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Taller de ERP

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS

(ERP)

Taller de ERP

INDICE

Introducción

4

Capítulo 1 (Completando la Información básica)

5

Instalación Física

5

Instalación Lógica

5

Empresa

6

Bases Parámetros

8

Bases Definición datos de empresa

17

Bases Reparar base de datos

18

Capítulo 2 (digitación)

19

Digitación Tablas

20

Digitación Auxiliares

26

Digitación Ingresos de Cuentas

28

Digitación Plan de Cuentas Paralelo

30

Digitación Saldos de Apertura

31

Resumen Capítulo 2

33

Capítulo 3 (Imputaciones Contables)

34

Ingreso de Comprobantes

34

Impresión Batch de Comprobante

36

Ejercicios

37

Comprobantes tipo

38

Configuración de Comprobante parámetrico

38

Configuración parámetrica de cheques

39

Ingreso Doctos Compra-Venta

40

Resumen Capítulo 3

42

Capitulo 4 (Presupuestos)

43

Presupuesto de Caja

43

Presupuestos de Operacional

44

Resumen Capítulo 4

45

Capítulo 5 (Consultas e Informes)

46

Consultas

46

Informes

47

Resumen Capítulo 5

49

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Capítulo 6 (Procesos)

50

Generación del Período Contable

50

Corrección Monetaria

50

Ajuste por Dif. de Cambio

50

Conciliación Bancaria

51

Verificación de Integridad de Datos

52

Capítulo 7 (Seguridad)

54

Resumen Capítulo 7

57

Códigos

58

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INTRODUCCION

Este Sistema nos permite definir el Plan de Cuentas en forma Paramétrica y utilizando hasta 5 niveles, además de trabajar con Centros de Costo y por supuesto con áreas de negocios.

La información que mantiene el sistema, en cantidad de años, es ilimitada, se deberá ir eliminando mediante un proceso exclusivo los periodos que ya no se quieran mantener guardados. Esto significa que podremos acceder en cualquier minuto a informes contables.

Es posible realizar la conciliación Bancaria de su(s) cuentas correspondientes a Bancos., Capturando o ingresando la Cartola Bancaria.

El sistema permite imprimir sus comprobantes contables al momento de su ingreso al sistema o si usted lo desea podrá imprimirlos en forma masiva posteriormente.

Entrega todos los informes exigidos por el Servicio de Impuestos Internos tales como Libro Diario, Libro mayor, Libro de compras, Ventas, etc. y muchas otras cosas más que se irán revisando a lo largo del curso.

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CAPITULO 1

COMPLETANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA

Se podría decir que para poder trabajar con los sistemas, existen 2 tipos de instalación:

Instalación Física

Instalación Lógica

La instalación Física, generalmente, la realiza el encargado de Computación de la empresa o personal de Softland.

Al efectuar esta instalación, se generan en forma automática los directorios

necesarios para trabajar con el Sistema de Presupuestos.

Contabilidad y

Los directorios son los siguientes:

SOFTLAND

Contabilidad y Los directorios son los siguientes: SOFTLAND PROGRAMA DATOS El directorio Principal denominado Softland y

PROGRAMA

DATOS

El directorio Principal denominado Softland y dos subdirectorios Programas y Datos.

Programa : Quedan grabados todos los programas relativos a él o los sistemas Softland.

Datos : Bajo este directorio se generará el área de trabajo donde posteriormente se guardará toda la información que se vaya digitando.

Una vez realizada la instalación física, se puede comenzar a realizar la instalación denominada Lógica.

Instalación Lógica:

Erp y Contabilidad y Presupuestos.

Desde la Barra de Inicio, seleccionar Programas, Softland

Activando el programa se presenta la Portada de él, donde nos muestra que estamos frente al Sistema de Contabilidad y Presupuestos. A continuación procederemos a la creación de la Empresa o área de trabajo, donde se grabará posteriormente toda la información que se vaya digitando.

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Para ello en la barra de MENU de la portada del sistema aparece destacada la palabra.

1.- EMPRESA

Al activarla se presentan varias alternativas, las cuales se grafican y detallan a continuación :

1.1 Seleccionar

1.2 Crear

y detallan a continuación : 1.1 Seleccionar 1.2 Crear : Permite trabajar con una empresa ya

: Permite trabajar con una empresa ya existente.

: Permite crear una empresa o área de trabajo, para poder comenzar a trabajar con el sistema.

1.3 Respaldar : Genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base de datos(empresa), yyyymmdd corresponde al año, mes y día obtenido del sistema operativo Windows al momento de generar el respaldo. Este archivo quedará almacenado en el área de respaldos de MSDE (

1.4 Recuperar: Recupera solamente los respaldos generados a través del proceso Respaldo de Base de Datos, proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles.

1.5 Desbloquear Empresa: Genera desconexión de

usuarios que han

tenido un cierre anormal con el sistema (ejemplo: un corte de energía eléctrica)

1.6

Instalar

Datos

de

Demostrativa Para Ejercicios y Conocimientos.

Demo:

Permite

Generar

Base

Datos

1.7 Verificación Estructura de la base de datos: Permite Hacer Una Revisión Completa de la base de datos incluyendo las tablas, Relaciones, vistas, etc.

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1.8 Muestra estructura de la Base de Datos : Presenta una Completa descripción de la estructura de la base de datos incluyendo las tablas y sus relaciones.

1.9 Salir

:Abandonar el sistema.

En esta ocasión se utilizará la alternativa CREAR , para generar la Empresa.

1.- Lo primero es indicar el Drive donde se generará

EJ :

C :

2.- A continuación usted deberá indicar la base de Datos con la cual se trabajará SQL / MSDE

3.- Presionar Botón OK

4.- El cursor se posicionará en un recuadro llamado Directorio, donde se deberá

digitar el nombre que se le dará al área de trabajo o empresa nombre no debe ser de mas de 8 caracteres

EJ: EMP1, Este

5.- Presionar nuevamente botón OK. El sistema verificará y generará Tablas en blanco las cuales se irán completando a lo largo del curso. Además presentará una pantalla donde se deben indicar los datos comerciales de la empresa como son Razón Social, Dirección, Rut, etc.

Una vez digitada seleccionar Botón OK

Al realizar estos pasos se ha generado la empresa para el Sistema de Contabilidad y tenemos que ingresar a ella, digitando una clave de usuario y una Password; en este caso ambas serán SOFTLAND tal como aparece en la figura

caso ambas serán SOFTLAND tal como aparece en la figura Con esto ha quedado lista la

Con esto ha quedado lista la Instalación Lógica y estamos en condiciones de trabajar completando con información el Sistema.

Notemos que con la realización de los pasos anteriores se activaron nuevas opciones en la barra de Menú, dentro de las cuales tenemos:

nuevas opciones en la barra de Menú, dentro de las cuales tenemos: Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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El siguiente paso es definir las características generales con las cuales se

trabajará el sistema, como por ejemplo si se utilizarán Centros de Costo, si se

utilizará otra moneda aparte del $, Niveles para el Plan de cuenta, tanto trabajaremos con:

, etc. por lo

2.- BASES, de ella se despliega un SUBMENU, con las opciones de:

, de ella se despliega un SUBMENU, con las opciones de: 2.1 Parámetros : El sistema

2.1 Parámetros : El sistema mostrará 6 carpetas

de: 2.1 Parámetros : El sistema mostrará 6 carpetas a) Generales : , aquí se solicita

a) Generales : , aquí se solicita marcar con cuales de los atributos desglosados en pantalla trabajará la empresa. Los atributos que debemos definir son los siguientes:

- Área de Negocios: Como área de negocios se entiende una entidad que forma parte de la Empresa, pero se requiere llevar su contabilidad en forma independiente. Como ejemplo podríamos pensar en una Empresa Constructora,

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que desea información contable de cada una de sus Obras en forma separada. , Cada Obra corresponderá a un Área de Negocios distinta.

Otro ejemplo podría ser una Empresa Comercial que tiene sucursales a lo largo del país, cada sucursal representará un Área de Negocios. Esto implicaría que cada vez que ingresemos comprobantes al sistema deberemos indicar a que área de negocios atañe.

El código para las área de negocios es alfanumérico.

El Plan de Cuentas será sólo 1 común a todas las Áreas de Negocios., por lo que se podrá obtener información a Nivel de toda la Empresa o bien el detalle de cada una de las Áreas.

-Multimoneda: Esto se utiliza sólo si la empresa trabaja con otras monedas

Si se selecciona este

atributo se deberá indicar si además se requiere cuadratura del Voucher en la

moneda adicional, para obtener en forma posterior el Balance en esta segunda moneda.

aparte del Peso, como por ejemplo Dólar, UF,

etc.

El código de la moneda es alfanumérico.

NOTA:

* Permite Ingresar movimientos en cualquier moneda, dentro del mismo comprobante contable.

* La cuadratura total siempre es en $ (pesos)

-Centros de Costo: Dentro de la Empresa o bien en cada Área de Negocios se podrá realizar una Sub - Agrupación, como por ejemplo en el Área de Negocios sucursal Valparaíso, existen diferentes Departamentos, como son Ventas y Computación, estos últimos representan Centros de Costos para esa Sucursal o Área de Negocios.

El sistema permite 3 niveles por cada Centro de Costo, lo importante es que la suma de dígitos de los distintos niveles no sea superior a 6.

-Detalle de Gastos: Este atributo permite llevar un detalle exhaustivo de cada cuenta contable, como por ejemplo la cuenta de Artículos de Oficina, podríamos

etc. o si se desea

llevar un detalle de gastos de Librería, Fotocopias, Papel,

mayor detalle dentro de Librería , Lápices y Cuadernos. El detalle de gastos permite 3 niveles y la suma de dígitos debe ser menor o igual a 6.

-Presupuesto De Caja: Este atributo permite presupuestar conceptos de caja, por los cuales se tendrán Ingresos y Egresos, para posteriormente controlarlos.

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-Conciliación Bancaria: Este atributo se utiliza sólo para las cuentas de bancos, pues de ellas se obtendrá a posteriori la Conciliación Bancaria.

-Instrumentos Financieros: Se utilizará sólo en el caso que la empresa mueva

instrumentos financieros como Acciones, Fondos Mutuos,

etc.

-Ajuste por Diferencia de Cambio: Se utilizará sólo en el caso que se active la opción de Multimoneda, Esto nos da la posibilidad de generar un Voucher que reflejara las variaciones en pesos de los movimientos ingresados en otras monedas. (Dólar, UF., Euros, Etc. ).

-Corrección Monetaria:

proceso

característica.

Al seleccionar este atributo, el sistema podrá realizar el

indicadas con esta

de

Corrección

monetaria

para

las

cuentas

-Conecta a módulo Control de Presupuestos: Es un campo adicional que puede ser utilizado para anexar la información contable con otro software

-Chequea Saldo de Documentos: Es un atributo que permite validar si el monto a cancelar es mayor que la deuda registrada en la cuenta corriente

-Trabaja con Contabilidad IFRS: Este atributo nos permite que el sistema pueda manejar doble tipo de contabilidad, Tributaria e IFRS, que al momento de ingreso o emitir la información le deberemos especificar con cual normativa ingresaremos o emitiremos los datos.

NOTA : Una vez ingresados los movimientos contables sólo se podrán modificar los atributos de Cuadratura en otra moneda (NO se puede modificar Maneja otra moneda) y Corrección monetaria. Es por esto que es de suma importancia tener claro los atributos que manejará la empresa antes de generar el Plan de Cuentas.

Como se mencionó anteriormente, estas son características o atributos que manejará el Plan de Cuentas de la Empresa por lo que cada vez que se ingrese una cuenta consultará por ellos.

Como ejemplo se marcarán todos los Atributos. El Siguiente paso es seleccionar la Carpeta:

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b) Formato Códigos

Taller de ERP b) Formato Códigos Mediante esta opción se le indica al Sistema la cantidad

Mediante esta opción se le indica al Sistema la cantidad de niveles (Máximo 5), que se utilizarán para el Plan de Cuentas y la cantidad de Dígitos por nivel. Cabe destacar que la suma de dígitos de los distintos niveles incluyendo los separadores de nivel, no puede ser superior a 18 caracteres. Cada cuenta contable será definida por códigos. Otra propiedad del sistema es que permite asociar un Código Corto (números de

4 dígitos) a cada cuenta contable, la cual se activará presionando la tecla control

y la abreviación asignada.

Para este ejemplo utilizaremos 4 niveles para el Plan de Cuentas

Nivel

Dígitos

1

1

2

2

3

2

4

3

Como dentro de los atributos generales se indicó que se manejarán Centros de

Costos y Detalle de gastos, se deben indicar los niveles a utilizar y la cantidad de dígitos por nivel. Para ello desde la barra de códigos seleccionar centro de costo.

Y como ejemplo consideraremos como Centros de Costos los siguientes:

Código

Descripción

 

100

ADMINISTRACION

100-01

Contabilidad

100-02

Cobranzas

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200

VENTAS

200-01

Venta publico

200-02

Marketing

 

300

PROYECTOS

300-01

Evaluación de Proyectos

300-02

Ingeniería

Por lo que se desprende que utilizaremos 2 niveles con 3 dígitos para el Primer Nivel y 2 dígitos para el Segundo Nivel.

Ahora debemos asignar los dígitos del detalle de Gastos, Para ello seleccionar desde la barra de códigos y como ejemplo de Detalle de gastos supondremos los siguientes:

Código

Descripción

01

Artículos de Oficina Resmas Archivadores Artículos de Computación Papel Tamaño carta Toner Cintas Impresoras Diskettes Avisos Publicitarios Mercurio La Tercera

01-01

01-02

02

02-01

02-02

02-03

02-04

03

03-01

03-02

Estaríamos utilizando 2 Niveles, 2 dígitos para el primer Nivel y 2 Dígitos para el Segundo Nivel.

Lo que faltaría es indicar cuantos niveles y cuantos dígitos por nivel se utilizarán para el Presupuesto de caja.

Consideraremos sólo 1 nivel y de 3 Dígitos.

La Tercera Carpeta que abriremos se refiere a :

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c) Comprobantes, aquí el sistema requiere que se responda a sus preguntas:

aquí el sistema requiere que se responda a sus preguntas: - Maneja numeración interna de Ingresos,

- Maneja numeración interna de Ingresos, Egresos y Traspaso.

De acuerdo al SII debe existir un correlativo único anual de comprobantes, pero

el sistema además de cumplir con las exigencias, permite llevar un correlativo adicional por tipo de comprobantes.

- Chequea duplicidad de numeración interna

Marcando este atributo, tendremos la posibilidad de controlar que no se ingrese

2 ingreso, egresos, traspasos con el mismo numero interno.

Para el ejemplo no los utilizaremos, por lo que no se deben marcar.

Una vez ingresados comprobantes al sistema, esto no se puede modificar

- Valida suma de códigos de cuentas

Corresponde a una validación de digitación de cuentas contables.

Esta opción si se puede modificar, por lo que para conocer de que se trata la marcaremos.

- Actualiza comprobantes en Proceso servidor: Esto consiste en dejar los comprobantes en estado “ Por Contabilizar “ , de manera de dejar disponible el equipo para realizar otras tareas. Estos comprobantes se actualizaran cada vez que se ejecute un utilitario destinado a esta labor.

Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

- Da mensaje cuando el pago es en otra área de negocios

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Al activar este parámetro, el sistema desplegará un mensaje cuando el pago de un documento se realice en un área de negocios distinta a aquella en que se generó.

Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

- Se permite Grabar Comprobantes Vigentes Sin Clasificación Completa de Flujo

Efectivo, en la mantención de comprobantes. Al desactivar este parámetro, el sistema dará la posibilidad de ingresar comprobantes sin realizar su correspondiente clasificación de flujo efectivo.

Adicionalmente, si se cuenta con el sistema de proveedores y tesorería, podemos indicar si los pagos que se ejecutarán desde ese modulo pueden o no ir sin la clasificación completa para el estado de flujo de efectivo.

- Utiliza Marca en los Movimientos

Al activar este parámetro, el sistema permitirá indicar si maneja marca en los comprobantes a nivel de movimientos. Al activar este atributo, el sistema solicitará el nombre de la marca, cuyo largo máximo será de 20 caracteres. Por ejemplo: “Considerado en Presupuesto Anual”. La marca será solicitada al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes, y su uso y aplicabilidad queda abierta al usuario para los fines que estime convenientes, su registro queda visible sólo a nivel de base de datos.

Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

- Asigna Número de operación a documentos de auxiliar:

Es el número con el que usted puede relacionar algún tipo de operación específica, para luego hacer una búsqueda más rápida de ella, cómo por ejemplo en la Consulta Cartola de Auxiliares. Cada vez que usted utilice un tipo de documento que maneje auxiliar, tendrá la opción de asignarle una característica especial, la que puede ser alfanumérica y contará con un máximo de 20caracteres para crearla. Este dato no es obligatorio. Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

Moneda Adicional:

- Propone equivalencia de la moneda, según fecha de emisión del documento: Si

la cuenta maneja documento y moneda adicional, se usará esta opción para proponer la equivalencia a la fecha de emisión del documento y no a la fecha de generación del comprobante.

- Dar Mensaje cuando la equivalencia calculada cambie: Esta opción validará cuando la equivalencia calculada en la manutención de comprobantes sea distinta a la ingresa en la tabla de moneda adicional.

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D) Moneda Base: Será necesario indicar la moneda del País, el símbolo y la cantidad de decimales. Utilizaremos como moneda base el Peso.

de decimales. Utilizaremos como moneda base el Peso. e) Período Contable , indicamos el mes de

e) Período Contable, indicamos el mes de Inicio del Período Contable y el año, el sistema indicará el mes de término del período.

y el año, el sistema indicará el mes de término del período. Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

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El sistema maneja “n” años abiertos, sólo se le indica el primer período y su mes de inicio, al realizar el cierre de año el sistema genera el próximo período contable con sus correspondiente aperturas.

La última carpeta se refiere a:

f) ) Contabilización: Exige una cuenta de cuadre por cada moneda definida en nuestro sistema, esto para recibir la información desde otros sistemas Softland cuando esta viene con algún descuadre, por ejemplo producto de diferencias de decimales, esto con el fin de poder revisar los comprobantes contables y corregir los errores en el sistema de origen.

contables y corregir los errores en el sistema de origen. Se definir un numero máximo de

Se definir un numero máximo de movimientos por comprobante.

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En esta opción el sistema nos presenta una

pantalla con información de los datos comerciales de la empresa, la cual fue digitada al momento de la creación. Si existe algún error en los datos ya digitados, pueden ser modificados y grabados con la información correcta. Para nuestro ejemplo, no realizaremos

ningún cambio, por lo tanto sólo se debe seleccionar el botón SALIR.

2.2 Definición Datos Empresa:

se debe seleccionar el botón SALIR. 2.2 Definición Datos Empresa : Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página
se debe seleccionar el botón SALIR. 2.2 Definición Datos Empresa : Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página

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Taller de ERP Genera una revisión interna de la base de datos, deben todos los formularios

Genera una revisión interna de la base de datos,

deben todos los formularios (pantallas) cerradas. Esto es útil cuando se detecta información inconsistente.

2.3 Reparar Base de Datos:

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CAPITULO 2

DIGITACION

Ya están definidas las bases del sistema por lo que estamos en condiciones de Trabajar nuestro plan de cuentas y tablas afines.

Seleccionar de la Barra de Menú, la opción DIGITACION

Dentro de ella encontrará:

de Menú, la opción DIGITACION Dentro de ella encontrará: Para comenzar seleccionaremos el menú de Tablas,

Para comenzar seleccionaremos el menú de Tablas, con ello podremos ingresar en forma posterior los auxiliares y planes de cuentas.

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1.- TABLAS.

Taller de ERP 1.- TABLAS. Partiremos con: 1.- Áreas de Negocios , 001 Santiago 002 Viña

Partiremos con:

1.- Áreas de Negocios, 001 Santiago 002 Viña del Mar. 2.- Centros de Costos, los indicados en la página 9. 3.- Detalles de Gastos, de la página 9 -10.

El Sistema utilizará el último código de centro de costo para efectos de asiento de cierre, por lo que no podrá ser utilizado.

4.-Instrumentos Financieros digitaremos lo siguiente:

Código

Descripción

Acciones C.M.P.C

001

Fondos Mutuos Santander

002

La cantidad de caracteres para definir los Instrumentos Financieros es de 3 Dígitos Alfanuméricos.

5.- Monedas y Equivalencias: aquí se pueden definir otras monedas e ingresar su equivalencia mes a mes y día a día, además se debe indicar el código de

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moneda para el banco central, de esta forma obtendremos la bandera del país para cada una de las monedas creadas. La equivalencia se utiliza cuando se ingresen comprobantes, sugiera el valor de la tabla, el cual si es necesario podrá ser modificado en el momento.

Dos caracteres para la moneda y de tipo alfanumérico.

Corrección Monetaria y se

ingresan los factores de actualización de corrección monetaria que entrega el servicio de impuestos internos, eso si como factor. Ej.: si el SII informa como capital inicial un 3% se ingresa 1.03.

6.- IPC

:

Lo utilizará el sistema para realizar la

7.- Glosas Tipo : El sistema da la posibilidad de dejar grabadas aquellas glosas u observaciones que se utilizan con gran frecuencia en la digitación de comprobantes. La glosa tiene 60 caracteres de largo y no tiene límite en cuanto a cantidad

8.- Categorías de auxiliares : Es una característica más de los clientes. Por ejemplo, clasificarlo según su comportamiento de Pago de Documentos, es un código alfanumérico de tres caracteres.

Código

Nombre

 

1 Bueno

 

2 Cumplidor

 

3 Moroso

que

intervienen en una cuenta corriente, a qué Libro pertenecen (Compras, Ventas) y si permitiremos que se dupliquen. Se utilizan 2 caracteres alfanuméricos para el código.

9.-Tipos

de

Documentos:

Es

posible

definir

todos

los

documentos

Ejemplo :

COD.

DESCRIPCION

CONTROL

LIBRO

OPERAC.

CHEQUEA

PERMITE

UBICAC.

DUPLICID.

DUPLICID.

FV

FACTURA VENTA

NO

VENTAS

SUMA

SI

NO

FC

FACTURA

NO

COMPRAS

SUMA

SI

NO

COMPRA

CV

N.CRED.VENTA

NO

VENTAS

RESTA

SI

NO

DV

N. DEBIT.VENTA

NO

VENTAS

SUMA

SI

NO

CC

N.CRED.COMPRA

NO

COMPRAS

RESTA

SI

NO

DC

N.DEBIT.COMPRA

NO

COMPRAS

SUMA

SI

NO

BH

BOLETA

NO

HONORA

SUMA

SI

NO

HONORARIOS

RIOS

CH

CHEQUE AL DÍA

NO

--------------

--------------

NO

 

CF

CHEQUE A

NO

--------------

--------------

NO

 

Taller de ERP

 

FECHA

       

LT

LETRAS

NO

--------------

--------------

NO

DP

DEPOSITO

NO

--------------

--------------

NO

EF

EFECTIVO

NO

--------------

--------------

NO

10.-Detalle de Libro: En esta opción se debe definir qué conceptos (valores) irán dentro del cada Libro y en qué columnas deberán imprimirse. Además se indican los números de cuentas y si estas columnas están afectas a IVA, esto es necesario para la opción de ingreso de documentos de compra/venta. Finalmente se indica la columna correspondiente al IVA para que mediante la opción antes mencionada el sistema pueda calcular el dicho valor.

LIBRO DE COMPRA

Título

Nº Columna

Operación

Cuenta

Afecto IVA

Neto Afecto

1

Suma

4-01-01-003

SI

Neto Exento

2

Suma

4-01-01-003

NO

I.v.a

3

Suma

1-01-04-001

NO

Imp. Especifico

4

Suma

1-01-04-001

NO

LIBRO DE VENTA

Título

Nº Columna

Operación

Cuenta

Afecto IVA

Neto Afecto

1

Suma

3-01-01-001

SI

Neto Exento

2

Suma

3-01-01-001

NO

I.v.a

3

Suma

2-01-02-001

NO

11.- Conceptos de Caja: Códigos para presupuestar, como

por ejemplo:

Ingresos por Ventas

Egresos por Inversiones

Egresos por Gastos

12.- Ubicación: Lugar físico donde se guardarán los documentos., se definen mediante un código alfanumérico de 3 caracteres.

Código

Descripción

001

Caja de Fondos

002

Garantía Bco. de Chile

003

En abogado

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004

Factoring

13.- Condición de Venta: Corresponde a la modalidad de ventas de los clientes, mediante un código alfanumérico de 3 caracteres.

Como ejercicios digitaremos los siguientes:

Código

Descripción

N° Días Vcto.

N° Vctos.

001

Contado

0

1

002

Crédito 30 días

30

1

003

Crédito 60 días

60

1

004

Crédito 30-60 días

30

2

como zonas

14.- Zona: 2 caracteres alfanuméricos, se puede utilizar geográficas o regiones.

Código

Descripción

NO

Norte

SU

Sur

CE

Centro

15.- Canal: 2 Caracteres Alfanuméricos, corresponde a canal de distribución, pero también se puede utilizar como medio de transportes.

Código

Descripción

 

SK

Sky AirLines

LN

Lan Chile

TB

Tur Bus

TR

FFCC

 

16.- Giro

: Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

 

AG

Agricola

CO

Comercial

IN

Industrial

SE

Servicios

17.- Vendedor : Hasta 4 Caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

AGL

Álvaro González L.

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MFP

Marisol Fuenzalida P.

18.- Cobrador : 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

PMS

Pamela Madrid S.

19.- Cargos : Hasta 3 caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

JC

Jefe de Compras

CO

Contador

GC

Gerente General

GA

Gerente de Administración

20.- Impuestos : Hasta 3 caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

 

IVA

Impuesto al Valor Agregado

ILA

Impuesto a los Licores

 

21.- País

: Hasta 3 Caracteres alfanuméricos.

Código

Descripción

 

CH

Chile

BO

Bolivia

PE

Perú

22.- Región: Hasta 4 Caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

01

Región de Tarapacá

02

Región de Antofagasta

03

Región de Atacama

23.- Provincia: Hasta 5 caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

Región

011

Arica

Arica Parinacota

012

Iquique

Tarapacá

013

Parinacota

Arica Parinacota

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24.- Ciudad

: Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

 

SA

Santiago

VA

Valdivia

VL

Valparaiso

 

25.- Comuna : Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código

Descripción

 

QU

Quilicura

VI

Vitacura

PR

Providencia

LC

Las Condes

26.- Clasificación de Negocio: Cinco Caracteres más un guión, ingreso obligatorio.

Código

Descripción

Nivel

01-000

Actividades Inmobiliarias

1

01-001

Construcciones

2

01-002

Edificaciones

2

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Continuaremos con la digitación de los auxiliares, para ello seleccionar de la

Barra de Menú, la opción DIGITACION- AUXILIARES

2.- AUXILIARES

de Menú, la opción DIGITACION- AUXILIARES 2.- AUXILIARES Se presentará una pantalla donde se solicita ingresar

Se presentará una pantalla donde se solicita ingresar el correspondiente al auxiliar. Como auxiliar se

pueden considerar ya sean Clientes, Proveedores, Socios, Distribuidores, Empleados y otros.

código y nombre

descripción o nombre tiene

todos los datos DATOS BASICOS.

en las Tablas, se

( SI - NO ),

esto

El código es Alfanumérico, hasta 10 caracteres, la un largo de 40 caracteres.

Una vez digitada la información anterior, se debe indicar asociados al auxiliar solicitados en Carpeta:1.-

Si alguno de los datos solicitados no se hubieran ingresado pueden incorporar directamente en esta pantalla.

Dentro de los datos existe un parámetro llamado ACTIVO corresponde a un switch , donde se restringirá el

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ingreso de movimientos a la desactivado.

cuenta

corriente

cuando

el

switch

este

Ingresada la información básica, aparecen nuevas carpetas como

2.- CONTACTOS

3.- VENTAS

 

4.- DESPACHO

5.- COBRANZAS

6.- IMPUESTO

7.- PAGOS

8.- DTEs

9- NOTAS

otros tipos Contactos. 3.- PROVEEDOR

Hnos. y Cía. Ltda.

Sólo en el caso de

tratarse de un auxiliar: Cliente, en los

2.-

sólo estará la carpeta, 1.-Datos Básicos y

EJERCICIOS:

1.- Ingresar los Siguientes Auxiliares Activos :

a) Rut : 87.441.222-8 (cliente)

Nombre : Martínez

 

Nombre de Fantasía : Martínez

Fono

: 2354158

Fax : 2354159

 

Dirección

:Providencia 1478

Ciudad

: Santiago

Comuna :Providencia

 

País

:CHILE

Condición de Pago :

Crédito 30 y 60 días

b) Rut :86.212.369-7 (proveedor)

Nombre :Muebles

Para Oficina

 

Nombre de Fantasía :

Fono

: 6789654

Fax : 6985899

Comuna : Providencia

Contado

Interamericana S.A.

Dirección : Pedro de Valdivia 90

País : Chile

c) Rut :87.777.636-0 (cliente)

Ciudad : Santiago

Condición de Pago :

Nombre : Hotel la

Taller de ERP

Nombre de Fantasía :

Fono

: 2459862

Fax : 6384411

Dirección Comuna : Santiago

:Alameda 7896

Ciudad

: Santiago

País :CHILE

Condición de Pago :

Crédito 30 días

 

d)

Rut :80.111.256-0 (proveedor)

Nombre : Librería la

Argentina

 

Nombre de Fantasía :

Fono

: 2358895

Fax : 2485777

Comuna : Santiago

Dirección

País : Chile

: Ñuble 555

Ciudad : Santiago

Condición de Pago :

Contado

 

e)

Rut 85.645.256-K (Cliente)

Nombre : Pérez y

Pérez

 

Nombre de Fantasía :

Fono

: 2324100

Fax :2324100

Comuna: Providencia

Dirección

País : Chile

: Carlos Antunez 457

Ciudad : Santiago

Condición de Pago :

Contado

 

f) Rut : 6.345.678 (Empleado)

Nombre : Juan Pablo

Jiménez A.

 

Nombre de Fantasía:

Fono

: 2336411

Fax : 2336450

Comuna: Las Condes

Contado

Dirección

País : Chile

:Carmencita 3456

Ciudad : Santiago

Condición de Pago :

Taller de ERP

3.- CUENTAS: Dentro de esta opción tenemos:

Taller de ERP 3.- CUENTAS: Dentro de esta opción tenemos: a) tendremos que digitar cada uno

a)

tendremos que digitar cada uno de las cuentas contables que utilizaremos dentro de nuestra Contabilidad. Al definir las cuentas de último nivel, el sistema realizará varias consultas que están relacionadas con los atributos que se definieron en la carpeta de GENERALES, tales como:

Cuentas,

Ingreso

de

Cuentas:

Comenzaremos

digitando

el

Plan

de

Centro de Costos, Conciliación Bancaria, Moneda Adicional, Detalle de gastos, Presupuesto de caja, Instrumentos financieros, Corrección monetaria.

En esta opción aparece un concepto adicional que es Maneja Auxiliar, esto se utiliza sólo para aquellas cuentas donde se desea llevar un detalle de cuenta corrientes, como son cuentas de clientes, proveedores, distribuidores y otros.

A dicho atributo está asociado el llevar un control exhaustivo de diferentes tipos de documentos como Facturas, Notas de Crédito, Débito, Cheque, etc.

Taller de ERP

Taller de ERP Nota : Los códigos de las cuentas pueden ser alfanuméricos. Digitaremos el Plan

Nota : Los códigos de las cuentas pueden ser alfanuméricos. Digitaremos el Plan de Cuentas que se detalla en la página siguiente PLAN DE CUENTAS

Código

Descripción

1

Activo

1-01

Activo Circulante Caja Caja $ Bancos Banco Chile Banco Santander Santiago Cuentas Corrientes Clientes Facturas por Cobrar Documentos por Cobrar Impuestos por Recuperar IVA Crédito Fiscal Existencias Materias Primas

1-01-01

1-01-01-001

1-01-02

1-01-02-001

1-01-02-002

1-01-03

1-01-03-001

1-01-03-002

1-01-04

1-01-04-001

1-01-05

1-01-05-001

2

Pasivo

2-01

Pasivo Circulante

Taller de ERP

2-01-01

Cuentas Corrientes Proveedores Facturas por Pagar Impuestos por Pagar IVA Débito Fiscal

2-01-01-001

2-01-02

2-01-02-001

3

Patrimonio

3-01

Capital Capital Social Capital Pagado Capital Suscrito

3-01-01

3-01-01-001

3-01-01-002

4

Ingresos

4-01

Ingresos Operacionales Ventas Productos

4-01-01

4-01-01-001

Ventas

4-02

Ingresos no Operacionales Ingresos no Operacionales Intereses Venta Activo Fijo

4-02-01

4-02-01-001

4-02-01-002

5

Gastos

5-01

Operacionales Gastos Administración y Ventas Remuneraciones Honorarios Insumos de Computación

5-01-01

5-01-01-001

5-01-01-002

5-01-01-003

b) Planes de Cuenta Paralelos: Corresponde a definir un Informe con otra agrupación con respecto a nuestro plan de cuentas base. Por ejemplo El balance general Clasificado de la Superintendencia de valores y seguros.

Lo primero es indicar el código y nombre que tendrá este Plan de cuenta Paralelo Como ejercicio ingresaremos el de la Súper-Intendencia por lo tanto digitaremos

1 S.V.S y luego OK.

A continuación se presenta una nueva pantalla donde debemos digitar el Plan de cuentas de la superintendencia. Como ejercicio digitaremos lo siguiente:

11.10 Disponible

Con esto el sistema consultará que cuentas de Nuestro Plan de cuentas corresponde a disponible. Para ello se presenta una Pantalla donde se debe marcar la o las cuentas y luego seleccionar botón agrega.

Taller de ERP

Para el caso seleccionaremos Caja y los Bancos.

Ejercicio:

Continuaremos con el siguiente Plan de la Superintendencia de Valores y Seguros, al cual usted deberá ir asociando las cuentas contables correspondientes a cada caso.

Código

Descripción

11.10

Disponible

11.20

Depósitos a plazo

11.40

Deudores por Ventas

11.50

Documentos x Cobrar

11.90

Existencias

12.20

Máquinas y equipos

12.30

Muebles y útiles

12.90

Depreciación

21.60

Documentos x Pagar

21.70

Retenciones

41.10

Ingresos de Explotación

41.20

Gastos Administración

c) Ingreso de Saldos de Aperturas: Por cada cuenta Contable (Activos - Pasivos) se deberá ingresar los saldos con los cuales se comienza en el Sistema.

deberá ingresar los saldos con los cuales se comienza en el Sistema. Docente: Leonardo Figueroa Saldaña.

Taller de ERP

Los Saldos deberán ser ingresados de acuerdo a los atributos de las cuentas, es decir, si la cuenta maneja auxiliar y control de documentos, por cada se deberá digitar su detalle, como factura, Nº , fecha emisión,

auxiliar

fecha de vencimiento y monto.

Ejercicios:

Ingresar las siguientes Aperturas :

CLIENTE : Martínez Hnos. Y Cía Ltda.

 

Docto

Nº docto

Fecha Emis.

Fecha Venc.

Monto

 

FV

43

20/12

31/12

500.000

 

FV

58

30/12

20/01

150.000

 

CF

1240

30/12

12/01

50.000

 

CF

1243

31/12

12/01

25.000

 

LT

55

28/12

11/01

100.000

 

PROVEEDOR : Muebles para Oficina

 
 

Docto

Nº Docto

Fecha Emis.

Fecha Venc.

 

Monto

 

FC

15

30/12

30/01

 

250.000

 
 

FC

181

31/12

31/01

 

300.000

 
 

LT

25

28/12

28/01

 

150.000

 
 

LT

29

28/12

30/01

 

350.000

 
 

PROVEEDOR: Librería la Argentina

 

Docto

NºDocto

Fecha Emis.

Fecha Venc.

Monto

Taller de ERP

 

FC

18

05/11

02/01

 

100.000

 
 

FC

48

15/11

06/01

 

200.000

 
 

FC

93

30/12

30/01

 

580.000

 
 

FC

104

30/12

05/02

 

320.000

 
 

CLIENTE : Pérez y Pérez

 

Docto

NºDocto

Fecha Emis.

Fecha Venc.

 

Monto

 

FV

30

01/11

31/12

 

150.000

 
 

CF

1250

31/12

21/01

20.000

 

CF

1251

31/12

22/01

50.000

RESUMEN

CAPITULO 2

Hasta el momento hemos revisado las siguientes opciones del Sistema:

BARRA DE MENÚ

OPCIONES

DIGITACION

* CUENTAS

* AUXILIARES

Ingreso de Cuentas Planes de Cuenta Paralelo Ingreso Saldos Apertura

(5 Carpetas Datos Básicos, Ventas, Contactos, Despacho y Cobranzas)

* TABLAS

(24 Tablas )

- Área de negocios

-Detalle Libros

-C.Costo

-Concepto Caja

Taller de ERP

-Detalle Gastos

-Ubicación

-Inst.Financ.

-Condición Vta

-Moneda y equival.

-Zona

-Presupuesto de Caja

-Canal

-IPC

-País

-Glosas Tipo

-Ciudad

-Categoría de Auxiliar

-Comuna

-Tipos de Doctos.

-Giro

-Vendedor

-Cargos

-Inst. Financieros

-Cobrador

Taller de ERP

Comprobantes Contables.

Ya

CAPITULO 3

IMPUTACIONES CONTABLES

estamos

en

condiciones

de

trabajar

ingresando

Recordemos que de acuerdo al SII, la numeración de comprobantes debe ser un correlativo único anual y nosotros además de este número le indicamos al Sistema que trabajaríamos con un correlativo interno. No olvidemos tampoco que dentro de los Parámetros Bases y en el ingreso de cuentas indicamos que utilizaríamos diferentes atributos como C. Costo, Detalle de Gastos, Áreas de Negocios, etc, por lo que ahora cada vez que digitemos Voucher con ese tipo de cuentas el programa nos consultará por el detalle de cada uno.

Seleccionar de la Barra de Menú, DIGITACION-COMPROBANTES

Seleccionar de la Barra de Menú, DIGITACION-COMPROBANTES Aparecerán Cinco opciones: 1.- INGRESO DE COMPROBANTES.

Aparecerán Cinco opciones:

1.- INGRESO DE COMPROBANTES. 2.- COMPROBANTES TIPO 3.- IMPRESIÓN BATCH DE COMPROBANTES 4.- CONFIGURACIÓN DE COMPROBANTE PARAMETRICO 5.- CONFICURACION PARAMETRICA DE CHEQUES

Comenzaremos con:

1.- INGRESO DE COMPROBANTES.

La información mínima a ingresar en cada comprobante es la siguiente:

N º Unico Fecha Estado

Tipo : Ingreso - Egreso - Traspaso. Nº Interno : Correlativo propio de la Empresa.

Área de Neg. Glosa

: Correlativo anual de acuerdo al SII.

: Fecha de contabilización del Voucher. : No se activa. Lo consulta al momento de grabar el comprobante.

: Sólo si se solicito dentro de los Parámetros.

: Observación relativa al contenido del Voucher.

Taller de ERP

Cuenta : Cuenta contable a imputar. Debe-Haber : Monto correspondiente al movimiento contable.(en caso que la cuenta manejará atributos aparecerá una Lupa, la cual es necesario activar para digitar el resto de la información).

Como ejercicio registraremos la compra de escritorios para la secretaria del área de administración de la sucursal de Santiago.

del área de administración de la sucursal de Santiago. N º Unico : 1 Fecha :

N º Unico

:

1

Fecha

: 20/01/

Estado

: ---------

Tipo

: Traspaso

Nº Interno

:

1

Área de Neg. Glosa

: 01 Santiago : Compra de Escritorios secretaria de administración.

1º Cuenta Haber

Facturas por pagar : 119.000

:

Enseguida aparece una Lupa, que la activaremos con doble Click.

Auxiliar

Documento

: Proveedor

Muebles y Art. de Oficina.

Tipo de Documento

:

FC

Factura de Compra

Nº de Documento

:

10

Taller de ERP

Fecha de Emisión Ubicación

: 05/01/

: Oficina Contabilidad (si corresponde)

Fecha de Vencimiento: 10/01/

Documento de Referencia Tipo de Documento : FC Factura de Compra Nº de Documento : 10

Detalle de Libro Neto

: 100.000

Iva

:

19.000

Glosa

: Compra de escritorios

2º Cuenta

: Activo Fijo

:

C.Costo

Administración.(si corresponde)

3º Cuenta

: IVA Crédito.

OK

El programa consulta el estado en que se grabará el comprobante. Existen 3 estados :

Vigente : Actualiza los Saldos de las Cuentas. Pendiente : Queda registrado en el sistema pero no actualiza los Saldos. Nulo : El comprobante como tal queda incluido dentro del correlativo único pero sin afectar los saldos. En este ejercicio lo grabaremos como Vigente y OK. y por último es necesario ingresar la suma de los códigos de las cuentas utilizadas.

2.- Impresión Batch de Voucher :

Imprimiremos el Voucher Nº1 , para ello debemos seleccionar Para imprimir el comprobante existen dos modalidades :

a.- Seleccionar de la Barra de Botones la Impresora. b.- Seleccionar de la barra de Menú, DIGITACION - COMPROBANTES - IMPRESIÓN BATCH DE VOUCHER, aparece pantalla donde se debe indicar desde y hasta que número de comprobante se desea imprimir y luego OK.

Taller de ERP

EJERCICIOS :

Realizar las siguientes imputaciones :

1.- Área de Negocios Santiago: Compra de 1 resma de papel , dicha boleta se cancela con efectivo ($12.500)

2.- Área de Negocios Santiago: Venta de televisores a Martínez Hnos. y Cía. Ltda., con Factura Nº 8087 por un monto neto de $200.000.

3.- Área de negocios Santiago : Compra de equipos Computacionales a la empresa H y S Ltda. Factura Nº 9513 por un monto Total de $1.250.000 (Neto :

$1.050.420 Iva: 199.580 ).

4.- Área de negocios Viña : Se registra un factura Electrónica de compra de aviso publicitario del mercurio con factura número 15478 correspondiente a

$250.000.

5.- Área de Negocios Santiago : registrar la Venta de un refrigerador al Cliente Hotel La Interamericana por un monto de $170.000 ( Neto : $142.857, Iva :

27.143), con la factura Nº 9200.

6.- Área de Negocios Santiago : Registrar la factura ventas Nº 8090 correspondiente al Cliente Martínez y Cia. el monto de la factura corresponde a :

$ 590.000.

7.- Registrar la cancelación de la factura Nº 8087 del Cliente Martínez Hnos. y Cía Ltda. con cheque Nº 128835 al día.

8.- Registrar el pago por un total de $ 420.000 con cheque Nº 128841 al día, cancelando Facturas números 15478 y 9200.

9.- Se realiza la cancelación de las factura Número 9513 con dos cheque a fecha (20/02/…. Y 20/03/….) a H y S Ltda

10.- Se debe registrar el depósito de los cheques Nº 128835 de Cliente Martínez Hnos, y factura 8090 del Cliente Martínez y Cia.

11.- Es necesario cancelar la cuenta de boleta de Agua Potable por un monto de $350.000, dicha cuenta debe dividirse en los distintos centros de costo de acuerdo a los siguientes porcentajes:

Administración

Contabilidad

: 42 %

Cobranzas

: 22 %

Taller de ERP

Facturación

3.- Comprobantes Tipos:Otra Opción interesante del Sistema es generar y grabar Comprobantes Tipos, es decir aquellos que frecuentemente utiliza la empresa. Dichos comprobantes Tipos pueden ir con monto en cero. Veremos como hacerlo. Existen además comprobantes tipo con distribución de valores, es decir, con formulas que nos permiten automatizar el ingreso, considerando que éstos pueden realizar el prorrateo de gastos que frecuentemente se realiza por centro de costo.

: 36 %

que frecuentemente se realiza por centro de costo. : 36 % Barra de Menú: DIGITACION -

Barra de Menú: DIGITACION - COMPROBANTES - COMPROBANTES TIPO

Lo primero es indicarle al sistema de que se tratará el comprobante (TIPO), a continuación se debe indicar la glosa general que tendrá el comprobante y si se tratará de un Ingreso, Egreso o Traspaso y por último las cuentas Contables. Al ser un comprobante con distribución, se indica si el valor es distribuible o no y si es formula o valor, la relación que comúnmente se trabaja es: Distribuible-Valor y No Distribuible-Formula, al indicar que es formula y dar un enter, se abre la ventana para confeccionarla, se trabaja con los botones que se encuentran a la derecha del cuadro emergente.

Ejercicios :

Crear tres comprobantes tipos para el área de negocios Santiago, de acuerdo a la siguiente información:

1.- Centralización de Factura de Agua que se distribuirá de la siguiente forma:

30% al centro de costo Ventas y 70% al centro de costo Administración

2.- Cancelación de luz por parte del centro de costo administración con efectivo.

4.- Configuración de Comprobante Paramétrico: a través de esta opción se podrá definir un formato de Comprobantes de acuerdo a los requerimientos o necesidades del usuario, para ello el sistema entrega 3 ejemplos que pueden servir como base para un formato definitivo.

Ejercicios:

Crear un formato de comprobantes de acuerdo al siguiente modelo:

Taller de ERP

Taller de ERP Todos los formatos que se trabajan en nuestros sistemas tiene la misma modalidad

Todos los formatos que se trabajan en nuestros sistemas tiene la misma modalidad de trabajo, son en Excel y funcionan con un archivo de texto en paralelo, que se abre automáticamente. Este contiene los posibles campos a incorporar, la forma de asignarlos a la pagina principal que saldrá impresa, es seleccionando el campo, copiando y dar Pegado Especial botón Pegar Vínculos.

5.- Configuración Paramétrica de Cheques: a través de esta opción se podrá definir un formato de Cheques de acuerdo a los requerimientos o necesidades del usuario, para ello el sistema entrega 3 ejemplos que pueden servir como base para un formato definitivo.

Ejercicios:

Crear un formato de Cheques de acuerdo al siguiente modelo:

Taller de ERP

Taller de ERP 6.- Ingreso documentos compras/ventas : Se puede ingresar los documentos de Compra/Venta (Facturas

6.- Ingreso documentos compras/ventas:

Se puede ingresar los documentos de Compra/Venta (Facturas de Proveedores, Ventas, Etc.) sin tener que digitar el correspondiente Voucher de Centralización

Este Sub-Menú consta de 2 opciones

de Centralización Este Sub-Menú consta de 2 opciones 6.1.-Parámetros de Contabilización Dentro de este proceso

6.1.-Parámetros de Contabilización

Dentro de este proceso deberá ingresar los parámetros necesarios para realizar la contabilización de documentos, a través del proceso de Ingreso de Documentos de Compra/Venta.

a.- Carpeta Contabilización

a.1.-Numeración de Comprobantes: Dentro de esta opción podrá

optar por 2

automático y/o Genera número interno automático. El que estas opciones estén activas, hará que la aplicación genere la numeración de los comprobantes en forma automática; de lo contrario tendrán que ser digitados.

alternativas: Genera número de comprobante

a.2. - Confección del Comprobante: Permite seleccionar mediante el botón de opciones, si se considerará para la confección del comprobante uno o varios documentos por cada comprobante.

Taller de ERP

b.- Carpeta Documentos Permite indicar los tipos de documentos que podrán ser utilizados en el ingreso de documentos de Compra/Venta, los que deberán manejar atributo que va a un libro Compra/Ventas), además de la cuenta contable (cuenta asociada al documento, debe manejar auxiliar y tipo de documento).

6.2.- Ingreso de Documentos

Este proceso permite generar el ingreso de documentos que serán registrados en los libros de Compra y Ventas, sugiriendo el IVA, las Contrapartidas y las distintas fechas de Vencimiento de Pago. Este es una asistente, que funciona siempre que sus parámetros estén listos y que en la tabla de detalle de libros hayan sido asignadas las cuentas.

que en la tabla de detalle de libros hayan sido asignadas las cuentas. Docente: Leonardo Figueroa

Taller de ERP

RESUMEN

CAPITULO 3

En éste Capítulo hemos revisado las siguientes opciones del Sistema:

BARRA DE MENÚ

OPCIONES

DIGITACION

*COMPROBANTES

Ingreso de Comprobantes Comprobantes Tipo Impresión Batch de Voucher Configuración Comprobante Paramétrico Configuración Paramétrica de Cheques Ingreso de Documentos Compra/Venta

Taller de ERP

Otro

Presupuestos.

aspecto

de

CAPITULO 4

PRESUPUESTOS

gran utilidad

para nuestra

contabilidad, se refiere

a

los

gran utilidad para nuestra contabilidad, se refiere a los El programa nos permite realizar dos tipos

El programa nos permite realizar dos tipos de presupuestos:

1.- Presupuesto de Caja 2.- Presupuesto Operacional

1.- Presupuesto de Caja:

ingresaron los llamados Conceptos de caja, es en ésta opción donde nos corresponderá presupuestarlos. Este presupuesto esta orientado a controlar los movimientos de efectivo de la empresa, además nos permite controlar mas de un tipo, pudiendo asignar valores presupuestarios posesionándose en distintos escenarios, es decir, el comparativo se podría realizar con distintos valores.

En la opción de DIGITACIÓN - TABLAS, se

Lo primero es dirigirse a la Opción DIGITACION - PRESUPUESTOS- PRESUPUESTO DE CAJA.

Realizaremos el presupuesto para el área de negocios Santiago, en pesos y le daremos el nombre de Básico.

Concepto: Ingresos por Ventas Enero 5.000.000 Febrero 2.800.000 Marzo 5.500.000

Generaremos un segundo control, a la misma área de negocios y en la misma moneda pero ahora le daremos el nombre de Optimista.

Enero

10.000.000

Febrero

11.800.000

Marzo

10.300.000

Taller de ERP

2.-Presupuesto Operacional

Corresponde a una proyección en cuanto al comportamiento que tendrán las cuentas durante un período, cuentas que corresponden a resultado, normalmente gastos. El presupuesto se debe realizar por Áreas de Negocios o en forma Global, por Centro Costo (siempre que la cuenta de resultado tenga el atributo) y se digitan mes a mes. Acá también podemos trabajar con distintos niveles de comparación, de esta forma tendremos que darle un nombre a cada presupuesto que queramos manejar.

El concepto Global quiere decir que se esta presupuestando la suma de todos los Centros de Costo.

Seleccionar

OPERACIONAL

DIGITACION

-

PRESUPUESTOS

-

PRESUPUESTO

Como ejercicio ingresaremos el siguiente Presupuesto para la cuenta de arriendo del Centro de Costo Administración. En esta opción trabajaremos solo con el Básico, ya que en la opción anterior aprendimos como manejar mas de uno.

en la opción anterior aprendimos como manejar mas de uno.   Enero Febrero Marzo Agua 10.000
 

Enero

Febrero

Marzo

Agua

10.000

8.000

9.500

Luz

30.000

25.000

35.000

Arriendo

200.000

200.000

200.000

Taller de ERP

RESUMEN

CAPITULO 4

Hasta este momento al revisar la opción de Presupuesto, finalizamos con Menú DIGITACION.

BARRA DE MENÚ

OPCIONES

DIGITACION

* PRESUPUESTOS

Presupuesto de Caja Presupuesto Operacional

Taller de ERP

CAPITULO 5

CONSULTAS E INFORMES

Otras opciones de la barra de menú corresponde a las Consultas e Informes y son éstas las que analizaremos en éste Capítulo.

Desde la Barra de Menú seleccionar

1.- CONSULTAS: Dentro de las consultas tenemos:

seleccionar 1.- CONSULTAS: Dentro de las consultas tenemos: a) contabilidad, ya sea por áreas de negocios

a)

contabilidad, ya sea por áreas de negocios o en forma global, sólo se requiere que seleccione la opción que se desea. Además nos permite dentro de las áreas de negocios solicitar detalle por un centro de costo en particular o bien todos los centros en forma conjunta.

nuestra

Consulta

de

Resultados:

Se

puede

visualizar

el

resultado

de

b) Consulta de Numeración de Comprobantes: Nos entrega información relativa

a los comprobantes ingresados en el sistema mes por mes, como por ejemplo cuántos comprobantes existen, cuántos en cada estado(Vigente, Pendientes, Nulos). También es posible obtener más detalle de los comprobantes, solamente seleccionando el mes y doble click se desplegará una nueva pantalla donde nos detalla el área de negocios, su estado, el día de emisión y la glosa del comprobante. Con doble click podemos visualizar el comprobante mismo.

c) Consulta Cartola de Auxiliares: Consultar e imprimir para cada cliente, el

monto global de su cuenta corriente detallando cada uno de los documentos que conforman dicho saldo, y analizando los pagos efectuados por cada uno de ellos.

d) Consulta de Saldos:

Permite consultar e imprimir los saldos deudor y acreedor de una cuenta a un determinado mes y conocer su distribución en los distintos comprobantes, además del detalle de los movimientos efectuados en un comprobante específico.

Taller de ERP

2.- INFORMES: Dentro de los informes tenemos:

Taller de ERP 2.- INFORMES: Dentro de los informes tenemos: a) Informe de Cuentas Corrientes: Permite

a) Informe de Cuentas Corrientes: Permite Imprimir el Total de deuda de un

auxiliar o bien de un grupo de ellos, obteniéndose la distribución de la deuda por cada Cuenta Contable y Tipo de Documento. También se puede obtener finalmente el detalle de cada uno de los documentos que conforman los Saldos junto a sus respectivos Abonos / Cancelaciones.

b) Listado del Plan de Cuentas: Mediante este informe se puede obtener el Listado del plan de Cuentas Base o Paralelos, con o sin saldos de apertura, con o sin los atributos de las cuentas.

b) Informe Analítico de Cuentas : Permite emitir un informe para analizar cuentas contables relacionadas a clientes o proveedores, con respecto a la correcta contabilización de movimientos.

e) Informe de Comprobantes Ingresados: Se puede solicitar por Tipo, en distintas monedas, por número o por fecha, de un área de negocios específica o de toda la empresa.

f) Informe de Correlativo de comprobantes: También se puede obtener por Tipo (Ingreso, Egreso, Traspaso), por Área de negocios o toda la empresa.

g) Centro de Costos :

- Balance Comparativo por C. de Costos : Permite emitir un Balance que permita comparar los saldos de las cuentas entre los distintos Centros de Costo que maneja la empresa, al nivel de cuentas que se desee.

- Balance por Centro de Costos : Permite emitir un Balance para todos o un rango de Centros de Costos registrados en el sistema.

Taller de ERP

- Libro Mayor Por Centro de Costos : Permite emitir el Libro Mayor por cada Centro de Costo con el detalle de los movimientos asociados a cada una de las cuentas del Plan de Cuentas.

h) Detalle de Gastos: Permite emitir un informe con todos los movimientos

asociados a los distintos Detalles de Gastos, ya sea en forma detallada o en resumen, parametrizando por Áreas de Negocio, Centros de Costo, Detalle de

Gastos y/o Rango de Fechas (Período).

i) Presupuestos: Dentro de los Presupuestos podemos solicitar Información tanto de Presupuesto Operacional como Presupuesto de caja.

j) Foliación única Nacional: Esta opción nos permite emitir las hojas con o sin el nombre del Representante Legal de la empresa, para el posterior timbraje en el Servicio de Impuestos Internos.

k) Informes Paramétricos : Permite confeccionar informes de acuerdo a un plan de cuentas paralelo, asociados a los saldos del plan de cuentas contables.

l)

Libros: Dentro de los libros podemos imprimir

- Libro Diario.

- Libro Mayor, Caja.

- Libro de Compras.

- Libro de Ventas.

- Resumen Libro Compra/Venta.

- Libro de Retención.

- Declaración de IVA Anual.

- Declaración de IVA Semestral.

-Información para formulario 29.

- Libro de Compras Electrónico.

Estos informes se pueden solicitar ya sea por Áreas de Negocios o de toda la Empresa.

m) Balances: Dentro de los balances se pueden obtener:

- Balance comprobación y saldos.

- Balance Tributario.

- Libro Inventario / Balance.

- Clasificado y Estado de resultados.

- Balance comparativo por Áreas de negocios.

Taller de ERP

BARRA DE MENÚ

RESUMEN

CAPITULO 5

OPCIONES

CONSULTAS

Consulta de Resultados Consulta Numeración de Comprobantes Consulta de Auxiliares Consulta de Saldos

INFORMES

Informe de Cuenta Corriente Listado Plan de Cuentas Informe Analítico de Cuentas Libros Balances Centros de Costos Detalle de Gastos Presupuestos Informes Paramétricos

Taller de ERP

CAPITULO 6

PROCESOS

En esta opción encontraremos algunos procesos que nos ayudaran en

trabajo con la contabilidad, como por ejemplo: conciliación bancaria, corrección monetaria, etc.

nuestro

conciliación bancaria, corrección monetaria, etc. nuestro 1.- Generación y Eliminación Período Contable: Esta

1.- Generación y Eliminación Período Contable: Esta opción nos permite generar nuevos años de trabajo. Como se mencionó inicialmente, podemos trabajar con “n” años en línea. Al ejecutar esta opción el sistema pide confirmación ya que solicita un respaldo, luego debemos indicar la cuenta de resultado del ejercicio (patrimonio).

2.- Corrección Monetaria: Nos permite realizarla, previo ingreso de valores IPC, Equivalencias de moneda y Valorización de Instrumentos Financieros. Podemos sacar previamente un informe para su revisión y además la corrección generando el comprobante contable. Para esto se deben ingresar cuentas de corrección para Activos – Pasivos – Patrimonio y Revalorización del Capital Propio.

3.- Ajuste por Diferencia de Cambios: Permite realizar este proceso a las cuentas que tengan el atributo y que corresponden a aquellas que se manejan en doble moneda. Se debe indicar centro de costo y detalle de gasto por defecto.

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4.- Conciliación Bancaria: Acá podremos controlar nuestras cuentas corrientes, de esta forma conciliar el mayor con el banco.

4.1.- Ingreso Situación Inicial: Debemos indicarle al banco los datos de la ultima cartola conciliada y los cheques girados y no cobrados a la fecha que comenzaremos con el movimiento por sistema.

4.2.- Ingreso de Estados de Cuenta: este es el ingreso de cartolas, se ingresa tal cual aparece en el papel, se indican datos generales y luego pulsando el botón Mov. Est. Cta. ingresamos los datos informados.

el botón Mov. Est. Cta. ingresamos los datos informados. Tales como fecha, tipo de documento (transacción

Tales como fecha, tipo de documento (transacción bancaria), número y monto.

como fecha, tipo de documento (transacción bancaria), número y monto. Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 53

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Taller de ERP 4.3.- Informe de Conciliación: permite emitir el reporte con las transacciones que no

4.3.- Informe de Conciliación: permite emitir el reporte con las transacciones que no han sido aún informadas por el banco y aquellas que no han sido contabilizadas pero si informadas por el banco.

4.4.- Captura Estados de Cuenta: podemos realizar la captura de cartolas de algunos bancos, esto no ahorra digitación ya que todos los movimientos se capturan.

5.- Verificación de Cuadratura y/o Integridad: este proceso nos permitirá recuperar comprobante que han quedado “tomados” por algún termino anormal del sistema. Además realiza una revisión de la información ingresada que por algún motivo no tiene todos los campos necesarios para que funcione en forma correcta.

6.-Captura de Datos: Este Proceso nos permite realizar cargas masivas de auxiliares y movimientos contables, para ello es importante contar con las estructuras que el sistema requiere para reconocer la información que se capturará.

Proceso que se utiliza para tomar TODA la información de

un sistema compatible a Softland ERP, y que sea esta cargada al sistema, se debe considerar que una vez migrado, no se puede hacer modificaciones a la historia.

7.- Migración:

8.-Traspaso de Información entre empresas:

recibir información entre bases de datos distintas, esta información puede ser de

Este

Proceso

permite

enviar

y

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carácter genérico (tablas), o puede ser movimientos contables (caso contabilidad con sucursales).

9.- Traspaso a Excel de documentos por auxiliar:

a una planilla Excel cada uno de los documentos que nos deben o que debemos

a los auxiliares, indicando monto original y saldo.

Opción que permite enviar

10.-

movimientos contables.

Limpieza de Transacciones: Proceso exclusivo que limpia TODOS los

11.- Bloqueo Masivo de clientes: Opción que deja con el Switch de Bloqueado dentro de la ficha de auxiliar a aquellos clientes que poseen un cierto porcentaje o monto en pesos de sobregiro indicado en la ficha de auxiliares

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CAPITULO 7

SEGURIDAD

Otra opción importante del sistema que veremos se refiere a crear personas o grupos de personas que tengan autorización de acceso.

Para ello seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD.

ello seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD. Dentro de seguridad tenemos nueve opciones:

Dentro de seguridad tenemos nueve opciones:

-

Permisos por Usuarios

-

Permisos por Perfiles

-

Permisos por Procesos

-

Cambio de Password.

-

Definición de Seguridad de Password.

-

Cambio de Usuario.

-

Asigna Restricciones.

-

Auditoria de E/S de Procesos

-

Consulta Log de transacciones

-

Seguridad de Sodatos MDB

-

Comenzaremos con Definición de Perfiles.

a grupos con autorización de ingreso a

determinadas opciones del Sistema. Para definir un Perfil se debe asignar un

código alfanumérico de 8 caracteres como máximo y una descripción caracteres como tope.

de 36

Los

Perfiles

corresponderán

Ej :

Código

Descripción

DIGI

Digitador de Comprobantes

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Luego presionar OK, aparecerán todas las opciones del sistema. Para dar permisos se deberá dar un doble click frente a la opción en la columna de asignación. Como ejemplo seleccionar sólo las opciones de ingreso y modificación de comprobantes.

Luego salir.

Una vez definidos los Perfiles, se crean los distintos usuarios, para ello seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD y luego Definición de Usuarios.

Cada usuario se definirá con un código y una descripción, como ejemplo ingresar como código sus iniciales y como descripción su nombre completo.

Aparecerán 3 Carpetas:

Inf. General : A través de esta opción es posible accesar al archivo (BMP – GIF - JPG) que debe encontrarse en el directorio Softland\Bitmaps.

Permisos :

Para incorporar a alguna persona determinada algún permiso

especial.

Perfiles : Para incorporar al usuario un perfil ya definido.

Seleccionaremos, como ejemplo, la carpeta perfil y llamaremos al perfil DIGI recién definido.

a continuación volveremos a la carpeta usuario y daremos doble click para permitir además listar informes. Ya tenemos creado un usuario más del sistema.

La siguiente opción se refiere a Modificación de Password. El Sistema viene con la password SOFTLAND, la cual es conocida por todos, es por ello que se requiere que usted la modifique para que realmente sea secreta.

y por último, el sistema permite que usted cambie de usuario en cualquier

momento, solo se requiere que accese a esta opción y digite la clave de usuario que corresponda en ese instante y su password.

Asigna restricciones: Este proceso permite limitar a los usuarios a acceder a ciertas áreas de negocio o cuentas contables que el administrador del sistema así considere.

Auditoria de E/S de Procesos: Esta opción permite saber qué usuario ingreso o salió de que procesos y cuando

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Consulta Log de transacciones: indica que acción realizo el usuario cuando ingresa a algún proceso.

Seguridad de Sodatos MDB: permite proteger el archivo que contiene el espejo de la base de datos.

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BARRA DE MENÚ

RESUMEN

CAPITULO 6

OPCIONES

SEGURIDAD

DEFINICION DE USUARIOS DEFINICION DE PERFILES PERMISOS POR PROCESOS CAMBIO DE PASSWORD CAMBIO DE USUARIOS ASIGNA RESTRICCIONES AUDITORIA DE E/S DE PROCESOS CONSULTA LOG DE TRANSACCIONES SEGURIDAD DE SODATOS MDB

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