1.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS (defina)
1.1 Qué tipo de mobiliario y con qué características, usted le recomienda a la
microempresa, que utilice en su archivo de gestión (ilustre).
Se recomienda un mobiliario de orientación vertical con 4 tres
gabinetes y colgantes.
Características:
Soporte de bandeja con un peso mínimo de 55 kg por gaveta
La estantería deberá tener una altura que facilite la manipulación y
el acceso a la documentación
Los estantes deberán construirse en laminas metales solidos que
lleven un tratamiento anti corrosivo y recubriendo horneado
químicamente estable
Se deberá dejar un espacio mínimo de 20cm entre muros y suelo
Chapa de bloqueo para los 4 cajones.
1.2 Qué tipo de unidad de conservación y con qué especificaciones, usted le
recomienda a la microempresa que utilice en su archivo de gestión
(ilustre).
Para la unidad de conservación se recomienda utilizar carpetas de cartón
plastificada de cuatro aletas, con el PH neutro para así evitar la integridad
del documento, esto garantiza que no se tengan que utilizar adhesivos lo
que aporta mayor seguridad al documento.
Las carpetas cumplen la función de proteger y sostener la
documentación, ya que están en contacto directo y son el vehículo de
transporte para el uso en oficina, las carpetas deberán tener una
identificación o rotulo que sea visible y que su tinta no sea soluble al agua
1.3 Qué tipo de mobiliario y con qué características, usted le recomienda a la
microempresa que utilice en su archivo de Central (ilustre).
Para el archivo central se recomienda implementar estantería tipo un
folderama metálico, teniendo en cuenta el espacio es ideal para tener el
archivo central de 2.10mts.
Características:
Soporte de bandeja con un peso mínimo de 100kg/mt lineal
anclar los estantes con sistemas de fijación
la estantería deberá tener una altura que facilite la manipulación y el
acceso a la documentación
los estantes deberán construirse en laminas metales solidos que lleven un
tratamiento anti corrosivo y recubriendo horneado químicamente estable
se deberá dejar un espacio mínimo de 20cm entre muros y suelo
el espacio de circulación este cada módulo de estantes debe tener un
minino de 70cm y un corredor central mínimo de 120cm
realizar un diseño a corde a la dimensión de las unidades de estantería
teniendo en cuenta que deberá evitar los bordes o aristas que produzcan
daños a los documentos
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
1.4 Qué tipo de unidad de conservación y con qué especificaciones, usted le
recomienda a la microempresa que utilice en su archivo Central (ilustre).
Para la unidad de conservación en el archivo central se recomienda, la
implementación de cajas X-200 para el archivo central, y utilizar carpetas
de cartón plastificada de cuatro aletas, las cuales se recomiendan para el
archivo de gestión.
1.5 Qué tipo de mobiliario y con qué características, usted le recomienda a la
microempresa, que utilice en su archivo Histórico (ilustre).
Para el archivo histórico se recomienda el mobiliario ilustrado en el
archivo central, ya que este cumple los requisitos, especificaciones y
lineamientos necesarios.
1.6 Qué tipo de unidad de conservación y con qué especificaciones, usted le
recomienda a la microempresa que utilice en su archivo Histórico (ilustre).
Para la unidad de conservación se recomienda lo ilustrado en el archivo
central, ya que cumple con los requisitos para conservación de los
documentos históricos.
1.7 Realice un poster sobre Foliación de los documentos tanto físico como
electrónicos (ver el siguiente link:
[Link]
OLIADO_DE_ARCHIVOS_DIGITALES_DEFINITIVA.pdf).
1.9 Cuantos folios usted le recomienda que deben archivarse en las carpetas y de qué
forma se deben organizar.
(Ilustre).
Para archivarse las carpetas se recomienda archivar máximo 200 folios, ya que se
recomendó las carpetas de 4 aletas por la capacidad, si se manejan mas folios al
momento de digitalizar no se podrá enviar por correo electrónico, y en lo físico no será
cómodo para manejar.
Los documentos se deberán organizar de tal manera que al abrir la carpeta los
documentos más antiguos estén al principio y al finalizar la carpeta los más antiguos.
