Guía No1 Manejo Documental

Fecha de desarrollo: 10 de septiembre de 2019

Como actividad deberán responder las siguientes preguntas tomando como referencia el
documento anexo denominado “Especificaciones para Cajas de Carpetas de Archivo” del A. G.N.
Este trabajo lo realizaran en grupos de dos compañeros, lo realizaran en Word y lo entregaran por
plataforma Teams, fecha de entrega 10 de septiembre de 2019, hora 11:59 p.m.

Desarrollo de la actividad

Las cajas de archivo están diseñadas para el empaque, el transporte y el almacenamiento de

documentos, registros y archivos de oficina.

De acuerdo al documento anexo responda:

1- ¿Por qué es importante estas unidades de almacenamiento?

Porque mantiene los documentos protegidos de cualquier amenaza que puedan dañarlos,
manteniéndolos intactos y conservados para su consulta.
Permiten su conservación a pesar de los años y de los cambios bruscos que se puedan
presentar en los sitios destinados para ser archivados.

2- A qué se refiere la NTC 452:1999

Hace referencia a las especificaciones de las cajas de cartón corrugado, quienes deben
mantener los archivos en perfecto estado, aunque haya aplastamiento.

3- A qué se refiere la NTC 4436:1998

Hace referencia al papel utilizado en documentos de archivos de conservación y los
requisitos para su permanencia y durabilidad.

4- A qué se refiere la NTC 5397

Hace referencia a los materiales que se deben utilizar en los documentos de Archivo con
soporte en papel, esto con el fin de garantizar la conservación y función de los mismos.

5- A que hace referencia la NTC 5029

Al método para la medición de los archivos de forma fácil, rápida y con un mínimo margen
de error.

6- ¿A que hace referencia el Sistema Integrado de conservación?

Son estrategias y procesos de preservación y conservación que buscan asegurar su
mantenimiento y garantizar su integridad física y funcionalidad desde su creación hasta su
ciclo final.
7- ¿De qué nos habla el artículo 13 de la Ley General de Archivos 594 de 2000?
 Hace referencia a la garantía que la administración pública deberá dar en los espacios y las
instalaciones para que los archivos funciones correctamente.

8- Enumere los subprogramas que conforman el programa de conservación preventiva.

-Sensibilización y toma de conciencia
-Reproducción (preparación física de los documentos)
-Inspección y mantenimiento de instalaciones
-Control de condiciones ambientales
-Limpieza
-Control de plagas
-Almacenamiento, re-almacenamiento y empaste
-Primeros auxilios y reparaciones menores
-Prevención de desastres

9- ¿De qué se trata el Acuerdo 037 de 2002?

Trata de las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios
de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo
en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos
594 de 2000.
10- ¿De qué se trata el Acuerdo 008 de 2014?
Trata de las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en
desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
11- ¿Cuál es la función de las cajas para archivo?
Su función es almacenar unidades como carpetas, legajos o libros.

12- ¿En un mapa conceptual realice la descripción de las cajas de archivo?

13- ¿Qué referencia de caja se utiliza en el archivo central?

Ref: X200 y Ref: AGN, por su sistema de abertura frontal (tipo nevera o puerta) permite
que se puedan manipular y consultar los documentos en la estantería donde están
almacenados

14- ¿Indique las referencias de cajas que se utilizan en los archivos? Copie o dibuje cada
referencia.

Ref: X200
Ref:
X300
 Archivo Central Archivo Historico

Ref: X100
Archivo Histórico

15- ¿Cuál es la función de las carpetas de cartulina?

Su función es la de proteger y sostener la documentación de la manipulación
principalmente ya que están en contacto directo y permanente con los documentos y son
el vehículo para el transporte y uso en la oficina.

16- ¿Nombre dos características esenciales de las estanterías para archivo?

 Deben ser tipo metálico con pintura antioxidante.
 Para los archivos de oficina las carpetas deben almacenarse en muebles de
madera inmunizada y complementarse con el uso de carpetas colgantes.

17- Realizar la descripción puntual de las carpetas de archivo.

Dimensiones
-Ancho de la cartulina: 45,5 cm
-Largo de la cartulina: 35 cm
-Ancho cubierta posterior: 23,5 cm
- Ancho cubierta anterior: 22 cm

 La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas

 Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina
 Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro
 Resistente al doblez y al rasgado
18- ¿Indique las referencias de carpetas que se utilizan en los archivos? Copie o dibuje cada
referencia.

Carpeta solapas laterales o Cuatro Aletas

 Carpeta Plegada por la mitad

19- ¿Para qué se utilizan las sobrecubiertas laterales?

Se utilizan para proteger y sostener la documentación que se encuentra encuadernada o
empastada.

20- ¿Qué tipo de carpeta se debe utilizar en el archivo histórico?

Careta de solapas laterales. Tiene un mejor cubrimiento sobre el papel.

21- ¿Cuál es la Norma Técnica Colombiana que nos habla sobre las características del papel
para documentos de archivo?
NTC 5397. Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Características
de calidad.

22- ¿Qué es resistencia?

Es la magnitud máxima que un material es capaz de soportar en oposición a una fuerza.
En temas archivísticos, la resistencia seria el peso de los documentos o carpetas que
puede soportar.