Guia Rapida Planeacion

Guía Rápida: Auditor Legajo Virtual 2010
Pasos para iniciar la operación de Planeación y Control Ver. 7.x

INDICE

1. Crear empresa........………………………………………………………………………………………… 1
2. Definición de sumarias o secciones a

utilizar.………………..………………………………………………………………………………………… 4
3. Proporcionar Información General

(Perfil).………………………………….…………………………………..…………………………………… 6
4. Planeación Detallada.………….………………………………………………………………………… 13
5. Planeación Estratégica.……………………………….………………………………………………… 17
6. Avance.……………………………………………………………………………………………………………24

0


1. Crear empresa.

Para crear la empresa de trabajo (dentro de Planeación) en el administrador de empresas dar doble click sobre la
empresa de la lista.

Al dar doble click en crear empresa aparece la siguiente ventana:

Dar click en “Se utilizará la Empresa en Planeación”. La lista de empresas que aparece en el administrador corresponden
a las creadas en Auditor, aquí hay que realizar la conexión con planeación para utilizarla en el sistema. Al dar click
aparece la siguiente ventana:

1


Plantillas disponibles
en el sistema, elegir la
correspondiente

Empresas ya creadas o
conectadas con
planeación, la que se está
creando aún no aparece

Elegir la plantilla correspondiente, una vez seleccionada dar click en el botón iniciar:

Al dar click en botón iniciar el sistema comienza a crear la empresa partiendo de la estructura de la plantilla
seleccionada.

Al terminar de crearla presenta la siguiente ventana:

2


Indicando fin de proceso, dar clcik al botón aceptar. Al dar click queda la ventana de crear empresa, por lo tanto dar
click en el botón cerrar.

Al cerrar la ventana regresa al administrador de empresas de planeación, solo que ahora la empresa a la altura de la
columna planeación aparece un SI, que indica que ya esta conectada.

3


Indica que la
empresa está
conectada con
planeación

2. Definición de sumarias o secciones a utilizar.

Una vez creada la empresa definir las secciones que se van a utilizar. Para ellos dar doble click a la empresa a utilizar.

Al dar el doble click el sistema presenta la siguiente ventana:

Área de
Elementos con qué
trabajo de
cuenta la sumaria o
planeación
sección

Diagnóstico del
Secciones o sistema, que hace
Sumarias, el índice falta para poder
debe ser el miso operarlo con auditor
que en auditor
4


En esta ventana definir las sumarias o secciones a utilizar, para eliminar una sumaria: Seleccionarla y dar click en el
botón eliminar:

Al dar click en el botón eliminar presenta siguiente aviso:

Si está seguro de eliminar la sumaria o sección con todos los elementos que contiene, dar click en el botón SI. Como se
observa en la siguiente ventana la sumaria desaparece de la lista de sumarias o secciones.

5


3. Proporcionar Información General (Perfil).

Para indicar la información general o perfil de la empresa dar click en el legajo en la carpeta General/Datos
Generales/Información y aparece la siguiente ventana:

En esta ventana dar los datos de las pestañas: Información de la Empresa, Parámetros Financieros, Variables adicionales
para Indicadores y definir las Formulas de Razones Financieras.

a) Información de la Empresa.

Elegir el “Control de Tiempos” correspondiente: Por Rubro, Analítico por Punto de Guía o Presupuesto de Tiempos.

6


Una vez elegido el control de tiempos dar click en el botón Guardar.

Al dar click presenta el siguiente aviso:

7


Dar click en el botón Si; si se decide cambiar el formato del control de tiempos y ya está contestado los datos
capturados serán eliminados ya que son diferentes respuestas en cada uno de ellos.

Presenta la siguiente ventana:

Solo para confirmar el cambio de formato. Dar click en Sí.

b) Parámetros Financieros.

Para dar de alta los parámetros financieros dar click en la segunda pestaña.

Aparece la siguiente información:

Catalogo de cuentas a
Catalogo de Parámetros
Financieros
nivel de asignación

8


Elegir el primer parámetro del catalogo y de la información del catalogo de cuentas seleccionar las que lo integran.

Cuentas que
integran el
parámetro
financiero

Una vez seleccionado el bloque de cuentas y el parámetro financiero al que corresponden dar click al botón Agregar
cuentas seleccionadas.

9


Al dar click las cuentas seleccionadas desaparecen del catalogo de cuentas y se incorporan al parámetro financiero
seleccionado:

Realizar el mismo proceso para cada parámetro financiero.

c) Variables adicionales para indicadores.

Seleccionar las cuentas correspondientes para cada uno de los Indicadores.

10


En cuanto a las variables adicionales para indicadores realizar el mismo proceso que se realizó en Parámetros
Financieros, la variante ahora es que las cuentas asignadas a las variables adicionales no desaparecen del catalogo de
cuentas ya que se pueden utilizar en otra variable para las fórmulas de las razones financieras.

Otra manera de llevar a cabo ésta asignación es dar click en el botón “A” el cual obtiene la información desde el sistema
auditor y en forma automática es presentada.

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d) Fórmulas de Razones Financieras.

En esta ventana se encuentra una lista con las razones financieras más comunes, las cuales están predeterminadas en el
sistema. Se pueden agregar o eliminar las razones necesarias.

Editar o Crear
Razones

Financieras

Descripción de
Listado de la razón
razones financiera
financieras
Límites para
cada razón
financiera

Los colores para los límites pueden ser cambiados dando click sobre el cuadrito del color.

Al terminar de llenar esta Información solicitar el diagnostico del sistema para verificar que hace falta, si ya está todo
correcto proseguir con el manejo del sistema.
Para solicitar el diagnostico del sistema dar click en el menú Archivo / Diagnóstico del sistema y presenta la siguiente
ventana:

Con esta

información no
se cuenta en este
momento

12


Aquí se puede ver qué información ya tiene alimentada el sistema y qué hace falta. Una vez revisado el diagnostico dar
click en el botón cerrar.

Nota: Si no se cuenta con esta información de la manera como se llevo a cabo el procedimiento el sistema no
mostrará toda la información de manera correcta.

4. Planeación Detallada.

Para trabajar con la planeación detallada desplegar, en el Legajo de Planeación, la carpeta
Auditoria/Planeación/Detallada:

En esta área de planeación se trabaja con el control interno, guías y programas de trabajo.

a) Cuestionarios de Control Interno

Para trabajar con los Cuestionarios de Control interno dar click en la carpeta Auditoria/Planeación/Detallada/Control
Interno:

13


Al dar click en el signo “+” se despliegan los rubros que contienen control interno para trabajar con alguno de ellos dar
click en que se desea utilizar:

Al seleccionar el cuestionario de control interno aparece la siguiente ventana:

Respuesta, no dejar
en blanco
Pregunta
Número de
pregunta

Riesgo, Rango y si es
necesario, comentario

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Para contestar el cuestionario de control interno dar click a la respuesta correspondiente: SI, NO, en caso de que alguna
pregunta no proceda, marcarla como No Aplica. De igual forma marcar el riesgo y Rango que representan.

Al agregar un comentario
aparece una hojita en la
columna

En esta parte se agregan los
comentarios de cada una de
las preguntas, es importante
marcar primero la pregunta y
luego venir a este rectángulo
para agregar el comentario

Adicionalmente se puede agregar un comentario, para ello se debe estar ubicado en la pregunta a donde se le pondrá el
comentario después dar click en el rectángulo blanco que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, al habilitarse
ya se puede capturar la información del comentario.

Todas las respuestas NO automáticamente generan una observación o punto de sugerencia. Para visualizarlas dar click a
la carpeta Control y Supervisión/Puntos de Sugerencia:

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Observaciones y sugerencias
de las preguntas respondidas
con el NO

b) Guías o Programas de Auditoria.

Para trabajar con las guías o programas de trabajo dar click en Auditoria/Planeación/Detallada/Guías o Programas

Al dar click en el signo “+” se despliegan los rubros que contienen guías o programas para trabajar con alguno de ellos
dar click en que se desea utilizar:

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Al seleccionar guía o programa aparece la siguiente ventana:

Referencia, Jerarquía, Quien lo hizo,
cuando y si procede comentario
Actividad
Número de
Actividad

Para llenar la guía seleccionar la Referencia, la Jerarquía, quien lo elaboró, la fecha de cuando lo hizo y algún comentario
si lo amerita. Por cada una de las actividades desarrolladas.

5. Planeación Estratégica.

Para trabajar con la planeación estratégica desplegar, en el Legajo de Planeación, la carpeta
Auditoria/Planeación/Estratégica:
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a) Memo de Operación.

Para trabajar con el Memo de Operación hay que darle doble click y el sistema desplegara la siguiente ventana:

Forma de Periodos de
Visualizar la visualización de
información la información

Dar doble click

de lo contrario
no abre

Del lado derecho aparece una barra con información de cómo queremos visualizar la información si por Estado
Financiero, Sumaria, o entrar al área de Razones Financieras, al igual que los periodos en que deseamos verla
(Preliminar, Anual, Semestral, Trimestral, Bimestral y Mensual). Elegir los parámetros correspondientes

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Una vez elegidos los parámetros el sistema muestra la siguiente información:

Para graficar es
indispensable
seleccionar antes

Dependiendo de la cuenta que se desee analizar se tiene la opción de graficar, para lo cual es indispensable se
seleccione primero lo que se quiere ver en grafica. Una vez seleccionado dar click en el botón de Graficar:

Automáticamente se grafica la cuenta seleccionada. Ubicando el cursor sobre la barra del mes elegido aparece el
importe.

Se cuenta con el botón “Gallery” el cual contiene una diversidad de graficas para cambiar el formato de presentación.
19


Otra forma de análisis del memo de operación es hacer una comparativa de información y de ahí determinar Diferencias
en Importes, Porcentajes, Tendencias y por ciento Integral. Para visualizarlo seleccionar la cuenta en la cual se quiere
visualizar estos cálculos:

En este ejemplo se selecciono la cuenta de mayor GASTOS DE ADMINISTRACIÓN del lado derecho aparecen todos las
cuentas de registro que la integran. El periodo elegido fue Semestral.

A continuación definir cuál será la “columna base” es decir contra la que se van a hacer las comparativas de
información, para elegirla dar click sobre la columna deseada, para este ejemplo “1er Sem‐2008”, para seleccionarla dar
un click sobre el nombre de la columna:

20


Al darle click a la columna deseada se presenta el siguiente aviso:

Si se está seguro de que esa será la columna base dar click en “Sí”. A Continuación la columna se sombrea indicando que
es la columna base:

Nombre de la
Columna Base

Al darle click a la columna
correspondiente se sombrea
indicando que es la columna base

21


Se puede seleccionar la información de cálculo de una por una; Tendencias, Por cientos integrales, Diferencias ó Todos.

Para este ejemplo “TODOS”. Y el sistema muestra la siguiente ventana:

Cálculos realizados por
el sistema en forma
automática,
comparando contra la
columna base

Aquí se puede observar la información comparativa con la posibilidad de ver la variación y diferencias, que se pueden
tomar como base para decidir el alcance revisión que se le asignará a cada cuenta.

Una vez que se tiene definida la cuenta que se va a revisar, dar click en la columna “¿Revisar?” a la altura de la cuenta
que se desea marcar, se presenta la siguiente ventana:

22


Elegir en qué periodo se
desea trabajar para
agregar información sobre
el alcance de revisión

Número de cuenta
que se desea Revisar

Seleccionar el periodo de trabajo, y comenzar a capturar la información corresponde (a manera de ejemplo el por qué y
para qué revisar esa cuenta):

Una vez terminada de capturar la información correspondiente dar click al botón “Guardar” y posteriormente al botón
“Cerrar”, esto es para todas las cuentas de nuestra balanza. Al cerrar la ventana la cuenta seleccionada queda marcada
indicando que se va a revisar:

23


Cuentas seleccionadas
y marcadas para revisar

Una vez terminado este análisis de cuentas el sistema automáticamente genera un reporte llamado “Cuentas a Revisar”
el cual contiene el resumen de todo lo seleccionado incluyendo la información capturada referente al por qué revisarla.

Para visualizar dicha información dar click en la carpeta Auditoria/Planeación/Estratégica/Cuentas a revisar:

Aquí aparecen solo las cuentas que fueron marcas en la columna “¿Revisar?” del memo de operación. Contiene el
número de cuenta; Descripción de la cuenta; Periodo que se está revisando, y la información capturada para justificar y
documentar el por qué se eligió.

6. Avance.

En esta carpeta existe un resumen de qué elementos se tienen terminados y qué aun hace falta dentro del sistema. Para
verlo, ubicar la carpeta Avance en la siguiente ruta: Auditoria/Avance

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Una vez seleccionada la carpeta Avance dar doble click sobre ella, de lo contrario no sale información, aparece la
siguiente información:

Para visualizar la información contenida en el sistema dar click en el botón “Generar”.

En seguida se muestra la información correspondiente a: Control de Correspondencia, Determinación de Riesgos,
Formatos (Control Interno y Guías o Programas) y Puntos de Sugerencia.

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En cuanto al control interno nos informa
de cuantas preguntas ya fueron
contestadas y cuantas aun no lo están

En los puntos de Sugerencia muestra los
rubros en los cuales existe un punto se
sugerencia como resultado de aplicar
cuestionarios de Control Interno

Nota: Seguir estos pasos en forma cronológica, por lo menos hasta el paso 3, para llegar a obtener la información de
manera correcta y poder trabajarla sin problemas.
26

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