad del producto final alcanzado por el departamento?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 9 100%
Las nueve (9) personas respondieron que nunca se media la calidad del producto
final, todo esto en virtud, de que no existen parámetros de medición
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Análisis del cumplimiento del Plan Operativo.
FECHA FINAL:
REF: AD 2
HALLAZGO HALLAZGO
Analizando las desviaciones y sus respectivas Por otra parte cabe señalar, todas estas
causas, presentada por la Dirección de Recursos situaciones trajeron como consecuencias,
Humanos (Ver P/T AD 2-1 ) afianzan las además del retraso en la fecha de pago se vieron
debilidades encontradas en el transcurso de la en la necesidad de trabajar horas extras,
auditoría en relación a la Planificación, desperdicio de material, toda vez que se
Organización y Control dentro del departamento imprimían las nóminas y luego eran detectados
de Registro y Control. errores debiéndose efectuar los ajustes
En el caso particular de la variación presentada correspondientes e imprimir de nuevo.
por la meta referida a la elaboración de nóminas Tal y como se observa los niveles de eficiencia,
especiales, se justifico por el inicio del período eficacia y economía no son satisfactorios ya que
vacacional correspondiente al mes de Diciembre, en algunos casos no se logro llegar a lo previsto
no obstante, no se tomaron en consideración otras y en otros casos se presentaron desviaciones
variables que influyeron negativamente en el donde se necesito la utilización de más recursos
proceso de elaboración de dichas nóminas. La humanos, tecnológicos y financieros.
obtención de esta información se debe a que se
estuvo durante el desarrollo del mismo.
Estas otras variables que no permitieron el logro
de esta meta en su totalidad son las siguientes:
Ø Un sistema de nómina que presenta
debilidades (Ver P/T CB1).
Ø Depender del suministro de información
clave para la elaboración de la nómina
por parte de otras unidades (Ver P/T
CA2 ).
Ø Depender de las gestiones de la Dirección
de Informática en lo que se refiere al área
de programación, es decir, programar
para que se efectúen los cálculos de los
retroactivo (Ver P/T CA2).
Ø No existe un cronograma para dicha
actividad, en virtud de que se espera de la
autorización por parte del Vice-Rectorado
Administrativo para comenzar a elaborar
las nóminas (Ver P/T BC1 ).
APROBADO:
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Cumplimiento del Plan Operativo.
FECHA FINAL:
REF: AD 2-1
METAS RESULTADOS CAUSA DE LA
ESPERADO OBTENIDOS VARIACION DESVIACION
Elaborar Nóminas de
Personal (Docente, 82 82 0
Administrativo y
Obrero). 21 18 3 La nómina se tramita una vez
vencido el lapso a cancelar
Elaborar Nóminas (del 01-12 al 15-12-2000 y
Especiales. del 16-12-2000). La fecha de
inicio del periodo vacacional
no permitieron ejecutar las
3060 78513 75453 nóminas restante.
786 388 398 Sub-estimación en la meta.

Gestión del Seguro
Social Obligatorio Se liquido Hasta Diciembre
99 quedando pendiente el
Tramitar 3630 2494 1136 año 2000.
Liquidaciones de
Prestaciones Sociales.
Elaboración de Pagos
Directos
NOTA: La Dirección de Recursos Humanos suministra la información descrita en el cuadro.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Presupuesto.
FECHA FINAL:
REF: AE 1
CONDICIÓN: No poseen una metodología Es necesario establecer mecanismos de
que permita recoger información real del costo recolección de la información real de los
que generan las actividades ejecutadas tanto el recursos utilizados en la ejecución de las
personal subalterno como el jefe de la actividades, con el fin de lograr obtener la
unidad.(Ver P/T AE1-1 AE1-2 ) asignación presupuestaria que permita llegar a lo
previsto en el Plan Operativo y así establecer la
vinculación entre estos dos instrumentos (plan-
presupuesto) que son tan importantes para la
CRITERIO: La unidad debe tener una universidad.
metodología de recolección de la información
referente al numero de actividades desarrollado
por cada funcionario así como el tiempo y los
recursos empleado en ello.
EFECTO:
- Déficit en el presupuesto asignado.
- Desconocimiento del costo real de las
actividades.
CAUSA: Poca importancia en obtener

información real de los recursos humanos,
tecnológicos y financieros utilizados en el
desarrollo de sus actividades, toda vez que el
presupuesto lo realizan sobre la base de
estimaciones.
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: AE 1-1
¿Se realizan informes por cada actividad señalando el costo y tiempo empleado?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 1 100%
De acuerdo a la respuesta que dio el jefe de departamento se observa que no se

lleva un control sobre el costo y tiempo sobre las actividades realizadas en esa unidad.
FECHA FINAL:
REF: AE 1-2
¿Participa el personal operativo en la elaboración del Presupuesto de la unidad?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 9 100%
El total de los encuestados contestaron que nunca participan en la elaboración de
este instrumento.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Organización.
FECHA FINAL:
REF: B
MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO BA1
ESTRUCUTURA ORGANIZATIVA BB1
AUTORIDAD Y REPONSABILIDAD BC1
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Estructura Organizativa.
FECHA FINAL:
REF: BA 1
CONDICIÓN: Confusión en cuanto al nivel Se recomienda a la unidad de Organización y
que ocupa la unidad de Registro y Control dentro Método aclarar cual es la posición de Registro y
de Estructura Organizativa de la Control dentro de la Dirección de Recursos
Universidad.(Ver P/T BB1-1 ) Humanos y de la Universidad en general.
CRITERIO: Conocimiento claro sobre la

posición de la unidad en la Estructura
Organizativa.
EFECTO: Confusión del resto de la institución

en el momento de dirigir comunicaciones a esta
unidad.
CAUSA: Debilidad por parte de Organización y

Método sobre el establecimiento formal de la
estructura en la Dirección de Recurso Humanos
APROBADO:
AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE LA DIRECCIÓN
DE RECURSOS HUMANOS
FECHA FINAL:
REF: BA 1-1
¿Dentro de la Estructura Organizativa de la Dirección de Recursos Humanos usted ubica a la
unidad de Registro y Control como un:
a.- Departamento.
b.- Sección.
DEPARTAMENTO SECCION DEPARTAMENTO SECCION
SIEMPRE 0 9 0 100%
0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
0 0
NUNCA 0 0 0 0
Los nueve funcionarios coincidieron en que la unidad de Registro y Control está

clasificada como una Sección dentro de la Estructura Organizativa
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Manual de Funciones y Procedimiento.
FECHA FINAL:
REF: BB1
CONDICIÓN: No existen Manuales de Ver P/T CA1
Funciones y Procedimiento. (Ver P/T CA1-1 )
CRITERIO: La existencia formal de los
Manuales de Funciones y Procedimientos.
EFECTO:
-Falta de uniformidad en la aplicación de los
procedimientos.
-Perdida de tiempo en análisis adicionales.
-Pagos indebidos.
-Retrasos en los cierres de Nóminas
CAUSA: Deficiencia por parte de la unidad de

Organización y Método
APROBADO:
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Autoridad y Responsabilidad.
FECHA FINAL:
REF: BC 1
CONDICIÓN: Existencia de una Estructura de Dentro del concepto de autoridad se
Autoridad que no cumple con los niveles encuentran involucrado el poder por parte de un
jerárquicos establecidos. (Ver P/T BC1-1 y nivel jerárquico superior hacia los subordinados,
BC1-2 ) lo cual origina inconformidad por el personal de
menor nivel dentro de la estructura. Es por esto
que se recomienda seguir con una estructura de
CRITERIO: Una buena estructura de autoridad que permita la participación de las
autoridad ofrece las bases para asignar las tareas bases y de esta manera facilitar el ejercicio de la
a los diferentes individuos que la integran, de autoridad.
igual forma se puede desarrollar un mecanismo
de control a fin de asegurar que se cumplan con
las tareas.
EFECTO: Ejecución de actividades solamente
en el momento que reciben autorización por
parte del Vice-Rector Administrativo el cual
debe ser efectuado en corto tiempo, originando
esto que los funcionarios que trabajan en
Nóminas tengan que elaborar horas extras y bajo
condiciones de presión.
CAUSA: No existe una planificación de

actividades especiales, como la elaboración de
Nóminas de Retroactivo por aumento salarial..
Otra de las causas es el compromiso de pago con
los gremios sin una previa planificación de la
actividad.
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: BC 1-1
¿Cada actividad desarrollada en esta dependencia esta bajo la responsabilidad de una
persona?
SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 0 0
En relación a la información obtenida es esta pregunta se puede detectar que

en el caso de las actividades de elaboración de la nómina de docente, tramites del
Seguro Social Obligatorio y Cálculos de Prestaciones Sociales, esta a cargo una sola
persona, es decir, que en el momento que falte una de ellas ninguna otro podrá
realizar esa actividad.
FECHA FINAL:
REF: BC 1-2
¿Existen compromisos con el alto nivel gerencial, de esta institución con relación a las
actividades realizadas por usted?
SIEMPRE 8 88,88%
FRECUENTEMENTE 1 11,12%
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 0 0
Ocho de los encuestados contestaron que siempre y uno que frecuentemente

existe una relación entre las actividades realizadas y la necesidad del nivel gerencial.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Control Interno
FECHA FINAL:
REF: C
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL PROCEDIMIENTO DE NOMINA
CA1
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL PROCEDIMIENTO DE NOMINA
CA2
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL SISTEMA DE NOMINA
CB1
CB2
CB3
CB4
CB5
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Evaluación del Control Interno del Procedimiento
de Nómina
FECHA FINAL:
REF: CA1
CONDICIÓN: No existen Manuales de Un manual de normas y procedimientos permite
Funciones y Procedimientos. el entrenamiento de los funcionarios
involucrados en los procesos y minimizar el
CRITERIO: La existencia formal de los tiempo del conocimiento de los procesos, por lo
manuales de funciones y procedimiento. que se recomienda la implementación de estos
manuales.
EFECTO: El manual de procedimiento debe especificar
Falta de uniformidad en la aplicación de los claramente los métodos a seguir en cada una de
procedimientos. las operaciones y que asigne al personal los
Pérdida de tiempo en análisis adicionales deberes y responsabilidades de sus cargos.
Pagos indebidos La utilización de estos manuales incrementan la
Retrasos en los cierres. eficiencia del personal supervisor, disminuye el
tiempo en que éste dedica a supervisar al
CAUSA: La no existencia de una planificación personal de la unidad y asimismo procura definir
por parte de la unidad de Organización y las responsabilidades de trabajo en cada ocasión
Métodos para la elaboración de este tipo de del cambio del personal.
manuales.
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: CA1-1
¿Existen normas y procedimientos descritas en un manual para las actividades ordinarias de
esta dependencia?
RESPUESTAS FRECUENCIA %
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 9 100%
Es de observar que el total de funcionarios (100%), señalaron la opinión de

nunca, esto es en virtud, de que la unidad no cuenta con un manual de funciones y
procedimiento.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Evaluación del Control Interno del Procedimiento
de Nómina
FECHA FINAL:
REF: CA2
CONDICIÓN: Falta de comunicación entre la En virtud de la importancia que significa el
oportuno registro de las operaciones con el
unidad de Registro y Control con las distintas
propósito de lograr obtener un mejor control
áreas ya sean administrativas o con los
interno, se hace necesaria una mejora sustancial
Decanatos, por cuanto no existe un control que
en la comunicación entre los diferentes
garantice que todos los funcionarios estén
departamentos involucrados en el proceso y
registrados en la nómina. ( Ver P/T CA2-1 )
registro de las operaciones de nóminas, es decir,
CRITERIO: Una información fluida y a afianzar una comunicación directa y oportuna
tiempo. entre las diferentes unidades.
EFECTO:
-Demoras en el proceso de revisión.
-Presentación inapropiada de la información.
-Retrazo en la determinación de los ajustes
pendientes de registro y por consiguiente de los
cierres.
-Pagos indebidos y extemporáneos.
CAUSA:
-Burocracia.
-Procedimientos engorrosos.
APROBADO:
DIRECCIÓN DE RECURS OS HUMANOS
FECHA FINAL:
REF: CA2-1
¿Se realiza sin contratiempo la comunicación entre esta unidad y otras dependencias que
intervienen en el proceso de trabajo y de gestión?
SIEMPRE 0 0
ALGUNAS VECES 8 80%
NUNCA 0 0
Como se detalla en el papel de trabajo 8 de los trabajadores indicaron que algunas

veces se realiza sin contratiempo la comunicación entre Registro y Control con las demás
unidades, el cual representa en 80% y el resto, es decir, 2 de ellos señalan que
frecuentemente existe una comunicación sin contratiempo.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Evaluación del Control Interno del Sistema de
Nómina
FECHA FINAL:
REF: CB1
CONDICION: El sistema de nómina no La información veraz y oportuna en este proceso
permite emitir nóminas estratificadas, conforme es de gran importancia por lo que se recomienda
a las necesidades de los usuarios analizar la posibilidad de incluir al actual sistema
de nómina, una operación que permita la
estratificación de las mismas, con el fin de
facilitar el manejo y utilización de la
CRITERIO:
Emitir reportes de acuerdo a las necesidades de información.
información de los usuarios del sistema.
EFECTO:
-Demoras en el Proceso de Revisión
-Presentación inapropiada de la información
-Retraso en la determinación de los ajustes
pendientes de registro y por consiguiente de los
cierres.
CAUSA: El sistema que utilizan para elaborar

la nómina solo permite realizar todos los
cálculos de la nómina, es decir, es un sistema de
registro de nómina más no es un sistema de
nómina como tal. El sistema actual no archiva
datos históricos de las bases de datos, solo
archivos temporales donde los datos de los
empleados son reemplazados por las
actualizaciones y perdiéndose la información
anterior.
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: CB1-1
¿ El sistema de nómina puede emitir reportes de nóminas de manera estratificada?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 9 100%
El sistema de nómina con que trabaja el departamento de Registro y Control no

cuenta con la opción de emitir nóminas de manera estratificadas, tal y como lo señalaron
los 10 funcionarios que laboran en esa unidad, lo cual representa el 100% de los
encuestados.
Nómina
FECHA FINAL:
REF: CB2
CONDICION: No existen Manuales de La utilización de un manual de normas
Funciones y Procedimientos escritos, tanto para
implica una medida de estandarización de
los usuarios como para los programadores.
los procedimientos a ser aplicados. Por
medio de ellos se puede entrenar a las
personas que intervienen en los procesos,
asimismo en el caso de sustitución de
CRITERIO: Existencia de manuales de empleados se puede minimizar el tiempo
funciones y procedimientos. incurrido en la enseñanza de cómo opera
tanto el equipo como el sistema.
Es por ello que se debe elaborar un manual de
procedimiento que especifique claramente los
EFECTO: Los instructivos y políticas de métodos a seguir en cada una de las operaciones.
operación proporcionan al operador información Una vez finalizado este manual se entrenaría al
sobre los procedimientos que debe seguir en personal y se distribuiría las funciones y deberes
situaciones normales y anormales en el de cada uno de los empleados así como la del
procesamiento, la inexistencia de estos manuales supervisor de estos.
obliga la usuario a improvisar o suspender el Todo esto ayudaría a incrementar los niveles de
proceso, generando errores, reprocesos, eficiencia del personal, disminuyendo el tiempo
desperdicio de tiempo, incrementando esto en el empleado por sus supervisores y así poder
costo del procesamiento de datos. definir las responsabilidades de cada uno.
CAUSA: La no existencia de una planificación

por parte de la unidad de Organización y
Métodos para la elaboración de este tipo de
manuales.
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: CB2-1
¿Existen y son utilizados por los funcionarios de la unidad manuales de funciones y
procedimientos referente al manejo de los equipos y del sistema de nómina?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 9 100%
De lo anterior podemos señalar que dentro de esta unidad no poseen manuales para
la utilización de los equipos del sistema de nómina, ya que el 100% de la población
respondió Nunca.
Nómina
FECHA FINAL:
REF: CB3
CONDICION: No se hacen mantenimientos La Dirección de Informática debe contar con
periódicos ni al equipo ni al sistema, solo en disposiciones y reglamentos que coadyuven al
caso de fallas. mantenimiento periódico tanto del hardware
como del software utilizado.
Establecer normas de seguridad física tales

CRITERIO: Formalizar la utilización de como:
políticas de mantenimientos de los equipos.
-Tener equipos de fuentes no interrumpibles
tanto en los terminales como en la red.
EFECTO: La capacidad de los equipos -Instalar detectores de humo que indiquen la

disminuye en virtud de que no se les efectúa posible presencia de fuego.
mantenimiento preventivo, evidenciándose fallas
internas y externas. Además se puede traducir
internas y externas. Además se puede traducir -Tener extintores y además revisar
en perdidas irreparables de información o en continuamente su capacidad, que estén en fácil
costos muy elevados en la reconstrucción de los acceso, peso y tipo de producto que usa.
archivos y del equipo.
-Verificar la salida de emergencia.
-Impedir ingerir bebidas o fumar donde están

CAUSA: ubicados los equipos.
Debilidad en el proceso de elaboración del
sistema.
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: CB3-1
¿Se realizan mantenimientos periódicos a los equipos?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 8 80%
NUNCA 2 20%
El 80% de los trabajadores respondieron que algunas veces se realizan

mantenimientos periódicos a los equipos y el resto, correspondiente a un 20% respondió
que nunca.
Nómina
FECHA FINAL:
REF: CB4
CONDICION: No existen políticas de Se debe restringir el acceso a los
seguridad en cuanto al acceso de la información programas y archivos.
como en los respaldo de la misma. Realizar periódicamente una verificación física
del uso de los terminales y los reportes
obtenidos.
CRITERIO: Políticas de Seguridad para el Realizar auditorías periódicas.
acceso y respaldo de la información. Se deben crear planes para manejar cualquier
tipo de contingencia que se presente y dotar al
personal de la información y entrenamiento para
EFECTO: llevar a cabo dentro del departamento las
Esto puede ocasionar modificaciones en la actividades de respaldo.
base de datos contenidos en el sistema.
La no existencia de respaldo podría crear
problemas como la pérdida de toda la
información archivada. Asimismo, el manejo de
estas actividades de respaldo por parte de la
unidad de informática presenta cierta
dependencia del resto de las unidades hacia ella.
CAUSA: Deficiencia en el establecimiento de

políticas de seguridad por parte de la unidad de
informática.
APROBADO:
AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONT ROL DE LA
FECHA FINAL:
REF: CB4-1
¿Son utilizadas normas de acceso a los equipos así como el de realizar respaldo a la
información?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 1 10%
NUNCA 9 90%
El 90% de los funcionarios indicaron que nunca se utilizan normas o políticas tanto
para el acceso a los equipos como para la realización de respaldo de la información
contenida en el sistema. Asimismo el 10% contesta que algunas veces se establecían estas
normas o políticas pero de manera informal.
Nómina
FECHA FINAL:
REF: CB5
CONDICION: El sistema no valida la entrada Se recomienda validar todos los datos de entrada
de datos tale como fecha, cedula, nombre, entre al sistema.
otros campos.
El sistema presenta la opción de “Movimiento”
el cual permite realizar cambios o
modificaciones del mes a cada trabajador; al
seleccionar esta opción se presenta una pantalla,
la cual solicita le sea introducida la fecha al cual
le corresponde la modificación, no obstante, aún
introduciendo ningún dato el sistema le permite
acceder al paso siguiente.
CRITERIO: Todo sistema debe poseer

controles interno, los cuales no permitan el
acceso de datos erróneos.
EFECTO: No existe control sobre los datos

que se incluyen en el sistema ocasionando
errores en el nombre del docente, número de
cedula incorrecto, sobrestimaciones, sub-
estimaciones en la cancelaciones de sueldo o
primas.
CAUSA: Debilidad en la elaboración del

programa.
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: CB5-1
¿El sistema de nómina está en capacidad de validar los datos que son introducidos al
mismo?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 10 100%
De los valores suministrados por éste cuadro se puede concluir que el sistema no
valida la información incluida, toda vez que todos los funcionarios (10) respondieron
Nunca a la repuesta que les formulo.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Dirección
FECHA FINAL:
REF: D
CAPAITACION DA1
MOTIVACIÓN DB1
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Capacitación.
FECHA FINAL:
REF: D A 1
CONDICIÓN: La unidad de Registro y Se recomienda a la unidad encargada de
Control no planifica su programa de cursos de planificar los programas de curso, solicitar las
capacitación sino que depende del que le necesidades de actualización a cada uno de las
suministra la Unidad de Capacitación y unidades y de esta manera organizar anualmente
Adiestramiento. (Ver P/T DC1-1 y DC1-2 ) el programa de cursos adaptados a los
requerimientos del personal de la universidad.
CRITERIO: Cada unidad debe solicitar al
Departamento de Capacitación y Adiestramiento
su necesidad de curso de acuerdo al objetivo que
persigue el Departamento de Registro y Control.
EFECTO:
-Asistencia del personal a curso cuyo programa
no mantiene relación con la materia necesaria
para actualizar al personal de esa unidad.
-El personal no se actualiza en el área de trabajo.
CAUSA : Planificación de los cursos por parte de

la unidad de Capacitación y Adiestramiento sin
conocer las necesidades de cada unidad
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: D A 1-1
¿Se exige en esta dependencia un perfil idóneo para cumplir cabalmente con las funciones
y/o actividades designadas?
SIEMPRE 1 100%
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 0 0
El personal que labora en el departamento de Registro y Control tiene una

educación profesional y técnica y el que no presenta estos estudios tiene la
experiencia de varios años desempeñando este tipo de funciones
AUDITORIA AL: DEPARTAMENTO DE REGIS TRO Y CONTROL DE LA
FECHA FINAL:
REF: D A 1-2
¿La capacitación del personal se ajusta a las metas y necesidades de la dependencia?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
NUNCA 0 0
El 100% de los que se les realizó esta pregunta contestaron que algunas veces
se ajusta el programa de capacitación brindado por la unidad de Capacitación y
Adiestramiento.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Motivación.
FECHA FINAL:
REF: D B1
CONDICIÓN: Existe debilidad en la política La motivación esta relacionada con la
de incentivo. (Ver P/T DB1-1 y DB1-2 ) satisfacción del personal. Una persona motivada
esta en capacidad de generar un esfuerzo que
incide en la capacidad de su trabajo.
CRITERIO: Poseer políticas de incentivo y Para alcanzar altos niveles de motivación en el
motivación al personal que labora en la trabajo se recomienda establecer políticas de
institución. reconocimiento, al trabajo de calidad y ayuda al
crecimiento profesional entre otros.
EFECTO:
- Desmejora los niveles de productividad.
CAUSA:
No se realizan estudios sobre la motivación del
personal.
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: D B1-1
¿Los logros obtenidos se deben más a la mística del personal que a los apoyos
institucionales?
SIEMPRE 1 100%
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 0 0
El jefe del departamento respondió que siempre los logros se deben a la mística del
personal a su cargo y no por los apoyos institucionales.
FECHA FINAL:
REF: D B1-2
¿Se les otorga reconocimientos e incentivos periódicos al personal que labora en esta
dependencia?
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
NUNCA 0 0
La política que tiene la universidad en relación a los reconocimientos e incentivos es

por años de antigüedad dentro de la institución y esta clasificado para funcionarios que
cumplan 5, 10, 15 y 25 años otorgándoles un botón más un reconocimiento en dinero.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Coordinación.
FECHA FINAL:
REF: E
COMUNICACIÓN EA1
ESPACIO FISICO EA2
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Comunicación.
FECHA FINAL:
REF: EA 1
CONDICIÓN: Falta de comunicación entre la Ver P/T CA2
unidad de Registro y Control con las distintas
unidades involucradas en el proceso de
elaboración de la Nómina. (Ver P/T EA1-1 y
CA1-2 )
CRITERIO:
Ver P/T CA2
EFECTO:
Ver P/T CA2
CAUSA :
Ver P/T CA2
APROBADO:
FECHA FINAL:
REF: EA 1-1
¿Existe un vinculo entre esta unidad y otras dependencias para el proceso de trabajo y
gestión?
SIEMPRE 9 100%
FRECUENTEMENTE 0 0
ALGUNAS VECES 0 0
NUNCA 0 0
El total de trabajadores coincidieron en que la unidad tiene un vínculo continuo con

otras dependencias durante el normal desenvolvimiento de sus actividades.
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Espacio Físico.
FECHA FINAL:
REF: EB1
Se efectuó una inspección en el área de Ø Evitar en los posible los grandes
trabajo para detectar cual es el ambiente ventanales o utilizar vidrios de
de trabajo en ese departamento seguridad.
Ø Los ductos y ranuras del aire
observándose las siguientes debilidades:
acondicionado deben estar limpios.
Ø Colocar detectores de humo.
Ø Establecer una salida de emergencia
Ø La unidad presenta grandes ventanales,
teniéndola debidamente controlada para
los cuales pueden ser arriesgado tanto evitar robos por medio de esta salida.
para la seguridad de los empleados ( en
caso de manifestaciones estudiantiles )
como para la seguridad de los equipos,
toda vez que permiten la entrada del sol,
lo cual es dañino para los equipos.
Ø Las ranuras de salidas del aire

acondicionado para el momento de la
visita se encontraban sucios, es decir,
llenas de polvo lo cual puede crear
problemas de alergias en los
trabajadores.
Ø El departamento no cuenta con

detectores de humos que indiquen la
posible presencia de fuego.
Ø La unidad no cuenta con una salida de

emergencia.
Ø En cuanto a los extintores no se lleva un

control adecuado de los mismos.
control adecuado de los mismos.
APROBADO:
NOMBRE DEL PAPEL DE TRABAJO: Indicadores de Gestión.
FECHA FINAL:
REF: F
INDICADORES DE GESTION F1
INDICADORES DE GESTION F2
FECHA FINAL:
REF: F 1
De acuerdo con la metodología utilizada por la Contraloría General de la República, establece que
en los organismos donde se aplique la Auditoría de Gestión no presente indicadores, estos deben ser
propuestos, tomando en consideración el estudio realizado, por lo que a continuación se presentará
una series de indicadores, los cuales tienen base en la revisión bibliográfica realizada con
anterioridad.
NOMBRE DEL FORMULA SIGNIFICADO
INDICADOR
Movimiento de personal MP = Fecha de recepción del Este indicador permite medir el
empleado ( Renuncia / Documento – Fecha de tiempo promedio empleado para
Fallecimiento / Destitución ) exclusión del funcionario de la desincorporar un funcionario de
Nómina la nómina.
Movimiento de personal MP = Fecha de recepción del Este indicador permite medir el

empleado ( ingreso ) documento – Fecha de inclusión tiempo promedio empleado para
del funcionario en la nómina incorporar un funcionario de la
nómina.
Porcentaje de nóminas de PN = Total nóminas Permite medir el porcentaje de

Personal Elaboradas elaboradas *100% efectividad de la gestión en la
Total nóminas elaboración de las nóminas.
planificadas que
van a lograr
Porcentaje de Liquidaciones de PL = Total de Liquid Prest Permite medir el porcentaje de
Prestaciones Sociales .tramitadas *100% efectividad de la gestión en la
Tramitadas Total de Liquidaciones tramitación de liquidación de
Prest. Soc. Prestaciones Sociales.
estimadas.
Relación Horas/Hombres RH = Horas/Hombres real por Permite medir la proporción
actividad entre lo real y lo presupuestado.
Horas/Hombres
presupuestadas por
actividad.
Porcentaje de Bolivares PBE = Total Bs. Gastado por Porcentaje de efectividad de la
empleado por actividad actividad *100% gestión en bolívares gastado por
Total Bs actividad.
presupuestado por activ.
.
FECHA FINAL:
REF: F 2
NOMBRE DEL FORMULA SIGNIFICADO
INDICADOR
Porcentaje de número de PH = No deHoras/Hombre Porcentaje de Horas/Hombres
Horas/Hombre presup. Act *100% de cada actividad en relación a
Total Horas/Hombres las Horas/Hombres totales de la
presupuest. unidad.
en la unidad
Proporción del costo de una PC = Costo incurrido en una Permite medir la proporción del
actividad actividad costo real contra lo
Costo presupuestado de presupuestado de una actividad.
una actividad
Horas Extras HE = Presupuesto de horas Mide la proporción de horas
extras extras presupuestadas sobre las
Total Horas Presupuestas reales.
Ausentismo A = Horas de Mide el grado de ausentismo en
ausencias *100% el departamento.
Número total de horas
trabajadas
en el periodo
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Como resultado del proceso de investigación y evaluados los datos recogidos por
los cuestionarios aplicados en el Departamento de Registro y Control de la Dirección de
Recursos Humanos durante el período comprendido desde 01 de Enero de 2000 al 31 de
Diciembre de ese mismo año, se detectaron las siguientes observaciones:
• Falta de difusión y divulgación de la Misión y Visión institucional, las cuales
constituyen la justificación conceptual de la universidad. Por medio de ellas se
puede mostrar el objetivo o fin último que deben alcanzar cada una de las unidades
que forman parte de la institución.
Se recomienda: La implementación de campañas divulgativas para dar a conocer en qué

consisten estos conceptos y cuán importantes son.
• No existe una discusión periódica de los objetivos y metas propuestos, toda vez que
la Dirección de Recursos Humanos es la encargada de elaborar los mismos, sino la
participación del personal operativo, lo que incide en que exista poco interés por
parte de éstos en el desarrollo de sus actividades; de igual forma no le dan la debida
importancia que son el conocer los objetivos de la unidad donde laboran.
Se recomienda: Establecer reuniones donde participe todo el departamento en la

elaboración, ejecución y evaluación de los objetivos, permitiendo que el personal se motive
y llegue a alcanzar estos objetivos de una manera eficiente y eficaz.
• No existe una formalización de las políticas y estrategias del departamento,
viéndose el Jefe del Departamento adoptar sus propios lineamientos en base a su

interpretación de las acciones de sus superiores, esto denota la poca importancia
que los gerentes le dan a la planificación estratégica.
Se recomienda: El establecimiento de políticas y estrategias, las cuales sean coherentes

y eficaces. Asimismo es necesario establecer la utilización de estrategias para
contingencias, toda vez que el futuro siempre está sujeto a incertidumbres.
• No existen instrumentos que permitan medir la calidad del producto final.
Se recomienda: Establecer mecanismos que permitan medir si los recursos humanos y

financieros se utilizaron de la mejor manera. Asimismo se puede medir la calidad de los
logros obtenidos.
• No poseen una metodología que permita recoger información real dl costo que
generan las actividades ejecutadas, tanto el personal subalterno como el jefe de la
unidad.
Se recomienda: Establecer mecanismos de recolección de la información real de los

recursos utilizados en la ejecución de las actividades, con el fin de lograr obtener la
asignación presupuestaria que permita llegar a lo previsto en el Plan Operativo, y así
establecer la vinculación entre los dos instrumentos (plan – presupuesto) que son tan
importantes para la universidad.
• No existen Manuales de Funciones y Procedimientos, ocasionando falta de
uniformidad en la aplicación de los procedimientos, pérdida de tiempo en análisis
adicionales, pagos indebidos y retrasos en los cierres de nóminas.
Se recomienda: La elaboración de un manual de normas y procedimientos el cual

permite el entrenamiento de los funcionarios involucrados en los procesos y minimizar el
tiempo del conocimiento de los procesos. El manual debe especificar claramente los
métodos a seguir en cada una de las operaciones y que asigne a personal los deberes y
responsabilidades de sus cargos. La utilización de estos manuales incrementa la eficiencia
del personal supervisor, disminuye el tiempo en que éste dedica a supervisar al personal de
la unidad y asimismo procura definir las responsabilidades de trabajo en cada ocasión del
cambio de personal.
• Confusión en cuanto al nivel que ocupa la Unidad de Registro y Control dentro de
la Estructura Organizativa de la Universidad.
Se recomienda: A la Unidad de Organización y Métodos, aclarar cuál es la posición de

Registro y Control dentro de la Dirección de Recursos Humanos.
• Existencia de una Estructura de Autoridad que no cumple con los niveles
jerárquicos establecidos, lo que quiere decir, que la ejecución de ciertas actividades
dependen de la autorización por parte del Vice-Rector Administrativo. Dicho
trabajo debe ser efectuado en corto tiempo, originando esto, que los funcionarios
que laboran en esta actividad se encuentren bajo condiciones de presión. En
consecuencia, se puede observar que el concepto de autoridad se encuentra
involucrado el de poder por parte del nivel jerárquico superior, lo cual derivan
inconformidad por el personal de menos nivel dentro de la estructura.
Se recomienda: Una estructura de autoridad que permita la participación de las bases y

de esta manera facilitar el ejercicio de autoridad.
• Falta de comunicación entre la Unidad de Registro y Control con las distintas áreas,
ya sea administrativa o con los Decanatos, creando esto demoras en el proceso,
presentación inapropiada de la información, retraso en la determinación de los
ajustes pendientes de registro y por consiguiente de los cierres, y por último, pero
no menos importante, la cancelación de pagos indebidos o extemporáneos.
Se recomienda: Que en virtud de la importancia que signifícale oportuno registro de las

operaciones con el propósito de lograr obtener un mejor control interno, se hace necesario
una mejora sustancial en la comunicación entre las diferentes unidades involucradas en el
proceso y registro de las operaciones de nóminas, es decir, afianzar una comunicación entre
las diferentes unidades.
• En relación a la evaluación realizada al sistema de nóminas (programa) se
detectaron las siguientes debilidades:
- El sistema de nómina no permite emitir nóminas estratificadas, conforme a

las necesidades de los usuarios.
- No existen Manuales de Funciones y Procedimientos, tanto para el usuario
del sistema como para los programadores.
- No se hacen mantenimientos periódicos, ni al equipo ni al sistema, sólo en
caso de fallas.
- No existen políticas de seguridad en cuanto al acceso de la información
como el los respaldos de las mismas.
- El sistema no valida la entrada de datos tales como fecha, cédula, nombre,
entre otros campos.
Se recomienda para cada uno de estos casos, lo siguiente:
- Analizar la posibilidad de incluir al actual sistema de nómina, una operación

que permita la estratificación de las mismas, con el fin de facilitar el manejo
y utilización de la información.
- Elaborar un manual que especifique claramente los métodos a seguir en cada

una de las operaciones.
- La Dirección de Informática debe contar con disposiciones y reglamentos

que coadyuven al mantenimiento periódico tanto del hardware como el
software utilizado.
- Se debe restringir el acceso a los programas y archivos; asimismo, se debe

dotar al personal del Registro y Control de la información y entrenamiento
para llevar a cabo las actividades de respaldo, sin verse en la necesidad de
depender de la Dirección de Informática para realizar este tipo de
actividades.
- Validar todos los datos de entrada al sistema.

• El Departamento de Registro y Control no planifica su programa de
asistencia a cursos de capacitación, sino que dependen del suministrado por el
Departamento de Capacitación y Adiestramiento, esto ocasiona que el personal
asista a cursos cuyo programa no esté acorde con las necesidades de actualización
del departamento.
Se recomienda a la unidad encargada de planificar los cursos de actualización, solicitar

a cada unidad sus requerimientos, para poder satisfacer las necesidades de capacitación que
se tenga.
• Existe una debilidad en la política de incentivo y motivación del personal. La
motivación está relacionada directamente con la satisfacción del personal, una
persona motivada está en capacidad de generar un esfuerzo que incida en la
capacidad de su trabajo.
Para alcanzar estos niveles de motivación en el trabajo se recomienda establecer

políticas de reconocimientos al trabajo de calidad y ayuda al crecimiento profesional, entre
otros.
• Con respecto al espacio físico del Departamento de Registro y Control, se observó
los siguiente:
- La unidad presenta grandes ventanales, los cuales pueden ser arriesgados,

tanto para la seguridad de los empleados (en caso de manifestaciones
estudiantiles), como para la seguridad de los equipos toda vez que permiten
la entrada del sol, lo cual es dañino para los equipos.
- Las ranuras de las salidas del aire acondicionado para el momento de la
visita, se encontraban sucios, es decir, llenas de polvo, lo cual puede crear
problemas de alergias a los trabajadores.
- El departamento no cuenta con detectores de humos que indiquen la posible
presencia de fuego.
- La unidad no cuenta con una salida de emergencia.
- En cuanto a los extintores, no se lleva un control adecuado de los mismos.
Recomendaciones:
- Evitar en lo posible los grandes ventanales o utilizar vidrios de seguridad
que resistan golpes u otras situaciones.
- Los ductos y ranuras de salidas del aire acondicionado deben estar limpios.
- Colocar detectores de humo.
- Establecer una salida de emergencia teniéndola debidamente controlada para
evitar robos por medir de esta salida.
• La unidad no posee indicadores de gestión, los cuales representan una expresión
cuantitativa de una actividad, proceso o sistema, cuyo resultado al ser comparado
con algún nivel de referencia, puede señalar una desviación.
Se recomienda: Aplicar los indicadores de gestión propuestos por esta investigación,

para medir la eficiencia, eficacia y la economía en el uso de los recursos.
BIBLIOGRAFÍA
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MEIGS, WALTER. 1985. Principios de Aditoría. Editorial Diana. México.
OFICINA NACIONAL DE AUDITORIA. 1996. Guía Metodológica para la Realización de
Auditorías de Gestión. Republica de Cuba.
PORTET, THOMAS. 1980. Auditoría: Un Análisis Conceptual. Editorial Diana. México.
RODRÍGUEZ FRANCISCO Y LUIS GOMES. 1991. Indicadores de Calidad y
Productividad en la Empresa. Editorial Nuevos Tiempos. Venezuela.
ROJAS, NELSON. 1996. La Auditoría Interna y la Auditoría Operacional. Barquisimeto.
Venezuela.
SIERRA, GUILLERMO Y MANUEL ORTA. 1996. Teoría de la Auditoría Financiera.
McGraw Hill Editores. Colombia.
SOTOMAYOR, ALFONSO Y JUAN GONZALEZ. 1997. Control Interno McGraw Hill
Editores. Colombia.
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE CONTROL INTERNO Y CONTABILIDAD
PUBLICA. 1998. Manual de Auditoría. Publicado en Gaceta Oficial de la Republica
de Venezuela. No 5275.
THIERAUF, ROBERT. 1998. Auditoría Administrativa. Editorial Limusa México.

PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION
Nombre de la Empresa: Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Auditoría al: Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos Humanos
DETALLE FECHA DE FECHA DE REF. HECHO POR

INICIO TERMIN.
OBJETIVOS
-Examinar y evaluar que la

gestión del departamento de
Registro y Control se corresponda
con los objetivos y metas
establecidas.
-Determinar las causas y efectos
de las posibles desviaciones en el
logro de los objetivos y metas.
-Determinar la eficiencia, eficacia
y economía con que operan.
PROCEDIMIENTOS
GENERALES
1.- Obtener las disposiciones
Legales y normativas relativas al
departamento.
2.- Búsqueda y análisis sistémico
de la información que tenga el
Departamento.
PLANIFICACIÓN
1.- Identificar la Misión y Visión

de la Universidad, así como la
Misión interna del departamento.
2.- Determinar si las actividades
desarrolladas están dirigidas al
logro de los objetivos y metas.
3.- Verificar que las funciones
desempeñadas por el personal
adscrito al departamento están
encaminadas al cumplimiento del
Plan Operativo.
4.- Detectar la asignación
presupuestaria en le presupuesto
de la Institución.
ORGANIZACIÓN
1.- Realizar una recopilación de la

Estructura Organizativa así como
de sus manuales de Funciones y
Procedimientos.
PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
PROGRAMA DE AUDITORIA DE GESTION

Nombre de la Empresa: Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Auditoría al: Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos Humanos
DETALLE FECHA DE FECHA DE REF. HECHO POR

INICIO TERMIN.
CONTROL INTERNO
1.- Evaluar el Control Interno que

tiene establecido la unidad.
DIRECCIÓN
1.- Analizar el proceso de

liderazgo, motivación y
capacitación del personal que
labora en esa unidad.
2.- Realizar una inspección al sitio

de trabajo, verificando con que
equipos de computación cuentan,
espacio físico y equipos de
comunicación tanto al exterior
como en el interior de la oficina.
INDICADORES DE GESTION
1.- Conocer acerca de los

indicadores de gestión que maneja
el departamento. En caso de no
poseerlos se deberá proponer los
que más les convenga.
2.- Aplicar los indicadores de
gestión para medir los niveles de
eficacia, eficiencia y economía.
PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
PAPELES DE TRABAJO
VERIFICACIÓN DE LA ARQUITECTURA ORGANIZACINAL, PLAN DE

GESTIÓN Y FINANCIAMIENTO.
NOMBRE DE LA AUDITORÍA: GESTIÓN.
EMPRESA AUDITADA: Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
AUDITORIA AL : Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos
Humanos.
TEMAS A SUB-TEMAS CHEQUEO
VERIFICAR SI NO OBSERVACIONES
DEFINICIÓN DEL Leyes y Normas
MARCO Misión
ORGANIZACIONAL Visión
ACCIONES Estrategias
ORGANIZACIONALES Objetivos
Actividades
SOPORTE Tipo de Organización
ESTRUCTURAL
Procesos
Matricial
Funcional
ESQUEMA DE LA Organigrama
ORGANIZACIÓN Procedimientos
Normas Internas
Delegación/Autoridad/Responsabilidad
DIAGNOSTICO Fortalezas y Debilidades
GENERAL DE LA Áreas Críticas
UNIVERSIDAD Externo: Aspectos del entorno que
afectan a la Institución ( Amenazas y
Oportunidades)
DEFINICIÓN DEL Objetivos
PLAN OPERATIVO DE Metas
LA UNIDAD
INDICADORES DE Definidos por la Institución en el área
GESTIÓN
PRESUPUESTO Elaboración/Presentación/Aprobación
Ejecución
Partidas Presupuestaria
SISTEMA DE Flujo de Información
INFORMACIÓN Procesamiento
Generación de Reportes
BARQUISIMETO
FECHA: / /
INSTRUMENTO No 1
JEFE DEL DEPARTAMENTO
CUESTIONARIO
Señale con una equis (X) la respuesta que usted considere conveniente y ajustada,
para cada una de las preguntas que se le formula a continuación:
A B C D
SIEMPRE FRECUENTEMENTE ALGUNAS VECES NUNCA
PREGUNTAS A B C D
1.¿ Son divulgadas la Misión y Visión de la Universidad a las

personas que trabajan en este departamento?
2. ¿Se realizan reuniones continuas con todo el personal de la

dependencia para designar las tareas y el control y desarrollo de los
procesos?
3.¿Se realizan informes por cada actividad señalando costo horas

hombres y el tiempo empleado en la misma?
4.¿Cada actividad desarrollada en esta dependencia está bajo la

responsabilidad de una persona?
5. ¿Se les otorga reconocimiento e incentivos periódicos al personal que

labora en esta unidad ?
6.¿Se exige en esta dependencia un perfil idóneo

para cumplir cabalmente con las funcio9nes y/o
actividades designadas?
7. ¿Se evaluan oportunamente las actividades realizadas para observar si
presentan o no errores ?
8.¿Tiene el departamento indicadores de gestión

que permita evaluar los niveles de eficacia,
eficiencia y economía?
BARQUISIMETO
FECHA: / /
INSTRUMENTO No 2
PERSONAL OPERATIVO
CUESTIONARIO
Señale con una equis (X) la respuesta que usted considere conveniente y ajustada,
para cada una de las preguntas que se le formula a continuación:
A B C D
SIEMPRE FRECUENTEMENTE ALGUNAS VECES NUNCA
PREGUNTAS A B C D
1. ¿Son divulgadas la Misión y Visión de la Universidad a las personas

que trabajan en este departamento?
2. ¿Existe una discusión periódica entre el personal operativo y su jefe
inmediato en relación a los objetivos y metas de ese departamento?
3. ¿Se lleva un control estadístico de las actividades desempeñadas por
los funcionarios?
4. ¿Las actividades que se ejecutan en este departamento proceden de un
plan op erativo?
5.¿El producto final de esta dependencia cumple con el total indicado en
el plan operativo?
6. ¿Se puede medir la calidad del producto final alcanzado por el
departamento?
7. ¿Participa el personal operativo en la elaboración del presupuesto de la
unidad?
8. ¿Dentro de la estructura organizativa de la Dirección de Recursos
Humanos, usted como cataloga a su unidad ?
- Departamento.
- Sección
9. ¿Existen normas y procedimientos y descritas en un manual para las
actividades ordinarias de esta dependencia?
10. ¿Existe compromiso con el alto nivel gerencial de esta institución con
relación a las actividades realizadas por usted
11. ¿Los logros obtenidos se deben más a la mítica del personal que a los
apoyos institucionales?
12. ¿L a capacitación del personal se ajusta a las necesidades de la
dependencia?
13. ¿Se realizan sin contratiempo la comunicación entre esta unidad y
otras dependencias que intervienen en el proceso de trabajo y gestión?
14. ¿El sistema de nómina puede emitir reportes de manera estratificada?
15. ¿ Existen y son utilizados los Manuales de Funciones y
Procedimientos para los usuarios de los equipos y del sistema de nómina?
CONTINUACIÓN
16.- ¿ Se realizan mantenimiento periódico a los equipos?
17. ¿ Son utilizados normas para accesos a los equipos así como el de
realizar respaldo a la información?
18.¿El sistema de nómina esta en capacidad de validar los datos
incorporados en el mismo?
19. ¿ Tiene el departamento indicadores de gestión que permita evaluar
los niveles de eficiencia, eficacia y economía
20. ¿ Son utilizados normas para accesos a los equipos así como el de
realizar respaldo a la información?
21.- ¿Existen vínculos entre esta unidad y otras dependencia para el
proceso de trabajo y gestión?
MATRIZ DE CORRECCIÓN
Título del Trabajo de Grado: Auditoria de Gestión en el Departamento de Registro y

Control de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”.
INSTRUMENTO No 1
NUMERO PERTINENCIA COHERENCIA CLARIDAD DEL

DE ITEMS LENGUAJE OBSERVACIONES
SI NO SI NO SI NO
8
MATRIZ DE CORRECCIÓN
Título del Trabajo de Grado: Auditoria de Gestión en el Departamento de Registro y

Control de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado”.
INSTRUMENTO No 2

SI NO SI NO SI NO
1
8
9
10
11
12
13
14
15
16
CONTINUACIÓN

SI NO SI NO SI NO
17
18
19
20
21
Barquisimeto, 25 de abril de 2001
Ciudadana.
Lic. Lucia de Orellana
Presente.
Por medio de la presente, me dirijo a usted con la finalidad de solicitar su colaboración para
la validación del instrumento adjunto, el cual será utilizado en el trabajo Especial de Grado titulado:
Auditoría de Gestión en el Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos
Humanos de la Universidad “Lisandro Alvarado” (D.R.C.U.C.L.A.) de Barquisimeto a fin de
optimizar su funcionamiento.
Sin otro particular a que hacer referencia, se suscribe.
Atentamente,
_______________________
Evelyn c. Liscano A.
PRESENTACIÓN
El siguiente cuestionario tiene el propósito de obtener información

relacionada con el funcionamiento que se desenvuelve en el Departamento
de Registro y Control. Asimismo se busca tener una base que permita
formular sugerencias constructivas a la Universidad con relación al
mejoramiento de la gestión que se desarrolla en cada una de sus unidades.
A continuación se le presentan una serie de preguntas, las cuales

debe responder de manera objetiva, ya que los datos que se obtengan se
usarán estrictamente para la investigación que sé esta llevando a cabo.
Por lo cual se le agradece su gran colaboración.
Usted debe marcar con una (X) la opción de acuerdo con su

opinión.
El instrumento es anónimo con el objeto de preservar su carácter

científico.
MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACION

Vice-Rectorado
Administrativo
Dirección de
Recurso Humanos
Unidad
Administrativa
Departament Departame Departament Departamento de Departamento de Departam Archivo de

o de Relaciones Registro y Expedientes del
nto de o de Control Personal
Captación Compensaci Evaluación y Laborales ento
Servicio Social
Laboral
Higiene y Seguridad
Industrial

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AUDITORIA DE GESTION EN EL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y

CONTROL DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DE LA

EVELYN CAROLINA LISCANO ARIAS

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

Evelyn Carolina Liscano Arias

Trabajo Especial de grado para optar al

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

Evelyn Carolina Liscano Arias

Trabajo Especial de grado aprobado

Prof. Juan Leal Prof. Lidia Colmenarez

Prof. Pedro Rangel

Evelyn Carolina Liscano Arias

El objeto de estudio de este trabajo especial de grado, consiste en la aplicación de una

EVELYN CAROLINA LISCANO ARIAS

- Egresada de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” en el año 1995

como Licenciada en Contaduría Pública.

- Candidata para obtener el grado de Especialista en Contaduría Pública, Mención

Trabajo de Grado: Auditoría de Gestión en el Departamento de Registro y Control

de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental “Lisandro

V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................... 104

Las Universidades Nacionales actualmente atraviesan por una insuficiencia de los

ingresos puestos a su disposición para atender sus actividades, convirtiéndose en deseable

la evaluación de su gestión con criterios orientados hacia la maximización de la cantidad y

En este contexto, es necesario que la Universidad Centroccidental “Lisandro

Alvarado” se incorpore al proceso de aplicación de Auditorías de Gestión, la cual entre sus

los niveles de eficiencia, eficacia y economía.

La puesta en marcha de una auditoría de gestión requiere de un proceso previo de

identificación de herramientas y condiciones necesarias que hagan viable su desarrollo, lo

A diferencia de la auditoría financiera la auditoría de gestión no estandariza el uso

cuanto cada entidad pública, de acuerdo a la naturaleza de su función es un caso en

particular de evaluación que requiere un conocimiento cabal sobre la gestión gerencial de

cada una de ellas.

En otro orden de ideas, la presente investigación esta centrada en la aplicación de

una auditoría de gestión en el Departamento de Registro y Control de la Dirección de

gestión y determinar si utilizan de mejor manera los recursos asignados a dicho

Esta investigación se encuentra subdividida en:

Capítulo I, se describe el Planteamiento del Problema, los Objetivos, Justificación y

de la literatura, para determinar los Antecedentes de la Investigación y sus Bases Teóricas.

Capítulo III, se identifica como el Marco Metodológico y esta integrado por la

Naturaleza de la Investigación, Población, Técnicas de Recolección de Datos, Técnica de

Análisis e Interpretación de Datos.

de la aplicación de los instrumentos y de la observación directa.

Capítulo V, se refiere a la descripción de al s conclusiones y recomendaciones que se

originan de la aplicación de la auditoría.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente las organizaciones se están enfrentando a cambios continuos debido al

avance vertiginoso de la ciencia y tecnología lo que obliga a mantener un proceso de

Según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos en su libro Auditoría al

Desempeño señala, que los gobiernos Latinoamericanos se están viendo en la necesidad de

metodologías que permite efectuar una evaluación periódica y sistemática de las

actividades de dirección y administración.

organización, dirección y control la podemos definir como gestión.

controlar las que se vinculan entre si mediante la función de liderar. La planificación

determina que resultado ha de lograr la organización, la organización especifica como se

lograrán los resultados planificados y el control comprueba si se han logrado o no los

resultados previstos (pág 15).

En consecuencia la gestión que se lleve a cabo en una organización ya sea pública o

basada en criterios y parámetros de eficiencia, efectividad y economía, el proceso de toma

de decisiones y su efecto en el alcance de las metas y objetivos de la organización. En

planificados” (pág. 21).

En un plano más especifico, como es el caso de la Universidad Centroccidental

egresado en el mercado laboral, viéndose en la necesidad de evaluar su estructura, proceso

educativo y sobretodo su gestión.