GUÍA COMPLEMENTARIA UNIDAD I

I. LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA
1. La importancia de la comunicación en la empresa, ventajas e inconvenientes
La comunicación en el ámbito laboral es un elemento primordial en todo tipo de
empresas independientemente de las características que presente. Esta es
imprescindible para poder mantener las relaciones tanto de forma interna como de
forma externa.
Para que la comunicación sea efectiva dentro de una organización se deben conocer
los diferentes tipos que se dan dentro de ella, así como analizar los diferentes soportes
que se utilicen así como las ventajas e inconvenientes identificados.
La elección del soporte depende de la comunicación que se pretende transmitir, con
quienes se van a relacionar, estatus del emisor y receptor, etc. Dentro de los
diferentes soportes para la comunicación que debemos tener en consideración:

 Tabla de anuncios
 Buzón de sugerencias
 Periódico de empresa
 Boletín informativo
 Cartas
 Informes
 Correos electrónicos
 Mensajes a través de la intranet
 Folletos
 Notas técnicas
 Cuestionarios
 Folletos de bienvenida
 Manuales de empresa
Dentro de las ventajas que se pueden dar en la comunicación empresarial encontramos:

 La comunicación horizontal fomenta el compañerismo y el espíritu del equipo

 La comunicación horizontal evita malos entendidos
 La comunicación horizontal enriquece la formación y experiencia de los
trabajadores
 La comunicación horizontal facilita la coordinación
 La comunicación horizontal propicia el consenso de la toma de decisiones
 Se puede lograr transmitir bidireccionalmente la comunicación de forma que
aporte información sobre el uso

Docente: Lisset Pohl Urbina

  En la comunicación oral existe la posibilidad de establecer comunicación de forma
que aporte información sobre el uso
 En la comunicación oral existe la posibilidad de establecer comunicación
permanente en tiempo real con los interlocutores
 En la comunicación escrita se establece mayor control sobre el mensaje emitido
 En la comunicación oral se identifica la flexibilidad y rapidez en la respuesta
 En la comunicación oral se logra transmitir mayor cantidad de información en
menos tiempo
 En la comunicación escrita se alcanza el registro permanente, la tangibilidad así
como la verificabilidad
 En la comunicación escrita se alcanza el registro permanente, la tangibilidad así
como la verificabilidad
 En la comunicación escrita se logra la exposición de contenido más riguroso,
preciso, lógico y claro
Por otro lado, dentro de los inconvenientes o desventajas que se pueden producir en la
comunicación empresarial:

 En la comunicación oral no prestar adecuada atención al emisor

 No dejar al interlocutor que acabe su exposición
 Evaluar el mensaje que se está recibiendo en vez de captar el punto de vista del
orador
 Escuchar de forma parcial, solo los detalles o palabras
 No formular de forma adecuada el mensaje
 No realizar la escucha activa
 Los canales excesivamente formales pueden crear conflictos al omitir los canales
verticales formalmente establecidos
 En la comunicación oral, elevado potencial de distorsión
 En la comunicación oral, mayor riesgo de interpretación personal
 En la comunicación escrita, el consumo de más tiempo
 En la comunicación escrita, carecer de retroalimentación
 En la comunicación escrita en muchos de los casos, no existe seguridad de
recepción
 En la comunicación escrita, no existe seguridad en la interpretación
 La transmisión con inseguridad del mensaje
 Exposición de demasiadas ideas no relacionadas
 No utilizar los signos linguisticos para elaborar el mensaje
 El envío de mensajes no acordes con el lenguaje verbal, la mirada, los gestos, los
movimientos,etc.
 La no selección idónea de los soportes de comunicación más adecuados sobre
aquello que se pretende transmitir

Docente: Lisset Pohl Urbina

 2. Función estratégica de la comunicación

Lo que la empresa comunica tanto hacia el exterior como de forma interior, la

imagen que transmite, es de importancia para diferenciarse de la competencia. La
imagen de la empresa, lograr transmitir la cultura, la personalidad, su identidad es
de gran transcendencia.

El desarrollo como la utilización de canales adecuados para una buena

comunicación repercutirá sobre la percepción que el entorno tiene de la empresa.
De forma interna la empresa se comunica con sus grupos de interés internos,
empleados, es la forma en que los mantiene informados, la manera de motivarlos,
la manera de transmitir tato sus éxitos como de los fracasos de la organización, de
forma que se pueda asegurar que sus metas y sus objetivos sean bien
comprendidos por todos.
Las comunicaciones que se realizan de manera interna contribuyen:

 Crear compromisos por parte de los miembros que forman parte de la

compañía
 Estableciendo una buena comunicación empresarial interna, se logra
alcanzar la cohesión y transmisión de los valores que forman parte de la
cultura de la compañía
 Se logra alcanzar poner a disposición de los trabajadores de la empresa
toda aquella información que puede ser de utilidad tanto para la gestión
como favorecer la participación
El plan de comunicación debe involucrar la utilización de diferentes herramientas para la
puesta en funcionamiento, estos deben ser elegidos de acuerdo con los objetivos
establecidos previamente, a través de:

 Determinación de la estrategia de comunicación tanto de forma interna como de

forma externa
 Definición del estilo de comunicación externa e interna
 Establecimiento de redes internas y externas de comunicación con sus grupos de
interés
 Optimización de los recursos de comunicación propios como externalizados

3. Tipos de comunicaciones existentes

Docente: Lisset Pohl Urbina

 Por la forma de comunicación identificamos diversas formas de comunicación
clasificadas como: comunicación verbal, no verbal y escrita

a) Comunicación verbal: Es aquella que se utiliza para codificar el mensaje la

palabra
b) Comunicación no verbal: Es aquella que se utiliza para codificar el mensaje
otros signos diferentes a la palabra, como pueden ser los gestos, los
movimientos corporales, los sonidos, etc.
c) Comunicación escrita: Es aquella que se utiliza para codificar el mensaje la
escritura
En función del tiempo en transcurre la comunicación podemos clasificar la comunicación
en :
a) Comunicaciones directas: Aquella que se produce cuando de forma alternativa el
emisor y el receptor intervienen en la comunicación en el mismo espacio de
tiempo. Por ejemplo: entrevistas personales en una selección para un puesto de
trabajo en la organización, reuniones de trabajo en las que intervienen de forma
activa, comunicación telefónica entre dos personas aunque físicamente no se
encuentre ubicadas en el mismo sitio, comunicación mediante videoconferencia en
la que intervienen alternativamente emisor y receptor
b) Comunicaciones diferidas: Es aquella que se genera cuando transcurre un tiempo
desde que el emisor envía el mensaje que quiere transmitir hasta que el receptor
lo recibe. Por ejemplo: envío mediante correo electrónico del mensaje que se
quiere transmitir quedando en el buzón de mensajes recibidos del receptor del
mensaje cuando abra su buzón de correo, comunicación mediante el teléfono
móvil dejando un mensaje de forma oral en el buzón telefónico el mensaje es
recibido por el emisor una vez se conecte a su buzón de voz y escuche el mensaje
transmitido por el emisor.
En función al ámbito en que se desarrollan
a) Comunicaciones internas: Aquellas que se realizan dentro de la organización para
mantener una óptima comunicación entre los trabajadores de la empresa, bien se
encuentren físicamente en el mismo lugar de trabajo o en diferentes ubicaciones
dentro de la corporación, ésta se produce entre dos o más personas dentro del
mismo ámbito, como por ejemplo: reunión de empleados del mismo
departamento, un correo electrónico dirigido a los responsables del área por parte
de la dirección de la empresa, un comunicado expuesto en el panel de noticias de
interés para los miembros de la organización solicitando participación en el
programa de mejoras
b) Comunicaciones externas: Aquella comunicación que se dirige a miembros que
son externos a la organización con el fin de mantener las relaciones públicas, etc.

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 Este tipo de comunicación se mantiene entre dos o más personas que no
pertenecen al mismo ámbito, como pueden ser las comunicaciones entre los
clientes, intermediarios, proveedores, la competencia o el público en general. Por
ejemplo: comunicación con organismos oficiales, con los clientes, con los
proveedores, envío de un comunicado a los proveedores para que participen en el
programa de mejoras.
En función del tipo de individuos al que se dirige
a) Comunicación individual: surge cuando existen dos personas, un solo emisor y un
solo receptor, como por ejemplo: el jefe mecánico hablando con el mecánico de
mantenimiento a su cargo acerca de la problemática que ha surgido en la
reparación de un motor
b) Comunicación colectiva: Se produce cuando interviene un grupo de personas en el
proceso de comunicación, como por ejemplo: un debate en una jornada tras la
conferencia de un experto en la temática tratada.
En función de quién dirige la comunicación
I. Según el núcleo humano donde se genera
a) Comunicación intrapersonal: Se genera cuando el mismo individuo coincide que es
el emisor y el receptor del mensaje, es decir, la persona habla consigo mismo
b) Comunicación interpersonal: Se produce cuando intervienen dos individuos, por
ejemplo, tenemos un jefe y con su empleado, el alumno y su profesor. Se trata de
un tipo de comunicación cuyas características son que se produce una
comunicación directa, se encuentran cercanas de forma física cercanas, se
intercambian el mensaje, la respuesta del receptor es directa.
c) Comunicación grupal: Se genera cuando el mensaje se envía a un grupo de
personas cuya característica en este tipo de comunicación radica en que el grupo
que recibe el mensaje, tiene la posibilidad de comunicarse con cualquier miembro
que forma parte del mismo.
II. En función del carácter institucional
a) Relaciones públicas: Son aquellas actividades y programas realizados por
parte de la organización con el fin de sostener las buenas relaciones con los
grupos de interés que forman la organización.
b) La publicidad: Son aquellos mensajes emitidos a través de los diferentes
medios masivos de comunicación cuyo objetivo es incrementar las ventas
de los productos o bien generar mayor consumo de sus servicios de la
organización
c) La publicidad constitucional: es aquella en que se genera una imagen
favorable de la organización
III. En función del tipo de mensaje que comunica

Docente: Lisset Pohl Urbina

 a) Comunicación impersonal: es aquella que no se espera recibir respuesta del
receptor ya que va dirigida a un grupo de personas
b) Comunicación expresiva: busca la expresión por parte del receptor del mensaje,
no la reacción
c) Comunicación funcional: mediante el uso de la comunicación funcional se
pretende influir en la conducta del receptor y buscar una reacción a la información
transmitida
d) Comunicación retroalimentaría: se basa en la obtención de la respuesta de la
persona la cual recibe el mensaje obteniendo como resultado el enriquecer el
mensaje que han recibido

Docente: Lisset Pohl Urbina