IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

Hoy en día donde el capital humano ha cobrado mayor importancia en las organizaciones, es
indispensable contar con una comunicación efectiva que permita mantener un correcto
entendimiento de las funciones, roles y responsabilidades que pertenecen a cada uno de los
colaboradores.
Pero, ¿qué entendemos por comunicación efectiva?  Imaginemos el siguiente caso, un lunes estás
llegando a tu oficina, abres tu correo y te encuentras con un número considerable de correos
acumulados informándote sobre “eventos importantes”; comienza a sonar el teléfono con llamadas
de larga duración en donde el motivo podría resumirse en un lapso menor, convocación a reuniones
de horas en donde los equipos de trabajo no logran ponerse de acuerdo o bien, sólo son “juntas
informativas”. Si reflexionamos un poco más en cada uno de estos ejemplos, nos damos cuenta que
está presente la comunicación porque hay un proceso en donde interactúan emisores, receptores,
mensajes, códigos, canales entre otros factores, sin embargo, en la mayoría de los ejemplos
podemos intuir que no estuvo presente la efectividad.

La efectividad es un término que en ocasiones se llega a confundir con la eficacia y a pesar de que
pueden estar relacionadas, el primer concepto se refiere más hacia la concreción de forma adecuada
de objetivos y metas; por lo tanto, al hablar de comunicación efectiva nos podemos referir a la
transmisión de información y/o mensajes concretos que cuenten con claridad sin olvidar que existen
elementos de interpretación como el tono de voz, las expresiones, actitudes, entre otros factores que
deben mantener coherencia con lo que decimos.

Con base en lo mencionado anteriormente, podemos indicar que la comunicación efectiva “tiene un
carácter eminentemente estratégico, tanto en lo individual como en lo colectivo y representa un
requisito para entablar relaciones no solo saludables sino también productivas, que en el ámbito de
las organizaciones contribuyen a sustentar el clima organizacional, el sentido de pertenencia y todos
aquellos componentes que optimizan los procesos productivos” (Bermúdez y González, 2011).

Para concluir, te invitamos a que consideres las siguientes recomendaciones para una comunicación
efectiva:

1.- Busca, en la medida de lo posible, que la información que deseas transmitir sea clara y adecuada
al público que deseas dirigirte.

2.- Identifica cuál es el objetivo de tu comunicación y con base en ello define la mejor estrategia,
tiempo y canal para transmitirla.  

3.- Sé coherente entre tus actitudes, gestos y tono de voz con el mensaje que deseas transmitir.

4.- Asegúrate que las personas hayan entendido tu información y no se tengan malas
interpretaciones.

5.- Aprende a escuchar, abre oportunidades donde se establezcan procesos de comunicación

bilaterales, sin desviarte del objetivo principal.
Referencia:
Bermúdez Lily y González Liliana. La competencia comunicativa: elemento clave en las
organizaciones. En: Quórum Académico, Vol. 8, Nº 15, enero-junio 2011, Pp. 95 – 110.
Universidad del Zulia. ISSN 1690-7582.
 IMAGEN DIRECTIVA

Es la manera por la cual se trasmite, quién es, qué es, qué hace y cómo lo hace. El diseño
coordinado de los diferentes agentes de comunicación hará que la imagen sea correctamente
trasmitida al auditorio deseado.
La construcción de una imagen conlleva una optimización de recursos, dado que tanto los envases,
como la publicidad, los uniformes, el mobiliario y la papelería, son elementos necesarios para el
funcionamiento de una empresa.
Es la personalidad de la empresa, lo que la simboliza, dicha imagen tiene que estar impresa en todas
partes que involucren a la empresa para darle cuerpo, para repetir su imagen y posicionar ésta en su
mercado.

PROTOCOLO DIRECTIVO

Forma de codificar las normas del Ceremonial para su aplicación en cada ámbito y circunstancia.
(Sentido restringido) Costumbres y regulaciones relacionadas con las formalidades diplomáticas.

Las relaciones empresariales son de gran importancia en los negocios. Aquí vamos a dar unos
puntos básicos de nuestras relaciones tanto en otras regiones, comunidades o países extranjeros.
Una base fundamental tanto en Protocolo empresarial como en cualquier otro tipo de Protocolo, es
la prudencia. Nuestra eficacia al frente de una empresa, viene determinada en gran medida por esta
base. No se olvide que ser agresivo no equivale a ser mal educado. Se puede ser duro negociando y
mantener siempre nuestra compostura.

Regla 1. Información. Antes de acudir a una comunidad o país distinto al nuestro es conveniente
informarte sobre las costumbres y tradiciones de esa localidad o país, de su historia, de su
economía, de su lengua y de sus gentes. Esto nos dará las bases de lo que se puede y no se puede
decir, de los temas de conversación, de los gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer, de
la forma de saludar, de la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, de forma de la forma de
agasajar, y en general de la forma de comportarnos sin causar ningún conflicto que pueda dar
lugar a la ruptura de las negociaciones o al enfriamiento de las relaciones con esa comunidad o país.

Regla 2. Presencia. La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una
presencia agradable es un punto favorable para nosotros. Aunque debemos, como dijimos antes,
conocer qué puede ser para ellos “tener buena presencia”. Debemos tener en cuenta, que la
presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarnos en cuanto a los ademanes y las
buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar, sonreír….todo ello con gran naturalidad y sin
forzar nuestros modales. No hay nada peor, que caer en la más absoluta de las pedanterías y
forzando nuestros modales hasta el límite de lo ridículo. Sea sencillo, educado y natural.

Regla 3. Categorías. Debemos conocer bien las distintas categorías tanto sociales, como políticas y
económicas de nuestro sito de destino. Aunque en determinados países no sean de gran importancia,
en la mayoría, el respeto a las personas según su estatus es una parte esencial de su identidad.
Debemos ser capaces de establecer una correcta comunicación con nuestros interlocutores (tanto de
forma verbal como escrita) y para ello necesitamos conocer la realidad de sus categorías. Nunca hay
que ser exagerados y en caso de duda lo mejor es informarse, o utilizar un tratamiento superior a
uno inferior (es mejor halagar que quedarse corto).

Regla 4. Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros

interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros
puntos débiles. Al contrario, trataremos de “utilizar” en nuestro provecho los puntos débiles de
nuestro interlocutor. Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de
lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora bien, hay que tratar de
convencer y nunca imponer. Trate de persuadir haciéndole ver que nuestras razones son mejores
que las suyas.

Regla 5. Dominio. Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos dominar las
técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco de psicólogos y tratar en todo
momento de comprender la postura de nuestros interlocutores. Las relaciones comerciales al igual
que las personales, se basan en la confianza y en cierta medida, en la amistad. Si no controla o
domina la situación puede dar una sensación de inseguridad que puede dar lugar a desconfianza por
parte de nuestros interlocutores. Una negociación generalmente basada en desconfianza, tiene poco
futuro de llegar a buen término.

Regla 6. Seguridad. Es un detalle muy pocas veces tomado en cuenta por ciertos directivos y
ejecutivos de empresas (generalmente pequeñas y medianas). Hay muchas partes de un negocio que
son susceptibles de ser robadas o copiadas. Una idea puede costar muchos miles de millones de
pesos o dólares. No siempre se roban planos, maquetas, etc. Se “roban” muchas ideas expresadas
en una simple reunión de negocios. Por lo anterior, hay que tener cuidado con las carpetas y
maletines repletos de documentos, propuestas, etc. Lo mismo con informes y otra documentación
sensible que puede hacer referencia a personas o empresas de la competencia.

Regla 7. Respeto. Con este simple término, usted hará muchas cosas a la vez: dejará en buen lugar
a la compañía que representa, a su país o comunidad y lo más importante, se dejará en buen lugar a
usted como una persona educada, elegante y que sabe estar y comportarse. Ante cualquier tipo de
situación hay que saber “mantener el tipo” y la compostura. Es en los momentos más duros
donde se ve la clase de una persona. Hágalo por usted y por lo que representa en ese momento.
Usted es un “embajador” en ese momento.

CONDUCCIÓN DE PRESENTACIONES ORALES Y ESCIRTAS

PRESENTACIONES ORALES

Las diferencias entre una presentación oral adecuada y una presentación oral profesional son muy
sutiles. Sin embargo, es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentación altamente
profesional si se le planifica de antemano y se practica. El objetivo de este informativo es explicitar
aquellos factores que conducen a una presentación afectiva y exitosa.

Pasos para preparar una presentación oral

1. Clarifique los objetivos y determine los objetivos específicos:

Al principio, es importante formular los objetivos generales y específicos que pretendemos
desarrollar en nuestra presentación oral. Estos objetivos debieran servir como principios
organizativos para el desarrollo de la introducción, del cuerpo principal y conclusión del mensaje.

2. Analice la audiencia:
Al preparar la presentación, es importante considerar la composición de la audiencia. Esto significa
preguntarse qué es lo que sabemos con respecto al público receptor de nuestro mensaje, cuál es su
nivel de conocimiento sobre el tema específico a tratar, cuál es la actitud inicial que ellos deberían
tener con respecto al tema y qué recomendaciones deberán considerar. Use esta información para
adaptar su presentación a la concurrencia. Debe estar especialmente consciente de que las
audiencias están generalmente compuestas de personas que poseen distintos niveles de
conocimiento, actitudes y valores.

3. Seleccione sus materiales:

Considerando lo que usted presentará oralmente puede variar de alguna manera con el contenido
escrito, debe tener claro que información incluirá/excluirá en su presentación. Una vez que está
decidido, es útil considerar el tiempo que requerirá para desarrollar cada una de las áreas
importantes.

4. Organice sus materiales:

Con respecto a la organización del material, es necesario determinar en primer lugar, el orden
lógico en que irá el material seleccionado. Posteriormente usted debe decidir “qué es lo que viene a
continuación”, es también importante preparar: a) una sección introductoria con los puntos clave
que se incluirán en la presentación y b) una sección de conclusión que enfatiza los puntos
importantes discutidos. Es también de relevancia prestar atención al uso apropiado de la transición
de una idea a otra.

Técnicas para comenzar una presentación oral

1. Asegurar la atención y buena disposición de sus oyentes

2. Hacerlos sentir cómodos
3. Determinar claramente el objetivo de su conferencia

Algunas estrategias útiles para iniciar una presentación

1. Referencia a materiales o situaciones anteriores: Para preparar el ambiente de la

presentación proporcionando información previa.
Ejemplo: Estoy contento de estar hoy aquí para comunicar a la sociedad las innovaciones
recientes en la práctica de la Administración.

2. Formular preguntas: Para hacer que la audiencia reflexione acerca del tema o de la
discusión.
Ejemplo: ¿Cuántos de ustedes recuerdan lo que sucedió el verano pasado al tener que
esperar en largas filas para comprar un poco de gasolina?

3. Usar citas textuales: Para atraer la imaginación y la inteligencia del auditorio.

Ejemplo: “Fue el mejor de los tiempos, fue el peor de los tiempos” y mencionar el autor

4. Usar en ejemplo: Para motivar el interés en el tema.

Ejemplo: John Jones es un típico hombre de negocios americano. Él debe dinero a las
tiendas, a las compañías de gasolina, al gobierno y al banco.

5. Establecer un punto de partida, como un hecho u opinión: Para despertar el interés de la

audiencia.
Ejemplo: El número de personas que murieron el año pasado en accidentes automovilísticos
es lo suficientemente grande como para poblar una ciudad americana mediana.
6. Usar una referencia personal o de bienvenida: Para atraer a la audiencia mientras se
establecen relaciones positivas con ella.

Técnicas para terminar una presentación

1. Ayudar a que los oyentes se centren en el tema principal de su charla
2. Resumir los puntos clave que se discutieron
3. Comunicar un sentido de finalidad

Indicaciones generales para una presentación:

1. Los gestos
2. Contacto visual
3. Ambiente físico

ELEMENTOS PARA UNA PRESENTACIÓN EFECTIVA

 Profundidad de la investigación.- El desarrollo de las ideas debe ser mayor que el tiempo
dedicado a preparar las diapositivas.
Búsqueda de información. Se necesita evidencia y datos suficientes para sustentar un
argumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el tema a tratar.

 Ética.- Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor,
observando a lo largo de la presentación el citar las fuentes de las cuales obtuvieron todos
los elementos utilizados en su presentación (texto, fotografías, imágenes, mapas, etc.)

 Diseño (armonía, evadir distracciones).- Seleccionar texto e imagen. Utilizar la

creatividad. Se debe tener un guion como base para una estructura lógica y un guion con los
temas y subtemas, puede ser la diapositiva inicial de la presentación.
A partir de ésta se definen los títulos de las otras diapositivas y bajo cada título se incluye el
texto explicativo, las imágenes de apoyo y las notas personales.

 Armonía.- El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuentas frases. En general,
cada diapositiva debe contener solo seis líneas de texto, no importa que un par de
diapositivas tengan ocho líneas, pero que esto no sea la regla. Se debe tener especial
cuidado con la redacción y ortografía.
La presentación es el soporte de su discurso verbal, o el reemplazo de éste, debe hacer
comentarios adicionales.

 Eliminar distracciones.- Los diseños muy vistosos y coloridos pueden opacar el impacto
del mensaje. Use transiciones naturales. Es más fácil leer cuando un texto proviene siempre
del mismo lugar, no se exceda con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren
efectos especiales. Una presentación muy cargada distrae a la audiencia.

 Presentación (actuar y hablar).- Hablar: Si el presentador se comunica con seguridad y

trasmite sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y
 confianza. El orador efectivo crea una conexión fuerte con la audiencia y establece contacto
visual con cada miembro. Actuar: No se puede olvidar su primera y más útil herramienta
audiovisual, ¡uno mismo! Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le
permitan acercarse más a su audiencia.

 La audiencia (confirmar).- Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el

presentador además del contacto visual y el entusiasmo consiste en contar anécdotas
personales. Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia. Si el mensaje llega a la
audiencia de una manera más convincente, es probable que varios de los asistentes den
señales de aprobación mediante alguna forma de lenguaje corporal.

 Tecnología para una presentación efectiva.- La herramienta tecnológica idónea para

apoyar presentaciones es el power point. Existen otros software como los procesadores de
textos gráficos, procesador de palabras Word, Excel, entre otras herramientas menos
sofisticadas.

Seis pasos para lograr una presentación efectiva

1. Empiece por el principio

2. Sea informativo, no abrumador
3. Prepare una visión general de la presentación
4. Prepárese para su presentación como si usted fuera un actor
5. Párese y haga su presentación de manera clara y comprensible
6. Tenga un plan B para cualquier contingencia

CONDUCCIÓN DE ENTREVISTA

La entrevista es un acto de comunicación oral que se establece entre dos o más personas (el
entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin de obtener información o una opinión,
o bien para conocer la personalidad de alguien.

TIPOS DE ENTREVISTA

En función de las personas que intervienen:

 Un entrevistador, un entrevistado: es la forma más común, generalmente tiene lugar en el

despacho del entrevistador, suele durar una hora más o menos.

 Dos o más entrevistadores, un entrevistado: esta modalidad suele llevarse a cabo cuando
los entrevistadores son personal de la propia empresa. En estos casos uno de los
entrevistadores suele llevar a cabo el peso de la entrevista y los otros preguntan
ocasionalmente.
  Entrevistas sucesivas: suelen celebrarse en la propia empresa. Los candidatos están citados
a varias entrevistas con intervalos de media hora más o menos, con lo que en una mañana
pueden estar entrando y saliendo en diferentes despachos de otras tantas personas, cada una
de las cuales van a enjuiciar al candidato desde distintos puntos de vista.

En función de la técnica de interrogar:

 Entrevista estandarizada: es una especie de cuestionario oral. El entrevistador lee las

preguntas y anota las respuestas que obtiene. Se suele utilizar en los procesos de selección
de búsqueda pasiva, cuando hay muchos candidatos.

 Entrevista no estructurada o libre: es como una charla de carácter informal, que permite
la obtención de datos subjetivos acerca del candidato. Esta técnica consiste en realizar
preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Tiene el
inconveniente de que puede pasar por alto áreas de aptitud, conocimiento o experiencia del
solicitante, al obviar preguntas importantes del tema a tratar. En este sentido, la empresa no
resulta beneficiada porque se pierde información que puede ser de interés.

 Entrevista mixta: no se sirve de un cuestionario fijo, ni plantea unas preguntas prefijadas,

sino que sigue una especie de guía de entrevista en las que se detallan, no las preguntas sino
las áreas que han de ser exploradas.

PASOS DE UNA ENTREVISTA

1. Precisar el objetivo de la entrevista

2. Concretizar el objetivo y el resultado que se desea alcanzar
3. Acondicionar el espacio y otras disposiciones materiales en donde llevar a cabo la
entrevista
4. Fijar el tiempo de la entrevista
5. Establecer bien los roles recíprocos
6. Crear un ambiente favorable al intercambio
7. Explorar para obtener información adecuada al objetivo que se persigue
8. El análisis de la comunicación e información recibidas
9. Sintetizar y concluir la entrevista