TALLER ARCHIVO SOBRE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

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1. Cuáles son las partes de una Tabla de Retención Documental. Grafíquelos

al respaldo de la hoja.
2. Qué clase de documento se elabora para verificar si se entregaron todos los
documentos al presentar las Tablas para que sean valoradas? Señale
a. Cuestionario
b. Reunión
c. Lista de chequeo
d. Una entrevista

3. Con qué clase de documento se confrontan los documentos transferidos

para verificar si están bien elaborados según TRD. Señale

a. Inventario
b. Tablas de Retención Documental
c. Reglamento Interno de Trabajo
d. Inventario final
e. Organigrama

4. Para hacer el concepto técnico de las Tablas de Retención Documental se

debe entregar: Señale

a. Una tabla de retención por cada oficina

b. Un inventario por cada oficina
c. Un manual de la Tabla de retención por cada oficina
d. El Manual de Procesos y Procedimientos actualizado a la última
reestructuración.

5. Todas las oficinas que se crean nuevas de deben hacer mediante:

a. Una reunión extraordinaria

b. Circular
c. Acto Administrativo
d. Memorando
e. Ninguna de las anteriores

6. Señale falso o verdadero según corresponda (V o F). Se debe tener en

cuenta al presentar las TRD para ser valoradas

a. Si las series registran los tipos documentales respectivos ( )

b. Verificar que todas las dependencias registren la misma serie ( )
c. Que la serie tenga la respectiva denominación ( )
d. La serie no debe estar codificada
e. Que este la retención de tiempo propiamente dicha en la TRD ( )
f. La retención se hace al tipo y no a la serie ( )
 g. Los documentos deben estar en el archivo de gestión máximo durante
5 años ( )
h. Se hace una inspección aleatoria ( )
i. Se debe tener en cuenta si los procedimientos son coherentes con las
disposición final ( )
j. Los anexos no influyen al hacer la revisión de las Tablas RD ( )
k. La rotulación no debe corresponder exactamente a la TRD ( )
l. Si aparecen documentos que no pertenecen a ninguna serie se pueden
rotular como misceláneo o varios ( )
m. Solo se deben identificar las series no las subseries.

7. señale (F o V) según corresponda. Cuando se aprueba una Tabla de

Retención Documental se tiene en cuenta:

a. Si se entregan todos los anexos ( )

b. Si se sustentan las dependencias creadas ( )
c. Evidencias que para su elaboración se tuvo en cuenta el Manual de
Procesos y Procedimientos ( )
d. Denominar las series con base en los asuntos que tramitan las
dependencias ( )
e. No se tiene en cuenta el tiempo de retención de los documentos
f. Fijas la disposición final ( )

8. Diseñe un rótulo para un expediente o caja de archivo.