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DE SISTEMAS DE GESTIÓN
SEMANA 4
Competencias y perfil del auditor
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ÍNDICE
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................................................... 5
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 5
1 ATRIBUTOS DEL AUDITOR .......................................................................................................... 6
1.1 ATRIBUTOS PERSONALES ................................................................................................... 7
1.1.1 CAPACIDAD TÉCNICA Y PROFESIONAL ........................................................................ 7
1.1.2 INDEPENDENCIA ......................................................................................................... 7
1.1.3 CUIDADO .................................................................................................................... 7
1.1.4 CONFIABILIDAD .......................................................................................................... 8
1.1.5 OBJETIVIDAD .............................................................................................................. 8
1.1.6 CONDUCTA ................................................................................................................. 8
1.1.7 CAPACIDAD DE PLANEACIÓN ..................................................................................... 8
1.2 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES ...................................................................................... 9
1.2.1 GENERALIDADES ......................................................................................................... 9
1.2.2 CONOCIMIENTOS GENÉRICOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES DE SISTEMAS DE
GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL .............................................. 9
1.2.3 CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y HABILIDADES DE AUDITORES DE SISTEMAS DE
GESTIÓN INTEGRADOS ............................................................................................................. 11
2 COMPETENCIAS DE LOS DISTINTOS PARTICIPANTES DENTRO DE UNA AUDITORÍA DE SISTEMA
DE GESTIÓN INTEGRADO .................................................................................................................. 12
2.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORÍA ............................................................ 12
3 AUDITOR LÍDER: EL GUÍA DEL EQUIPO ..................................................................................... 13
3.1 CARACTERÍSTICAS DEL LÍDER ............................................................................................ 14
3.1.1 CONFIABILIDAD ........................................................................................................ 14
3.1.2 OBJETIVIDAD ............................................................................................................ 14
3.1.3 COMUNICACIÓN ....................................................................................................... 14
3.1.4 EDUCACIÓN .............................................................................................................. 15
3.1.5 DELEGACIÓN ............................................................................................................. 15
3.1.6 PRECAUCIÓN ............................................................................................................ 15
3.1.7 LIDERAZGO ............................................................................................................... 15
3.1.8 INDEPENDENCIA ....................................................................................................... 15
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4 ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE AUDITORES ........................................ 15
4.1 SELECCIÓN DE LA METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE AUDITORES ................................ 16
COMENTARIO FINAL ......................................................................................................................... 18
REFERENCIAS .................................................................................................................................... 19
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COMPETENCIAS Y PERFIL DEL AUDITOR
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Distinguir atributos personales, conocimientos y habilidades que se requieren del auditor
para un sistema de gestión integrado.
Los auditores deben tener el conocimiento y las habilidades, tanto específicas como genéricas,
para alcanzar los resultados esperados en las auditorías. El líder del equipo auditor debe poseer
ciertas características con el fin de facilitar la realización efectiva y eficiente de cada proceso.
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Por ejemplo, para ser auditor interno algunas empresas solicitan entre su personal los siguientes
requisitos:
Los líderes pueden ser los encargados del sistema de gestión de la organización o personal con
mayor experiencia que un auditor interno. En cuanto a los auditores externos, estos son personal
de empresas certificadoras.
La norma ISO 19011, describe las competencias que deben poseer los auditores.
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SGS y Bureau Veritas son organizaciones que imparten estos cursos.
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1.1 ATRIBUTOS PERSONALES
El auditor es un profesional con entrenamiento y experiencia en sistemas de gestión, debe tener la
habilidad suficiente para aplicar sus conocimientos y aptitudes. Los atributos que el auditor debe
poseer, son requisitos que deben caracterizar su capacidad e idoneidad para ejercer su labor de
auditor.
A continuación se nombran los principales atributos personales que debe tener un auditor.
Las auditorías deben ser realizadas por personas que tengan formación técnica y capacidad
profesional como auditores.
Los auditores tienen que estar entrenados y preparados para las metodologías, procedimientos y
técnicas de auditorías, deben mantener su capacidad profesional y llevar a cabo una actualización
permanente de sus conocimientos, tanto en los negocios como en el ámbito profesional. Además,
deben desarrollar habilidades y destrezas para efectuar un trabajo de calidad. Es muy relevante
que manejen el idioma de forma efectiva y escribir informes con claridad, energía y
convencimiento.
1.1.2 INDEPENDENCIA
La independencia permite al auditor actuar con libertad respecto de su juicio profesional, por esta
razón es recomendable que el auditor sea independiente de la actividad auditada, lo que evitará
conflictos de interés. Deben ser objetivos durante el proceso y deben describir tal como ven las
cosas, para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basan en evidencias.
Por ejemplo, durante el proceso de inspección se constató que el instructivo de uso de zapatos de
seguridad, estaba pegado al interior del taller mecánico, pero este estaba borrado debido a las
lluvias del mes pasado. En el caso expuesto, se debe describir el proceso tal y como se ve en el
instructivo.
1.1.3 CUIDADO
El auditor debe ejercer el debido cuidado profesional. Al tener las competencias para el desarrollo
de una auditoría, debe tener en cuenta las necesidades y expectativas de la organización, debe
emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y seleccionar los
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métodos, procedimientos y técnicas de auditoría que debe emplear, con la finalidad de desarrollar
un trabajo de calidad. Para esto el auditor debe prestar atención a los errores, irregularidades e
ineficiencias, informar oportunamente y hacer seguimiento.
1.1.4 CONFIABILIDAD
La confidencialidad que debe mantener el auditor en el proceso y los resultados que obtenga de la
auditoría, son de suma importancia para resguardar la organización, no debe revelar el contenido
de la auditoría sin autorización del cliente.
La información que obtenga en las actividades a auditar, no podrá ser utilizada para su provecho ni
para el de terceras personas. El auditor deberá conservar y custodiar la documentación de la
auditoría, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyen las pruebas y el soporte de
las conclusiones que consten en el informe.
1.1.5 OBJETIVIDAD
Es la actitud que permite a los auditores evaluar y pronunciarse imparcialmente sobre los hechos
examinados durante la ejecución de la auditoría, basaada en la evidencia recabada. Los auditores
no deben dejarse influenciar por terceras personas, por lo que las relaciones con la entidad deben
ser independientes, esto implica una actitud recta y honesta de parte del auditror al realizar su
actividad.
1.1.6 CONDUCTA
La conducta es un factor esencial en el trabajo de auditoría. El auditor debe tratar con cortesía a
los funcionarios de la entidad auditada.
El auditor debe ser un buen observador, su percepción debe permitirle entender y adaptarse a las
diferentes situaciones a las que se enfrentará en el proceso de la auditoría. Debe ser tenaz y
persistente, siempre dando cumplimiento a los objetivos y llegar a conclusiones oportunas
basadas en el razonamiento y análisis lógico.
1.1.7 CAPACIDAD DE PLANEACIÓN
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1.2 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
1.2.1 GENERALIDADES
Los auditores deben tener conocimientos y habilidades tanto específicas como genéricas, con el
objeto de alcanzar los resultados esperados en las auditorías que se realicen. Es deseable que los
líderes de los equipos auditores posean las competencias para dirigir el equipo auditor.
A continuación, se entrega mayor detalle de los conocimientos y habilidades que deben demostrar
los auditores en cada etapa del proceso.
Los auditores deben tener conocimientos generales de los procesos de la auditoria, tales como
saber aplicar los requisitos legales de cada organización, entender la estructura de la organización,
y los documentos necesarios para llevar a cabo el proceso.
a) Principios, procedimientos y técnicas de auditoría
Para asegurar que las auditorías se lleven a cabo de manera coherente y ordenada, es que existen
los principios, procedimientos y técnicas de auditoría, y que cada auditor debe manejar en forma
eficiente. Un auditor debe ser capaz de (ISO 19011:2011. p.41.punto 7.2.3.2 a):
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Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar
los hallazgos y conclusiones de la auditoría,
Finalización
Debe preparar los reportes de auditoría, para ser presentados a los encargados
de la
de la auditoría dentro de la organización y/o a la alta dirección.
auditoría
b) Documentos del sistema de gestión y de referencia
Respecto de los conocimientos en esta área, los auditores deben entender el alcance de la
auditoría y emplear los criterios de esta. Es preciso recordar que los criterios de la auditoría
corresponden a los documentos de referencia como, por ejemplo, los procedimientos. Estos
incluyen lo siguiente (ISO 19011:2011. p.41. punto 7.2.3.2. b):
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Contexto organizacional
Ejemplo:
En la empresa manufacturera trabajan 100 personas, entre gerentes, jefaturas y trabajadores. El
30 % de los trabajadores son extranjeros que solo hablan inglés y un 20 % entiende algo de
español. El auditor no habla inglés, por lo que tuvo un gran inconveniente.
Los auditores, además de poseer ciertas características personales, deben poseer las habilidades y
conocimientos específicos para auditar el sistema de gestión. Lo anterior incluye conocer la
organización o área auditada.
Las competencias del equipo de auditoría deben ser suficientes para alcanzar los objetivos de la
auditoría y, para conseguirlo, debe cumplir con los siguientes aspectos:
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Fuente: ISO (2011, p.42)
2 COMPETENCIAS DE LOS DISTINTOS PARTICIPANTES DENTRO DE
UNA AUDITORÍA DE SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
En una auditoría de SGI, los participantes (equipo auditor y auditados) deben poseer los
conocimientos y habilidades necesarias, según lo descrito anteriormente, con el fin de facilitar la
realización efectiva y eficiente de la auditoría.
2.1 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORÍA
Los roles y responsabilidades en una auditoría están definidas según sus participantes. Estos son:
a. Equipo auditor: son todos los integrantes del equipo y tienen que poseer la experiencia y
las habilidades necesarias para realizar la auditoría.
b. Auditado: se deben considerar en sus responsabilidades y actividades los siguientes
aspectos:
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ü Informar a sus empleados los objetivos y alcances de la auditoría.
ü Informarles que deben cooperar para alcanzar los objetivos y no interferir en las
actividades de la auditoría.
ü Facilitar el desarrollo de la auditoría.
ü Facilitar el acceso a las instalaciones y asistir a las reuniones citadas por el auditor.
ü Facilitar la entrega de la documentación, tales como registros, procedimientos,
programas y manuales.
3 AUDITOR LÍDER: EL GUÍA DEL EQUIPO
El auditor líder es el principal responsable de la realización de la auditoría. El líder debe tener
conocimientos y habilidades adicionales que le permitan manejar y proveer de un buen liderazgo a
su equipo de auditoría. Según lo anterior, este debe manejar los siguientes aspectos:
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En este caso, el líder es la persona que orienta, guía y brinda las directrices del trabajo a su equipo
y que apoya su gestión. Un buen líder es capaz de mantener una comunicación fluida y motivar a
su equipo para lograr los mejores resultados respecto de las metas u objetivos propuestos.
3.1.1 CONFIABILIDAD
Durante el desarrollo del trabajo profesional, es importante que la información no sea revelada
por ningún motivo. Hechos, datos o circunstancias, no deben ser expuestas al personal externo a
la empresa o a quien no tenga competencia en el proceso de auditoría.
3.1.2 OBJETIVIDAD
Característica sumamente importante del líder, ya que debe asegurar mantener una comunicación
fluida entre su equipo y el encargado de la organización o cliente. Debe expresar sus ideas y sus
instrucciones deben ser claras, para así evitar malentendidos y lograr que sea escuchado pero,
además, debe escuchar y tomar en cuenta lo que el grupo le expresa.
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3.1.4 EDUCACIÓN
El auditor líder debe ser un profesional con conocimientos y habilidades en sistemas de gestión.
Hay que considerar que, para ser auditor, se tiene que haber cumplido una cantidad de horas de
estudio específicas para cada uno de los sistemas de gestión que se va a estudiar, lo que incluye
aspectos técnicos para la realización de una auditoría y las normativas asociadas.
3.1.5 DELEGACIÓN
El auditor líder debe ser capaz de sectorizar los objetivos, procesos, actividades y recursos a través
de la división del trabajo y la especialización. La finalidad es que las personas se hagan dueñas de
lo que se le encomienda.
3.1.6 PRECAUCIÓN
El líder asume riesgos y debe acertar en sus acciones, tiene que ser creativo en cuanto a
alternativas y soluciones, capaz de innovar y de analizar las situaciones desde diferentes
perspectivas.
3.1.7 LIDERAZGO
El líder del equipo debe establecer los roles, responsabilidades y las obligaciones para cada una de
las personas que conforman el equipo auditor. Debe practicar con el ejemplo, tomar acciones en
la creación y promoción de un ambiente de trabajo seguro.
3.1.8 INDEPENDENCIA
El auditor debe tener y demostrar absoluta independencia mental y de criterio con respecto a
todo interés que pudiera considerarse incompatible con los principios de objetividad, guardando
solo obediencia a la ley, para lo que la independencia de criterio es esencial.
4 ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE
AUDITORES
Los criterios de evaluación de auditores deberían ser cualitativos y cuantitativos. Los cualitativos
son aquellos que tienen relación con:
ü El comportamiento personal.
ü Conocimiento o desempeño de habilidades durante el entrenamiento o en el lugar de
trabajo.
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Respecto de los aspectos cuantitativos, son los que:
ü Tienen relación con la experiencia laboral y educacional.
ü Tienen relación con la cantidad de auditorías realizadas y horas de entrenamiento en
auditoría.
4.1 SELECCIÓN DE LA METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE AUDITORES
La evaluación de auditores deberá ser realizada usando dos o más de los métodos descritos en el
cuadro que a continuación se presenta:
Métodos de
evaluación Objetivos Ejemplos
Análisis de registros de
Revisión de educación, entrenamiento,
Verificar los antecedentes del auditor
registros credenciales profesionales,
experiencia en auditoría.
Proporcionar información sobre la Encuestas, cuestionarios,
Retroalimentación
percepción del auditor. recomendaciones, quejas.
Evaluar los atributos personales y las
habilidades de comunicación, para
Entrevista verificar la información, examinar los Entrevistas personales.
conocimientos y obtener información
adicional.
Evaluar los atributos personales y la
Cómo se desempeña en su labor
Observación aptitud para aplicar los conocimientos y
y/o trabajo.
habilidades.
Evaluar las cualidades personales, los
Examen escrito, examen
Examen conocimientos y habilidades, y su
psicotécnico.
aplicación.
Revisión del reporte de la
Proveer información sobre el auditoría, entrevistas con el líder
Revisión después desempeño del auditor durante las del equipo auditor, entrevistas
de la auditoría actividades de auditoría, identificar con el quipo auditor, entrevista
fortalezas y debilidades. con el auditado para que
entregue una retroalimentación.
Fuente: ISO (2011, p. 44)
Respecto de lo anterior, se debe tener en cuenta lo siguiente:
• Los métodos presentados representan un rango de opciones y pueden no aplicar en todas
las situaciones. Todo dependerá de la experiencia.
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• La variedad de métodos pueden diferir en su confiabilidad, por esta razón es conveniente
realizar dos o más métodos de evaluación, para así asegurar un resultado que sea
objetivo, consistente, justo y confiable.
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COMENTARIO FINAL
El auditor es un profesional con experiencia y entrenado en sistemas de gestión. Este posee
atributos específicos que son indispensables y que están descritos en el documento Norma
internacional ISO 19011. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión (ISO, 2011). Es
muy importante que los auditores posean habilidades y conocimientos respecto a la organización
o al área auditada, además de conocer los temas relacionados con las auditorías (documentos y
procesos), para así alcanzar los resultados esperados.
Respecto del líder del equipo auditor, debe ser una persona responsable y eficiente, ya que será la
encargada de la realización de todo el proceso de auditoría. Sus habilidades y conocimientos
deben facilitar la realización efectiva y eficiente de cada proceso, siendo capaz de liderar a su
equipo de trabajo, gestionar los procesos de la auditoría y mantener una comunicación fluida con
su equipo, con el cliente y con el auditado.
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REFERENCIAS
ISO (2011). Norma internacional ISO 19011. Directrices para la auditoría de sistemas de gestión.
UNAD (s. f.). Lección 12. Atributos personales del auditor. Competencia y experiencia.
IACC (2016). Competencias y perfil del auditor. Auditoría de Sistemas de Gestión. Semana 4.
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