MANEJO DE EFECTIVO.

I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para el control de las ventas diarias su depósito en tómbola o en ventanilla del
banco asignado y el fondo fijo asignado a cada tienda.

II. ALCANCE
El procedimiento que a continuación se detalla, está dirigido a todas las tiendas PROPIAS Nutrisa. Para
tiendas FRANQUICIAS solo aplica hasta el manejo de los retiros parciales y deben ser del conocimiento del
personal con el siguiente rango:

- Subgerente de tienda.
- Coordinadores de turno
- Gerente de tienda.

III. DESCRIPCIÓN / PROCEDIMIENTO

1. MANEJO DEL FONDO FIJO

Fondo fijo (morralla) se refiere al importe de dinero en efectivo con el que cuenta cada tienda con un uso
específico para tener cambio y poder ofrecer el mejor servicio a cada uno de nuestros clientes, el cual es
responsabilidad de cada gerente en turno durante su jornada laboral. Llamemos gerente en turno a la
persona con el puesto de gerente de tienda, subgerente de tienda o coordinador de turno a cargo de la
administración de la tienda durante una jornada laboral.

a. Todos los días, el gerente en turno durante la apertura administrativa, cambio de turno y después del
cierre administrativo se debe realizar el conteo físico del fondo fijo, el cual está asignado por el
corporativo a cada tienda y éste debe coincidir todos los días sin excepción con la responsiva de
fondo fijo.

b. En cada tienda debe existir una responsiva del fondo fijo firmada por cada persona del equipo
gerencial con los siguientes puestos (gerente de tienda, subgerente de tienda y coordinador de turno)

c. Se debe llenar diariamente el formato llamado CONTROL DE FONDO FIJO después de realizar el conteo
físico durante la apertura, cambio de turno y cierre administrativo de tienda. Según el Anexo 1

Anexo 1
 2. RETIROS PARCIALES

PERSONAS AUTORIZADAS PARA REALIZAR LOS RETIROS PARCIALES

Solos los gerentes en turno tienen la autorización y clave de acceso para realizar esta actividad.

FORMA DE REALIZAR UN RETIRO PARCIAL

Este debe realizarse por el gerente en turno cada vez que el sistema punto de venta los solicite y siempre
será en presencia del empleado asignado al cobro en el punto de venta.

¿CÓMO REALIZAR LOS RETIROS PARCIALES EN PUNTO DE VENTA?

Al estar realizando la captura de ventas, el sistema solicitará que se capture un retiro parcial por cada
$2,000.- de venta

En la siguiente pantalla observarás que el sistema envía un mensaje indicando que es momento de realizar el
depósito por la cantidad de 2,000 pesos

1. Dar click en Capturar retiro.

2. Aparece la siguiente pantalla

Da click en Subtotal

Llenar los datos:

3. En subtotal colocarás la cantidad del retiro parcial $2,000. (Dos mil pesos)
4. En observaciones colocarás el número de retiro y nombre de la persona que realizará el movimiento.
5. En la siguiente pantalla el gerente en turno pondrá su usuario y contraseña para validar el retiro.
6. El sistema emitirá 2 comprobantes los cuales deberán ser firmados por la persona asignada en caja y
el gerente en turno responsable de haber realizado el retiro parcial. Uno comprobante lo debe
conservar el asignado a la caja hasta el final de su jornada laboral y entregarlo al momento que
realicen su corte de cajero y el otro debe ser ingresado junto con los billetes cuando se realice la
fajilla
 7. Registra el total del retiro parcial en la bitácora de CONTROL DE RETIROS PARCIALES (Anexo 2)

A) Día de operación
B) Folio del retiro parcial
C) Número de retiro parcial
D) Importe del retiro parcial
E) Nombre del cajero
F) Nombre del gerente en turno, quien realizó el retiro parcial
G) Total de retiros parciales realizados durante todo el día de operación
H) Total del importe retirado en efectivo
I) Nombre del gerente en turno del cierre del día de la operación
J) Nombre del gerente en turno de la apertura del día siguiente

Anexo 2
 A
B C D E

G H

8. Para tiendas que cuentan con el servicio de RECOLECCIÓN VALORES, coloca el efectivo y su
comprobante del retiro parcial emitido por el punto de venta en la bolsa de fajillas asignada por
Nutrisa (Anexo 3), cerrando la bolsa con la etiqueta de color según el día del depósito. Deposita la
fajilla dentro de la tómbola de valores asegurándote de girarla verificando que la fajilla caiga en el
interior.

9. Para tiendas con depósito directo en ventanilla (banco) colocar el retiro parcial en caja del fondo de
morralla junto con el comprobante parcial emitido por el punto de venta. Este debe estar en
 resguardo en la caja fuerte el resto del día y el candado debe estar SIEMPRE en poder del gerente en
turno asignado

Anexo 3 COMPROBANTE DEL RETIRO

PARCIAL

BOLSA PARA LA
FAJILLA

ETIQUETA SEGÚN EL DÍA DEL

DEPÓSITO

3. MANEJO DE VENTAS (RETIROS PARCIALES) Tiendas con depósito en ventanilla del banco

Los depósitos parciales se deben resguardar durante el día en la caja fuerte, es IMPORTANTE saber que el
responsable directo de la venta del día es el gerente en turno (gerente de tienda, subgerente o coordinador
de turno) asignado en ese horario de trabajo

¿CÓMO IMPRIMIIR EL TICKET REPORTE POR CAJERO EN PUNTO DE VENTA PARA EL CONTROL
DIARIO?
Ingresa en modulo principal a control de caja (F1) selecciona (F4) corte por cajero, imprime el reporte cortes
(Anexo 4)

Anexo 4
 Con este reporte toma del ticket los datos del total de venta en efectivo para realizar la entrega de caja en
el formato. Al CIERRE DEL DÍA debe ser archivado junto con la hoja de CONTROL DE RETIROS
PARCIALES

1er. Turno

+
2do. Turno
=
Ventas en efectivo al cierre del día

Debes tomar los datos del ticket y anotar el total de efectivo en el formato Control de Ventas por turno de
la siguiente manera.

ES IMPORTANTE ASEGURAR QUE ESTA TAREA SE LLEVE A CABO EN CADA CAMBIO DE TURNO,
DEBE ESTAR PRESENTE PARA EL CONTEO DE LA VENTA DEL DIA EL GERENTE EN TURNO QUE
ENTREGA Y EL GERENTE EN TURNO QUE RECIBE.
 En caso de existir alguna diferencia esta debe ser cubierta por el gerente en turno responsable en el
momento.
A. Datos generales de la tienda y fecha
B. Venta en efectivo del día. Se toma del ticket (REPORTE POR CAJERO) emitido por el punto de venta
C. Responsable de la entrega de turno
D. Responsable de la recepción de turno

B
C

4. CORTE POR CAJERO

El corte por cajero, es el conteo final del efectivo y de los vouchers de tarjetas de débito o crédito cobrados,
así como el recuento de los cupones y descuentos aplicados durante el tiempo que un empleado estuvo
asignado a caja.
Tienes que considerar que esta tarea se debe realizar a TODOS los empleado de tienda que estén asignados
para el cobro en el punto de venta y haya terminado su turno antes de que se retire de la tienda debes
realizar el corte por cajero

Esta tarea es responsabilidad del gerente en turno y se debe realizar en presencia de la persona asignada al
cobro.

PROCEDIMIENTO:

1) Ingresa al módulo “Control de Caja” (F1)

2) Ingresa a la opción “Corte por Cajero” (F4), oprime la opción REPORTE CORTES para imprimir las
ventas realizadas durante el día.
3) Realiza el conteo físico del efectivo, recibos de retiros parciales, vouchers de tarjetas de crédito,
cupones aplicados, descuentos y devoluciones de clientes.
Revisa en tu ticket de Reporte Efectivo por Cajero la cantidad en efectivo y en tarjetas que tiene
tu PV, el cual debe ser igual a lo que tienes físicamente en caja. Si existe algún faltante de efectivo o
en tarjeta, este deberá ser repuesto al momento por el responsable del cobro en caja en ese turno.

Total de comprobantes de retiros parciales c/u por $2,000.-

Total de efectivo que debe entregar el responsable del cobro

Total vouchers que debe entregar el responsable del cobro

4) Es IMPORTANTE que todo el dinero en efectivo restante sea también anotado en el reporte CONTROL
DE RETIROS PARCIALES como CORTE aunque la cantidad sea menor a $2,000.-
5) Debes de contar que el fondo inicial de $500.- con los que inicio la operación del cobro en caja este
completo
6) Captura tu número de empleado y presiona la tecla “Enter”
7) Captura todas las formas de pago que registraste en el día, “Efectivo”ó “Tarjetas Bancarias. NO
INGRESES LAS DEVOLUCIONES DE CLIENTES, el sistema automáticamente las sumará cuando
estas sean registradas, como se muestra en la siguiente pantalla:
Una vez hayas terminado de realizar el “Corte por Cajero”, presiona el botón “Aplicar cierre”.

 El sistema imprime 2 ticket´s uno para el corte y el otro se queda de respaldo en la tienda

IMPORTANTE: Cuando realices el siguiente corte por cajero NO debes volver a contar el efectivo
del corte anterior ya que el sistema los sumará automáticamente al realizar el CIERRE DEL DÍA

5. CIERRE DEL DÍA

1) Ingresa al módulo “Procesos” (F5)

2) Ingresa a la opción “Cierre de día”.

El sistema automáticamente realiza la suma de todos los “Cortes por Cajero” (incluyendo todas las formas de
pago) y resta de la venta total las devoluciones de cliente que se ingresaron durante el día, calculando de
forma automática el total de la venta:
 6. DEPÓSITO DE VALORES EN TÓMBOLA O VENTANILLA DEL BANCO

Esta actividad es la última del proceso de manejo en efectivo y es responsabilidad exclusiva del gerente de
tienda ya que de reflejarse algún faltante al depositar las ventas este deberá ser cubierto de FORMA
INMEDIATA POR EL GERENTE DE TIENDA

FICHA DE DEPOSITO ELECTRÓNICA

Al aplicarse el cierre del día, en automático se genera la ficha de depósito electrónica. Este ticket es
indispensable para realizar la entrega de las ventas a la compañía de traslado de valores
(SEPSA/PANAMERICANO) o para realizar el depósito en ventanilla en banco.

TIENDAS QUE CUENTEN CON TÓMBOLA DE VALORES

En el caso que las tiendas cuenten con tómbola de valores (SEPSA/PANAMERICANO) deberán hacer la entrega
a la compañía de valores los días asignados a su recolección: lunes y jueves. Esta tarea es responsabilidad
directa del GERENTE DE TIENDA

Para la entrega de valores resguardados en tómbola previo a la entrega considera los siguiente

1. Llenado de la ficha de recolección de valores. El llenado de la ficha se debe realizar todos los días al
cierre del día
 2. Revisar el FORMATO DE CONTROL DE DEPÓSITOS PARCIALES para identificar cuantas fajillas debe
haber por día
3. La llave de la tómbola de valores ( SEPSA/PANAMERICANO) debe estar resguardada SIEMPRE en la
tienda

COMO SE LLENA LA FICHA?

1. Especificar la fecha de la venta a la que se refiere el depósito.

2. En este renglón se solicita indicar el horario en que SEPSA recoge los valores.
3. En este renglón se solicita indicar el tipo de servicio que se solicitó a SEPSA, generalmente es
 4. Ordinario. (es extraordinario, cuando asisten por el depósito en otro día u hora diferente).
5. El número de tienda la cual está generando el deposito.
6. El nombre de la compañía a la que se depositará (NUTRISA S.A. DE C.V.).
7. Especificar el domicilio de la tienda.
8. Asentar el total de envases con letra “siempre escribir el número 1” ejemplo: (1 envase)
9. Tachar siempre el cuadro de moneda nacional.
10. Colocar la cantidad del depósito con número especificando pesos y centavos.
11. Colocar la cantidad del depósito con letra especificando pesos y centavos.
12. Colocar la cantidad del depósito con número especificando pesos y centavos.
13. Asentar el total de envases con letra “siempre escribir el número 1”
14. Asentar el total de envases con letra “siempre escribir el número 1”
15. Colocar el nombre del banco en el que se deposita.
16. Dirección de bando donde se deposita, (caja general)
17. Especificar el número de la bolsa que se utiliza para el depósito. (colocar el número completo).
18. Fecha en la que se deposita el efectivo en el cofre.
19. Firma de un testigo que valida que se arrojó el deposito en el cofre de seguridad.
20. Nombre de la persona que realiza el depósito, (gerente de tienda o subgerente).
21. Firma de la persona que realiza el deposito, (gerente de tienda o subgerente).

Pasos a seguir para la entrega de los depósitos acumulados a la Empresa de Recolección de

Valores

En cuanto el personal de la compañía de traslado de valores se presente en tu tienda solicita una

identificación que lo respalde como trabajador de esa empresa, asegúrate que su firma y número de custodio
este vigente en el catálogo de firmas según la compañía a la que representa.

1. Abrir conjuntamente con el personal de la Empresa Recolectora de Valores (Sepsa, Panamericano,

Securitec) según sea el caso, la tómbola, introduciendo simultáneamente la llave.
2. Es importante no dejar solo al personal de Traslado de Valores, la operación de retiro de dinero de la
tómbola, se debe hacer estando presente personal de la Tienda. (gerente de tienda)
3. Sacar las bolsas y separarlas por color / día:

Lunes —> Amarillo

Martes —> Verde
Miércoles —> Café
Jueves —> Azul
Viernes —> Rojo
Sábado —> Azul claro
Domingo —> Naranja

4. Identificar en el FORMATO CONTROL DE DEPÓSITOS PARCIALES el total de depósitos parciales por día
y estos deben coincidir con el número de depósitos parciales físicos a entregar
5. Introducir las bolsas de todos los depósitos parciales y el depósito de corte final correspondiente a
solo día en la bolsa de traslado, sellarla y entregar junto con el formato de comprobante de servicio
con todos los datos al personal de la Empresa de Traslados de Valores.
 6. Hacer el mismo procedimiento anterior para todos los días acumulados de depósitos en la Tómbola,
asegurándonos el llenado de la bolsa de traslado con todos los depósitos por día y su respectivo
comprobante de entrega de valores.

TIENDAS QUE REALICEN DEPÓSITOS EN VENTANILLA DIRECTO EN BANCO

En el caso que las tiendas REALICEN DEPÓSITOS EN VENTANILLA, estos deben de realizarse de forma diaria
antes de la apertura de la tienda. Esta tarea es responsabilidad directa del GERENTE DE TIENDA ya que en
caso de algún faltante éste deberá ser repuesto de FORMA INMEDIATA por el gerente de tienda

Si depositas el dinero en Bancomer el convenio es el siguiente:

El módulo de Inbursa también lo puedes encontrar dentro de Wal Mart y Sanborns.

PASOS A SEGUIR ANTES DE IR AL BANCO

 1.- De forma diaria llegará al correo electrónico de la tienda, la factura de la venta del día anterior,
revisar la referencia alfanumérica como se muestra a continuación destacado en color amarillo:

Hay que considerar que ésta referencia alfanumérica es distinta para cada día de venta, el número de
convenio y el número de cuenta NO cambia

El monto en efectivo a depositar es el que se encuentra en el ticket de la ficha electrónica de depósito

emitida por el punto de venta.
 IMPORTE A DEPOSITAR EN VENTANILLA

PASOS A SEGUIR AL MOMENTO DE DEPOSITAR EN EL BANCO

1. Entrega al cajero del banco la siguiente información

 No. De Convenio
 Referencia Alfanumérica
 Importe a Depositar

2. Verificar que la referencia alfanumérica haya sido registrada de forma correcta por el cajero

Nota: En caso de que el Banco no quiera recibir el depósito por algún problema de convenio o referencia
alfanumérica sigue los siguientes pasos:

A) Permanecer en el Banco
B) Comunicarse a los siguientes Números:
Teléfono Oficina: 5424-6600 Ext. 6618 y 6673 Celular: 044-55-3359-6749
Si realizas el depósito en la PRACTICAJA de banco debes considerar que los datos que requieres serán
 No. De Convenio
 Referencia Alfanumérica
 Importe a Depositar

Nota: En caso de tener algún problema con la PRACTICAJA sigue los siguientes pasos:

A) Acude de inmediato con el gerente del banco a solicitar ayuda con respecto al depósito.
B) Solicita que te realicen un reporte en la línea del banco con una fecha específica para la resolución del
problema
C) Solicita al gerente del banco comprobante del depósito realizado
D) Informa a tu gerente de distrito y manda un correo a ingresos1@nutrisa.com informado con detalle del suceso
y su seguimiento
PASOS A SEGUIR DESPUÉS DE DEPOSITAR EN EL BANCO

Al regresar a la tienda escanear la ficha de depósito como se muestra en el siguiente ejemplo:

Envía la ficha de depósito electrónica y el comprobante que te entrega el cajero del banco a ingresos1@nutrisa.com

RECUERDA QUE ESTA TAREA SE DEBER REALIZAR ANTES DE LAS 11:00 AM

Nota: El importe de la venta de fin de semana debe depositarse también de forma diaria, en el caso de
depositar en Bancomer deberán hacer uso de la Practicaja, en caso de Inbursa todos los módulos se
encuentran abiertos de Lunes a Sábado en Sanborns y de lunes a domingo en Wal Mart.