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Identificación de problemas empresariales para el diseño de procesos

Sonia Milena Espinosa Forero

Nathalia Cupitra González

Nurys Mirley Pabón Jiménez

Sandra Milena Vera Bustos

Fundación Universitaria del Área Andina

Administración de Empresas sexto semestre

2019
Tabla de Contenido

Introducción .................................................................................................................... 3
Identificación de problemas empresariales para el diseño ................................................. 4
Relación entre el proceso de investigación de mercados y el diseño de procesos operativos
..................................................................................................................................... 4
Proceso de investigación ................................................................................................... 5
Objetivo ....................................................................................................................... 5
Plan de trabajo ............................................................................................................. 5
Población objetiva ........................................................................................................ 7
Metodología ................................................................................................................. 7
Análisis y resultados ..................................................................................................... 8
Conclusión ................................................................................................................. 11
Bibliografía ................................................................................................................ 12
Anexos ....................................................................................................................... 12
Anexo 1. Encuestas resueltas. ..................................................................................... 14
Anexo 2. Tabulación y Gráficas según resultados de la aplicación de la encuesta. ......... 21
Introducción

En la actualidad, el diseño de procesos es de vital importancia dentro las organizaciones

debido a que ese está en un mercado competitivo donde el propósito de todos es fidelizar al

cliente a como dé lugar; por consiguiente, ejecutar un buen proceso permite que el producto o

servicio cumpla con los requerimientos o expectativas de los clientes y satisfaga sus necesidades,

ya que a través de estos se da un valor agregado, el cual ayuda a diferenciar de las demás

empresas permitiendo la innovación e investigación del mercado.

Conforme a lo anterior, se realizó un proceso de investigación a dos empresarios de

Bogotá, con la finalidad de conocer los procesos que llevan a cabo, la importancia u objetivo

que tienen para la organización, las características o atributos que tiene y el enfoque que le

aplican a dichos procesos; por lo tanto, se aplicó una encuesta conformada por 10 preguntas,

cuyos resultados y análisis se mostrarán en el presente informe, con el objetivo de identificar o

determinar las necesidades y las ventajas que se tiene en cuenta para el desarrollo de diseño de

procesos, bien sea en los productos y/o servicios ofrecidos. Además, se presentará la relación del

proceso de investigación de mercados y el diseño de procesos operativos para conceptualizar y

dejar más claridad respecto al tema.


Identificación de problemas empresariales para el diseño

Relación entre el proceso de investigación de mercados y el diseño de procesos operativos


Tabla 1. Relación proceso de investigación de mercado y el diseño de procesos

operativos.

Proceso de investigación de mercados Diseño de procesos operativos


Conjunto de actividades que ayudan a orientar Conjunto de acciones y actividades
la producción de bienes y servicios hacia la interrelacionadas, orientadas a tener un
satisfacción, deseos y expectativas de los resultado, producto o servicio previamente
clientes. definido.

Inicia con el diagnóstico de la compañía y Inicia con la necesidad del cliente y finaliza
finaliza con la venta o divulgación de la con su satisfacción total.
investigación.
Es una parte de los procesos operativos. Sus elementos fundamentales son la
innovación y la investigación de mercados.

Consiste en una serie de etapas para lograr Está integrado por diversos procedimientos
anticiparse a las necesidades, gustos, deseos y que generan valor para los clientes internos y
expectativas de los clientes. externos.
Es fundamental para la innovación y la Surge de la aparición de nuevos productos,
competitividad de una empresa. nueva tecnología, nuevos materiales, mayor
exigencia de calidad, nuevos requisitos
legales, entre otros.

Permite conocer a los clientes, mejor que los Genera un resultado a partir de la
competidores. transformación de insumos en el producto
esperado.
Se representa por medio de un informe donde Se representa por medio de flujogramas,
se da a conocer análisis, resultados, gráficos y diagramas.
recomendaciones y conclusiones.
Proceso de investigación

Objetivo
Realizar una investigación de los procesos importantes que se llevan a cabo dentro de una

organización, las ventajas que generan, distinciones que poseen y los efectos que causaron su

elaboración o creación, con la finalidad de identificar los posibles problemas que se presentan en

su diseño y desarrollo, y así proporcionar las respectivas recomendaciones.

Plan de trabajo
Para lograr el objetivo de la investigación, se realizará un diagrama de Gantt, con el fin

de organizar, estructurar y determinar las fechas en la que ejecutarán las fases del proceso de

investigación y la aplicación de la encuesta a los dos empresarios.

De lo anterior, así como lo muestra el siguiente diagrama.

Tabla 2. Diagrama de Gantt.

NOMBRE DE LA FECHA DE DURACIÓN EN FECHA FINAL


ACTIVIDAD INICIO DÍAS

Identificar la
población objetivo al
cual se aplicará el 16/04/2019 6 21/04/2019
estudio

Definir la
metodología para la
recolección de los 22/04/2019 4 25/04/2019
datos necesarios
para el estudio.

Diseñar y aplicar la
26/04/2019 2 28/04/2019
encuesta

Tabular y analizar
la información
suministrada por los 29/04/2019 2 30/04/2019
empresarios

Determinar qué
factores afectan el
diseño de procesos
1/05/2019 3 3/05/2019
en una organización
y la importancia de
innovar dichos
procesos.

Presentar informe 4/05/2019 2 6/05/2019

Inicio 43571

Fin 43591
Población objetiva

La muestra o la población objetiva para el presente estudio de investigación, son dos

empresarios, ubicados en la ciudad de Bogotá, por medio de los cuales se conocerán e

identificarán los procesos que desarrollan sus empresas y la importancia de la innovación en los

procesos para lograr que las empresas sean más competitivas.

Metodología

Teniendo como referencia, las fases o etapas del proceso de investigación de mercado,

dentro de la etapa 3. Determinación de las fuentes de datos, se eligió las fuentes primarias por

medio de una encuesta de forma presencial a los dos empresarios que han sido escogido como

población objetiva; Luego, en la etapa número 5. Recopilación de los datos, se llevó a cabo el

trabajo de campo, siendo la encuesta conformada por 10 preguntas y la herramienta de

recolección de información seleccionada.

Para la elaboración del estudio, se aplicó una encuesta de tipo cualitativa a dos

empresarios de la ciudad de Bogotá de forma presencial, con el objetivo de conocer e identificar

los procesos que desarrollan dentro de su empresa. Dicha encuesta fue realizada en el transcurso

de dos días, iniciando el 26 de abril y finalizando el 28 de abril de 2019. Por último, luego de

recolectar la información, los encuestadores diligenciaron los datos en un Excel para realizar la

tabulación de una forma más efectiva y representar los resultados gráficamente para obtener un

análisis más amplio y claro de toda la información, la cual se plasmará en el presente informe,

con el fin de mostrar detalladamente los procesos que realizan los dos empresarios y que este

logre servir como base para la toma de decisiones para cada uno los empresarios.
Análisis y resultados

De acuerdo con los resultados de la encuesta, los procesos principales que realizan los

dos empresarios son Gestión de mercadeo y Gestión de ventas, teniendo un porcentaje de 33%

cada uno, el proceso administrativo y Gestión de procesos con un 17% cada uno, por lo que se

puede evidenciar que los dos empresarios manejan dos procesos en común y uno diferente.

También, los dos empresarios manifestaron que sus procesos tienen un responsable y objetivos

definidos, siendo esta característica la fundamental, teniendo un porcentaje de 50% y en una de

las empresas los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores y en la otra

empresa los procesos el costo es desconocido, teniendo un 25% cada una de esta característica.

Respecto a los beneficios que proporciona un proceso innovador, para los dos

empresarios, el beneficio más importante es el de sobreponerse o superar la obsolescencia

tecnológica ; además concuerdan en que el beneficio menos importante es aumentar la calidad

de los productos (bienes o servicios); lo cual se puede evidenciar que a pesar de que sus

actividades económicas son diferentes, cuentan con procesos, características y enfoques en

común, para los dos es más beneficioso contar con tecnología avanzada antes que aumentar la

calidad del producto o servicio para así satisfacer las necesidades del cliente..

En cuanto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador, los dos

empresarios están dispuesto a hacerlo para su empresa teniendo un total de 100%; pero con

motivos o enfoques diferentes, ya que el empresario uno lo realizaría para la administración de

inventarios, con el fin de llevar un mayor control de gastos y ganancias, por otra parte, el

empresario dos lo haría para reforzar la Gestión contable y financiera debido a que se está

realizando de forma manual y esto podría generar riesgos futuros a la empresa.


Además, se logró evidenciar, que el 100% de la población está de acuerdo con que el enfoque

administrativo influye en el diseño de un proceso, también que es importante innovar en el

producto o servicio y que al momento de realizar la innovación es fundamental satisfacer a sus

clientes debido a que ellos son cada vez más exigentes, ayudan a que la empresa sea más

competitiva y que los procesos logren éxitos en otros aspectos.

Dentro de las prácticas administrativas actuales, los dos empresarios utilizan diferentes,

el empresario uno maneja la calidad total, mientras que el empresario dos el Benchmarking y

con respecto al motivo por el que han creado un plan de diseño de procesos, se puede deducir

que el 100%; es decir, los dos empresarios lo han elaborado para aumentar la rentabilidad en

ventas o inversión, lo cual indica que los dos tienen el mismo motivo u objetivo, finalmente,,

para los dos empresarios realizar una investigación de mercado es fundamental y es una buena

inversión, ya que por medio de esta se puede conocer acerca de los gustos, exigencias del cliente

y asimismo poder elaborar servicios o productos que logren satisfacer las necesidades o

requerimientos de sus necesidades y añadir un valor agregado que sea diferente al de la

competencia.

Con base a los resultados de la encuesta, no todos los procesos son iguales en las

empresas, puestos que estos son diferentes o varían de acuerdo a la actividad económica que

desarrollar cada empresa, como se pudo evidenciar con los dos empresarios, los cuales fueron la

población objetiva para la investigación, estos concuerdan con algunos procesos que realizan

aunque sus características son un poco diferentes, debido a que los procesos no son universales

y que cada empresa los crea conforme a los objetivos que desean lograr y el valor agregado que

le quieren proporcionar sus clientes; además, los dos empresarios están de acuerdo es que se le

debe realizar innovación a los procesos porque cada el mercado es cambiante, y los
requerimientos, gustos, necesidades tanto de los clientes como el de las personas varían, por lo

tanto, un proceso diseñado es ideal o exitoso hasta cierto límite y de la innovación depende a

que siga generando impacto positivo en la empresa y que se logre mantener en el tiempo para no

comprometer la sostenibilidad y rentabilidad de la empresa. Para finalizar, por medio de las

encuestas, se logró con el objetivo, de identificar los procesos que realizan los dos empresarios y

que tan importante es innovar y hacer investigación de mercado.


Conclusión

Podemos concluir que los procesos de investigación ayuda a las compañías en el ámbito

competitivo, ya que aquí se puede analizar en qué aspectos se está fallando con respecto a la

competencia; lo cual va ayudar a reinventar el diseño de estrategias que no están dando

resultado o a innovar los diseños de procesos que se han manejado dentro de la empresa ,ya que

esto implica en mejorar los productos o crear otro nuevo, ya que la innovación es un elemento

muy importante ya que esto nos dará como resultado , tener un mejor manejo de los recursos ,y

de paso obtener más oportunidad de competir en los mercados nacionales e internacionales lo

cual aumentaría el valor social y económica del país.

Por otro lado, al realizar este tipo de informes, ayudaría a muchas empresas a mejorar sus

diseños de procesos de las diferentes áreas, ya que aquí podemos observar que falencias

evidencian los empresarios y que soluciones se podrían dar para que no tengan consecuencias a

futuro.
Bibliografía

Domínguez, C. (2019). Diseños de procesos. Procesos de una organización. Bogotá: Área

Andina. Eje 1.

Domínguez, C. (2019). Diseños de procesos. Bogotá: Área Andina. Eje 2.

Domínguez, C. (2019). ¿Cómo se diseña un proceso? Bogotá: Área Andina. Eje 2.

Anexos
Anexo 1. Encuestas resueltas.

Encuesta para la investigación de mercado Empresa N°1.

Encuesta para la investigación de mercado Empresa N°2.

Anexo 2. Tabulación y gráficas según los resultados de la encuesta.

Pregunta N°1.

Pregunta N°2.

Pregunta N°3.

Pregunta N°4.

Pregunta N°5.

Pregunta N°6.

Pregunta N°7.

Pregunta N°8.
Pregunta N°9.

Pregunta N°10.
Anexo 1. Encuestas resueltas.
Encuesta para la investigación de mercados empresa N° 1.

Señor empresario.

Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios

relacionados con el diseño de procesos operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la

presente encuesta. Con la información por usted suministrada se podrá orientar eficientemente la

labor de diseñar procesos.

Nombre de la empresa: S&T Diseñarte


Actividad económica: Fabricación y comercialización de productos publicitarios
Ciudad: Soacha, Cundinamarca.
Dirección: Cr 6 este 9ª 13
Correo electrónico stdisenarte@gmail.com

¿La empresa realiza gestión de procesos?

SI NO
X

1. ¿Indique cuáles son los tres principales procesos que realiza su empresa?

Proceso administrativo X
Gestión de mercadeo
Gestión de ventas X
Gestión de producción X
Gestión de compras
Gestión de inventarios
Gestión de la innovación
Gestión contable y financiera
Gestión de capital humano
2. De las siguientes características, ¿cuáles describen mejor los procesos que realiza su empresa?

Los procesos están identificados y documentados


Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos X
Los procesos son largos
Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores X
Los procesos tienen muchos controles
El costo del proceso es desconocido
Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución y de estos
clientes
No incluye actividades que entreguen valor añadido complementario

3. ¿Qué beneficio espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la empresa?

Ordene del más importante al menos importante. Siendo 1 el más importante y 7 el

menos importante. Disminuir los costos unitarios de producción y distribución de productos

(bienes o servicios)

Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios) 1


Producir o distribuir nuevos productos o servicios. 2
Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo. 3
Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnológica 7
Competir en mercados nacionales e internacionales
Sustituir importaciones
Contribuir con el desarrollo económico y social del país
Aprovechar las ventajas competitivas 4
Generar mayor valor económico para una compañía 5
Facilitar procesos de adaptación y transferencia tecnológica 6

4. ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador para su

empresa? Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por qué:

Rta/= Administración de inventarios, porque es necesario para un mayor control de gastos y

ganancias.
5. ¿Cree usted que el enfoque administrativo tiene influencia en el diseño de procesos?

SI NO
X

6. ¿Cuál de estas prácticas administrativas actuales utiliza su empresa?

Reingeniería
Benchmarking
Empowerment
Downsizing
Calidad total X

7. ¿Cree usted qué innovar en el producto o servicio es importante?

SI NO
X

8. De acuerdo con la pregunta anterior, si su respuesta es afirmativa, cree usted que lo haría para

satisfacer a:

Mercado de interés
Sus clientes X

9. ¿Por qué motivo ha creado un plan de diseño de procesos?

Cumplir con alguna normatividad con nuevos requisitos legales


Aparición de un nuevo producto o servicio
Aumentar la rentabilidad en ventas o la inversión X
Mejorar la calidad del producto o servicio
Llegada de una nueva tecnología
10. ¿Considera usted que la realización de investigación de mercados es fundamental y buena

inversión para su empresa?

SI NO
X

Encuesta para la investigación de mercados empresa N° 2.

Señor empresario.

Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios relacionados

con el diseño de procesos operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la presente

encuesta. Con la información por usted suministrada se podrá orientar eficientemente la labor de

diseñar procesos.

Nombre de la empresa: T&T Colombia Inversiones Ltda.


Actividad económica: (4642) Comercialización de prendas de vestir
Ciudad: Bogotá
Dirección: Calle 17 B # 34-44
Correo electrónico tytjeans@yahoo.com

¿La empresa realiza gestión de procesos?

SI NO
X

1. ¿Indique cuáles son los tres principales procesos que realiza su empresa?

Proceso administrativo X
Gestión de mercadeo X
Gestión de ventas X
Gestión de producción
Gestión de compras
Gestión de inventarios
Gestión de la innovación
Gestión contable y financiera
Gestión de capital humano

2. De las siguientes características, ¿cuáles describen mejor los procesos que realiza su empresa?

Los procesos están identificados y documentados


Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos X
Los procesos son largos
Los procesos son complicados con alta posibilidad de cometer errores
Los procesos tienen muchos controles
El costo del proceso es desconocido X
Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecución y de estos
clientes
No incluye actividades que entreguen valor añadido complementario

3. ¿Qué beneficio espera usted que el diseño de un proceso innovador brinde a la empresa?

Ordene del más importante al menos importante. Siendo 1 el más importante y 7 el

menos importante. Disminuir los costos unitarios de producción y distribución de productos

(bienes o servicios)

Aumentar la calidad de los productos (bienes o servicios) 1


Producir o distribuir nuevos productos o servicios. 2
Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actividad de apoyo.
Sobreponerse o superar la obsolescencia tecnológica 7
Competir en mercados nacionales e internacionales 3
Sustituir importaciones
Contribuir con el desarrollo económico y social del país 4
Aprovechar las ventajas competitivas 5
Generar mayor valor económico para una compañía 6
Facilitar procesos de adaptación y transferencia tecnológica
4. ¿Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador para su

empresa? Si su respuesta es afirmativa, diga cuál y por qué:

Rta/= Reforzar la Gestión contable y financiera, ya que en nuestra compañía este proceso se

realiza manual, lo cual podría representar riesgos futuros.

5. ¿Cree usted que el enfoque administrativo tiene influencia en el diseño de procesos?

SI NO
X

6. ¿Cuál de estas prácticas administrativas actuales utiliza su empresa?

Reingeniería
Benchmarking X
Empowerment
Downsizing
Calidad total

7. ¿Cree usted qué innovar en el producto o servicio es importante?

SI NO
X

8. De acuerdo con la pregunta anterior, si su respuesta es afirmativa, cree usted que lo haría para

satisfacer a:

Mercado de interés
Sus clientes X
9. ¿Por qué motivo ha creado un plan de diseño de procesos?

Cumplir con alguna normatividad con nuevos requisitos legales


Aparición de un nuevo producto o servicio
Aumentar la rentabilidad en ventas o la inversión X
Mejorar la calidad del producto o servicio
Llegada de una nueva tecnología

10. ¿Considera usted que la realización de investigación de mercados es fundamental y buena

inversión para su empresa?

SI NO
X
Anexo 2. Tabulación y Gráficas según resultados de la aplicación de la encuesta.

Pregunta N°1.
Pregunta N°2.
Pregunta N°3.

Pregunta N°4.

Pregunta N° 5.
Pregunta N° 6.
Pregunta N°7.

Pregunta N° 8.
Pregunta N°9.
Pregunta N°10.

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