¿Cuáles son los procedimientos de auditoría para el ciclo de ventas y cobranza?

Escrito por Angie Mohr | Traducido por Francisco Roca

Los procedimientos de auditoría ponen a prueba la razonabilidad de las ventas y de las cuentas por cobrar de
una empresa.

El ciclo de ventas y cobranzas en una empresa se refiere al conjunto de los procesos que se inician cuando un
cliente compra bienes o servicios y termina cuando la empresa recibe el pago completo por la compra. Como
parte de la auditoría de fin de año de los estados financieros de una empresa, contadores externos probarán las
transacciones de venta y los controles internos de las transacciones para asegurarse de que la empresa no está
falseando materialmente sus ingresos o cuentas por cobrar.
Pruebas de controles
Un auditor prueba los controles que la empresa ha puesto en marcha para el ciclo de ventas para determinar qué
tan fuertes y confiables son. Si son fuertes, el auditor puede reducir la cantidad de pruebas de transacciones que
debe hacer. Los controles internos comunes en todo el ciclo de ventas incluyen las facturas de ventas
numeradas, la autorización de órdenes de compra sobre un cierto límite y la autorización de cancelaciones de
cuentas por cobrar. El auditor selecciona una muestra aleatoria de las transacciones y examina las órdenes de
compra, las facturas y los estados de cuenta relacionados. Si el control está probando la numeración de las
facturas de venta, por ejemplo, el auditor se asegurará de que todos los números en una sección se contabilizan
y que no falte ninguno. Si el control es que todos los pedidos sean aprobados por la administración, el auditor
verifica la firma del gerente en cada documento. Si se encuentran errores de control, el auditor aumenta la
cantidad de pruebas de transacciones que debe hacer.
Pruebas de transacciones
Un auditor determina si las cifras de los estados financieros de las ventas y las cuentas por cobrar son correctas
verificando las transacciones individuales. Las cuentas de los saldos por cobrar se prueban mediante el envío de
cartas de confirmación a los clientes para obtener una seguridad objetiva de que el balance está correcto. El
auditor también elige operaciones de venta del libro mayor de ventas y verifica que haya recibos de ventas
legítimas para respaldar la operación. Para probar la exactitud de la cifra de ventas, el auditor revisa las
transacciones de ventas en el libro cerca de la fecha de los estados financieros para garantizar que la empresa
sólo incluye las ventas anteriores a esa fecha.
Fraude
El propósito de una auditoría externa de estados financieros es proporcionar la seguridad en los números y no
para descubrir el fraude de un empleado o del propietario. Sin embargo, muchos de los procedimientos de
auditoría del ciclo de ventas puede conducir al descubrimiento de un fraude. Un esquema común de los
empleados es el robo de los pagos de los clientes y su eliminación del sistema de contabilidad de manera que el
recibo ya no se muestre. Si un empleado tiene acceso tanto al sistema de contabilidad como al correo entrante,
el auditor gasta más tiempo revisando las cancelaciones de las cuentas por cobrar para asegurarse que estaban
autorizados y que son legítimos. Una revisión de las órdenes de compra a menudo puede descubrir un fraude
más común en el que un empleado crea las ventas a empresas ficticias y roba el producto.
Auditoría interna
Una empresa también puede auditar sus propios procedimientos y operaciones para asegurarse de que los
controles son fuertes y eficaces. Es más probable que la auditoría interna se centre en el fraude de los
empleados, y que los auditores internos diseñen controles sobre los procesos que impiden la oportunidad para
ello. Ejemplos del ciclo de ventas incluyen la separación de los deberes del trabajo que de otra manera
permitirían el robo y el encubrimiento, y la implementación de una política de vacaciones obligatorias por lo que
los esquemas de fraude no se puedan mantener en forma diaria.