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Taller de ERP

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS

(ERP)

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INDICE

Introducción 4
Capítulo 1 (Completando la Información básica) 5
Instalación Física 5
Instalación Lógica 5
Empresa 6
Bases Parámetros 8
Bases Definición datos de empresa 17
Bases Reparar base de datos 18

Capítulo 2 (digitación) 19
Digitación Tablas 20
Digitación Auxiliares 26
Digitación Ingresos de Cuentas 28
Digitación Plan de Cuentas Paralelo 30
Digitación Saldos de Apertura 31
Resumen Capítulo 2 33

Capítulo 3 (Imputaciones Contables) 34


Ingreso de Comprobantes 34
Impresión Batch de Comprobante 36
Ejercicios 37
Comprobantes tipo 38
Configuración de Comprobante parámetrico 38
Configuración parámetrica de cheques 39
Ingreso Doctos Compra-Venta 40
Resumen Capítulo 3 42

Capitulo 4 (Presupuestos) 43
Presupuesto de Caja 43
Presupuestos de Operacional 44
Resumen Capítulo 4 45

Capítulo 5 (Consultas e Informes) 46


Consultas 46
Informes 47
Resumen Capítulo 5 49

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Capítulo 6 (Procesos) 50
Generación del Período Contable 50
Corrección Monetaria 50
Ajuste por Dif. de Cambio 50
Conciliación Bancaria 51
Verificación de Integridad de Datos 52

Capítulo 7 (Seguridad) 54
Resumen Capítulo 7 57

Códigos 58

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INTRODUCCION

Este Sistema nos permite definir el Plan de Cuentas en forma Paramétrica y


utilizando hasta 5 niveles, además de trabajar con Centros de Costo y por
supuesto con áreas de negocios.

La información que mantiene el sistema, en cantidad de años, es ilimitada, se


deberá ir eliminando mediante un proceso exclusivo los periodos que ya no se
quieran mantener guardados. Esto significa que podremos acceder en cualquier
minuto a informes contables.

Es posible realizar la conciliación Bancaria de su(s) cuentas correspondientes a


Bancos., Capturando o ingresando la Cartola Bancaria.

El sistema permite imprimir sus comprobantes contables al momento de su


ingreso al sistema o si usted lo desea podrá imprimirlos en forma masiva
posteriormente.

Entrega todos los informes exigidos por el Servicio de Impuestos Internos tales
como Libro Diario, Libro mayor, Libro de compras, Ventas, etc. y muchas otras
cosas más que se irán revisando a lo largo del curso.

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CAPITULO 1

COMPLETANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA

Se podría decir que para poder trabajar con los sistemas, existen 2 tipos de
instalación:

 Instalación Física
 Instalación Lógica

La instalación Física, generalmente, la realiza el encargado de Computación de


la empresa o personal de Softland.

Al efectuar esta instalación, se generan en forma automática los directorios


necesarios para trabajar con el Sistema de Contabilidad y
Presupuestos.

Los directorios son los siguientes:

SOFTLAND

PROGRAMA DATOS

El directorio Principal denominado Softland y dos subdirectorios Programas y


Datos.

Programa : Quedan grabados todos los programas relativos a él o los sistemas


Softland.

Datos : Bajo este directorio se generará el área de trabajo donde posteriormente


se guardará toda la información que se vaya digitando.

Una vez realizada la instalación física, se puede comenzar a realizar la


instalación denominada Lógica.

Instalación Lógica: Desde la Barra de Inicio, seleccionar Programas, Softland


Erp y Contabilidad y Presupuestos.

Activando el programa se presenta la Portada de él, donde nos muestra que


estamos frente al Sistema de Contabilidad y Presupuestos.
A continuación procederemos a la creación de la Empresa o área de trabajo,
donde se grabará posteriormente toda la información que se vaya digitando.

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Para ello en la barra de MENU de la portada del sistema aparece destacada la
palabra.

1.- EMPRESA

Al activarla se presentan varias alternativas, las cuales se grafican y detallan a


continuación :

1.1 Seleccionar : Permite trabajar con una empresa ya existente.

1.2 Crear : Permite crear una empresa o área de trabajo, para


poder comenzar a trabajar con el sistema.

1.3 Respaldar : Genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd,


donde NN corresponde al nombre de la base de
datos(empresa), yyyymmdd corresponde al año, mes
y día obtenido del sistema operativo Windows al
momento de generar el respaldo. Este archivo
quedará almacenado en el área de respaldos de
MSDE (...MSSQL\Backup).

1.4 Recuperar: Recupera solamente los respaldos generados a través


del proceso Respaldo de Base de Datos,
proporcionando una lista con todos los respaldos
disponibles.

1.5 Desbloquear Empresa: Genera desconexión de usuarios que han


tenido un cierre anormal con el sistema (ejemplo: un
corte de energía eléctrica)

1.6 Instalar Datos Demo: Permite Generar Base de Datos


Demostrativa Para Ejercicios y Conocimientos.

1.7 Verificación Estructura de la base de datos: Permite Hacer Una


Revisión Completa de la base de datos incluyendo las
tablas, Relaciones, vistas, etc.

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1.8 Muestra estructura de la Base de Datos : Presenta una Completa
descripción de la estructura de la base de datos
incluyendo las tablas y sus relaciones.
1.9 Salir :Abandonar el sistema.

En esta ocasión se utilizará la alternativa CREAR , para generar la Empresa.

1.- Lo primero es indicar el Drive donde se generará EJ : C :

2.- A continuación usted deberá indicar la base de Datos con la cual se trabajará
SQL / MSDE

3.- Presionar Botón OK

4.- El cursor se posicionará en un recuadro llamado Directorio, donde se deberá


digitar el nombre que se le dará al área de trabajo o empresa EJ: EMP1, Este
nombre no debe ser de mas de 8 caracteres

5.- Presionar nuevamente botón OK. El sistema verificará y generará Tablas en


blanco las cuales se irán completando a lo largo del curso. Además presentará
una pantalla donde se deben indicar los datos comerciales de la empresa como
son Razón Social, Dirección, Rut, etc.

Una vez digitada seleccionar Botón OK

Al realizar estos pasos se ha generado la empresa para el Sistema de


Contabilidad y tenemos que ingresar a ella, digitando una clave de usuario y
una Password; en este caso ambas serán SOFTLAND tal como aparece en la
figura

Con esto ha quedado lista la Instalación Lógica y estamos en condiciones de


trabajar completando con información el Sistema.

Notemos que con la realización de los pasos anteriores se activaron nuevas


opciones en la barra de Menú, dentro de las cuales tenemos:

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El siguiente paso es definir las características generales con las cuales se


trabajará el sistema, como por ejemplo si se utilizarán Centros de Costo, si se
utilizará otra moneda aparte del $, Niveles para el Plan de cuenta, ...., etc. por lo
tanto trabajaremos con:

2.- BASES, de ella se despliega un SUBMENU, con las opciones de:

2.1 Parámetros : El sistema mostrará 6 carpetas

a) Generales : , aquí se solicita marcar con cuales de los atributos desglosados


en pantalla trabajará la empresa. Los atributos que debemos definir son los
siguientes:

- Área de Negocios: Como área de negocios se entiende una entidad que forma
parte de la Empresa, pero se requiere llevar su contabilidad en forma
independiente. Como ejemplo podríamos pensar en una Empresa Constructora,

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que desea información contable de cada una de sus Obras en forma separada. ,
Cada Obra corresponderá a un Área de Negocios distinta.

Otro ejemplo podría ser una Empresa Comercial que tiene sucursales a lo largo
del país, cada sucursal representará un Área de Negocios. Esto implicaría que
cada vez que ingresemos comprobantes al sistema deberemos indicar a que
área de negocios atañe.

El código para las área de negocios es alfanumérico.

El Plan de Cuentas será sólo 1 común a todas las Áreas de Negocios., por lo
que se podrá obtener información a Nivel de toda la Empresa o bien el detalle de
cada una de las Áreas.

-Multimoneda: Esto se utiliza sólo si la empresa trabaja con otras monedas


aparte del Peso, como por ejemplo Dólar, UF, ...etc. Si se selecciona este
atributo se deberá indicar si además se requiere cuadratura del Voucher en la
moneda adicional, para obtener en forma posterior el Balance en esta segunda
moneda.

El código de la moneda es alfanumérico.

NOTA:
* Permite Ingresar movimientos en cualquier moneda, dentro del mismo
comprobante contable.
* La cuadratura total siempre es en $ (pesos)

-Centros de Costo: Dentro de la Empresa o bien en cada Área de Negocios se


podrá realizar una Sub - Agrupación, como por ejemplo en el Área de Negocios
sucursal Valparaíso, existen diferentes Departamentos, como son Ventas y
Computación, estos últimos representan Centros de Costos para esa Sucursal o
Área de Negocios.

El sistema permite 3 niveles por cada Centro de Costo, lo importante es que la


suma de dígitos de los distintos niveles no sea superior a 6.

-Detalle de Gastos: Este atributo permite llevar un detalle exhaustivo de cada


cuenta contable, como por ejemplo la cuenta de Artículos de Oficina, podríamos
llevar un detalle de gastos de Librería, Fotocopias, Papel, ... etc. o si se desea
mayor detalle dentro de Librería , Lápices y Cuadernos. El detalle de gastos
permite 3 niveles y la suma de dígitos debe ser menor o igual a 6.

-Presupuesto De Caja: Este atributo permite presupuestar conceptos de caja,


por los cuales se tendrán Ingresos y Egresos, para posteriormente controlarlos.

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-Conciliación Bancaria: Este atributo se utiliza sólo para las cuentas de bancos,
pues de ellas se obtendrá a posteriori la Conciliación Bancaria.

-Instrumentos Financieros: Se utilizará sólo en el caso que la empresa mueva


instrumentos financieros como Acciones, Fondos Mutuos, ... etc.

-Ajuste por Diferencia de Cambio: Se utilizará sólo en el caso que se active la


opción de Multimoneda, Esto nos da la posibilidad de generar un Voucher que
reflejara las variaciones en pesos de los movimientos ingresados en otras
monedas. (Dólar, UF., Euros, Etc. ).

-Corrección Monetaria: Al seleccionar este atributo, el sistema podrá realizar el


proceso de Corrección monetaria para las cuentas indicadas con esta
característica.

-Conecta a módulo Control de Presupuestos: Es un campo adicional que puede


ser utilizado para anexar la información contable con otro software

-Chequea Saldo de Documentos: Es un atributo que permite validar si el monto a


cancelar es mayor que la deuda registrada en la cuenta corriente

-Trabaja con Contabilidad IFRS: Este atributo nos permite que el sistema pueda
manejar doble tipo de contabilidad, Tributaria e IFRS, que al momento de
ingreso o emitir la información le deberemos especificar con cual normativa
ingresaremos o emitiremos los datos.

NOTA : Una vez ingresados los movimientos contables sólo se podrán modificar
los atributos de Cuadratura en otra moneda (NO se puede modificar Maneja otra
moneda) y Corrección monetaria. Es por esto que es de suma importancia
tener claro los atributos que manejará la empresa antes de generar el Plan de
Cuentas.

Como se mencionó anteriormente, estas son características o atributos que


manejará el Plan de Cuentas de la Empresa por lo que cada vez que se ingrese
una cuenta consultará por ellos.

Como ejemplo se marcarán todos los Atributos.


El Siguiente paso es seleccionar la Carpeta:

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b) Formato Códigos

Mediante esta opción se le indica al Sistema la cantidad de niveles (Máximo 5),


que se utilizarán para el Plan de Cuentas y la cantidad de Dígitos por nivel. Cabe
destacar que la suma de dígitos de los distintos niveles incluyendo los
separadores de nivel, no puede ser superior a 18 caracteres.
Cada cuenta contable será definida por códigos.
Otra propiedad del sistema es que permite asociar un Código Corto (números de
4 dígitos) a cada cuenta contable, la cual se activará presionando la tecla control
y la abreviación asignada.

Para este ejemplo utilizaremos 4 niveles para el Plan de Cuentas

Nivel Dígitos
1 1
2 2
3 2
4 3

Como dentro de los atributos generales se indicó que se manejarán Centros de


Costos y Detalle de gastos, se deben indicar los niveles a utilizar y la cantidad de
dígitos por nivel. Para ello desde la barra de códigos seleccionar centro de costo.
Y como ejemplo consideraremos como Centros de Costos los siguientes:

Código Descripción
100 ADMINISTRACION
100-01 Contabilidad
100-02 Cobranzas

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200 VENTAS
200-01 Venta publico
200-02 Marketing
300 PROYECTOS
300-01 Evaluación de Proyectos
300-02 Ingeniería

Por lo que se desprende que utilizaremos 2 niveles con 3 dígitos para el Primer
Nivel y 2 dígitos para el Segundo Nivel.

Ahora debemos asignar los dígitos del detalle de Gastos, Para ello seleccionar
desde la barra de códigos y como ejemplo de Detalle de gastos supondremos los
siguientes:

Código Descripción
01 Artículos de Oficina
01-01 Resmas
01-02 Archivadores
02 Artículos de Computación
02-01 Papel Tamaño carta
02-02 Toner
02-03 Cintas Impresoras
02-04 Diskettes
03 Avisos Publicitarios
03-01 Mercurio
03-02 La Tercera

Estaríamos utilizando 2 Niveles, 2 dígitos para el primer Nivel y 2 Dígitos para el


Segundo Nivel.

Lo que faltaría es indicar cuantos niveles y cuantos dígitos por nivel se utilizarán
para el Presupuesto de caja.

Consideraremos sólo 1 nivel y de 3 Dígitos.

La Tercera Carpeta que abriremos se refiere a :

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c) Comprobantes, aquí el sistema requiere que se responda a sus preguntas:

- Maneja numeración interna de Ingresos, Egresos y Traspaso.


De acuerdo al SII debe existir un correlativo único anual de comprobantes, pero
el sistema además de cumplir con las exigencias, permite llevar un correlativo
adicional por tipo de comprobantes.

- Chequea duplicidad de numeración interna


Marcando este atributo, tendremos la posibilidad de controlar que no se ingrese
2 ingreso, egresos, traspasos con el mismo numero interno.

Para el ejemplo no los utilizaremos, por lo que no se deben marcar.

Una vez ingresados comprobantes al sistema, esto no se puede modificar

- Valida suma de códigos de cuentas


Corresponde a una validación de digitación de cuentas contables.

Esta opción si se puede modificar, por lo que para conocer de que se trata la
marcaremos.

- Actualiza comprobantes en Proceso servidor: Esto consiste en dejar los


comprobantes en estado “ Por Contabilizar “ , de manera de dejar disponible el
equipo para realizar otras tareas. Estos comprobantes se actualizaran cada vez
que se ejecute un utilitario destinado a esta labor.

Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

- Da mensaje cuando el pago es en otra área de negocios

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Al activar este parámetro, el sistema desplegará un mensaje cuando el pago de
un documento se realice en un área de negocios distinta a aquella en que se
generó.

Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

- Se permite Grabar Comprobantes Vigentes Sin Clasificación Completa de Flujo


Efectivo, en la mantención de comprobantes.
Al desactivar este parámetro, el sistema dará la posibilidad de ingresar
comprobantes sin realizar su correspondiente clasificación de flujo efectivo.

Adicionalmente, si se cuenta con el sistema de proveedores y tesorería,


podemos indicar si los pagos que se ejecutarán desde ese modulo pueden o no
ir sin la clasificación completa para el estado de flujo de efectivo.

- Utiliza Marca en los Movimientos


Al activar este parámetro, el sistema permitirá indicar si maneja marca en los
comprobantes a nivel de movimientos.
Al activar este atributo, el sistema solicitará el nombre de la marca, cuyo largo
máximo será de 20 caracteres. Por ejemplo: “Considerado en Presupuesto
Anual”.
La marca será solicitada al momento de ingresar los movimientos en los
comprobantes, y su uso y aplicabilidad queda abierta al usuario para los fines
que estime convenientes, su registro queda visible sólo a nivel de base de datos.

Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

- Asigna Número de operación a documentos de auxiliar:


Es el número con el que usted puede relacionar algún tipo de operación
específica, para luego hacer una búsqueda más rápida de ella, cómo por
ejemplo en la Consulta Cartola de Auxiliares.
Cada vez que usted utilice un tipo de documento que maneje auxiliar, tendrá la
opción de asignarle una característica especial, la que puede ser alfanumérica y
contará con un máximo de 20caracteres para crearla. Este dato no es
obligatorio. Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

Moneda Adicional:

- Propone equivalencia de la moneda, según fecha de emisión del documento: Si


la cuenta maneja documento y moneda adicional, se usará esta opción para
proponer la equivalencia a la fecha de emisión del documento y no a la fecha de
generación del comprobante.

- Dar Mensaje cuando la equivalencia calculada cambie: Esta opción validará


cuando la equivalencia calculada en la manutención de comprobantes sea
distinta a la ingresa en la tabla de moneda adicional.

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D) Moneda Base: Será necesario indicar la moneda del País, el símbolo y la
cantidad de decimales. Utilizaremos como moneda base el Peso.

e) Período Contable, indicamos el mes de Inicio del Período Contable y el año,


el sistema indicará el mes de término del período.

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El sistema maneja “n” años abiertos, sólo se le indica el primer período y su mes
de inicio, al realizar el cierre de año el sistema genera el próximo período
contable con sus correspondiente aperturas.

La última carpeta se refiere a:

f) ) Contabilización: Exige una cuenta de cuadre por cada moneda definida en


nuestro sistema, esto para recibir la información desde otros sistemas Softland
cuando esta viene con algún descuadre, por ejemplo producto de diferencias de
decimales, esto con el fin de poder revisar los comprobantes contables y corregir
los errores en el sistema de origen.

Se definir un numero máximo de movimientos por comprobante.

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2.2 Definición Datos Empresa: En esta opción el sistema nos presenta una
pantalla con información de los datos comerciales de la empresa, la cual fue
digitada al momento de la creación.
Si existe algún error en los datos ya digitados, pueden ser modificados y
grabados con la información correcta. Para nuestro ejemplo, no realizaremos
ningún cambio, por lo tanto sólo se debe seleccionar el botón SALIR.

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2.3 Reparar Base de Datos: Genera una revisión interna de la base de datos,
deben todos los formularios (pantallas) cerradas. Esto es útil cuando se detecta
información inconsistente.

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CAPITULO 2

DIGITACION

Ya están definidas las bases del sistema por lo que estamos en condiciones de
Trabajar nuestro plan de cuentas y tablas afines.

Seleccionar de la Barra de Menú, la opción DIGITACION

Dentro de ella encontrará:

Para comenzar seleccionaremos el menú de Tablas, con ello podremos ingresar


en forma posterior los auxiliares y planes de cuentas.

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1.- TABLAS.

Partiremos con:

1.- Áreas de Negocios, 001 Santiago 002 Viña del Mar.


2.- Centros de Costos, los indicados en la página 9.
3.- Detalles de Gastos, de la página 9 -10.

El Sistema utilizará el último código de centro de costo para efectos de asiento


de cierre, por lo que no podrá ser utilizado.

4.-Instrumentos Financieros digitaremos lo siguiente:

Código Descripción
Acciones C.M.P.C 001
Fondos Mutuos Santander 002
La cantidad de caracteres para definir los Instrumentos Financieros es de 3
Dígitos Alfanuméricos.

5.- Monedas y Equivalencias: aquí se pueden definir otras monedas e ingresar


su equivalencia mes a mes y día a día, además se debe indicar el código de

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moneda para el banco central, de esta forma obtendremos la bandera del país
para cada una de las monedas creadas. La equivalencia se utiliza cuando se
ingresen comprobantes, sugiera el valor de la tabla, el cual si es necesario podrá
ser modificado en el momento.

Dos caracteres para la moneda y de tipo alfanumérico.

6.- IPC : Lo utilizará el sistema para realizar la Corrección Monetaria y se


ingresan los factores de actualización de corrección monetaria que entrega el
servicio de impuestos internos, eso si como factor. Ej.: si el SII informa como
capital inicial un 3% se ingresa 1.03.

7.- Glosas Tipo : El sistema da la posibilidad de dejar grabadas aquellas glosas


u observaciones que se utilizan con gran frecuencia en la digitación de
comprobantes. La glosa tiene 60 caracteres de largo y no tiene límite en cuanto
a cantidad

8.- Categorías de auxiliares : Es una característica más de los clientes. Por


ejemplo, clasificarlo según su comportamiento de Pago de Documentos, es un
código alfanumérico de tres caracteres.

Código Nombre
1 Bueno
2 Cumplidor
3 Moroso

9.-Tipos de Documentos: Es posible definir todos los documentos que


intervienen en una cuenta corriente, a qué Libro pertenecen (Compras, Ventas) y
si permitiremos que se dupliquen. Se utilizan 2 caracteres alfanuméricos para el
código.

Ejemplo :

COD. DESCRIPCION CONTROL LIBRO OPERAC. CHEQUEA PERMITE


UBICAC. DUPLICID. DUPLICID.
FV FACTURA VENTA NO VENTAS SUMA SI NO
FC FACTURA NO COMPRAS SUMA SI NO
COMPRA
CV N.CRED.VENTA NO VENTAS RESTA SI NO
DV N. DEBIT.VENTA NO VENTAS SUMA SI NO
CC N.CRED.COMPRA NO COMPRAS RESTA SI NO
DC N.DEBIT.COMPRA NO COMPRAS SUMA SI NO
BH BOLETA NO HONORA SUMA SI NO
HONORARIOS RIOS
CH CHEQUE AL DÍA NO -------------- -------------- NO
CF CHEQUE A NO -------------- -------------- NO

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FECHA
LT LETRAS NO -------------- -------------- NO
DP DEPOSITO NO -------------- -------------- NO
EF EFECTIVO NO -------------- -------------- NO

10.-Detalle de Libro: En esta opción se debe definir qué conceptos (valores) irán
dentro del cada Libro y en qué columnas deberán imprimirse. Además se indican
los números de cuentas y si estas columnas están afectas a IVA, esto es
necesario para la opción de ingreso de documentos de compra/venta.
Finalmente se indica la columna correspondiente al IVA para que mediante la
opción antes mencionada el sistema pueda calcular el dicho valor.

LIBRO DE COMPRA

Título Nº Columna Operación Cuenta Afecto IVA


Neto Afecto 1 Suma 4-01-01-003 SI
Neto Exento 2 Suma 4-01-01-003 NO
I.v.a 3 Suma 1-01-04-001 NO
Imp. Especifico 4 Suma 1-01-04-001 NO

LIBRO DE VENTA

Título Nº Columna Operación Cuenta Afecto IVA


Neto Afecto 1 Suma 3-01-01-001 SI
Neto Exento 2 Suma 3-01-01-001 NO
I.v.a 3 Suma 2-01-02-001 NO

11.- Conceptos de Caja: Códigos para presupuestar, como


por ejemplo:

Ingresos por Ventas


Egresos por Inversiones
Egresos por Gastos

12.- Ubicación: Lugar físico donde se guardarán los documentos., se definen


mediante un código alfanumérico de 3 caracteres.

Código Descripción
001 Caja de Fondos
002 Garantía Bco. de Chile
003 En abogado

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004 Factoring

13.- Condición de Venta: Corresponde a la modalidad de ventas de los clientes,


mediante un código alfanumérico de 3 caracteres.

Como ejercicios digitaremos los siguientes:

Código Descripción N° Días Vcto. N° Vctos.


001 Contado 0 1
002 Crédito 30 días 30 1
003 Crédito 60 días 60 1
004 Crédito 30-60 días 30 2

14.- Zona: 2 caracteres alfanuméricos, se puede utilizar


como zonas geográficas o regiones.

Código Descripción
NO Norte
SU Sur
CE Centro

15.- Canal: 2 Caracteres Alfanuméricos, corresponde a canal de distribución,


pero también se puede utilizar como medio de transportes.

Código Descripción
SK Sky AirLines
LN Lan Chile
TB Tur Bus
TR FFCC

16.- Giro : Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción
AG Agricola
CO Comercial
IN Industrial
SE Servicios

17.- Vendedor : Hasta 4 Caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción
AGL Álvaro González L.

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MFP Marisol Fuenzalida P.

18.- Cobrador : 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción
PMS Pamela Madrid S.

19.- Cargos : Hasta 3 caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción
JC Jefe de Compras
CO Contador
GC Gerente General
GA Gerente de Administración

20.- Impuestos : Hasta 3 caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción
IVA Impuesto al Valor Agregado
ILA Impuesto a los Licores

21.- País : Hasta 3 Caracteres alfanuméricos.

Código Descripción
CH Chile
BO Bolivia
PE Perú

22.- Región: Hasta 4 Caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción
01 Región de Tarapacá
02 Región de Antofagasta
03 Región de Atacama

23.- Provincia: Hasta 5 caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción Región


011 Arica Arica Parinacota
012 Iquique Tarapacá
013 Parinacota Arica Parinacota
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24.- Ciudad : Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción
SA Santiago
VA Valdivia
VL Valparaiso

25.- Comuna : Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción
QU Quilicura
VI Vitacura
PR Providencia
LC Las Condes

26.- Clasificación de Negocio: Cinco Caracteres más un guión, ingreso


obligatorio.

Código Descripción Nivel


01-000 Actividades Inmobiliarias 1
01-001 Construcciones 2
01-002 Edificaciones 2

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Continuaremos con la digitación de los auxiliares, para ello seleccionar de la

Barra de Menú, la opción DIGITACION- AUXILIARES

2.- AUXILIARES

Se presentará una pantalla donde se solicita ingresar el


código y nombre correspondiente al auxiliar. Como auxiliar se
pueden considerar ya sean Clientes, Proveedores, Socios,
Distribuidores, Empleados y otros.

El código es Alfanumérico, hasta 10 caracteres, la


descripción o nombre tiene un largo de 40 caracteres.

Una vez digitada la información anterior, se debe indicar


todos los datos asociados al auxiliar solicitados en Carpeta:1.-
DATOS BASICOS.

Si alguno de los datos solicitados no se hubieran ingresado


en las Tablas, se pueden incorporar directamente en esta pantalla.

Dentro de los datos existe un parámetro llamado ACTIVO


( SI - NO ), esto corresponde a un switch , donde se restringirá el

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ingreso de movimientos a la cuenta corriente cuando el switch este
desactivado.

Ingresada la información básica, aparecen nuevas carpetas como

2.- CONTACTOS 3.- VENTAS


4.- DESPACHO 5.- COBRANZAS
6.- IMPUESTO 7.- PAGOS
8.- DTEs 9- NOTAS

Sólo en el caso de tratarse de un auxiliar: Cliente, en los


otros tipos sólo estará la carpeta, 1.-Datos Básicos y 2.-
Contactos. 3.- PROVEEDOR

EJERCICIOS:

1.- Ingresar los Siguientes Auxiliares Activos :

a) Rut : 87.441.222-8 (cliente) Nombre : Martínez


Hnos. y Cía. Ltda.

Nombre de Fantasía : Martínez Fono : 2354158


Fax : 2354159

Dirección :Providencia 1478 Ciudad : Santiago


Comuna :Providencia

País :CHILE Condición de Pago :


Crédito 30 y 60 días

b) Rut :86.212.369-7 (proveedor) Nombre :Muebles


Para Oficina

Nombre de Fantasía : Fono : 6789654


Fax : 6985899

Dirección : Pedro de Valdivia 90 Ciudad : Santiago


Comuna : Providencia

País : Chile Condición de Pago :


Contado

c) Rut :87.777.636-0 (cliente) Nombre : Hotel la


Interamericana S.A.

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Nombre de Fantasía : Fono : 2459862
Fax : 6384411

Dirección :Alameda 7896 Ciudad : Santiago


Comuna : Santiago

País :CHILE Condición de Pago :


Crédito 30 días

d) Rut :80.111.256-0 (proveedor) Nombre : Librería la


Argentina

Nombre de Fantasía : Fono : 2358895


Fax : 2485777

Dirección : Ñuble 555 Ciudad : Santiago


Comuna : Santiago

País : Chile Condición de Pago :


Contado

e) Rut 85.645.256-K (Cliente) Nombre : Pérez y


Pérez

Nombre de Fantasía : Fono : 2324100


Fax :2324100

Dirección : Carlos Antunez 457 Ciudad : Santiago


Comuna: Providencia

País : Chile Condición de Pago :


Contado

f) Rut : 6.345.678 (Empleado) Nombre : Juan Pablo


Jiménez A.

Nombre de Fantasía: Fono : 2336411


Fax : 2336450

Dirección :Carmencita 3456 Ciudad : Santiago


Comuna: Las Condes

País : Chile Condición de Pago :


Contado

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 28


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3.- CUENTAS: Dentro de esta opción tenemos:

a) Ingreso de Cuentas: Comenzaremos digitando el Plan de Cuentas,


tendremos que digitar cada uno de las cuentas contables que utilizaremos
dentro de nuestra Contabilidad.
Al definir las cuentas de último nivel, el sistema realizará varias consultas que
están relacionadas con los atributos que se definieron en la carpeta de
GENERALES, tales como:
Centro de Costos, Conciliación Bancaria, Moneda Adicional, Detalle de gastos,
Presupuesto de caja, Instrumentos financieros, Corrección monetaria.

En esta opción aparece un concepto adicional que es Maneja Auxiliar, esto se


utiliza sólo para aquellas cuentas donde se desea llevar un detalle de cuenta
corrientes, como son cuentas de clientes, proveedores, distribuidores y otros.

A dicho atributo está asociado el llevar un control exhaustivo de diferentes tipos


de documentos como Facturas, Notas de Crédito, Débito, Cheque, etc.

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Nota : Los códigos de las cuentas pueden ser alfanuméricos.


Digitaremos el Plan de Cuentas que se detalla en la página siguiente
PLAN DE CUENTAS

Código Descripción
1 Activo
1-01 Activo Circulante
1-01-01 Caja
1-01-01-001 Caja $
1-01-02 Bancos
1-01-02-001 Banco Chile
1-01-02-002 Banco Santander Santiago
1-01-03 Cuentas Corrientes Clientes
1-01-03-001 Facturas por Cobrar
1-01-03-002 Documentos por Cobrar
1-01-04 Impuestos por Recuperar
1-01-04-001 IVA Crédito Fiscal
1-01-05 Existencias
1-01-05-001 Materias Primas

2 Pasivo
2-01 Pasivo Circulante

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2-01-01 Cuentas Corrientes
2-01-01-001 Proveedores
2-01-02 Facturas por Pagar
2-01-02-001 Impuestos por Pagar
IVA Débito Fiscal
3 Patrimonio
3-01 Capital
3-01-01 Capital Social
3-01-01-001 Capital Pagado
3-01-01-002 Capital Suscrito
4 Ingresos
4-01 Ingresos Operacionales
4-01-01 Ventas Productos
4-01-01-001 Ventas
4-02 Ingresos no Operacionales
4-02-01 Ingresos no Operacionales
4-02-01-001 Intereses
4-02-01-002 Venta Activo Fijo
5 Gastos
5-01 Operacionales
5-01-01 Gastos Administración y Ventas
5-01-01-001 Remuneraciones
5-01-01-002 Honorarios
5-01-01-003 Insumos de Computación

b) Planes de Cuenta Paralelos : Corresponde a definir un Informe con otra


agrupación con respecto a nuestro plan de cuentas base. Por ejemplo El
balance general Clasificado de la Superintendencia de valores y seguros.

Lo primero es indicar el código y nombre que tendrá este Plan de cuenta


Paralelo
Como ejercicio ingresaremos el de la Súper-Intendencia por lo tanto digitaremos

1 S.V.S y luego OK.

A continuación se presenta una nueva pantalla donde debemos digitar el Plan de


cuentas de la superintendencia.
Como ejercicio digitaremos lo siguiente:
11.10 Disponible

Con esto el sistema consultará que cuentas de Nuestro Plan de cuentas


corresponde a disponible. Para ello se presenta una Pantalla donde se debe
marcar la o las cuentas y luego seleccionar botón agrega.
Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 31
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Para el caso seleccionaremos Caja y los Bancos.

Ejercicio:

Continuaremos con el siguiente Plan de la Superintendencia de Valores y


Seguros, al cual usted deberá ir asociando las cuentas contables
correspondientes a cada caso.

Código Descripción
11.10 Disponible
11.20 Depósitos a plazo
11.40 Deudores por Ventas
11.50 Documentos x Cobrar
11.90 Existencias
12.20 Máquinas y equipos
12.30 Muebles y útiles
12.90 Depreciación
21.60 Documentos x Pagar
21.70 Retenciones
41.10 Ingresos de Explotación
41.20 Gastos Administración

c) Ingreso de Saldos de Aperturas: Por cada cuenta Contable (Activos -


Pasivos) se deberá ingresar los saldos con los cuales se comienza en el
Sistema.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 32


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Los Saldos deberán ser ingresados de acuerdo a los atributos de las cuentas,
es decir, si la cuenta maneja auxiliar y control de documentos, por cada
auxiliar se deberá digitar su detalle, como factura, Nº , fecha emisión,
fecha de
vencimiento y monto.

Ejercicios:

Ingresar las siguientes Aperturas :

CLIENTE : Martínez Hnos. Y Cía Ltda.

Docto Nº docto Fecha Emis. Fecha Venc.


Monto
FV 43 20/12 31/12
500.000
FV 58 30/12 20/01
150.000
CF 1240 30/12 12/01
50.000
CF 1243 31/12 12/01
25.000
LT 55 28/12 11/01
100.000

PROVEEDOR : Muebles para Oficina

Docto Nº Docto Fecha Emis. Fecha Venc.


Monto

FC 15 30/12 30/01
250.000
FC 181 31/12 31/01
300.000
LT 25 28/12 28/01
150.000
LT 29 28/12 30/01
350.000

PROVEEDOR: Librería la Argentina

Docto NºDocto Fecha Emis. Fecha Venc.


Monto

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FC 18 05/11 02/01
100.000
FC 48 15/11 06/01
200.000
FC 93 30/12 30/01
580.000
FC 104 30/12 05/02
320.000

CLIENTE : Pérez y Pérez

Docto NºDocto Fecha Emis. Fecha Venc.


Monto

FV 30 01/11 31/12
150.000
CF 1250 31/12 21/01
20.000
CF 1251 31/12 22/01
50.000

RESUMEN

CAPITULO 2

Hasta el momento hemos revisado las siguientes opciones del Sistema:

BARRA DE MENÚ OPCIONES

* CUENTAS Ingreso de Cuentas


Planes de Cuenta Paralelo
Ingreso Saldos Apertura

* AUXILIARES (5 Carpetas
DIGITACION Datos Básicos, Ventas, Contactos,
Despacho y Cobranzas)

* TABLAS (24 Tablas )


- Área de negocios -Detalle Libros
-C.Costo -Concepto Caja

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-Detalle Gastos -Ubicación
-Inst.Financ. -Condición Vta
-Moneda y equival. -Zona
-Presupuesto de Caja -Canal
-IPC -País
-Glosas Tipo -Ciudad
-Categoría de Auxiliar -Comuna
-Tipos de Doctos. -Giro
-Vendedor -Cargos
-Inst. Financieros -Cobrador

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CAPITULO 3

IMPUTACIONES CONTABLES

Ya estamos en condiciones de trabajar ingresando


Comprobantes Contables.

Recordemos que de acuerdo al SII, la numeración de comprobantes debe ser un


correlativo único anual y nosotros además de este número le indicamos al
Sistema que trabajaríamos con un correlativo interno. No olvidemos tampoco
que dentro de los Parámetros Bases y en el ingreso de cuentas indicamos que
utilizaríamos diferentes atributos como C. Costo, Detalle de Gastos, Áreas de
Negocios, etc, por lo que ahora cada vez que digitemos Voucher con ese tipo de
cuentas el programa nos consultará por el detalle de cada uno.

Seleccionar de la Barra de Menú, DIGITACION-COMPROBANTES

Aparecerán Cinco opciones:

1.- INGRESO DE COMPROBANTES.


2.- COMPROBANTES TIPO
3.- IMPRESIÓN BATCH DE COMPROBANTES
4.- CONFIGURACIÓN DE COMPROBANTE PARAMETRICO
5.- CONFICURACION PARAMETRICA DE CHEQUES

Comenzaremos con:

1.- INGRESO DE COMPROBANTES.

La información mínima a ingresar en cada comprobante es la siguiente:

N º Unico : Correlativo anual de acuerdo al SII.


Fecha : Fecha de contabilización del Voucher.
Estado : No se activa. Lo consulta al momento de grabar el comprobante.
Tipo : Ingreso - Egreso - Traspaso.
Nº Interno : Correlativo propio de la Empresa.
Área de Neg. : Sólo si se solicito dentro de los Parámetros .
Glosa : Observación relativa al contenido del Voucher.

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Cuenta : Cuenta contable a imputar.
Debe-Haber : Monto correspondiente al movimiento contable.(en caso que la cuenta
manejará atributos aparecerá una Lupa, la cual es necesario activar para digitar el resto
de la información).

Como ejercicio registraremos la compra de escritorios para la secretaria del área


de administración de la sucursal de Santiago.

N º Unico :1
Fecha : 20/01/..
Estado : ---------
Tipo : Traspaso
Nº Interno : 1
Área de Neg. : 01 Santiago
Glosa : Compra de Escritorios secretaria de administración.
1º Cuenta : Facturas por pagar
Haber : 119.000

Enseguida aparece una Lupa, que la activaremos con doble Click.

Auxiliar : Proveedor Muebles y Art. de Oficina.

Documento
Tipo de Documento : FC Factura de Compra
Nº de Documento : 10

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 37


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Fecha de Emisión : 05/01/.. Fecha de Vencimiento: 10/01/..
Ubicación : Oficina Contabilidad (si corresponde)

Documento de Referencia
Tipo de Documento : FC Factura de Compra
Nº de Documento : 10

Detalle de Libro
Neto : 100.000
Iva : 19.000

Glosa : Compra de escritorios

2º Cuenta : Activo Fijo


C.Costo : Administración.(si corresponde)

3º Cuenta : IVA Crédito.

OK

El programa consulta el estado en que se grabará el comprobante. Existen 3


estados :
Vigente : Actualiza los Saldos de las Cuentas.
Pendiente : Queda registrado en el sistema pero no actualiza los Saldos.
Nulo : El comprobante como tal queda incluido dentro del correlativo
único pero sin afectar los saldos.
En este ejercicio lo grabaremos como Vigente y OK.
y por último es necesario ingresar la suma de los códigos de las cuentas
utilizadas.

2.- Impresión Batch de Voucher :

Imprimiremos el Voucher Nº1 , para ello debemos seleccionar Para imprimir el


comprobante existen dos modalidades :

a.- Seleccionar de la Barra de Botones la Impresora.


b.- Seleccionar de la barra de Menú, DIGITACION - COMPROBANTES -
IMPRESIÓN BATCH DE VOUCHER, aparece pantalla donde se debe indicar
desde y hasta que número de comprobante se desea imprimir y luego OK.

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EJERCICIOS :

Realizar las siguientes imputaciones :

1.- Área de Negocios Santiago: Compra de 1 resma de papel , dicha boleta se


cancela con efectivo ($12.500)

2.- Área de Negocios Santiago: Venta de televisores a Martínez Hnos. y Cía.


Ltda., con Factura Nº 8087 por un monto neto de $200.000.

3.- Área de negocios Santiago : Compra de equipos Computacionales a la


empresa H y S Ltda. Factura Nº 9513 por un monto Total de $1.250.000 (Neto :
$1.050.420 Iva: 199.580 ).

4.- Área de negocios Viña : Se registra un factura Electrónica de compra de


aviso publicitario del mercurio con factura número 15478 correspondiente a
$250.000.

5.- Área de Negocios Santiago : registrar la Venta de un refrigerador al Cliente


Hotel La Interamericana por un monto de $170.000 ( Neto : $142.857, Iva :
27.143), con la factura Nº 9200.

6.- Área de Negocios Santiago : Registrar la factura ventas Nº 8090


correspondiente al Cliente Martínez y Cia. el monto de la factura corresponde a :
$ 590.000.

7.- Registrar la cancelación de la factura Nº 8087 del Cliente Martínez Hnos. y


Cía Ltda. con cheque Nº 128835 al día.

8.- Registrar el pago por un total de $ 420.000 con cheque Nº 128841 al día,
cancelando Facturas números 15478 y 9200.

9.- Se realiza la cancelación de las factura Número 9513 con dos cheque a
fecha (20/02/…. Y 20/03/….) a H y S Ltda

10.- Se debe registrar el depósito de los cheques Nº 128835 de Cliente Martínez


Hnos, y factura 8090 del Cliente Martínez y Cia.

11.- Es necesario cancelar la cuenta de boleta de Agua Potable por un monto de


$350.000, dicha cuenta debe dividirse en los distintos centros de costo de
acuerdo a los siguientes porcentajes:

Administración

Contabilidad : 42 %
Cobranzas : 22 %
Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 39
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Facturación : 36 %
3.- Comprobantes Tipos:Otra Opción interesante del Sistema es generar y
grabar Comprobantes Tipos, es decir aquellos que frecuentemente utiliza la
empresa. Dichos comprobantes Tipos pueden ir con monto en cero. Veremos
como hacerlo.
Existen además comprobantes tipo con distribución de valores, es decir, con
formulas que nos permiten automatizar el ingreso, considerando que éstos
pueden realizar el prorrateo de gastos que frecuentemente se realiza por centro
de costo.

Barra de Menú: DIGITACION - COMPROBANTES - COMPROBANTES TIPO

Lo primero es indicarle al sistema de que se tratará el comprobante (TIPO), a


continuación se debe indicar la glosa general que tendrá el comprobante y si se
tratará de un Ingreso, Egreso o Traspaso y por último las cuentas Contables. Al
ser un comprobante con distribución, se indica si el valor es distribuible o no y si
es formula o valor, la relación que comúnmente se trabaja es: Distribuible-Valor y
No Distribuible-Formula, al indicar que es formula y dar un enter, se abre la
ventana para confeccionarla, se trabaja con los botones que se encuentran a la
derecha del cuadro emergente.

Ejercicios :

Crear tres comprobantes tipos para el área de negocios Santiago, de acuerdo a


la siguiente información:

1.- Centralización de Factura de Agua que se distribuirá de la siguiente forma:


30% al centro de costo Ventas y 70% al centro de costo Administración..

2.- Cancelación de luz por parte del centro de costo administración con efectivo.

4.- Configuración de Comprobante Paramétrico : a través de esta opción se


podrá definir un formato de Comprobantes de acuerdo a los requerimientos o
necesidades del usuario, para ello el sistema entrega 3 ejemplos que pueden
servir como base para un formato definitivo.

Ejercicios:

Crear un formato de comprobantes de acuerdo al siguiente modelo:

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 40


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Todos los formatos que se trabajan en nuestros sistemas tiene la misma modalidad de
trabajo, son en Excel y funcionan con un archivo de texto en paralelo, que se abre
automáticamente. Este contiene los posibles campos a incorporar, la forma de
asignarlos a la pagina principal que saldrá impresa, es seleccionando el campo,
copiando y dar Pegado Especial botón Pegar Vínculos.

5.- Configuración Paramétrica de Cheques : a través de esta opción se podrá


definir un formato de Cheques de acuerdo a los requerimientos o necesidades
del usuario, para ello el sistema entrega 3 ejemplos que pueden servir como
base para un formato definitivo.

Ejercicios:

Crear un formato de Cheques de acuerdo al siguiente modelo:

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 41


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6.- Ingreso documentos compras/ventas:

Se puede ingresar los documentos de Compra/Venta (Facturas de Proveedores,


Ventas, Etc.) sin tener que digitar el correspondiente Voucher de Centralización

Este Sub-Menú consta de 2 opciones

6.1.-Parámetros de Contabilización

Dentro de este proceso deberá ingresar los parámetros necesarios para


realizar la contabilización de documentos, a través del proceso de Ingreso de
Documentos de Compra/Venta.

a.- Carpeta Contabilización

a.1.-Numeración de Comprobantes: Dentro de esta opción podrá


optar por 2 alternativas: Genera número de comprobante
automático y/o Genera número interno automático.
El que estas opciones estén activas, hará que la aplicación genere
la numeración de los comprobantes en forma automática; de lo
contrario tendrán que ser digitados.

a.2. - Confección del Comprobante: Permite seleccionar mediante


el botón de opciones, si se considerará para la confección del
comprobante uno o varios documentos por cada comprobante.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 42


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b.- Carpeta Documentos


Permite indicar los tipos de documentos que podrán ser utilizados
en el ingreso de documentos de Compra/Venta, los que deberán
manejar atributo que va a un libro Compra/Ventas), además de la
cuenta contable (cuenta asociada al documento, debe manejar
auxiliar y tipo de documento).

6.2.- Ingreso de Documentos

Este proceso permite generar el ingreso de documentos que serán


registrados en los libros de Compra y Ventas, sugiriendo el IVA, las
Contrapartidas y las distintas fechas de Vencimiento de Pago.
Este es una asistente, que funciona siempre que sus parámetros estén
listos y que en la tabla de detalle de libros hayan sido asignadas las
cuentas.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 43


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RESUMEN

CAPITULO 3

En éste Capítulo hemos revisado las siguientes opciones del Sistema:

BARRA DE MENÚ OPCIONES

Ingreso de Comprobantes
DIGITACION *COMPROBANTES Comprobantes Tipo
Impresión Batch de Voucher
Configuración Comprobante Paramétrico
Configuración Paramétrica de Cheques
Ingreso de Documentos Compra/Venta

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 44


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CAPITULO 4

PRESUPUESTOS

Otro aspecto de gran utilidad para nuestra contabilidad, se refiere a los


Presupuestos.

El programa nos permite realizar dos tipos de presupuestos:


1.- Presupuesto de Caja
2.- Presupuesto Operacional

1.- Presupuesto de Caja: En la opción de DIGITACIÓN - TABLAS, se


ingresaron los llamados Conceptos de caja, es en ésta opción donde nos
corresponderá presupuestarlos. Este presupuesto esta orientado a controlar los
movimientos de efectivo de la empresa, además nos permite controlar mas de
un tipo, pudiendo asignar valores presupuestarios posesionándose en distintos
escenarios, es decir, el comparativo se podría realizar con distintos valores.

Lo primero es dirigirse a la Opción DIGITACION - PRESUPUESTOS-


PRESUPUESTO DE CAJA.

Realizaremos el presupuesto para el área de negocios Santiago, en pesos y le


daremos el nombre de Básico.

Concepto: Ingresos por Ventas


Enero 5.000.000
Febrero 2.800.000
Marzo 5.500.000

Generaremos un segundo control, a la misma área de negocios y en la misma


moneda pero ahora le daremos el nombre de Optimista.

Enero 10.000.000
Febrero 11.800.000
Marzo 10.300.000
Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 45
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2.-Presupuesto Operacional

Corresponde a una proyección en cuanto al comportamiento que tendrán las


cuentas durante un período, cuentas que corresponden a resultado,
normalmente gastos.
El presupuesto se debe realizar por Áreas de Negocios o en forma Global, por
Centro Costo (siempre que la cuenta de resultado tenga el atributo) y se digitan
mes a mes. Acá también podemos trabajar con distintos niveles de comparación,
de esta forma tendremos que darle un nombre a cada presupuesto que
queramos manejar.

El concepto Global quiere decir que se esta presupuestando la suma de todos


los Centros de Costo.

Seleccionar DIGITACION - PRESUPUESTOS - PRESUPUESTO


OPERACIONAL

Como ejercicio ingresaremos el siguiente Presupuesto para la cuenta de


arriendo del Centro de Costo Administración. En esta opción trabajaremos solo
con el Básico, ya que en la opción anterior aprendimos como manejar mas de
uno.

Enero Febrero Marzo


Agua 10.000 8.000 9.500
Luz 30.000 25.000 35.000
Arriendo 200.000 200.000 200.000

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 46


Taller de ERP

RESUMEN

CAPITULO 4

Hasta este momento al revisar la opción de Presupuesto, finalizamos con Menú


DIGITACION.

BARRA DE MENÚ OPCIONES

DIGITACION * PRESUPUESTOS Presupuesto de Caja


Presupuesto Operacional

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 47


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CAPITULO 5

CONSULTAS E INFORMES

Otras opciones de la barra de menú corresponde a las Consultas e Informes y


son éstas las que analizaremos en éste Capítulo.

Desde la Barra de Menú seleccionar

1.- CONSULTAS: Dentro de las consultas tenemos:

a) Consulta de Resultados: Se puede visualizar el resultado de nuestra


contabilidad, ya sea por áreas de negocios o en forma global, sólo se requiere
que seleccione la opción que se desea. Además nos permite dentro de las áreas
de negocios solicitar detalle por un centro de costo en particular o bien todos los
centros en forma conjunta.

b) Consulta de Numeración de Comprobantes: Nos entrega información relativa


a los comprobantes ingresados en el sistema mes por mes, como por ejemplo
cuántos comprobantes existen, cuántos en cada estado(Vigente, Pendientes,
Nulos).
También es posible obtener más detalle de los comprobantes, solamente
seleccionando el mes y doble click se desplegará una nueva pantalla donde nos
detalla el área de negocios, su estado, el día de emisión y la glosa del
comprobante. Con doble click podemos visualizar el comprobante mismo.

c) Consulta Cartola de Auxiliares: Consultar e imprimir para cada cliente, el


monto global de su cuenta corriente detallando cada uno de los documentos que
conforman dicho saldo, y analizando los pagos efectuados por cada uno de
ellos.

d) Consulta de Saldos:
Permite consultar e imprimir los saldos deudor y acreedor de una cuenta a un
determinado mes y conocer su distribución en los distintos comprobantes,
además del detalle de los movimientos efectuados en un comprobante
específico.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 48


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2.- INFORMES: Dentro de los informes tenemos:

a) Informe de Cuentas Corrientes: Permite Imprimir el Total de deuda de un


auxiliar o bien de un grupo de ellos, obteniéndose la distribución de la deuda
por cada Cuenta Contable y Tipo de Documento. También se puede obtener
finalmente el detalle de cada uno de los documentos que conforman los
Saldos junto a sus respectivos Abonos / Cancelaciones.

b) Listado del Plan de Cuentas: Mediante este informe se puede obtener el


Listado del plan de Cuentas Base o Paralelos, con o sin saldos de apertura,
con o sin los atributos de las cuentas.

b) Informe Analítico de Cuentas : Permite emitir un informe para analizar cuentas


contables relacionadas a clientes o proveedores, con respecto a la correcta
contabilización de movimientos.

e) Informe de Comprobantes Ingresados: Se puede solicitar por Tipo, en


distintas monedas, por número o por fecha, de un área de negocios específica o
de toda la empresa.

f) Informe de Correlativo de comprobantes: También se puede obtener por Tipo


(Ingreso, Egreso, Traspaso), por Área de negocios o toda la empresa.

g) Centro de Costos :

- Balance Comparativo por C. de Costos : Permite emitir un Balance que


permita comparar los saldos de las cuentas entre los distintos Centros de
Costo que maneja la empresa, al nivel de cuentas que se desee.

- Balance por Centro de Costos : Permite emitir un Balance para todos o un


rango de Centros de Costos registrados en el sistema.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 49


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- Libro Mayor Por Centro de Costos : Permite emitir el Libro Mayor por
cada Centro de Costo con el detalle de los movimientos asociados a cada
una de las cuentas del Plan de Cuentas.

h) Detalle de Gastos: Permite emitir un informe con todos los movimientos


asociados a los distintos Detalles de Gastos, ya sea en forma detallada o en
resumen, parametrizando por Áreas de Negocio, Centros de Costo, Detalle de
Gastos y/o Rango de Fechas (Período).

i) Presupuestos: Dentro de los Presupuestos podemos solicitar Información tanto


de Presupuesto Operacional como Presupuesto de caja.

j) Foliación única Nacional: Esta opción nos permite emitir las hojas con o sin el
nombre del Representante Legal de la empresa, para el posterior timbraje en el
Servicio de Impuestos Internos.

k) Informes Paramétricos : Permite confeccionar informes de acuerdo a un plan


de cuentas paralelo, asociados a los saldos del plan de cuentas contables.

l) Libros: Dentro de los libros podemos imprimir


- Libro Diario.
- Libro Mayor, Caja.
- Libro de Compras.
- Libro de Ventas.
- Resumen Libro Compra/Venta.
- Libro de Retención.
- Declaración de IVA Anual.
- Declaración de IVA Semestral.
-Información para formulario 29.
- Libro de Compras Electrónico.

Estos informes se pueden solicitar ya sea por Áreas de Negocios o de toda la


Empresa.

m) Balances: Dentro de los balances se pueden obtener:

- Balance comprobación y saldos.


- Balance Tributario.
- Libro Inventario / Balance.
- Clasificado y Estado de resultados.
- Balance comparativo por Áreas de negocios.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 50


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RESUMEN

CAPITULO 5

BARRA DE MENÚ OPCIONES

CONSULTAS Consulta de Resultados


Consulta Numeración de Comprobantes
Consulta de Auxiliares
Consulta de Saldos

INFORMES Informe de Cuenta Corriente


Listado Plan de Cuentas
Informe Analítico de Cuentas
Libros
Balances
Centros de Costos
Detalle de Gastos
Presupuestos
Informes Paramétricos

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 51


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CAPITULO 6

PROCESOS

En esta opción encontraremos algunos procesos que nos ayudaran en nuestro


trabajo con la contabilidad, como por ejemplo: conciliación bancaria, corrección
monetaria, etc.

1.- Generación y Eliminación Período Contable: Esta opción nos permite


generar nuevos años de trabajo. Como se mencionó inicialmente, podemos
trabajar con “n” años en línea. Al ejecutar esta opción el sistema pide
confirmación ya que solicita un respaldo, luego debemos indicar la cuenta de
resultado del ejercicio (patrimonio).

2.- Corrección Monetaria: Nos permite realizarla, previo ingreso de valores IPC,
Equivalencias de moneda y Valorización de Instrumentos Financieros. Podemos
sacar previamente un informe para su revisión y además la corrección
generando el comprobante contable. Para esto se deben ingresar cuentas de
corrección para Activos – Pasivos – Patrimonio y Revalorización del Capital
Propio.

3.- Ajuste por Diferencia de Cambios: Permite realizar este proceso a las
cuentas que tengan el atributo y que corresponden a aquellas que se manejan
en doble moneda. Se debe indicar centro de costo y detalle de gasto por defecto.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 52


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4.- Conciliación Bancaria: Acá podremos controlar nuestras cuentas corrientes,


de esta forma conciliar el mayor con el banco.

4.1.- Ingreso Situación Inicial: Debemos indicarle al banco los datos de la


ultima cartola conciliada y los cheques girados y no cobrados a la fecha
que comenzaremos con el movimiento por sistema.

4.2.- Ingreso de Estados de Cuenta: este es el ingreso de cartolas, se


ingresa tal cual aparece en el papel, se indican datos generales y luego
pulsando el botón Mov. Est. Cta. ingresamos los datos informados.

Tales como fecha, tipo de documento (transacción bancaria), número y monto.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 53


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4.3.- Informe de Conciliación: permite emitir el reporte con las


transacciones que no han sido aún informadas por el banco y aquellas
que no han sido contabilizadas pero si informadas por el banco.

4.4.- Captura Estados de Cuenta: podemos realizar la captura de cartolas


de algunos bancos, esto no ahorra digitación ya que todos los
movimientos se capturan.

5.- Verificación de Cuadratura y/o Integridad: este proceso nos permitirá


recuperar comprobante que han quedado “tomados” por algún termino anormal
del sistema. Además realiza una revisión de la información ingresada que por
algún motivo no tiene todos los campos necesarios para que funcione en forma
correcta.

6.-Captura de Datos: Este Proceso nos permite realizar cargas masivas de


auxiliares y movimientos contables, para ello es importante contar con las
estructuras que el sistema requiere para reconocer la información que se
capturará.

7.- Migración: Proceso que se utiliza para tomar TODA la información de


un sistema compatible a Softland ERP, y que sea esta cargada al sistema, se
debe considerar que una vez migrado, no se puede hacer modificaciones a la
historia.

8.-Traspaso de Información entre empresas: Este Proceso permite enviar y


recibir información entre bases de datos distintas, esta información puede ser de

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 54


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carácter genérico (tablas), o puede ser movimientos contables (caso contabilidad
con sucursales).

9.- Traspaso a Excel de documentos por auxiliar: Opción que permite enviar
a una planilla Excel cada uno de los documentos que nos deben o que debemos
a los auxiliares, indicando monto original y saldo.

10.- Limpieza de Transacciones: Proceso exclusivo que limpia TODOS los


movimientos contables.

11.- Bloqueo Masivo de clientes: Opción que deja con el Switch de Bloqueado
dentro de la ficha de auxiliar a aquellos clientes que poseen un cierto porcentaje
o monto en pesos de sobregiro indicado en la ficha de auxiliares

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CAPITULO 7

SEGURIDAD

Otra opción importante del sistema que veremos se refiere a crear personas o
grupos de personas que tengan autorización de acceso.

Para ello seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD.

Dentro de seguridad tenemos nueve opciones:

- Permisos por Usuarios


- Permisos por Perfiles
- Permisos por Procesos
- Cambio de Password.
- Definición de Seguridad de Password.
- Cambio de Usuario.
- Asigna Restricciones.
- Auditoria de E/S de Procesos
- Consulta Log de transacciones
- Seguridad de Sodatos MDB
-
Comenzaremos con Definición de Perfiles.
Los Perfiles corresponderán a grupos con autorización de ingreso a
determinadas opciones del Sistema. Para definir un Perfil se debe asignar un
código alfanumérico de 8 caracteres como máximo y una descripción de 36
caracteres como tope.

Ej : Código Descripción
DIGI Digitador de Comprobantes

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 56


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Luego presionar OK, aparecerán todas las opciones del sistema. Para dar
permisos se deberá dar un doble click frente a la opción en la columna de
asignación.
Como ejemplo seleccionar sólo las opciones de ingreso y modificación de
comprobantes.

Luego salir.

Una vez definidos los Perfiles, se crean los distintos usuarios, para ello
seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD y luego Definición de
Usuarios.

Cada usuario se definirá con un código y una descripción, como ejemplo ingresar
como código sus iniciales y como descripción su nombre completo.

Aparecerán 3 Carpetas:

Inf. General : A través de esta opción es posible accesar al archivo (BMP – GIF -
JPG) que debe encontrarse en el directorio Softland\Bitmaps.

Permisos : Para incorporar a alguna persona determinada algún permiso


especial.

Perfiles : Para incorporar al usuario un perfil ya definido.

Seleccionaremos, como ejemplo, la carpeta perfil y llamaremos al perfil DIGI


recién definido.
a continuación volveremos a la carpeta usuario y daremos doble click para
permitir además listar informes.
Ya tenemos creado un usuario más del sistema.

La siguiente opción se refiere a Modificación de Password. El Sistema viene


con la password SOFTLAND, la cual es conocida por todos, es por ello que se
requiere que usted la modifique para que realmente sea secreta.

y por último, el sistema permite que usted cambie de usuario en cualquier


momento, solo se requiere que accese a esta opción y digite la clave de usuario
que corresponda en ese instante y su password.

Asigna restricciones: Este proceso permite limitar a los usuarios a acceder a


ciertas áreas de negocio o cuentas contables que el administrador del sistema
así considere.

Auditoria de E/S de Procesos: Esta opción permite saber qué usuario ingreso o
salió de que procesos y cuando

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 57


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Consulta Log de transacciones: indica que acción realizo el usuario cuando
ingresa a algún proceso.

Seguridad de Sodatos MDB: permite proteger el archivo que contiene el espejo


de la base de datos.

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 58


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RESUMEN

CAPITULO 6

BARRA DE MENÚ OPCIONES

DEFINICION DE USUARIOS
DEFINICION DE PERFILES
SEGURIDAD PERMISOS POR PROCESOS
CAMBIO DE PASSWORD
CAMBIO DE USUARIOS
ASIGNA RESTRICCIONES
AUDITORIA DE E/S DE PROCESOS
CONSULTA LOG DE TRANSACCIONES
SEGURIDAD DE SODATOS MDB

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 59


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CODIGOS

- ÁREA DE NEGOCIOS : 3 DIGITOS - NUMERICOS


- CENTRO DE COSTOS : 3 NIVELES - ALFANUMERICO - SUMA <= 6
- MONEDA : 2 CARACTERES -ALFANUMERICOS
- DETALLE GASTOS : 3 NIVELES - ALFANUMERICO - SUMA <= 6
- PTO CAJA :10 CARACTERES -ALFANUMERICO -1NIVEL
-INSTR.FINANCIEROS : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO
- PLAN DE CUENTAS : 5 NIVELES -ALFANUMERICO - SUMA<=14
- TIPO DOCUMENTOS : 2 CARACTERES - ALFANUMERICO
- UBICACION : 3 CARACTERES -ALFANUMERICO
- CONDICION VTA : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO
- CANAL : 2 CARACTERES - ALFANUMERICO
- PAIS : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO
- CIUDAD : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO
- COMUNA : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO
- GIRO : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO
- VENDEDOR : 4 CARACTERES - ALFANUMERICO
- COBRADOR : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO
- PLAZO LETRAS : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO(48 LT)
- CARGO : 3 CARACTERES – ALFANUMERICO

Uso de Teclado:

F3 = Buscar

Tab = Saltar de Campo

F12 = Grabar

Alt + = Abrir Combo con opciones.

Alt + O = Boton OK

Alt + S = Boton Salir

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