Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

PROCESO SELECIONADO MISIONAL – DEPARTAMENTO

DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS MEDICOS Y
MOBILIARIO HOSPITALARIO.

Santiago de Cali, 11 de julio de 2016

Nombre de la Empresa: GRUPO DISTRIBUCONES MEDICAS

Represntante legal: Eduardo Dueñas
Cargo Gerente Administrativo
Nit : 900.352.887-0
Direccion: Calle 50 # 30-20 Comfandi
Telefono: 4444444
Correo Electronico: gerenciaadministrativa@distrimedics.org

AVISO OFICIAL

Correo de equipo auditor de la gerencia

De: gerenciaadministrativa@distrimedics.org
Para: Coordinadora de Mantenimiento Preventivo a Equipos Médicos y
Mobiliario Hospitalario.
Cordial Saludo coordinador Ingeniera Erika Sanchez
Fecha de Actividad: 13 de julio de 2016
OBJECTIVO: Verificar mediante la auditoria interna que se esté llevando a
cabo el plan de implementación del programa de Gestión de Calidad de
GRUPO DISTRIBUCIONES MEDICAS dentro de cada una de las rutinas y
prestacion de servicios del Departamento de Mantenimiento.

ALCANCE: Verificar la ejecución de las rutinas y prestacion de servicios del

Departamento de Mantenimiento ejecutado por Ingenieros y Técnicos
capacitados para dicho fin.

DOCUMENTOS DE AUDITORIA

 Norma ISO  9001:2008

 Reglamento interno de trabajo
 Manual de Calidad DISTRIBUCIONES MEDICAS S.A.S M-CA-011
 Manual de Registro de Documentos M-REG-002
 Listado Maestro de Documentos AD-FT-O3
 Manuel de procedimientos del laboratorio M-P-EM-002 Version -2 – Mayo
de 2016
 Protocolos de Mantenimiento Preventivo a Equipos Médicos M-P-EM-002
Version -4– Mayo de 2016
 Formato de Mantenimiento preventivo a Equipos Médicos F-MTTO-003
 Formato de Mantenimiento preventivo a Mobiliario Hospitalario F-
MTTO-003

REUNION DE APERTURA

FECHA: 14 de julio de 2016

HORA DE INICIO 7:30 AM HORA DE CIERRE 5:30 PM.

Cordial saludo por medio de la presente me dirijo a ustedes para informar

que nuestro grupo de auditoria de Calidad realizara una auditoria interna de
cómo se está llevando a cabo el proceso dentro de laboratorio. Nuestro
objetivo es verificar procedimientos , protocolos y rutinas de Mantenimiento
Preventivos correspondientes a la prestacion de Servicios que ofrecemos a
las Clínicas, Centro de Salud, Consultorios Médicos. La visita se realizara por
un grupo de cuatro (4) auditores de calidad y debe ser atendida por la
Coordinadora de la Coordinadora de Mantenimiento Preventivo a Equipos
Médicos y Mobiliario Hospitalario. El dia 13 de julio con una duración de 8
horas, en las instalaciones del laboratorio. Adjunto lista de Verificación de
acuerdo al sistema de calidad establecido dentro de la organización. En caso
de tener alguna duda o pregunta favor comunicarse antes del 2 de julio al
líder de auditoria.

Quedamos atentos a sus comentarios.

Equipo Auditor de la Gerencia de Calidad

INDICADORES

Cumplimiento de Mantenimientos Preventivos Programados

Responsable de Auditoria: Equipo Auditor de la Gerencia

Resposable de Area: Coordinador de Mantenimiento Preventivo de Equipos

Médicos y Mobiliario Hospitalario

Personas Asistentes

 Gerencia Administrativa.
 Coordinador de Mantenimiento Preventivo a Equipos Médicos y
Mobiliario Hospitalario.
 Analista de Mantenimiento
 Técnico de Mobiliario Hospitalario -1
 Técnico de Mobiliario Hospitalario -1
 Laboratorio de Mantenimiento

GRUPO DE CALIDAD

ITEM NOMBRE Y CARGO FIRMA

1 Eduardo Dueñas- Profesional de Calidad
2 Ana lucia Castaño- Administrador de
Empresas
3 Carlos Velasquez- Ingeniero Industrial
4 Sandra Velez- Representante de Gerencia

AUDITADOS

ITEM NOMBRE Y CARGO FIRMA

1 Ingeniera Erika Sanchez- Coordinadora de
laboratorio.
2 Viviana Soto- Analista de Mantenimiento
 3 Andres Betancourth- Técnico de Mobiliario
Hospitalario -1
4 Hector Perez- Técnico de Mobiliario
Hospitalario -2

DISTRIBUCIONES
MEDICAS
GESTIÓN CALIDAD

PROCESOS Y FORMATOS A AUDITAR

Reunion de Apertura Eduardo Dueñas- Profesional de Calidad RESPONSABLE Y CARGO HORA

CATEGORIA CÓDIGO

Ana lucia Castaño-

Manual de Procedimientos del
Laboratorio
MANUAL M-P-EM- Administrador de 8:30 AM
002 Empresas
Carlos Velasquez- 9:00am A 11
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS FORMATO AD-FT-O3
Ingeniero Industrial AM

Procedimientos de Mantenimiento 10: 30 A 12

MANUAL AD-FT-O4 ACTIVO
Preventivo a Equipos Médicos AM

ALMUERZO LIBRE

Formato de Mantenimiento Carlos Velasquez- 2:00 pm a 4

FORMATO F-MTTO-
preventivo a Equipos Médicos Ingeniero Industrial pm
003
Sandra Velez-
Formato de Mantenimiento 4:00 pm a
FORMATO F-MTTO- Representante de 5:30 pm
preventivo a Mobiliario
004 Gerencia

OBSERVACIONES

Enviar un correo tambien confirmando las personas que atenderá la

correspondiente auditoria , al igual que en la reunión de apertura los
documentos necesarios que permitan llevar a cabo la auditoria

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

 N
°
Documento revisado Observaciones del documento
Documento en carpeta documentado y
1 Reglamento interno de trabajo
actualizado 3 de abril.
Manual de Calidad
DISTRIBUCIONES MEDICAS Actualizado versión de 13 de mayo de
2
S.A.S M-CA-011 2015

Manual de Registro de Documentos

3 M-REG-002 Actualizado versión 2 Abril de 2016

Manual de procedimientos del

laboratorio M-P-EM-002
4 Actualizado versión 2 – Mayo de 2016
Version -2 – Mayo de 2016

Formato de Mantenimiento
5 preventivo a Equipos Médicos Falta agregar rutina detallada
F-MTTO-003
Formato de Mantenimiento
preventivo a Mobiliario
6 Actualizado versión 3 Marzo de 2016
Hospitalario F-MTTO-003

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Comunicación verbal por medio de una lista de chequeo

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
lista de Chequeo).
 LISTA DE CHEQUEO
ITEM DOCUMENTO
Se encuentra documentando el
Manual de procedimientos del
1
laboratorio
Se encuentra documentados los formatos
2 con sus descripciones respectivas
Se encuentran documentadas las
3 solicitudes de los servicios.
Se realiza una lista de Chequeo
cuando el equipo ingresa al
4 laboratorio
Se llega un reporte de
mantenimiento con todos los
5
protocolos que se le realizan
Cuenta el laboratorio con todas
6
herramientas respectivas
La infrastuctura y montaje
garantiza un adecuado servicio
7
Cada técnico realiza una
8 adecuada rutina documentada
Existen indicadores para medir
9 los procesos realizados
CUMPLE
SI NO
x Cuenta con una copia
Controlada dentro del
laboratorio.
x Si de cada formato existe una
copia contralada en el manual
del laboratorio
Se deben imprimir los
x correos cuando las
solicitudades son vía mail
x Falta documentar con más
claridad cómo llega el equipo
cuando ingresa a la
prestacion del servicio.
x En reporte se le consigna
todo el procolo de la rutina de
mantenimiento que se lleva a
cabo
x Verbalmente se conoce cada
rutina de mantenimiento
Si pero debe mejorar la
x iluminación garantizar que no
se pierde vista de algún
elemento.
x Se cuenta documentación que
abarca rutinas de cada
proceso
x Cada indicador permite
revisar las metas del
laboratorio
e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Auditor(es):
Proceso auditado: Auditado(s):
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Se encuentran Protocolo de Falta documentar la
documentadas las recepción de recepción para que
x
solicitudes de los Equipos o todas las
servicios Mobiliario solicitudes para
2 Debe contar con
Se realiza una lista
Actualización de una lista de
de Chequeo cuando
lista de Chequeo amplia x
el equipo ingresa
Chequeo donde se consigne
al laboratorio
toda la información
3 Si pero debe
mejorar la Falta
iluminación Establecer documentación de
x
garantizar que no protocolo la norma de
se pierde vista de infraestructura.
algún elemento.
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

 Se debe actualizar las politicas de calidad del laboratorio.

 Se debe actualizar el manual de procedimientos dentro del laboratorio
ya que cada día deben mejorar el servicio.

 Se debe agregar el documento la recepción de equipos médicos y

mobiliario hospitalario ya es de vital importancia.
  Dentro del laboratorio se llevan la medición de indicadores que permiten
de cierta manera medir que los servicios prestados satisfacen a los
clientes.

 Se llevan a cabo rutinas de cuerdo a la normativa vigente actual

vigente.

 Cuenta con herramientas y tecnología de punta para garantizar cada

rutina de mantenimiento preventivo.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio de esta actividad de plan de auditoria se puede aprender a

realizar un programa completo con un grupo de personas las cuales
amplían todos los conocimientos de dicha metodología que permita
observar todas las actividades y ser revisadas con lupa esto con el fin de
establecer pautas adecuadas que permitan generar mejoras en la calidad
en los servicios que prestamos a nuestros clientes.

Una auditoria para mí refleja que pasamos por múltiples actividades que
se ven reflejados en todos los logros para las empresas puedan llevar un
buen sistema de Gestión de Calidad.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la
auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación

de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades
unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.
 Criterios de evaluación
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un
proceso de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y
obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.