Versión:

01
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Código:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y AUTOCONTROL
GFPI-G-001
Guía de Aprendizaje para el Programa de Formación Complementaria Virtual
Fecha de vigencia:
2013-10-09

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 3

1. INTRODUCCIÓN

El programa de formación “Organización Documental en el Entorno Laboral”, está proyectado para fortalecer
y mejorar los procesos en cuanto a organización de documentos en las empresas públicas y privadas, que
constantemente están produciendo y recibiendo documentos, para ello, es necesario conocer qué sistemas
apoyan actividades de ordenación documental y archivística y qué parámetros son implementados en el sistema
de calidad que contemple la institución.

A continuación, se describe cada una de las actividades que conforman la guía de aprendizaje 1 teniendo en
cuenta el Resultado de Aprendizaje 3 “Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios
archivísticos y la legislación vigente”, mediante el cual el aprendiz podrá enriquecer los conocimientos para la
aplicación en su actividad laboral, mediante mecanismos y estrategias que permitan la ordenación de
documentos y archivos, en concordancia la normatividad vigente y a las directrices de la institución
contempladas en el sistema de calidad que cada día es más importante, tanto en entidades privadas como
oficiales.

Lo anterior se abordará mediante la actividad de aprendizaje AA3 “Aplicar el procedimiento para ordenar los
documentos de acuerdo con lo establecido por la organización y su sistema de calidad”.

¡Bienvenidos!

2. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Organización Código: 51130034

Documental en el Entorno Laboral.
Versión: 1
Resultados de Aprendizaje: Competencia:

21060200903. Clasificar los documentos de 210602009. Organizar archivos de gestión de acuerdo

archivo aplicando los principios archivísticos y la con normatividad vigente y políticas institucionales.
legislación vigente

Duración de la guía: 10 Horas

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

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Actividad de Reflexión Inicial

En la actualidad, una dificultad presente en las empresas o instituciones se presenta desorganización en los
documentos de archivo, dado a que en ocasiones se cuentan con documentos repetidos en varias oficinas, o
muchas veces se requiere información que no se logra ubicar, o mientras se ubica transcurre un buen lapso
de tiempo y con dificultad logran su ubicación, es importante reflexionar sobre la necesidad de la organización
documental, con el fin de que todos los documentos de la empresa se encuentren controlados y centralizados
con sistemas de gestión documental eficientes que permitan un fácil almacenamiento y la ubicación oportuna
de los documentos en el archivo.

Por lo anterior, la gestión documental es de suma importancia para que la administración logre cumplir con
sus necesidades de operación y gestión, teniendo presente los conocimientos necesarios para su organización
y su adecuada conservación.

Como ejercicio reflexivo, lea las siguientes preguntas e intente dar respuesta.

• ¿Qué sistemas conoce y que se pueden utilizar para la ordenación de documentos?

• ¿Considera importante los elementos que se utilizan para la conservación de los documentos?
• ¿sabe por qué algunos documentos se deben foliar y cuáles no?
• ¿Por qué considera que se da la desorganización documental se presenta en las instituciones?

Nota: esta actividad tiene como finalidad encaminarlo en el desarrollo de los temas de esta guía de
aprendizaje.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Como se observa, en la actividad de reflexión inicial, se reafirma la necesidad de conocer los diferentes
sistemas de ordenación documental, y participar en el crecimiento de las empresas, implementando sistemas
de gestión de calidad , y de esta forma avanzar en la comprensión de las actividades para el logro del resultado
de aprendizaje del que trata ésta guía

De tal manera, el aprendiz deberá fundamentar sus saberes previos, complementando conocimientos
mediante la consulta de textos y referencias bibliográficas sobre el tema especificado en relación ordenación
documental, los diferentes sistemas de ordenación la importancia de la buena conservación de los
documentos y los elementos necesarios para su preservación y conservación, también puede apoyarse en las
vivencias personales de conocedores sobre la materia, y con los que le resulte posible intercambiar ideas; con
todo esto, y con los lineamientos que se presentan y describen en esta guía, deberá desarrollar la actividad de
aprendizaje AA3 “Aplicar el procedimiento para ordenar los documentos de acuerdo con lo establecido por
la organización y su sistema de calidad”.

Encuentro Sincrónico: El aprendiz deberá participar en los encuentros sincrónicos citados por el instructor,
principalmente en el encuentro del inicio del programa donde se explicará objetivo del cuso, los resultados y
actividades de aprendizaje, las evidencias a desarrollar y sus criterios de evaluación, duración, cronograma
de actividades, entre otros aspectos, como por ejemplo resolver dudas e inquietudes, explicar temas

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técnicos específicos, orientar en la búsqueda de información y entrega de evidencias.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Es importante tener presente que los conocimientos adquiridos mediante el seguimiento y aplicación de esta
guía, resultan claves para apropiar los conceptos generales sobre ordenación documental, los elementos
necesarios para la correcta preservación y conservación de los documentos.

Le invitamos a avanzar en el proceso, teniendo en cuenta los requerimientos para el alcance de las
competencias que propone el programa de formación mediante la presente actividad de apropiación del
conocimiento. El desarrollo del resultado de aprendizaje “Clasificar los documentos de archivo aplicando los
principios archivísticos y la legislación vigente”. Se hace necesario que usted como aprendiz apropie los
conocimientos basados en los siguientes temas:

➢ Ordenación Documental.
➢ Sistemas de Gestión de Calidad
➢ Los Sistemas de Ordenación Documental
➢ Unidades de conservación documental
➢ La preservación y Conservación de los documentos
➢ Foliación Documental

La actividad de aprendizaje “Aplicar el procedimiento para ordenar los documentos de acuerdo con lo
establecido por la organización y su sistema de calidad”, le permitirá evidenciar el saber adquirido,
garantizando el logro de competencias requeridas mediante la apropiación de conocimientos necesarios para
un buen desempeño en su campo laboral, con el fin de organizar los archivos institucionales de acuerdo con
los criterios archivísticos y la normatividad vigente. En necesario que usted:

• Fortalezca sus conocimientos a través de la consulta del Objeto de Aprendizaje (OA) y recursos que
se proporcionan en el ambiente virtual.
• Construya y entregue todas las evidencias de requeridas para la valoración del instructor.

En la plataforma LMS, se encuentra el Objeto de Aprendizaje (OA) que debe leer, comprender y asimilar; toda
vez, que en el encontrará la información que le permitirá analizar la conceptualización técnica del presente
tema de estudio.

• Objeto de Aprendizaje: Ordenación Documental.

Orientación del Instructor

Para el desarrollo de esta actividad de aprendizaje y sus correspondientes evidencias, el instructor orientará
la revisión y posterior profundización en los contenidos y recursos didácticos (objetos de aprendizaje, videos,
enlaces externos, bibliografía, otros), dispuestos en el ambiente virtual. Igualmente, brindará realimentación
oportuna sobre los resultados de aprendizaje esperados y competencias a alcanzar en el
desarrollo del tema. Así mismo, el instructor es el encargado de orientar el proceso formativo mediante

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explicaciones especificas aclaración de inquietudes, direccionamiento de actividades, recomendaciones para

el aprendizaje y el desarrollo de evidencias; fomentando en el aprendiz una cultura de investigación, el respeto
a los derechos de autor, y la calidad como un valor agregado en las labores que se encomienden permitiendo
que los documentos sean fuente oportuna de información.

Para el logro del resultado de aprendizaje, el aprendiz realizará las síguete evidencias:

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO

• EVIDENCIA 1. Cuestionario de preguntas AA3. El aprendiz deberá responder a cuestionario de preguntas

relacionado con la ordenación documental, los sistemas de ordenación, unidades de conservación,
preservación y conservación documental, la foliación, con el fin de que evalúe los conocimientos
adquiridos durante el programa. Ingrese al cuestionario, lea cuidadosamente cada pregunta y responda
según su criterio la respuesta correcta, para un mejor desempeño en la prueba se recomienda antes de su
presentación haber realizado la lectura al material enviado.

3.4 Actividades de transferencia de conocimiento

En este momento, usted como aprendiz, ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más
representativos que le permiten reconocer la importancia la ordenación documental, el sistema de gestión de
calidad, los diferentes elementos que encontramos en el mercado para la adecuada conservación de los
documentos, la preservación y conservación, además de la correcta foliación de los documentos.

Para cumplir con esta evidencia, es importante que usted haya revisado, leído y comprendido el material de
estudio presentando en esta guía. De acuerdo con las indicaciones de su instructor, posteriormente debe
ingresar a la plataforma LMS y entregar la actividad (evidencia) desarrollada en la plataforma.

EVIDENCIA DE PRODUCTO

• EVIDENCIA 2. Informe sistema para organización de documentos. El aprendiz deberá analizar dentro de
la entidad donde labora o investigó, el sistema que utiliza para la organización de documentos de archivo,
presentar un diagnóstico, donde defina si cumple o no cumple con los elementos de preservación y
conservación documental, generar recomendaciones de mejora respecto de lo encontrado.

3.5 Actividades de evaluación.

Técnicas e Instrumentos de
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación
Evaluación
Ordena y aplica los documentos de
EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO
archivo, de acuerdo con el sistema Enlace LMS:
establecido por la organización,
EVIDENCIA 1. Cuestionario de Cuestionario de Preguntas
normas y técnicas de preservación y
preguntas AA3.
conservación documental.

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EVIDENCIA DE PRODUCTO
Ordena y aplica los documentos de Enlace LMS para envío de
EVIDENCIA 2. Informe sistema
archivo, de acuerdo con el sistema informe
para organización de
establecido por la organización,
documentos.
normas y técnicas de preservación y
conservación documental.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Unidades de conservación: Es el lugar en donde se desarrolla la gestión, administración y ejecución de los

diversos procesos de conservación que se deben implementar en el archivo documental, para la preservación
en el tiempo de los documentos.

Foliación: Acción de numerar hojas.

Preservación Documental: acciones preventivas que contribuyen al buen estado de los acervos
documentales.

Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo.

Conservación Documental: Comprende las estrategias y técnicas específicas para la protección de los
materiales de archivo.

5. BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación. (20 de Septiembre de 2002). ACUERDO No. 037. Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y
14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

GLADYS JIMENEZ GONZALEZ. (2003). ORDENACIÓN DOCUMENTAL –ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

Godoy, J., López, I., & Casilimas, C. (s.f.). MINI/MANUAL No. 4 -TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES.

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6. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro de Comercio y
Carmen Milena Ferreira Experta Temática Servicios
Ardila
Asesor Pedagógico Línea Centro Industrial de
de Producción Regional Mantenimiento
15 de septiembre
Rosa Elvia Quintero Guasca Santander Integral- CIMI.
de 2016
Regional Santander
Luis Orlando Beltrán Asesor Pedagógico Línea Centro Industrial de
Vargas de Producción Regional Mantenimiento
Santander Integral- CIMI.
Regional Santander

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