Concepto de Cuentas y efectos por cobrar

CUENTAS POR COBRAR.

Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o
cualquier otra clase de bienes o servicios.

CUENTAS POR COBRAR Según Brito. J. (2007), las cuentas por cobrar son derechos legítimamente adquiridos
por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o
cualquier otra clase de bienes o servicios”.

Suarez y Mujica (2006) señalan que las cuentas por cobrar se originan cuando se realiza una venta a crédito y
representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la
empresa; están representadas por facturas. Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su saldo es
deudor

EFECTOS POR COBRAR

En esta cuenta se registran y controlan los derechos por cobrar que una empresa posee respaldados por efectos de comercio negociables tales como
letras de cambio, pagarés, etc. Realmente, con respecto al origen de las cuentas por cobrar, es aplicable a los efectos por cobrar.

Cuentas Por Cobrar Definicion Segun Autores

Cuentas por cobrar definicion segun autores hecho es cualquier acontecimiento que tiene un efecto, en términos
monetarios, sobre una entidad económica. Por esto Bautistap. Las políticas son como linternas en la oscuridad,
porque permiten visualizar un campo claro, preciso y seguro para las actividades cotidianas sobre todo en el punto
crítico donde se requiere una decisión. Las cuentas por cobrar [en línea]. Las cuentas por pagar son unas de las
principales cuentas que se abordan en una entidad económica debido que son la que mantienen a la empresa
operativa, ya que son ellas las que controlan las deudas que tiene la empresa con terceros, ya que los mismo son
los que proporcionan las compras y servicios. Cuando se agotan todos los medios de cobro para que los clientes
cancelen su deuda, y éstos se encuentran estimados, pueden ocurrir dos situaciones, una es que ya se haya
reflejado la pérdida por todo el monto de lo que debían y la otra situación es que sólo se haya estimado por una
parte del monto que no cancelaron. Pérez Mata, Luis Eduard

Objetivo de Auditoria
 Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.
 Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).
 Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba
considerarse.
 Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del
balance.
 Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

Control Interno
Ya se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de ias ventas de bienes o servicios.

Ello implica que las cuentas por cobrar son sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de ingresos, en el que están
íntimamente relacionadas las operaciones de:

Ventas
Despacho
Facturación
Crédito y Cobranzas
Cuentas por cobrar
Caja

Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por
cobrar sino que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas.

Sugerimos a continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en torno al ciclo de ingresos:

a) Con respecto a las ventas:

a) Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes de! despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por:

1.1) El departamento de ventas en cuanto a condiciones.

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1.2) El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.

b) Con respecto a despachos:

1) Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el
almacén. Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al almacén.

2) Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente.

3) Las notes de despacho deben estar prenumeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas.

c) Con respecto a facturación:

1) Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

2) Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notes de despacho de mercancías sean facturadas.

3) Las facturas deben estar prenumeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso.

4) Una vez elaborada la factura se procederá a verificarla en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas etc.

d) En cuanto a crédito y cobranzas:

1) El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar.
2) Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:

2.1) Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.

2.2) Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.
Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar prenumeradas y
su uso debidamente controlado.

4) Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas

periódicamente por un funcionario responsable.

5) Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.

e) Con respecto a cuentas por cobrar:

1) Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general.

2) Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.

1) Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja, deben:

1) Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando
las diferencias encontradas.

2) Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el salido en el mayor.

4) Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con frecuencia.

5) Los despachos de mercancías en consignación deben ser manejados separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar.

Control interno https://www.gestiopolis.com/conceptos-de-control-interno/

Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que
igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar
los activos y a la confiabilidad contable, la (Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela 1994:310), la
define como:

«El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la
eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa».

Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo también desde un punto de vista
financiero donde (Holmes, 1994:3), lo define como: «Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se
contraerán obligaciones sin autorización»
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 Procedimiento de Auditoria
Respecto al Control Interno.
El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de
los estándares de crédito de la empresa.
1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.
8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.
9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y
cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores.
11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.
12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc).
14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.
Procedimientos:
1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.
4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.
5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a
empresas relacionadas.
6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc.
7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.
8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, etc.
9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos.
10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por
ejemplo).
11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas
12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar.
13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden.
14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar.
15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables.
16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a
empresas relacionadas.
17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa.
18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.
19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.
20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.
21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un
determinado siniestro.
22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.
Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con
algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito.
23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución.
24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra
o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido.
25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior.
26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la
empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.
27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para
garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio.
A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.
28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación.

Errores y fraude
ERRORES
Errores más comunes:
 En la clasificación del activo que no seria material en cuanto a su cantidad, si esta afectada a dos categorías de la planta o el equipo.
 Error en un principio, un cambio de un principio debe ser evaluado en cuanto a sí: el principio contable adoptado es generalmente aceptado,
el método contable por el efecto de cambio esta en conformidad con los pcga.
Error tolerable: se especifica generalmente como un componente de la precisión deseada.
El problema de los errores
El sistema de control debe ser adecuado para detectar errores, así como desfalcos.
Tipos de Errores:
1. Errores de Omisión: no son intencionales, son errores humanos y los mas numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en mas al
gasto o la falta de beneficio.

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2. Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.
El Error de Muestreo.- se produce cuando se utiliza incorrectamente el valor de una variable incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista
un saldo de una cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65.

FRAUDE
 Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
 Malversación de activos
 Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos.
 Registro de transacciones sin sustancia o respaldo
 Mala aplicación de políticas contables.

Técnicas de auditoria para enviar solicitudes de confirmación de saldo http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse105.html

La Técnica de Confirmación consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que
lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor o Revisor Fiscal se ajusta a la realidad.   La técnica de la confirmación se
realiza solamente con persona o personas ajenas a la institución.  Ejemplo: Circularizaciones de saldos (cuentas por cobrar, inventarios en
consignación, acreedores).
 
Del saldo bancario que presenta la empresa en un momento determinado. Este saldo puede comprobarse, solicitando al banco o los bancos según el
caso el saldo de la cuenta corriente a la fecha requerida, el cual una vez obtenido es comparado con el mostrado por la contabilidad de la empresa.
 
Esta técnica puede ser aplicada de diferentes formas:
 
De acuerdo a las respuestas esperadas:
 
Confirmación Positiva: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten todas las personas circularizadas. 
 
En la práctica no todos contestan, pero se acude a técnicas estadísticas para determinar la validez de la prueba.  Es de utilidad cuando el volumen de
cuentas a circularizar no es muy alto y permite al auditor analizar todas las respuestas.
 
La confirmación consiste en la respuesta a una investigación para corroborar información contenida en los registros contables. Por ejemplo, el auditor
ordinariamente busca confirmación directa de cuentas por cobrar por medio de comunicación con los deudores.

Confirmación Negativa: Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten solamente las personas cuyo saldo no esté
conforme con el de la empresa. Se utiliza para los casos de grandes volúmenes de cuentas a circularizar. El auditor gana mucho tiempo estudiando
solamente las respuestas inconformes.

Métodos de confirmación

TIPOS DE CONFIRMACIÓN
POSITIVA
NEGATIVA
ABIERTA Y CERRADA

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 POSITIVA
Solicitud a la parte confirmante para que responda directamente al auditor, indicando si está o no
de acuerdo con la información incluida en la solicitud, o facilite la información solicitada.
Cuando se envía el saldo y se solicita al confirmante respuesta sobre su conformidad o
inconformidad. Se aplica cuando los montos son significativos.
POSITIVA - DIRECTA
EJEMPLO:

 Confirmación a clientes

POSITIVA
Solicitud a la parte confirmante para que responda directamente al auditor, indicando si está o no
de acuerdo con la información incluida en la solicitud, o facilite la información solicitada.
POSITIVA - INDIRECTA
Cuando se solicita al confirmante que responda o comunique el saldo.
EJEMPLO:

 Confirmación a proveedores
 Confirmación a bancos

NEGATIVA

Solicitud a la parte confirmante para que responda directamente al auditor únicamente en caso
de no estar de acuerdo con la información incluida en la solicitud.
ABIERTA Y CERRADA
ABIERTA
Cuando no se incluye el monto del saldo que se está corroborando. Esta técnica se usa tanto para
activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando se confirman activos.
CERRADA
Cuando se incluye el monto del saldo a corroborar. Esta técnica se usa tanto para activos como
pasivos pero es de utilización preferencial cuando se confirman pasivos.

Alcance de las pruebas de confirmación

Dado que las operaciones de las empresas son repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible
realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida global. Por esa razón, cuando se llenan los requisitos de
multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las transacciones individuales,
para derivar del resultado del examen de tal muestra. una opinión general sobre la partida global. Este procedimiento, no es exclusivo de la auditoría,
sino que tiene aplicación en muchas otras disciplinas. En el campo de la auditoría se le conoce con el nombre de pruebas selectivas. La relación de las
transacciones examinadas respecto del total que forman el universo, es lo que se conoce como extensión o alcance de los procedimientos de auditoría
y su determinación, es uno de los elementos más importantes en la planeación y ejecución de la auditoría.
Pruebas de documentación interna
SON AQUÉLLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO.
v  CIRCULAR
v  MEMORÁNDUM
v  CONVOCATORIA
v  ACTA DE JUNTA (MINUTA)
v  INFORMES
CIRCULAR:

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ES EL ESCRITO QUE SE EMPLEA PARA COMUNICAR SIMULTÁNEAMENTE UN MISMO ASUNTO A VARIAS O A NUMEROSAS PERSONAS, A
QUIENES INTERESA POR IGUAL.
MEMORÁNDUM:
ES LA COMUNICACIÓN BREVE QUE SE UTILIZA PARA RECORDAR UN ASUNTO O DAR INDICACIONES SIMPLES. EL NOMBRE COMÚN DE
ESTE ESCRITO ES MEMORÁNDUM, PERO SE ACEPTA EL TÉRMINO MEMORANDO. EN PLURAL EL TÉRMINO ES MEMORÁNDUMES,
MEMORANDA O MEMORANDOS. ES INFORMAL Y NUNCA SE DEBE UTILIZAR PARA SANCIONAR A UNA DETERMINADA PERSONA.
CONVOCATORIA:
ES UN DOCUMENTO PRO EL CUAL SE CITA DE FORMA OFICIAL A UN GRUPO DE PERSONAS PARA TRATAR EN UN LUGAR DETERMINADO
LOS TEMAS FIGURAN EN LA PROPIA CONVOCATORIA, Y EN UNA SEGUNDA, ES LA PUBLICACIÓN O DIFUSIÓN DE NOTAS INFORMATIVAS
DE INTERÉS GENERAL QUE HACEN LAS EMPRESAS. SE PUEDEN DAR EN LA PROPIA EMPRESA O TENER PROYECCIÓN HACIA EL
EXTERIOR.

Corte de documentos
* Selección de documentación
* Revisión de la documentación existente
El corte de documentación consiste en determinar un intervalo de tiempo en función de dos fechas, tomando en cuenta el último número
correlativo de la documentación utilizada para valar los gastos (Recibos).
La primera fecha determina el último reembolso de fondos o caso contrario cuando se efectuó la asignación de estos recursos.
La segunda fecha determina cuando se está realizando el arqueo correspondiente.
Este corte tiene por finalidad las pruebas de cargo del encargado (facturas, recibos y/o vales) emitidas entre las dos fechas antes
mencionadas, para de esa manera no incorporar documentación que no se encuentre comprendido en estas fechas.
La selección de documentación consiste en agrupar estas pruebas de cargo de acuerdo con su naturaleza y en orden cronológico.
Es decir separar y agrupar, facturas, recibos y/o vales cualquier otra documentación habilitada para sustentar la utilización de fondos.
La revisión de la documentación existente en caja chica consiste en verificar en cada documento lo siguiente:
* Que sea documentación habilitada original o primera copia.
* Fecha de emisión en función al corte efectuado.
* Que estén a la orden de la razón social de la empresa y su No de NIT, caso contrario no se considerara como gastos de la empresa.
* Motivo de gasto.
* Importe numeral y literal.
Para realizar el recuento de efectivo existente en caja chica. Se debe utilizar el siguiente procedimiento:
* Selección de billetes y monedas
* Selección de billetes
* Selección de monedas
La selección de billetes y monedas, consiste en separar el papel moneda de las monedas propiamente dichas.
La selección de billetes, consiste en separar el papel moneda en función al corte de cada uno de estos, es decir al valor que cada uno posee,
para exponerlos en el arqueo en forma descendente y proceder a su recuento físico.
La selección de monedas consiste en separar y agrupar estas en función al corte de cada uno de estas, es decir al valor que cada moneda
posee, para exponerlos en el arqueo en forma descendente y proceder a su recuento físico.
Con todo lo mencionado arriba se da por finalizado el arqueo de caja chica, para luego pasar a la reposición de fondos.

Provisión por cuentas incobrables

Se considera que una cuenta por cobrar es de dudoso cobro al cabo de un año de haber comenzado las gestiones de cobro sin resultados positivos.
En tales casos, es una práctica contable de aceptación general crear una provisión para ser aplicada al saldo de dichas cuentas al cierre de cada
ejercicio económico.
Para el cálculo de la provisión o reserva para cuentas de cobro dudoso se usan básicamente, tres métodos que son:
1) Cancelación Directa: consiste en liquidar el saldo de dudoso cobro totalmente. Este método es de uso limitado por cuanto no opone los costos a los
ingresos del período al cual corresponden las cuentas. Por lo general, se aplicacuando los montos de las cuentas morosas son de poca
materialidad.
2) Cálculo: se basa en la clasificación de las cuentas según su antigüedad y el análisis de la cuentas más antiguas para determinar un porcentaje
estimado de incobrables. Este método tampoco opone la pérdida por incobrable al ingreso que la produjo y por otra parte no determina un
porcentaje justo para cada año según los ingresos.
3) Estimación: mediante éste método, la provisión puede estimarse sobre la base de un determinado porcentaje de las cuentas por cobrar vigentes,
procedimiento que tampoco se ajusta al concepto de oposición de gastos e ingresos; o en base de un porcentaje del monto de las ventas a
crédito. Este último procedimiento de estimación, se considera que es el más eficiente por cuanto permite determinar el monto a cargar en el año
en curso.