CASO PRÁCTICO: ARQUEO DE CAJA

A continuación se presenta un caso sencillo de Arqueo de Caja realizado al cajero Sr. Juan Pérez Cotrina
de la Empresa “VI Ciclo” S.A.C, al 31 de Diciembre del Año 2020. El arqueo se realiza como práctica sana
de control interno y comprende los fondos recontados (billetes y monedas) lo siguiente:
CONTROL INTERNO DE INGRESOS POR VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVOS

Los objetivos de un sólido sistema de control interno de ingresos por ventas y cuentas por cobrar, son los
siguientes:

 Los bienes remitidos y los servicios prestados a clientes deben ser facturados y registrados
contablemente, asimismo los débitos a clientes correspondan a bienes remitidos y servicios
prestados.
 Las notas de crédito a favor de clientes por concepto de devoluciones, descuentos y
bonificaciones deben ser elaborados y registrados contablemente. De igual manera, los abonos a
clientes deben corresponder a conceptos válidos.
 Las ventas realizadas (cantidades, precios, condiciones de pago, plazo de entrega de los bienes,
etc.) deben ser autorizadas de acuerdo a las políticas de la empresa al respecto.
 Todas las ventas deben ser aplicadas a cuentas por cobrar (excepto las de contado) y registradas
adecuadamente en el período correspondiente.
 Todas las ventas, créditos por devoluciones y débitos por intereses y otros cargos deben ser
oportunamente registrados en los libros de contabilidad.
 Para fines de prueba del cumplimiento, deben tomarse en consideración todas las clases de
transacciones relacionada con las ventas y cuentas por cobrar. Algunos ejemplos se detalla a
continuación:
 Remisión de mercaderías en forma total y en forma parcial
 Venta al contado, al crédito o en consignación.
 Ventas a empresas vinculadas y a terceros; y
 Exportaciones y ventas nacionales.

En la medida de lo posible, las funciones de operación, proceso, cobro, depósito, registro contable
y verificación interna de los ingresos deben segregarse para que el fraude o error por parte de
cualquier trabajador o tercero puede descubrirse en el curso normal de las operaciones, el cual
quiere decir que las personas que realizan registros de pedidos de ventas no deben realizar las
funciones de aprobación de crédito, facturación, despacho, cobranza y contabilización. De la
misma manera las personas que tienen la responsabilidad de efectuar las cobranzas a los clientes
no deben realizar actividades de ventas, facturación, despacho y contabilización.

Ejemplo: Las distintas funciones implicadas en el proceso dentro de un período pueden segregarse
entre las distintas unidades organizativas de la siguiente manera:
PROCEDIMIENTOS

El auditor debe tener en consideración la eficacia de los controles para el procesamiento de las
transacciones y ventas por cobrar, como condición previa a cualquier decisión que deba tomar respecto
a las pruebas que desee llevar a cabo. Los procedimientos que se menciona a continuación tienen efecto
en las decisiones del auditor respecto a la probable eficacia de los controles.

a) Un control interno adecuado para salvaguardar la legalidad y veracidad las operaciones al crédito,
como facturas por cobrar y letras por cobrar deben iniciar con una orden de pedido por parte del
cliente, lo cual es verificado en el Departamento de crédito y cobranzas o quien haga sus veces
para confirmar su capacidad de crédito y límite de lo mismo.
b) Los documentos indispensables de verificación son los siguientes: orden de pedido o solicitud de
pedido de cliente, autorización o aprobación de crédito, guía de remisión, facturación, las letras
que justifican el canje a la factura, contabilización de dichos documentos y cobranza.
c) Las devoluciones, bonificaciones, descuentos y castigos sobre ventas y valores incobrables deben
ser aprobados debidamente por el funcionario responsable y controlar separadamente la
recepción de ingresos de efectivos de caja.
d) Los registros contables deben estar legalizados para evitar alteraciones o reemplazos.
e) La asignación de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas deben estar
establecidas de acuerdo con las políticas de ventas de la entidad.
f) Debe verificarse la segregación de funciones en las actividades de pedidos, aprobación de
créditos, despachos de mercaderías, facturación, notas de crédito, cobranzas y contabilización.
g) Preparación y atención de pedidos de clientes solamente cuando exista la oportuna aprobación
de los mismos.
h) Todas las notas de crédito a clientes deben ser emitidos correctamente, sobre todo lo que
corresponde a devolución de mercaderías vendidas, deben ser debidamente documentadas
 (guías de ingreso al almacén y autorizados por el funcionario que no participa de la cobranza,
registro y custodia del efectivo).
i) Deben efectuarse la circularización de saldos de clientes en forma mensual, incluyendo un detalle
de la deuda de factura por factura.
j) Los análisis de cuentas por cobrar deben ser confrontados periódicamente para garantizar la
exactitud de registros de cuentas por cobrar.
k) Comprobar que se ejerza un control contable sobre “otros ingresos”. Ejemplo: enajenación de
activos, enajenación de intangibles, venta de inversiones a corto y a largo plazo, venta de desecho
y desperdicios, intereses y dividendos, alquileres y regalías, recuperación de pérdidas de ejercicios
anteriores.
l) Todas las facturas de ventas deben ser contabilizadas en base a una copia que debe proporcionar
el departamento de facturación. 13. Deben existir procedimientos para garantizar que tanto en
las ventas como en las cuentas por cobrar se registren en el período que corresponden y por los
montos totales.
m) Los saldos y los movimientos de las cuentas por cobrar y ventas, deben ser confrontados con las
respectivas cuentas de control y cualquier diferencia debe ser investigada.
n) Comprobar la confiabilidad de la clasificación de las ventas y cuentas por cobrar a clientes con la
finalidad de asegurarse que tanto las ventas como las cuentas por cobrar hayan sido clasificadas
en forma correcta a las cuentas correspondientes.
o) . Comprobar los procedimientos seguidos en el corte documentario para facturas de venta, guías
de remisión y notas de crédito con el objetivo de que las transacciones de ventas y cuentas por
cobrar deben ser registradas en el período a que corresponde. Algunas empresas realizan corte
documentario mensualmente, como procedimiento de control interno ejecutado por el
departamento de contabilidad o por la oficina de auditoría interna, otras empresas realizan el
corte documentario trimestralmente, sin embargo, la mayoría de empresas realizan el corte
documentario con motivo del cierre del ejercicio anual.

CONTROL CONTABLE

Las cuentas para un adecuado control interno y para salvaguardar la legalidad y veracidad de las
operaciones de ventas y cuentas por cobrar, el auditor debe verificar cuidadosamente las cuentas
121, 122, 123 y 129 con el fin de evaluar el sistema de control interno contable, y verificando
posteriormente la documentación sustentatoria y los registros contables, así como todas las otras
cuentas no contempladas por ser muy extensas en el presente trabajo.