Gerencia Lìnea Operativa No.

Actividad Nombre de la Actividad

Recepcion y Revision de
1.1 Ordenes de Compra y
Caja Chica.

1.2 Registro de Facturas.

Generar Comprobantes
1.3
de Impuesto.

Coordinar las Cuentas por

1.4
pagar

1.5 Realizar Cheques

Coordinar labores de
1.6 Depositos y Entrega de
Cheques.

Realizar Relacion de
1.7 Cheques Diarios

Recibir Solicitudes de
1.8
Viaticos y Procesarlas.

Recibir Relaciones de
1.9
Viaticos y Procesarlas.

Procesar Anticipos de
1.10
Compras

Administración
Administración Digitalizar Comprobantes
1.11
de Egreso.

Recibir Facturas de
1.12
Proveedores

Relacionar, facturas y
1.13
paquetes recibidos.

Realizar Disponibilidad
1.14
Bancaria .

Ralizar Orden de Ventas

1.15 para Facturar Derecho de
Marca Franquicia.

Reembolso de Gastos a
1.16
los Distribuidores.

Solicitud de Cheques de
Gerencia, Cheques
Devueltos, Solicitudes de
1.17 Chequeras Anulaciones
de Cheques,
Confirmacion para pago
de Cheques.

Archivar Comprobantes
1.18
de Egreso.

Coordinar el Proceso de
1.19 Pago de Alquiler de las
distribuidoras
 2.1 Comparativos Estados
Financieros
Finanzas

Emision de Estados
2.2
Financieros
 2.3 Conciliación Bancaria

Contabilidad

Declaracion Anual de
2.4
Rentas

Declaracion Estimada de
2.5 Rentas

Declaracion Anual
2.6
Municipal

2.7 Declaracion IVA mensual

Declaracion de
2.8
Retenciones de IVA
 Declaracion Retenciones
2.9
ISLR

Declaracion Retenciones
2.10
IAE

2.11 Libros Legales

2.12 Archivo

ENVIAR MOVIMIENTOS
3.1
BANCARIOS

IDENTIFICAR DEPOSITOS
3.2
EN ESTADOS DE CUENTA

CARGAR DEPOSITOS AL
3.3
SAP

Crédito y Cobranzas

REALIZAR REPORTE DE
3.4 CUENTAS POR COBRAR
 ENVIAR ESTADO DE
3.5
CUENTA A CLIENTES

RECIBIR RETENCIONES DE
3.6 DISTRIBUIDORES Y
CARGARLAS

3.7
 Insumos Requeridos Fuente de o los Insumos Descripción de la Actividad

Dpto. de Compras, Dpto.

Orden de Compras, de Proyectos, Dpto.de Recibir Ordenes de Compra y
Relacion de Caja Chica, Admon. Dpto. Mtto, C.D. Relacion de Caja Chica, Revisar
Conocimiento. Barquisimeto, C.D. La el expediente.
Victoria, CD Boleita

Carga de Ordenes de Compras

Ordenes de Compra, Diferentes Dpto. De la para generar Facturas en el
Facturas, Sistema Sap Empresa.
sistema Sap.

Ley de Islr, Decreto 1808,

Conocimiento De las Generar Comprobantes de
Ley del Iva, Ordenanza
Leyes Tributarias. Retencion, Iva, Islr, IAE.
Municipal.

Realizar relacion de Cuentas por

Compras Cargadas Sistema Sap
pagar

Compras Cargadas, Carpeta de Cuentas por

Producir Cheques
Sistema Sap. Pagar, Chequeras.

Cheques, Cuentas Realizar relacion de las labores

Cheques y Cuentas
Bancarias de los asignadas al mensajero, y los
Bancarias de los
Proveedores y cheques entregados en
Proveedores
Mensajero. Recepcion

Relacion de Cheques por Realizar relacion de los Cheques

Bancos. Bancos Sistema Sap Emitidos a Diario

formato Solicitud de Solicitud a traves de formato

Formato de La Empresa
Viaticos Solicitud de Viaticos
Recibir relacion de gastos de los
Relacion de Gastos de
Formato de La Empresa Viaticos Revisarlos, registrarlos
Viaticos
y reconciliarlos.

Orden de Compra y Procesar Anticipo a proveedores

Expediente que cumpla Orden de Compras por compras al contado, y por
con los requerimientos compras de emergencia.
 Expediente de egreso, Escanear expedientes de
deposito, retenciones, dpto. De Admon. Egreso, depositos y retenciones
facturas. enviar al dpto. Involucrado.

sellar con acuse de recibido y

Recepcionista Proveedores colocar la fecha y firma, revisar,
y entregar aquienes va dirigido.

Proveedores y compa;ias Realizar relacion de todo lo que

Recepcionista
de envios. se recibe en recepcion.

Realizar las disponibilidad

Estados de Cuentas bancaria, y monitoreo de
Bancos depositos, cheques devuelto, y
Bancarias.
cobros de Cuotas e intereses de
los prestamos.

Inf. De los alquileres

pagados a en las Montar Ordenes de venta para
franquicias, reembolso Sistema Sap realizar la factura de derecho de
de Gastos de electricidad, marca a las franquicias.
condominio.

Registro de facturas, realizar

Facturas De corpoelec; Distribuidores
cheque y depositar al
condominios, Agua. franquiciados
distribuidor

Cartas de solicitud Word Solicitudes ante los bancos

Clasificar Comprobantes de
Expedienetes de Egreso,
egreso en: Anticipos y llevar a
Carpetas Lomo ancho,
De Rececepcion carpeta de anticipo, Sacar las
Engrapadora, Saca Grapa,
facturas originales de Activo
Abre Hueco.
fijo y entregar a Contabilidad.

Listado de Listado de Proveedores/de Mantener al dia los pago de los

Proveedores/de Alquiler Alquiler alquileres a distribuidoras.
 Descargar en un arxhivo excel el
Estado de resultados del mes de
1. Contador Principal
cierre y anexar los comentarios
correspondientes a cada cuenta

1. Estados Financieros

Descargar en un archivo excel El

Balance General
2. Contador Adjunto
corresponidiente al mes de
cierre y comentar cada cuenta

Revisar las cuentas contable y

1. Analistas de realizar los ajustes y
1. Registro de la Administración
reclasificaciones que ameriten
informacion por parte de
los departamentos
involucrados Revisar correlativo de ventas y
2. Facturación
devoluciones
3. Cobranzas Conciliar cuentas por cobrar

2. Registro 1. Asistente Contable Registro de los ajustes

Conciliaciones Bancarias necesarios

1. Contador Adjunto Revisar si se cargaron los gastos

3. Analisis de Cuentas donde corresponde
2. Contador Principal
1. Contador Adjunto Llevar los gastos a las cuentas
4. Reclasificaciones
2. Contador Principal que le correspondan

Ajustar los anticipos de seguros,

revisar las provisiones y
conciliar con las que se
registren, realizar las
5. Ajustes, Provisiones 1. Contador Principal provisiones de las facturas no
registradas de gastos fijos.
Realizar los calculos de las
provisiones derivadas de la
nomina y registrarlas

Realizar el calculo de la
6. Depreciacion de
1. Contador Principal depreciacion de activos fijos y
Activos
registrarla

Llevar en excel la amortizacion

7. Amortizacion de
1. Contador Principal de los prestamos bancarios y
Prestamos Bancarios
registrarlos

Elaborar en excel la clasificacion

8. Registro Nominas 1. Contador Adjunto de las diferentes nominas y
registrarla en el sistema
 Revisar el fisico costeado y los
9. Toma fisica de 1. Gerencia de ajustes realizados por el
inventarios y conciliacion Administración de departamento de inventarios y
con el sistema Recursos y Servicios conciliar con el registro contable

1. Analista Contable
1. Carga de estractos
Bancarios
2. Analistas de Cobranza Conciliar la información
bancaria con el registro
contable
2. Depositos de Clientes 1. Analistas de Cobranza

3. Movimientos del
1. Analista Administrativo
Banco

1. Ajuste Fiscal 1. Asesor Tributario

Registrar la información de los
Estados Financieros y el Ajuste
Fiscal en el Portal del SENIAT e
2. Estados Finacieros 2. Contador Principal imprimir el pago

1. Declaración Definitiva Registrar la información de los

1. Contador Principal
de Rentas año Anterior Estados Financieros y el Ajuste
Fiscal en el Portal del SENIAT ,
imprimir el 1er. pago e informar
las fechas de los pagos
siguientes
2. Analitico de
Retenciones de terceros 1. Contador Principal
de ISLR

Elaborar en excel la relación de

1. Analitico de Ventas 1. Contador Principal las ventas del ejercicio anterior
y registrarlas en el portal de la
Alcaldia. Imprimir el pago del
trimestre
2. Libro de Ventas 2. Asistente Contable 1

1. Libros de compras y Elaborar los libros de compra y

1. Analista Contable
ventas ventas
Revisar las facturas fisicas de
2. Facturas fisicas de ventas y ajustar el libro de
2. Contador Adjunto
ventas ventas y registro contable si
fuera necesario
3. Registro Contable 3. Analista Contable Conciliar libros con registro

1. Comprobantes de 1. Analista Administrativa

retenciones Conciliar reporte con los
comprobantes de retencion.
2. Reporte de Registrar en el portal del SENIAT
2. Analista Contable e imprimir las planillas de pago
Retenciones
1. Comprobantes de
retenciones 1. Analista Administrativa
Conciliar reporte con los
comprobantes de retencion.
Registrar en el portal de la
2. Reporte de Alcaldia e imprimir las planillas
2. Analista Contable
Retenciones de pago

1. Comprobantes de
1. Analista Administrativa Conciliar reporte con los
retenciones
comprobantes de retencion.
Registrar en el portal de la
2. Reporte de Alcaldia e imprimir las planillas
2. Analista Contable
Retenciones de pago

1. Diario Legal

2. Libro Mayor Imprimir en hoja selladas los

1. Contador Principal diferente libros legales a nivel 4
3. Libro de Inventarios del sistema
4. Libro Entradas y
Salidas de Inventario

1. Ajustes y
reclasificaciones
1. Contador Principal
2. Estados Financieros Ordenar cronologicamente los
documentos y archivar en las
3. Facturación carpetas identificando cada una
4. Retenciones de los de ellas
Clientes
5. Nominas 2. Contador Adjunto
6. Activo Fijo

BANCOS EN DONDE VERIFICAR POR LA PAG WEB DE

HELADOS CALI TIENE INTERNET CADA BANCO LOS
CUENTAS MOVIMIENTOS

BANCOS EN DONDE IDENTIFICAR EN LOS ESTADOS

DE CUENTA DE LOS BANCOS LOS
HELADOS CALI TIENE INTERNET
DEPOSITOS REPORTADOS POR
CUENTAS LOS DISTRIBUIDORES

CARGAR CADA DEPOSITO AL

CLIENTE CORRESPONDIENTE
ESTADO DE CUENTA, PARA ASÍ DE ESTA MANERA
SAP
REPORTE DE COBRANZA DISMINUIR LA CUENTA POR
COBRAR, SE IMPRIME RECIBO
DEL SAP
SE LE ASIGNA A CADA
DISTRIBUIDOR SU SALDO DE
ACUERDO AL SAP, SE LE INDICA
INFORME DE SALDOS DE
CLIENTES SAP SI TIENE DEPOSITOS POR
CARGAR, NOTAS DE CREDITO
PENDIENTES, DESCUENTOS Y SU
SALDO FINAL
 ENVIAR ARCHIVO PDF O XLS A
SALDO DE CUENTA DE
SAP CADA DISTRIBUIDOR PARA QUE
CLIENTES
VERIFIQUE SU SALDO

SE RECIBEN LAS RETENCIONES

DE CADA DISTRIBUIDOR, SE
RELACIONAN Y SE ENTREGAN
RETENCIONES DISTRIBUIDOR
AL CONTADOR QUIEN LAS
REVISA Y LAS DEVUELVE PARA
SER CARGADAS AL SAP
 Receptor/Cliente Frecuencia de Producción Fecha de Salida

Dpto. De Compras,
Gcia. Materiales y
Suministros, Gcia.
RRHH, Gcia Gral.,
Dpto. De
Diario Diario
Mantenimiento, Dpto.
Publicidad y
Mercadeo, Legales,
Gcia. De Logistica,
Presidencia.

Analista II Diario Diario

Analista II Diario Diario

Gte. De Admon y
Finanzas & Diario Diario
Administradora.

Gte. De Admon y
Finanzas, Gte. Gnral & Diario Diario
Administradora.

Mensajero y
Diario Diario
Recepcionista.

Gte. De Admon y
Finanzas & Diario Diario
Administradora.

Analista I Diario Diario

Analista I Diario Diario

Proveedores Diario Diario

 proveedores, Jefe de
Compra,compradores,
Diario Diario
Administradora y
asistente I.

Varios Dptos. De la
Diario Diario
Empresa.

Administradora/Analis
Diario Diario
ta I.

Gte. De Admon y
Finanzas & Diario Diario
Administradora.

Dpto. de Facturacion Mensual Ultimo Viernes

Distribuidores Diario

Bancos Quincenal

Dptos. Y Gerencias
Semanal No aplica
Interesadas.

Gte. De Admon y
Finanzas & Mensual 04 primeros dias de C/M
Administradora.
1. Presidencia
2. Gerente General 3.
Gerente de Negocios Mensual El 5 de cada mes
4.
Gerente de Finanzas

1. Presidente 2.
Gerente General 3.
Gerente de Negocios Mensual El dia 3 de cada mes
4.
Gerente de Finanzas
1. Contador Principal

2. Gerente de Finanzas Mensual El dia 2 del mes siguiente

3. Auditoria

1. SENIAT

2. Gerente de Finanzas Anual

3. Presidente

1. SENIAT

2. Gerente de Finanzas Anual

3. Presidente

1. Alcaldia de Caroni

2. Gerente de Finanzas Anual

3. Presidente
Depende del Calendario de
1. Contador Principal Contribuyentes Especiales

2. Gerente de Finanzas Mensual

3. SENIAT

1. Contador Principal

2. Gerente de Finanzas Quincenal

3. SENIAT
1. Contador Principal

2. Gerente de Finanzas Mensual

3. SENIAT

1. Contador Principal

Mensual
2. Gerente de Finanzas

3. Alcadia
1. Fiscales
2. Auditoria (Interna y
Externa) Mensual el 30 del mes siguiente

3. Asesores externos

1. Fiscales

2. Auditoria (Interna y
Externa)
Diariamente Diariamente

3. Asesores externos

GTE DE FINANZAS, ESTO SE HACE

ADMINISTRADOR, DIARIAMENTE, A PRIMERA
DIARIO
ASISTENTE HORA DE LA MAÑANA Y AL
ADMINITRACION FINALIZAR LA TARDE

ESTO SE REALIZA
DIARIAMENTE EN LA DIARIO
MAÑANA

DIARIAMENTE DIARIO

GTE FINANZAS, GTE

GENERAL, GTE
VENTAS,
SUPERVIDORES DE DIARIAMENTE DIARIO
VENTAS,
PLANIFICADOR DE
DESPACHOS
CADA CLIENTE DIARIO O INTERDIARIO DIARIO O INTERDIARIO

CONTADOR 2 VECES POR SEMANA

Lugar de Almacenaje Físico Lugar de Almacenaje Electrónico

Carpeta de Recepcion de
Ordenes de Compra y Caja No Aplica
Chica.

Carpeta de Facturas Sistema Sap.

Cargadas

Carpeta de Facturas
Cargadas, Cco. En la Carpeta
Sistema Sap.
de Impuesto de C/U de
Ellos.

Carpeta de Cuentas por EquipoAdministracion/Carpeta

pagar Cuentas Por Pagar/por Mes.

Carpeta de Bancos por

Sistema Sap.
Rubro.

Carpeta de expedientes EquipoAdministracion/Carpeta

Entregados. Entrega de Expedientes/por Mes.

EquipoAdministracion/Carpeta
No Aplica Relacion de Cheques/por Mes.

Carpeta de solicitudes de
Correos Personales
Viaticos.

Carpeta de Bancos No Aplica

Carpeta de Anticipos Sistema Sap.

Carpeta de Bancos si es del Correo de la Recepcionista,
mes en el dpto. De Admon. Administradora, asistente I.

No Aplica No Aplica

Computadora de
Carpeta de relacion de
Recepcion/carpeta de Documentos
Paquetes y facuras recibidas
recibidos por fechas.

Computadora de
No Aplica Administradora/Carpeta de
Bancos/por mes.

No Aplica Sistema Sap

Carpeta de Egresos No Aplica

Carpeta de Bancos Computador de Asistente

Archivo No aplica

Computador de
No Aplica Administradora/Carpeta Cedula de
Trabajo 1
 *EQUIPO
*CONTABILIDAD$(//HCALI-SRV-
DCH)(Z:) *YURANI
Archivo movil *ESTADOS
(CARPETA LOMO ANCHO)
FINANCIEROS
*(BALANCE COMPARATIVO 2013 -
COMPARATIVO RESULTADO)

Archivo movil
SAP
(CARPETA LOMO ANCHO)
Archivo movil
Archivo Excel
(CARPETA LOMO ANCHO)

Portal de SENIAT

Portal Alcaldia

Portal SENIAT
 Portal SENIAT

Portal Alcaldia

Archivo movil
(CARPETA LOMO ANCHO)

CARPETA DE BANCOS CORREO DE CADA PERSONA A QUE

DIARIOS SE ENVÍA

SE IMPRIME UNA COPIA POR

CADA DEPOSITO

ESTA ARCHIVADO EN LAS

CARPETAS DE CUENTAS POR SAP
COBRAR

CORREO DE CADA PERSONA A QUE

SE ENVÍA
 CORREO DE CADA DISTRIBUIDOR

CARPETA DE RETENCIONES
DEL DPTO CUENTAS POR SAP
COBRAR