FORMULARIO DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA MANUAL POR PROCESOS

1. Datos de Identificación:
NOMBRES:
Puesto: Código:
Dependencia:
Lugar de Trabajo: Puntos:
RMU:
Rol del Puesto:
Fecha elaboración:

2. Misión Del Puesto:

3. Actividades Escenciales de la Posición (ordenadas descendentemente por importancia y desde la hora

de ingreso al lugar de trabajo)
Hora Actividades de la Posición F CO CM Total Perm.

Donde:

F = frecuencia de la actividad ( Por puntos de 1 a 5 de acuerdo al grado que cauce el efecto)

CO = consecuencias por omisión de la actividad ( 1 a 5 puntos)
CM = complejidad de la actividad ( 1 a 5 puntos)
Perm.= Permanencia temporal superior a dos años.

4. Interfaz Del Puesto

Actividades Esenciales Interfaz

Nombres de los cargos, áreas, clientes, usuarios o
beneficiarios directos de la actividad.
1)

2)

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5. Actividades que debe o realiza (1) una vez al mes:
Actividades de la Posición F CO CM Total Perm.
1)
2)
3)
4)

6. Actividades que debe o realiza una vez cada (3) tres meses:

Actividades de la Posición F CO CM Total Perm.

1)
2)
3)
4)

7. Actividades que debe o realiza una vez cada (6) seis meses:

Actividades de la Posición F CO CM Total Perm.

1)
2)
3)
4)

8. Actividades que debe o realiza una vez al año:

Actividades de la Posición F CO CM Total Perm.

1)
2)
3)
4)

9. Destrezas / Habilidades Generales

Relevancia
Destrezas Generales Definición
Alta Media Baja

MaFer. Este formato es completo, el cual también te puede servir para evaluar el perfil por competencias, ya
que puedes evaluar y calificar cuantitativamente con valores de 1 a 5 en las columnas de la derecha la suma
de resultados te da un promedio de puntos lo cual se aplica para el sueldo o salario, a mayor puntos mayor
sueldo.

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 DETERMINE LOS
PROCESOS EN EL Definición
CARGO

FACTURACION REGISTRO PAGO AFILIADOS

VENTANILLA

FACTURACION DE ORDENES DE ATENCION COBRADAS EN EL HOSPITAL

CUENTAS POR MILITAR
COBRAR Y
HOSPITALIZACIONES

EMISION COBRO Y ORDENES DE ATENCION A AFILIADOS

FACTURACION DE
ODAS

RECUPERACION DE CUENTAS POR COBRAR ORDEN DE ATENCION

CUENTAS POR AFILIADO
COBRAR ODAS

FACTURACION COBRANZA REALIZADA A DOLIMICILIO

DOMICILIO

PAGO DE PAGO POR VENTANILLA EN EFECTIVO A AFILIADOS

REEMBOLSOS EN POR FACTURAS
EFECTIVO

FACTURACION DE FACTURACION CARPETAS DE NUEVOS AFILIADOS

CONTRATOS NUEVOS

ENTREGA DE ENTREGA DE CHEQUES EN VENTANILLA A AFILIADOS

CHEQUES POR POR REEMBOLSOS
REEMBOLSOS

IMPRESIÓN DE FACTURAS EMITIDAS POR PAGO DE PRIMAS

DEBITOS BANCARIOS MEDIANTE DEBITO BANCARIO

RECEPCION DE CARPETAS DE CONTRATOS NUEVOS

VENTAS

FACTURACION DE FACTURAS EMITIDAS POR PAGO DE PRIMAS EN EL

PRIMAS HE1 HOSPITAL MILITAR.

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 REPORTE REPORTE DE FACTURAS EMITIDAS A DIARIO EN CAJA
FACTURACION
MANUAL

ENTREGA DE FACTURAS A AFIIADOS QUE LO

ENTREGA DE SOLICITAN
FACTURAS POR
DEBITOS BANCARIOS

CIERRES DE CAJA CIERRE Y CUADRE DE DOCUMENTACION REALIZADA

EL DIA ANTERIOR

PROCESO: PASOS EN EL PROCESOS

FACTURACION - Para el cobro de primas se pide al afiliado la tarjeta

VENTANILLA de afiliación.
- Se ingresa en el sistema el número de contrato.
- Se procede a revisar la cuota y el mes que se
encuentra impago ese contrato.
- El pago puede ser en efectivo, cheque o tarjeta y
también el afilado puede pagar las cuotas de varios
meses.
- Si el contrato se encuentra impago por 3 o más
meses se llama a cobranzas para que nos rehabilite
el contrato para poder facturar.
- Una vez facturado se sella, se firma por parte mía y
del afiliado.
- La factura original se la entrega al afiliado y la copia
se queda en cajas para el cierre diario.
- Hay una segunda copia de la factura de color
amarillo la cual ordenamos en orden ascendente
para ser archivada

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 FACTURACION DE - Se recibe de reembolsos las facturas originales de
CUENTAS POR las atenciones médicas de los afiliados en otras
COBRAR Y casas de salud que son ingresadas al sistema como
HOSPITALIZACIONES cuentas por cobrar.
- Se imprime las odas, se sella y se firman dichas
odas.
- Se revisa los valores que constan en las odas con
los valores que constan en las facturas además de
revisar si esta bien ingresado el proveedor, el
nombre del titular de la cuenta y del paciente.
- Las copias de las odas se las entrega cobranzas si
se trata de contratos individuales y a corporativos si
se trata de contratos corporativos para su posterior
cobro.
- Las odas originales se las anexa a las facturas
originales y se las entrega a contabilidad para la
emisión del pago de estas facturas.
- De igual manera se hace con las hospitalizaciones
de los afiliados se entrega originales contabilidad y
copias a cobranzas.

EMISION COBRO Y - Cuando el personal de Recepción no se encuentra

FACTURACION DE se procede a generar la orden de atención
ODAS pidiéndole al afiliado la tarjeta de afiliación.
- Se procede a llenar los datos del cliente y del
medico en el sistema para generar la orden de
atención.
- Una vez generada la orden se procede a darle de
baja buscando dicha orden en el sistema con el
número de contrato.
- Se procede al cobro; dicho pago puede ser en
efectivo, cheque o tarjeta de crédito.
- En el caso de ser cheque o tarjeta de crédito se
aceptan con valores que pasen de los 10 dólares.
- Si se trata de tarjeta de crédito se rastrilla un
voucher y se pide autorización al banco.

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 RECUPERACION DE - Una vez que se genero una cuenta por cobrar el
CUENTAS POR afiliado tiene la obligación de saldar esta cuenta.
COBRAR ODAS - De cobranzas se acercan con el afiliado con las
copias de las órdenes de atención para poder darles
de baja en el sistema.
- Con estas copias se revisa en el sistema con el
número de contrato.
- Una vez ingresado el número de contrato vemos
todas las cuentas pendientes de pago tanto de odas
como de primas.
- Se procede a dar de baja en el sistema las odas que
esta cancelando el cliente en ese momento.
- El pago puede ser en efectivo, cheque o tarjeta el
original se le da al afiliado una copia a cobranzas y
la otra copia se queda en cajas para el cierre diario.

FACTURACION - Todos los días el señor cobrador a domicilio se

DOMICILIO encarga de pasar a cajas un registro de todos los
cobros que ha realizado el día anterior.
- En este registro se encuentra el numero de contrato,
el nombre del afiliado, el valor que esta cancelando,
el concepto de dicho cobro y la modalidad en la que
se cancela esto puede se efectivo, cheque o tarjeta
de crédito.
- Una vez revisado que los datos y los valores se
encuentren bien procesados se procede a facturar
en el sistema.
- Luego se entrega ese registro con la facturas
originales a cobranzas, las copias de esas facturas
junto con los comprobantes de depósito o vouchers
se quedan en cajas para el cierre diario.

PAGO DE - En reembolsos se reciben los documentos y se los

REEMBOLSOS EN ingresan al sistema se pone un código en las
EFECTIVO facturas.
- Con ese código se procede a buscar en el sistema
ese reembolso para poder pagarlo.
- Los reembolsos se los paga en efectivo ese
momento hasta los 50.00 dólares pasado ese monto
se emite un cheque.
- Las facturas originales se quedan en cajas junto con
una copia de la liquidación firmada por el afiliado.
- En cajas se maneja un fondo de 1389.35 dólares
para los reembolsos una vez cubierto el 60% de este
valor se crea un nuevo fondo de reembolsos.
- Se ordena los reembolsos para la emisión del
cheque de reposición.
- Se pasa un listado de todos los reembolsos pagados
a contabilidad para la reposición de este dinero.

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 FACTURACION DE - Luego de pasar por auditoria y renovación de
CONTRATOS NUEVOS contratos los documentos del nuevo ingreso
regresan a cajas para su facturación.
- Se revisa que todos los datos y los valores se
encuentren bien para luego proceder a facturar.
- Después de facturado este se lo regresa a
renovación de contratos se firma la guía con la hora
y la fecha en la que se facturaron los contratos.

ENTREGA DE - Todos los días viernes se giran cheques para pagos

CHEQUES POR de reembolsos o para pago a proveedores.
REEMBOLSOS - Contabilidad me entrega un listado con el valor, el
nombre del beneficiario y el concepto.
- Se revisa uno por uno todos los cheques y se los
archiva en orden alfabético.
- Hay un archivo para cheques de reembolsos y otro
para cheques de proveedores.
- Una vez que son cobrados los cheques se los da de
baja del sistema y se los envía a contabilidad para
su archivo.

IMPRESIÓN DE - Cobranzas nos dan los números de facturas

DEBITOS BANCARIOS utilizados para los débitos.
- Se revisa en el sistema de que numero de factura a
que numero de factura se utilizo para los débitos.
- Se separan dichas facturas.
- Se las imprime.
- Después se separa las facturas originales de las
copias.
- Las originales se las corta una por una en orden
secuencial y se las archiva en carpetas mes por
mes ,las copias amarillas de igual manera, las
copias verdes son archivas en carpetas
ordenándolas por bancos

RECEPCION DE - Los asesores que hayan realizado una venta tienen

VENTAS que venir a caja con la solicitud de ingreso
(CARPETA) firmada por el medico auditor y un
recibo provisional.
- Se sellan ambos documentos, se recibe el pago
(efectivo, cheque o voucher).
- El recibo provisional se queda en caja, luego se lo
registra y se lo archiva hasta su facturación.

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 FACTURACION DE - En el hospital militar se cobra mediante recibo
PRIMAS HE1 provisional las primas de los afiliados.
- En este caso como en dicho establecimiento no
cuentan con el sistema para emitir facturas nos
envían los recibos de los afiliados que han
cancelado, el nº de sus contratos y los
comprobantes de depósito.
- Con estos se procede a facturar en el sistema.
- Las facturas originales se las envían de nuevo al
HE1 para su posterior entrega a los afiliados.
- La copia de la factura se queda en cajas junto con el
comprobante de depósito para el cierre diario.

REPORTE - Diariamente se realiza un reporte manual para

FACTURACION cobranzas de toda la facturación realizada
MANUAL durante el día detallando fecha, número de
contrato, número de factura, nombre del afiliado,
tipo de plan, valor y forma de pago , el cual es
enviado por correo al departamento de
cobranzas.

ENTREGA DE - Cuando el afiliado lo necesite puede venir a solicitar

FACTURAS POR las facturas de los pagos (debito bancario) en ese
DEBITOS BANCARIOS caso se procede a revisar en el sistema con el
numero de contrato para ver cuántas facturas y de
que meses tiene el afiliado.
- Una vez verificado los números de facturas se
procede a separar dichas facturas del archivo que se
encuentra en caja para su posterior entrega al
afiliado.
-

CIERRES DE CAJA - Estos cierres se los hace todos los días tanto para
primas como para odas.
- Se saca los reportes del sistema de todo lo cobrado
en el día y se adjuntan todos los respaldos como son
las copias de las odas y de las facturas.
- Se entrega al señor mensajero las papeletas de
depósito llenas más el dinero o los cheques que se
vayan a mandar a depositar.
- Con los comprobantes de deposito se realiza el
cuadre de caja y todos estos documentos se los
envía a contabilidad para su revisión.
- Para tener un respaldo se copia todos los
movimientos realizados por cada día en un cuaderno
con todos los números de de deposito y valores
además de hacer constar los números de caja.

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 MATERIAL, EQUIPOS, HERRAMIENTAS PARA USO EN EL
PROCESO:
PROCESO

FACTURACION - TARJETA DE AFILIACION

VENTANILLA - COMPUTADORA (INGRESO AL SISTEMA)
- FACTURAS
- IMPRESORA
- ESFERO
- SELLO
- ALMOADILLA

FACTURACION DE - ODAS DE REEMBOLSOS (FACTURAS)

CUENTAS POR - COMPUTADORA (INGRESO AL SISTEMA)
COBRAR Y - HOJAS
HOSPITALIZACIONES - IMPRESORA
- ESFERO
- SELLO
- ALMOADILLA
- GRAPADORA

EMISION COBRO Y - TARJETA DE AFILIACION

FACTURACION DE - COMPUTADORA (INGRESO AL SISTEMA)
ODAS - HOJAS
- IMPRESORA
- DINERO EN EFECTIVO
- VOUCHER, TELEFONO ¿SI ES CON TARJETA?
- ESFERO
- SELLO
- ALMOADILLA

RECUPERACION DE - COPIA DE ODA (COBRANZAS)

CUENTAS POR - COMPUTADORA INGRESO AL SISTEMA
COBRAR ODAS - IMPRESORA
- HOJAS
- ESFERO
- DINERO EN EFECTIVO
- VOUCHER(SI PAGA CON TARJETA)
- GRAPADORA

FACTURACION
DOMICILIO - FACTURAS
- COMPURTADORA (INGRESO AL SISTEMA)
- HOJA DE REPORTE DE COBRANZAS
- IMPRESORA
- ESFERO
- SELLO
- HOJAS
- CLIPS

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 PAGO DE - DOCUEMENTACION CON CODIGO DE
REEMBOLSOS EN REEMBOLSO
EFECTIVO - COMPUTADORA (INGRESO AL SISTEMA)
- IMPRESORA
- PAPEL
- DINERO EN EFECTIVO
- ESFERO
- GRAPADORA

FACTURACION DE - (CARPETA DE DOCUEMNTOS NUEVO AFILIADO)

CONTRATOS NUEVOS CON Nº DE CONTRATO
- COMPUTADORA (INGRESO AL SISTEMA)
- FACTURAS
- IMPRESORA
- ESFERO
- SELLO
- ALMOADILLA
- GRAPADORA

ENTREGA DE - CEDULA Y TARJETA DE AFILIADO

CHEQUES POR - COMPUTADORA (INGRESO AL SISTEMA)
REEMBOLSOS - CHEQUES
- ESFERO
- SACA GRAPAS
- GRAPADORA

IMPRESIÓN DE - COMPUTADOR (INGRESO AL SISTEMA)

DEBITOS BANCARIOS - FACTURAS
- IMPRESORA
- CARPETAS
- PERFORADORA

RECEPCION DE - CARPETA Y RECIBO PROVISIONAL

VENTAS - SELLO
- ALMOADILLA
- ESFERO
- EFECTIVO, CHEQUE, VOUCHER
- CARPETA (ARCHIVO DE RECIBOS)

FACTURACION DE - RECIBO PROVISIONAL Y DEPOSITO

PRIMAS HE1 - COMPUTADORA (INGRESO AL SISTEMA)
- FACTURAS
- IMPRESORA
- SELLO
- ALMOADILLA
- ESFERO
- GRAPAS

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 REPORTE - COMPUTADOR (EXEL)
FACTURACION - FACTURAS EMITIDAS
MANUAL - CORREO (ENVIO DE REPORTE A COBRANZAS)

ENTREGA DE - TARJETA DE AFIIACION(Nº DE CONTARO)

FACTURAS POR - COMPUTADOR (INGRESO AL SISTEMA)
DEBITOS BANCARIOS - FACTURAS ARCHIVADAS
- SELLO
- ESFERO
- ALMOADILLA

CIERRES DE CAJA - COMPUTADORA (INGESO AL SISTEMA)

- IMPRESORA
- HOJAS
- PAPETELAS DE DEPOSITO
- DINERO EN EFECTIVO
- CHEQUES (CUANDO HAY PAGOS CON CHEQUE)
- COPIADORA
- GRAPADORA
- ESFERO

ISO: Es un conjunto de normas sobre calidad y gestión continua de calidad, establecidas por la Organización Internacional de
Normalización (ISO)

Su implantación, aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para las empresas, entre las que se cuentan con:

Estandarizar las actividades del personal que trabaja dentro de la organización por medio de la documentación
Incrementar la satisfacción del cliente
Medir y monitorizar el desempeño de los procesos
Disminuir re-procesos
Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos
Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, etc.
Reducir las incidencias de producción o prestación de servicios

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