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1) Contribuir a la preservación del conocimiento de la organización mediante una adecuada documentación de los procesos.
Objetivo del proceso: 2) Contribuir al desempeño y el cumplimiento de los objetivos de los procesos de la empresa mediante el acceso seguro y oportuno a la información
documentada.
Esta ficha o plantilla de
Información documentada correctamente, segura, conservada y disponible para los usuarios de los procesos de caracterización
la empresa. de procesos se
Productos del Proceso: aplica al Proceso de
Aplica para todos los procesos de la empresa. Inicia desde la planificación de la documentación y termina con laDocumentación Empresarial.
evaluación del proceso de
Alcance: documentación.
Riesgos y oportunidades que afectan el logro del objetivo del proceso.
Riesgos:

Líder del proceso de Comité de documentación, Jefes o coordinadores deEn esta casilla
procesos usted expone los
y áreas.
Responsable: Participantes: riesgos u oportunidades
documentación. detectados en la gestión del
Talento Humano: Infraestructura y Dotación: riesgo yde
Ambiente queTrabajo:
son relevantes para
este proceso y para hacer el
Personal idóneo para la gestión de la documentación de los ● Instalaciones locativas y áreas adecuadas para el mantenimiento ● Acceso controlado delmanejo
personal a mismo.
del las instalaciones
procesos. y conservación de la documentación. documentales.
Competencias para los cargos que se apliquen: ● Sistemas de archivo de oficina y en internet. ● Condiciones ambientales controladas: Humedad, temperatura,
● Conocimientos específicos en gestión documental, ● Sistemas de información, polvo, iluminación y control de plagas.
● Formación, ● Plataforma de telecomunicaciones, ● Control sobre los riesgos de incendio e inundación.
● Habilidades (Aptitudinales y Actitudinales), ● Servidores y computadores.
● Experiencia.

Proceso o Etapa Proceso o Etapa

Entradas Actividades Resultados - Salidas
Proveedor(a). Cliente.
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● Información de los procesos
y áreas internas.
Procesos de la ● Norma fundamental de la
empresa.
organización.
● Objetivos y políticas
Proceso de organizacionales.
Direccionamiento ● Mapa de procesos,
Estratégico de la ● Estructura organizacional,
Organización. ● Pirámide documental,
● Conocimientos necesarios
Proceso de de la organización,
Documentación ● Criterios de priorización.
Empresarial (PDE).
● Necesidades de
documentación de los
procesos.
PDE ● Informe de diagnóstico de la proceso.
documentación.
● Conceptos de la Norma ISO
9001 versión 2015.
● Conceptos de gestión
PDE documental.
Plan o cronograma de
documentación de los
procesos.
PDE
● Documentos nuevos o
modificados correcta y
oportunamente.
PDE ● Información documentada
actual vigente.
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1. Diagnóstico o evaluación del estado inicial de la Informe del estado inicial de
documentación. la documentación.
a) Estado de documentos y registros en procesos y áreas,
Esta ficha o plantilla de PDE
b) Instalaciones locativas y áreas específicas, caracterización de procesos se
c) Equipos y sistemas de información en los procesos. aplica al Proceso de
Documentación Empresarial.
2. Planificación general del Proceso de ● Estructura documental
Documentación. definida,
a) Determinación de los procesos a documentar y su ● Procesos a documentar
alcance, definidos.
b) Determinación de la estructura documental,
PDE
c) Priorización de las necesidades de documentación,
d) Conformación del equipo o comité de documentación.
3. Elaboración del plan de documentación de los Plan o cronograma de la
procesos. documentación de los
Definición de qué, quién, cómo y cuándo documentar cada procesos en todos los niveles. Procesos de la
organización.
4. Definición de la norma para crear y actualizar Norma fundamental definida.
documentos.
a) Identificación y descripción de los documentos.
PDE
b) Formato y medio de soporte de la documentación.
c) Revisión y aprobación de documentos.
5. Creación y actualización de la documentación de Documentos nuevos o
los procesos. modificados correcta y
a) Diagrama de la documentación de un proceso, oportunamente.
PDE
b) Partes claves de un proceso,
c) Procedimiento general.
6. Control de la información documentada. Información documentada
a) Distribución, acceso, recuperación y uso. distribuida, accesible, segura
b) Almacenamiento y preservación. y lista para su utilización Procesos de la
c) Control de cambios. organización.
d) Conservación y disposición.
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● Información de los 7. Evaluación y mejora del proceso. Informe de gestión del

procesos, a) Indicadores de gestión. Proceso de Documentación.
● Información del proceso de b) Auditoría del proceso. Proceso de
documentación. Esta ficha o plantilla de
Direccionamiento
PDE c) Plan de mejora.
caracterizaciónEstratégico
de procesos
desela
aplica al Proceso de
Organización.
Documentación Empresarial.

Indicadores de gestión Documentos y Registros Asociados Requisitos Legales

●Conocimientos nuevos documentados (producción del ● Cronograma de documentación de los procesos. ● Ley de protección de datos personales.
conocimiento), ● Listado maestro de la información documentada. ● Normas del archivo general de la nación.
● Procesos actuales documentados (procesos, actividades, ● Tabla de retención documental.
tareas), ● Registros de gestión documental.
● Documentos vigentes actualizados.
● Documentados conservados (según la disposición final
establecida).
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PLAN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO

Actividad - Variable a Criterios de Aceptación o Esta ficha o plantilla de
Especificación del Control Quién Inspecciona Registro de Inspección Qué
caracterización dehago si nose
procesos cumple?
Controlar Rechazo
aplica al Proceso de
Documentación Empresarial.

Elaborado por: Líder de Documentación Revisado por: Coordinación Aprobado por: Gerencia

Fecha de Elaboración: Fecha de Revisión: Fecha Aprobación:

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