PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.

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Fecha: 22/06/2008
CONTROL DE COSTOS
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la correcta estimación mensual del resultado económico y margen
real del Proyecto, considerando tanto el resultado acumulado en la fecha de evaluación como el
resultado proyectado al final del Proyecto.

Figura 01 – el Control de Costos es el proceso por el que se calcula el resultado a fin de Proyecto.

La información obtenida del Control de Costos debe ser oportuna, confiable y sustentable a fin de que
pueda ser útil como una herramienta de gestión.

2. DESARROLLO

2.1. Secuencia del Control de Costos

El proceso de Control de Costos puede esquematizarse con el flujo mostrado en la figura siguiente:

ANTES DEL INICIO AL INICIO MES A MES AL FINAL

Estructura Presupuesto Margen a Fin de Obra Margen Final
de Control Meta Margen a la Fecha

MESES DEL
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …….
PROYECTO

Figura 02 – Procesos de Control de Costos.

Al inicio de la etapa de Planeamiento1 el Proyecto define la Estructura de Control2, de acuerdo a las

metodologías establecidas por este manual. Esta estructura será creada en el Sistema de Contabilidad
(ORACLE) y servirán para registrar todos los costos en la contabilidad. El resultado del Planeamiento
en lo referente a costos queda plasmado en el Presupuesto Meta3, el cual deberá ser presentado y
aprobado en la Reunión de Compromisos.

El proceso de Control de Costos que es materia del presente documento corresponde al de la gestión
día a día del Proyecto. Consiste en validar mes a mes el Margen a Fin de Proyecto e identificar y
registrar las brechas entre este Margen y el Margen Meta. Las brechas de costo resultantes entre el
Presupuesto Meta y los costos reales del Proyecto se analizarán ordenadas de acuerdo a la Estructura
de Control.

1 Ver documento introductorio GYM.SGP.PG.08 – Planeamiento

2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control
3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta
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2.2. Resultado a Fin de Proyecto

Para obtener el Resultado a fin de Proyecto se deben sumar dos análisis: el del cálculo del Resultado
a la Fecha y el estimado del Resultado del Saldo. Para ello se empleará la metodología escogida por
el Proyecto asociada a la estructura de control usada.

Figura 03 – Resultado a Fin de Proyecto.

A. Resultado a la Fecha:
Consiste en el cálculo de la venta y el costo reales acumulados a la fecha, y por consiguiente del
resultado o margen real a la fecha. Éste debe incluir los gastos financieros y otros ingresos y egresos
extraordinarios (como por ejemplo facturación de cargos a terceros4). El Resultado a la Fecha debe
coincidir con el Resultado Contable5, sin incluir la diferencia por tipo de cambio.

B. Resultado del Saldo

Consiste en el cálculo de la venta y el costo proyectados del saldo del Proyecto, y por consiguiente
del resultado o margen del saldo. Es el resultado de la actualización del planeamiento (es decir, del
Presupuesto Meta) para el saldo del Proyecto. Para ello se verifican las estrategias de ejecución, se
revisan alternativas posibles y se considera la dificultad específica de la porción del Proyecto que
falta ejecutar, con lo que se obtienen cuadrillas, rendimientos y ratios ajustados para el saldo. Este
ejercicio se denomina proyección del saldo, y se elabora a partir de la información conocida y/o
definida a la fecha. Debe incorporar los posibles costos imprevistos y/o contingencias identificados.

2.3. Metodologías de Control de Costos

Existen dos metodologías establecidas para llevar a cabo el Control de Costos. El Proyecto escogerá la
metodología a usar, tomando en cuenta que cada una requiere una Estructura de Control6 particular,
la cual es definida al inicio del Proyecto.

4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.28 – Gestión de Subcontratas

5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable
6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control
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A. Metodología 1:
Es la metodología utilizada más frecuentemente en los Proyectos civiles y de edificaciones. Se basa
en la clasificación de costos según el criterio de Frentes y Partidas.

Cuentas Contables
Mat MO EQ SC CI Total
Frente A
Partida 1
Partida 2
Frente / Partida

Partida 3
Partida 4
Frente B
Partida 1
Partida 2
Partida 5
Partida 6
…
Total

Figura 04 – Estructura de Control según Metodología 1.

Esta metodología funciona bajo el siguiente esquema:

Venta a la Venta a fin de

Venta del saldo
Fecha proyecto

Costo a la Costo a fin de

Costo del saldo
Fecha proyecto

Resultado a la Resultado del Resultado a fin

Fecha saldo de proyecto

Cierre Proyección del Resultado

Contable Saldo proyectado

Venta a la Fecha Venta a Fin de Proyecto

Costo a
Costo Costo a la Costo
Brechas Fin de Brechas
Previsto Fecha Previsto
Proyecto

Resultado
Resultado Resultado Resultado
a Fin de
Previsto a la Fecha Previsto
Proyecto

Análisis de Análisis de
Brechas del Costo Brechas del Costo
a la Fecha a Fin de Proyecto

Figura 05 – Esquema de trabajo de la metodología 1.

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Resultado a la fecha:

9 La Venta a la Fecha se obtiene según lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre

Contable.

9 El Costo a la Fecha ordenado de acuerdo a la Estructura de Control se obtiene de la contabilidad

a través de la consulta ORACLE “Costos por Frente y Partida” acumulado a la fecha. Para ello
el Cierre Contable7 debe estar terminado y debe haber sido verificada la correcta asignación
de los costos de acuerdo a la estructura de control.

9 El Costo Previsto se calcula ingresando al Presupuesto Meta8 los avances de la Venta a la Fecha
de acuerdo a la metodología con que se elaboró, incluyendo los adicionales y provisiones
consideradas. El Costo Previsto se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control. Se
recomienda el uso del S10 para facilitar el cálculo del Costo Previsto9.

9 Para el cálculo de las brechas, se ingresará toda la información anterior en la herramienta en

Excel “CCostos-1”, la cual se adjunta junto con su instructivo en el disco que acompaña este
manual. Las brechas se obtienen ordenadas por Frente/Partida/Rubro.

9 Se deberá sustentar ante la Gerencia de División las principales Brechas y su impacto en el

Margen a Fin de Proyecto.

9 El “CCostos-1” y la explicación de las brechas se adjuntarán con la entrega del Panel de

Control del mes correspondiente.

Resultado del Saldo:

9 La Venta del Saldo se calcula como la estimación de la venta más probable del alcance pendiente
de ejecutar hasta el fin del Proyecto, incluyendo actualización de cantidades, estimado por
adicionales o trabajos nuevos, etc. No será necesariamente la diferencia entre la venta a la
fecha y la venta contractual.

9 El Costo del Saldo es el costo asociado a la Venta del Saldo. Se calcula presupuestando el
costo de los avances de la Venta del Saldo, pudiendo utilizarse como referencia el Presupuesto
Meta. Es decir, se revisan los rendimientos, ratios de productividad, recursos, procedimientos
constructivos y en general todas las consideraciones del Planeamiento para el saldo por ejecutar,
a fin de obtener la estimación más confiable del Costo del Saldo. También se actualizan las
contingencias, validando su vigencia, monto, porcentaje considerado, etc. El Costo del Saldo
se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control.

9 El Costo Previsto se calcula ingresando al Presupuesto Meta los avances de la Venta del Saldo
de acuerdo a la metodología con que se elaboró, incluyendo los adicionales y contingencias
considerados. El Costo Previsto se ordena luego de acuerdo a la Estructura de Control.

9 Para el cálculo de las brechas, se ingresará toda la información anterior en la herramienta en

Excel “CCostos-A”, la cual se adjunta junto con su instructivo en el disco que acompaña este
manual. Las brechas se obtienen ordenadas por Frente/Partida/Rubro.

Resultado a fin del Proyecto:

9 La venta, el costo, el resultado y las brechas a fin del Proyecto (tanto previstas como reales y
proyectadas) se obtienen sumando los conceptos correspondientes del resultado a la fecha y
el resultado del saldo.

B. Metodología 2:

Es la metodología utilizada más frecuentemente en los Proyectos electromecánicos. Se basa en la

clasificación de costos según el criterio de Fases y familias de Recursos.
7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable
8 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta
9 Ver instructivo GYM.SGP.IN.03 – Presupuesto Meta en S10
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Cuentas Contables
Mat MO EQ SC Sup CI Total
Fase 1
Recurso Mat1
Recurso Mat2
Fase / Recurso

Recurso MO1
Recurso MO2
Recurso EQ1
Recurso EQ2
Recurso EQ3
Recurso SC1
Recurso SC2
…
Total

Figura 09 – Estructura de Control según Metodología 2.

Se recuerda que el rubro Supervisión contablemente forma parte de los Costos Indirectos, por lo que
debe estos conceptos deberán ser separados fuera del ORACLE a fin de llevar a cabo esta metodología.
Esto es explicado con detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control.

Esta metodología funciona bajo el siguiente esquema:

Venta a la Venta a fin de

Venta del saldo
Fecha proyecto

Costo a la Costo a fin de

Costo del saldo
Fecha proyecto

Resultado a la Resultado del Resultado a fin

Fecha saldo de proyecto

Cierre Proyección del Resultado

Contable Saldo proyectado

Venta a
Venta
Venta a la Fecha Fin de Brechas
Meta
Proyecto

Costo a
Costo a la Costo Costo
Brechas Fin de Brechas
Fecha Aplicado Meta
Proyecto

Resultado Resultado
Resultado
a Fin de a Fin de
Meta
Proyecto Proyecto

Análisis de
Análisis del
Resultado Brechas de Costo y
Resultado
Pendiente Venta a Fin de
Pendiente
Proyecto

Figura 07 – Esquema de trabajo de la metodología 2.

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Resultado a la fecha:

9 La Venta a la Fecha se obtiene según lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre

Contable.

9 El Costo a la Fecha ordenado parcialmente de acuerdo a la Estructura de Control se obtiene

de la contabilidad a través la consulta ORACLE “Costos por Frente y Partida” acumulado a
la fecha. Para ello el Cierre Contable10 debe estar terminado y debe haber sido verificada la
correcta asignación de los costos de acuerdo a la estructura de control.

9 Para obtener el Costo a la Fecha ordenado totalmente de acuerdo a la Estructura de Control

tal como quedó definida en el documento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta, se deberá
ingresar la información del ORACLE en la herramienta de Excel “CCostos-2”, la cual se adjunta
junto con su instructivo en el disco que acompaña este manual.

Resultado del Saldo:

9 La Venta del Saldo se calcula como la estimación de la venta más probable del alcance pendiente
de ejecutar hasta el fin del Proyecto, incluyendo actualización de cantidades, estimado por
adicionales o trabajos nuevos, etc. No necesariamente será la diferencia entre la venta a la
fecha y la venta contractual.

9 El Costo del Saldo es el costo asociado a la Venta del Saldo. Se calcula actualizando los rendimientos,
recursos, tarifas, ratios de productividad, procedimientos constructivos y en general todas las
consideraciones del Planeamiento para el saldo por ejecutar, a fin de obtener la estimación más

confiable del Costo del Saldo. También se actualizan las contingencias, validando su vigencia,
monto, porcentaje considerado, etc.

9 El Costo del Saldo se ordena de acuerdo a la Estructura de Control ingresando la información

del punto anterior en la herramienta de Excel “CCostos-2”. Esta información es presentada en
forma de una proyección mensual de venta y costo por Fase.

Resultado a fin del Proyecto:

9 La venta y el costo proyectados a fin del Proyecto se obtienen sumando los conceptos
correspondientes del resultado a la fecha y el resultado del saldo, con lo cual se obtiene el
resultado proyectado a fin del Proyecto.

9 Dado que se tiene la venta y el costo separado por fase, se obtiene también el resultado
proyectado de cada fase, al final del Proyecto.

9 Se analizarán las brechas de venta y costo contra lo previsto en el Presupuesto Meta.

Adicionalmente y como referencia, también se realizará una comparación contra la proyección
realizada el mes anterior.

Análisis del Resultado Pendiente:

9 Se define el “Costo Aplicado” como el costo teórico que, restado de la Venta a la Fecha, permite
obtener un Margen a la Fecha igual al Margen Proyectado (en términos porcentuales).

9 La diferencia entre el Costo Aplicado y el Costo Real se define como el “Resultado Pendiente”,
el cual debe ser justificado a fin de evaluar la confiabilidad del Resultado Proyectado.

9 Existen tres tipos de explicaciones para justificar el Resultado Pendiente, las cuales se explican
brevemente a continuación. La explicación detallada puede ser consultada en el Instructivo
GYM.SGP.IN.08 – Herramienta “CCOSTOS-2” (Control de Costos para la Metodología 2):

10 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable

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a. Por la Venta: Cuando se ha considerado avances y/o conceptos en la Venta a la Fecha que
no se corresponden con el Costo a la Fecha consumido (ejemplo: valorización adelantada
de gastos generales no consumidos). Este concepto debería ser cero en la gran mayoría
de casos, debido a que la definición de Venta a la Fecha establecida en el procedimiento
GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable incluye el concepto de provisiones.

b. Por el Costo: Cuando se ha considerado avances y/o conceptos en el Costo a la Fecha que
no se corresponden con la Venta a la Fecha considerada (ejemplo: material zarandeado
en stock producido y todavía no valorizado). Este concepto también debería ser cero en
la gran mayoría de casos, debido a que la definición de Costo a la Fecha establecida en
el procedimiento GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable incluye el concepto de provisiones.

c. Por el Margen: Se puede considerar que el Resultado Proyectado está conformado por
los aportes de Resultado de cada Fase que conforma el Proyecto. Es normal que la
composición de este aporte vaya cambiando conforme se ejecuta el Proyecto, por lo que
casi siempre se induce de manera automática un Resultado Pendiente por este concepto.
La Herramienta “CCostos-2” calcula el monto correspondiente a este concepto utilizando
el esquema siguiente:

Venta a la Margen
Fecha Fase
1
x( Proyectado
(%)
- Margen Fase 1
(%) )
Venta a la Margen
Fecha Fase
x( Proyectado
- Margen Fase 2
(%) )

S
2 (%)

Venta a la Margen
Fecha Fase
3
x( Proyectado
(%)
- Margen Fase 3
(%) )
… … …

Venta a la Margen
Fecha Fase
N
x( Proyectado
(%)
- Margen Fase
N (%) )
Figura 08 – Justificación del Resultado Pendiente por el aporte de márgenes de las Fases.

Adicionalmente, se debe considerar que en cada Fase se puede estar obteniendo un margen
distinto del proyectado a fin de Proyecto debido a que se está ejecutando la parte más fácil o
la más complicada del Proyecto.

9 Se define como “Contingencia” a la porción de Resultado Pendiente que no pueda ser

explicada por ninguna de las tres justificaciones explicadas en el punto anterior. El monto de
la Contingencia representa una posible variación del Resultado Proyectado.

9 Para el análisis de los conceptos descritos líneas arriba se debe considerar la siguiente
convención de signos:

a. Resultado Pendiente: Si es positivo significa que el costo real a la fecha del Proyecto está
por encima del costo aplicado. Si es negativo significa que está por debajo.

b. Justificaciones del resultado pendiente: Si es un monto que cuyo efecto es el de empeorar

el Resultado Pendiente, entonces se trata de una Provisión Pasiva y debe ser sumada al
Resultado Pendiente. Si es un monto cuyo efecto es el de mejorar el Resultado Pendiente,
entonces se trata de una Activización y debe ser restada al Resultado Pendiente.

c. Contingencia: Si es positiva significa que el resultado proyectado puede disminuir. Si es

negativa significa que puede aumentar.
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RESULTADO PENDIENTE MARZO

Distribucion de Gas-Frente Lurin

PROVISION
CONCEPTO ACTIVIZACION
PASIVA

1 POR LA VENTA
1.1 VALORIZACION MAYOR AL AVANCE 300,000.00
1.2 VALORIZACION MENOR AL AVANCE 0.00
1.3 VALORIZACION DE ADICIONALES 0.00
2 POR EL COSTO
2.1 MATERIALES EN STOCK 0.00
2.2 COSTO NO INCLUIDO 0.00
2.3 VENTA DE ACTIVOS 0.00
3 POR EL MARGEN
TRAZO,MOVILIZACION, EXCAVACION,
3.1 178,593.72 0.00
MOV. DE TIERRAS
RELLENOS, COMPACTACION,
3.2 184,268.89 0.00
REPOSICION DE PAVIMENTOS
CAMARA DE VALVULAS-ESTACION DE
3.3 20,320.15 0.00
VENTANILLA-OBRAS CIVILES
3.4 ELECTROMECANICO 0.00 747,270.48

TOTAL 383,182.77 1,047,270.48

RESULTADO PENDIENTE -1,097,561.80

ACTIVIZACION -383,182.77
PROVISION PASIVA 1,047,270.48

CONTINGENCIA -433,474.08

26.04% Margen proyectado

3.31% Contingencia
29.34% Probable Margen de Obra

Figura 09 – Ejemplo de análisis del Resultado Pendiente

2.4. Análisis de Brechas

El resumen por rubro de los resultados a la fecha y a fin de Proyecto junto con las brechas respectivas
contra el previsto se reporta en la hoja de Resultado del Panel de Control11, con base en el reporte
llamado “Panel de Control” obtenido del ORACLE.

Venta a la Fecha Venta a Fin de Proyecto

Costo a
Costo Costo a la Costo
Brechas Fin de Brechas
Previsto Fecha Previsto
Proyecto

Resultado
Resultado Resultado Resultado
a Fin de
Previsto a la Fecha Previsto
Proyecto

Análisis de Reporte Análisis de

Brechas del Costo “Panel de Control” Brechas del Costo
a la Fecha del ORACLE a Fin de Proyecto

Figura 10 – Brechas de Costo a la Fecha y a Fin de Proyecto

11 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.45 – Informes de Gestión

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Se hace notar que al tomarse la misma venta como base para el cálculo de los Costos Previstos, éstos
son comparables con el costo real a la fecha obtenido del ORACLE y con la proyección de costos del
saldo. En consecuencia, las brechas presentadas son sólo brechas de costo, no existiendo por lo tanto
brechas de venta. Las brechas de costo resultantes de esta comparación deberán ser sustentadas
ante la Gerencia de División, así como sus impactos en el resultado a fin de Proyecto.

Se debe tomar en cuenta que:

9 La Metodología 1 y la Herramienta “CCostos-1” permiten obtener las brechas de costo de manera

directa, así como la descomposición de la misma a nivel de Partidas. El detalle de los recursos
involucrados en los costos reales por partida debe obtenerse de los sistemas de información del
Proyecto como el SISPO o el módulo de Almacenes de ORACLE.

9 La Metodología 2 y la Herramienta “CCostos-2” no consideran el cálculo de los costos previstos

a la fecha y proyectado, por lo no permiten obtener las brechas de costo de manera directa.
Para elaborar la hoja de Resultado del Panel de Control, los costos previstos se deberán calcular
siguiendo los pasos que correspondan de la Metodología 1, a fin de obtener las brechas de costo
respectivas. El detalle de los recursos involucrados en los costos reales por Fase se obtienen
directamente de la herramienta “CCostos-2”.

Las brechas de mano de obra y equipos deberán ser compatibilizados con los resultados de los IP12
respectivos.

2.5. Matriz de Responsabilidades

GD GP ECC
1. Cálculo de la venta a la fecha, incluyendo provisiones √
2. Validación del costo a la fecha, incluyendo provisiones y
√
redistribuciones
3. Validación del resultado a la fecha en ORACLE √
4. Cálculo del costo previsto a la fecha √
5. Validación de las brechas del costo a la fecha √
6. Cálculo de la venta del saldo, incluyendo provisión de adicionales √
7. Proyección del costo del saldo, incluyendo contingencias √
8. Cálculo del costo previsto del saldo √
9. Cálculo de la venta y el costo a fin de Proyecto √
10. Validación de las brechas del costo a fin de Proyecto √
11. Uso de las herramientas “CCostos-1” y “CCostos-2” √
12. Revisión y validación de venta, costo, brechas y resultado a la fecha y
√
a fin de Proyecto
13. Elaboración de Hoja de Resultados del Panel de Control √
14. Revisión y validación de Hoja de Resultados del Panel de Control √

GD: Gerente de División

GP: Gerente de Proyecto
ECC: Encargado de Control de Costo

12 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.33 – Control de Productividad

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3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas Prácticas

Los criterios de revisión del Costo Directo e Indirecto para el saldo del Proyecto son los mismos que
los listados en la sección 3.1 – Mejores Prácticas del documento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta.
Se recuerda que la lista presentada debe considerarse en forma referencial y servir de guía, sin ser
limitativa ni impositiva en el desarrollo del procedimiento.

3.2. Documentos relacionados

9 GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta

9 GYM.SGP.PG.25 – Gestión de Mano de Obra
9 GYM.SGP.PG.26 – Gestión de Equipos
9 GYM.SGP.PG.27 – Gestión de Materiales
9 GYM.SGP.PG.28 – Gestión de Subcontratas
9 GYM.SGP.PG.29 – Gestión de Costos Indirectos
9 GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable
9 GYM.SGP.PG.33 – Control de Productividad
9 GYM.SGP.IN.03 – Presupuesto Meta en S10
9 GYM.SGP.IN.08 - Herramienta de Costos Indirectos
9 GYM.SGP.IN.09 - Herramienta “CCostos-1”
9 GYM.SGP.IN.10 - Herramienta “CCostos-2”

3.3. Anexos

9 GYM.SGP.HE.03 - “CCostos-1” – Disponible en CD

9 GYM.SGP.HE.04 - “CCostos-2” – Disponible en CD