PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL

SG-SST EN SCRIBE COLOMBIA S.A.S

1. OBJETO

Establecer un procedimiento para generar una actitud positiva y participativa en

torno a las medidas de prevención en materia de seguridad y salud en el trabajo,
creando sinergias con los distintos participantes internos y externos de SCRIBE
COLOMBIA S.A.S garantizando el flujo de comunicación a todos los niveles de la
jerarquía interna y brindar la oportunidad para que se participe en el debate.

2. ALCANCE

El procedimiento para la comunicación del Sistema de Salud y Seguridad en el

trabajo aplica para todas las personas que laboran en la empresa SCRIBE
COLOMBIA S.A.S e incluye partes interesadas.

3. RESPONSABLES

Gerencia

 Revisar y aprobar las actividades pertinentes para garantizar la difusión del

Sistema en la empresa
 Definir los circuitos de comunicación.

Empleados

 Es responsabilidad de todo el personal conocer las actividades que se realizan

para la difusión del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como de
ponerlo en práctica una vez se haya informado en las distintas inducciones y
capacitaciones realizadas.

 Es responsabilidad de todos los empleados estar implicados en la mejora del

desempeño de la empresa informándose y participando activamente en las
distintas actividades.
 Es responsabilidad acceder a la información que se publica en las distintas
carteleras de SCRIBE COLOMBIA S.A.S (Portería, Edificio Administrativo,
Edificio de Producción) sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
trabajo.

Responsable seguridad y salud en el trabajo.

 Responsable de convocar reuniones.

 Recoger, documentar y responder las comunicaciones externas e internas.

 Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas

y externas relativas a la seguridad y salud en el trabajo.

 Garantizar que se dé a conocer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo SG-SST a los trabajadores y contratistas.

 Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los

trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo para que sean
consideradas y atendidas por los responsables en la empresa.

Jefes de área

 Una vez se establezca una sugerencia de algún empleado,

se debe de dar respuesta a la misma.
 Resto de personal: · Responsable de respetar los circuitos de comunicación
establecidos
 para la operatividad de cada procedimiento.
 · Comunicar cualquier sugerencia de la SST.

Integrante comité paritario de seguridad y salud en el trabajo

 Ser difusor activo de la información del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad

en el trabajo a sus representados.

 Informar mediante canales de comunicación quejas, inquietudes y aportes por

parte de los trabajadores sobre el Sistema de Gestión de salud y Seguridad en
el Trabajo.
 4. LEGISLACION APLICABLE.

Decreto 1443 de2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementación

del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Resolución 1016 de Marzo 31 de 1989 Reglamento de la organización,

funcionamiento y forma de los programas de salud ocupacional.

Resolución 6398 del 1991 Por la cual se establece procedimientos en materia de

salud ocupacional

5. DEFINICIONES.

Comunicación
 6. COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna garantiza que el personal propio y contratado por la

empresa Scribe, conozcan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, los riesgos a los que se encuentran expuestos, así como los objetivos del
Sistema de Gestión, y puedan además contribuir al cumplimiento de la Política de
Seguridad y Salud en el Trabajo y a la mejora continua. También sirve como medio
de recepción de sugerencias e información para la revisión de los procedimientos y
programas.

El responsable de Seguridad y Salud en el trabajo, difundirá entre el personal la

información, resoluciones y novedades relacionadas con el Sistema de Gestión
mediante los siguientes medios:

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Destinar espacios en el NOTI SCRIBE que

hablen sobre el Sistema de Gestión de
Difusión de Salud y seguridad en el trabajo, en esta
Responsable
información sección se harán recomendaciones sobre
1 Seguridad y Salud
en el NOTI las buenas prácticas de trabajo, reporte de
en el Trabajo
SCRIBE condiciones, y hechos y actos importantes
que demuestren el compromiso con el
Sistema.

Publicar y mantener actualizada información

de interés sobre la SST, como también
disponer de espacios de amplio tránsito de
Responsable personal para que la Política de Seguridad y
Carteleras
2 Seguridad y Salud Salud en el trabajo, los objetivos, el
informativas
en el Trabajo reglamento interno, reglamento de higiene y
seguridad, etc., sean exhibidos y
comunicados a todo el personal interno y
externo de la empresa.

Difusión de Socializar a todos los funcionarios el

información Responsable Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
3 mediante Seguridad y Salud el trabajo, sus mejoras, modificaciones, y
Capacitacio en el Trabajo aspectos más relevantes del Sistema; a fin
nes de concientizar sobre la importancia que
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

tiene este tema para la empresa, para los

trabajadores y para la sociedad.

Comunicar por medio de circulares

Responsable
Circulares informativas capacitaciones, foros,
4 Seguridad y Salud
Informativas conferencias y demás actividades a realizar
en el Trabajo
relacionadas con el Sistema.

Comunicar por vía Correo Electrónico

(Comunicaciones Colombia) información
Difusión de
Responsable general sobre el Sistema de Gestión de
información
5 Seguridad y Salud Seguridad y Salud en el trabajo de manera
vía Correo
en el Trabajo periódica, este espacio afianza la difusión de
electrónico
información al personal Scribe y así
contribuir a la prevención del riesgo.

Las reuniones del Comité Paritario son

espacios que se propician a los trabajadores
para manifestar inquietudes y
Difusión de recomendaciones sobre las condiciones de
información trabajo de los funcionarios, además son una
6 Copasst
ante el estrategia para el fomento de la difusión de
Copasst información en la que los representantes de
los trabajadores informan los logros
alcanzados en el tema a todos los
trabajadores.

Propiciar espacios con los responsables de

Reunión de Responsable
áreas y con quien se estime oportuno para
7 Comités y Seguridad y Salud tratar temas de Seguridad Industrial.
jefes de en el Trabajo
áreas.

Al momento en que un funcionario nuevo

ingresa a Scribe Colombia debe firmar
Documenta
contrato y otros documentos relacionados
8 ción de Área de Gestión
con Seguridad y Salud en el trabajo como el
ingreso. Humana Reglamento de Higiene, política de
Seguridad, tabaquismo, cartillas, etc.
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Al momento del ingreso de todo personal

nuevo en Scribe, se realiza una inducción de
Inducción a Responsable Seguridad Industrial en la que se comunican
9 personal Seguridad y Salud las medidas de seguridad y riesgos en
nuevo en el Trabajo Planta, y se realiza una evaluación a fin de
retroalimentar y soportar la realización de la
inducción.

Se realiza una inducción en el puesto de

trabajo específico donde va a laborar el
Inducción Responsable funcionario nuevo con el propósito de dar a
10 especifica al Seguridad y Salud conocer características específicas del
puesto de en el Trabajo puesto, de los riesgos y precauciones que
trabajo se deben tener en cuenta para la prevención
de accidentes laborales.

Realizar reconocimientos a los funcionarios

que se han esforzado por cumplir con los
requisitos de Seguridad y Salud en el trabajo
Responsable
que se ha establecido en la empresa, a fin
12 Reconocimi Seguridad y Salud
ento a en el Trabajo de incentivar a todos los funcionarios de las
personal. distintas áreas para que la prevención del
riesgo sea mayor y el número de accidentes
e incidentes se vea disminuido.

Si un funcionario de Scribe Colombia tiene

una sugerencia relacionada con la Salud y
Seguridad en el trabajo se brindaran
Correo de Responsable espacios como el correo de sugerencias en
13 sugerencias Seguridad y Salud el cual mediante un correo electrónico al
. en el Trabajo cual puede escribir y hacer la respectiva
anotación con el propósito de tomar las
acciones necesarias para la mejora continua
del Sistema.

Señalizació Responsable Disponer de la señalización preventiva

14 n en la Seguridad y Salud pertinente en los lugares donde se
planta en el Trabajo identifiquen riesgos y peligros que puedan
causar daño a la integridad de los
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

funcionarios de Scribe Colombia y personal

externo.

7. COMUNICACIÓN EXTERNA

La organización considera comunicación externa a toda aquella información que se

facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la organización. Estas
comunicaciones las pueden realizar las diferentes partes interesadas como:
Ministerio del Trabajo, Ministerio de Ambiente, organismos Públicos, Cuerpo de
Bomberos, contratistas, vecinos, Clientes, proveedores, etc.

Las comunicaciones externas sobre temas de Seguridad y Salud en el Trabajo

pueden tratar, entre otros, los siguientes temas: Incidentes y accidentes, cursos de
capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo, auditorias de Riesgos del Trabajo,
evaluación de riesgos, solicitudes de información de carácter de Seguridad y Salud
o sobre el Sistema de Gestión.

La comunicación a los contratistas es realizada según el trabajo a desempeñar;

éstos deberán recibir la inducción de seguridad industrial
y ser comunicados los riesgos inherentes al lugar de trabajo y el Plan de
Emergencia de la Organización, antes de la realización de cualquier trabajo
en las instalaciones.

Las comunicaciones a los visitantes se realizarán mediante carteleras informativas,

anuncios, luces, alarmas, así como las diversas señalizaciones de emergencia que
están ubicadas en las instalaciones inducción…

El responsable de Seguridad y Salud en el trabajo, difundirá entre el personal la

información, resoluciones y novedades relacionadas con el Sistema de Gestión
mediante los siguientes medios:

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Informar mediante artículos de prensa

cuando se amerite información
1 Prensa local relacionada con el Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el trabajo con
el propósito de que personal involucrado
Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

o no con la compañía conozcan

aspectos relevantes que se están
manejando en el tema.

Comunicar de forma directa a visitantes

Comunicació
sobre las medidas de precaución que se
n directa a
deben tener para transitar en la planta
visitantes
de Scribe Colombia

Difusión de Comunicar e informar a través de Scribe

información .com.co las actividades que se están
en Página emprendiendo en materia de Seguridad
Web y Salud en Scribe Colombia.

8. CONSULTA A LOS TRABAJADORES

La consulta a los trabajadores que se encuentran dentro del alcance del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se lleva a cabo mensualmente y
aprovechando el tiempo utilizado en la reunión mensual de los Sub Comités de
Seguridad y Salud.

El responsable de realizar la consulta es el Jefe o técnico de cada unidad de

negocio, el Medico Ocupacional y deben registrar toda la información en el “Acta
de Reunión del Sub Comité”, y enviar el documento a la Jefatura de Seguridad y
Salud en el Trabajo, para realizar la consulta respectiva a los responsable y dar
solución a aquellas inquietudes, o a realizar el seguimiento respectivo.