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ELEMENTOS GENERALES
DE
ALTA DIRECCIÓN
PARA
EMPRESAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS
(Compendio y complemento)
C.P. Juan José González Tapia
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PRÓLOGO
El autor de esta obra, pretende proporcionar una visión técnica y sencilla de
Alta Dirección, que siendo una función fundamental de la administración
ha sido marginada de los tratados técnicos de la profesión por autores de
prestigio, tal vez por considerar su conocimiento y práctica tan obvios y
elementales, que no consideran necesario abordar el tema directamente,
dejando la labor de recolección de técnicas y herramientas inherentes, al
profesional que las requiera en los inicios de la práctica en la profesión.
Más adelante, ofrece una visión humanista del tema, considerando que el
hecho de dirigir un grupo humano, tiene mucho de subjetivo y que para
entenderlo y practicarlo con éxito, es necesario definir el perfil del
individuo y su sentir, para asegurar su éxito en el mundo empresarial.
PREFACIO
Respetable lector, se ha querido aprovechar el espacio literario del prefacio
de esta obra para dirigir unas palabras que aclaren la obviedad de su
contenido, la cual, tiene su origen en la intención de ofrecer conceptos y
situaciones elementales que generalmente provocan dudas en el
desempeño, de los primeros intentos del ejercicio profesional en las
carreras comerciales.
Vaya una disculpa bien intencionada al lector, que contando con un grado
de intelectualidad superior, pudiera sentirse afectado por el enfoque
elemental de obviedad en temas y conceptos de la obra, y a la vez,
apelamos a su amable comprensión ya que esta guía-prontuario ha sido
diseñada como ya se dijo, para el novel profesional en su reciente egreso
de las aulas universitarias.
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INDICE GENERAL
PRÓLOGO
PREFACIO
DEDICATORIAS Y RECONOCIMIENTOS
SUGERENCIAS PARA MANEJO Y CONSULTA DE ESTA OBRA
INTRODUCCIÓN GENERAL
funciones, 3.2.6 Labor de crecimiento y desarrollo 3.2.7 Labor re visora y de evaluación 3.2.8
Labor correctora de retroalimentación.
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3.3 LA INGENIERIA Y SU APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN. -------------------------------------------
3.3.1 Introducción 3.3.2 La Ingeniería de Sistemas y la Ingeniería de Operación, 3 .3.3
Principales formas de aplicación 3.3.4 Otras aplicaciones especiales 3.3.5 La Estructuración
de Funciones y Actividades 3.3.6 El Análisis de puestos y su aplicación 3.3.7 Visión
técnica para la ubicación de los recursos y medios de trabajo.
ÍNDICE DE APÉNDICES
RECONOCIMIENTOS Y DEDICATORIAS
Dedico esta obra a todos aquellos que de alguna manera me han apoyado,
como muestra del profundo reconocimiento que hago a su labor altruista,
amistosa y profesional.
Al Ser Supremo:
Gracias al Señor por tantos dones recibidos
Inmerecidamente, que me permitieron
realizar este trabajo.
¡ Gracias Señor ¡
A mi esposa y a mi familia:
Gracias a Guadalupe Rosalía mi esposa, a
Carlos Alejandro, a Juan Pablo, a Marilu, y a
Juan José mis queridos hijos, por su pacien-
cia, tolerancia y compresión.
¡ Gracias ¡
Para que estos apuntes cumplan con una función didáctica y de orientación,
hemos tratado de darles una secuencia lógica congruente con la vida
empresarial, además de que como ya se dijo, al final se agrega una serie de
apéndices con terminología de conceptos técnicos y expresiones que
tienen uso diferente y restringido en el mundo de las empresas.
Como resultado de lo anterior, tratamos la función directiva en la forma
como se presentan los hechos que constituyen la vida de la empresa, en la
siguiente forma: Génesis de la idea del negocio, su manejo y concepción.
Constitución jurídica y material de la empresa. Diseño de las funciones
operativas del giro correspondiente. Diseño de una planeación general y
departamental. Diseño de sistemas, procesos y procedimientos. Diseño de
sistemas de supervisión y control, además del establecimiento de formas de
evaluación.
Posteriormente en la segunda parte:
Revisión, Corrección y conformación del rumbo empresarial. Planes de
desarrollo y proyección. Apéndices analíticos y al final, fuentes
bibliográficas documentales, así como un glosario de términos técnico-
contables y administrativos.
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INTRODUCCIÓN GENERAL
Es fundamental transmitir una visión sobre la función de “ALTA
DIRECCIÓN”, como concepto importante de la Administración de Empresas,
aclarando que los datos que nos ofrecen la teoría y los grandes autores de
obras técnicas, no son lo suficientemente elocuentes para captar con la
sensibilidad y la profundidad requeridas, lo que es propiamente la función
en las pequeñas y medianas empresas. Aunque pudiera parecer un tanto
obvio, ridículo y simplista, el concepto tiene mucho de subjetivo, por lo
tanto, además de un criterio personal maduro se requiere abordar algunos
aspectos que faciliten el éxito en su comprensión y aplicación.
Para empezar diremos sin temor a equivocarnos, que La Alta Dirección es el
“Dulce Encanto de la Administración”. El que la vive en la práctica,
percibe la fascinación y el ensueño que produce la fantasía de la
creatividad, del diseño y la aplicación del ingenio con que actuamos,
cuando participamos en la cúpula de la estructura del organismo social,
para conceptualizar en lo abstracto y en el papel, lo que después será un
grupo social en operación. Así es como germina en primera instancia la
genética empresarial.
Utilizamos el término “Alta Dirección”, para llamar así a la función que se
realiza en el más alto nivel de la estructura jerárquica de un organismo
social, en la cual, se gesta la idea del negocio con todo el cúmulo de sus
implicaciones. Para entenderla mejor, prudente será reflexionar sobre el
nacimiento, operación, crecimiento, desarrollo y vida de la empresa.
El emprendedor futuro empresario, desempeña esta labor desde que tiene
la idea de poner su negocio, imaginando cual será el giro, la inversión, la
necesidad insatisfecha en el mercado al cual, dedicará su empeño y
creatividad, así como visualizando en abstracto los recursos necesarios
para la dinámica de su operación.
Así las cosas, un enfoque objetivo para realizar un análisis de altura, será
establecer rangos en la dimensión del grupo, su giro y sus procesos; ya que
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estética, que tiene efectos en el mundo sensorial del ser humano, tanto en
el del creador como en el del espectador. Este mundo sensorial impacta
con trascendencia en el intelecto del hombre, su calidad estriba en la
magnitud del impacto que provoca.
Visto de esta manera, podemos reconocer calidad artística en un sin
número de actividades humanas, como las bellas artes, las artesanías, las
actividades culinarias y en muchos casos hasta en las profesiones liberales
como es el caso de la administración.
--El Artista es el sujeto que practica una actividad con estas características,
para ello se vale de reglas, técnicas y herramientas que favorecen su
expresión. La intención del artista en muchas ocasiones ni siquiera es
buscar las reacciones sensoriales del espectador, se enfrasca en un éxtasis
de gozo y creatividad personal, que no le permite pensar en quien apreciará
su obra, se concreta en vivir y sentir la gracia, la sutileza y la belleza de los
motivos de su expresión.
--Su Origen, ¿Qué es lo que mueve al hombre a practicar una actividad
artística?, ¿Cuál es el estímulo o por qué, surge en el hombre el deseo de
hacer arte? En mi opinión, la respuesta está en la esencia de la naturaleza
humana. Para explicarnos el estímulo que nace en la natura del hombre
respecto al arte, debemos hacer el intento de conceptualizar la
composición de su naturaleza, necesitamos revisar y separar los elementos
que integran al ser humano, porque todo parece indicar que el hombre
tiene en su ser, una parte animal y otra divina o espiritual, lo que explicaría
algunas acciones de su vida que son puro instinto y otras que manifiestan la
mística que aflora como parte sublime en su proceder cotidiano.
Al tenor de los comentarios anteriores, podemos decir que al ejercer la
administración como profesión, podemos hacer arte, un arte conductual
manifiesto en el trabajo con una mística de servicio que se practica al
conducir hábilmente al grupo productivo y trabajador.
Para tener una visión integral de la función directiva, será prudente
comentar los elementos esenciales de interacción que se sucede en el
proceso, tales como:
Un grupo humano con un objetivo a realizar
Una estructura organizacional del grupo
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INTRODUCCIÓN
Es en esta parte de la labor, donde se logra la idea con una visión abstracta
de la operación, contemplando de una manera imaginaria lo que será la
nueva empresa, el mercado, su producción y su propósito, por este motivo
es que tiene importancia trascendental. Como esta labor se realiza en una
forma imaginaria y tal vez, con algún trazo de planes muy simples y
generales; los participantes dejan volar la imaginación en varios aspectos
que ellos consideran importantes, pero aunque esto parezca increíble, esta
lluvia de ideas da una gran gama de alternativas y líneas de investigación,
que en ocasiones nos permite detectar errores importantes que se habrán
de evitar, para lo cual, se deben plasmar en un plan general que coordine
los diseños del resto de los elementos para contemplar una visión de
conjunto.
En esta parte el futuro empresario, trabaja la idea teniendo muy claro que
el propósito que persigue es la rentabilidad, y con profundo sentido de
responsabilidad, debe revisar el entorno económico, político, ambiental y
hasta cultural en el que habrá de realizar la labor del giro que pretende,
para asegurar el éxito del negocio.
Como ya lo hemos dicho, para que exista una empresa con fines de lucro,
debe haber una necesidad insatisfecha o parcialmente satisfecha ocupando
un nicho en el mercado, mostrando un hueco que aqueje a un grupo
humano, para que este, a su vez, participe constituyendo la fuerza
económica de la demanda y que la empresa quiera constituir la respuesta
con la contra parte, llamada oferta. Así es el enfoque del proceso
económico del que debe partir toda abstracción del génesis empresarial.
Consideramos prudente mencionar que no por ser una labor sencilla deja
de ser de Alta Dirección, aunque se realice por una sola persona y en
pequeña escala. En cuanto al producto o servicio que se piensa
proporcionar, se requiere una reflexión detallada para definir las
características, la calidad y garantía que se pueden ofrecer, las ventajas que
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Visto así el análisis de la idea del negocio, tal vez se haga necesario un
pequeño cuestionario de conceptos económicos que nos aclaren y aborden
asuntos elementales como son: ¿Cuál es la situación financiera del país?
¿Cuáles son las tendencias económicas en el giro que se pretende?, ¿Cuáles
son las características de la competencia?, ¿Cuáles son las circunstancias
financieras y de mercado en esas empresas?, ¿Cuáles son nuestras
capacidades productivas y tecnológicas para incorporarnos con éxito a esa
dinámica del mercado?. . . . . . !En fin! . . . . . . la labor se complica un poco.
EL OBJETIVO EMPRESARIAL
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LA MISIÓN
Por lo tanto, debemos vigilar la calidad del satisfactor, que sea inocuo y que
constituya la plena satisfacción de la necesidad. Cuando los consumidores
detectan que no es bien entendida esta responsabilidad o que se está
incumpliendo parcialmente, simplemente dejan de comprar los bienes y
servicios que ofrecemos, para pasar su consumo a la competencia. Ahora
bien, la esencia de la misión no es solamente redactarla y conocerla por los
altos mandos que conocen el giro de la empresa, se requiere difundirla,
concientizarla y aclararla entre los elementos del grupo operativo, para
estimular la aportación de esfuerzos de cada uno en la parte del proceso
que realiza, manejando con cuidado y delicadeza la operación que integra
un producto de calidad.
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INTRODUCCIÓN
ESTUDIO DE MERCADO
Administración de Ventas
La Administración de ventas generalmente se encarga de la estructuración
e integración del departamento de ventas y distribución, como una unidad
de organización, con labores elementales como pueden ser:
a. Integración del departamento correspondiente
b. Organización de funciones y actividades de venta y distribución
c. Diseño e implementación de parámetros y controles
d. Elaboración de informes y reportes
e. Supervisión y control
(Las labores mencionadas tienen una intención enunciativa más no
limitativa, pueden ser mucho más amplias según la necesidad.)
Márketing o Mercadotecnia
Considerando a la mercadotecnia como la habilidad y pericia para definir las
estrategias que permitan la aplicación de recursos en el mane jo más
adecuado del mercado y como el proceso de estudio a través del cual,
podemos conocer los deseos y necesidades de los consumidores y la oferta
para satisfacerlos, el departamento indicado para esta labor, tendrá a su
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INTRODUCCIÓN
Cuando el mercado nos determina las características del producto, nos está
diciendo, cómo, cuándo, dónde y por qué, debemos producir para
hacerlo bien venido en los ámbitos de consumo que se integran con la
demanda.
El análisis del mercado y sus elementos, nos dan la pauta de lo que busca el
consumidor, cómo lo quiere, donde y cuando lo quiere, todo esto nos sirve
para aplicar el ingenio y la tecnología en el diseño de formas, procesos,
calidades y presentaciones del producto, que favorezcan su venta y
distribución. Esto lo hace la Ingeniería del producto al lograr un satisfactor
ideal, mejorando los existentes en la competencia con lo que se logra
penetración y posicionamiento del que nosotros ofrecemos.
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LA ORGANIZACIÓN
UN SISTEMA DE COMUNICACIÓN
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En tal virtud, debemos partir de una visión de las actividades que exige el
desempeño de la dirección, ya que el análisis de las mismas nos indica la
destreza que se requiere para su ejecución. Es evidente que las
habilidades de un buen directivo deben ser muchas, pero se pueden
agrupar partiendo de las necesidades del cargo, en diferentes formas:
Además de los papeles que tiene como ciudadano y padre de familia, que
no sólo requieren de su tiempo e integridad, sino que son
complementarios de la imagen que ostenta como funcionario de alto nivel.
Como Líder debe tener las características más elementales que le permita
difundir un ideal a través del objetivo empresarial, manejar el poder de
convocatoria, revelarse ante el grupo como guía social y ejemplar, con
carisma, habilidad y poder.
1a.-Como representante social y legal del grupo 2a.- Como Líder 3a.- Como
funcionario y, 4a.- Como colega y compañero de trabajo.
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Sumario
2.1 NECESIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN. 2.1.1 Introducción, 2.1.2 El director como
visionario del mundo empresarial, 2.1.3 Elementos de la administración y su aplicación,
2.1.4. Función artística organizacional, 2.1.5 Una vigilancia permanente
2.2 LA EMPRESA COMO SISTEMA. 2.2.1 Introducción, 2.2.2 La administración de
recursos, una habilidad de la dirección, 2.2.3 La Administración de Recursos
empresariales, 2.2.4 El ingenio del Hombre y su lógica aplicación en los elementos de
solución, 2.2.5 La jerarquización en los recursos y medios de trabajo 2.2.6 La
estructuración de funciones y actividades
2.3 LA ORGANIZACIÓN DEL GRUPO. 2.3.1 La organización 2.3.2. El proceso
administrativo, fundamento y apoyo de la gestión de Alta Dirección 2.3.3 Aspectos de la
mecánica administrativa 2.3.4 Aspectos de la dinámica administrativa.
2.4 LA PLANEACIÓN, ELEMENTO DE PREDICCIÓN Y CONTROL. 2.4.1 Introducción 2.4.2 La
acción para ser efectiva, debe ser planeada 2.4.3 Conceptos y definiciones 2.4.4 Plan
presupuestal, 2.4.5 Plan general, 2.4.6 Acciones preliminares y preparatorias para el
presupuesto 2.4.7 Cédulas de planeación y análisis
2.5 INTEGRACIÓN DE RECURSOS. 2.5.1 Introducción, 2.5.2 Recursos empresariales,
2.5.3 Integración de cosas, 2.5.4 Integración de personas, 2.5.5 Recursos Financieros,
2.5.6 Recursos Humanos, 2.5.7 Recursos Materiales y Tecnológicos, 2.5.8 El Tiempo y el
Espacio, 2.5.9 Recursos Éticos, Filosóficos y Psicológicos, 2.5.10 Clima y Ambiente
organizacional
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INTRODUCCIÓN
Hemos dicho que el director como líder y guía del grupo, debe ser un
visionario del mundo empresarial, al tenor de este enfoque, la gestión del
director va a depender en gran medida del dominio que tenga de
conocimientos administrativos al ser usuario de las reglas y las técnicas de
esta disciplina, la cual maneja con gran provecho para el organismo social.
Sin embargo, es muy fácil saber el concepto de la Administración, pero no
cualquiera lo pone en práctica con habilidad.
Una gran parte de los empresarios saben lo que es la técnica, pero cuando
su negocio tiene problemas no tienen la visión ni la sensibilidad para
adaptar las herramientas que esta nos ofrece, y son menos, los que
pueden definir la proporción y oportunidad en su aplicación.
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INTRODUCCIÓN
Con este enfoque sistémico, los elementos que integran la empresa son
órganos con funciones específicas y especiales, que al operar con eficiencia
y oportunidad, forman el organismo en operación que, a su vez, al ser
operado por seres humanos en su esencia principal, se convierte e n un
organismo social funcional.
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LA ORGANIZACIÓN
Con este propósito nos hemos basado en los enfoques que el maestro
Agustín Reyes Ponce nos ofrece en su obra “Administración de Empresas,
Teoría y Práctica”, para los elementos, con técnicas, principios y reglas.
1ª.- Se requiere determinar con toda claridad todos los factores que
influyen positiva o negativamente para alcanzar los objetivos. 2ª.- Deben
revisarse los medios necesarios para la consecución del fin. 3ª. - Debe
realizarse un análisis factorial exhaustivo, de las fuerzas internas y externas
que gravitan sobre los procesos de realización. 4ª.- Deben distinguirse las
mensurables de las que no lo son. 5ª.- Deben conocerse los factores
estratégicos.
* Técnicas de la Investigación:
1ª.- La Búsqueda metódica y sistemática 2ª.- La Observación y, 3ª.- La
Encuesta. (Existen otras que integran la investigación de operaciones,
pero en las pequeñas y medianas empresas no son muy utilizadas)
* Principios de la planeación:
1º.- El principio de la Precisión, no tolera vaguedades. 2ª.- El principio de la
Flexibilidad, se debe contemplar cierta elasticidad para los cambios de
volumen que surjan y las circunstancias que los afectan. 3ª.- El principio
de la Unidad, se debe contemplar una visión de integridad.
1. Principio de organización
2. Principio de predictibilidad
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* Reglas.
Las reglas son criterios generales que orientan la labor presupuestal, para
hacerla ágil y eficiente
1ª El presupuesto debe contar con la convicción y autorización de la
dirección. 2ª Debe ser aceptado y apoyado por todo el personal 3ª
Debe existir un comité o comisión encargada de los preparativos y de su
implementación. 4ª Debe planearse tanto su diseño, como su
implementación y operación. 5ª Deben considerarse tanto instrumentos
de planeación como de control
* Elementos:
a) Un grupo humano que organizar b) un sistema o estructura a diseñar y,
c) Las funciones y actividades a coordinar.
* Principios:
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* Reglas de la Funcionalización:
1ª.- Con base en el objetivo deben precisarse las funciones empresariales
2ª.- Deben elaborarse un Plan integral por cada función y los planes de
apoyo detallados que sean necesarios 3ª.- Deben constituirse unidades de
organización (para fomentar la interacción departamental)
* Técnicas de Organización:
1ª.- Diseño de sistemas de Organización. (Organigramas) 2ª.- Crecimiento
de la organización (crecimiento en niveles jerárquicos horizontales ó
verticales) 3ª.- Centralización y Des-centralización (buscando el equilibrio
adecuado de la delegación) 4ª.- Evaluación de la capacidad y experiencia
de los jefes y mandos intermedios para obtener el abanico de control
adecuado 5ª.- Realización de estudios sobre análisis y valuación de
puestos, así como de administración de sueldos y salarios. 6ª.- Elaboración
de Cartas de Distribución de trabajo para juzgar del correcto equilibrio en
las actividades 7ª.- Elaboración de Manuales e Instructivos para las
actividades y trabajos que tengan influencia en la gestión, además de las
que cada giro empresarial por sus características pueda requerir,
incluyendo en este apartado, los Comités con sus propias peculiaridades:
Comités consultivos, Comités decisorios y, Comités ejecutivos.
* Clases:
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* Momentos o elementos:
a).- La Autoridad b).- La Comunicación c).- La Supervisión y d).- La
Coordinación
A).- La Autoridad, “ Es el poder que se ejerce a través del mando, sobre los
que tienen la obligación de obedecer (subordinados)”. La Delegación y
ejercicio de la autoridad es el mando.
* Clases de Autoridad:
La Autoridad por su origen se puede clasificar en: 1).-Autoridad Jurídica o
Formal, 2).- Autoridad Moral Técnica y, 3).- Autoridad Moral Personal.
Delegar // (del lat. Delegare, dar una persona a otra la jurisdicción que
tiene por su cargo o dignidad y oficio, en su representación)
* Sus fases:
1ª.- La Delegación de Autoridad. (Administrar es hacer a través de otros)
2ª.-El ejercicio de esa Autoridad 3ª.- El establecimiento de una red de
canales y formas de comunicación 4ª.- La supervisión técnicamente
realizada.
* Principios de la Dirección:
a).- Principio de la Unidad de Mando (cada subordinado debe tener un solo
jefe) b).- Principio de la Amplitud de control, debe cuidarse el abanico de
la amplitud de control, en función a la capacidad de cada jefe y al nivel
jerárquico que este tenga c).- Principio del Equilibrio entre Autoridad y
Responsabilidad d).- Principio del Equilibrio entre Delegación y
Control.
* Reglas de la Dirección:
1ª.- Debe contarse con un manual de políticas y objetivos, perfectamente
conocido por el personal 2ª.- Debe diseñarse análisis de puestos y
funciones. 3ª.- Deben prepararse Fichas de Responsabilidad por cada
puesto con : Nombre, Cargo, Responsable ante quién y Responsable de
qué . . 4ª.- Deben establecerse, realizarse y evaluarse, Reportes de Gestión
y de Calificación de Méritos.
*Clasificación General:
En las empresas con fines de lucro, la clasificación está orientada hacia las
funciones principales del organismo social, marcando sistemas y
subsistemas por sección o departamento, según sea su coordinación; sin
embargo, para que estos sistemas funcionen, deberán contemplarse las
etapas del control administrativo fundamentales:
* Principios:
a).- Principio de la distinción entre el sistema de control y la función
controlada. b).- Principio del uso de los parámetros o estándares pre-
establecidos c).- Principio de la excepción. El control es eficaz si atiende
los aspectos de excepción, en lo que no cumplió con lo esperado d).-
Principio de la participación. Los mandos intermedios deben participar en el
diseño y operación de los medios de control.
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INTRODUCCIÓN
En empresas pequeñas:
En las empresas pequeñas tal vez, para la planeación de su operación baste
con relacionar las actividades por funciones que se tienen que realizar, con
el detalle de volúmenes de unidades, pesos y ubicaciones de las zonas de
venta. En cuanto a las compras, bastará también con un pequeño catálogo
de productos con sus proveedores, listas de precios y calidades,
condiciones de compra y plazos de pago.
CONCEPTOS Y DEFINICIONES
PLAN PRESUPUESTAL
PLAN GENERAL
Secuencia en el proceso
Todos los esfuerzos que puedan realizarse para evidenciar los beneficios
que el sistema reporta para los empleados y trabajadores, serán pocos, ya
que es un instrumento de inducción muy eficiente lo que lo hace rentable
en grado sumo y un gran apoyo para la dirección.
Metodología de elaboración:
Metodología de elaboración
En primer término, nos iniciaremos considerando las unidades de
producto que se piensan vender, incrementadas con el número de
unidades que debemos conservar como estok en inventarios para
amortiguar fluctuaciones en el mercado y estimar la producción
requerida para el ejercicio.
Flujo de fondos
En esta parte del presupuesto, es necesario preparar papeles de trabajo
para jugar un poco con la idea del negocio, estimando los requerimientos
que tiene cada etapa del circuito operacional. Para este juego de
estimados, en la práctica tenemos la táctica simple comentada en el
apéndice de finanzas, que consiste en diseñar un círculo que asemeje la
carátula de un reloj (la que representará el circuito), para anotar en ella, los
momentos y etapas de la operación del negocio que van a necesitar dinero.
En el número doce de la carátula imaginaria, anotaremos la “X” como
incógnita de la cifra requerida para la inversión inicial que requerirá el
circuito comercial y que al final será la suma de las necesidades de dinero.
En cada número de la carátula, anotaremos en forma progresiva, el título
del elemento con la cifra estimada requerida.
Presupuesto de Capital
Esta cédula del presupuesto también llamada “Presupuesto de inversiones
Permanentes”, se prepara con la revisión de las necesidades de inversión
en activos fijos e instalaciones de capacidad productiva, de acuerdo a los
procesos productivos o comerciales que habrá de realizar el organismo
social, imaginando los procedimientos de cada proceso y cada
departamento, tomando en cuenta las opiniones de los mandos
intermedios.
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INTRODUCCIÓN
RECURSOS EMPRESARIALES
Debemos recordar que son seis los principales recursos con los que operan
la generalidad de las empresas, sin dejar de reconocer que algunos giros
especiales podrán requerir algunos más.
INTEGRACIÓN DE COSAS
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INTEGRACIÓN DE PERSONAS
RECURSOS FINANCIEROS
RECURSOS HUMANOS
EL TIEMPO Y EL ESPACIO
Con este enfoque será de mucha utilidad que el comité directivo o el sujeto
que desempeñe la función directiva, tenga conocimientos de esta disciplina
para lograr los grados de eficiencia que se requieren en la conducción y
coordinación de los esfuerzos del grupo; contemplando la variedad de
factores que se integran en la acción dinámica de la operación de la
empresa. Podemos decir que de los factores que moderan la interacción
grupal, los más evidentes e importantes son:
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La puesta en marcha
Los primeros intentos de operación
El evento de inauguración
Ajustes de armonía y coordinación
Implantación de Sistemas
Sistemas simples de control y supervisión
Las primeras evaluaciones para confirmación del rumbo y orientación
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LA PUESTA EN MARCHA
EL EVENTO DE INAUGURACIÓN
IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS
Uno de los primeros sistemas que se crean en las empresas con fines de
lucro, es “El Sistema de control Interno”. Como consecuencia de este, las
funciones de Contraloría y de Auditoria, y dependiendo de la dimensión y
necesidades del negocio, se puede requerir un sistema de Contabilidad y
de Control Presupuestal.
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El papel de la Dirección
Análisis de su función
La integración del equipo de colaboradores
Diagnóstico de la acción dinámica del grupo
La coordinación de funciones
Labor de crecimiento y desarrollo
Labor revisora y de evaluación
Labor de corrección y retroalimentación
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EL PAPEL DE LA DIRECCIÓN
Los roles y las exigencias que la actividad del grupo impone al director son
muchos; su tiempo, atención y dedicación, todos tienen un límite,
circunstancias que le obligan a marcar prioridades, agendar y delegar
actividades, estas situaciones pone a prueba los atributos de la persona
del director. Estos atributos son diversos y en ocasiones lo hacen
aparecer como un superhombre, sin embargo, aquí es donde entran la
tecnología y las habilidades que le proporcionan ventajas para combinar
eficientemente los recursos con los que cuenta o procurarse los que le
hagan falta con profesionales en cada especialidad.
ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN
En la empresa
Labores de oficina.-
Como todo buen funcionario, el director tiene su centro de
operaciones en el despacho de su oficina, donde cuenta con las
instalaciones necesarias como: teléfonos, mobiliario, servicios,
agenda y secretariado, equipos de cómputo e intercomunicación.
Labores de dinámica de grupos, juntas y reuniones.
En su papel de elemento participante de alta dirección, el director
establecerá como pilar de su comunicación, la práctica de
reuniones periódicas con sus colaboradores, que no sólo serán
funcionarios sino que pueden llegar a ser mandos intermedios y
operarios con los que comparte ideas y responsabilidades, y que le
permiten vivir palpando el pulso de la vida de la organización y sus
detalles.
Visitas, rondas y recorridos.-
Una simple visita semanal que haga el director a los centros de
organización y de trabajo de la empresa, le proporcionará imagen
y respeto frente a sus empleados y trabajadores, además de la
posibilidad de constatar la veracidad y contenido de los informe s y
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En el entorno de la empresa
El éxito de una empresa no puede medirse sólo por las utilidades
generadas en su actividad, hay otros aspectos que se ofrecen en la
dinámica empresarial que dan valor e imagen a la organización y que se
reconocen, evaluando el clima organizacional que posee, así como la
higiene y equilibrio que logra en las relaciones con el entorno socio
ecológico y ambiental. De esta manera tenemos que la labor del director
fuera de su organización impacta en medios económicos, ambientales y
sociales, que llegan a tener tanta importancia como la labor interna que
desempeña. Con esta óptica se pueden apreciar diferentes tipos de
relaciones como son:
LA COORDINACIÓN DE FUNCIONES
La táctica común y corriente más usada con este propósito es “El Análisis e
Interpretación de los Estados Financieros”, cuyos reportes son el resultado
de los registros financieros que maneja la contabilidad y que generan la
toma de decisiones necesarias para conservar la dinámica de operación
adecuada.
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Introducción
La Ingeniería de Sistemas y la Ingeniería de Operaciones
Principales formas de aplicación
Otras aplicaciones especiales
La Estructuración de Funciones y Actividades
El Análisis de Puestos y su aplicación
Visión técnica para la ubicación de los recursos y medios de trabajo
“En la empresa como sistema social, toda actividad para que sea
eficiente, requiere la aplicación de cierta tecnología” JJGT
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INTRODUCCIÓN
LA INGENIERÍA DE SISTEMAS
Ingeniería de sistemas es la aplicación tecnológica de la “Teoría General
de Sistemas” a los esfuerzos, adoptando en este trabajo el paradigma
sistémico. (El Paradigma sistémico consiste en implementar señales de
“acierto-error”, que dicen a una subunidad, si la conducta del sistema es
o no, conciliable con el diseño global de su operación). La ingeniería de
sistemas integra otras disciplinas y grupos de especialidades acordes al
área reclamante en un esfuerzo conjunto, formando un paquete de
procesos coordinados en busca del objetivo final.
INGENIERIA DE OPERACIÓNES
Las dos líneas estratégicas de trabajo que la constituyen son: por un lado,
la asistencia técnica a la explotación del giro y por otro, el suministro de
sistemas integradores de logística y optimización, en la secuencia de la
operación.
Ahora bien, haremos una revisión ligera pero muy elocuente, que nos
indicará los elementos de la ingeniería como actividad prioritaria y
fundamental de la vida del hombre en cualquier función, para,
posteriormente, aprovechar esos elementos al servicio de la empresa en
una hábil combinación que hará el director, con la intención de producir
buenos resultados en las diferentes áreas de la organización.
Las empresas con fines de lucro son constituidas por grupos humanos, estos
humanos se reúnen para realizar una actividad productiva que les
proporcione un beneficio económico, esta actividad en términos generales
se llama trabajo. Para que el trabajo tenga eficiencia en beneficio de
todos los participantes del grupo, debe ser organizado adecuadamente.
Parte de esta organización se logra con la combinación de técnicas y
procedimientos administrativos con los de diferentes ramas de la
ingeniería, según la especialidad.
Estudios de competitividad.
La Real Academia Española define “Competitividad”, como “La
capacidad de competir o el grado de rivalidad que se tiene para la
consecución de un fin”. Si nos referimos al ámbito empresarial, la
competitividad es el grado de capacidad productiva instalada,
(considerando todos los factores de la producción), que nos
permite el potencial de mantener en una forma sistemática,
ventajas comparativas en bienes y servicios para alcanzar,
sostener y mejorar, una determinada posición, en un
entorno socioeconómico del mercado.
--------O--------
148
149
SUMARIO
4.1 VIGILANCIA DEL RUMBO Y DIRECCIÓN 4.1.1 Introducción, 4.1.2 Vigilancia y evaluación
periódica de la Filosofía Empresarial, 4.1.3 Confirmación y Evaluación permanente del
objetivo, 4.1.4 Confirmación y Evaluación permanente de La Misión, 4.1.5 Vigilancia y
Evaluación permanente sobre La Visión, 4.1.6 Confirmación y Evaluación del Propósito
Económico, 4.1.7 Revisión y Evaluación de la Cultura empresarial, 4.1.8 Sugerencias para
formas de evaluación 4.1.9 Propuesta de Cuestionario.
4.2 EVALUACIÓN DE LA OPERACIÓN. 4.2.1 Introducción, 4.2.2 Integración de módulos
para control, 4.2.3 Sugerencias para su evaluación, 4.2.4 Procedimientos simples por
área, 4.2.5 Supervisión de funciones en operación y su coordinación. 4.2.6 Contraloría
Funciones, elementos y actividades 4.2.7 Sugerencias para evaluación, 4.2.8 Cuestionario
de evaluación de servicios inter-departamentales.
4.3 LABORES DE SUPERVISIÓN. 4.3.1 Introducción, 4.3.2 Revisión periódica de la estructura
organizacional, 4.3.3 Revisión periódica del plan general, 4.3.4 Revisión periódica de la
integración administrativa, 4.3.5 Revisión permanente sobre la funcionalidad de los
Sistemas y sub-sistemas, 4.3.6 Revisión permanente sobre la operación de los controles.
4.3.7 Metodología general de vigilancia y corrección.
4.4 LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA 4.4.1 Introducción, 4.4.2. La empresa
como sujeto de inversión 4.4.3 La Estructura Financiera, 4.4.4 Fuentes de financiamiento 4.4.5
Formas de aplicación de fondos 4.4.6 Análisis e interpretación financiera 4.4.7 Rendimientos y
rentabilidad por área.
150
151
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------
INTRODUCCIÓN
Preciso será decir al respecto que en varias de estas labores, no basta con
la opinión personal del contralor, en la mayoría de los casos, será
necesario que la dirección procure trabajos de investigación e inteligencia
comercial del medio, en la competencia y a veces, hasta en ámbitos de la
economía nacional.
Técnicas de Investigación:
a) La observación
b) El cuestionario técnico administrativo
c) La entrevista, directa o indirecta
153
Una vez confirmado el objetivo social, será necesaria una revisión para
asegurarnos que este cumple con la misión contemplada originalmente e n
la idea del negocio, revisando también la adecuada difusión entre el
personal y la disciplina con la que este acoge los matices de este encargo
moral asumido por la compañía.
(Encabezado )
----------------------------------------------------------------------------------------------------
(Cuerpo de la forma)
¿Conoce Ud. los principios que alientan la moral de nuestra
compañía? Si ( ) No ( )
¿Conoce el objetivo de nuestra organización? Si ( ) No ( )
¿Conoce los bienes y servicios que producimos y vendemos?
Si ( ) No ( )
¿Qué opinión tiene sobre nuestros productos?
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
¿Qué opinión tiene sobre nuestros servicios?
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
¿Conoce la opinión que tiene la gente de nuestra empresa, de
nuestros productos y de nuestros servicios?
------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------- --------------------------------------------------------
¿Conoce Ud. La Misión de nuestra organización?
Si ( ) No ( )
¿Qué opina Ud. de nuestra Misión y de la forma en cómo la
cumplimos?
-----------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------
¿Qué opina Ud. sobre los ámbitos en los que se desempeña nuestra
empresa y la forma en cómo los manejamos?
Sobre el Ambiente laboral.
-----------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------
Sobre el Ambiente comercial
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
Sobre el Ámbito socio-económico
158
-----------------------------------------------------------------------------------------
. -----------------------------------------------------------------------------------------
Sobre el Ámbito gubernamental
-----------------------------------------------------------------------------------------
. .
Sobre el Ámbito ecológico
-----------------------------------------------------------------------------------------
. -------------------------------------------------------------------------
¿Qué opinión tiene Ud. sobre la operación de nuestra empresa y las
formas en que se respeta, maneja y fomenta, la cultura regional,
las tradiciones populares, la difusión técnica laboral y capacitación
que ofrece nuestra organización?
------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------- --------------------------------------------------------------------
¿Qué opinión tiene Ud. sobre la operación de nuestra empresa y las
formas en que se respeta, el medio ambiente y la ecología?
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
¿Qué opinión tiene sobre nuestra imagen?
------------------------------------------------------------------------------------- -----
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------
Que sugerencias nos puede Ud. hacer?
------------------------------------------------------------------------------------------
. -------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
-------o-------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
En tal virtud, visto lo anterior, podremos decir de una manera simple que
en juntas con el personal de ventas se debe confirmar el objetivo comercial
y corroborar que está perfectamente coordinado con las metas del
departamento de producción.
Módulos de actividades
1. Primer módulo de estudio y evaluación (Sobre la Filosofía
Empresarial)
En este primer complejo de elementos a evaluar, la dirección
deberá preparar una hoja de trabajo que marque la correlación que
existe entre la Filosofía empresarial, sus elementos, y las
funciones que se realizan en la organización, para asegurarse que
la operación cotidiana entiende y respeta la línea trazada por los
dueños, sobre las características de su negocio y el rumbo que ha
marcado la dirección.
2. El segundo módulo de estudio y evaluación sobre el mercado, el
producto y los servicios.
La dirección deberá revisar a base de un gráfico conceptual, o de
pláticas con los funcionarios si lo prefiere, de manera que marque
la correlación que existe entre el mercado, el producto y los
servicios proporcionados por la empresa, sus variables y evolución,
cerciorándose de que estos se integran eficazmente a la idea del
negocio expuesta en la planeación.
3. El tercer módulo se orientará hacia la evaluación de las compras, la
producción y los servicio de fábrica, con el que se podrán
contemplar las actividades que se realizan, para verificar que
correspondan a los requerimientos apuntados por la función de
ventas, con la finalidad de proporcionar el producto en volúmenes
adecuados, con procesos y formas de presentación requeridas por
los planes de estos departamentos y que se encuentren en los
rangos de la capacidad productiva instalada y requerida por la
operación.
4. En el cuarto, se deben revisar con la misma secuencia de
procedimiento, las funciones de ventas y distribución conjugadas
con los requerimientos del mercado indicados por el estudio e
investigación de mercados, y el plan de ventas que asegure los
163
*Herramientas:
Análisis e Interpretación de Estados Financieros y estudios de Factibilidad.
Análisis y estudio de Programas de Inversión y Nuevos Proyectos. Estudios
de puntos de equilibrio y su aplicación en la planeación. Definición de
necesidades de efectivo con base en el Flujo de Fondos. Estudios de índices
de rentabilidad en el mercado de dinero y capital.
NOMBRE DE LA EMPRESA
Crédito y cobranzas
----------------------------------- --------------------------------------
-----O------
Introducción
Revisión periódica de la Estructura Organizacional
Revisión periódica del Plan General
Revisión periódica de la Integración Administrativa
Revisión sobre la funcionalidad de los Sistemas y sub-sistemas
Revisión permanente sobre la operación de los controles
Revisión y supervisión de las obligaciones fiscales
Metodología general de vigilancia y corrección
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
Tal vez sea necesario insistir en que estos métodos y tácticas, pueden
cambiar según el tipo de empresa, su dimensión y lo complicado de su
179
actividad, la opinión del jefe del área involucrada ofrecerá más elementos
y será siempre la mejor, partiendo de una revisión de la carta de
organización, fiel representación del sistema administrativo adoptado por la
empresa.
Los recursos que generalmente utilizan las empresas los podemos agrupar
en seis clases principales: materiales, financieros, humanos, tecnológicos,
tiempo y espacio.
Además, cada ley que impone algún gravamen, se basa en el Código Fiscal
de la Federación que estipula: “Impuesto es toda prestación asignada por el
estado en forma unilateral y con carácter obligatorio, a todo aquel, cuya
situación coincida con lo que la ley marca como hecho generador del crédito
fiscal”
Por si esto fuera poco, en cada ley tributaria, se especifican con toda
claridad los hechos que son gravados por su ordenamiento y las
deducciones o exenciones a las que se tiene derecho, así como los
requisitos que deben cumplir.
188
Actividades en solitario.
-------O-------
Análisis financiero
Interpretación financiera
Proporciones Financieras Estandar
Control y vigilancia sobre el manejo y la aplicación de fondos
Estudios e investigaciones financieras
Rendimientos y rentabilidad
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
Hemos dicho que toda acción emprendida por el hombre para que sea
eficiente, debe ser debidamente planeada, no importando el tipo de
actividad, los preparativos para actuar siempre son importantes, así vemos
que para que un barco zarpe hacia una larga travesía, se realizan
preparativos procurando los recursos necesarios que aseguren el éxito de
su viaje. De la misma manera podríamos decir, que el comité o la persona
encargada de la alta dirección en la empresa, deben preparar los medios de
operación que la misma necesita, ahora, en este apartado, vamos a
contemplar los recursos financieros necesarios para el inicio, la operación
del negocio y su óptima aplicación.
a) El de la Planeación
b) El de una organización de inversiones
c) El de los sistemas de control y,
193
Planeación Financiera
En la planeación de recursos financieros como en todas las
aplicaciones de la administración, se requiere definir políticas,
programas, procedimientos y presupuestos. Esta situación nos
lleva por razón natural, a iniciar las labores con un trabajo de
previsión administrativa que fundamente los elementos de la
planeación, especialmente, la investigación administrativa
técnicamente realizada.
Una herramienta de gran utilidad en estos trabajos es el análisis
financiero con su complemento ideal de un plan de interpretación.
La Organización
En el plano financiero de la empresa, la organización es la
estructuración técnica que debe existir en las relaciones de
asignación de fondos por área, que logre un alto grado de
eficiencia y funcionalidad en los diferentes elementos que se
integran en la empresa y que además, faciliten la coordinación y la
correlación de las actividades.
Sistemas de control
Para asegurar la pulcritud en el manejo del dinero de la empresa, es
evidente que se deben implementar registros y controles
suficientes que den seguridad y precisión en la asignación, manejo y
aplicación, de este recurso tan vulnerable.
ESTRUCTURA FINANCIERA
Estas características nos indicarán las partes que requieren capital propio y
las que pueden manejarse con financiamiento externo, situación que debe
considerarse con cuidado, dado que el costo del dinero es diferente
dependiendo de la fuente de procuración.
195
Las fuentes externas son catalogadas así, porque implican ciertos trámites
con instituciones crediticias ajenas al negocio de donde se obtienen fondos
frescos del exterior, los cuales tienen costos fijos con tasas permanentes
impuestas por las financieras que gravitan sobre un apalancamiento
financiero, incrementando el rango del costo fijo empresarial.
Así las cosas, al preparar los planes para el manejo de los fondos que
requerirá la empresa en su operación, utilizamos varios elementos que
informan de situaciones pasadas vividas por esta o por entes similares, para
aprovechar las experiencias y mejorar condiciones y resultados.
ANÁLISIS FINANCIERO
Para cumplir con este fin, debemos iniciar un análisis del panel de informes
y reportes que generalmente son contables y administrativos, aunque en
ocasiones se utilizan datos externos de otra índole que impactan en el
ámbito del giro de la empresa.
las áreas que así lo necesitan. Tener el dinero ocioso o invertido en exceso
en cualquiera de los renglones de la empresa, implica pérdidas de
rentabilidad y por el contrario, tener carencias en las proporciones de
fondos necesarios, representa deficiencias en la capacidad productiva que
afecta la eficiencia de la operación.
Así las cosas, podemos decir que existen diversos métodos de análisis
financiero que facilitan esta interpretación, con diferentes características
que ahora mostraremos, dando prioridad a los más usados por su sencillez
y que tratándose de negocios pequeños y medianos, funcionan con altos
gados de efectividad, sobre todo, si consideramos que para evaluar y
apreciar las cantidades en que se expresa cada rubro, utilizamos
fundamentalmente la comparación como metodología general. De estas
consideraciones, se desprenden el valor y la eficacia de los métodos
aplicados en esta labor directiva, los más usados por su sencillez son:
INTERPRETACIÓN FINANCIERA
Para entender mejor el mensaje que contienen las cifras de los reportes
financieros, también se requieren algunos preparativos que facilitan su
interpretación.
Tendencias
Con el uso de herramientas que marcan la fluctuación de los valores en las
partidas financieras a través del tiempo, se pueden percibir modificaciones
en los reportes o estados financieros al establecer entre ellos una
comparación. Esta comparación se puede realizar en estados de dos o tres
fechas diferentes, o dicho de otra manera, en el comparativo de dos o tres
ejercicios de la misma empresa, o de dos o tres empresas similares
buscando un enfoque de competitividad.
Razones
A continuación abordaremos algunos aspectos de la dinámica financiera de
los negocios, con razones numéricas, en donde se combinan cifras de
información estática con cifras de información dinámica, que se tornan
elocuentes en su comparación, y que de esta manera, resuelven problemas
generales como pueden ser: de Liquidez, solvencia, rotación de circuitos,
la calificación de la correcta proporción del activo con relación a la
operación, la correcta proporción del pasivo total, la correcta proporción
del capital y su correlación con la propiedad de la empresa en una realidad
financiera.
205
Pasivo Total
Capital Contable
Rotaciones
Rotación de Cuentas por cobrar
206
Esta razón nos ofrece un Índice que usamos como divisor de los 365 días
del año, el cual, nos confirma el periodo de cartera que maneja la
compañía para juzgar lo adecuado del crédito que se otorga.
Rotación de Inventarios
La rotación del inventario nos indica la velocidad con que la compañía
mueve sus mercancías en operaciones de venta. Este índice va a calificar
lo adecuada que es la cifra de inversión permanente en inventarios,
marcando deficiencias si la rotación es elevada o, hay excesos en
almacenes, si la rotación es baja. Para mayor información en ocasiones
es conveniente calcular la rotación por líneas de productos, o por
temporadas.
Costo de Ventas
Inventarios
207
Índice de Solvencia
Para normar el criterio sobre la solvencia de la empresa, se utilizan varias
razones que ofrecen la proporción que existe entre partidas que pueden
garantizar el pago del pasivo total.
Pasivo Total /a / Capital Contable. (lo aceptable es) .60 a 1 Pasivo a Largo
plazo /a/ Capital Contable (lo aceptable es) .30 a 1
Activo Total /a/ Capital Contable. (lo aceptable es) 1.6 a 1 Capital de
Trabajo N. /a / Capital Contable (lo aceptable es) .25 a 1
El giro a explotar
La dimensión del negocio
El ámbito del mercado
La competencia efectiva
El origen de los insumos utilizados
209
El mercado de trabajo
El grado de capacidad productiva instalada
¡En fin! . . . pueden existir muchas variables según el caso y según el criterio
del analista.
Falta de solvencia
Sobreinversión en cuentas por cobrar
Sobreinversión o insuficiencia en inventarios
Sobreinversión en activo fijo tangible
Capital insuficiente
Aplicación incorrecta de las utilidades
Capital de trabajo:
Rotación de inventarios
Con estos ejemplos tan simples podemos normar el criterio de cómo jugar
con las comparaciones financieras, para evaluar el negocio con diferentes
enfoques y recordemos, dicho sea de paso, que la elocuencia de las cifras
se pondera con la experiencia y el criterio que se tenga para plantear la
correlación de las mismas.
RENDIMIENTO Y RENTABILIDAD
-------0-------
216
217
Sumario
5.1 EL INGENIO, LA INGENIERIA Y LA EMPRESA 5.1.1 Introducción, 5.1.2 La Toma de
Decisiones 5.1.3 Plantilla de ingeniería con enfoque general.
5.2 EL ORDEN Y LA SECUENCIA EN LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA 5.2.1 Introducción,
5.2.2 La ingeniería y el diseño de procesos en la empresa, 5.2.3 Los sistemas en la
empresa y la secuencia lógica de actuación 5.2.4 La ingeniería y el sistema de
administración, 5.2.5. Las funciones y los diagramas de proceso.
5.3 LA INGENIERIA Y LA PROCURACIÓN DE RECURSOS EN LA EMPRESA 5.3.1
Introducción 5.3.2 La ingeniería y el diseño de procesos, rutinas y actividades en la
empresa 5.3.3 La ingeniería financiera 5.3.4 Plantilla General de ingeniería aplicada a
Recursos Financieros 5.3.5 La Ingeniería y la Administración de Personal 5.3.6 Plantilla
General de ingeniería aplicada a Recursos Humanos y Administración de Personal 5.3.7
La ingeniería y la Administración de Recursos Materiales 5.3.8 La ingeniería y su aplicación
en la procuración de recursos materiales.
5.4 LA INGENIERIA Y LA PROCURACIÓN DE RECURSOS ESPECIALES 5.4.1 Introducción
5.4.2 La Ingeniería y la tecnología al servicio de la empresa 5.4.3 La Ingeniería y la
Administración de espacios al servicio de la empresa 5.4.4 La Ingeniería y la
Administración del tiempo en la vida de la empresa
5.5 LA INGENIERIA DE MÉTODOS Y LA INGENIERÍA DEL TRABAJO AL SERVICIO DE LA
EMPRESA Introducción, La Ingeniería de Métodos, Elementos, Silogismo de justificación,
Funciones y actividades, Recomendaciones, Ingeniería del trabajo
218
219
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
Hemos dicho que para cualquier acción que realiza el ser humano, utiliza el
ingenio producto de su intelecto, contemplando un fin y los medios para
lograrlo. Cuando las metas de las acciones que realiza el hombre como
miembro integrante de un grupo, tienen la finalidad de producción y de
lucro, buscan diseñar rutinas, procesos y procedimientos que garanticen la
eficiencia en el trabajo y la gestión, intentando la rentabilidad esperada.
Esto se logra, al combinar el proceso de la toma de decisiones con técnicas
de ingeniería.
Evidentemente las empresas van a contar con todos los que son
indispensables para garantizar su operación, pero existe un enfoque de
dependencia en el proceso de su procuración, que da a los recursos
humanos relevancia sobre los demás, debido a que la calidad de la labor
del personal, se ve reflejada en la obtención y manejo de todos los demás.
Características de la Solución
El plan en el que se trace una posible solución, debe ser congruente con las
características de la problemática o necesidad, situación que facilita y aclara
los elementos del diseño de la solución con técnicas de ingeniería y la
secuencia a realizar.
Volvemos a la esencia de la idea del negocio, para ver que esta, implica
una labor de administración de recursos que proporcionarán la capacidad
de satisfacción del mercado. Con este enfoque, se van a planear acciones
muy concretas para la obtención y manejo de cada recurso, las cuales
evidentemente, van a requerir un orden, técnicas, tácticas y estrategias de
ingenio, para ser aprovechadas con mayor efectividad.
Como hemos dicho, van a existir acciones tan sencillas que únicamente con
lógica y razonamiento constituirán una rutina elemental y tendrán la
calidad necesaria para alguna actividad. Existirán otras, que impliquen
procesos y métodos más complejos para cumplir su cometido.
227
------O------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------
INTRODUCCIÓN
En esta función fácilmente se detectan las pérdidas cuando hay fallas en los
procedimientos, en tiempos y movimientos, tanto como los desperdicios
de capacidad productiva instalada y servicios indirectos.
Hemos dicho que las empresas con fines de lucro, son constituidas por
grupos humanos, estos humanos se reúnen para reali zar una actividad
productiva que les proporcione un beneficio económico, esta actividad en
términos generales se llama trabajo.
Para que esto suceda y aunque parezca obvio, se requiere comenzar con
un análisis de las actividades, buscando la secuencia lógica de su
integración, los métodos y rutinas que las hagan prácticas en su realización
y sobre todo, susceptibles a los sistemas de dirección, supervisión y control.
Es aquí donde se aprecian los elementos de la ingeniería que aguzan el
ingenio del personal encargado de cada labor, para alcanzar sus objetivos
parciales.
Para definir con precisión los recursos que el grupo habrá de necesitar,
debemos partir de un análisis de las funciones que de acuerdo a su giro,
tendrá que realizar, las cuales, deben ser congruentes, secuenciadas y
coordinadas, para alcanzar la institucionalidad que se busca.
El organizador tiene que ver cómo debe ser la actividad para alcanzar
eficientemente las metas que impone el objetivo. Diseñar actividades de
cualquier índole, que en su combinación logren eficiencia y oportunidad en
la interacción grupal.
Para su diseño, el organizador tiene que ver y estudiar cómo deben ser las
acciones que requieren las rutinas, para alcanzar las metas parciales con el
menor costo y tiempo posibles, respetando la secuencia de una actividad
proyectual funcional.
Introducción
La ingeniería y el diseño de procesos, rutinas y actividades
La ingeniería y la Administración Financiera
Plantilla General de ingeniería aplicada a la Administración de Recursos Financieros
La Ingeniería en la Administración de Personal
Plantilla General aplicada a Recursos Humanos y Administración de Personal
La ingeniería y la Administración de Recursos Materiales
Plantilla General de ingeniería aplicada a la Administración de Recursos Materiales
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------
INTRODUCCIÓN
La Necesidad de fondos
Con esta óptica, se hace necesaria la preparación de cédulas (papeles de
trabajo), para cada rubro, para planear, justificar y calcular, la porción de
fondos necesaria en cada unidad de operación, que al integrarse en un todo
nos indicará el monto y la proporción de la inversión general en un periodo;
esto constituye la Previsión Financiera.
Partiendo del análisis del capital contable y jugando con las carencias de
dinero marcada en el flujo de efectivo, se deben buscar fuentes de
financiamiento, para estudiar sus costos y sus condiciones en un
comparativo que nos marque la alternativa ideal, para la contratación de las
líneas de crédito que puedan proporcionar el dinero necesario.
Abundando en esta idea, podemos decir que cuando se requiere afinar las
cualidades y los atributos de los recursos que ofrece el personal, es factible
la realización de estudios de ingeniería para dotar de calidad la
colaboración y los servicios ofrecidos por el elemento humano,
constituyendo así, la Administración de Recursos Humanos.
Son tan variadas las etapas por las que pasa un elemento humano para ser
seleccionado y contratado, que vamos a necesitar del apoyo de la
Psicología, del Derecho, de la Didáctica y de algunos aspectos de liderazgo y
motivación, así como los de la ingeniería.
Otra estrategia en favor del fomento de los recursos humanos, será una
evaluación periódica de la capacidad y preparación de elemento humano.
La política de evaluación periódica de los empleados, será labor profiláctica
para el grupo que le mantendrá en la competitividad general adecuada,
para impactar con éxito en el mercado, además de indicar la necesidad de
programas de capacitación y desarrollo.
-------O-------
“El Ingenio del hombre no pasa de ser una fantasía, si no cuenta con los
recursos adecuados para concretar su creatividad” JJGT
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------
INTRODUCCIÓN
De una manera simple, este orden se obtiene siguiendo la guía que hemos
utilizado que nos proporciona la plantilla genérica de ingeniería en la
siguiente forma:
Como en los casos anteriores de una manera simple este orden se podría
presentar de la siguiente manera:
-------O-------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------
INTRODUCCIÓN
266
LA INGENIERIA DE MÉTODOS
El mejor método debe ser el que integre las herramientas técnicas, que
aproveche habilidades del personal, en el menor tiempo posible.
Con este enfoque se hace necesario aclarar qué entendemos por actividad
productiva, ya que no sólo es la manufactura de transformación de los
insumos como lo hemos comentado en capítulos anteriores, sino toda
aquella actividad que combinando recursos, tiempo y trabajo, obtiene un
bien o servicio que se considere necesario para el desempeño de la
operación.
ELEMENTOS
Un diagrama
Como representación gráfica del concurso y secuencia de hechos y
actividades en las variables de un fenómeno // Representación
gráfica del concurso y secuencia de los elementos de solución de
un problema. // Representación gráfica de la secuencia de las
acciones de un proceso y su concurso en busca del objetivo,
cualquiera de estas definiciones procede en este caso.
Una operación
Para este término en el lenguaje común, existen varias
interpretaciones, para el tema que nos ocupa, entendemos por
operación una acción o el efecto de ejecutar una acción para
lograr algo. // En la milicia, se considera como “La serie de
movimientos de la tropa para lograr una táctica o estrategia en
busca del objetivo de batalla”. En la vida de las empresas con fi nes
de lucro, usamos este término para nombrar al conjunto de
actividades que combinan los esfuerzos de los elementos del grupo
con los recursos de la empresa, en busca del objetivo //
“Ejecución táctica y estratégica de acciones para lograr un fin,
aprovechando de la mejor manera las herramientas, recursos y los
elementos”. JJGT
Una función.
Entendiendo por esta, “La actividad particular de cada órgano o
aparato que integran un organismo, la cual realiza parte esencial
de la operación que persigue el objetivo.
269
SILOGISMO DE JUSTIFICACIÓN
Para lograr una visión genérica que nos permita contemplar la estructura
operativa del grupo y hacer un trabajo impecable de coordinación, vamos a
recurrir a herramientas administrativas que nos permiten una visión de
análisis suficiente, para determinar la actividad exacta, en el lugar exacto y
en la oportunidad requerida.
FUNCIONES Y ACTIVIDADES
En Ventas
Al ordenar las formas, las actividades y los datos de la función.
Al organizar las rutas de venta y distribución
Al diseñar la forma administrativa del pedido y la remisión de la
mercancía
271
En Producción
Para la planeación y secuencia en la manufactura.
En volúmenes y programación de la elaboración.
En la realización de la actividad productiva.
En el acomodo surtido y almacenaje del producto.
En el Departamento de personal
En los procedimientos para crear y cubrir las vacantes de trabajo
En el diseño y operación de las formas de reclutamiento,
requisición y autorización del elemento humano
En formas y medios de reclutamiento y selección del personal
En formas y medios de contratación e introducción del mismo
En formas y medios de inducción, desarrollo y capacitación
RECOMENDACIONES
-------O-------
273
------o------
276
277
APÉNDICE No. 1
LA FILOSOFÍA EMPRESARIAL
Introducción
Definición General
Elementos: Un objetivo, Una misión, Una visión y Un propósito
La Cultura Empresarial
La Filosofía Empresarial como esencia del Sistema
Integración en cuerpo de Doctrina
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
DEFINICIÓN
Como Filosofía de Vida, “Es la actitud Moral e intelectual del hombre, que
se nutre de principios, valores, normas y reglas, que perfilan la buena
realización de su vida, al adaptarse a las circunstancias del ámbito de
gestión y productividad de su desempeño. JJGT
Sus elementos:
Un objetivo, una vocación, herramientas y medios, así como el ámbito en
un contexto de barreras y oportunidades. La misión responde a las
preguntas de: ¿Cuál es el objetivo? . . .¿Cuál el propósito? . . . ¿Qué hay
que hacer? . . . ¿Cómo y cuándo hay que hacerlo?. . . ¿Cuáles son los
medios y las reglas para su realización?
LA CULTURA EMPRESARIAL
Entre los motivos que se aducen para actuar de modo ético, se señalan
algunos de tipo económico y otros de tipo psicológico (sentirse bien con
uno mismo o una reacción favorable del entorno). Hay, sin embargo, otros
motivos no utilitarios que dan pleno significado ético a la acción, como el
sentido de responsabilidad, el desarrollo humano del directivo y, por
último, la motivación religiosa, que tiene un sentido muy impactante y más
general.
COMO SISTEMA
------0-----
285
-------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
Clasificación
Los sistemas por sus fuentes de estímulo o alimentación, se pueden
clasificar como abiertos, los que interactúan con elementos del exterior,
cerrados los que se nutren de sus propios elementos y, combinados los que
alternan en las dos formas de retroalimentación.
SISTEMAS EMPRESARIALES
Con este enfoque se hace necesario tener una visión aunque sea simple, de
la “Teoría General de Sistemas” que no es otra cosa que el análisis, estudio
y comprensión de la secuencia lógica de la interrelación de los elementos
que interactúan y los conjuntos en operación que se producen en las
actividades empresariales, así como las causas y efectos que se provocan.
287
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Para que una habilidad surta efectos con éxito, debe constituirse como un
atributo subjetivo de práctica cotidiana del director, no sólo para predicar
con el ejemplo, sino para que provoque estímulo, motivación e identidad
en los seguidores de su liderazgo.
291
Por otro lado, el concepto de habilidad proviene del término latino habilĭtas
y hace referencia a la capacidad y disposición para hacer algo. Según detalla
el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, como se ha
mencionado, “La habilidad es cada una de las cosas que una persona
ejecuta con gracia y destreza, con ingenio, disimulo y maña”.
Estas habilidades, si bien es cierto que están presentes en todos los niveles
de la estructura, son de especial importancia en los niveles más altos de la
organización (Alta Dirección), ya que son los directivos los que necesitan
tener una visión más orientada a largo plazo de la empresa, por lo que la
capacidad de percibir y analizar escenarios posibles debe ser idónea.
Para la mejor percepción del tema, diremos que las habilidades directivas
esenciales se ven impactadas por los diferentes roles que el sujeto
desempeña en su vida cotidiana, considerando como principales los
siguientes:
SU NECESIDAD Y OPERATIVIDAD
Ideal // (del lat. Idealis- que está en la idea, en lo abstracto que raya en la
fantasía) // lo excelente lo perfecto en su línea // Prototipo o modelo
ejemplar de perfección a seguir.( Enc. SALVAT Eds.)
Poder // (del lat. Potere - autoridad, facultad o potencia para hacer algo)
Potencia o influencia de realización para que las cosas sucedan. Es imponer
una voluntad sobre otras. La Autoridad es poder, como la f acultad que
tiene una persona de mandar y los subordinados la obligación de
298
Para una buena gestión directiva, será de gran importancia una planeación
y programación correctas. En este punto debemos mencionar que el éxito
o fracaso del empresario en gran medida, se debe a los conocimientos que
tenga sobre estas técnicas administrativas con las que debe contar, para
desarrollar buenas habilidades, pues es así y con el apoyo en estas
capacidades, mediante las cuales logra sobresalir como empresario y llega
299
ASERTIVIDAD Y EMPATÍA.
Por último, cabe destacar que las habilidades directivas son aquellas
capacidades necesarias para manejar la propia vida, así como las
relaciones con otros.
------o------
APÉNDICE No 4
LA TOMA DE DECISIONES
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Para volver al enfoque directivo, tenemos que decir que esta faceta de la
labor es de trascendental importancia, ya que es aquí donde se concreta
la elección de los elementos fundamentales de la empresa como lo hemos
mencionado, el giro, el rumbo, las dimensiones del grupo social, el cómo,
cuándo, dónde y con quién habremos de operar. Todo esto da la razón
de ser y la importancia al estudio del proceso mental que se realiza, en la
toma de decisiones por parte de la Dirección.
“Siempre hay que tener en cuenta que cada persona afronta la resolución
de problemas de una forma diferente, basada en su experiencia y su
historia de reforzamiento del pensamiento.
ELEMENTOS
consecuencias que tendría cada una de las acciones alternativas que se han
definido. De acuerdo con las consecuencias se asocia a la situación la
conducta idónea, eligiéndola como curso de acción a seguir.
Las personas con ansiedad social son muy vulnerables a las críticas e
inhiben su creatividad por el miedo a equivocarse y ser rechazados
socialmente. Este aspecto puede dejar a la persona anclada y sin salida en
este paso. Hay que recordar que entre las instrucciones que se dan en los
ejercicios creativos como el brain-storming, destaca la de actuar con una
ausencia total de crítica para generar alternativas que serán evaluadas en
otra fase.
Esta fase puede ser una fuente inagotable de sucesos preocupantes, sobre
todo si se quiere evitar la incertidumbre que supone la ignorancia de cómo
va a reaccionar el otro a nuestra actuación. Si queremos asegurarnos de
que la conducta del otro no va a ser la que tememos, nos podemos
encontrar atrapados en la preocupación previendo numerosos sucesos “¿Y
si esto... y si lo otro….?” que demuestran un alto grado de incertidumbre.
5.- Elegir la acción que se va a llevar a cabo entre las que pueden producir
el resultado que se busca. Una consecuencia inmediata de la evaluación de
los resultados es la elección de la conducta más adecuada para resolver el
problema. Pero a veces se llega sin duda a cuál debe ser la actuación, como
fruto de la valoración de las consecuencias; pero, una vez identificada,
puede haber problemas para llevarla a la práctica. “Eso es lo que tendría
que hacer; pero…....”eso cuando se lleva a cabo la acción.
-------O------
Introducción
Después de una buena decisión, viene la acción
La acción para ser efectiva, debe planearse con anticipación
Conceptos y definiciones
El Plan presupuestal y el Plan general
Acciones preliminares y preparatorias del presupuesto
Cédulas de planeación y los análisis de apoyo
El diseño del proceso de planeación
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
313
INTRODUCCIÓN
CONCEPTOS Y DEFINICIONES
PLAN PRESUPUESTAL
315
PLAN GENERAL
Secuencia en el proceso
Todos los esfuerzos que puedan realizarse para evidenciar los beneficios
que el sistema reporta para los empleados y trabajadores serán pocos, ya
que es un instrumento de inducción muy eficiente lo que lo hace rentable
en sumo grado.
Pronóstico de ventas
El pronóstico de ventas se convierte en el elemento principal para planear
el presupuesto de ventas, es la estimación de las ventas de productos
bienes y servicios durante determinado período futuro. La demanda de
producto es el volumen susceptible de ser comprado por un grupo
320
Metodología de elaboración:
321
Metodología de elaboración
En primer término, nos iniciaremos considerando las unidades de producto
que se piensan vender, incrementadas con el número de unidades que
debemos conservar como estok en inventarios y restando los inventarios
actuales, para amortiguar fluctuaciones y concretar con éxito el volumen
de la producción.
Las empresas como organismos sociales vivos, siempre tendrán tres pilares
fundamentales para su operación: un objetivo, el personal para realizar las
funciones y el capital necesario para sus actividades. Desde la idea del
negocio se han tenido presentes los requerimientos y las dimensiones de la
inversión, con las consideraciones anteriores justificamos la necesidad de
elaborar una cédula que nos indique los planes para conseguir el capital
inicial y mantener un flujo monetario que nos dote de liquidez y solvencia
económicas, para la sana operación empresarial.
Presupuesto de Capital
Esta cédula del presupuesto también llamada “Presupuesto de inversiones
Permanentes”, se prepara con la revisión de las necesidades de inversión
326
En micro empresas
Cuando trabajamos esta herramienta en un micro negocio, su confección
es hasta cierto punto simple, y se va haciendo compleja según cambien las
necesidades de acuerdo al volumen de las operaciones que se vayan a
planear y a la dimensión del negocio.
En empresas pequeñas:
------O------
Introducción
Sistemas de Administración y organización
El proceso administrativo, fundamento técnico de la gestión de Alta Dirección.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------
328
INTRODUCCIÓN
Organigrama General.
Se considera como organigrama general, la representación gráfica de la
estructura jerárquica de interrelación de los órganos que componen una
empresa, de tal manera que muestre una división ordenada y sistemática
de las unidades de trabajo con los niveles de autoridad y responsabilidad en
los desempeños de cada función.
Más adelante, en este mismo apéndice, abordamos los temas del Análisis
de Puestos y las formas del Manual de Organización que complementan el
sistema.
1.- La Previsión
332
alcanzar los objetivos. 2ª.- Deben revisarse los medios necesarios para la
consecución del fin. 3ª.- Debe realizarse un análisis factorial exhaustivo de
las fuerzas internas y externas, que gravitan sobre los procesos de
realización. 4ª.- Deben distinguirse los mensurables de los que no lo son.
5ª.- Deben conocerse los factores estratégicos.
2.- La Planeación
Etapas de la Planeación
* Reglas para las políticas: 1ª.- Deben ser generales, nunca concretas.
2ª.- Básicamente se aplican en la actividad que se realiza para el manejo de
los recursos empresariales. 3ª.- Deben ser conocidas por todo el personal
y coordinadas de una manera integral. 4ª.- Deben fijarse por escrito y
periódicamente revisadas y actualizadas.
3.- La Organización
* Principios:
1.- De la división del trabajo y la Especialización
2.- De la Unidad de Mando (para cada función un solo jefe)
3.- Del equilibrio entre Autoridad y Responsabilidad (según el grado de
autoridad, es el grado de responsabilidad)
4.- Equilibrio entre Dirección y Control (a cada grado de delegación debe
existir el instrumento de control correspondiente)
* Reglas de la Funcionalización:
1ª.- Con base en el objetivo debe precisarse las funciones principales
empresariales
2ª.- Debe elaborarse un Plan integral por cada función y los planes de
apoyo detallados que sean necesarios 3ª.- Deben constituirse unidades
de organización (para fomentar la interacción correlativa)
* Técnicas de Organización:
1ª.- Diseño de sistemas de Organización. (Organigramas)
2ª.- De crecimiento de la organización (crecimiento en niveles jerárquicos
horizontales o verticales)
3ª.- Centralización y Des-centralización (buscando el equilibrio adecuado
de la delegación)
4ª.- Evaluación de la capacidad y experiencia de los jefes y mandos
intermedios (para obtener el adecuado abanico de control)
5ª.- Realizar estudios sobre análisis y valuación de puestos, así como de
administración de sueldos y salarios.
6ª.- Elaborar Cartas de Distribución del trabajo para juzgar el correcto
equilibrio en las actividades
7ª.- Elaboración de Manuales e Instructivos para las actividades y trabajos
que tengan influencia y control de gestión.
Además de las que cada giro empresarial por sus características pueda
requerir, incluyendo en este apartado las rubricas de los Comités con sus
propias peculiaridades: Comités consultivos, Comités decisorios y, Comités
ejecutivos.
338
La Dinámica Administrativa.
4.-La Integración
5.-La Dirección
o *El Mando
Como ejercicio de la Autoridad, comprende cuatro elementos
fundamentales:
340
* Sus fases:
1ª.- La Delegación de Autoridad. (Administrar es hacer a través de otros)
2ª.- Formas del ejercicio de esa Autoridad (poder de mando)
3ª.- El establecimiento de una red de canales y formas de comunicación
4ª.- La supervisión técnicamente realizada por un órgano de control.
* Principios de la Dirección:
a).- Principio de la Unidad de Mando, cada subordinado debe tener un solo
jefe.
b).- Principio de la Amplitud de control, debe cuidarse el abanico de
amplitud del control, en función a la capacidad de cada jefe y al nivel
jerárquico que este tenga
c).- Principio del Equilibrio entre Autoridad y Responsabilidad
d).- Principio del Equilibrio entre Delegación y Control.
* Reglas de la Dirección:
342
6.- El Control
* Principios:
a).- Principio de la distinción entre el sistema de control y la función
controlada.
b).- Principio del uso de los parámetros o estándares pre-establecidos.
c).- Principio de excepción. El control es eficaz si atiende los aspectos de
excepción, lo que no cumplió con lo esperado.
d).- Principio de la participación de los mandos intermedios en el diseño y
operación de los medios de control.
7.-La Coordinación
Obvio sería decir, que no basta con que los directivos tengan la visión del
elemento coordinación, sino que es indispensable difundirlo aplicarlo y
compartirlo, para dotar al grupo de este potencializador del esfuerzo
humano al servicio empresarial.
---------o----------
Introducción.
Proceso de preparación del manual
El Análisis de puestos complemento esencial del manual
La descripción de puestos, una herramienta adicional para la Dirección
Esquema administrativo sugerido
“La empresa necesita un conjunto de reglas, principios y valores,
para el desempeño eficiente de su operación” JJGT
--------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
folleto o libro pequeño, que contiene en pocas páginas las reglas y los
valores del pensamiento y actitud organizacional que profesa la Alta
Dirección, basadas en la filosofía de la empresa que se comunica a los
elementos de la agrupación para su acato y respeto, con la intención de
lograr uniformidad, armonía y funcionalidad en el grupo.
Las partes integrantes del manual, pueden ser diversas según las
necesidades del caso, pero un ejemplo sencillo y muy general, deberá
constar cuando menos con las siguientes:
Para proporcionar una visión general sobre los objetivos que tiene la
organización, bastará con presentar un gráfico con la pirámide que
muestra, cómo el objetivo principal de la empresa es apoyado con los
objetivos departamentales o funcionales, y estos a su vez, con los
seccionales y las rutinas de trabajo.
Lo relativo a políticas.
En cuanto a las políticas se manejarán de la misma forma, primero las
políticas generales, posteriormente las funcionales y después las
seccionales o especiales. En algunas ocasiones se prepara manual de
políticas y procedimientos por separado y también se incluyen como
anexos.
Las políticas son planes que ofrecen criterios de actuación para normar la
conducta de los elementos del grupo, que la dirección propone, para
manifestar en la actividad de la empresa, la filosofía que se ha adoptado,
acorde a la opinión de los dueños empresarios y a la forma de pensar de la
dirección.
Así las cosas, a través de las políticas debemos dar la imagen que se desea
de la empresa, en los ámbitos de actuación en los que participamos, ya
352
Lo relativo a procedimientos
En el caso de los procedimientos la situación es más selectiva y específica,
dado que deberán contemplarse los procesos que requieren
reglamentación dentro de la organización, y distinguirlos de los que pueden
ser discrecionales o de fácil aplicación con los criterios del personal.
Cuando el fin que se persigue con la actividad del hombre se identifica con
los objetivos empresariales, surge la necesidad de darle secuencia, orden y
coordinación, para lograr la eficiencia que pretende un beneficio
organizacional, dicho beneficio tiene impacto individual para el trabajador y
grupal para la organización.
353
Todo este proceso que hemos comentado se aprecia cuando aplicamos las
herramientas de la administración, al darle orden a la actividad del trabajo
individual que, al coordinarse, da eficiencia y productividad al grupo que
pertenece.
Con estos comentarios creemos que quedará más claro el “por qué”,
deben incluirse en el manual de organización las principales políticas y
procedimientos empresariales.
Positivos:
El Manual de organización despierta un sentimiento de identidad
en el personal y le informa de los elementos esenciales de la
filosofía de la institución.
354
Negativos
Su carencia dificulta la delegación de funciones, consecuentemente
existen fugas de responsabilidad.
Cuando está mal elaborado, provoca confusión en la gente y en los
mandos intermedios.
Cuando no existe el manual, se dificulta la introducción y la
inducción de los elementos humanos a la organización, con la
consecuente comisión de errores y desorientación.
Por demás está decir, que es una herramienta jurídica maravillosa para el
patrón en caso de litigio por incumplimiento en la prestación del servicio
contratado. Lo ideal es preparar un folleto con el análisis de puestos con
todos sus elementos.
I.- PRESENTACIÓN
Concepto y definición
Propósitos básicos
OBSERVACIONES
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------O-------
Introducción
Conceptos Generales
Aplicaciones de esta función
Áreas de oportunidad y herramientas,
Contraloría Financiera Y Contraloría Administrativa,
Objetivos y elementos
Principios, reglas y técnicas de aplicación
Su Intervención en áreas primordiales de la empresa,
Impactos de correlación en su ejercicio
Funciones, elementos y actividades
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
359
INTRODUCCIÓN
A groso modo, de una manera simple y general, se puede decir que los
objetivos de la Alta Dirección son: La selección y afinación del giro al que se
va a dedicar el grupo social, el objetivo que se perseguirá en función al
mercado que se perfila y el propósito financiero que persiguen los
inversionistas.
Definición clara y precisa de las fuerzas del mercado, las características del
producto y el perfil del consumidor en potencia, la dirección hacia donde
van dirigidos los esfuerzos de la organización, etc. etc. A su vez, estas
labores se ven apoyadas por otras secundarias que van concretando las
actividades del organismo social, como ventas, producción, administración
y la misma dirección, ejercida por mandos intermedios.
Para que la planeación rinda los frutos para los que fue diseñada, es
indispensable visualizar, una labor de “Control” y otra de “Supervisión”
correlativas, que aseguren que la operación en la realidad se apega a lo que
la Dirección planeó y estipuló que sería la nueva empresa desde su
fundación.
360
Otros grupos o empresas, ubican esta labor como una función en línea bajo
la Dirección General o la Dirección de Finanzas del corporativo.
!Cuestión de enfoques!
CONCEPTOS GENERALES
361
sobre las características más adecuadas que debe tener el ente económico,
para asegurar el éxito en su operación.
En este apartado el primer aspecto a considerar, creemos que deben ser las
diferencias que existen entre la “Contabilidad Financiera” y la
“Contabilidad Administrativa”
OBJETIVOS Y ELEMENTOS
* Principios de Contraloría
Respetando la lógica de exposición que llevamos en esta guía, ofrecemos
los elementos teóricos que fundamentan el desempeño de la función.
a).- “Principio de Delegación y responsabilidad”,
Este principio teórico fundamental de control nos dice:
“ Para que exista la necesidad de la función de control, se requiere un grupo
social estructurado en formas y niveles de delegación y responsabilidad.”
( Este principio da la razón de ser a la Contraloría.)
b).- “Principio que impone un cuerpo de políticas y objetivos que respeten
la estructura organizacional en la operación del organismo social“
Este principio nos proporciona argumentos para diseñar bases de medición
y evaluación, tanto de la gestión como de su delegación.
c).- “Deben existir indicadores, parámetros y estándares, diseñados y
estudiados, adecuados al giro, volumen y actividad del organismo social.
Labores de vigilancia:
Cuidar el rumbo que sigue el grupo social en su actividad, Idea del
negocio, mercado, producto y procesos de operación.
Procurar la protección seguridad de los activos de la empresa
Vigilar aspectos organizacionales como estructuras, funciones,
actividades, sistemas, políticas y procedimientos
Diseñar parámetros, estándares y patrones, como medidas ideales
de desempeño y operación
Diseñar, operar y vigilar registros, reportes e informes contable -
administrativos.
Evaluar índices de desempeño, productividad y rentabilidad
-------o------
INTRODUCCIÓN
Una vez que se ha tomado una decisión sobre lo que será el objetivo
principal del futuro negocio, se deben analizar los objetivos secundarios o
370
EL OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS DEPARTAMENTALES.
Los Objetivos Departamentales son los que cada área establece de forma
unilateral, para integrarse a los objetivos generales de la empresa, y
corresponde solamente a ellos, la responsabilidad del logro de éstos.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Procedimiento de su elaboración
1. Estudiar e identificar la actividad principal, la cual es parte del
procedimiento de un proceso global de realización.
2. Asentar las actividades, una, seguida de la otra, en forma descendente,
ordenadas en sucesión lógica, de manera que vayan formando el caudal
principal.
3. Identificar las actividades en las que pueden aparecer opciones
alternativas. Éstas se escriben a los lados de la rama principal del
diagrama para buscar su mejor incorporación.
4. Complementar los procesos laterales surgidos con la posibilidad de
372
OBJETIVOS EMPRESARIALES
--------o--------
373
Introducción
El mercado, estimulante principal de la empresa con fines de lucro
Investigación de mercados herramienta esencial
Clases de investigación de mercados por el ámbito de su realización
Funciones de la investigación
Objetivos de la investigación de mercados
Planeación de la investigación
Estudio del mercado y Áreas de oportunidad
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------
INTRODUCCIÓN
INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
En este sentido, habrá que revisar con cuidado los elementos y los factore s
que constituyen la dinámica económica-social y sus participantes. Esta
panorámica de la situación nos la proporciona la “Investigación de
mercados”, al presentarnos elementos como ya se dijo, para el manejo
adecuado de los factores integrantes del mercado.
Por razón natural como toda investigación, esta labor requiere de un plan
para que lleve la metodología adecuada y la información tenga valor así
como la eficacia que se pretende, este plan visto de una manera sencil la,
puede contener:
ÁREAS DE OPORTUNIDAD
------O------
APÉNDICE No. 11
DIFERENCIAS ENTRE ADMINISTRACIÓN DE VENTAS Y
MERCADOTECNIA
Introducci ón
Conceptos y defi ni ci ones
Diferencias entre objetivos de mercadotecnia y administración de ventas
Creación y operación del departamento de ventas
Creación y operación del departamento de Mercadotecnia
Ámbi tos de des empeño de ca da depa rta mento
Principales labores de la administración de ventas
Principales labores del departamento de mercadotecnia
Rel a ci ón de a cti vi da des del depa rta mento de Merca dotecni a
Relación de actividades del departamento de Ventas
Orientación para la toma de decisiones
Pronós ti co de venta s y el a poyo que l e bri nda l a merca dotecni a
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
Para que esta función se realice con éxito, es necesario aclarar una serie de
cuestionamientos como indicadores de medios y formas para el desempeño
de las ventas. En el departamento de ventas desde su diseño, operación y
control, se deben tener presentes las preguntas clave para planear las
respuestas concretando una función exitosa como son:
Con este cuestionario tan breve, nos podemos ubicar en la visión general
de las actividades de los departamentos de ventas y mercadotecnia.
382
CONCEPTOS Y DEFINICIONES
Palabras clave
Vender // (del lat. Venderé, significa: Traspasar a otro por un precio
convenido, la propiedad de lo que uno posee // Otro significado sería:
Ofrecer o Exponer al público productos propios para el que los quiera
comprar.
Para hacer más evidentes las diferencias entre estos objetivos, revisaremos
los más comunes en cada una que por deducción, nos revelaran los
consecuentes.
Sobre el cliente nos informa de los gustos, deseos, modas y requeri mientos
de la clientela activa y de la clientela potencial.
Orientación a la producción:
Con base en la información de la investigación de mercados, se debe
realizar el diseño del producto y la planeación de la producción. El estudio
del mercado nos proporciona indicadores valiosos y orientadores que
ofrece el consumidor, para producir lo que el mercado espera y el
consumidor necesita, cómo, cuándo y dónde.
PRONÓSTICOS ADMINISTRATIVOS
Los pronósticos administrativos pueden ser desde muy simples hasta muy
complejos. Partiendo de la magnitud de los augurios que se necesiten,
basados en la intuición los simples, hasta estimaciones diseñadas
sistemáticamente ordenadas que permiten realizar planes precisos y
efectivos para la organización.
-------o-------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
INTRODUCCIÓN
En tal virtud, esta central deberá contar con espacios, sistemas, recursos,
tiempos y equipos, que ofrezcan la infraestructura necesaria para que el
personal directivo y ejecutivo de la empresa, realice sus actividades con
altos grados de calidad y oportunidad en el desempeño de su función.
cerebro que concentra, coordina , controla y regula las funciones vitales del
organismo social.
Estructura organizacional
Como una parte importante de la estructura e imagen del grupo, se
requiere de un espacio, con una jefatura, niveles jerárquicos, autoridades,
un reglamento que contenga disciplina, horarios y responsabilidades, para
que funcione como una verdadera central de inteligencia y de operaciones.
Por todo lo anterior se hace evidente que la creación de esta unidad de
organización, es una de las primeras decisiones que la dirección debe
tomar, una vez que la idea del negocio ha madurado y se procede a
implementar los aspectos materiales con los que habrá de operar el
organismo social.
IMAGEN DE LA INSTITUCIÓN
Para lograr una visión clara de este elemento tan importante en las
empresas de lucro, tal vez será prudente refrescar el concepto que ya de
por sí es elocuente y revelador.
FUNCIONES Y OBJETIVOS
Como parte importante del organismo social, las oficinas generales tienen
funciones y objetivos de gran importancia porque revelan de una manera
formal, la filosofía de la empresa, su institucionalidad y en gran medida, los
principios éticos y morales que la inspiran en su operación, de esta manera
tenemos elementos que la ostentan como tal.
-------o-------
398
399
TERMINOLOGÍA TECNICA-ADMINISTRATIVA
Compilación y complemento
C.P. Juan José González Tapia.
A
Administración // (del lat. nivel de la estructura jerárquica
Administratio—administrationis con organizacional, en la cual, se gesta la
sufijo ad=hacia y idea del negocio con sus
minister=subordinación o servicio,) implicaciones. Para entenderla
En el uso común del lenguaje se usa mejor, sería prudente reflexionar
como gobernar, dirigir o inducir bajo sobre el trabajo creativo del
la guía de alguien. nacimiento, operación, crecimiento,
Administración de Recursos // Es desarrollo y orientación con
el proceso de procuración, manej o y eficiencia de la empresa.
aplicación de medios y herramientas, Ambiente // (del lat. Ambiens-
necesarios para el logro de un ambientis, que cerca o que rodea)
objetivo empresarial. JJGT Aplicase al conjunto de factores que
rodean un cuerpo. En la
Algoritmo // Conjunto ordenado administración, los factores o
de operaciones sistemáticas que circunstancias que rodean un
permite hacer un cálculo y hallar la elemento o una situación en la vida
solución de un tipo de problemas. v. de la empresa v.gr. ”Ambiente
gr. "el algoritmo que se emplea para laboral”.
hallar la raíz cuadrada" Análisis // (del gr. Annalyein,
Alta Dirección // Utilizamos el desatar, descomponer, separar)
término “Alta Dirección de Distinción, separación de las partes
Empresas” para llamar así a la del todo hasta llegar a conocer sus
función que se realiza en el más alto principios, elementos y causas.
Análisis de Puestos // Es la técnica
administrativa que especifica las
400
circunstancias políticas y
socioeconómicas en las que se
desenvolverá la vida de la empresa,
contemplando los objetivos,
elementos, recursos, barreras y
dificultades, que tendrán impacto
determinante en la eficiencia de la
operación y de sus resultados.
------o------
419
ÍNDICE ANALÍTICO
A o
Administración
o de personal ----------- 19
o de recursos ----------- 31 Características de
o de ventas ------ 12-14-15 o las Soluciones ---- 121
o o
Alta Dirección
o análisis de ------------- 6 Cédulas
o elementos de ----------- 1 o de planeación ------------ 47
o o
Ambiente empresarial
o definición -------------- 56 Clima y ambiente empresarial
o o definición ----------------- 56
Análisis o
o financiero -------------- 108
o Competencia
Arte o perfil de la ------------ 14
o definición de ------------ 2 o
o
Autoridad Competitividad
o concepto de ------------ 21 o concepto ------------- 78
o o
B Comunicación
o concepto de la --------- 21
C o
Capital
o concepto de --------- 53 Confirmación y evaluación
o procuración de ------- 107 o de la cultura emp. ----- 155
420
Control Diseño
o concepto y clasifica 40-184 o en la ingeniería -------- 128
o interno ---- -------------- 62 o Industrial ------------ 17
o pasos y reglas para el - --185 o
o
Dirección
Coordinación o concepto------------- 38-183
o definición ----------- 41-185 o momentos clases ------- 39
o de funciones ----- 129 o principios y técnicas --- 184
o o
Director
Cuestionarios de evaluación o análisis funcional ------ 67
o cultura . Empresarial --- 84 o atributos del ----------- 66
o servicios Inter-deptales. 94 o características ------ 23-27
o o definición--------------- 23
o visionario empresarial - 28
Cultura empresarial o
o concepto ----------------- 83
o su revisión y evaluación.- 83 Doctrina
o o concepto ----------- 55-152
o
Cursos alternativos de acción E
o concepto y principios ---- 36 Esquema
o reglas y técnicas -------- 180 o del Manual de Org.------ 192
o o
D
Departamentos Equipo
o de márketing ---------- 15 o de colaboradores--------- 127
o de ventas --------------- 15 o
421
Estándares Grupo
o fijación de ------------ 41 o elementos del -------- 19
o o
Estrategia H
o concepto ----------------- 13 Habilidades Directivas
o definición ------------ 149 o de grupo ---------------- 295
o o personales ------------ 295
o
Estructura
o financiera ------- 105-106 Homeóstasis
o concepto de --------- 135
F
o
Filosofía empresarial
o concepto y def.----- 55-278
Idea
o confirmación de -- 81 o creatividad de la --- 24
o como sistema 152 o del negocio --------- 24
o elementos ----- 150-279
o
o vigilancia de la -- ----- 152
o
Idealismo
o concepto -------------- 159
Fondos
o
o aplicación de ---------- 114
o flujo de ------------- 49
Ingeniería
o procuración de ------ 108
o aplicaciones Especiales -- 76
o
o de sistemas ----- 73
o de operación ------- 74
Funciones
o del producto --- 16
o estructuración de --- 33
o diseño en la ------- 126
o
o diseño de procesos 129
o elementos de ingeniería en .
G
la Administración-------- 75
Génesis empresarial
o en la Admon. Financ-- 129
o concepto del -- --- 2
o en la Admon. de Perso- 132
o
o en la Admon. Recursos. 137
o en la Admon. de Tecno--139
Glosario y terminología
o en la Admon. Espacios 141
o relatorio del ------- 206
o en la Admon Tiempo -- 143
o
o
422
Líder
Ingeniería de sistemas o concepto ---------------- 159
o elementos de la ------ 135 o
o M
Manual de organización
Ingeniería de Operaciones o aplicación general ---- 189
o concepto ----------- 137 o concepto y definición - 186
o proceso de elaboración -187
Ingenio
o su aplicación - ------- 32 Márketin y Mercadotecnia
o o concepto y definición 12-13
o conceptos definiciones 384
Implantación de sistemas
o proceso de ----------- 62 Mecánica Administrativa
o o elementos --- 180
o
Integración
o concepto --------------- 38 Mercado
o de cosas ----------------- 52 o como estimulante - 203
o de personas ------------- 52 o estudios de -------- 13
o de colaboradores ------ 68 o nicho del ----------- 12
o del equipo de colabora - 127 o concepto y def. ----- 373
o elementos --------------- 182
o Metodología de vigilancia y correc.
o concepto --------------- 102
Inteligencia o
o servicios de -------- 13
o Misión empresarial
o concepto ------------ 10-29
Investigación o confirmación de la --- 82
o administrativa -- 8-26-65 o
o de mercados --- 203-204
o financiera ---------- 114 Módulos de revisión
o reglas para la -------- 180 o Integración de ------- 87
o
L N
Liderazgo Necesidad
o concepto ----------- 159 o características de la --- 121
o o el sujeto de la ----------- 7
o
423
Plantilla
O o de ingeniería ---------- 124
Objetivo empresarial
o concepto --------------- 9-28 Presupuestos
o confirmación del -- 82-92 o concepto de ------------ 45
o fijación del --------- 35-180 o de producción ----- 48
o reglas del ------------ 180 o de ventas --- ---------- 47
o o financiero --------- 49
o preparativos para la elab 46
Operación o
o concepto de ------------ 60
o Previsión Administrativa
o concepto ------------------ 7
Organigramas o elementos ------------- 35
o concepto de ----------- 178 o
o
Procedimientos
Organización o simples por área ------- 89
o concepto de ---- 20-38-181 o
o del grupo ----------------- 34
o elementos de la ----- 38 Proceso Administrativo
o principios de la ------- 182 o concepto --------------- 35
o sistema de -------- 20 o definición de --------- 179
o
P
Pirámide de objetivos Productividad
o concepto de ---------- 200 o concepto de ----------- 78
o o
Protocolo S
o concepto de ----- 158-296 Sistemas
o o concepto y definición - 62
o de organización - 178-179
Psicología o en la empresa --------- 127
o concepto de ----------- 56 o simples de control ----- 62
o social ------ ---- 56-59 o supervisión de func. --- 91
o o secuencia lógica -------- 234
o teoría General de ----- 66
Puesta en marcha del negocio
o comentarios sobre la --- 60 T
Tecnología
R o concepto de ---------- 125
Recursos
o administración de ------- 31 Teoría General de sistemas
o aplicación de ------------ 32 o concepto y comenta --- 62
o empresariales ------------ 51
o éticos y filosóficos ------ 55 Toma de Decisiones
o financiero --------------53-107 o concepto y comentarios 43
o humanos ------------------- 53 o definición de la --------- 167
o jerarquización de ------ 32
o materiales y tec. -------- 54 Trabajo
o tiempo y espacio --------- 55 o condiciones del --------- 57
o o división del ------------- 20
o métodos de ------------ 76
Relaciones Públicas o puesto de --------------- 77
o concepto y definición --- 61
o V
Revisión de
o estructura org. ------ 96
o integración admitiva.-- 99 X
o plan general ------------- 97 Y
o obligaciones fiscales -- 101 Z
425
BIBLIOGRAFÍA
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Arias Galicia Fernando Diccionario de la Real Academia
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