1.

OBJETIVOS: Establecer las actividades a desarrollar para el control de los documentos internos
del Sistema Integrado de Gestión que permitan garantizar la elaboración, modificación,
revisión, aprobación, actualización e identificación de los documentos internos de LA EMPRESA

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para el control de los documentos internos que hacen
parte de los procesos de LA EMPRESA. Inicia con la identificación de la necesidad de elaborar,
modificar o eliminar un documento interno de LA EMPRESA que se adopta por resolución
reglamentaria o planes y termina con el archivo de la lista de destinatarios de copias
controladas para el caso de planes y programas.

3. RESPONSABLE: Funcionario Competente o Responsable del Proceso y todas las oficinas.

4. FRECUENCIA: Según laTRD o cada vez que se requiera actualizar el procedimiento.

No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Identifica la necesidad de elaborar, modificar o
Contralor, Contralor
eliminar un documento interno del Sistema
Auxiliar, Director,
Integrado de Gestión. Diligencia y firma el
Subdirector, Jefe de
1 formato solicitud de elaboración, modificación o N/A
Oficina Asesor, Gerente,
eliminación de documentos del Sistema
Profesional, Técnico o
Integrado de Gestión” y lo remite al responsable
Auxiliar Administrativo.
del proceso.
Contralor Auxiliar,
Director, Subdirector,
Reúne a los gestores del proceso y estudia la
2 Jefe de Oficina N/A
conveniencia de la solicitud.
(Responsable de Proceso
de LA EMPRESA).
Solicitud de e l a b
Aprueba o no la solicitud de elaboración,
Contralor Auxiliar, oración,
modificación o eliminación de documentos del
Director, Subdirector, modificación o
Sistema Integrado de Gestión “. Asigna al
3 Jefe de Oficina eliminación de
funcionario para la elaboración o modificación
(Responsable de Proceso documentos del
del documento del Sistema Integrado de
de LA EMPRESA). Sistema Integrado
Gestión, en el evento de ser aprobada.
de Gestión
Contralor Auxiliar,
Elabora o modifica el documento de LA Director, Subdirector,
EMPRESA de acuerdo con lo aprobado en la Jefe de Oficina Asesor,
4 N/A
solicitud y con las directrices y estructura dadas Gerente, Profesional,
en los anexos de este procedimiento. Técnico o Auxiliar
Administrativo.
Contralor, Contralor
Socializa la propuesta del documento con las Auxiliar, Director,
dependencias involucradas para sus Subdirector, Jefe de
5 N/A
observaciones, en el evento de ser necesario, Oficina Asesor, Gerente,
realiza los ajustes respectivos. Profesional, Técnico o
Auxiliar Administrativo.
Contralor Auxiliar,
Director, Subdirector,
Elabora proyecto de Resolución Reglamentaria
Jefe de Oficina Asesor,
6 que adopta el documento del Sistema Integrado N/A
Gerente, Profesional,
de Gestión.
Técnico o Auxiliar
Administrativo.
Contralor Auxiliar,
Revisa y aprueba el documento de LA EMPRESA Director, Subdirector,
7 y proyecto de resolución, de lo contrario solicita Jefe de Oficina N/A
los ajustes respectivos. (Responsable de Proceso
de LA EMPRESA).
Solicita ajustes si son necesarios. Imprime copia
física de los documentos.
Coloca fecha en la portada del documento físico.
Coloca sello de “APROBADO” en todas las Profesional Dirección de
8 N/A
páginas del documento físico Planeación
Solicita firma del Responsable del proceso en la
portada del procedimiento y pie de firma en la
Resolución
9 Firma la portada del documento en “Aprobó Contralor Auxiliar,
 Director, Subdirector,
elaboración o modificación” y coloca pie de Jefe de Oficina
firma en la Resolución (Responsable de Proceso
de LA EMPRESA)
Firma la portada en “Revisión Técnica”.
Envíar a la Oficina Asesora Jurídica el proyecto Director Técnico de
10
de Resolución y los documentos debidamente Planeación
firmados, en copia física y magnética.
Envía al Despacho del Contralor el proyecto de
Jefe Oficina Asesora
11 resolución y los documentos debidamente N/A
Jurídica.
firmados en copia física y magnética.
Remite los documentos, en medio físico y
12 Contralor N/A
magnético al Director de Apoyo al Despacho
Radica, numera y coloca fecha a la Resolución
Profesional o Técnico de Resolución
Reglamentaria. Registra en el Control de
13 Dirección de Apoyo al Reglamentaria y
cambios el número y fecha de la Resolución
Despacho. documento.
Reglamentaria.
Remite la resolución reglamentaria, los
Director de Apoyo al
14 documentos en copia física y magnética a la
Despacho
Subdirección de Servicios Generales.
Comunica mediante correo electrónico a la
Confirmación de
Dirección de Planeación la publicación de la Técnico Subdirección de
15 entrega de correo
Resolución Reglamentaria y de los documentos Servicios Generales
electrónico
de LA EMPRESA aprobados.
Devuelve a la Dirección de Apoyo al Despacho el
original de la Resolución Reglamentaria Subdirector de Servicios
16 N/A
publicada y los documentos que hacen parte Administrativos
integral de la misma, para su custodia
Actualiza el Normograma de LA EMPRESA, de
Director Técnico de Confirmación de
conformidad con la normatividad indicada en la
17 Planeación - Técnico entrega de correo
solicitud de modificaciones. Socializa a través de
Dirección de Planeación. electrónico
correo electrónico la expedición.
Recibe los documentos planes y programas de
Planes y
LA EMPRESA de las dependencias responsables Profesional Técnico
18 programas en
de su elaboración, enviados a través de medios Dirección de Planeación
medio físico
digitales y en medio físico.
Confirmación de
Director Técnico de
Publica en la Intranet, el documento planes o entrega de correo
Planeación Profesional
19 programas, donde permanecerá disponible para electrónico.
Técnico Dirección de
su consulta. Listado Maestro
Planeación
de Documentos.
Profesional o Técnico de
Publica en la página Web el documento planes o la Dirección de
20 programas, donde permanecerá disponible para Tecnologías de la N/A
su consulta y archivo los documentos físicos. Información y las
Comunicaciones.
Contralor, Contralor
Auxiliar, Director,
Presenta solicitud al responsable del proceso,
Subdirector, Jefe de
21 para el suministro de una copia controlada de un N/A
Oficina Asesor, Gerente,
documento de LA EMPRESA.
Profesional, Técnico o
Auxiliar Administrativo.
Contralor Auxiliar,
Aprueba solicitud de copia controlada. Director, Subdirector,
22 Remite a la Dirección de Planeación para la Jefe de Oficina N/A
expedición de la copia controlada (Responsable de Proceso
de LA EMPRESA).
Envía la lista de destinatarios con la Resolución
Reglamentaria y el documento adoptado a la
Dirección de Apoyo al Despacho para que repose Director Técnico de Lista de
con el original del documento para el caso de Planeación Profesional destinatarios de
23
documentos adoptados mediante Resolución Técnico Dirección de copias
Reglamentaria. Planeación controladas
Archiva lista de destinatarios de copias
controladas para el caso de planes y programas.