Informe de Pasantia4

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESTRATEGIAS OPERATIVAS PARA OPTIMIZAR

LOS PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y
DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS
DE LA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ, EN EL
MUNICIPIO SAN DIEGO DEL ESTADO CARABOBO
Autor: Michele Degano Franco

C.I. 20.497.429
San Diego, enero de 2013


Trabajo de Grado para optar al Título de

Licenciado en Administración de Empresas

Tutor: M.Sc. Giorgio Giuffrida
San Diego, enero de 2013

ACTA DE REVISIÓN DEL DE TRABAJO DE GRADO
Quienes suscribe, M.Sc. Giorgio Giuffrida, portador de la cédula de

identidad Nº 11.156.729 deja constancia que el Proyecto de Trabajo de Grado
titulado ESTRATEGIAS OPERATIVAS PARA OPTIMIZAR LOS
PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES
Y SUMINISTROS DE LA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ, EN EL
MUNICIPIO SAN DIEGO DEL ESTADO CARABOBO, elaborado por el
ciudadano Michele Degano, portador de la cédula de identidad Nº 20.497.429,
ha sido revisado y, cumpliendo con los requisitos exigidos para la aprobación,
recomienda su tramitación ante el organismo académico correspondiente.
M.Sc. Giorgio Giuffrida

C.I. Nº 11.156.729
Tutor
AGRADECIMIENTO
A la Ing. Franca Ribaldi Langella por la oportunidad brindada para lograr

una de las metas que me he propuesto en mi vida.
Al M.Sc. Giorgio Giuffrida, tutor y amigo.
A la Nena Pichardo por su colaboración durante toda la carrera.
A la Econ. Gioconda Giugni de Uribe por su apoyo.
A toda la familia Ujapista.
A mis padres y hermano por su orientación,
apoyo y amor incondicional.
ÍNDICE GENERAL
p.
AGRADECIMIENTO ............................................................................. v
DEDICATORIA...................................................................................... vi
LISTA DE TABLAS ...............................................................................viii
LISTA DE GRÁFICOS ..........................................................................viii
RESUMEN INFORMATIVO ................................................................. ix
INTRODUCCIÓN .................................................................................. 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA ..................................................................................... 2
1.1. Planteamiento del Problema ............................................................ 2
1.2. Formulación del Problema ............................................................... 4
1.3. Objetivos de la Investigación........................................................... 4
1.3.1. Objetivo General .................................................................. 4
1.3.2. Objetivos Específicos ........................................................... 4
1.4. Justificación ..................................................................................... 5
II MARCO TEÓRICO REFERENCIAL .................................................... 6
2.1. Antecedentes de la Investigación..................................................... 6
2.2. Bases Teóricas ................................................................................. 10
2.2.1. Control Interno ..................................................................... 10
2.2.2. Inventario .............................................................................. 16
2.2.3. El Control Administrativo u Operativo ................................ 24
2.3. Definición de Términos ................................................................... 26
III MARCO METODOLÓGICO ................................................................. 28
3.1. Tipo y Diseño de la Investigación ................................................... 28
IV RESULTADOS ....................................................................................... 33
4.1. Análisis y Presentación de Resultados ............................................ 33
4.2. LA PROPUESTA ............................................................................ 50
4.2.1. Presentación de la Propuesta ................................................ 50
4.2.2. Justificación de la Propuesta ................................................ 50
4.2.3. Objetivos de la Propuesta ..................................................... 50
4.2.3.1. Objetivo General .................................................... 50
4.2.3.2.. Objetivos Específicos ............................................. 51
4.2.4. Ventajas y Beneficios ........................................................... 51
4.2.5. Desarrollo de la Propuesta .................................................... 51
4.2.6. Factibilidad de la Propuesta ................................................. 55
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...................................... 56
5.1. Conclusiones .................................................................................... 56
5.2. Recomendaciones ............................................................................ 57
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................... 58
ANEXOS ................................................................................................. 61
LISTA DE TABLAS
TABLA p.
1 Recinto Propio .............................................................................................. 36
2 Área ............................................................................................................... 37
3 Departamento o Dependencia ....................................................................... 38
4 Responsable-Experiencia .............................................................................. 39
5 Reglamento ................................................................................................... 40
6 Tipo de Lineamientos ................................................................................... 41
7 Verificación .................................................................................................. 42
8 Clasificación de Materiales y Suministros.................................................... 43
9 Sistema de Cómputos.................................................................................... 44
10 Acceso al Almacén ....................................................................................... 45
11 Fácil Localización de Materiales .................................................................. 46
12 Espacio Suficiente......................................................................................... 47
13 Supervisor ..................................................................................................... 48
14 Tiempo de Inventario .................................................................................... 49
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICOS p.
1 Recinto Propio ...............................................................................................36
2 Área ...............................................................................................................
37
3 Departamento o Dependencia ................................................................ 38
4 Responsable-Experiencia .............................................................................. 39
5 Reglamento ................................................................................................ 40
6 Tipo de Lineamientos .................................................................................... 41
7 Verificación ................................................................................................ 42
8 Clasificación de Materiales y Suministros .................................................... 43
9 Sistema de Cómputos .................................................................................... 44
10 Acceso al Almacén ........................................................................................ 45
11 Fácil Localización de Materiales ................................................................ 46
12 Espacio Suficiente ......................................................................................... 47
13 Supervisor ................................................................................................48
14 Tiempo de Inventario .................................................................................... 49


Tutor: M.Cs. Giorgio Giuffrida
Fecha: Enero 2013
RESUMEN INFORMATIVO
El propósito de la presente investigación consiste en realizar una propuesta

sobre la implantación de estrategias operativas basadas en un plan permanente
para optimizar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y
suministros de la Universidad José Antonio Páez en el Municipio San Diego,
Estado Carabobo. El estudio se enmarcó bajo la modalidad de proyecto
factible, basado en una investigación de campo y como línea de investigación
se utilizó el control interno ya que se analizó sistemáticamente la realidad de la
institución, en cuanto a la eficiencia de los controles internos aplicado en la
sección de almacén, describiendo el manejo y resguardo de los materiales y
suministros. Se utilizó como técnicas la observación directa y la entrevista
semiestructurada, apoyadas en una lista de verificación y el cuestionario
diagnóstico, el cual se aplicó a la Dirección General de Administración
representada por todo el personal de la dependencia. Se identificaron las
fortalezas y debilidades del sistema de control interno en el inventario de
materiales y suministros de la institución.
Descriptores: Control interno, Planificación, Plan Estratégico, Estrategias

Operativas, Inventario.
INTRODUCCIÓN
En los últimos años las organizaciones en Venezuela se han visto en la

necesidad de implementar y evaluar las estrategias de optimización de
procesos, la cual les va a permitir obtener información valedera y confiable.
Es así como las organizaciones requieren optimizar los procesos de las
Gestiones de Inventario con la finalidad de controlar, coordinar y planificar
aquellos movimientos que se realizan en una dependencia específica. De aquí
se deducen la importancia que tienen las gestiones del ciclo almacén-
inventario, ya que por medio del control aplicado de este ciclo se puede llevar
una revisión adecuada sobre las operaciones y transacciones.
Tomando en consideración lo antes expuesto, no solo se requiere de
información precisa, sino también de procesos que permitan desarrollar las
actividades propias que las investigaciones deben realizar, coordinándolas de
manera lógica y así cumplir de forma efectiva los objetivos que persiguen.
En este sentido, el objetivo de este trabajo es diseñar estrategias
operativas basadas en un plan permanente para optimizar los procesos de
almacenamiento y despacho de materiales y suministros de la Universidad José
Antonio Páez.
El tema que prepone en el presente trabajo especial de grado esta estructurado
de la siguiente manera:
En el Capítulo I se aborda el problema, planteamiento del mismo, su
formulación, así como los objetivos general y específicos, además de la justificación
de la investigación. En el Capítulo II se plantea la fundamentacion teórica,
antecedentes, bases teóricas y definición de términos. Seguidamente el Capítulo III
muestra la metodología a ser aplicada, tipo y diseño de la investigación, así como
también la descripción de las fases de la investigación. El Capítulo IV refleja los
resultados del estudio; seguidamente se plantea la propuesta y su desarrollo. En el
Capítulo V se presentan las conclusiones, recomendaciones, referencias
bibliográficas y los anexos.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del Problema
El constante crecimiento de las organizaciones en magnitud, diversidad

de operaciones y recursos humanos ha ido dificultando a los dirigentes la
facilidad para ejercer control y vigilancia de las operaciones (Rodríguez, 2000).
De igual manera, se ha llegado a establecer las medidas necesarias para
implantar y mantener un adecuado instrumento de control que permita
el acceso de la información, ya que éste es un factor determinante para
la toma de decisiones en la organización.
Ciertamente, según el mencionado autor el crecimiento de las
organizaciones traen consigo una gran competencia en las ramas industriales,
comercial y de servicios, cada vez es más necesario contar con un sistema de
control interno óptimo, que permita incrementar la eficacia y la eficiencia en la
forma de operar para obtener mayor productividad.
En Venezuela, uno de los grandes problemas que hoy en día presentan las
empresas pequeñas, medianas o grandes es el manejo y control de inventarios,
debido a que una de las principales fallas de las empresas cuya evolución es o
ha sido muy apresurada, es el orden y la estructura organizacional que ésta
posee, ya que al presentar un crecimiento rápido no planificado trae como
consecuencia que muchas de las funciones dentro de la empresa queden
relegadas y pasan a un segundo plano. Es por ello que se hace necesario
establecer mecanismos que colaboren a la eficiencia en el manejo de las
estrategias operativas de la organización.
De acuerdo con Marrero (2005), el control y administración de los
inventarios es un conjunto formado por conocimiento, acciones y medios
siendo un aspecto fundamental para una administración exitosa. Cuando un
inventario supone un alto costo, las empresas no deberían tener una
determinada cantidad de dinero detenida en existencias excesivas, pues los
objetivos de un buen servicio al cliente y de una producción eficiente precisan
ser satisfechos manteniendo los inventarios en un nivel mínimo al menor costo
posible sin comprometer la calidad de los bienes y servicios ofrecidos. Es de
suma importancia destacar que la planeación y el aprovisionamiento son
funciones que van de la mano en una organización, mediante el cual se provee
a ella de todo lo necesario para su buen funcionamiento.
De esta manera, el tener existencias almacenadas implica tener dinero
retenido y sin producir. Para el buen funcionamiento de dichos inventarios
toda organización debe considerar que para reducir al mínimo esta cantidad
de dinero retenido en extensas existencias, deben coincidir las operaciones de
oferta y demanda, con la finalidad de que las existencias permanezcan fuera
de los almacenes en el tiempo y lugar preciso solamente para cuando el cliente
las requiera. Por otra parte, es importante mencionar que se debe evitar una rotura
de stock, ya que esto puede generar pérdidas o aumentar los costos de adquisición,
aprovisionamiento y almacenamiento de los materiales y suministros.
La Universidad José Antonio Páez se encuentra actualmente dentro de las
organizaciones con déficit en el manejo de los procesos de almacenamiento y
despacho de materiales y suministros debido a la ineficiencia en las operaciones
tales como: ausencia de registro de entradas y salidas de los productos al almacén,
tiempo de despacho de las requisiciones de las diversas dependencias de la
institución, reubicación del área destinada al almacén, así como la falta
de políticas gerenciales y un efectivo manejo del control administrativo.
Ante todas estas situaciones, la Universidad José Antonio Páez debe
considerar indispensable la puesta en marcha de un sistema de administración de
inventarios que permita, por una parte conocer concretamente sus niveles óptimos
de seguridad, las cantidades operacionales de cada producto que deban ser
mantenidas en función de la demanda de los productos y, por otra parte, las mejoras
necesarias de introducir en los distintos inventarios de materiales y suministros, con
la finalidad de lograr ahorros en su mantenimiento y niveles adecuados en función de
las necesidades de cada uno de las diferentes dependencias.
1.2. Formulación del problema
¿Cuáles serian las estrategias operativas para optimizar los procesos de

almacenamiento y despacho de materiales y suministros de la Universidad José
Antonio Páez en el municipio San Diego, estado Carabobo?
1.3. Objetivos de la investigación
1.3.1. Objetivo General
Proponer estrategias operativas basadas en un plan permanente para optimizar

los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y suministros de la
Universidad José Antonio Páez en el municipio San Diego, estado Carabobo.
1.3.2. Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación existente en los procesos de almacenamiento y

despacho de materiales y suministros de la Universidad José Antonio Páez en
el municipio San Diego, estado Carabobo.
Identificar los factores que inciden en el manejo óptimo del inventario de
materiales y suministros de la Universidad José Antonio Páez en el municipio
San Diego, estado Carabobo.
Elaborar estrategias operativas a través de un plan permanente para
optimizar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y suministros
de la Universidad José Antonio Páez en el municipio San Diego, estado Carabobo.
1.4. Justificación
Hoy en día, las organizaciones deben tener presente la importancia del

manejo y uso de los recursos para llevar a cabo un buen control administrativo,
y así poder establecer políticas, normativas y lineamientos necesarios para la
eficiencia de las operaciones de la empresa o institución.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que
en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse
registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta
fácil pero tediosa tarea; resulta de vital importancia el control de inventarios,
dado que su descontrol se presta no sólo al robo, sino también a mermas y
desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
La importancia de desarrollar la siguiente investigación radicó en la
necesidad que presenta la Universidad José Antonio Páez para optimizar los
procesos de almacenamiento y despacho, así como el control de las entradas y
salidas al almacén, así como el uso correcto de los inventarios.
La Universidad se verá beneficiada eficiente y eficazmente en lo que
respecta al control interno del material que se suministra a los trabajadores
para que éstos se desempeñen adecuadamente en su área de trabajo; esto
evitará, en cierto modo, la pérdida o desperdicio de materiales lo que
redundará en un ahorro significativo para la institución.
Esta investigación sirve, además, como fuente documental para futuros
estudios, enriqueciendo así la línea de investigación, sobre control interno, de
la facultad de Ciencias Sociales de la Universidad José Antonio Páez, al
aportar elementos teóricos sobre el inventario.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
Según Bernal (2000), la ciencia es una búsqueda del conocimiento válido,

por lo que cada nueva investigación debe fundamentarse en el conocimiento
existente y de igual manera asumir una posición frente al mismo. Por este
motivo, toda investigación debe realizarse dentro de un marco referencial
o conocimiento previo, es decir, es necesario ubicar la investigación dentro
de una teoría, enfoque o escuela. También debe explicitar la concepción
que enmarcará la investigación y finalmente debe precisar los conceptos
relevantes del estudio.
De acuerdo con Cerda (2001) “es imposible concebir una investigación
científica sin la presencia de un marco teórico, porque a éste le corresponde la
función de orientar y crear las bases teóricas de la investigación” (p. 170).
Consiste en dar el significado preciso y según el contexto a los conceptos
principales, expresiones o variables involucradas en el problema formulado.
Según Tamayo y Tamayo (1993), la definición de términos básicos “es la
aclaración del sentido en que se utilizan las palabras o conceptos empleados en
la identificación y formulación del problema.” (p. 78).
2.1. Antecedentes de la Investigación
Con el objeto de sustentar esta investigación, se procedió a la revisión de

literatura, la cual permitió recopilar información de trabajos relacionados con
el objeto de estudio, entre los cuales cabe destacar:
Pérez. y Ramírez (2011) en su Trabajo Especial de Grado titulado
“Propuestas de un Manual de Normas y Procedimientos para Optimizar el
Control Interno del Inventario, caso Estudio: Empresa Summer Stere, C.A.”
presentado para optar al título de Licenciados en Administración Comercial en
la Universidad de Carabobo; en una investigación dentro del tipo de campo,
debido a que la información se obtuvo directamente del ambiente objeto de
estudio, se obtuvo como resultado que la empresa presenta fallas en el manejo
de su inventario generados por la carencia de normas y procedimientos que
sirvan como guía a los empleados en el desarrollo de sus actividades. Este
estudio constituye un aporte porque se concluyó que la implementación de un
manual de normas y procedimientos en el área de inventario permitirá a la
empresa contar con un instrumento clave en el control interno del inventario
estableciendo responsabilidades, medidas de seguridad y objetivos lo cual
representa el pilar en el éxito de la organización.
Briceño, Marrero y Torres (2010) en su trabajo especial de grado titulado
“Propuesta de un manual de control interno de inventario para optimizar
las operaciones del área de almacén de SOLVEN, C.A. Ubicada en
Guacara-Estado Carabobo.” presentado para optar al título de Licenciado en
Administración Comercial en la Universidad de Carabobo; en una
investigación que está enmarcada bajo la modalidad de proyecto factible con
un diseño documental apoyada en un trabajo de campo y un nivel descriptivo.
Obtuvo como resultado que las dificultades existentes del control interno de
los inventarios así como también la mala gestión dentro de los almacenes. Por
lo que se recomienda la adopción del manual de control interno de inventario
propuesto, tomando en consideración que el mismo le permitirá mejorar el
desempeño de los procesos en el área de almacenes de la organización. Sirve
de guía para la presente investigación, por cuanto se maneja una problemática
muy similar ya que se busca de igual forma generar un adecuado control en los
procesos operativos de los inventarios de materiales a fin de solventar
deficiencias, mejorar la confiabilidad en la información financiera para la toma
de decisiones y disminuir costos.
Angulo y Verastegui (2008) en su trabajo especial de grado titulado
“Evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de
la dirección de mantenimiento y servicios del rectorado de la Universidad
de Carabobo.” presentado para optar al título de Licenciados en
Administración Comercial y Contaduría Pública en la Universidad de
Carabobo; en una investigación que se oriento hacia la Evaluación del control
interno de inventario en la sección de almacén de la Dirección de
Mantenimiento y Servicios del Rectorado de la Universidad de Carabobo y
permitió detectar las fallas presentes en el control de inventario de la referida
sección. Por otra parte el estudio se encuentra enmarcado dentro de una
investigación de campo de carácter descriptivo, apoyada en la revisión
documental y la muestra estuvo conformada por la misma cantidad de personas
de la población. Se obtuvo como resultado que se logro evaluar el control
interno de la sección de almacén de la Dirección de Mantenimiento y Servicios
del Rectorado de la Universidad de Carabobo, con el fin de conocer la
situación, detectar las posibles fallas presentes y lograr el manejo eficiente de
los materiales requeridos y solicitados. Este estudio constituye un aporte
porque permitió conocer las posibles fallas encontradas en el manejo del
inventario y la falta de controles existentes dentro de la sección de almacén.
Por otro lado, Carrera, Pape y Romero (2007), en su trabajo de grado
“Propuesta de Estrategias que Optimicen el Control Interno del Inventario
de Repuestos y Accesorios de la Empresa Interbuy Celular, C.A.”,
presentado para optar al título de Licenciados en Administración en la
Universidad de Carabobo; abordaron la problemática de una empresa
comercializadora de repuestos y accesorios celulares, la cual presentaba serias
debilidades en el manejo del control interno de los almacenes, por lo que su
principal objetivo fue proponer estrategias que optimizaran el control interno
de los inventarios de la empresa Interbury Celular, C.A. Su metodología estuvo
enmarcada en un proyecto factible, con un nivel descriptivo. Para poder llevar
a cabo su propuesta realizaron un cuestionario tipo entrevista, a una cantidad
de empleados de la empresa, obteniendo como información que la misma
no empleaba ningún método de valoración de inventarios, el personal
tenía poca experiencia para manejar los almacenes, deficiencia en el sistema
de identificación de inventarios y carencia de herramientas para el control
de entradas y salidas.
En base a la información obtenida basaron su propuesta en normalizar los
procesos de almacén, realizar revisiones periódicas del inventario y utilizar
herramientas tecnológicas para aprovechar la simplificación de actividades.
Esta investigación guarda una estrecha relación con el presente estudio porque
presentan dificultades similares con el inventario, a las que se les da respuesta
mediante una propuesta adaptada a las necesidades de la empresa.
Lamuraglia, Rivas y Tejera (2007), desarrollaron un trabajo de grado
titulado: “Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el
Control Interno Operativo del Inventario de Productos Perecederos
(Frutas-Hortalizas). Caso de Estudio: Catania Hipermercado C.A.
Valencia-Estado Carabobo”, presentado para optar al título de Licenciados
en Contaduría Publica en la Universidad de Carabobo; el cual surgió por la
necesidad de solventar la problemática que presenta la empresa Catania
Hipermercado, C.A, dedicada a la compra y venta de mercancías para el
consumo humano, incluyéndose dentro de estos los productos perecederos
frutas y hortalizas.
La Investigación se enmarca dentro de la modalidad de proyecto factible
a nivel descriptivo.
Por lo antes citado evidenciaron la necesidad de diseñar un manual de
normas y procedimientos para el logro de un control interno operativo efectivo
del inventario de productos perecederos (frutas- hortalizas).
La investigación mencionada se vincula con la presente, en el sentido que
propone un manual de normas y procedimientos de control interno para el
inventario, debido a deficiencias operacionales; situación similar a la planteada en
este trabajo de grado; ya que al diseñar un manual de normas y procedimientos para
este tipo de inventario, permite a la empresa observar las deficiencias operacionales
e inexistencia de procedimientos de control interno para este rubro, presentando
fallas en la segregación de funciones, manipulación y cuidado de la mercancía y
ausencia de normativas para llevar a cabo el debido control en el área.
2.2. Bases Teóricas
2.2.1. Control Interno
El control interno comprende el plan de organización en todos los

procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos
los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen
dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad
de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.
Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr
implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de
salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa. Dentro
de este orden de ideas, Catácora (1996) expresa que el control interno es:
La base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema

contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad
razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros.
Una debilidad importante del control interno, o un sistema de
control interno poco confiable, representa un aspecto negativo
dentro del sistema contable. (p. 236)
En la perspectiva que aquí se adoptara, se puede afirmar que un

departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el
riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones
tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al
mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de
consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
Después de analizar algunos conceptos con relación al control, se puede
decir que estos controles nos permite definir la forma sistemática de como las
empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en
todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer
con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas.
Sea cual sea la aplicación del control que se quiere implementar para la
mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de situaciones
inesperadas. Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos
los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o
gestión administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles de detección
de los cuales se ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este
tipo de control dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido
entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Para evaluar la
eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir
los objetivos a cumplir.
Unido a esto, Poch (1992) expresa que “el control aplicado de la gestión tiene
por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos” (p. 17). Esto deduce la
importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard (1990), asegura
“los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que
todo se encuentra en orden” (p. 33). Es bueno resaltar que si los controles se
aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una
interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema de
control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control
tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las
expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el
fin de tomar medidas y así su reiteración.
Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre
una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se
planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al
sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un
todo, para lograr el objetivo establecido por la organización.
Entrando más de lleno en el tema central, el control interno es
todo un sistema de controles financieros utilizados por las empresas,
y además, lo establece la dirección o gerencia para que los negocios
puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada,
con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la
medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables;
sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de comportamiento
para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos
de la organización fluyan con mayor facilidad.
Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o
instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de
organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad
de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la Federación de
Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1994), la define como:
El plan de organización, de todos los métodos y medidas

coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus
activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables
y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las
operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para
cada empresa (p. 310).
Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es

bueno verlo también desde un punto de vista financiero donde Holmes, (1994),
lo define como “una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y
ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización” (p. 3).
Asimismo, el concepto de control interno emitido por Redondo (1993),
es: “se debe hacer un estudio y una evaluación adecuada de control interno
existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se
limitarán los procedimientos de auditorías” (p. 267).
Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse
en dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es
el plan de organización, y todos los métodos que facilitan la planeación y control de
la empresa (planes y presupuestos). Con relación al contable, se puede decir que
comprende de métodos y procedimientos relacionados con la autorización de
transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables.
Dentro de esta perspectiva Catácora (1996), señala que “un sistema de
control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El
postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control
cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos” (p. 238). Es
notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la
consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez
a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción
de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
Sin embargo sobre este punto, es importante señalar que, para que un control
interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible,
adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la
clasificación del mismo puede ser preventiva o de detección para que sea originaria.
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante
por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las
cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de
eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar
errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad
del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término
irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles
internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros
han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la
probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe
estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione
con falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante
que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones
sobre la correcta conducción del negocio.
Según Meigs y Larsen (1994), el propósito del control interno es:
“Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse
hacia la eficaz y eficiencia de la organización” (p. 49). Esto se puede
interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se
pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de
las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el
cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.
El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos contra la
situación que se considere en peligro de pérdida, es decir, si a menudo se
presenta esta situación tratar de eliminar o reducirlas al máximo, su idea es
tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el
desempeño realizado por las políticas fijadas de la organización y por último
procurar que el control interno establecido dé como resultado, mantener a la
administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha
información sea confiable y llegue en el momento más oportuno, para así,
permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real que está
atravesando la empresa.
Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a
través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas
a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Según el
impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser
tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las
autoridades superiores. La autoridad superior del organismo debe procurar
suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores éticos
aceptados, que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y
operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y
empleados, orientando su integridad y compromiso personal.
En conclusión se puede decir, que la importancia que está adquiriendo
el control interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos
problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los
miembros de los consejos de administración asumieran de forma efectiva,
unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos
de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario
que la administración tenga claro en qué consiste el control interno para
que pueda actuar al momento de su implantación. El control interno no
tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa
confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, etc.
En consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad
de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.
2.2.2. Inventario
El inventario constituye las partidas del activo corriente que están

listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una
empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta
o actividades productivas.
Según Finney-Miller (1997), se definen los inventarios de una empresa
como la compra de artículos en condiciones para la venta. Los Inventarios
de mercancía se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor
y al detalle. Estos negocios no alteran la forma de los artículos que
adquieren para venderlos.
Un inventario es, según Fernández Fernández, (citado en González, 2008),
una acumulación de artículos y productos en el tiempo y en el espacio. Otra
definición de inventario es la que se identifica como el conjunto de artículos de
que dispone una empresa para su venta más o menos inmediata.
El inventario de mercancías lo constituyen los bienes adquiridos por la
empresa con la finalidad exclusiva de destinarlos a la venta. Los artículos
incluidos en este renglón deben estar registrados a su precio de costo.
En el caso de una empresa comercial, estará representado por la existencia
de mercancías para la venta en una fecha determinada.
Los inventarios en la empresa tienen considerable importancia, y deben
mantenerse de manera equilibrada en relación con sus ventas.
• Factores a tener en cuenta en el diseño de políticas de inventario
Cuando se va a realizar un estudio relacionado a la política de inventario

se deben tener en cuenta una serie de elementos que lo caracterizan y que están
referidos a la demanda, el plazo de suministro, el almacenamiento y el costo.
Cualquiera que sea la situación de inventario objeto de estudio, estos
elementos estarán presentes.
• Análisis de la demanda
El objetivo es determinar para cada artículo del inventario, las cantidades

requeridas siempre orientados a la necesidad del cliente, por lo que se debe
tener en cuenta:
• Clasificación de la demanda
La demanda puede ser clasificada atendiendo a diferentes criterios, dentro

de éstos se consideran tres de vital importancia.
En primer lugar se clasificará según sea nivel de dependencia de la
misma. Se considera demanda independiente a aquella que se ve influenciada
directamente por las condiciones del mercado y por tanto es independiente a la
demanda de cualquier otro artículo. Por lo general aquí agrupamos a los
productos terminados y a los aprovisionamientos. Por el contrario se
consideran demanda dependiente a aquella que depende de la demanda de otro
artículo, se relaciona con la demanda de partes o piezas de ensamble, así como
de productos en proceso por lo que la misma es generada mediante un
programa de producción o venta.
En segundo lugar se clasificaran en función del grado de conocimiento
que se tenga de la demanda, en deterministas o probabilista. Se dice que la
demanda es determinista cuando se conoce exactamente la cantidad y el
momento en que va a ser necesitado. Se dice que la demanda es probabilista
cuando no se conoce con certeza la cantidad y el momento en que van a ser
necesitados los artículos, pero si es posible conocer la distribución de
probabilidades que sigue el comportamiento de la misma.
En tercer lugar se clasifican según la frecuencia con que es demandado
el producto a lo largo del tiempo en movimiento rápido y movimiento lento.
Se considera movimiento rápido cuando un producto es demandado con
regularidad independientemente de la cantidad que se solicite, por tanto,
si un determinado producto es demandado frecuentemente, aunque cada
vez que se demande sea sólo una unidad, se puede afirmar que es de
movimiento rápido. Se consideran de lento movimiento aquellos productos
que no se demandan frecuentemente independientemente de la cantidad
que se solicite, por lo que sí un determinado producto es demandado
en un período y no es demandado regularmente en los períodos que
siguen, aunque cada vez que se necesite sea en cantidades enormes, se dice
que es de Lento Movimiento.
Plazos de entrega. Dentro del suministro resulta muy importante tener
en cuenta el tiempo de entrega, que no es más que, el tiempo que media
entre la solicitud del pedido y la recepción del mismo. Al igual que la
demanda, el tiempo de entrega puede ser determinista, si es conocido
y constante, o puede ser probabilista. Dentro de este elemento puede
también considerarse la llamada tasa de reaprovisionamiento que no
es más que la tasa a la que se recibe el producto. Si una vez que se solicita
el pedido o lote éste se recibe completamente y todo de una vez se dice
que el reaprovisionamiento es global. Si el lote se va recibiendo de forma
paulatina, se dice que el reabastecimiento es uniforme.
Política de Pedidos. La política de pedidos constituye otro aspecto que
resulta importante dentro de los sistemas de inventario, que puede interpretarse
como un enfoque para determinar cómo y cuándo reabastecer el inventario. Se
reconoce dos políticas: Revisión continua y Revisión periódica.
Revisión continua: Es una política que implica ir revisando
continuamente la posición del inventario. Cuando este llega a un nivel
previamente fijado, denominado punto de reorden, entonces se emite
un nuevo pedido por una cantidad fija de producto. En esta política
el tamaño de pedido siempre es el mismo.
Revisión periódica: En este tipo de política se revisa el nivel del
inventario en puntos fijos para determinar cuánto ordenar, tomando como base
la cantidad de producto que en ese momento existe en el inventario. De ahí que
la cantidad del pedido no es siempre fija.
• Costos asociados a la gestión de inventarios
Se consideran cuatro tipos de costos que están asociados directamente

con los costos de los inventarios y estos son:
El costo o precio de compra. Esto incluye el precio de un artículo más los
impuestos del caso y los costos de transportación.
- El costo de ordenar. Constituye el conjunto de gastos en que incurre la
empresa, al preparar y enviar las solicitudes a los proveedores. Dentro de los
costos de ordenar se incluyen gastos de cotización, teléfono, fax, mano de obra
para preparar la orden, timbres de correos, comidas, viáticos y cualquier otro
costo directo.
- El costo de conservación o mantenimiento. Están relacionados con la
permanencia de artículos en inventarios durante un período.
- El costo de conservación usualmente se carga como un porcentaje de
valor por unidad en el tiempo. En la práctica, los costos de conservación están
generalmente en el rango de quince por ciento a treinta por ciento al año.
Los costos de mantener inventario usualmente están formados por
tres componentes:
- Costo de capital. Cuando los artículos se tienen en el inventario, el
capital invertido no está disponible para otros propósitos, esto representa un
costo de oportunidades perdidas para otras inversiones, lo cual se asigna el
costo de inventario como un costo de oportunidad.
- Costo de almacenamiento. Este costo incluye costos variables del
espacio, seguros e impuesto. En algunos casos, una parte del costo de
almacenamiento es fijo, los cuales no deben de incluirse en el costo de
almacenamiento de inventario. De la misma manera, los impuestos y seguros
deben de incluirse, sólo si varían con el nivel de inventario.
- Costo de obsolescencia, deterioro y pérdida. Los costos de
obsolescencia deben asignarse a los artículos que tienen un alto riesgo
de hacerse obsoletos; entre mayor es el riesgo, mayor es el costo.
Los productos perecederos deben cargarse con los costos de deterioro cuando
el artículo se daña con el tiempo. Los costos de pérdida incluyen costos
de hurto y daños relacionados con la conservación de artículos en el inventario.
El autor considera que este costo surge cuando la cantidad que se requiere
de un bien (demanda) es mayor que el inventario disponible. Este costo
depende de cuál de los dos casos siguientes se aplica. En un caso, llamado con
faltantes la demanda excesiva no se pierde, sino que se queda pendiente hasta
que se pueda satisfacer con el siguiente reabastecimiento. Para una empresa
que incurre en un faltante temporal para cumplir con sus clientes el costo por
faltante se puede interpretar como la pérdida de la buena voluntad de los
clientes debido al retraso, su duda para realizar negocios subsecuentes con la
empresa, el costo del ingreso retrasado y el trabajo administrativo adicional.
Para un fabricante que incurre en un faltante temporal de materiales
necesarios para la producción, el costo por faltante se convierte en el costo
asociado al retraso en la terminación del proceso de producción. En el segundo
caso, llamado sin faltantes, si ocurre un exceso de demanda sobre el inventario
disponible, el distribuidor no puede esperar a la siguiente entrega normal para
reabastecer el inventario. En este caso el costo por faltante se puede ver como
la pérdida en la que se incurre por no satisfacer la demanda, más el costo de
perder negocios futuros debido a la pérdida de la buena voluntad.
El autor considera que los costos de inventarios son difíciles
de determinar, pero con persistencia se pueden estimar en forma lo
suficientemente precisa para la mayoría de los propósitos de toma
de decisiones. El costo del artículo usualmente se puede estimar
en forma directa por registros históricos. El costo del artículo es un
costo de inventario en el cual la exactitud de la estimación normalmente
es buena. El costo de ordenar pedidos también se puede determinar
de los registros de la empresa. Sin embargo, se encuentran algunas
dificultades al separar los componentes fijos y variables de este costo.
Los costos de ordenar deben incluir únicamente aquellos que varían
con el número de órdenes colocadas.
Por otra parte, el costo de conservación es más difícil de determinar
en forma precisa. Primero que nada, el costo de capital es un costo
de oportunidad que no se puede determinar a partir de registros
históricos. Se puede, no obstante, determinar un costo capital apropiado
sobre la base de consideraciones financieras. El resto de los costos de
sostenimiento, almacenamiento, deterioro, obsolescencia y pérdida
se pueden basar en los registros de la empresa y, adicionalmente
en estudios especiales de costo. El costo de almacenamiento es el
más difícil de estimar de todos los costos de inventario. Las estimaciones
se basan en el concepto de utilidades perdidas, en la práctica,
sin embargo, el problema es manejado con frecuencia indirectamente,
especificando un nivel de riesgo de almacenamiento aceptable.
Esta práctica puede ser costosa, puede implicar costos de almacenamiento
muy elevados. El problema de la medición del costo de almacenamiento
no tiene actualmente una solución satisfactoria. Se requiere más trabajo
de investigación teórica y práctica.
Clasificación de los productos en Inventario. En las empresas otro
elemento de importancia, que constituye la base de los análisis en la
administración de inventarios es la diferenciación de productos, o sea saber
cuáles son los más representativos, para ello puede aplicarse el método ABC,
basado en el principio de Pareto (que dice que se establecían dos grupos de
proporciones 80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un veinte por
ciento de población, ostentaba el ochenta por ciento de algo y el grupo
mayoritario, formado por un ochenta por ciento de población, el veinte por
ciento de ese mismo algo).
El criterio para la diferenciación puede ser el valor, la cantidad
demandada, la rotación, y otros. El plan ABC se emplea cuando una empresa
tiene un número considerado de artículos individuales, con un valor diferente
cada uno. El control de un artículo de alto valor será diferente del control de un
artículo de bajo valor. De esta manera, el plan ABC es una forma sistemática
de agrupar los artículos en clasificaciones separadas y de determinar el grado
de control de cada grupo. Una vez tabulados los costos de consumo total para
cada artículo, se listan en orden descendente, el más alto al comienzo primero
y el más bajo al final. Luego se calculan dos porcentajes: el porcentaje del
costo de cada artículo contra el costo total (el costo total de de cada artículo se
divide por el costo total de todos los artículos) y el porcentaje de unidades de
cada artículo contra el total de unidades (número total de unidades de cada
artículos dividido por el número total de unidades para todos los artículos).
Finalmente, los artículos se dividen en tres categorías:
Los artículos “A” son aquellos en los que la empresa tiene la mayor
inversión. Este grupo consiste en el 20% de los artículos de Inventario, que
absorben el 90% de la inversión de la empresa. Estos son los más costosos o
los que rotan más lentamente en el inventario. El grupo “B” consiste en
artículos correspondientes a la inversión siguiente en términos de costo. El
grupo “C” consiste normalmente en un gran número de artículos
correspondiente a la inversión más pequeña. Un gran número de estos artículos
del grupo “C” no requiere ni con mucho una inversión alta.
• Modelos utilizados para la gestión de inventarios
Existen diferentes modelos que permiten establecer políticas óptimas o

económicamente ventajosas para el manejo de los inventarios en las organizaciones.
El establecimiento de dichas políticas es básicamente un proceso de tomas de
decisiones que intentan dar respuesta a tres preguntas claves:
¿Cuándo pedir? R. – En qué momento realizar el pedido.
¿Cuánto pedir? R. – Qué cantidad pedir; o sea, cuál es el tamaño óptimo
del pedido.
¿Cuál es el costo total asociado al sistema? R. – Mínimo para el sistema
de inventario de que se trate.
Los modelos de inventarios se clasifican en dos categorías
- Modelos de Reaprovisionamiento Continuo o Modelo de Cantidad Fija
de Reorden, en los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios
decrecen hasta una cierta magnitud o “punto de pedido”. La cantidad a pedir es
el “lote económico o lote óptimo”.
- Modelos de Reaprovisionamiento Periódico o Modelo de Periodo Fijo de
Reorden, en los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente
establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo
de existencias o nivel objetivo. Tanto los modelos continuos como los
periódicos se pueden utilizar cuando la demanda determinista o aleatoria. La
explicación general de cada modelo que se presenta a continuación está
referida al comportamiento determinista y aleatorio de la demanda.
• Modelos Deterministas de Inventario. Modelo del Lote Económico

de la Cantidad Económica del Pedido (Modelo EOQ)
Este modelo fue desarrollado por Harris en 1915. Es un modelo de cantidad fija
de reorden, y utiliza una política de revisión continua. Su objetivo es determinar la
cantidad fija que se debe ordenar de cada vez y un punto de reorden que indique
cuando se debe realizar el pedido, teniendo como criterio económico el de
minimizar el costo total del inventario. El estudio y comprensión de este modelo,
conocido como modelo EOQ por sus siglas en ingles, es importante ya que este
modelo constituye el más ampliamente utilizado para el manejo del inventario con
demanda independiente. El modelo se basa en los siguientes supuestos:
Es un modelo para el manejo de un solo producto. Se conoce la demanda
del producto para un horizonte de planificación dado, generalmente un año,
siendo la tasa de demanda constante y continua.· El producto se adquiere en
lotes del mismo tamaño, que se recibe y coloca en el inventario todo de una
vez.· El tiempo de entrega es conocido y constante.· No se permite faltantes.
Se considera que los costos relevantes en esta situación son: El costo de
ordenar pedidos y el costo de conservación. Un enfoque común para desarrollar
los modelos de inventario es obtener una expresión matemática para los costos
totales de obtención y de conservación a fin de calcular el costo total de
inventario y después buscar el mínimo. Dado que en general se usa el año
como el horizonte de planificación para el inventario se empleará la base anual
para desarrollar la ecuación de costo total de inventario.
2.2.3. El Control Administrativo u Operativo
Según Cepeda (1997);
Está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y

a todos los métodos y procedimientos que están relacionados, en
primer lugar, con el debido acatamiento de las disposiciones legales,
reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de
dirección, administración y en segundo lugar, con la eficiencia de
las operaciones. (p. 236)
a. El control administrativo interno debe incluir controles tales

como análisis, estadísticas, informes de actuación, programas de
entrenamiento del personal y controles de calidad. Los elementos
del control administrativo interno son:
- Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
- Clara definición de funciones y responsabilidades.
- Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación
con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección
contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
- El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de
evaluación independiente, representada por la auditoria interna a cargo de la
responsabilidad de revisar políticas, disposiciones legales y reglamentarias,
prácticas financieras y operaciones en general como un servicio constructivo y
de protección para los niveles de dirección y administración.
- La disposición de los controles anteriores de tal manera que estimulen y
obtengan una completa y continúa participación de los recursos humanos de las
entidades y de sus habilidades específicas.
b. Otro tipo de control es el operativo de gestión, orientado a procesos y
tareas ya ejecutados. Se trata de procedimientos diseñados para tener un control
permanente de los procesos con el fin de velar por el mantenimiento de ciertos
estándares de desempeño y calidad que sirvan como base de comparación con
lo presupuestado. Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos
y métodos que se necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.
Cepeda (1997) considera una serie de pasos, indispensables para un
control interno sólido,los cuales son:
- Establecer áreas de responsabilidad: Toda organización debe indicar
claramente las personas o los departamentos responsables de funciones tales
como ventas, compras, recibo de mercancías, pago de facturas y mantenimiento
de registros contables.
- Establecer procedimientos de rutina para procesar cada tipo de transacción:
Si la gerencia debe dirigir las actividades de un negocio de acuerdo con un
plan, cada transacción debe pasar por cuatro etapas separadas: debe ser
autorizada, aprobada, ejecutada y registrada.
- Segregación de funciones: Quizás el concepto más importante
en el logro del control interno es una apropiada segregación o separación
de funciones. Las responsabilidades deben ser asignadas de manera
tal que ninguna persona o ningún departamento maneje una transacción
completamente desde el principio hasta el final. Cuando las funciones
se dividen de esta forma, el trabajo de un empleado sirve para verificar
el de otro y cualquier error que ocurra tiende a ser detectado rápidamente.
2.3. Definición de Términos
Almacén: Es un lugar especialmente estructurado y planificado

para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable
de la empresa, antes de ser requeridos para al administración, la producción
o al venta de artículos o mercancías.
Control: Es la comprobación, intervención, inspección, dirección
de normas para el cumplimiento de los objetivos.
Estrategias: Una estrategia es el conjunto de acciones que se implementarán
en un contexto determinado con el objetivo de lograr el fin propuesto.
Inventario: se consideran inventarios todas las materias primas,
los materiales, suministros, productos totalmente elaborados, productos
en proceso de elaboración, recursos renovables, recursos no renovables,
y todos los bienes con que cuenta la empresa, los cuales se utilizan como
base para procesos de transformación, adición, subdivisión, coproducción
o acondicionamiento de otro producto.
Planificación: Es el proceso de definir el curso de acción y los
procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan
establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado
Políticas: se entenderá por políticas al conjunto de criterios generales que
establecen el marco de referencia para el desempeño de las actividades en
materia de obra y servicios relacionados con la misma. Constituirán el
instrumento normativo de más alta jerarquía en la materia al interior de la
universidad y servirá de base para la emisión de los lineamientos.
Requisición: es la vía por la cual se notifica a los departamentos
de compras, acerca de las unidades que existen. Una vez que la requisición de
materiales es emitida por la unidad solicitante, esta debe ser enviada al
departamento de Compras, previa aprobación de las personas que tienen
autorización de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.
Supervisión: Es la actividad de apoyar y vigilar la coordinación
de actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1. Tipo y Diseño de la Investigación
Toda investigación posee características fundamentales de acuerdo

a lo que se desea abordar, y es a través de lineamientos preestablecidos como
se logran los objetivos que se persiguen, de manera optima. A tal efecto, este
estudio tuvo como finalidad evaluar la situación existente en los procesos
de almacenamiento y despacho de materiales y suministros de la Universidad
José Antonio Páez; para la implementación de Estrategias Operativas para
optimizar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y
suministros se encuentra enmarcado dentro de una investigación descriptiva,
con un diseño de campo apoyado en la revisión documental.
Según Tamayo y Tamayo (1993), una investigación de campo “es aquella
que comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la
naturaleza actual, composición o proceso de los fenómenos tomados
directamente de la realidad” (p. 35). El estudio constituye una investigación de
campo, debido a que se realizó sin manipular deliberadamente variables, solo
se observaron los fenómenos tal y como se dan en su contexto natural en un
momento determinado, para después analizarlos. Por consiguiente, se recopiló
la información en forma directa, obteniendo datos primarios, al hacer acto de
presencia en la cotidianidad operativa de la Institución.
En el mismo sentido, de acuerdo a las características de los objetivos
formulados y a la naturaleza del presente estudio, se enmarcó dentro de la
modalidad de un proyecto factible, que de acuerdo con el Manual de Trabajos
de Grado y Tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental
Libertador (UPEL, 2011), define proyecto factible como la elaboración de una
propuesta, de un modelo operativo viable para solucionar problemas,
requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales, ya que se
analizó sistemáticamente la realidad de la institución, en cuanto a la eficiencia
de los controles internos aplicado en la sección de almacén, describiendo el
manejo y resguardo de los materiales y suministros.
FASE I: Diagnosticar la situación existente en los procesos de

almacenamiento y despacho de materiales y suministros de la Universidad
José Antonio Páez en el municipio San Diego, estado Carabobo.
Para el desarrollo de esta fase, se utilizaron las técnicas de recolección de

datos que permitieron reflejar la variedad y diversidad de las situaciones.
De acuerdo con la metodología empleada para el desarrollo de la
investigación, la selección de los sujetos de estudio se hace a través
de la escogencia de la población.
Según Fidias (2006) “la población se refiere al conjunto para la cual
serán validas las conclusiones que se obtengan, o los elementos o unidades
a las cuales se refiera la investigación” (p. 31).
Ahora bien, la población de esta investigación está representada
por el personal que labora en la Dirección General de Administración de la
Universidad José Antonio Páez, que es el departamento encargado del proceso
de almacenamiento y despacho de materiales y suministros, el cual está
constituido por 12 personas; es por ello que se escogieron como muestra
la misma cantidad de personas de la población.
Dentro de este marco, Hernández, Fernández y Baptista (2006) definen la
muestra como “un subconjunto de la población de interés sobre el cual se
recolectaran datos, y que tiene que definirse de antemano con precisión, este
deberá ser representativo de la población”.
Por lo que la muestra refleja las características que definen la población y
a su vez representa en términos porcentuales el 100 por ciento de la población.
Sabino (1992) define que “un instrumento de recolección de datos
es en principio, cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse
a los fenómenos y extraer de ellos información para posteriormente analizar
y tomar decisiones” (p. 143).
En el caso de esta investigación se utilizaron como técnicas la
observación directa y la encuesta, apoyada en los instrumentos: la lista de
verificación y la entrevista semiestructurada tipo cuestionario respectivamente.
Según Fidias (2006) la observación “es un técnica que consiste en
visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho,
fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en
función de unos objetivos de investigación preestablecidos” (p. 69).
De este modo, la observación directa es una de las técnicas utilizadas para
la búsqueda y obtención de datos necesarios para resolver el problema, lo cual
permite detectar opiniones y situaciones que proporcionan aspectos importantes
relacionados con la investigación. Todo ello, con la finalidad de tener una visión
más amplia de la situación presentada en la sección de almacenamiento y
despacho de materiales y suministros de la Universidad José Antonio Páez.
De igual manera Fidias (ob. cit.), define la lista de verificación como
“un instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de un aspecto
o conducta a ser observada” (p. 70).
La lista de verificación de esta investigación se elaboró tomando como
base los 15 principios básicos del almacén de García Cantú (2005), con el
objetivo de exponer la presencia o ausencia de los mismos en la sección
de almacenamiento y despacho de materiales y suministros de la Universidad
José Antonio Páez.
FASE II: Identificar los factores que inciden en el manejo óptimo del
inventario de materiales y suministros de la Universidad José
Antonio Páez en el municipio San Diego, estado Carabobo.
La segunda técnica que utilizada para el desarrollo de esta investigación

fue la entrevista semiestructurada, que de acuerdo a lo planteado por Fidias
(ob. cit.), es aquella que “aunque exista una guía de preguntas, el entrevistador
puede realizar otras no contempladas inicialmente” (p. 73). Lo anteriormente
expuesto se debe a que una respuesta puede dar origen a una pregunta adicional
o extraordinaria, por esta razón se dice que la entrevista semiestructurada es
una técnica que se caracteriza por su flexibilidad.
El instrumento utilizado para desarrollar esta técnica fue el cuestionario,
que constituye el instrumento de recolección de datos por excelencia.
Según Baptista (1992), el cuestionario consiste en “un conjunto de
preguntas respecto a una o mas variables a medir” (p. 285).
En el caso concreto de este estudio, se aplicó un cuestionario de
preguntas abiertas y cerradas o de selección simple, con la finalidad de recabar
la información que permitió evaluar los controles internos de inventarios que
debe llevar a cabo la sección de almacenamiento y despacho de materiales y
suministros de la Universidad José Antonio Páez.
FASE III Elaborar estrategias operativas a través de un plan

permanente para optimizar los procesos de almacenamiento y
despacho de materiales y suministros de la Universidad José Antonio
Páez en el municipio San Diego, estado Carabobo
El propósito del análisis es resumir y comparar las observaciones llevadas a

cabo en forma tal que sea posible materializar los resultados de la investigación
con el fin de proporcionar respuestas a los interrogantes de la investigación.
En este sentido, Orozco y Labrador (2002) opinan que las técnicas
de procesamiento y análisis de datos corresponde a “la explicación de
cómo serán tratados los datos recolectados para hacer la evaluación
del fenómeno que representan”.
Por ello, una vez aplicados los instrumentos para la recolección
de la información necesaria y dar respuesta a los objetivos específicos
planteados, se procedió a su análisis e interpretación mediante la
utilización del método cualitativo.
En esta perspectiva, Hurtado y Toro (1998) definen como investigación
cualitativa “la que usa herramientas de obtención y manejo de información que
no parten de la necesidad de utilizar las estadísticas o matemáticas para llegar
a conclusiones” (p. 41).
De allí radica la importancia de la fase de análisis de datos que se
produce inmediatamente después de la etapa de recogida la información; y que
se caracteriza por una gran complejidad al interpretar el lenguaje de cada una
de las personas entrevistadas.
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
4.1. Análisis y Presentación de Resultados
En este aparte se presentan los resultados de la investigación con el fin de

alcanzar los objetivos propuestos; se procedió a realizar los análisis de la
información que se obtuvo mediante los dos instrumentos aplicados: la lista de
verificación y la encuesta que consto de una entrevista semiestructurada
conformada por 14 preguntas abiertas, cerradas o de selección simple.
Primeramente se presenta un análisis general del primer instrumento que
se aplico que fue la lista de verificación; donde se desarrollan las debilidades
que se observaron en este sector de la organización.
Luego se presenta un análisis frecuencia y porcentual, los cuales fueron
obtenidos de cada una de las preguntas de la entrevista que fue el segundo
instrumento utilizado.
A continuación se presentan los resultados obtenidos en las fases
correspondientes.
4.1.1. FASE I: Diagnosticar la situación existente en los procesos de

almacenamiento y despacho de materiales y suministros de la Universidad
José Antonio Páez en el Municipio San Diego, estado Carabobo.
En la página siguiente se presenta el cuadro que contiene la lista de

verificación utilizada para lograr el diagnóstico requerido.
Cuadro 1
Lista de verificación
Nº ASPECTO A OBSERVAR SÍ NO
1 ¿La custodia fiel y eficiente de los materiales y suministros se encuentra
X
siempre bajo la responsabilidad de una sola persona?
2 ¿El personal de almacén es asignado a funciones especializadas solo

X
con inventario?
3 ¿Existe una sola puerta o acceso al almacén? X
4 ¿Se lleva un registro al día de todas las entradas y salidas de materiales? X
5 ¿Existe un verdadero control de inventario? X
6 ¿Los materiales y suministros son codificados o identificados para tener un

X
nombre común para todos los departamentos?
7 ¿La identificación de cada material esta codificada? X
8 ¿El almacén esta ordenado de manera que cada material esta ubicado según
X
su clasificación e identificación en los pasillos, estantes o espacio destinado?
9 ¿Los inventarios físicos se hacen únicamente por personal ajeno al almacén? X
10 ¿Toda operación de entrada o salida del almacén debe ser soportada con
X
documentación autorizada según sistemas existentes?
11 ¿La entrada al almacén esta prohibida a toda persona que no este asignada a
el, y es restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de X
control de inventarios?
12 ¿La disposición del almacén es flexible para poder realizar modificaciones

X
pertinentes con mínima inversión?
13 ¿Los materiales almacenados son fáciles de ubicar? X
14 ¿La disposición del almacén es la de facilitar el control de los materiales? X
15 ¿El área ocupada por los pasillos respectote la del total del almacenamiento
X
propiamente dicho, es tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación?
Fuente: Degano, 2013
Según lo observado en la lista de verificación se pudo constatar que el

referido almacén no demuestra un control exhaustivo de los materiales y
suministros que acopia. En materia de seguridad no disponen de un personal
que custodie, asimismo carece de espacio suficiente a bien de que el referido
material goce de condiciones y cuidados óptimos, esto contribuye a la mala
organización y desorden del personal que se encuentra destinado a laborar
en esa área. Otra debilidad que se observa es la falta de control de la entrada
y salida de materiales; debido a esto, no hay un claro control de la existencia
y nadie se da cuenta a la hora de que falta algún material.
4.1.2. Fase II: Identificar los factores que inciden en el manejo

óptimo del inventario de materiales y suministros de la Universidad José
Antonio Páez en el municipio San Diego, estado Carabobo
• Resultados de la entrevista semiestructurada
Siguiendo con el desarrollo de la investigación, a continuación se

presentan los resultados obtenidos de la aplicación de la entrevista
semiestructurada, con los cales se pudo conocer cómo es el manejo del
inventario de materiales y suministros en la Universidad José Antonio Páez.
Esta entrevista fue aplicada a una muestra 12 personas quienes laboran en
la Dirección General de Administración, ya que cuentan con la experiencia,
conocimientos y habilidades necesarias.
1. ¿La Universidad José Antonio Páez cuenta con un recinto propio para
el almacenamiento de materiales y suministros?
Tabla 1
Recinto Propio
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE (%)
SÍ 12 100
NO 0 ---
Total 12 100
Fuente: Elaborada con datos tomados de la encuesta.
0%
100%
SÍ NO
Gráfico 1. Recinto Propio. Elaborado con datos tomados de la Tabla 1.
Como se puede evidenciar en la gráfica, el 100 por ciento de los

encuestados considera que la universidad José Antonio Páez cuenta con un
recinto propio para el almacenamiento de materiales y suministros. Esto indica
que la institución se encuentra capacitada para el resguardo de los materiales y
suministros necesarios para cumplir sus funciones.
2. ¿En que área de la Universidad José Antonio Páez esta situado el almacén de
materiales y suministros?
Tabla 2
Área

Administración 12 100
Recursos Humanos 0 ---
Almacén 0 ---
Total 12 100
0%
100%
SÍ NO
Gráfico 2. Área. Elaborado con datos tomados de la Tabla 2.
Al observar la gráfica se puede apreciar, que un 100 por ciento de los

empleados de la Universidad José Antonio Páez contesto que el almacén de
materiales y suministros está situado en el departamento de administración.
Esto refleja que dicha área resulta la más favorable para la institución al
momento de resguardar sus materiales y suministros.
3. ¿A que departamento o dependencia está adjunto el almacén de
Tabla 3
Departamento o Dependencia
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Administración 8 67
Dirección General de Administración 4 33
Otro 0 ---
Total 12 100
33% 0%
67%
Administración
Direccion General de Administración
Otro
Gráfico 3. Departamento o Dependencia. Elaborado con datos tomados de la Tabla 3.
Luego de observar los resultados, se entiende que un 67 por ciento de los

encuestados considera que el departamento o dependencia donde esta adjunto
el almacén de materiales y suministros es el departamento de administración,
mientras que el 33 por ciento restante piensa que es en el departamento de
dirección gerencial de administración. Destacando que estas dos opciones son
el mismo departamento, esto indica que la universidad si posee un dependencia
concreto que se encargue del almacenamiento de sus materiales y suministros.
4. ¿El personal responsable del almacén fue asignado por su experiencia
en esta materia?
Tabla 4
Responsable-Experiencia
SÍ 4 33%
NO 8 67%
Total 12 100
33%
67%
SÍ NO
Gráfico 4. Responsable-experiencia. Elaborado con datos tomados de la Tabla 4.

Según los resultados arrojados en este gráfico, el 67 por ciento de los
encuestados consideran que el personal responsable del almacén no fue
asignado por su experiencia en la materia, mientras que el 33 por ciento
respondió de manera contraria. Esto indica que para la mayoría de los
empleados de la institución el personal de almacén no cuenta con la suficiente
experiencia para llevar a cabo las actividades que conllevan el cargo asignado.
5. ¿El manejo del almacén está reglamentado?
Tabla 5
Reglamentación

SÍ 10 83
NO 2 17
Total 12 100
17%
83%
SÍ NO
Gráfico 5. Reglamentación. Elaborado con datos tomados de la Tabla 5.
Tal como se observa en el gráfico, un 83 por ciento de los encuestados

considera que el manejo del almacén se encuentra reglamentado, mientras que
el 17 por ciento restante opina de manera contraria. Esto indica que la
Universidad José Antonio Páez debe manifestar a sus empleados en general el
reglamento en cuanto al manejo del almacén de sus materiales y suministros.
6. ¿Que tipos de lineamientos orientan al personal encargado del almacén?

Tabla 6
Tipo de Lineamientos
Reglamento interno 11 92
Manual de procedimientos 0 ---
Convenios con proveedores 1 8
Manual de la organización 0 ---
Total 12 100

8%
0%
0%
92%
Reglamento interno Manual de procedimientos

Convenio con proveedores Manual de la organización
Gráfico 6. Tipo de Lineamiento. Elaborado con datos tomados de la Tabla 6.
Sobre la pregunta referente a los tipos de lineamientos para el personal

encargado del almacén, un 92 por ciento de los encuestados contestó que se
rige por medio de un reglamento interno, mientras que el 8 por ciento restante
afirma que son los convenios con proveedores. Esto refleja que la Universidad
José Antonio Páez debe difundir de manera clara y concreta los lineamientos
que sirven de orientación para el personal.
7. ¿Se verifica la recepción de materiales y suministros contra factura
o remisión?
Tabla 7
Verificación

SÍ 9 75
NO 3 25
Total 12 100
25%
75%
SÍ NO
Gráfico 7. Verificación. Elaborado con datos tomados de la Tabla 7.
Se aprecia que el 75 por ciento de los encuestados considera que existe

una verificación en la recepción de materiales y suministros contra factura o
remisión, mientras que el otro 25 por ciento contestó negativamente.
8. Se clasifican los materiales y suministros de acuerdo a:
Tabla 8
Clasificación de Materiales y Suministros
tipo 10 83
utilidad 0 ---
demanda 2 17
Total 12 100
17%
0%
83%
Tipo Utilidad Demanda
Gráfico 8. Clasificación de Materiales y Suministros. Elaborado con datos

tomados de la Tabla 8.
Como se puede observar, cuando se aplicó el instrumento a los encuestados,

el 83 por ciento contestó que los materiales y suministros se clasifican de acuerdo
a su tipo y el 17 por ciento restante considera que se clasifican de acuerdo a la
demanda. Esto indica que varios de los empleados de la institución no poseen
conocimiento sobre lo referente al almacén de materiales y suministros.
9. ¿Se emplea un sistema de cómputos para el manejo del almacén?
Tabla 9
Sistema de Cómputos

SÍ 12 100
NO 0 ---
Total 12 100
0%
100%
SÍ NO
Gráfico 9. Sistemas de Cómputos. Elaborado con datos tomados de la Tabla 9.
Como se aprecia en este gráfico, la totalidad de los encuestados considera

que existe un manejo de cómputos para el control del almacén. Esto refleja que
la Universidad José Antonio Páez no cuenta con un sistema computarizado con el
cual pueda controlar el almacén de materiales y suministros de manera eficiente.
10. ¿Quiénes tienes acceso al almacén?
Tabla 10
Acceso al Almacén

Solo el encargado 1 8
El encargado y el jefe de la dependencia 4 33
todos los empleados 7 58
Total 12 100

8%
34%
58%
Solo el encargado
El encargado y el jefe de la dependencia
Todos los empleados
Gráfico 10. Acceso al Almacén. Elaborado con datos tomados de la Tabla 10.
Se observa que un 59 por ciento de los encuestados considera que todos los
empleados de la institución tienen acceso al almacén, seguido por un 33 por ciento
que piensa que solo el encargado y jefe de la dependencia, y un 8 por ciento
considera que solo el encargado tiene acceso. Esto indica que los empleados de la
Universidad José Antonio Páez poseen poco conocimiento sobre la reglamentación
correspondiente al manejo del almacén de materiales y suministros.
11. ¿La asignación del espacio para el almacén permite la fácil
localización de los materiales y suministros?
Tabla 11
Fácil Localización de Materiales

SÍ 3 25
NO 9 75
Total 12 100
25%
75%
SÍ NO
Gráfico 11. Fácil Localización de Materiales. Elaborado con datos tomados

de la Tabla 11.
El 75 por ciento de los encuestados considera que la asignación del espacio

para almacén facilita la localización de materiales y suministros, mientras que el
25 por ciento restante opina de manera contraria. Esto indica que para algunos
empleados es difícil la localización de los materiales dentro del almacén.
12 ¿Es suficiente el espacio dispuesto para surtir a todas las dependencias?
Tabla 12
Espacio Suficiente

SÍ 2 17
NO 10 83
Total 12 100
17%
83%
SÍ NO
Gráfico 7. Verificación. Elaborado con datos tomados de la Tabla 12.
Por referencia al gráfico, se observa que el 83 por ciento de los empleados

de la Universidad José Antonio Páez considera que el espacio para surtir a
todas las dependencias no es suficiente, mientras que el 17 por ciento opina
que sí. Esto refleja que la Universidad debe adaptar un área que cuente con el
espacio suficiente para el surtimiento de los materiales y requerimientos.
13. ¿Hay alguna persona que supervise al encargado del almacén?
Tabla 13
Supervisor

SÍ 9 75
NO 3 25
Total 12 100
25%
75%
SÍ NO
Gráfico 13. Supervisor. Elaborado con datos tomados de la Tabla 13.
Como bien puede observarse en el gráfico presentado, el 75 por ciento de

los encuestados considera que hay una persona que entre funciones está la de
supervisar al encargado del almacén, mientras que el 25 por ciento restante
responde de manera contraria.
14. ¿Cada cuanto tiempo se hace el inventario de materiales y suministros?
Tabla 14
Tiempo de Inventario
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Semanal 0 ---
Mensual 0 ---
Anual 5 42
Nunca 7 58
Total 12 100
0% 0%
42%
58%
Semanal Mensual Anual Nunca
Gráfico 14. Tiempo de Inventario. Elaborado con datos tomados de la Tabla 14.
Se observa que el 58 por ciento de los encuestados opina que el inventario

de materiales no se realiza nunca y un 42 por ciento restante respondió que se
realiza anualmente. Esto hace notar que la Universidad debe establecer un mayor
control con respecto al inventario del almacén de sus materiales y suministros.
4.2. La Propuesta
4.2.1 Presentación de la Propuesta
La propuesta aquí presentada, cuyo titulo es “Estrategias operativas para

suministros de la Universidad José Antonio Páez, en el municipio san diego del
estado Carabobo”, consta de una serie de estrategias que formulan el control
interno del almacén, en relación al almacenamiento y despacho de materiales y
suministros. En vista de que la organización no cuenta con un sistema optimo
para el control interno del almacén, se genera cierta incertidumbre con respecto
al desempeño del mismo.
4.2.2. Justificación de la Propuesta

La creación de esta propuesta se debe, en gran medida, al poco orden
sistemático donde se evidencian las debilidades considerables en el proceso de
almacenamiento y despacho de materiales y suministros en la Universidad José
Antonio Páez.
Esta propuesta es necesaria ya que se evidencian fallas considerables en
el proceso de almacenamiento y despacho de materiales y suministros, las
cuales afectan de forma negativa el día a día de la institución.
Por último, mediante el análisis realizado de la institución, se observa
claramente que no se posee unas políticas de inventario que proporcionen una
normalización de los procedimientos del almacén.
4.2.3. Objetivos de la Propuesta

4.2.3.1. Objetivo General
Elaborar estrategias operativas a través de un plan permanente para
suministros de la Universidad José Antonio Páez en el municipio San Diego,
estado Carabobo.
4.2.3.2. Objetivos Específicos
Adquirir un programa computarizado de datos de control de inventario

para registrar rigurosamente las entradas y salidas de materiales y suministros.
Diseñar un Taller de Formación y Adiestramiento Profesional orientado
a capacitar al personal de la Dirección General de Administración sobre la
gestión de manejo de inventarios.
Controlar las entradas y salidas del almacén, implementando
procedimientos y niveles de supervisión para reducir o eliminar las perdidas
4.2.4. Ventajas y Beneficios
Presentar un optimo manejo del inventario.

Un mejor control interno de los materiales del almacén.
Adquirir nuevas tecnologías para facilitar el trabajo.
Capacitar a los trabajadores para que también crezcan como profesionales.
4.2.5. Desarrollo de la Propuesta
A. Adquirir un programa computarizado de datos de control de inventario

para registrar rigurosamente las entradas y salidas de materiales y suministros.
El sistema debe reflejar el tipo de material con la respectiva codificación

y su existencia, como también la entrada y salida del material, a fin de que se
logre en materia contable un óptimo control interno del mismo.
Para lograr un eficiente control de la base de datos en el sistema, se
deberá reflejar un formato o formulario denominado “Requisición de material”
para facilitar y dar un óptimo rendimiento de tiempo a toda dependencia que
requiera del material solicitado.
Ahora bien, en materia contable este sistema automatizado deberá
mostrar una relación del material que se encuentre dañado para que
el mismo sea devuelto a su lugar de origen; además, al momento de
practicar una auditoria el sistema no refleje dicho material como disponible.
Asimismo el material que se encuentre en la existencia del sistema
debe coincidir con el material que haya en el almacén como tal.
Es de hacer notar que esta propuesta tiene como finalizar el orden,
la tranquilidad y seguridad de toda persona que labore como empleado y
encargado del depósito, obteniendo un mejor desempeño de sus funciones.
Para lograr lo planteado, se hace necesario la adquisición de un programa
computarizado que cumpla con las siguientes especificaciones:
- Todas las entradas y salidas de materiales deben ser reflejadas en el
sistema, siendo además debidamente soportadas por sus facturas,
órdenes de compra, notas de entrega, requisiciones de material o
cualquier otro formato necesario.
- Si se requiere alguna información sobre algún material, solo con
introducir el nombre o código respectivo, el sistema debe proporcionar:
tipo de material y sus características, cantidad en existencia, proveedor
principal y ubicación en el almacén.
- El sistema debe tener la capacidad de poder consultar el inventario,
visualizando la existencia de todos los materiales y suministros a través
de un listado con sus respectivos códigos, presentación, cantidad inicial
y existencia actual.
- El sistema también debe presentar, al introducir las facturas, el monto
del inventario en existencia, monto de las entradas y de las salidas en
bolívares, tanto como por material, como en general.
- Como debe ser un sistema confiable y seguro, solo debe haber
una persona autorizada para modificar los datos del inventario
de materiales y suministros; esta responsabilidad la tendrá
el encargado del almacén.
B. Diseñar un Taller de Formación y Adiestramiento Profesional

orientado a capacitar al personal de la Dirección General de Administración
sobre la gestión de manejo de inventarios.
El Taller debe contener la explicación suficiente y necesaria para

manejar el sistema computarizado adquirido para el control de inventario
de materiales y suministros
Instruir sobre la planeación de necesidades de materiales y suministros
que permitan establecer las cantidades adecuadas a fin de evitar fallas o excesos
de existencia; así como el monitoreo continuo de las existencias del inventario.
Poner a disposición de los participantes un manual de procedimientos
el que contenga los pasos a seguir en cuanto al control de inventario de
materiales y suministros.
C. Controlar las entradas y salidas del almacén, implementando

procedimientos y niveles de supervisión para reducir o eliminar las pérdidas.
Implementar órdenes de entrada y salida de mercancía mediante

un formulario:
Para la salida del inventario el formulario Requisición de Materiales (ver
Anexo B) deberá tener especificada la cantidad de material, tipo de material,
fecha de entrega. Y para la entrada será la factura junto con la requisición
aprobada y la orden de compra.
Políticas de manejo de inventario
Todo el proceso de entradas y salidas de inventario se regirá bajo los

principios de transparencia y control.
Toda mercancía que entre o salga del almacén debe estar documentada
con las notas de entrada y salida respectivas.
Las notas de entrada y salida de mercancía deben ir firmadas por el
supervisor del almacén.
Las notas de entrada y salida de mercancía deben registrarse en un
sistema de control de inventario.
Toda mercancía que ingrese al almacén debe ser identificada con su
respectiva etiqueta o codificación.
Cuadro 2
Resumen de la Propuesta
ÍTEM ESTRATEGIAS TÁCTICAS ACCIONES RESPONSABLES MESES
1 Adquirir un programa Indagar en el Seleccionar y Dirección 1

computarizado de datos de mercado sobre adquirir el General de
control de inventario para los diferentes programa Administración.
registrar rigurosamente las programas requerido.
entradas y salidas de computarizados
materiales y suministros. de control de
inventario, para
identificar el que
cumpla con las
exigencias
requeridas por La
Universidad
*Explicar a fondo
como utilizar el
sistema
computarizado
Diseñar un Taller de adquirido para el
Formación y Adiestramiento *Taller de control del
Profesional orientado a formación y inventario.
adiestramiento. Dirección
capacitar al personal de la *Instruir al
2 General de 2
Dirección General de personal sobre la Administración.
Administración sobre la *Manual de planeación de las
gestión de manejo de procedimientos necesidades de
inventarios. materiales. *Poner
a disposición de
los trabajadores un
manual de normas
y procedimientos.
Controlar las entradas y *Políticas de Implementar
salidas del almacén, manejo de órdenes de entrada Encargado del
implementando inventarios. y salida de almacén de
3 1
procedimientos y niveles de materiales materiales y
supervisión para reducir o *Utilizar formatos mediante un suministros
eliminar las pérdidas. necesarios. formulario
Fuente: Degano, 2013
4.2.6. Factibilidad de la Propuesta
Factibilidad Institucional: desde el punto de vista institucional la

propuesta es factible, dado que existe la disposición de parte de la organización
en poner en práctica las estrategias planteadas.
Factibilidad Operativa: si lo vemos desde el punto de vista operativo, la
propuesta es factible ya que al aplicar las estrategias que se plantean, el
almacén tendrá un mejor control de las entradas y salidas de materiales y
suministros, así como un mejor almacenamiento.
Factibilidad Técnica: desde el punto de vista técnico, la propuesta es
factible, dado que la empresa cuenta con los recursos tecnológicos y técnicos
para llevarla a cabo.
Factibilidad Económica: económicamente la propuesta es factible, ya
que no requiere de un gran desembolso de dinero por parte de la organización.
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
El presente trabajo de investigación se desarrolló con el propósito de

diseñar un conjunto de estrategias operativas que permitan un óptimo
desempeño del almacenamiento y despacho de materiales y suministros en la
Universidad José Antonio Páez, y así contar con un mejor control interno de lo
que es el inventario.
Por medio de una serie de instrumentos y un exhaustivo análisis, se
obtuvo información sobre los procedimientos aplicados en almacén de
materiales y suministros. De este análisis se determinó que, a pesar de que
existe cierto tipo de control y un grupo de procesos a la hora de
almacenamiento y despacho, éstos no son del todo confiables ya que presentan
ciertas fallas y debilidades que se pretenden solucionar con la propuesta.
Esta situación somete a la organización a una serie de riesgos como es el
desconocimiento de cuánta existencia queda en el almacén, o el riesgo de la
pérdida de materiales por hurto o daño.
Se pudo observar que los actuales procesos llevados a cabo en el área de
almacenamiento y despacho de materiales y suministros no son del todo
efectivos, ya que se presentan cierto tipo de irregularidades, usos inadecuados,
fraudes o pérdidas activos lo redunda en pérdida para la institución.
Las fallas y debilidades observadas en la organización sirvieron de
argumento para desarrollar el modelo de propuesta realizada en la presente
investigación, la cual aportará elementos fundamentales para un óptimo y
transparente control del inventario del almacén de materiales y suministros.
El éxito de esta propuesta dependerá en gran medida de la comprensión que
tenga la gerencia sobre ella; dejando en claro que la propuesta es susceptible a
cambios generados por la gerencia pero sin modificar su propósito principal.
5.2. Recomendaciones
Con base en lo planteado se precisan las siguientes recomendaciones:
Emisión de un listado de inventario previo al conteo físico de
las existencias.
Controlar las entradas y salidas de materiales y suministros,
implementando los procedimientos antes mencionados y los adecuados niveles
de supervisión para reducir las pérdidas, para lo cual se recomienda la
adquisición de un sistema computarizado de datos de control de inventario
cónsono con las necesidades o debilidades diagnosticadas.
Capacitar al personal para el óptimo manejo del almacén, en conjunción
con el sistema de datos que éste debe poseer para su eficiente desempeño,
aprovechando las herramientas tecnológicas y utilizando los beneficios de
simplificación de actividades.
Asignar al personal las funciones y responsabilidades necesarias para el
óptimo desenvolvimiento del almacén.
Realizar revisiones trimestrales a los procesos, ya que esto permitirá
detectar las fallas y corregirlas para solucionar los problemas.
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Pérez, Y. y Ramírez, E. (2011). Propuestas de un Manual de Normas y
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Estudio: Empresa Summer Stere C.A. Trabajo de grado. Universidad de
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Poch, R. (1992). Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda
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Redondo, A. (1993). Curso Práctico de Contabilidad General. Décima Edición.
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Sabino, C. (1992). El proceso de Investigación. Editorial Panapo. Caracas
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Tamayo y Tamayo. (1993). El proceso de la Investigación Científica. Editorial
Lisma. México.
Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (2011). Manual de Trabajos
de Grado y Maestría y Tesis Doctorales. 4ª edición. FEDUPEL. Caracas.
ANEXO A

El siguiente cuestionario corresponde a la aplicación de un instrumento

de recolección de datos tipo entrevista semiestructurada; con respuestas
cerradas de tipo dicotómicas y algunas de selección simple, el cual es necesario
para el desarrollo del proyecto de grado titulado: “ESTRATEGIAS
OPERATIVAS PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS DE
ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES Y
SUMINISTROS DE LA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ, EN EL
MUNICIPIO SAN DIEGO DEL ESTADO CARABOBO”
Las respuestas que sean emitidas a través de este instrumento de

recolección de datos son de carácter estrictamente confidencial y sólo serán
utilizadas con fines investigativos, por tal motivo le solicito su máxima
colaboración al responder con objetividad.
Muchas gracias por su apoyo.
Michele Degano
PREGUNTAS
1. ¿La Universidad José Antonio Páez cuenta con un recinto propio para el
almacenamiento de materiales y suministros?
SÍ _____ NO ____
2. ¿En que área de la Universidad José Antonio Páez esta situado el almacén de
Administración _____ Recursos Humanos _____ Almacén____
3. ¿A qué departamento o dependencia esta adjuntos el almacén de materiales y

suministros?
______________________________________________________
4. ¿El personal responsable del almacén fue asignado por su experiencia en

esta materia?
SÍ _____ NO ____
5. ¿El manejo del almacén está reglamentado?
SÍ _____ NO ____
6. ¿Que tipos de lineamientos orientan al personal encargado del almacén?
Reglamento interno ___ Manual de procedimientos ___
Convenios con proveedores ___ Manual de la organización ___
7. ¿Se verifica la recepción de materiales y suministros contra factura o remisión?
SÍ_____ NO______
8. Se clasifican los materiales y suministros de acuerdo a:

Tipo _____ Utilidad ____ Demanda ____
9. ¿Se emplea un sistema de cómputos para el manejo del almacén?

SÍ_____ NO______
10. ¿Quiénes tienes acceso al almacén?
Solo el encargado _____ El encargado y el jefe de la dependencia ____

Todos los empleados ____
11. ¿La asignación del espacio para el almacén permite la fácil localización de los
SÍ _____ NO ____
12. ¿Es suficiente el espacio dispuesto para surtir a todas las dependencias?
SÍ _____ NO ____
13. ¿Hay alguna persona que supervise al encargado del almacén?
SÍ _____ NO ____
14. ¿Cada cuanto tiempo se hace el inventario de materiales y suministros?
Semanal _____ Mensual _____ Anual _____ Nunca____

ANEXO B

Informe de Pasantia4

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ

ESTRATEGIAS OPERATIVAS PARA OPTIMIZAR

Autor: Michele Degano Franco

San Diego, enero de 2013

ESTRATEGIAS OPERATIVAS PARA OPTIMIZAR

Trabajo de Grado para optar al Título de

Autor: Michele Degano Franco

San Diego, enero de 2013

ACTA DE REVISIÓN DEL DE TRABAJO DE GRADO

Quienes suscribe, M.Sc. Giorgio Giuffrida, portador de la cédula de

M.Sc. Giorgio Giuffrida

A la Ing. Franca Ribaldi Langella por la oportunidad brindada para lograr

ESTRATEGIAS OPERATIVAS PARA OPTIMIZAR

Autor: Michele Degano Franco

El propósito de la presente investigación consiste en realizar una propuesta

Descriptores: Control interno, Planificación, Plan Estratégico, Estrategias

En los últimos años las organizaciones en Venezuela se han visto en la

1.1. Planteamiento del Problema

El constante crecimiento de las organizaciones en magnitud, diversidad

1.2. Formulación del problema

¿Cuáles serian las estrategias operativas para optimizar los procesos de

1.3. Objetivos de la investigación

1.3.1. Objetivo General

Proponer estrategias operativas basadas en un plan permanente para optimizar

1.3.2. Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación existente en los procesos de almacenamiento y

Hoy en día, las organizaciones deben tener presente la importancia del

Según Bernal (2000), la ciencia es una búsqueda del conocimiento válido,

2.1. Antecedentes de la Investigación

Con el objeto de sustentar esta investigación, se procedió a la revisión de

2.2. Bases Teóricas

2.2.1. Control Interno

El control interno comprende el plan de organización en todos los

La base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema

En la perspectiva que aquí se adoptara, se puede afirmar que un

El plan de organización, de todos los métodos y medidas

Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es

El inventario constituye las partidas del activo corriente que están

• Factores a tener en cuenta en el diseño de políticas de inventario

Cuando se va a realizar un estudio relacionado a la política de inventario

El objetivo es determinar para cada artículo del inventario, las cantidades

La demanda puede ser clasificada atendiendo a diferentes criterios, dentro

• Costos asociados a la gestión de inventarios

Se consideran cuatro tipos de costos que están asociados directamente

• Modelos utilizados para la gestión de inventarios

Existen diferentes modelos que permiten establecer políticas óptimas o

• Modelos Deterministas de Inventario. Modelo del Lote Económico

2.2.3. El Control Administrativo u Operativo

Según Cepeda (1997);

Está orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y

a. El control administrativo interno debe incluir controles tales

2.3. Definición de Términos

Almacén: Es un lugar especialmente estructurado y planificado

3.1. Tipo y Diseño de la Investigación

Toda investigación posee características fundamentales de acuerdo

FASE I: Diagnosticar la situación existente en los procesos de

Para el desarrollo de esta fase, se utilizaron las técnicas de recolección de

La segunda técnica que utilizada para el desarrollo de esta investigación

FASE III Elaborar estrategias operativas a través de un plan

El propósito del análisis es resumir y comparar las observaciones llevadas a

4.1. Análisis y Presentación de Resultados