Casos de Fraude: Falsificación de cheques

Antecedentes de la empresa
Una empresa dedicada a la venta de refacciones automotrices con 335 sucursales en 20
ciudades de los Estados Unidos. Facturación anual 115 M USD.
Hallazgos
La compañía, para realizar el pago a sus proveedores, tenía la práctica de elaborar
cheques de manera manual y de enviar los mismos por correo para que fueran
cobrados por el proveedor.
Había elaborado cheques a dos proveedores por importes de $145,000 USD y $183,000
USD respectivamente.
En la elaboración de la conciliación bancaria del mes, los cheques emitidos fueron
identificados como cobrados en el estado de cuenta.
Dos meses después los dos proveedores llamaron a la compañía solicitando el pago de
las facturas por sus servicios, ya que presentaban vencimiento de más de 60 días. Se
verificaron los libros y se tenía registrado el pago a estos proveedores.
Se solicitó información bancaria a la institución correspondiente y la documentación
proporcionada reveló que los cheques enviados a los proveedores fueron falsificados en
la sección relativa al beneficiario y fueron cobrados por personas no identificadas.
Impacto
Pérdida de $328,000 USD por falsificaciones de cheques en el pago a proveedores.
Consecuencias
La mejor práctica recomienda evitar la utilización de cheques para pago a proveedores,
así como no elaborarlos de manera manual y utilizar medios impresos (impresoras) para
su elaboración y que los mismos sean recogidos en las instalaciones de la compañía por
personal autorizado del proveedor. Las transferencias electrónicas son una opción más
segura para realizar el pago a proveedores.
La Compañía cambió sus políticas y procedimientos en la elaboración de cheques y
limitó el uso de los mismos para pagos específicos y situaciones excepcionales y
migraron sus operaciones de pagos al sistema de banca electrónica, con sus debidos
controles.
La Compañía informó a la Policía y las autoridades correspondientes para poder
encontrar los culpables del desfalco. La Policía inició una investigación, pero no fue
exitosa.

Tomado de: Martín Ghirardotti y John Milner, “Falsificación de cheques”, La Auditoría Interna y la Prevención del Fraude [e-
book], Kreston CSM, 2013, pp. 20-21.
 Caso de fraude: Desvío de cobranza
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Grupo de concesionarios de automóviles y maquinaria agrícola. Facturación anual
estimada 120 M USD anual.
HALLAZGOS

• A través de una acumulación de funciones y de gran cantidad de errores

administrativos, el tesorero de la casa central de un grupo de concesionarias de
automóviles y maquinaria agrícola, generó un desfalco de aproximadamente
80.000 USD.
• El tesorero era el encargado de recibir los fondos en efectivo de las cobranzas
generadas por la venta de vehículos y maquinarias, es de destacar que en el
interior del país tales operaciones se materializan en efectivo por lo que las
sumas son realmente significativas.
• Conjuntamente tenía las funciones de controlar y entregar tales cobranzas a la
empresa de transporte de valores, quien depositaba las mismas en las cuentas
bancarias indicadas por el tesorero.
• El tesorero sustraía un cierto monto de las cobranzas en forma diaria para su
beneficio personal y entregaba el resto al transporte de valores, posteriormente
registraba en el sistema de la empresa el monto total de la cobranza recibida
originalmente.
• El fraude se encontraba cubierto ya que el tesorero tenia a cargo la realización
de las conciliaciones bancarias por lo que mantenía el control de las partidas
pendientes de conciliación que se iban acumulando.

Debido a que el tesorero tenía como hábito el juego, una persona conocida de la
empresa lo vió apostando sumas importantes en el casino de la zona y dio aviso al
Gerente General de las Concesionarias quien inició una auditoría interna.
IMPACTO
El esquema comentado anteriormente permitió desviar fondos por aproximadamente
80.000,- USD.
Las oportunidades de brechas de control que permitieron la realización del esquema
mencionado fueron las siguientes:

• Existía una incorrecta segregación de funciones considerando las que le

correspondían al tesorero de la firma.
• Se observó que los arqueos de control de fondos que se realizaban
periódicamente por el área de administración, controlaban solamente el
efectivo en caja, sin considerar la cobranza depositada en el día, por lo que se
llevaban adelante en forma incorrecta.
• El área contable no controlaba las conciliaciones bancarias, más allá de la
asignación incorrecta de las funciones.
CONSECUENCIAS
Los abogados de la firma documentaron a través de un perito el faltante de dinero
proveniente de las cobranzas y de los registros contables falsos realizados por el
imputado. Se inició una demanda penal contra el tesorero que fue separado de sus
funciones, y también se iniciaron las acciones tendientes a verificar la posibilidad de
recuperar los fondos sustraídos. Se segregaron las funciones de la tesorería conforme a
las mejores prácticas de control interno y se diseñó un esquema de control periódico
sobre las operaciones de tesorería.
John Milner, CFE
Martín Ghirardotti
Referencias
Ghirardotti, M. y Milner, J. Proveedor fantasma, Kreston CSM, 2013. pp. 47-48.
Fuente: http://www.revistadelfraude.com