MEJORES PRÁCTICAS PARA EL

CONTROL DE INVENTARIOS

El correcto orden y administración de inventarios es uno de los principales

factores que inciden en el desempeño de las empresas y en las ganancias
que se obtienen. Por lo cual es de vital importancia para las compañías contar
con un inventario bien administrado y controlado. El enfoque en esta área debe
ser el de mantener un nivel óptimo para no generar costos innecesarios.

La gestión de los inventarios está compuesta por el control y la planificación de los mismos,
en términos generales se trata de entender tres factores importantes:

1 ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?

2 ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?

3 ¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?

El seguimiento y control de inventarios

es una actividad medular en tu empresa ya que al tener una
visibilidad confiable del mismo puedes tomar mejores decisiones
además de reducir costos al no cargar con excesos o faltantes de
mercancía y por lo tanto ofrecer un mejor servicio a tu cliente.
Además, el tener niveles óptimos de inventario te puede ayudar a
liberar flujo de efectivo.

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 ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CONTROL
DE INVENTARIOS?
Un sistema de control de inventario es el mecanismo (proceso) a través del cual una
empresa lleva la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de las
mercancías y del flujo de información y recursos que surge a partir de esto. Al contar con
un sistema para gestionar tu inventario te encontrarás con dos agentes importantes de
decisión que son: la clasificación del inventario y la confiabilidad en los registros, es decir,
es tan importante saber qué cantidad tienes en existencia como el tener bien identificados
cada uno de los productos que manejan en tu empresa.

INDICADORES DEL CONTROL DE

INVENTARIOS

1
Stock Máximo

Es la cantidad máxima de un determinado artículo que deseas mantener en tu

almacén según el costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma
en venderlo a tus clientes. Ciertas compañías consideran conveniente contar
con un inventario grande en casos específicos como:

a) El producto es de muy alta rotación o se tiene identificada una

temporalidad definida.
b) El costo de almacenamiento es bajo y el de transportarlo alto.
c) El tiempo de surtido por parte del proveedor es largo.
d) Se especula sobre incrementos en el precio de los productos y/o
materiales.

2
Stock Mínimo

Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu

almacén, la cual, en caso de ser rebasada, puede generar un problema de
abastecimiento importante y pérdidas para la empresa.
¿Cuándo a una empresa le interesa mantener su nivel de inventarios bajo?

a) Cuando el tiempo de entrega por parte de tu proveedor es inmediato.

b) Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar
frecuencia o cantidad.
c) Al identificar el artículo como de bajo movimiento y en ocasiones con alto
costo.
d) Cuando se tienen acuerdos de mucha confianza con los proveedores.
Se especula que habrá decremento en los precios del bien.

2
3 Punto de Reorden

Es el nivel de existencias donde se debe de realizar el pedido para resurtir el

almacén contemplando los tiempos de los proveedores y no tener problemas
de abastecimiento.

¿QUÉ BENEFICIOS TIENE PARA TU EMPRESA CONTAR

CON UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS?

La gestión y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las
áreas operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administración
ya que cuando no lo tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor
inversión/efectivo.

Cuando la competencia es muy fuerte, las compañías no se pueden dar el lujo de tener
dinero detenido en forma de mercancías en su inventario, ni tampoco ser incapaces de
ofrecer un excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto.

El objetivo es lograr ese equilibrio

entre la oferta y la demanda, así
como tener confiablidad en los
tiempos de recepción de
mercancía de tu proveedor como
en la entrega a tus clientes.

Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae

consigo múltiples ventajas para tu compañía al brindar
información trascendente y oportuna en tiempo real que te
ayudará a tener una mejor planeación y a tomar las
decisiones pertinentes para ser más eficiente.

3
BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS

Reducir costos de tus

Vigilar la calidad de Reconocer robos y
fletes
los productos mermas

Sistema de Control de Inventarios

Control de entradas y Elevar el nivel del Mejorar el flujo de Identificar estacionalidad

salidas servicio al cliente efectivo

a) Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la pérdida de venta

a por falta de mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.

b) Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera más

s eficiente y contar con una mayor rotación de inventarios se provocará que el dinero
a no esté sentado en tu almacén sino trabajando.

c) Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudara a planear mejor.

d) Detectar fácilmente artículos de lento movimiento o estancados para elaborar

a estrategias para poder desprenderse de ellos fácilmente.

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 BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS

e) Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeación y reducción de las
compras de emergencia.

f) Vigilar la calidad de los productos al tenerlos bien identificados y monitoreados

g) Reconocer robos y mermas.

h) Liberar y optimizar el espacio en tus almacenes para incrementar la rentabilidad

por metro cuadrado del mismo.

i ) Control de entradas, salidas y localización de la mercancía, requisición de

mercancías para un manejo de tus bodegas más profesional.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS

Una vez que has decidido optimizar la gestión de tu inventario a través de un sistema
de control, es importante que antes de iniciar el proceso conozcas los pasos que son
necesarios para llevar a cabo con éxito la implementación.

Los pasos que puedes seguir para lograr una eficiente implementación de tu sistema de
control de inventarios son los siguientes:

1
Organizar y complementar la información de tus inventarios

Este paso es fundamental ya que te permitirá tener una visión más real de tu
situación de tus inventarios y a partir de esto optimizarlos. Es muy importante
contar con un catálogo actualizado y depurado de tus productos. Es
primordial eliminar los productos que ya no manejas y los productos que se
encuentran repetidos en tu catalogo.

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1
Organizar y complementar la información de tus inventarios

Es fundamental también tenerlos debidamente clasificados en familias y/o

grupos de artículos y relacionados con cada uno de tus proveedores. Todo
esto para tener una buena base de información para llevar a cabo los
siguientes pasos.

¿Tu inventario se encuentra

organizado y clasificado?
2 Clasificar tus productos en al menos 3 categorías.

Después de haber organizado la información de tu inventario actual, tu

siguiente tarea será clasificarlo en 3 categorías principales las cuales te
darán un panorama más amplio del tipo de productos con los que cuentas
y cómo deberán ser gestionados cada uno. Las categorías en las que
puedes clasificarlos son las siguientes:

1) Productos de Alta Rotación: Este tipo de producto tiene un nivel de

venta constante durante todo el año y debido a esto, se colocan al
menos 6 compras por año para resurtirlo.

2) Productos de Temporalidad: En esta categoría se cuentan los

productos que no tienen un nivel constante de venta sino que por
temporadas puede aumentar o disminuir su rotación, las compras se
realizan mes a mes según se vaya requiriendo y previendo el
comportamiento de su demanda.

3) Productos especiales o sobre pedido: Esta clasificación abarca los

productos que se puede decir que son ventas eventuales por alguna
requisición extraordinaria, en este caso solamente se ordenan cuando
se realiza el pedido por parte del cliente, son productos de los cuales no
te conviene tener inventario detenido ya que no se puede saber con
certeza cuándo se venderán.

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3 Establecer los días de inventarios de tus productos.

¿Cuánto tiempo tardas en tener

el producto disponible para tu cliente?

Para definir este dato, tienes que tomar en

cuenta dos factores importantes:

Tiempo de entrega del proveedor: Este concepto se refiere al tiempo que

una vez colocado el pedido, tarda el producto en llegar a tu bodega y
está listo para ofrecerse al cliente. Este dato lo puedes obtener de
manera fácil viendo el histórico de entrega de los productos por parte de
tu proveedor. Es importante que si tu producto lleva alguna adecuación o
preparación (etiquetado, embalaje, ensamblado, etc.) previa a poder ser
ofrecida al cliente, sea considerado en este tiempo.

Frecuencia de compra: Este concepto se refiere a cada cuántos días

puedes o quieres estar colocando una orden de compra a este proveedor
por este producto. Para obtener este dato, revisa en tu histórico de
ventas cuánto tarda en venderse en promedio el producto que estás
ofreciendo por cada compra realizada así podrás definir qué cantidad es
la que se debe comprar. Considerando las dimensiones, costos y la
rotación del producto puedes decidir comprar más frecuente o menos

Obteniendo estos datos, puedes definir los días de inventarios, por ejemplo si
quisieras tener inventario de 60 días tendrías que realizar el siguiente cálculo:

15 días 45 días
lo que tarda en surtir
frecuencia de compra
60 días
el proveedor

Las compras se realizarían cada 45 días en base a embarques, descuentos y capacidad de almacén.

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4 Calcular máximos, mínimos y puntos de re-orden.

Basándote en el dato calculado en el paso anterior puedes definir tus

máximos, mínimos y puntos de re-orden. ¿Cómo se hace? A continuación
te lo explico:

Continuación con el ejemplo anterior de un inventario referente a un

periodo de 60 días, el cálculo se hace de la siguiente manera:

1) Calcula el stock máximo de un producto tomando como referencia los

60 días de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de
mayor demanda, supón que este monto es de 100 unidades, este será tu
máximo, es decir la cantidad mayor permitida de ese producto en tu
inventario.

2) Calcula el stock mínimo de un producto tomando como referencia los

60 días de ventas en unidades de ese producto durante el periodo de
menos demanda, considera que el monto es de 22 unidades, las cuales
representan la cantidad mínima a tener de tu producto para no correr el
riesgo de desabasto.

3) Define el punto de re-orden, es decir el nivel de existencias en el cual

es necesario realizar un pedido, lo que debes hacer es obtener el
promedio de tu máximo y tu mínimo, en este caso sería de 61 unidades,
esto quiere decir que cuando tengas esta cantidad en existencia es
momento de colocar una orden.

Así mismo, toma en cuenta que con los productos de

temporalidad, es importante considerar con mucho
cuidado el nivel máximo para evitar un exceso de
inventario que te genere costos de almacenamiento
si el producto tarda en ser vendido.

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5 Compara la información obtenida con tus inventarios actuales

En esta etapa es primordial que consideres que la información de tus

inventarios que tu sistema te está proporcionando sea la correcta. Al
analizar los datos identifica todos aquellos productos que se encuentren
en un nivel de unidades mayor al máximo calculado, esto con el fin de que
puedas tomar decisiones como podría ser realizar una estrategia o
promoción de ventas para que el producto empieza a tener más demanda
y se alcancen los niveles óptimos de mercancía según lo que a
tu empresa le convenga más.

De igual manera, con los productos que reconozcas que están por debajo
de tus niveles mínimos aceptables valida que el cálculo sea correcto y en
los casos en que aplique, comienza a planear de manera más eficiente las
compras para llegar al nivel sugerido y no correr el riesgo de sufrir
desabasto.

6 Monitorea tus inventarios en tiempo real.

Ahora que tus inventarios están bajo control, lo recomendable es que cada
vez que un producto llegue al nivel mínimo o al punto de re-orden planees
una compra. En este proceso es muy importante la función de tu equipo de
compras ya que cada producto tiene su propio comportamiento en cuanto
a demanda y rotación, por lo que deberán estar preparados para tomar
decisiones importantes para hacer más eficiente la compra, por ejemplo
cuando se tenga que comprar un producto en específico podrán identificar
qué otros están también cercanos a llegar a su nivel mínimo para con este
dato seleccionarlos y poder aprovechar el espacio y costo del transporte
en lugar de hacer varias compras individuales al momento de requerir cada
producto por separado.

9
7 Actualización constante de la información.

Las tendencias y situaciones de los productos tienden a cambiar, por lo

que es muy importante tener revisiones periódicas de la información y
actualizar constantemente los niveles mínimos y máximos que tiene la
compañía. Este análisis es recomendable que lo realices anualmente o
en caso de que la industria y mercado en que se desempeñe tu negocio
lo requiera, puede llevarse a cabo varias veces al año para que puedas
asegurarte de contar con información confiable para tomar todas las
decisiones importantes.

SAP Business One te ayudará a contar con la

información oportuna, certera y en tiempo real
que tu empresa necesita para lograr un manejo
óptimo de tus inventarios.

Recuerda que para poder llevar con éxito esta estrategia debes contar
con catálogos de productos depurados, información confiable de tus
existencias, compras y ventas de tus artículos y un mantenimiento
accesible, flexible y fácil de esta información para que puedas realizarlo
de manera proactiva. Así mismo, es muy importante que tomes en
cuenta que una vez que ya estás llevando a cabo tu control de
inventarios no pierdas de vista que el monitoreo y seguimiento del
mismo es pieza clave para su éxito.

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ERRORES QUE DEBES EVITAR EN LA
GESTIÓN DE INVENTARIOS

El manejo y administración de inventarios es uno de los temas más importantes en

la gestión estratégica de las empresas ya que existe la posibilidad de que
desencadenen problemas relacionados con los mismos, ya sea que no coincida el
conteo con las existencias físicas, que exista desabasto, o te quedes con mercancía
que no se vende, es muy importante que se tomen cartas en el asunto lo antes
posible ya que éstos pueden llegar a representar pérdidas de dinero muy
importantes para tu empresa.

Es por esto que te compartimos un listado de 7 errores que son muy comunes en la
gestión de tus almacenes para que evites incurrir en ellos ya que como lo hemos
comentado con anterioridad, el inventario es uno de los principales factores en
el desempeño de las empresas y en la manera en que obtienen ganancias. Su
control y óptima gestión son clave para la eficiencia de tu organización.

1 No considerar el tiempo de reabastecimiento de tus proveedores

Cuando se planea la demanda esperada, la empresa puede incurrir en el

error de no considerar para sus fechas de pedidos y reorden el tiempo
de respuesta del proveedor, el cual consiste en la capacidad (en días) del
mismo para realizar un abastecimiento a tu empresa.

No tomar en cuenta este tiempo que tarda tu proveedor en entregar el

producto puede causar que en caso de escasez del producto, de una
demanda extraordinaria y otras situaciones puedas quedarte sin el
producto y no poder cumplir con tu cliente, lo que redituaría en una
pérdida de venta, mala imagen y posiblemente puedas perder un cliente
por no tener la capacidad de respuesta. Es importante que consideres la
cantidad de inventario que debes tener de un producto si el tiempo de
respuesta de tu proveedor es tardado para evitar complicaciones con
los clientes, así mismo debes de evaluar la confiabilidad de los tiempos
de entrega de tu proveedor.

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2 Manejar muchos códigos de productos (SKU) diferentes

Es natural que con el tiempo y la operación de la empresa se vayan

agregando nuevos SKU’s o códigos de producto, sin embargo esto es
un asunto al que debes prestar atención. Un síntoma muy claro de que
la cantidad de SKU’s existentes en tu almacén es mayor que el óptimo y
se ha vuelto problemático es cuando puedes observar que cuentas con
muchos artículos de poco volumen cada uno lo que causa un conflicto
en la logística del almacén, esto puede implicar que pierdas el enfoque
de los productos que realmente generan valor para la compañía, de igual
manera tener bien definidos los SKU’s hará más sencillo el manejo de
tus existencias.

3 Administrar todos los productos de la misma manera

Un paso muy importante al gestionar tu inventario es tener clasificados

tus artículos para tener una visión más panorámica de con qué tipo de
productos cuentas y la mejor manera de gestionar cada uno de ellos.
Pensar que todos los productos se pueden gestionar y controlar de
manera estandarizada es una visión limitada de tu operación ya que no
todos los productos tienen el mismo nivel de venta y de rotación.

¿Por qué es importante diferenciar tus productos?

• Porque esto te permitirá contar con metas de venta realistas para

cada uno de los productos, según su comportamiento de ventas.

• Te podrás enfocar en los artículos que te generan más utilidades,

según la técnica de Pareto el 20% de tus productos representan el
80% de la demanda, por tanto es importante identificar a cuáles
darles prioridad.

• Te permitirá conocer más acertadamente las cantidades de consumo

y tiempos de cada uno, evitándote tener costos extras por ejemplo,
por mantener inventario de baja rotación en altas cantidades.

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4 No predecir acertadamente la demanda esperada

La planeación y estimación de la demanda esperada es un dato

fundamental que debes conocer para evitar tanto desabasto como
inventario en exceso los cuales en ambos casos te generarán costos
extras. Un error muy común es por ejemplo, no anticipar periodos en lo
que puede haber incremento en la demanda y no tengas capacidad para
cumplir con los compromisos pactados con el cliente.

Existe también el caso opuesto donde por temor a quedarse sin

producto, los encargados de almacenes mantienen un exceso en
inventarios lo que representa mucho dinero inactivo que puede afectar
tu capital de trabajo y disminuir de manera importante tus utilidades. La
mercancía guardada en una bodega por más del tiempo estimado corre
riesgo de dañarse, volverse obsoleto y depreciarse haciendo más difícil
que realices su venta y perdiendo dinero con esta situación.

Es importante que mantengas registros del movimiento de tus diferentes

productos y de las distintas temporadas, si es que aplica para tu
negocio para que puedas estimar tu demanda esperada de manera más
certera, ayudándote de distintos métodos de cálculo existentes.

5 Falta de automatización

El inventario es una parte medular de las operaciones de tu empresa y

un factor importante en el desempeño de tu empresa, así como en las
utilidades, por lo tanto su manejo debe ser lo más eficiente para
asegurar que no estés incurriendo en gastos innecesarios ni dejando de
ganar utilidades.

Tener control del inventario a base de diversos archivos en hojas de

cálculo o formatos en papel es una tarea complicada, pueden existir
muchos factores que colaboran a no tener un buen control de tu
inventario bajo una visión integral como un excesivo papeleo o
información desactualizada, esto no te permite tener una visión integral
de lo que está sucediendo ni tomar decisiones a tiempo para entrar en
un ciclo de mejora continua.

Un sistema automatizado para la gestión de tus inventarios hará más

fácil que obtengas la información confiable que necesitas a tiempo,
minimizando los errores y ahorrando tiempo en captura de datos,
evitándote el gasto innecesario de recursos.

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6 Personal con entrenamiento inadecuado

Existen errores que podrían ser evitados si cuentas con el personal

adecuado y capacitado constantemente para el tema de manejo de
inventarios, si tus colaboradores encargados del conteo y
administración de las existencias no tienen la preparación necesaria y
conocimiento de los productos es posible que puedan incurrir en fallas,
lo que hará que tu inventario no sea confiable.

Al contar con un sistema de control de inventarios automatizado y

capacitar a tus empleados a utilizarlos, les estarás dando herramientas
muy valiosas con lo cual podrán llevar una administración y planeación
de las mercancías de manera más eficiente y sobre todo, con una visión
completa del proceso. El tiempo ahorrado gracias a la tecnología,
permitirá que tu equipo de trabajo pueda enfocar sus recursos a planear
mejor y generar estrategias para permitir que el inventario tenga mejor
comportamiento en tiempos y cantidades, lo que aportará para la
rentabilidad de tu organización.

7 Sistemas ineficientes de control de almacenes e inventarios.

El almacén es un área de tu empresa que requiere de un monitoreo y

control constante ya que los errores que se generan en éste, la mayoría
de las veces reditúan en un gasto o pérdida para la empresa, para esto
es fundamental que cuentes con un control eficiente tanto de los
procesos como de los indicadores clave.

El control del inventario es un aspecto esencial para el buen

funcionamiento de tu empresa, dado que su manejo se puede prestar a
robos, mermas y desperdicios lo que puede tener un fuerte impacto
sobre la productividad y por tanto las ganancias de tu compañía. De
igual manera es primordial la buena organización dentro del almacén en
cuanto a productos y personal así como asegurarte de contar con la
infraestructura necesaria porque eso facilitará llevar una gestión más
controlada y eficiente, podrás detectar de manera más rápida
necesidades, áreas de oportunidad y acciones a tomar.

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Toma en cuenta que lo más importante es que puedas identificar el origen de
estos problemas que puedan presentarse en tu manejo de existencias para
corregirlos a tiempo y generar un ciclo de mejora continua mediante el cual tu
proceso sea más productivo.

Para tener un mejor control sobre tus inventarios, una visibilidad integral y
una planeación de abastecimiento más acertada es importante que cuentes
con una herramienta tecnológica que te brinde el apoyo para gestionar tu
inventario de la manera más eficiente, así mismo, dentro de la empresa se
deben establecer mejores prácticas en la planeación y ejecución de todo el
proceso y sobre todo es fundamental que exista constante revisión y
seguimiento.

Apóyate en una solución tecnológica como el ERP SAP Business One con la
cual obtendrás un óptimo manejo de tus inventarios, lo que te generará una
importante ventaja competitiva al obtener mayor confiabilidad en tus
existencias así como en tus costos y por lo tanto un mejor servicio al cliente
para lograr la rentabilidad que buscas para tu empresa.

¡CONTÁCTANOS!

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