0 - Informe de Visita

QUALITAS TRAINING TOOLS Vigencia: 15/09/2017
INFORME DE VISITA Versión: 01
INFORME DE VISITA
Tipo de Informe de visita levantamiento línea base
Documento:
Fecha de 06/12/2017
presentación del
informe
Presentado a: SEGUROS SURA
Objetivo de la Realizar un diagnóstico empresarial a la organización
visita:DHI DESARROLLO HUMANO INTEGRAL S.A.S
identificando debilidades, fortalezas, y oportunidades
en sus diferentes procesos con el fin de diseñar un
plan de acción que mejore su eficiencia en el
desarrollo de actividades.
Objetivo del Brindar claridad acerca de los resultados obtenidos en
informe la ejecución de la visita realizada y el levantamiento
de la línea base.
A. Desarrollo del informe

1. Caracterización de la empresa
Empresa: DHI DESARROLLO HUMANO INTEGRAL S.A.S

Horas Asignadas 4 Horas 4
ejecutadas
Descripción de la Prestación de servicios de consultoría en la
empresa evaluación y medición de factores psicosociales en
gestión del talento humano.
Área(s) de Mercadeo, Administrativa, Contable, Comercial.

intervención
2. Línea Base
A continuacióncontinuación, se presentan los resultados obtenidos en el

levantamiento de la línea base de la empresa realizada en la primera sesión de
trabajo.
GESTIÓN DE MERCADEO Respuesta de la Observaciones

empresa
Fundación para el Desarrollo Económico y Empresarial Qualitas

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Carrera 16 A 78-75 Ofc. 403, Bogotá, D.C. (Colombia) - Teléfono: (1) 691 4775
No se ha visto la
necesidad de estructurar
un plan de mercadeo
anual, dado que la
consecución de los
La empresa tiene un Plan clientes ha estado
de mercadeo anual en el Estamos basado en el sistema voz
que se establecen metas empezando a a voz (recomendación) lo
1 comerciales, proyección estructurarlo. que ha garantizado el
de ventas y estrategias normal desarrollo de la
para comercializar sus empresa.
productos y/o servicios
Pese a no contar con un
plan de mercadeo
estructurado (escrito y
formalizado), se realizan
algunas acciones
informales sobre los
resultados obtenidos por
la empresa, las cuales
pueden servir base para
la elaboración de un plan
de mercadeo formal.
No está definida una lista

de costos para establecer
los precios de cada uno
de los servicios ofertados
Los precios de la empresa No, pero no obstante se tiene
2 están determinados por estamos identificados algunos
los costos de producción empezando a costos generales que
determinarlos. deben suplirse en la
prestación global de los
servicios: arriendo,
servicios públicos, pago
del profesional que
ejecuta.
Existe una tabla de
Los precios de la empresa No, los precios precios definida por la
están determinados no los empresa para la
3 conforme a los precios determinamos prestación de cada uno
que manejan los de esa forma. de los servicios. Los
competidores valores definidos en esta

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tabla no se basan en
comparaciones de la
competencia, ya que se
considera que por la
calidad del servicio es un
precio competitivo a
nivel local y regional.
La empresa dispone de Si cuenta con un
catálogos o material Los revisamos y catálogo virtual donde se
4 escrito en donde se ajustamos ofertan los servicios, y se
explique con detalle el periódicamente. actualiza periódicamente
producto y/o servicios a con la información de la
ofrecer empresa.
En la empresa es
Productos y servicios se Si, analizamos fundamental comprender
5 encuentran alineadas con constante y las necesidades
las necesidades ejecutamos específicas de los
identificadas en el acciones de clientes con el fin de
mercado o clientes mejora. determinar el servicio
idóneo que la empresa
requiera.
No se ha presentado la
necesidad de evaluar
exhaustivamente a su
competencia dado que el
sistema de
La empresa conoce y ha No, pero hemos recomendaciones que los
6 analizado su competencia empezado a clientes antiguos hacen a
local, regional. ejecutar clientes nuevos sobre la
acciones para calidad de los servicios
mejorarla. de la empresa es
efectivo.
No obstante, es
inminente el aumento de
la competencia que
ofrece servicios afines,
razón por la cual se
considera necesario
iniciar un análisis más
profundo de
competitividad en la

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región.
GESTION DE SERVICIO Y
CONSERVACION DE
CLIENTES
Los procesos de servicio Si, analizamos La flexibilidad es una
7 son suficientemente constante y parte fundamental en el
flexibles para permitir ejecutamos desarrollo de los servicios
cambios y ajustes acciones de que presta la empresa,
necesarios para satisfacer mejora. dado el cambio constante
a los clientes de la normatividad
vigente (decretos,
resoluciones en el área
de salud ocupacional),
teniendo que ofertar
nuevos servicios para su
cumplimiento.
En tal sentido, los

diferentes procesos de la
empresa se adaptación
al cliente, para el
cumplimiento de esta
normatividad.
La empresa no cuenta
con software
especializado para el
seguimiento de los
Se utilizan medios Si, contamos clientes. A pesar de que
8 tecnológicos para el con al menos disponen del uso de
contacto y conservación correo correo electrónico y
del cliente electrónico y Facebook, se privilegia el
alguna red contacto personal como
social. el medio principal de
contacto y conservación
del cliente. Así mismo, se
cuenta con una página
web que no ha sido
actualizada en los
últimos años.
En la actualidad se
encuentra en el diseño
Su empresa cumple con No, estamos de los diferentes
9 la normativa referente a trabajando en formatos de autorización

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la Ley de protección de ello. en el manejo de los datos

datos (Ley 1581 de 2012) de los clientes de la
empresa, con el fin de
dar cumplimiento a la
normatividad.
La empresa cuenta con el Contratamos Dada la naturaleza y el
10 personal suficiente para personal según tamaño de la empresa se
responder a las se vaya cuenta con el personal
necesidades del mercado requiriendo. suficiente para responder
que atiende a las necesidades del
mercado.
El esquema de trabajo y Si, nuestro Se establece como
las estrategias de objetivo política implícita
11 servicios están siempre principal es la satisfacer las
enfocadas hacia la satisfacción del necesidades del cliente,
satisfacción del cliente cliente. la empresa no cuenta
formalmente con
indicadores de servicio
dada la naturaleza y
tamaño de la empresa.
Se cuenta con la
infraestructura suficiente
para brindar los servicios,
La infraestructura e Planeamos a pesar de que la
12 instalaciones de la mejorar en el mayoría de los servicios
empresa son adecuadas corto plazo. se prestan en las mismas
para atender sus instituciones que
necesidades en la capacitan.
relación CLIENTE / Adicional a esto la
EMPRESA de empresa en sus
funcionamiento y instalaciones cuenta con
operación áreas para la elaboración
de pruebas psicotécnicas
y atención de clientes.
LOGISTICA DE SERVICIO
Se cuenta con el apoyo
¿La logística de servicios Sí, es un de un asistente
13 (recepción de solicitudes, aspecto clave administrativo encargado
atención al cliente entre para nuestra de hacer la recepción de
otros) se encuentra como organización. solicitudes y atención del
uno de los ejes cliente, dado que la
principales dentro de la mayoría de los servicios
empresa? se prestan en las propias

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instalaciones de los
clientes.
Debido a la naturaleza y
¿El personal de la El personal tamaño de la empresa se
empresa conoce e conoce e tiene plena claridad
14 implementa todos los implementa sobre los servicios que se
procesos logísticos de todos los prestan.
servicio necesarios dentro procesos No obstante no se cuenta
de la organización para la logísticos del con un instructivo de
atención de las servicio. operación y de
solicitudes del cliente? responsabilidades
definidas.
¿La empresa cuenta con Si bien, la gerente es la
un responsable para Solo el gerente que se pone en contacto
15 recepción de las se pone en con los clientes, la
solicitudes de servicio por contacto con el empresa cuenta con un
parte del cliente y la cliente. asistente administrativo
asignación de soluciones responsable de la
a dichos requerimientos? recepción de solicitudes
y tramite a las mismas,
cuando sea necesario.
¿La empresa cuenta con Si, y nos La infraestructura es
16 una infraestructura preocupamos acorde para la prestación
idónea para ser eficientes por mejorar de los servicios, y cumple
en el proceso logístico? constantemente con los requerimientos
. de custodia de la
información.
PLANEACIÓN DEL SERVICIO
¿La empresa posee mano La empresa cuenta con
de obra calificada para Contratamos empleados profesionales
17 responder eficientemente personal según suficientes en la parte
ante los requerimientos se vaya técnica para la
del cliente frente a los requiriendo. prestación de los
servicios ofertados por la servicios ofrecidos. En
organización? caso de haber una mayor
demanda de los
servicios, esta cuenta
con personal de apoyo
para atenderlos de
manera eficiente.
En un futuro cercano no
se le apuesta a
implementar un sistema

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Tiene sistemas de control Hemos de gestión de calidad

18 de calidad y de desarrollado dado el tamaño de la
evaluación sobre el algunas empresa. No obstante se
servicio final prestado al acciones. hace seguimiento a cada
cliente. uno de los clientes
mediante un mecanismo
de evaluación del
servicio. Si se presentan
problemas con algún
servicio se intenta
corregir en su momento
mediante acciones
correctivas pertinentes.
No se tienen planes
¿Se cuentan con planes No, pero alternativos definidos,
19 alternativos en caso de consideramos pero se tienen algunos
presentarse necesario criterios sobre la
inconvenientes con la realizarlo. prestación de los
prestación del servicio y servicios que sirven de
la atención? base para la evaluación
de los mismos.
¿Prevé la demanda de los Nunca lo hemos No se hace un análisis de
20 servicios que deberá considerado. demanda del servicio por
prestar en periodos de meses, sin embargo
tiempo determinados? aunque no se cuenta con
un sistema de análisis de
demanda del servicio
empíricamente si se
realiza una evaluación
sobre los servicios
contratados así como su
rentabilidad para el
beneficio de la empresa
con el fin de tomar
futuras decisiones.
GESTIÓN GERENCIAL
Analiza la información
financiera a través del
El Gerente interpreta la Lo hace de programa Excel con una
21 información de los manera interpretación básica de
resultados del negocio periódica solo si los datos obtenidos,
para tomar decisiones es necesario. cuando se considera
estratégicas necesario para la toma

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de decisiones en cuanto
a las ventas, costos, y
gastos generales.
La empresa cuenta con
mecanismos de
El Gerente usa Lo hace pero no retroalimentación para
22 herramientas de medición periódicamente. sus colaboradores, en
del desempeño laboral de cuanto a la evaluación y
sus colaboradores desempeño de su
trabajo.
Aunque se cuenta con

estas herramientas, esta
no se aplica
periódicamente.
El Gerente se relaciona No es considerado como
estratégicamente bien No lo considera un aspecto necesario
23 para aprovechar las necesario. para el gerente; debido
oportunidades del que los clientes llegan a
entorno para la la empresa no la
consecución de nuevos empresa a los clientes.
negocios
Dado el poco número de
El trabajo en equipo es Es cultura en empleados el trabajo en
una característica en la nuestra equipo es clave para el
24 empresa y es fomentado organización. desarrollo de las
por el empresario o actividades diarias, en
gerente cuanto a la coordinación
y la prestación del
servicio.
Funciona bien en la parte

El Gerente puede Solo de vez en administrativa, pero se
25 ausentarse de la empresa cuando, aún presentan debilidades en
durante un corto tiempo y falta la parte operativa ya que
esta sigue funcionando empoderamient algunas acciones se
sin mayores o en nuestros concentran en el gerente,
contratiempos. colaboradores. dado el conocimiento
técnico que estás
requieren.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

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No se realiza ningún tipo

Ha realizado un proceso Nunca lo hemos de planeación anual para
26 de planeación en el considerado. el desarrollo de las
último año y lo tiene actividades, todo es
escrito. manejado por el día a día
y según como se vaya
presentando la demanda
de los servicios.
Ha identificado con Se cuenta con
claridad y precisión en lineamientos
que negocio está, cuál es administrativos básicos
su visión, misión, valores, Solo el gerente definidos con la misión,
27 rasgos culturales, tiene claridad en visión, y valores
ventajas competitivas, estos asuntos. corporativos los cuales
valor agregado a los hacen parte de la
clientes, objetivos plataforma estratégica.
empresariales y las
estrategias de corto, Sin embargo, estos
mediano y largo plazo lineamientos sólo son
para alcanzarlos. Lo conocidos por el
tiene socializado. gerente, no están
socializados a los demás
miembros de la empresa.
Se tienen indicadores de No se tiene ningún
gestión que permiten Solo si los indicador de gestión
28 conocer considera implementado sobre todo
permanentemente el necesarios. en el área administrativa
estado de la empresa y y operativa.
se toman como base para
tomar decisiones
El proceso de planeación A pesar de que no existe
29 permite la Sí, pero se una planeación
retroalimentación de los evalúa de vez establecida formalmente
resultados del negocio y en cuando. y de manera escrita, al
la redefinición y/o final del año se hace una
cumplimiento de las evaluación sobre los
metas resultados del negocio.
GESTIÓN ORGANIZACIONAL
La empresa tiene un Se ha hablado al No se cuenta con un
30 diagrama o formato respecto pero organigrama de la
donde se muestre la no se tiene institución dado que no
forma como está escrito. se considera necesario
organizada. por el tamaño de la

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misma.
31 Están definidas las Se ha hablado al Dado la dimensión de la
responsabilidades/funcion respecto pero empresa las
es de los puestos de no se tienen por responsabilidades y
trabajo o cargos que escrito. funciones se
desempeña cada desempeñan de manera
empleado - asociado. informal y no están
designadas por escrito
(no existe manual
organizacional)
Se tienen definidos
Están definidos y Solo tenemos solamente los procesos
32 documentado los identificadas técnicos en la prestación
procesos principales de la algunas cosas. del servicio como lo son
empresa (servicios, los instrumentos de
administrativo, comercial, evaluación a aplicar, sin
etc.) embargo no se tiene
definido la organización
por mapa de procesos.
La empresa cuenta con Solo tenemos No se cuenta con un

33 manuales de identificadas manual de
procedimientos o algunas cosas. funcionamiento en el
procesos para área administrativa, solo
estandarizar las se cuenta con los
actividades instrumentos que por su
naturaleza hacen parte
de la prestación del
servicio.
La empresa cuenta con

La empresa cuenta con Nos autoevaluación y diseño
34 un sistema de gestión de encontramos en básico para la
seguridad y salud en el proceso de implementación del SG
trabajo (Decreto 1072 de implementación. SST. Se cuenta con
2015) algunos protocolos de
seguridad pero no están
formalizados.
TALENTO HUMANO
No cuenta con un
La empresa tiene un Nos programa de formación
35 programa de formación encontramos en formal, pero si se tienen

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humana y desarrollo proceso de un cronograma de

personal para el estructuración capacitaciones para la
mejoramiento integral de del programa. actualización de los
sus colaboradores conocimientos en la
utilización en los
servicios prestados.
La empresa tiene un No contamos La empresa no cuenta
programa de con un con un programa de
36 entrenamiento para sus programa pero entrenamiento formal
colaboradores en nos parece para sus colaboradores,
habilidades prácticas y importante sin embargo, se realizan
técnicas para el mejor estructurarlo. al menos una
desarrollo de cada puesto capacitación de
de trabajo actualización al año.
La empresa logra que los La motivación Dada la naturaleza de la
37 colaboradores desarrollen es un factor empresa la motivación es
un sentido de pertenencia determinante en un factor fundamental en
y compromiso activo nuestra la prestación de los
organización. servicios.
38 La empresa tiene No contamos No hay un programa de
establecido un programa con presupuesto incentivos y
de incentivos y pero nos parece recompensas definido
recompensas para importante. pero si se quiere
mejorar el ambiente implementar en el
laboral mediano plazo.
GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
39 La empresa está Nos Para el desarrollo básico
actualizada en materia de encontramos de las actividades de la
programas (software), trabajando en empresa se cuenta con la
equipos de cómputo ello. estructura básica y
(hardware) y sistemas de necesaria para la
comunicación electrónica prestación de los
(Internet) servicios.
Las personas de la No, pero nos No se cuenta con un plan
40 empresa tienen parece de capacitación formal
capacitación en el uso de importante en él uso de
las herramientas contar con un herramientas
informáticas y de las programa de informáticas.
tecnologías de capacitaciones.
comunicación
La empresa almacena Contamos con El sistema de
eficientemente la un sistema de almacenamiento es

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41 información para poder archivo y copia eficiente por medio de un

extractarla con prontitud de seguridad. servidor y se dispone de
y resguarda toda la información en el
correctamente los datos backup de seguridad, el
de sus clientes? cual se realiza al menos
cada tres meses.
La empresa utiliza nuevas
tecnologías (intranets,
webs, extranets, internet,
reuniones en línea, No lo La empresa no
42 plataformas de trabajo consideramos contempla el uso de
colaborativa) para necesario. nuevas tecnologías como
potenciar su (intranets, webs,
funcionamiento y extranets, internet,
optimizar el manejo de la reuniones en línea,
información y la plataformas de trabajo
comunicación interna y colaborativa) para
externa (conectividad) potenciar su
funcionamiento, dado
que no se considera
necesario por el tipo de
servicio prestado.
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
Lleva registros contables Si, y utilizamos La empresa cuenta con
43 (libros inventario, Excel para un contador, para el
balances, diario y mayor) facilitar el manejo de la información
registro de la contable de la empresa
contabilidad.
A pesar que se lleva la
44 Utiliza los estados No, pero hemos contabilidad de la
financieros (presupuesto, empezado a empresa esta no se
flujos de efectivo, G & P) trabajar en ello. utiliza para la toma de
decisiones. Ni se
establecen con base en
ello presupuestos
anuales de
funcionamiento. En tal
sentido, sea venido
trabajando, en la
separación entre los
gastos personales y los
de la empresa, con el fin
de tener una mayor

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claridad sobre los

ingresos y egresos de la
misma.
Posee una estructura de Se tiene una No se maneja una

45 costos definida por cada estructura de estructura de costos
uno de los servicios o costos general definida por servicios, sin
productos que oferta no por servicio o embargo, se cuenta con
producto. la identificación de
algunos costos fijos
(oficina, sueldos,
servicios públicos)
necesarios para la
prestación de sus
servicios.
No se tiene identificado
por servicios los costos
variables de los mismos,
ni tampoco se cuenta con
la adopción de ningún
sistema de costeo para la
gestión empresarial.
No se conoce con
46 Se conoce la rentabilidad No, pero nos precisión la rentabilidad
de cada servicio o parece de cada uno de los
producto importante para servicios ofertado. En
el negocio. este aspecto, no se
conoce el margen de
contribución de cada uno
de los servicios
ofertados, al cubrimiento
de los costos generales
de la empresa. Si bien,
se tiene establecidos los
precios, estos no se
establecen con relación a
sus costos.
No se realiza ningún
análisis de indicadores
El nivel de liquidez No, algunas financieros, respecto a su
47 predominante es veces al año nivel de liquidez no se
apropiado para el normal tenemos conoce su nivel promedio
funcionamiento de la problemas de de liquidez ni tampoco se

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empresa flujo de efectivo. analizan las causas de los

cambios en el flujo de
efectivo en la empresa.
Pese a ello, hasta el
momento se ha cumplido
con las obligaciones
adquiridas por la
empresa en el corto
plazo.
La empresa posee un No hemos Hasta el momento no se
48 buen historial crediticio y necesitado de han solicitado préstamos
genera confianza en el créditos hasta el a nombre de la empresa.
mercado financiero momento.
SOLUCIONES FINANCIERAS
El gerente y los socios Nunca lo hemos No se dispone
49 conocen el índice de considerado, información sobre
liquidez , el nivel de pero es análisis de indicadores
endeudamiento, la necesario para financieros, para la toma
estructura patrimonial del el negocio de decisiones de la
negocio empresa. Sin embargo,
se considera necesario,
empezar a establecer
ciertos indicadores que
permitan al gerente
tomar mejores decisiones
empresariales.
Se poseen reportes No, pero Se realiza de forma
periódicos sobre el estamos en informal un balance de
50 desempeño de las ventas, proceso de cierre al final del año
la gestión financiera, definición de donde el gerente tiene la
operativa y estos aspectos. oportunidad de analizar
administrativa de la cómo le fue según su
empresa comportamiento
económico en el año,
respecto a los demás,
respecto a sus ingresos y
gastos basicos.
La empresa identifica los Nunca lo hemos Debido al tamaño de la
servicios que le pueden considerado, empresa, no se ha
51 prestar bancos, pero es considerado como una
corporaciones financieras, necesario por el necesidad expandir su
fondos financieros de negocio. plataforma de servicio a
fomento, compañías de otros mercados, razón

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financiamiento comercial por la cual no han

y la banca de inversión considerado el
endeudamiento para
hacer crecer el negocio.
El gerente o los socios No, pero Se considera en el largo
saben los requisitos para estamos en plazo la posibilidad de
52 obtener créditos de proceso de identificar aspectos, para
fomento, leasing y identificación de buscar posibles fuentes
factoring, para la estos aspectos. de financiación.
presentación de un
proyecto de capitalización
empresarial o con el fin
de acceder a programas
de cofinanciación.
GESTION DE LA
INNOVACION
La empresa tiene dentro No, pero nos Anualmente se realizan
53 de su estrategia de parece actualizaciones en la
negocio, a la innovación importante plataforma de servicios,
como uno de sus pilares incluirlo. garantizando la
innovación en cada uno
de ellos de acuerdo a las
tendencias o nueva
normatividad.
Tiene algún sistema de No, solo las Debido a que el equipo
54 generación (fomento de ideas del de trabajo es pequeño,
la creatividad) y gerente son las las ideas de innovación y
evaluación de las ideas que se ponen en actualización siempre
generadas al interior de marcha. están a cargo del
la organización por los gerente.
trabajadores
Ha realizado desarrollo de Si, en el último De acuerdo a las
55 nuevos productos o año actualizaciones en
servicios en el último año. desarrollamos riesgos psicosociales y
uno o más decretos siempre
servicios. estamos a la vanguardia
en la inclusión de estos
en nuestra plataforma de
servicios.
Su empresa realiza Si, Para mejorar los servicios
innovaciones en los esporádicament y la satisfacción del
56 procesos de producción, e realizamos cliente siempre hacemos
comercialización o innovaciones en actualizaciones y

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distribución procesos. tratamos de incluir

servicios de manera
anual.
Cuenta con registro de No lo hemos Dados los servicios de la
57 marca o se encuentra considerado empresa, cuenta con los
adelantando procesos pero nos parece instrumentos de
para su registro. importante aplicación de pruebas.
iniciar el Pero hasta el momento
proceso. no ha iniciado el proceso
de registro de marca.
3. Resultado obtenido
¿Cómo está tu empresa?

GESTIÓN DE MERCADEO
GESTION DE LA INNOVACION 100.0% GESTION DE SERVICIO Y CONSERVACION DE CLIENTES
80.0%
SOLUCIONES FINANCIERAS 60.0% LOGISTICA DE SERVICIO
40.0%
20.0%
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE 0.0% PLANEACIÓN DEL SERVICIO
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN GERENCIAL
TALENTO HUMANO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

GESTIÓN ORGANIZACIONAL
La empresa presenta una deficiencia marcada en cuanto a su gestión

organizacional obteniendo un resultado global de 44%, en principio se debe a
que esta no tiene documentado ninguno de sus procesos organizacionales. No
obstante, se evidencia que la buena calidad de los servicios prestados, no está
soportada no por la estandarización de los procesos sino por las habilidades
técnicas y académicas con que cuenta el personal de la empresa.
Ahora bien, en la parte operativa, se cuenta con instrumentos estandarizados

para para la prestación de los servicios ofertados, pero a nivel administrativo
no se cuenta con ningún mapa de procesos u actividades misionales que
denote los procesos relacionados con la prestación de cada uno de los
servicios. Por tanto, es necesario documentar, aspectos como: Procesos

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operativos, administrativos y de apoyo, con el fin de definir en el corto plazo

una mejor estructura organizacional, para atender futuras demandas o
crecimiento organizacional.
Como resultado, a esta deficiente gestión organizacional, se evidencia

igualmente una aceptable gestión financiera, la cual obtuvo un puntaje del
50% de eficiencia, donde a pesar de llevar los elementos básicos contables
(estados financieros), estos no están siendo utilizados para la gestión
financiera de la empresa, así como para su planeación y proyección de la
compañía a corto, mediano y largo plazo, lo que condiciona en parte el
crecimiento organizacional, al no tener en cuenta elementos esenciales como:
la rentabilidad y los costos, disminuye con ello, la capacidad de gestión de la
empresa en su toma de decisiones estratégicas.
Del mismo modo, se observa que la gestión gerencial alcanzó un nivel de

eficiencia del 56%, si bien, se realizan algunos análisis del comportamiento de
los ingresos de manera informal, estos no son documentados ni
sistematizados, lo que limita con ello la capacidad en la toma de decisiones en
la adopción de acciones correctivas pertinentes, según los resultados
obtenidos. Uno de los principales aspectos que influyen en este bajo
rendimiento organizacional, tiene que ver con el bajo direccionamiento
estratégico de la empresa el cual obtuvo como resultado tan solo un 35% de
eficiencia, dado a que no se definen por escrito indicadores, metas en el corto,
mediano y largo plazo, lo que dificulta la apropiación de recursos y un
adecuado proceso de retroalimentación a nivel gerencial.
Lo anterior, se evidencia en aspectos como el talento humano y planeación del

servicio obtuvieron resultados relativamente bajos de 55% y 45%
respectivamente, en origen más a la falta de una sistemática planificación y
documentación de los procesos, que por la falta de personal o idoneidad de los
mismos para realizar las diferentes actividades desarrolladas por la empresa,
lo que demuestra la importancia de documentar los procesos en miras de
poder empoderar a nuevos trabajadores y garantizar con ello, el
funcionamiento futuro de la empresa.
A nivel de mercadeo, la empresa obtiene un aceptable nivel de eficiencia

alrededor del 63,3 %, lo que indica que cuenta con un nivel de reconocimiento
en el mercado, en cuanto a la calidad y seriedad en la prestación de sus
servicios. Se considera que esta gestión, podría mejorar si se diseñara un plan
de mercadeo, que permitiera realizar una mayor penetración en el mercado en
la búsqueda de nuevos clientes y seguimiento a los actuales. Lo anterior, en
origen a que se observa que una de las fortalezas de la empresa está en la
gestión de servicios y conservación de clientes con un 80% de eficiencia, lo
que indica que gran parte de estos nuevos clientes, permanecería en el

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mediano plazo y largo plazo con la organización, dado la calidad del servicio
ofrecido lo que debe ser aprovechado cómo estrategia de promoción y
desarrollo dada la tradición y experiencia de la empresa en el mercado
regional.
Respecto a la eficiencia en la gestión de la información la empresa obtuvo un

nivel de eficiencia del 65%, el cual puede ser considerado como aceptable
puesto que cuenta con una infraestructura óptima para la prestación de sus
servicios y su almacenamiento según la normatividad legal vigente. No
obstante, se evidencia la no utilización de nuevas tecnologías de información
disponibles, ni redes sociales como parte de la estrategia de mejorar la
productividad de la empresa por medio de un mayor uso de estas herramientas
para el manejo de la información dentro y fuera de la organización.
Índice del estado actual de la organización – Línea

Base
58.02%
4. Conclusiones y recomendaciones del diagnóstico

realizado
Conclusiones
 La empresa cuenta con una tradición y reconocimiento en el mercado

regional, que le ha permitido mantenerse en el mercado durante más de
10 años, lo que da fe de la seriedad y calidad de los servicios ofertados.
 Que si bien los precios de los servicios ofrecidos por la empresa están
plenamente establecidos, estos no son calculados ni por los costos ni por
los precios de la competencia, sino según la experiencia obtenida a
través de los años por parte de la empresa, lo que podría originar
inconvenientes futuros en caso de una contracción del mercado o
búsqueda de nuevos clientes, dada a que se merma la capacidad de
negociación por parte de la empresa.
 Se cuenta con personal calificado para el desarrollo de las actividades de
la empresa, sin embargo, se debe propender por realizar esfuerzos en la
parte administrativa con el fin de poder estructurar una mejor gestión
administrativa y organizacional que permita ir planificando y
consolidando el futuro de la empresa en corto y mediano plazo.
 La empresa cuenta con un adecuada infraestructura en manejo de la
información de sus clientes según la normatividad vigente que garantiza

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adecuadamente su recuperación y análisis lo cual puede servir de

insumo para la prestación de nuevos servicios.
Recomendaciones
 Es indispensable diseñar y establecer un modelo básico de

planificación estratégica que permita orientar de manera eficiente el
futuro de la organización, mediante el establecimiento de políticas e
indicadores de gestión, que sirvan de base el direccionamiento de la
empresa.
 Se debe fortalecer y desarrollar la estructura organizacional de la
empresa, mediante la documentación de todas las actividades
operativas y administrativas necesarias para el normal
funcionamiento de la misma, mediante el diseño de un manual
organizacional.
 Es Preciso fortalecer la estructura comercial de la empresa,
mediante la elaboración de un plan de mercadeo que permita
identificar clientes, competidores y precios de cada uno de los
servicios con el fin de poder planificar y apropiar mejor recursos para
el desarrollo futuro de la organización.
 Se debe analizar la información contable disponible, con el fin de
conocer y sistematizar ciertos indicadores financieros básicos como
liquidez, rentabilidad y endeudamiento, que permitan soportar la
toma de decisiones estratégicas de la empresa.
 Se debe establecer un sistema de costeo que permita establecer los
precios de los servicios suministrados con el fin de potenciar el poder
de negociación de la compañía.
B. Plan de acción
Dado los hallazgos realizados según las valoraciones obtenidas en el
diagnostico ejecutado se encuentra que la empresa posee mayores falencias
en aspectos como direccionamiento estratégico, Planeación del servicio
y Gestión contable y financiera.

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Descripción del plan de acción No. 1

Aspecto a Direccionamiento Estratégico
intervenir
Porcentaje de
desempeño del
35%
aspecto
evaluado
La empresa presenta una debilidad marcada en cuanto a
la falta de planeación y determinación objetivos, metas y
Problema central
presupuestos, relacionados con la gestión y su desarrollo
identificado
organizacional. En la actualidad no cuenta con ningún
modelo de planeación estratégica definida.
Gestión orientada al día a día,
no se tiene claridad sobre las
Clasificació
metas y objetivos a lograr en
n del Alto
corto, mediano y largo plazo,
riesgo
lo que limita su capacidad de
gestión y desarrollo.
No se establecen indicadores
de gestión congruentes con
Riesgos Clasificació
metas establecidas, lo que
asociados al n del Alto
dificulta reaccionar frente a
problema riesgo
variaciones del mercado o
identificado
coyunturas económicas.
No se cuenta con estrategias
empresariales, definidas lo que
dificulta la consecución de Clasificació
objetivos empresarial y n del Alto
dificulta el crecimiento riesgo
empresarial
Acción(es) a Suministrar al empresario las herramientas que le

tomar frente al permitan realizar la planificación tanto en el corto como
problema central en el largo plazo identificando los factores que deben
identificado influir a la hora de definir lo que la empresa quiere hacer
o lo que se quiera impactar en el mercado.
Objetivo de la(s) Aprovechar las fortalezas que tiene la empresa en cuanto
acción(es) a a reconocimiento de clientes y buen servicio ofertado,
tomar para así poder proyectar acciones que permitan construir
una ventaja competitiva de la empresa para mejorar su
posición estratégica actual.
Plazo de 2 meses de trabajo autónomo del empresario.

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ejecución
Sesiones de
Cantidad de
acompañamiento 2 4
horas por sesión
en consultoría
 Disponibilidad de tiempo por parte del empresario
Recursos y del consultor.
necesarios  Delegación de un responsable para desarrollar las
herramientas de planificación que se requieren.
Indicadores del plan de acción
Indicador No. 1: Adopción de un modelo de planificación estratégica que
permita la creación de objetivos, metas e indicadores en
el corto, mediano y largo plazo.
Tipo de indicador De mejora, busca garantizar la ventaja competitiva de la
empresa en el mercado local.
Indicador No. 2: Elaboración de un documento escrito que permita
planear las estrategias y acciones a seguir por parte de la
empresa en su desarrollo organizacional en el corto,
mediano y largo plazo.
Tipo de indicador De cumplimiento, ya que es una de las tareas a
desarrollar dentro del plan de acción.
Aspecto a Planeación del servicio.
intervenir
Porcentaje de
desempeño del
45%
aspecto
evaluado
La empresa presenta una debilidad en cuanto a la
planeación del servicio en cuanto a su documentación y
elaboración de planes alternativos para la prestación del
mismo. Si bien a nivel operativo, se tiene estandarizadas
las pruebas que se realizan en cada uno de los servicios
prestados, no existe documentación acerca de servicio
Problema central
postventa, tales como: encuestas de satisfacción, análisis
identificado
de tendencias de los servicios ofertados, entre otros
aspectos. Igualmente, aún no se cuenta totalmente
implementado el sistema de protección de información
que garantice que tanto clientes como usuarios tengan
absoluta confidencialidad en el resguardo de la
información, según lo estipulado en la Ley 1581 de 2012.
Riesgos Implicaciones legales en Clasificació
Alto
asociados al cuanto al mal uso de n del

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información personal de
clientes y usuarios, por no
cumplir con la ley 1581 de
riesgo
2012, la cual propone un
sistema de protección de
datos.
No se ha implementado ni
documentado el uso de las TIC,
como forma de masificación Clasificació
del negocio, que les permita n del Alto
dar a conocer los servicios de riesgo
problema
la empresa tanto a nivel local,
identificado
como a nivel regional.
No se realiza seguimiento de
conformidades e
inconformidades del cliente, es
decir no se tienen unas
Clasificació
estadísticas claras de cuales
n del Alto
han sido las quejas recibidas
riesgo
durante los últimos años ya
sea por las aplicaciones de
pruebas o por otros factores.
Acción(es) a  Realizar un plan de promoción a través del uso de

tomar frente al TIC (Página web, Facebook, Twitter), como
problema central estrategia publicitaria para darse a conocer.
identificado  Realizar seguimiento a clientes, y así mismo
diseñar un documento de evaluación que permita
al cliente calificar el servicio después de terminado.
 Inicialmente aclarar que la información que sea
suministrada por los clientes se le debe garantizar
la protección y confidencialidad, inicialmente se
deben tomar acciones de:
Recolectar y separar formatos.
Recolectar y separar actas.
Recolectar y separar contratos.
Todos estos de los últimos 5 años con el fin de
evaluar el tipo de protección que se le debe dar.
Objetivo de la(s) 1. Explorar otros mercados gracias al uso de TICS
acción(es) a 2. Evaluar satisfacción o inconformidades de los
tomar clientes.
3. Iniciar el proceso de protección de la información,
Con la primera fase de revisión y separación de la

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información.
ejecución
Sesiones de
Cantidad de
acompañamiento 2 4
horas por sesión
en consultoría
necesarios  Delegación de un responsable o la gerente para
iniciar el uso de TICS.
Indicador No. 1: Mejoras en la Satisfacción del cliente, con la debida
protección de información.
Tipo de indicador De mejora
Indicador No. 2: Elaboración de un documento que permita conocer
inconformidades o evaluaciones que permitan al cliente
dejar por escrito su punto de vista frente al servicio.
Indicador No. 3: Realizar el documento diagnóstico para la
Implementación de la Ley de protección de datos, en su
fase de revisión y separación de la información (Base de
datos).
Aspecto a Gestión contable y financiera
intervenir
Porcentaje de
desempeño del
50%
aspecto
evaluado
La empresa presenta una debilidad en cuanto a la
determinación de una estructura de costos que le permita
conocer cuál es el margen real de cada servicio y su
contribución a la utilidad que le está generando a la
Problema central
empresa. Como parte de mejorar la planeación
identificado
estratégica de la empresa se hace necesario realizar el
proceso de presupuestar algunas actividades estratégicas
de la empresa con el fin de apropiar recursos para su
ejecución. Por tal razón la empresa la empresa en el

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mediano plazo debe realizar algunas proyecciones

financieras para así evitar la disminución de flujos de
efectivo, durante las temporadas que no se presentan los
clientes históricamente registrados. En tal sentido, la falta
de planeación financiera no ha permitido expandir el
negocio, con el apalancamiento de entidades financieras,
cuando se considere necesario.
La falta de determinación de la
estructura de costos, no les ha Clasificació
permitido tener un balance n del Alto
real de ganancias y pérdidas al riesgo
final del año.
No se han analizado las
posibilidades de acceder a una Clasificació
Riesgos entidad financiera que oferte n del Alto
asociados al opciones de expandir el riesgo
problema negocio.
identificado A pesar de que se da el
manejo de contabilidad, No se
cuenta con estrategias
Clasificació
empresariales, definidas que
n del Alto
permitan conocer cuales
riesgo
estrategias se pueden poner
en marcha cuando hay
problemas de liquidez.
Acción(es) a  Determinar un modelo básico de costeo de servicios
tomar frente al con el fin de conocer el margen de cada uno de ellos y
problema central su contribución a las utilidades de la empresa.
identificado  Realizar presupuesto maestro de actividades con el fin
de prever futuras contingencias presentadas en la
prestación de los servicios.
 Analizar posibles ofertas crediticias en el mercado
local con miras de conocer la oferta de servicios
financieros útiles para el desarrollo de la compañía.
Objetivo de la(s) Fortalecer la gestión financiera del negocio con el fin que
acción(es) a sirva de base para la toma de decisiones estratégicas de
tomar la organización
ejecución
Sesiones de
Cantidad de
acompañamiento 2 4
horas por sesión
en consultoría

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necesarios  Delegación de un responsable para desarrollar las
herramientas de planificación que se requieren.
Indicador No. 1: Mejoramiento de la planeación financiera que permita dar
apoyo a las estrategias definidas en planeación
estratégica diseñada por la empresa.
Tipo de indicador De mejora
Indicador No. 2: Elaboración de un presupuesto y una estructura de
costos básica que permita una mejor toma de decisiones
estratégicas.
C. Cronograma de actividades
Tiempo de ejecución
Descripción Mes Alcance
Mes Mes 1 Mes 2
Entregable i 3
del entregable
S S S S S S S S S S
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
Se realizara un Diagnóstico
diagnostico inicial
empresarial a la obtenido por
empresa parte de los
(NOMBRE DE empresarios,
LA donde se
EMPRESA)DHI pudo analizar
Desarrollo una
4
Diagnóstico Humano tabulación de
hora
Inicial Integral, SAS, datos para
s
donde se conocer la
analizaran los situación
factores que inicial de la
están afectando empresa.
la productividad (Anexo:
en las diferentes Instrumento
áreas de la diligenciado
empresa en Excel).
Entrega de En el informe se Un
resultados dio a conocer de documento
diagnóstico una manera en formato

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Mes Alcance
Descripción Mes Mes 1 Mes 2
Entregable 3
del entregable i
S S S S S S S S S S
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
detallada la
situación de la
empresa, y así
mismo las
falencias que se
estaban
presentando en
el área
inicial administrativa.
realizado Después de
analizar esta
información se pdf (informe
realizan diagnostico),
conclusiones y donde se
recomendacione especifican
s para iniciar las diferentes
acciones de áreas a
intervención. intervenir.
Instrumento
de Excel,
Informe de
diagnóstico
Socialización empresarial,
con los donde se
empresarios expone
donde se les detalladamen
mostro una te cada una
Transferen radiografía de las áreas
cia especifica de la de la
empresa, de empresa
acuerdo a la donde se
información encontraron
suministrada por falencias y
ellos mismos. donde se
podía
ejecutar un
plan de
mejora.
Ejecución El empresario El empresario
plan de pone en marcha debe hacerse
acción los planes de responsable
generado acción que del
según propone el diligenciamie

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Mes Alcance
Entregable 3
del entregable i
S S S S S S S S S S
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
nto de
formatos o
instrumentos
que le
consultor dentro
permitan
del tiempo
mejorar las
propuesto, con
áreas de la
la
diagnóstico empresa
documentación
realizado donde se
requerida y la
estaban
socialización
presentando
general con la
inconveniente
organización.
s, para esto
puede contar
con el apoyo
del consultor.
Se realizaran
2 visitas de 4
Visita de horas cada
seguimiento al una donde el
empresario para consultor va a
Sesión de
mirar como 4 4 poder hacer
seguimient
están h h seguimiento
o
ejecutando las de las tareas
acciones de propuestas, y
mejora. mejoras en
las áreas de
la empresa.
Finalmente se
Entrega de realizara la
informa final a entrega de
(1) un
(NOMBRE DE LA
informe final
EMPRESA) donde se
DHI Desarrollo detalla el
Evaluación
Humano Integral acompañami
y Cierre
SAS, evaluación ento, las
del proceso por tareas, y la
ejecución de
parte del
mejora. (2)
empresario. un
instrumento
de

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Mes Alcance
Entregable 3
del entregable i
S S S S S S S S S S
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
evaluación,
donde el
empresario
debe
diligenciar y
calificar el
servicio por
parte del
consultor.
D.Anexos
(Incluir herramienta de diagnóstico)

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A. Desarrollo del informe

Empresa: DHI DESARROLLO HUMANO INTEGRAL S.A.S

Área(s) de Mercadeo, Administrativa, Contable, Comercial.

A continuacióncontinuación, se presentan los resultados obtenidos en el

GESTIÓN DE MERCADEO Respuesta de la Observaciones

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No está definida una lista

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En tal sentido, los

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la Ley de protección de ello. en el manejo de los datos

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Tiene sistemas de control Hemos de gestión de calidad

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Aunque se cuenta con

Funciona bien en la parte

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No se realiza ningún tipo

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La empresa cuenta con Solo tenemos No se cuenta con un

La empresa cuenta con

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humana y desarrollo proceso de un cronograma de

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41 información para poder archivo y copia eficiente por medio de un

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claridad sobre los

Posee una estructura de Se tiene una No se maneja una

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empresa flujo de efectivo. analizan las causas de los

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financiamiento comercial por la cual no han

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distribución procesos. tratamos de incluir

¿Cómo está tu empresa?

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN GERENCIAL

TALENTO HUMANO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

La empresa presenta una deficiencia marcada en cuanto a su gestión

Ahora bien, en la parte operativa, se cuenta con instrumentos estandarizados

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INFORME DE VISITA Versión: 01

operativos, administrativos y de apoyo, con el fin de definir en el corto plazo

Como resultado, a esta deficiente gestión organizacional, se evidencia

Del mismo modo, se observa que la gestión gerencial alcanzó un nivel de