Tablas de Retención Documental Alcaldía Girardot

ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL
Girardot -Cundinamarca
RELACIÓN DE LOS CODIGOS DE LAS OFICINAS
DESCENTRALIZADOS:
1. CONSEJO …………………………………………………. 10
2. PERSONERIA…………………………………………….. 20
ALCALDÍA:
3. ALCALDÍA …………………………………………………………… 100
4. CONTROL INTERNO....................................................................... 101
5. OFICINA ASESORA DE CONTRATACIÓN ……………………… 102
6. DIRECCIÓN OPERATIVA ………………………………………… 103

7. DIRECCIÓN DE VIVIENDA ……………………………………… 104
8. DIRECCIÓN ADMINSTRTIVA DE TALENTO HUMANO……… 105
9. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ARCHIVO GENERAL MPAL………………. 106
10.DIRECCIÓN VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA…………… 107
11.DIRECCIÓN ATENCIÓN AL CIUDADANO …………………………………… 108
12.DIRECCIÓN DE DEPORTE …………………………………………………… 109
13.SECRETARIA DE GOBIERNO…………………………………………………… 110
14.DIRECCIÓN ADTIVA DE TENOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES…… 111
15.SECETARIA DE GOBIERNO COMISARIA DE FAMILIA………………… 112
16.SECRETARIA DE GOBIERNO CASA DE JUSTICIA………………………….. 113
17.SECRETARIA DE GOBIERNO INSPECCIÓN DE POLICIA…………………. 116
18.SECRETARIA DE GOBIERNO INSPECCIONES SEDE ITUC-
19 BOMBEROS Y CASA DE JUSTICIA………………………….. 117
19.SECRETARIA DE GOBIERNO CORREGIMIENTO MUNICIPAL………… 118
20.SECRETARIA DE HACIENDA…………………………………………………….. 119
21.SECRETARIADE HACIENDA-CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO………… 121
22.SECRETARIA DE HACIENDA-LIQUIDACIÓN Y RECAUDO DE
IMPUESTOS …………………………………………………………….. 122
! GIRARDOT TIENE CONQUE!

ALCALDÍA:
23.SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERIA………………… 123

24.SECRETARIA DE HACIENDA-ALMACEN…………………... 124
25.SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA…………………… 130
26.ASISTENCIA TÉCNICA Y MEDIO AMBIENTE-UMATA… 131
27.CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO…………………… 132
28.SECRETARIA DE SALUD……………………………………… 140
29.SECRETARIA DE SALUD-ASEGURAMIENTO…………… 141
30.SECRETARIA DE SALUD-VIGILANCIA Y CONTROL…… 142
31.SECRETARIA DE SALUD-COORDINACIÓN SALUD PÚBLICA 143
32.SECRETARIA DE EDUCACIÓN……………………………… 150
33.SECRETARIA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE…………… 160
34.DESARROLLO ECONÓMICO………………………………… 170
35.OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN……………………… 200
36.SISBEN…………………………………………………………… 210
37.OFICINA ASESORA JURÍDICA……………………………………… 300
38.INSTITUTO DE TURÍSMO, CULTURA Y FOMENTO………………… 600

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ORIGINAL DEL
CONCEJO MUNICIPAL
NO ACTUALIZARON
10/ 2013

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

Oficina Productora: CONCEJO MUNICIPAL 10
ACTUALIZADA: Acta002 de 31-05-2012 No actualizaron
CODIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
10.01 ACTAS Estos documentos una vez
10.01.01 Actas de Comisiones Permanentes cumpla con su periodo de
*Comisión Permanente de Hacienda y Presupuesto
5 20 X retención se conservaran
Público totalmente por contener
*Comisión de Plan de Desarrollo información relevante para el
10.01.02 Actas de Sesiones plenarias Municipio de Girardot
5 20 x
10.02 ACUERDOS 5 30 X Estos documentos una vez

 Proyecto de Acuerdo cumpla con su retención se
 Sesión conservaran totalmente como
 Acta de Aprobación Patrimonio documental.
 Publicación
10.03 ORDENES DE PAGO 2 20 X Estos documentos una vez
 Cotización cumpla con su periodo tanto
 Solicitud de Disponibilidad en el Archivo de Gestión
 Orden de trabajo como en el Central se podrán
 Orden de compra eliminar por encontrase
 Giro presupuestal registrada en los libros de
Presupuesto,
CONVENCIONES
CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARO

M: Microfilmación S: Selección Técnico Operativo (E)

A. G. A.C. CT E M S
10.04 CONTRATOS 10 5 X Seleccionar 10 contratos
Contratos de Prestación de Servicios (con o sin de cada 100 para transferir
10.04.01 formalidades plenas) al Archivo Histórico,
 Solicitud del bien o servicio siempre y cuando hayan
 Solicitud de Contrato y Términos de referencia cumplido el tiempo de
 Ofertas y Cotización retención en Archivo
 Documentos de existencia y Representación Central.
legal (Persona natural o jurídica)
 Formulario único Hoja de Vida (Ley 100/95) El tiempo de retención en
 Contrato archivo de gestión, cuenta
 Publicación Gaceta Municipal a partir de la liquidación del
contrato.
 Certificación Supervisión
Los tiempos de retención y
la disposición final
estipulados en la TRD para
la serie CONTRATOS,
aplica de igual forma para
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
CONTRATOS 10 5 X Seleccionar 10 contratos
10.04
10.04.02 Contratos de Compraventa y Suministro (con de cada 100 para transferir
Formalidades Plenas y Sin Formalidades) al Archivo Histórico,
 Solicitud del bien o servicio siempre y cuando hayan
 Solicitud de Contrato y Términos de referencia cumplido el tiempo de
 Ofertas y Cotizaciones retención en Archivo
 Licitaciones Central.
 Cuadro comparativo
 Documentos de existencia y Representación El tiempo de retención en
legal (Persona natural o jurídica) archivo de gestión, cuenta
 Formulario único Hoja de Vida (Ley 100/95) a partir de la liquidación del
contrato.
 Contrato
 Garantía Única (Pólizas de Seguros)
 Recibo de pago derechos de publicación Gaceta la disposición final
Municipal estipulados en la TRD para
 Actas de inicio y liquidación la serie CONTRATOS,
 Informes (Supervisión) aplica de igual forma para
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
10.05 NOMINA 5 20 X Estos documentos una vez
cumpla con su periodo de
 Listado de Personal retención se conservara
 Novedades totalmente por contener
información relevante para la
Administración Municipal.
10.06 HISTORIAS LABORALES 10 90 X Pasados 100 años se
Seleccionarán aquellas Historias
 Formato Hoja de Vida Laborales que han sido
 Actualización de Datos Personales representativas para la Historia
 Acta de Posesión (Encargo y/o nombramiento) de Municipio.
 Certificaciones de Estudio
 Experiencia Laboral
 Pasado Judicial
 Antecedentes Disciplinarios
 Resoluciones o Decretos de nombramiento,
encargo, de comisión, de Vacaciones, de
licencias, incapacidad, asignación de funciones,
encargos, Aceptación de renuncia o destitución
 Formato solicitud de autorización de ausencia
temporal
10.07 ELECCIÓN PERSONERO MUNICIPAL 4 10 X Este documento una vez cumpla
con su periodo de retención
 Formato Hoja de vida
documental en el Archivo de
 Pasado Judicial gestión como en el Central se
 Antecedentes Disciplinarios conservará totalmente como
 Certificados de Estudios Patrimonio documental
 Acta de Sesión Plenarias
 Notificación Nombramiento
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
10.08 INFORMES Una vez cumpla con su tiempo en el
Informes a Entidades del Estado 5 20 X Archivo de Gestión de 5 años de
10.08.01 acuerdo a los periodos de cada
 Contraloría Entidades del Estado
Alcalde, pasará al Archivo Central
 Procuraduría para cumplir su retención en el
 fiscalía Archivo Central 20 años.
Informe MECI
10.08.02  Plan de Acción General
 Formatos informes de actividades
 Indicadores de Gestión
 Formatos de seguimiento actividades
Comunicaciones de envío y recibo
10.09 DERECHOS DE PETICION 2 4 X Estos documentos se eliminarán por
 Solicitud carecer de valores tanto primarios
como secundarios. Una vez termine
 Respuesta
su periodo de retención en el Archivo
 Correspondencia de envío y Respuesta de Gestión
10.10 COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X Una vez culmine su periodo de

10.10.01 Comunicaciones oficiales Internas retención documental se podrán
10.10.02 Comunicaciones Oficiales Externas eliminar prescribe los términos, se
levantarán inventarios, y se convoca
al Comité de Archivo
10.11 PQR(PETICIONES , QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X Estos documentos se eliminarán una
vez cumplan su tiempo de retención
por carecer de valor primarios y
secundarios, se levantará inventario
y acta del Comité de archivo para el
cumplimiento de la decisión tomada.
CONVENCIONES


TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA
DE LA
PERSONERIA
MUNICIPAL
20 / 2013

Oficina Productora: PERSONERIA MUNICIPAL 20
ACTUALIZADA: Acta002 de 31-05-2012
A. G. A.C. CT E M S
Estos documentos pierde su valor legal
20.01 CORRESPONDENCIA 4 4 X y jurídico una vez cumpla con su
20.01.01 Correspondencia Recibida periodo de retención documental, se
podrá eliminar se convoca al Comité de
Archivo y se levantará inventario
20.02 HISTORIAS LABORALES 10 90 X Pasados 100 años se Seleccionarán
 Formato Hoja de Vida aquellas Historias Laborales que
 Actualización de Datos Personales han sido representativas para la
 Acta de Posesión (Encargo y/o nombramiento) Historia de Municipio.
 Pasado Judicial
 Libreta Militar
 Cédula de Ciudadanía
 Notificación de Nombramiento
 Afiliaciones a EPS
 Afiliación a Fondo de Pensiones
 Afiliación a Caja de Compensación
 Resoluciones o Decretos de nombramiento, encargo, de comisión, de
Vacaciones, de licencias, incapacidad, asignación de funciones,
 Formato solicitud de autorización temporal
CONVENCIONES
CT: Conservación Total E: Eliminación Firma: ILEANA ACERO NAVARO



ACTUALIZADA: Acta002 de 31-05-2012 Actualizada: Acta No.003 de1 1º. De noviembre de 2013
A. G. A.C. CT E M S
20.03 CONTRATOS 10 5 X Seleccionar 10 contratos de cada
20.03.01 Contratos de Prestación de Servicios ( Contratación Directa) 100 para transferir al Archivo
 Certificación Necesidad del Cargo Histórico, siempre y cuando hayan
 Estudios Previos cumplido el tiempo de retención en
 Certificado de disponibilidad presupuesto Archivo Central.
 Acto Justificación Contratación
 Hoja de Vida (Ley 100/995) El tiempo de retención en archivo
de gestión, cuenta a partir de la
 Certificado de Idoneidad y Experiencia
liquidación del contrato.
 Contrato
 Acta de Inicio Los tiempos de retención y la
 Registro Presupuestal disposición final estipulados en la
 Certificación Supervisión TRD para la serie CONTRATOS,
 Informes aplica de igual forma para
 Actas de inicio y liquidación
CONVENCIONES



ACTUALIZADA: Acta002 de 31-05-2012 Actualizada: Acta No.002 de16 de Septiembre de 2013
A. G. A.C. CT E M S
20.03 CONTRATOS 10 5 X Seleccionar 10 contratos de cada
20.03.02 Contratos de Mínima Cuantía y Directa 100 para transferir al Archivo
 Certificación Necesidad del Cargo Histórico, siempre y cuando hayan
 Estudios Previos cumplido el tiempo de retención en
 Certificado de disponibilidad presupuesto Archivo Central.
 Invitación Pública
 adendas El tiempo de retención en archivo
 Acta de Cierre de gestión, cuenta a partir de la
 Acta de verificación de Requisitos Habilitantes
 Oficio Aceptación Propuesta
Los tiempos de retención y la
 Formulario único Hoja de Vida (Ley 100/95) con anexos disposición final estipulados en la
(Certificaciones Estudio, Experiencia Laboral, Pago Salud y TRD para la serie CONTRATOS,
Pensión) aplica de igual forma para
 Formatos anexos
 Contrato
 Registro Presupuestal
 Acta de Inicio
 Informes Supervisión
 Actas de Terminación y liquidación
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
20.04 ORDENES DE PAGO 10 20 X Estos documentos se conservaran
 Certificado de Disponibilidad totalmente contienen información
relevante para la Administración una
 Factura o Cuenta de Cobro
vez cumpla se periodo de retención
 Nominas documental tanto en Archivo de
 Certificación Gestión como en Central.
 Registro de disponibilidad presupuestal
 Giro presupuestal
X Estos documentos pierde su valor legal
20.05 DERECHOS DE PETICION, QUEJAS VARIAS Y RECLAMOS 5 5 y jurídico una vez cumpla con su
SERVICOS PUBLICOS periodo de retención documental, se
20.05.01 podrá eliminar se convoca al Comité de
 Solicitud Archivo y se levantará inventario.
 Reclamación ante empresa de Servicios
 Pruebas
 Correspondencia de envío y Respuesta
(Se creo subserie 01 )en el 2012
20.06 DESPLAZADOS 10 10 X
20.06.01 Declaraciones Desplazados
 Formulario Registro Único de Victimas
20.06.02 Notificaciones Desplazados
20.06.03 Correspondencia Incoder
20.06.04 Departamento para la Prosperidad Social
Informe Desplazados Estos documentos se podrán eliminar
20.06.05 (Se crearon subseries de la 01 a la 05 y se cambio el una vez cumpla con periodo de
retención documental en el Archivo de
nombre de la serie) en el 2012 Gestión como en el Central.
20.07 CORRESPONDENCIA DEFENSORIA DEL PUEBLO Una vez culmine el Proceso y de la
 Solicitud 4 4 X Sentencia. Estos documentos una vez
 Ficha socioeconómica cumpla con el periodo de retención se
 Fotocopia de Cédula de Ciudadanía podrán eliminar, se le venta inventarios
 Fotocopia estratificación y se convoca al Comité de Archivo.
 Fotocopia Sisben
 Oficios Defensoría del Pueblo (en el 2012)
CONVENCIONES
A. G. A.C. CT E M S
20.08 CORRESPONDENCIA OTRAS ENTIDADES 4 4 X Una vez culmine su periodo de
20.08.01 Bienestar Familiar retención documental se podrán
20.08.02 CAR eliminar prescribe los términos, se
20.08.03 Registradora Estado Civil levantarán inventarios, y se
20.08.04 Juntas de Acción Comunal convoca al Comité de Archivo
20.08.05 iNPEC
20.08.06 Denuncios Inspección de Policía.
(Se crearon nueva Serie y Subseries 01 a la 06)
(en el 2012)
20.09 VIGILANCIAS 4 4 X Una vez culmine su periodo de
 Solicitud retención documental se podrán
 Correspondencia de envío y respuesta (en el 2012) eliminar prescribe los términos, se
levantarán inventarios, y se convoca al
Comité de Archivo
20.10 REUNIONES 1 2 X Estos documentos prescriben después
de su vigencia de expedición , se
levanta acta de inventarios y se
procede al convocar al comité de
archivo
20.11 CERTIFICACIONES 2 2 X Estos documentos prescriben
 Certificaciones Desplazados después de su vigencia de
 Certificaciones Defensores Públicos expedición , se levanta acta de
 Certificaciones Policia Nacional inventarios y se procede al
 Certificaciones Laborales convocar al comité de archivo
 Certificaciones varias(en el 2012)
20.12 CORRESPONDENCIA DESPACHOS JUDICIALES 5 5 X Una vez culmine su periodo de
20.12.01 Correspondencia Recibida y despachada Juzgado y fiscalías retención documental se podrán
20.12.02 Acciones Populares y Pactos de Cumplimiento Juzgados Administrativos eliminar prescribe los términos, se
20.12.03 Fallos de Tutelas y Tutelas
levantarán inventarios, y se
20.12.04 PIPH Policía Judicial
20.12.05 Telegramas y Oficios Recibidos Juzgados convoca al Comité de Archivo
(Se crearon nueva Serie y Subseries 01 a la 05) (en el
2012)
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
20.13 ELECCIONES POPULARES (en el 2012) 2 2 X Una vez culmine su periodo de
retención documental se podrán
eliminar prescribe los términos, se
Comité de Archivo
20.14 VEEDURIAS CIUDADANAS (en el 2012) 4 4 X Una vez culmine su periodo de
Comité de Archivo
20.15 CONTABILIDAD 4 4 X Una vez culmine su periodo de
 Conciliación Bancaria retención documental se podrán
 Libro Mayor y Balances eliminar prescribe los términos, se
 Libro Diario Oficial levantarán inventarios, y se convoca al
Comité de Archivo
Movimiento Cuentas Auxiliares (en el 2012)
20.16 QUEJAS (INVESTIGACIONES) 5 2 X Estos documentos cumpla con el
 Solicitud o Presentación queja periodo de retención se podrán
 Ampliación y ratificación eliminar, se levantan inventarios y se
 Declaración juramentada convoca al Comité Una vez culmine el
 Versión libre implicado Proceso y de la Sentencia.
 Decisión de archivo o apertura de investigación Disciplinaria
 Versión de libre nuevamente del disciplinado
 Decisión de archivo o pliego de cargos
 Fallo (absolutorio, sanciona torio)
 Aplicación de fallo
 Revocatorio o confirmación del fallo
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
20.17 INFORMES
20.17.01 Informes de Actividades (Concejo Municipal) 5 5 X Estos documentos se podrán eliminar
una vez cumpla con su periodo de
 Plan de Acción retención documental tanto en el
 Formatos informes de actividades Archivo de Gestión como en el
 Indicadores de gestión Central..
 Comunicaciones de envío y recibo
5 5 X
20.17.02 Informes a Entidades del Estado
 Ministerio Público
 Procuraduría
 Contraloría Departamental

20.18 DESPACHOS COMISORIOS 1 2 X Estos documentos se podrán eliminar
 Pruebas (Documentales, Testimoniales) una vez cumpla con su periodo de
 Correspondencia de envío y Respuesta retención documental tanto en el
Archivo de Gestión como en el
Central.
levantarán inventarios, y se
convoca al Comité de Archivo
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DEL
DESPACHO
ALCALDÍA MUNICIPAL
100 / 2013
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: 100 DESPACHO ALCALDÍA
ACTUALIZADA: Acta002 de 31-05-2012 NO ACTUALIZADA
CODIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES
AG AC CT E M S
100.01 GESTION MUNICIPAL 1 5 X Una vez cumpla su
100.01.01 Participación en Eventos Nacionales tiempo de retención en
 Invitación el Archivo Central se
 Delegación (cuando se delega a eliminará, luego se
otro funcionario) realizará levantamiento
 Propuestas, ponencias, discursos de inventario a eliminar,
100.01.02  Informes convocar al comité de
Participación en Eventos 1 5 X archivo para evaluar el
Departamentales procedimiento por
 Invitación ultimo se levantará el
 Delegación (cuando se delega a acta de comité dando
otro funcionario) la disposición final del
100.01.03  Propuestas, ponencias, discursos método a seguir.
1 5 X
 Informes
Estos documentos se
Participación en Eventos Municipales
eliminarán por carecer
 Invitación
de valores tanto
 Delegación (cuando se delega a primarios como
otro funcionario) secundarios.
 Propuestas, ponencias, discursos
 Informes
CONVENCIONES
CT: Conservación Total E: Eliminación
M: Microfilmación S: Selección Firmas ILEANA ACERO NAVARRO
Técnico Operativo (E)


Oficina Productora: 100 DESPACHO ALCALDE
CODIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS RETENCIÓN DISPOSICION OBSERVACIONES
DOCUMENTALES FINAL
A. G. A.C. CT E M S
100.02 INFORMES Una vez cumpla con su
tiempo en el Archivo de
100.02.01 Informe MECI 5 20 X Gestión de 5 años de acuerdo
 Plan de Acción General a los periodos de cada
Alcalde, pasará al Archivo
 Formatos informes de actividades Central para cumplir su
 Indicadores de Gestión retención en el Archivo
 Formatos de seguimiento Central 20 años.
actividades Estos documentos se

Comunicaciones de envío y recibo eliminarán cumpliendo su
tiempo de retención y se
procederá a su disposición
100.02.02 Informes al Concejo Municipal 5 20 X final por carecer de valores
 Informe de Gestión científicos, históricos o
culturales, se levantará acta
 Soportes del Informe del comité de archivo donde
 Comunicaciones de envío y recibo se toma de decisión.
100.03 PROGRAMA DE GOBIERNO 5 20 X Una vez cumpla con su

periodo de retención tanto en
MUNICIPAL el AG y AC. Estos
documentos se conservarán
totalmente por contener
valor testimonial y legal
como fuente de información
Patrimonial
100.04 PROYECTOS DE ACUERDOS 5 20 X Estos documentos se
conservarán totalmente por
contener valor testimonial y
legal como fuente de
información Patrimonial
CONVENCIONES Firmas ILEANA ACERO NAVARRO

CT: Conservación Total E: Eliminación Técnico Operativo (E)
M: Microfilmación S: Selección

A. G. A.C. CT E M S
100.05 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS) 2 8 X Estos documentos se eliminarán una vez cumplan
su tiempo de retención por carecer de valor
primarios y secundarios, se levantará inventario
y acta del Comité de archivo para el cumplimiento
de la decisión tomada.
10.0 100.06 RESOLUCIONES 5 20 X Estos documentos una vez cumplan su periodo
de retención en AG y AC, se Conservarán
Totalmente por contener información relevante
para la historia del Municipio.
10.0 100.07 DECRETOS 5 20 X Estos documentos una vez cumplan su periodo
de retención en AG y AC, se Conservarán
Totalmente por contener información relevante
para la historia del Municipio.
10.1 100.08 CERTIFICACIONES 2 5 X Una vez cumplan su tiempo de retención estos
documentos por carecer de valor primarios y
secundarios, se procederá a levantar inventario
y acta del Comité de archivo para el cumplimiento
de la decisión tomada.
100.09 DERECHO DE PETICION 1 4 X Una vez culminado el tiempo de retención se
 Solicitud podrá eliminar por prescripción y vigencia y por
 Comunicación de envío y respuesta carecer valores primarios
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
10.0 100.10 TUTELAS 1 4 X
 Solicitud Una vez cumpla con su
 Comunicación de envío y respuesta periodo de retención el
Archivo de gestión como en el
Archivo Central se eliminará,
ya que su valor legal y
administrativo prescribe.
10.0 100.11 REGISTRO DE MARCA 3 10 X Estos documentos una vez
 Solicitud cumplan su periodo de
 Fotocopia de Cédula de identificación retención en AG y AC, se
 Formato de Registro Conservarán Totalmente por
 Huella de la Marca contener información
relevante para la historia del
Municipio.
100.12 COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X Una vez culmine su periodo
100.12.01 Comunicaciones oficiales Internas de retención documental se
100.12.02 Comunicaciones Oficiales Externas podrán eliminar prescribe los
términos, se levantarán
inventarios, y se convoca al
Comité de Archivo
100.13 CIRCULARES Estos documentos una vez se
100.13.01 Circulares Internas 2 2 X cumpla con su periodo de
100.13.02 Circulares Externa retención se podrán eliminar
se levantarán inventarios, y se
100.14 INHUMACIONES 3 10 X Estos documentos una vez
se cumpla con su periodo de
retención se podrán eliminar
se levantarán inventarios, y
se convoca al Comité de
Archivo
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA DE
CONTROL INTERNO
101/ 2013


Oficina Productora: 101 - CONTROL INTERNO
ACTUALIZADA: Acta002 de 31-05-2012 Actualizada: Acta No.003 de 1º. De noviembre de 2013
A. G. A.C. CT E M S
101.01 ACTAS 5 15 X Culminado el trámite la serie
101.01.01 Actas de Comité permanecer cinco años en el
101.01.02 Actas de Auditoria Archivo de Gestión
posteriormente se transfiere al
Archivo Central 15 años y
luego pasará al Archivo
Histórico para servir como
fuente de consulta para la
investigación y la historia entre
otros.
101.02 CIRCULARES 3 2 X Estos documentos una vez se
101.02.01 Circulares Internas cumpla con su periodo de
101.02.02 Circulares Externa retención se podrán eliminar
101.03 INFORMES .
101.03.01 Informes de Auditoria Internas 3 5 X
 Papeles de Trabajo auditorias internas Estos documentos se
Informes de Auditorias Externas ( Entes de Control) eliminarán cumpliendo su
101.03.02 tiempo de retención y se
 Papeles de Trabajo de las auditorias externas. procederá a su disposición
Informe de Matrices de Riesgo
final por carecer de valores
 Papeles de Trabajo del informe de las matrices de científicos, histórico o
101.03.04 riesgo culturales, se levantará acta
Planes de Mejoramiento del comité de archivo donde se
Planes de mejoramiento internos toma de decisión
101.03.05  Papeles de trabajo de los planes de mejoramiento
internos
Planes de mejoramiento externos
 Papeles de trabajo de los planes de mejoramiento
externos
CONVENCIONES


Oficina Productora: 101 - CONTROL INTERNO
A. G. A.C. CT E M S
101.03 INFORMES: Estos documentos se
101.03.06 Informes de Auditoria de Calidad 3 5 X eliminarán
 Papeles de soporte de las auditorias de calidad. cumpliendo su tiempo
Informe Acciones Cierres de Mejoras Auditorias de
101.03.07 Calidad de retención y se
 Papeles que soportan los Informes de las procederá a su
Acciones Cierres de Mejoras Auditoria de Calidad. disposición final por
Informe de PQR (Peticiones Quejas y Reclamos carecer de valores
Informe Contable científicos, histórico o
101.03.08 Informe de Gestión
Informe Seguimiento en Línea culturales, se
101.03.09 Informe Reportes al Sistema Integrado de Calidad levantará acta del
101.03.10 Informe MECI comité de archivo
101.03.11  Plan de Acción General
101.03.12  Formatos informes de actividades donde se toma de
decisión
101.03.13
101.04 COMUNICACIONES OFICIALES 3 3 X Una vez culmine su

101.04.01 Comunicaciones Internas periodo de retención
101.04.02 Comunicaciones Externas documental se podrán
eliminar prescribe los
Comité de Archivo
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE OFICINA ASESORA
DE CONTRATACIÓN
102 / 2013

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Oficina Productora OFICINA DE CONTRATACIÓN 102
Creada con el Decreto del 03 marzo 2011 –TRD Aprobadas Acta-002-mayo 31-2012 NO ACTUALIZADA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
102.01 ACTAS 5 5 X Este documento una vez
102.01.01 Actas de modificación y aclaratoria de contratos cumplan con su periodo de
*Solicitud retención tanto en el Archivo
*Pruebas de gestión como en el Central
se podrá eliminar prescribe al
su valor legal y jurídico
102.02 CERTIFICACIONES 1 X Este documento una vez

cumplan con su periodo de
retención tanto en el Archivo
de gestión como en el Central
se podrá eliminar prescribe al
su valor legal y jurídico.
CONVENCIONES

M: Microfilmación S: Selección ILEANA ACERO NAVARRO


Oficina Productora: OFICINA DE CONTRATACIÓN 102

A. G. A.C. CT E M S
102.03 CONTRATOS Seleccionar 10 contratos de
102.03.01 Contratos de Prestación de Servicios cada 100 para transferir al
 CERTIFICADO DE VIABILIDAD DEL BANCO DE 5 20 X Archivo Histórico, siempre y
PROYECTOS (si el gasto es de inversión) Y FICHA cuando hayan cumplido el
EBI tiempo de retención en
 Certificación talento humano de la Archivo Central.
 Estudios previos
 Solicitud de disponibilidad presupuestal El tiempo de retención en
 Certificado de disponibilidad presupuestal archivo de gestión, cuenta a
 INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA partir de la liquidación del
 Condiciones para Contratar contrato.
 Carta de Presentación de la propuesta técnica
Los tiempos de retención y la
Económica
disposición final estipulados
 Cronograma de Actividades
en la TRD para la serie
 Formato único hoja de vida de la Función Publica CONTRATOS, aplica de igual
 Fotocopia del Documento de Identidad del forma para respectivas
Contratista o representante legal subseries
 Fotocopia de la Tarjeta Profesional
 Fotocopia de certificado de antecedentes
profesionales Vigente.
 Certificado de existencia y representación Legal para
personas Jurídicas
 Documento que acredite que el representante esta
facultado para contratar (Persona Jurídica)
 RUT
 Certificado de antecedentes Disciplinarios
Procuraduría Vigentes
 Certificado de antecedentes Fiscales Contraloría
CONVENCIONES




A. G. A.C. CT E M S
102.03.01 Contratos de Prestación de Servicios Seleccionar 10 contratos
de cada 100 para
 Vigentes (Persona natural, persona Jurídica y 5 20 X transferir al Archivo
Representante Legal. Histórico, siempre y
 Certificado de Antecedentes Judiciales Policía cuando hayan cumplido el
Nacional tiempo de retención en
 Soporte de Estudios Archivo Central.
 Soporte Experiencia
 Certificado Cumplimiento de Aportes al El tiempo de retención en
sistema de Seguridad Social Integral archivo de gestión, cuenta
 Certificado de Idoneidad (expedida por el a partir de la liquidación
ordenador del Gasto) del contrato.
 Evaluación de la Propuesta
Los tiempos de retención
 Oficio remitido a contratación
y la disposición final
 Minuta Contrato
estipulados en la TRD
 Registro Presupuestal para la serie
 Garantía (Póliza) CONTRATOS, aplica de
 Perfeccionamiento aprobación de Póliza igual forma para
 Recibo de pago derechos de publicación respectivas subseries
Gaceta Municipal
 Informes (Supervisión y/o interventora)
CONVENCIONES



Creada con el Decreto del 03 marzo 2011 –TRD Aprobadas Acta-002-mayo 31-2012
NO ACTUALIZADA

A. G. A.C. CT E M S
102.03.02 Contratos de Compraventa y Suministro 5 20 X Seleccionar 10 contratos
 CERTIFICADO DE VIABILIDAD DEL BANCO DE de cada 100 para
PROYECTOS (si el gasto es de inversión) Y FICHA EBI transferir al Archivo
 Oferta y Cotizaciones Histórico, siempre y
 Estudios Previos cuando hayan cumplido el
 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal tiempo de retención en
 Certificado de Disponibilidad Presupuestal Archivo Central.
 Invitación a presentar propuesta
 Carta de Presentación de la propuesta El tiempo de retención en
archivo de gestión, cuenta
 Formato único hoja de vida de la Función Publica
a partir de la liquidación
 Fotocopia del Documento de Identidad del
del contrato.
Contratista o representante legal
 Certificado de existencia y representación Legal Los tiempos de retención
para personas Jurídicas “Cámara de Comercio” y la disposición final
 Certificación de Cumplimiento de Aportes al estipulados en la TRD
Sistemas de Seguridad social Integral para la serie
 RUT CONTRATOS, aplica de
 Certificado de antecedentes Disciplinarios igual forma para las
Procuraduría Vigentes respectivas subseries.
 Certificado de antecedentes Fiscales Contraloría
Vigentes ( Persona natural, persona Jurídica y
Representante Legal
 Certificado de Antecedentes Judiciales Policía
Nacional
 Presentación de la propuesta técnica Económica
 Cierre de la Invitación
 Subsanar
 Observaciones
 Acta de Aceptación
 Contrato
CONVENCIO CT: Conservación Total E: Eliminación ILEANA ACERO NAVARRO


TABLADERETENCIÓN DOCUMENTAL
Oficina Productora OFICINA DE CONTRATACIÓN 102
SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
102.03.02 Contratos de Compraventa y Suministro 5 20 X Seleccionar 10 contratos
de cada 100 para
 Garantía Única (Pólizas de Seguros) transferir al Archivo
 Perfeccionamiento aprobación de Póliza Histórico, siempre y
 Recibo de pago derechos de publicación cuando hayan cumplido el
Gaceta Municipal tiempo de retención en
 Actas de inicio y liquidación Archivo Central.
El tiempo de retención en
del contrato.

para la serie
CONTRATOS, aplica de
igual forma para las
respectivas subseries.
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
102.03.03 Contratos de Interventora consultoría 5 20 X Seleccionar 10 contratos
 CERTIFICADO DE VIABILIDAD DEL BANCO DE de cada 100 para
PROYECTOS (si el gasto es de inversión) Y FICHA EBI transferir al Archivo
 Estudios Previos Histórico, siempre y
 SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL cuando hayan cumplido el
 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL tiempo de retención en
 INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA Archivo Central.
 Carta de Presentación de la Propuesta
 Formato único hoja de vida de la Función Publica El tiempo de retención en
 Fotocopia del Documento de Identidad del archivo de gestión, cuenta
Contratista o representante legal a partir de la liquidación
del contrato.
 Certificado de existencia y representación Legal
para personas Jurídicas
 Documento que acredite que el representante
esta facultado para contratar (Persona Jurídica)
 RUT
para la serie
 Certificado de antecedentes Disciplinarios CONTRATOS, aplica de
Procuraduría Vigentes igual forma para las
 Certificado de antecedentes Fiscales Contraloría respectivas subseries.
Vigentes ( Persona natural, persona Jurídica y
Representante Legal
 Certificado de Antecedentes Judiciales Policía
Nacional
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
102.03.03 Contratos de Interventora consultoría 5 20 X Seleccionar 10 contratos
de cada 100 para
 Presentación de la propuesta técnica Económica transferir al Archivo
 Minuta Contrato Histórico, siempre y
 Registro Presupuestal cuando hayan cumplido el
 Garantía Única (Pólizas de Seguros) tiempo de retención en
 Perfeccionamiento aprobación de póliza Recibo Archivo Central.
de pago derechos de publicación Gaceta
Municipal El tiempo de retención en
del contrato.

para la serie
CONVENCIONES


TABLA RETENCIÓN DOCUMENTAL

A. G. A.C. CT E M S
102.03.04 Contratos de Obra Mínima Cuantía 5 20 X Seleccionar 10 contratos
 CERTIFICADO DE VIABILIDAD DEL BANCO DE de cada 100 para
PROYECTOS (si el gasto es de inversión) Y FICHA transferir al Archivo
EBI Histórico, siempre y
 Presupuesto Oficial cuando hayan cumplido el
 Estudios Previos tiempo de retención en
 SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Archivo Central.
 CERTIFICADO DE DISPONIBILIAD
PRESUPUESTAL
 INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA
 Carta de Presentación de la propuesta técnica
Económica
del contrato.
 Hoja de Vida Función Publica
 Documentos de existencia y Representación
legal (Persona natural o jurídica)
 Certificado de existencia y representación
Legal para personas Jurídicas
para la serie
 Documento que acredite que el representante CONTRATOS, aplica de
está facultado para contratar (Persona Jurídica)
 RUT respectivas subseries.
 Certificado de antecedentes Fiscales
Contraloría Vigentes ( Persona natural, persona
Jurídica y Representante Legal
 Certificado de Antecedentes Judiciales Policía
Nacional
CONVENCIONES


TABLA RETENCIÓN DOCUMENTAL

A. G. A.C. CT E M S
102.03.04 Contrato de Obra Mínima Cuantía 5 20 X Seleccionar 10 contratos
de cada 100 para
 Auto de designación transferir al Archivo
 Acta de Cierre Histórico, siempre y
 Acta de evolución de la Oferta cuando hayan cumplido el
 Acta de Aceptación tiempo de retención en
 Minuta Contrato Archivo Central.
 Registro Presupuestal
 Garantía Única (Pólizas de Seguros) El tiempo de retención en
 Perfeccionamiento de aprobación de póliza archivo de gestión, cuenta
 Recibo de pago derechos de publicación a partir de la liquidación
Gaceta Municipal del contrato.
 Recibo de Pago impuesto de timbre
 Actas de inicio y liquidación Los tiempos de retención
 Informes (Supervisión y/o interventora) y la disposición final
para la serie
respectivas Subseries.
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
102.03.05 CONTRATACION DE OBRA BIENES Y 5 20 X Seleccionar 10 contratos de
SERVICIOS PROCESOS DE SELECCIÓN cada 100 para transferir al
 CERTIFICADO DE VIABILIDAD DEL BANCO DE Archivo Histórico, siempre y
PROYECTOS cuando hayan cumplido el
(si el gasto es de inversión) Y FICHA EBI tiempo de retención en
 ESTUDIOS PREVIOS Archivo Central. El tiempo de
 SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD retención en archivo de
 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD gestión, cuenta a partir de la
PRESUPUESTAL liquidación del contrato. Los
 ADENDAS tiempos de retención y la
 EVALUACION O VERIFICACION DE REQUISITOS disposición final estipulados
HABILITANTES en la TRD para la serie
 OBSERVACIONES EVALUACIÓN CONVENIOS aplican de igual
 AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN O forma para las respectivas
DECLARATORIA DESIERTA subseries.
 RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN O
DECLARATORIA DESIERTA
 AUDIENCIA DE SUBASTA
 CONTRATO
 REGISTRO PRESUPUESTAL
 GARANTIAS ( Pólizas )
 PAGO DE PUBLICACION
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
102.04 CONVENIOS Interinstitucional 5 20 X Seleccionar 10 contratos de
120.04.01 Convenios Interadministrativos cada 100 para transferir al
 CERTIFICADO DE VIABILIDAD DEL BANCO DE Archivo Histórico, siempre y
PROYECTOS (si el gasto es de inversión) Y FICHA EBI cuando hayan cumplido el
 Estudios Previos tiempo de retención en
 ACTO ADMINISTRATIVO JUSTIFICA LA Archivo Central. El tiempo de
SUSCRIPCIÓN DEL CONVENIO retención en archivo de
 (Deberá indicarse cual es el programa y actividad gestión, cuenta a partir de la
de interés público beneficiada con el convenio) liquidación del contrato. Los
 REGISTRO PRESUPUESTAL tiempos de retención y la
 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD disposición final estipulados
PRESUPUESTAL
en la TRD para la serie
 INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA
CONVENIOS aplica de igual
 Condiciones para Celebrar Convenio
forma para las respectivas
 Carta de Presentación de la propuesta técnica
Subseries.
Económica
 Certificado de aportes discriminados (si es
un bien y servicio se debe Indicar la clase de
bien o servicio y su valor)
 Fotocopia del documento de identidad del
representante legal.
 Certificado de de existencia y representante
legal esta facultado para contratar
 RUT
 Certificado de antecedentes Fiscales
Contraloría Vigentes ( Persona natural, persona
Jurídica y Representante Legal
CONVENCIONES


Oficina Productora: OFICINA CONTRATACIÓN 102
CODIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
5 20 X Seleccionar 10 contratos de
102.04.01 Convenios Interadministrativos cada 100 para transferir al
Archivo Histórico, siempre y
 Certificado de Antecedentes Judiciales Policía cuando hayan cumplido el
Nacional tiempo de retención en
 Formulario único Hoja de Vida función publica Archivo Central. El tiempo
 Minuta Contrato de retención en archivo de
 Registro Presupuestal gestión, cuenta a partir de
 Garantía Única (Pólizas de Seguros) la liquidación del contrato.
 Perfeccionamiento aprobación de póliza
la disposición final
estipulados en la TRD para
la serie CONVENIOS
aplican de igual forma para
las respectivas Subseries.
102.05.01 Comunicaciones oficiales Internas periodo de retención
102.05.02 Comunicaciones Oficiales Externas documental se podrán
Comité de Archivo
CONVENCIONES



Oficina Productora: OFICINA CONTRATACION 102
A. G. A.C. CT E M S
102.006 DERECHOS DE PETICIÓN 1 3 X Una vez cumpla con su periodo
 Solicitud de retención el Archivo de
 Comunicaciones de envío y Respuesta gestión como en el Archivo
Central se eliminará, ya que su
valor legal y.
Administrativo prescribe.
102.07 Informes 1 5 X Una vez cumpla con su periodo
102.07.01 Mecí Calidad de retención el Archivo de
 Plan de Acción General gestión después de cumplido se
 Formatos Informes de Actividades realizara transferencia Archivo
 Indicadores de Gestión Central se eliminará, ya que su
valor legal y Administrativo
 Formato de Seguimiento Actividades
prescribe.
 Indicadores
 Actualización Mapa de Riesgo
 Normo grama
 Comunicaciones de Envió y Recibo
102.07.02 Informes S. I. A.
102..09 TUTELAS 1 4 X Una vez cumpla con su periodo
 Solicitud de retención el Archivo de
 Comunicaciones de envío y Respuesta de lo gestión como en el Archivo
Solicitado Central se eliminará, ya que su
valor legal y administrativo
prescribe.
CONVENCIONES


TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) NO
ACTUALIZADA DE LA
DIRECCIÓN OPERATIVA
103 / 2013


Oficina Productora: 103 Dirección Operativa
A. G. A.C. CT E M S
Una vez cumpla con su tiempo en el
103.01 INFORMES
Archivo de Gestión de 5 años de
100.02.01 Informe MECI 5 20 X
acuerdo a los periodos de cada Alcalde,
 Plan de Acción General pasará al Archivo Central para cumplir
 Formatos informes de actividades su retención en el Archivo Central 20
 Indicadores de Gestión años.
 Formatos de seguimiento
actividades
100.02.02 Comunicaciones de envío y recibo
Estos documentos se eliminarán una

103.03 PQR(PETICIONES , QUEJAS Y 2 8 X
vez cumplan su tiempo de retención
RECLAMOS
por carecer de valor primarios y
secundarios, se levantará inventario y
acta del Comité de archivo para el
Una vez cumplan su tiempo de
103.04 CERTIFICACIONES 2 20 X
retención estos documentos por
carecer de valor primarios y
secundarios, se procederá a levantar
inventario y acta del Comité de archivo
para el cumplimiento de la decisión
tomada.
CONVENCIONES


Oficina Productora: 103 Dirección Operativa
Creada con el Decreto del 03 marzo 2011 –TRD Aprobadas Acta-002-mayo 31-2012
NO ACTUALIZADA
A. G. A.C. CT E M S
103.05 DERECHO DE PETICION 1 4 X Una vez culminado el
 Solicitud tiempo de retención se
 Comunicación de envío y respuesta podrá eliminar por
prescripción y vigencia y
por carecer valores
primarios
103.07 TUTELAS 1 4 X Una vez cumpla con su
 Solicitud periodo de retención el
 Comunicación de envío y Archivo de gestión como
en el Archivo Central se
respuesta eliminará, ya que su valor
legal y administrativo
prescribe.
103.08 CIRCULARES Estos documentos una vez
103.08.01 Circulares Internas 2 2 X se cumpla con su periodo
103.08.02 Circulares Externas 2 2 X de retención se podrán
eliminar se levantarán
Comité de Archivo
Comunicaciones oficiales Internas periodo de retención
100.09.02
Comité de Archivo
CONVENCIONES
TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA DE
DIRECCIÓN
DE
VIVIENDA
104 / 2013

Oficina Productora: 104 Dirección Vivienda
Creada con el Decreto del 03 marzo 2011 –TRD Aprobadas Acta-002-mayo 31-2012 / Actualizada: Acta No.003 de1 1º. De noviembre de 2013
CODIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES
DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
104.01 INFORMES Una vez cumpla con su tiempo
104.01.01 Informe MECI 5 20 X en el Archivo de Gestión de 5
 Plan de Acción General años de acuerdo a los periodos
 Formatos informes de actividades de cada Alcalde, pasará al
 Indicadores de Gestión Archivo Central para cumplir su
 Formatos de seguimiento actividades retención en el Archivo Central
20 años.
104.02 PQR(PETICIONES , QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X Estos documentos se

eliminarán una vez cumplan su
tiempo de retención por
secundarios, se levantará
inventario y acta del Comité
de archivo para el
cumplimiento de la decisión
tomada.
104.03 CERTIFICACIONES 2 20 X Una vez cumplan su tiempo de
retención estos documentos
por carecer de valor primarios
y secundarios, se procederá a
levantar inventario y acta del
Comité de archivo para el
tomada.
104.04 DERECHO DE PETICION 1 4 X Una vez culminado el tiempo
 Solicitud de retención se podrá eliminar
 Comunicación de envío y respuesta por prescripción y vigencia y
por carecer valores primarios
CONVENCIONES
(Técnico Operativo)

Oficina Productora: 104 Dirección Vivienda
Creada con el Decreto del 03 marzo 2011 –TRD Aprobadas Acta-002-mayo 31-2012 / Actualizada Acta No.002 del 16/09/2013
A. G. A.C. CT E M S
104.05 TUTELAS 1 4 X Una vez cumpla con su periodo de retención el
 Solicitud Archivo de gestión como en el Archivo Central se
 Comunicación de envío y respuesta eliminará, ya que su valor legal y administrativo

prescribe.
104.06 PROYECTOS Estos documentos una vez se cumpla con su
104.06.01 Proyecto de vivienda de Interés Social 2 2 X periodo de retención se podrán eliminar se
104.06..02 Proyecto Mejoramiento de Vivienda levantarán inventarios, y se convoca al Comité de

Archivo
104.06.03 Legalización de Predios
104.07 CIRCULARES Estos documentos una vez se cumpla con su
104.07.01 Circulares Internas 2 2 X periodo de retención se podrán eliminar se
104.07.02 Circulares Externas 2 2 X levantarán inventarios, y se convoca al Comité de

Archivo
104.08 COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X Una vez culmine su periodo de retención
104.08.01 Comunicaciones oficiales Internas documental se podrán eliminar prescribe los
104.08.02 Comunicaciones Oficiales Externas términos, se levantarán inventarios, y se convoca

104.09 CONVENIOS . Una vez culmine su periodo de retención
104.09.01 Convenios con el Ministerio de Vivienda 2 5 X documental se podrán eliminar prescribe los
104.09.02 Convenio con Fon vivienda términos, se levantarán inventarios, y se convoca

104.10 ACTAS 5 5 X Este documento una vez cumplan con su periodo
Actas De Entrega de retención tanto en el Archivo de gestión como

en el Central se podrá eliminar prescribe al su
valor legal y jurídico
CONVENCIONES

TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (RTD) NO
ACTUALIZADA DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
TALENTO HUMANO
105 / 2013

Municipio: ALCALDÍA MUNIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA
Oficina Productora: Dirección Administrativa- talento Humano 105
Cambio de código con el Acta 002 de Mayo 31 de 2012 NO ACTUALIZADA
A. G. A.C. CT E M S
105.01 MANUALES Culminado el tramite la serie
105.01.01 Manual de funciones 5 10 X permanecerá en AG 5 años
105.01.02 Manual de Procedimientos 5 10 X ejecuten derogación y/o
modificación se transfieren al
AC por 10 años y se
mantendrá en el AH para
luego servir como fuente de
información legal jurídico,
administrativo
105.02 ADMINISTRACIÓN PERSONAL 5 20 X Culminado el tramite la serie
 Vinculación permanecerá 5 años en el
 Vacaciones archivo AG y transfiere al AC
 Nómina por 20 años y se mantendrá
 Notificación y Comunicación de Actos en el AH para luego servir
 Incentivos como fuente de información
 Capacitación legal jurídico, administrativo
 Evaluación
 Sanciones
 Renuncias
 Declaración insubsistencia
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
105.03 HISTORIAS LABORALES 10 90 X Pasados 100 años se
10503.01 Historia Laborales Activos Seleccionarán aquellas
 Acto Administrativo de trabajo Historias Laborales que han
 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo sido representativas para la
 Documento de identificación Historia de Municipio.
 Hoja de vida (formato único función pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencias que acrediten los
requisitos del cargo.
 Acta de posesión
 Pasado judicial-certificado de antecedentes penales
 Certificado de antecedentes fiscales
 Certificado de antecedentes disciplinarios
 Declaración de bienes y rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, Cesantías, Caja
de Compensación, etc.
 Actos Administrativos que señalen las situaciones administrativas
del funcionario: Vacaciones, Licencias, Comisiones, ascensos,
traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en
carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago prestaciones
sociales, entre otros.
 Evaluación del desempeño

 Acto Administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la
entidad, donde consten las razones del mismo, supresión del cargo,
insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo,
liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
 Juramento de rigor Resolución 05149-Circular 04/03 Ley 31/96
 Declaración Inhabilidades e Incompatibilidades
 Declaración Juramentada
 Aceptación del Empleo o Nombramiento

A. G. A.C. CT E M S
105.03 HISTORIAS LABORALES Una vez el
105.03.02 Historia Laborales Pensionados funcionario se le
 Formato Hoja de Vida (Función Pública)
reconozca su
 Decreto de Nombramiento
 Declaración de bienes y renta pensión, pasará a
 Actualización de Datos Personales custodia en el
 Acta de Posesión (Encargo y/o nombramiento) Archivo de Gestión
 Certificaciones de Estudio y permanecerán
 Experiencia Laboral activa.
 Pasado Judicial Conservándose
 Antecedentes Disciplinarios totalmente.
 Libreta Militar
 Afiliaciones a EPS , afiliación a Fondo de Pensiones,
afiliación a Caja de Compensación
 Resoluciones o Decretos de nombramiento, encargo,
de comisión, de Vacaciones, de licencias no
remuneradas, incapacidad, asignación de funciones,
encargos, Aceptación de renuncia, Memorando de
insubsistente.
 Resolución Reconocimiento de Pensión
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
105.04 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 5 20 X Estos documentos se conservarán
 Objetivos totalmente por contener información
 Estrategias relevante para la administración
 Metas Municipal una vez cumpla con el
 Estructura Organizacional periodo de retención documental.
 Normas
 Políticas
 Clima Organizacional
 Control y Evaluación
105.05 NOMINAS Estos documentos una vez cumpla con
105.05.01 Nominas de Obreros 5 80 X el periodo de retención documental
 Novedades del personal tanto en el Archivo de Gestión como en
 Descuentos Libranzas y embargos el Central , se conservarán totalmente
 Descuentos en Salud y pensión por contener información relevante
para la administración Municipal
105.05.02 Nominas de Empleados 5 80 X
 Novedades del personal
 Descuentos Libranzas y embargos
 Descuentos en Salud y pensión
105.05.03 Nominas de Pensionados
5 80 X
 Novedades del personal
 Descuentos Libranzas y embargos
 Descuentos en Salud



A. G. A.C. CT E M S
105.06 AUTOLIQUIDACIONES 4 20 X Estos documentos se
105.06.01 Autoliquidación Salud ( EPS) conservarán totalmente
por contener información
105.06.02 Autoliquidación Pensión (ISS, Col
relevante para la
fondos, Porvenir etc.) administración Municipal
105.07 RESOLUCIONES 4 20 X Estos documentos se

 Resoluciones de vacaciones, conservarán totalmente
prestaciones sociales, retiro de relevante para la
cesantías, prima de antigüedad, administración Municipal
tiempo compensatorio, Pensión
105.08 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y 2 4 X

RECLAMOS) Una vez culmine su
periodo de retención
documental se podrán
inventarios, y se convoca
CONVENCIONES

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES
A. G. A.C. CT E M S
105.09 ACTAS DE POSESION 10 20 X Estos documentos se conservarán
 Decreto de nombramiento totalmente por contener información
relevante para la administración
Municipal una vez cumpla con el
periodo de retención documental.
105.10 DERECHOS DE PETICION 2 X Estos documentos una vez cumpla su
 Solicitud periodo en el Archivo de Gestión se
 Pruebas podrá eliminar sin convocar al Comité
 Correspondencia de envío y Respuesta de Archivo pero se levantará inventario
105.11 CERTIFICADOS 2 X Estos documentos pierde su valor legal

105.11.01  Certificados Laborales y vigencia una vez cumpla su periodo
en el Archivo de Gestión se podrá
eliminar sin convocar al Comité de
Archivo pero se levantará inventarios.
105.12 INFORMES 2 X Estos documentos una vez cumpla su
105.12.01 Informes de Gestión de Calidad MECI periodo en el Archivo de Gestión se
 Plan de Mejoramiento podrá eliminar sin convocar al Comité
 Indicadores de Gestión de Archivo pero se levantará inventario
105.13 CIRCULARES 2 X Estos documentos una vez cumpla su
105.13.01 Circulares Interno periodo en el Archivo de Gestión se
105.13.02 Circulares Externos podrá eliminar sin convocar al Comité
de Archivo pero se levantará inventario
Comité de Archivo
CONVENCIONES
CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARRO
M: Microfilmación S: Selección Técnico Operativo

TABLA RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA
DE
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
ARCHIVO GENERAL
MUNICIPAL 106 / 2013

Oficina Productora: ARCHIVO MUNICIPAL 106
Cambio de código con el Acta 002 de Mayo 31 de 2012
A. G. A.C. CT E M S
106.01 CUSTODIA DOCUMENTAL ARCHIVO HISTORICO 10 10 X La Custodia de todos los documentos
de la Entidad .organización y
 Historias laborales clasificación la responsabilidad de
 Nóminas registro y entrada al inventario del
 Investigaciones Archivo como Patricio del Municipio
 Archivos Electrónicos
106.02 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 4 4 X De acuerdo a la vida o ciclo del
documento se realizan las
 Inventario transferencias, inventario de entrega.
 Formato de Transferencia (formato único de Se tendrá en cuenta las TRD,
inventarios)AGN realizar un cronograma de
 Oficio de entrega Transferencias
 Clasificación
 Codificación
 Organización
106.03 CONSERVACION DOCUMENTAL 10 10 X Se tendrá en cuenta ya que es el
patrimonio documental de la
 Embalaje administración como fuente de
 Rotulación ( Codificación) información, investigación y consulta.
 Organización
106.04 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 1 X Se tendrá en cuenta los códigos

establecidos de acuerdo a la
 Organización e identificación carpetas (rotula) estructura de la Administración
 Inventarios documentales (Fondos Acumulados)
 Cuadro de clasificación
 Tablas de Valoración Documental (TVD)
106.05 CLASIFICACION, ORDENACION Y DESCRIPCION 1 X Se tendrá en cuenta para la
organización de la documentación
 Inventarios documentales que es transferida rotular de acuerdo
 Organización de Fondos acumulados a los códigos.
 Transferencias
 Cuadro de Clasificación
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
106.06 INFORMES 4 5 X Estos informes se presentaran
106.06.01 Informes de Actividades cuando el Alcalde o el Comité los
 Plan de Acción requieran , se podrán eliminar una
vez cumpla con el periodo de
 Formatos informes de actividades retención en el archivo de gestión
 Indicadores de gestión como en el Central.
106.06.02 Informes de Comité de Archivo
 Plan de Acción
 informes de actividades
Informes del Consejo Municipal de Archivos
106.06.03
 Plan de Acción
 informes de actividades
106.07 ACTAS 5 20 X Estos documentos una vez cumpla
106.07.01 Actas del Comité de Archivo con su periodo de retención se
106.07.02 Actas del Consejo Municipal de Archivos conservaran totalmente por contener
información relevante para el
106.07.03 Actas de Transferencias
Municipio de Girardot
106.07.04 Actas de Compromiso
106.07.05 Actas de Eliminación
106.07.06 Actas de Visita a los Archivos de Gestión
106.08 ACUERDOS 5 20 X Estos documentos una vez cumpla
106.08.01 Acuerdos Consejo Municipal de Archivos con su periodo de retención se
conservaran totalmente por contener
información relevante para el
Municipio de Girardot
106.09 PQR (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS) 4 X Estos informes se presentaran
cuando el Alcalde o el Comité los
requieran , se podrán eliminar una
retención en el archivo de gestión
como en el Central.
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
cumpla con su periodo de retención
106.10.01 Circulares Comité de Archivo 4 6 X se podrán eliminar por carecer de
106.10.02 Circulares Consejo Municipal de Archivos 4 6 X valores primarios y secundarios, se
levantarán inventarios documentales
106.10.03 Circulares Internas 4 6 X y se convoca al Comité de Archivo
determinar la forma de eliminación.

106.11.01 Comunicaciones oficiales Internas eliminar prescribe los términos, se
106.11.02 Comunicaciones Oficiales Externas levantarán inventarios y se convoca
al Comité de Archivo para determinar
la forma de eliminación.
106.12 CONCEPTO TECNICO 4 10 X Una vez culmine su periodo de
al Comité de Archivo determinar la
forma de eliminación.
106.13 CONSTANCIAS (Paz Y Salvos) 4 5 X Estos informes se presentaran
cuando el Alcalde o el Comité los
requieran, se podrán eliminar una
retención en el archivo de gestión
como en el Central.
CONVENCIONES

TABLA RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
VENTANILLA ÚNICA DE
CORRESPONDENCIA
107 / 2013

Oficina Productora: 107 Dirección Administrativa - Ventanilla única de Correspondencia
Cambio de código –TRD Aprobadas Acta-002-mayo 31-2012 NO ACTUALIZADA
A. G. A.C. CT E M S
Informe MECI tiempo en el Archivo de
107.02.01 5 20 X Gestión de 5 años de acuerdo
 Plan de Acción General
a los periodos de cada
 Formatos informes de actividades Alcalde, pasará al Archivo
 Indicadores de Gestión Central para cumplir su
 Formatos de seguimiento actividades retención en el Archivo
Comunicaciones de envío y recibo Central 20 años.
107.02.02
107.02 PQR(PETICIONES , QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X Estos documentos se

eliminarán una vez cumplan
su tiempo de retención por
inventario y acta del Comité
de archivo para el
tomada.
107.03 FORMATOS PARA VENTANILLA ÚNICA DE 2 5 X Estos documentos se
CORRESPONDENCIA eliminarán una vez cumplan
107.03.01 Registro de Correspondencia Enviada por Correo su tiempo de retención por
Certificado
107.03.02 Publicaciones Recibidas (Revistas-Folletos- inventario y acta del Comité
Periódicos-Libros) de archivo para el
107.03.03 Registro de Correspondencia Enviada o Recibida cumplimiento de la decisión
Vía Fax tomada.
107.03.04 Registro y Control de Correspondencia Recibida
107.03.05 Registro y Control de Correspondencia Enviada
CONVENCIONES

Oficina Productora: 105 107 Dirección Administrativa - Ventanilla única de Correspondencia
Cambio de código –TRD Aprobadas Acta-002-mayo 31-2012 NO ACTUALIZADA
A. G. A.C. CT E M S
tiempo de retención se
 Solicitud podrá eliminar por
 Comunicación de envío y respuesta prescripción y vigencia y
por carecer valores
primarios
periodo de retención el
 Solicitud Archivo de gestión como
 Comunicación de envío y en el Archivo Central se
respuesta eliminará, ya que su valor
prescribe.
107.07.01 Comunicaciones oficiales Internas documental se podrán
107.07.02 Comunicaciones Oficiales Externas eliminar prescribe los
Comité de Archivo
CONVENCIONES

TABLA RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE DIRECCIÓN
ATENCIÓN AL CIUDADANO
108 / 2013


Oficina Productora: 107 Dirección Administrativa – Atención al Ciudadano
A. G. A.C. CT E M S
108.01.01 Informe MECI 5 20 X tiempo en el Archivo de
Gestión de 5 años de
 Plan de Acción General acuerdo a los periodos
 Formatos informes de actividades de cada Alcalde,
 Indicadores de Gestión pasará al Archivo
Central para cumplir su
retención en el Archivo
actividades Central 20 años.
108.02 PQR(PETICIONES , QUEJAS Y 2 8 X Estos documentos se

eliminarán una vez
RECLAMOS cumplan su tiempo de
retención por carecer de
valor primarios y
inventario y acta del
cumplimiento de la
decisión tomada.
CONVENCIONES


Oficina Productora: 105 107 Dirección Administrativa – Atención al Ciudadano
A. G. A.C. CT E M S
 Solicitud tiempo de retención se
 Comunicación de envío y respuesta podrá eliminar por
prescripción y vigencia y
por carecer valores
primarios
 Comunicación de envío y respuesta Archivo de gestión como
en el Archivo Central se
eliminará, ya que su valor
prescribe.
108.05 CIRCULARES Estos documentos una vez
2 2 X se cumpla con su periodo
108.05.01 Circulares Internas 2 2 X de retención se podrán
108.05.02 Circulares Externas eliminar se levantarán
Comité de Archivo
Comunicaciones oficiales Internas documental se podrán
107.06.01 Comunicaciones Oficiales Externas eliminar prescribe los
107.06.02 Comité de Archivo
CONVENCIONES

TABLA RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
CREADA DE DIRECCIÓN
NO ACTUALIZADA DE
DEPORTE
109 / 2013


Oficina Productora: 109 Dirección De Deporte NO ACTUALIZADA

A. G. A.C. CT E M S
109.01.01 Informe MECI 5 20 X tiempo en el Archivo de
 Plan de Acción General acuerdo a los periodos
 Formatos informes de actividades de cada Alcalde,
 Indicadores de Gestión pasará al Archivo
actividades Central 20 años.
109.02 PQR(PETICIONES , QUEJAS Y 2 8 X Estos documentos se

eliminarán una vez
RECLAMOS cumplan su tiempo de
retención por carecer de
valor primarios y
inventario y acta del
cumplimiento de la
decisión tomada.
CONVENCIONES



Oficina Productora: 109 Dirección De Deporte NO ACTUALIZADA

A. G. A.C. CT E M S
109.03 DERECHO DE PETICION 1 4 X Una vez culminado el tiempo
 Solicitud de retención se podrá eliminar
 Comunicación de envío y respuesta por prescripción y vigencia y
por carecer valores primarios
 Comunicación de envío y respuesta Archivo de gestión como en
el Archivo Central se
prescribe.

2 2 X cumpla con su periodo de
108.05.01 Circulares Internas 2 2 X retención se podrán eliminar
108.05.02 Circulares Externas se levantarán inventarios, y se

de retención documental se
107.06.01 Comunicaciones oficiales Internas podrán eliminar prescribe los
107.06.02 Comunicaciones Oficiales Externas términos, se levantarán
Comité de Archivo
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE LA SECRETARIA DE
GOBIERNO
110 / 2013

Municipio: ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT
Oficina Productora: 110 SECRETARIA DE GOBIERNO
ACTUALIZACIÓN: Acta No.002 de Mayo 31/2012
A. G. A.C. CT E M S
110.01 DERECHOS DE PETICIÓN 2 4 X Estos documentos una vez cumpla su periodo
 Solicitud de retención en AG y AC, se eliminarán por
 Correspondencia de envío y respuesta carecer de valores tanto primarios como
secundarios. Se convocará al Comité de
Archivo Para tomar la decisión de la forma de
eliminación
110.02 TUTELAS 2 4 X Estos documentos una vez terminado su
 Solicitud periodo de retención en AG y AC, se eliminarán
 Correspondencia de envío y respuesta por que prescriben y pierden su valor legal y
jurídico.
110.03 INFORMES
110.03.01 Informes de Gestión y Actividades Estos documentos se eliminan por carecer de
 Plan de Acción 4 20 X valores tanto primarios y secundarios una vez
 Formatos informes de actividades cumplan su periodo de retención tanto en el
 Indicadores de Gestión Archivo Gestión como el Archivo Central. Se
 Formatos de seguimiento actividades levantará inventarios y se convoca al comité de
 Comunicaciones de envío y recibo Archivo para la toma de decisión
Informes a Entidades del Estado

110.03.02  Fiscalía Nacional 4 20 X
 Fondo Magisterio
 Servicio Civil
110.04 CERTIFICACIONES Estos documentos prescriben después de su

110.04.01 Certificaciones Laborales 2 X vigencia de expedición , se levanta acta de
110.04.02 Certificados de Residencia 2 X inventarios y se procede al convocar al comité
110.04.03 Certificaciones de propiedad horizontal de archivo
CONVENCIONES


ACTUALIZACIÓN: Acta No.002 de Mayo 31/2012 NO ACTUALIZADA
CODIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION OBSERVACIONES
FINAL
A. G. A.C. CT E M S
110.05 LICENCIAS (Para la realización de rifas, juegos y 2 5 X Estos documento se podrán eliminar
por carecer de valor legal una vez
espectáculos) cumplan con periodo de retención tanto
 Solicitud en Archivo de Gestión como en el Central
teniendo en cuenta que se levantara
 Consignación inventarios, se convoca al Comité de
 Comunicación de envío y respuesta. Archivo para la toma de decisión
110.06 PROGRAMAS Culminado el Periodo de retención de
110.06.01 Programas de Bienestar Familiar cuatro años en el Archivo de Gestión y
4 5 X luego pasará al Archivo Histórico para
 Programa
servir como fuente de consulta para la
 Beneficiarios investigación y la historia entre otros
 Informes
Programas de Control del Orden Público
110.06.02  Programa
 Informe 4 5 X
 Solicitud
Programa de Prevención y Atención de Emergencias y Desastres
 Programas
110.06.03
 Planos de riesgos
 Estadísticas
 Conceptos 3 5 X
 Solicitud
 Censo de pobladores en zonas de riego
Programa de Atención de víctima del Conflicto Armado

110.05.04  Comunicaciones de envío y Respuesta
 Informes y Consolidados
CONVENCIONES


FINAL
A. G. A.C. CT E M S
110.07 MEMORANDOS 2 X Estos documentos una vez
cumpla su periodo en el
Archivo de Gestión se podrá
eliminar sin convocar al
Comité de Archivo pero se
levantará inventario
110.08 CIRCULARES X Estos documentos una vez
110.08.01 Circulares Internas 2 5 cumpla su periodo en el
110.08.02 Circulares Externas 2 5 Archivo de Gestión se podrá
Comité de Archivo pero se
levantará inventario.
110.09 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS) 2 3 X Una vez culmine su periodo
110.09.01 Personas particulares de retención documental se
Citaciones podrán eliminar prescribe los
Formatos de asistencia o presentación términos, se levantarán
Comité de Archivo
Comité de Archivo
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
110.11 ACTAS 2 5 X Estos documento se podrán eliminar por carecer de valor legal
110.11.01 Actas de Concejos de Seguridad una vez cumplan con periodo de retención tanto en Archivo de
110.11.02 Actas de Garantías Electorales Gestión como en el Central teniendo en cuenta que se levantara
110.11.03 Actas de Espacio Publico inventarios, se convoca al Comité de Archivo para la toma de
 Actas de Requerimiento y o Compromiso decisión .
 Actas de Vendedores Estacionarios Espacio público

 Actas Establecimientos comerciales que ocupan mas del espacio permitido por la ley
 Actas de Control de sonido
 Actas de Incautación y o Decomisos de Vendedores Estacionarios
110.12 RESOLUCION 4 20 X Estos documentos una vez cumpla con el periodo de retención
documental se conservaran totalmente por contener información
relevante para la Administración
110.13 FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES (LEY 232 DE 1995)

 Auto Avocando Conocimiento
 Comunicación de envío y recibo
 Diligencia de libre apremio y juramento
 Auto para presentar documentos
110.14 UTILIDAD PÚBLICA E INTERES SOCIAL 3 5 X Culminado el Periodo de retención de cuatro años en el Archivo
 Acuerdo Declaratoria de Utilidad Pública e Interés S. de Gestión y luego pasará al Archivo Histórico para servir como
 Auto de trámite fuente de consulta para la investigación y la historia entre otros
 Inscripción del predio ante la oficina de Registro I. P.

 Solicitud de Avalúo Comercial
 Notificación y formalización del procedimiento
 Datos básicos Impuesto Predial-Valorización
 Certificado de matrícula inmobiliaria
 Certificado del Uso del suelo
 Plano
 Notificación del Avalúo Comercial
 Certificación de Linderos
 Paz y Salvo Impuesto predial y valorización
 Minuta de Compraventa
 Oficio para reparto a Notaria
CONVENCIONES

TABLA CREADA DE
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA DE
TECNOLOGÍA Y
TELECOMUNICACIONES
TIC-111


Oficina Productora: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES TIC- 111
ACTUALIZACIÓN –
A. G. A.C. CT E M S
111.01 ACTAS 2 5 X Estos documento se
podrán eliminar por
carecer de valor legal
una vez cumplan con
tanto en Archivo de
Gestión como en el
Central teniendo en
cuenta que se levantara
inventarios, se convoca
al Comité de Archivo para
la toma de decisión .
111.01 CIRCULARES X Estos documentos una
vez cumpla su periodo en
111.01.01 Circulares Internas 2 5 el Archivo de Gestión se
111.01.02 Circulares Externas 2 5 podrá eliminar sin
convocar al Comité de
Archivo pero se levantará
inventario.
111.02.01 Comunicaciones oficiales Internas documental se podrán
111.02..02  Enviadas eliminar prescribe los
 Recibidas inventarios, y se convoca
Comunicaciones Oficiales Externas al Comité de Archivo
 Enviadas
 Recibidas
CONVENCIONES

Oficina Productora: DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE TECNOLOGÍA Y TELECOMUNICACIONES TIC- 111
ACTUALIZACIÓN –
A. G. A.C. CT E M S
111.03 INFORMES X Estos documentos una
111.03.01 Informe MECI vez cumpla su periodo en
2 5 el Archivo de Gestión se
 Plan de Acción General 2 5 podrá eliminar sin
 Formatos informes de actividades convocar al Comité de
 Indicadores de Gestión Archivo pero se levantará
 Formatos de seguimiento actividades inventario.
 Fiscalía Nacional
 Fondo Magisterio
 Servicio Civil
111.03 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y 2 3 X Una vez culmine su

RECLAMOS) documental se podrán
Personas particulares eliminar prescribe los
Citaciones inventarios, y se convoca
Formatos de asistencia o presentación al Comité de Archivo
111.04 CERTIFICACIONES 2 3 X Una vez culmine su

111.04.01 Pagina Web documental se podrán
111.04.02 Pasantes de tecnología eliminar prescribe los
111.04.03 Certicamaras términos, se levantarán
CONVENCIONES

TABLA TDR NO
ACTUALIZACIÓN
DE
LA SECRETARIA DE
GOBIERNO
COMISARIA DE FAMILIA
112 / 2013


Oficina Productora: SECRETARIA DE GOBIERNO (COMISARIA DE FAMILIA) 112
ACTUALIZACIÓN – Acta No.002 de Mayo 31/2012 No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
112.01 ACTAS 2 3 X Estos documentos se eliminaran una
112.01.01  Actas de compromisos vez cumpla con su periodo de retención
112.01.02  Actas de Conciliación se levanta inventarios y se convoca al
Comité de Archivo.
112.02 DENUNCIAS
2 10 X
112.02.01 Restablecimiento de los Derechos de los Niños ,Niñas y Adolescentes
 Denuncio Verbal o escrito
 Verificación de Parentesco (Registro Civil)
 Apertura de Historia
 Declaraciones
 Valoración Psicológica y Psiquiatrita
 Concepto (evaluaciones y Entrevistas) Estos documentos prescribe de acuerdo
 Dictamen Médico Legista (Señales físicas Abuso, torturas, penas crueles o inhumanas) a los términos pierde su valor legal y
 Informe IBCF jurídico, se eliminarán una vez cumpla
 Elaboración Demanda con su periodo de retención en el
 Notificación (Fiscalía,) Archivo de gestión como en Central .se
 Orientación Trabajo Social y Psicología levantará inventarios y se convoca a
 Correspondencia de envío y respuesta Comité de Archivo
Denuncia Violencia Intrafamiliar
112.02.02  Denuncio Verbal o Escrito

 Verificación de Parentesco(Registro Civil)
2 20 X
 Declaraciones
 Valoración Psicológica y Psiquiatrita
 Concepto (Evaluaciones y Entrevistas)
 Dictamen Médico Legista (Señales físicas Abuso,, torturas, penas crueles o Inhumanas
 Informe IBCF
 Elaboración Demanda
 Notificación (Fiscalía)
 Orientación Trabajo y Psicología
 Correspondencia de envió y Respuesta
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
112.02.03 Denuncias Maltrato Infantil 10 20 X
 Denuncio Verbal o Escrito
 Declaración
 Apertura Historia
 Visita Domiciliaria
 Valoración y Diagnóstico Médico Legista Estos documentos
 Notificación e Informe (Fiscalía) prescribe de acuerdo a
 Orientación (promoción, Protección, Prevención) los términos pierde su
valor legal y jurídico, se
 Tratamiento Psicológico
eliminarán una vez
cumpla con su periodo
de retención en el
Denuncias Abuso y Explotación Sexual
112.03.04 10 20 X Archivo de gestión
 Denuncio Verbal o Escrito como en Central .se
 Declaración levantará inventarios y
 Citación se convoca a Comité de
 Apertura de Historia Archivo
 Valoración y Dictamen Médico Legista
 Orientación y Tratamiento
 Notificación (Juzgado y Fiscalía)
 Apertura de Proceso
112.03.05 Denuncia de Abandono de menores

 Recepción Informe Policivo 10 20 X
 Declaración
 Diligencia legal y Visita
 Rescate del Menor
 Informe (ICBF, FISCALIA)
 Investigación
 Diligencias (pruebas)
 Valoración y Dictamen Psicológica
 Remisión Historia al ICBF
CONVENCIONES
M: Microfilmación S: Selección Operativo (E)
A. G. A.C. CT E M S
112.03 INFORMES 4 5 X Estos informes se presentaran cuando
112.03.01 Informes de Visitas el Alcalde o el Comité los requieran, se

podrán eliminar una vez cumpla con el
112.03.02 Informe Psicológico
periodo de retención en el archivo de
Informes de Gestión de Calidad MECI
gestión como en el Central.
 Plan de Mejoramiento
112.04 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS) 2 8 X Estos documentos se eliminarán una vez
11204.01 cumplan su tiempo de retención por

secundarios, se levantará inventario y
acta del Comité de archivo para el
112.05 HISTORIAS Esta SERIE , podrá pasar al AG. 2
112.05.01 Historias, Solicitud de Conciliación para la Fijación de Cuotas de Alimentos, Custodia 2 10 X años una vez perciben cuando el menor
cumpla su mayoría de edad. Y reposará
y o Regulación de Visitas a favor de los Niños, Niñas y Adolescentes, Solicitud de de
en AC por 10 años más. Una vez
Alimentos para Adultos Mayores, Discapacidad.
cumpla su periodo de retención se
podrán eliminar, se levantarán
 Solicitud Queja (verbal o escrita) inventarios y se convoca a Comité de
 Apertura de Historia Archivo.
 Citación Audiencia de conciliación

 Acta (Regulación de visita, custodia, Cuota alimentaría).
112.06.01 Comunicaciones oficiales Internas documental se podrán eliminar

prescribe los términos, se levantarán
112.06.02 Comunicaciones Oficiales Externas
inventarios, y se convoca al Comité de
Archivo
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE
LA SECRETARIA DE
GOBIERNO
CASA DE JUSTICIA
113
Oficina Productora: CASA DE JUSTICIA 113 No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
113.03 ACTAS
113.03.01 Acta de Conciliación 3 5 X Esta información se encuentra
113.03.02 Acta de Custodia condensada en el Proceso o
113.03.03 Acta de Alimentos
expediente
113.03.04 Acta de Visitas
113.04 PROVIDENCIAS VIOLENCIA INTRAFAMILIAR 7 3 X Prescribe el término a los tres
 Formato de Denuncio años, una vez cumpla con el
 Auto periodo de retención documental
 Notificaciones para la partes se podrá eliminar
 Notificación de fecha
 Diligencia
113.05 EXPEDIENTES
113.05.01 Expediente Violencia Intrafamiliar 10 20 X
 Formato de Denuncio
 Auto
 Notificación
 Remisión Medicina legal
Una vez se de el fallo se da por
 Remisión a Trabajadora Social
 Remisión Psicóloga
terminado y archivada, se
eliminará estos documentos una
113.05.02 Expediente Abuso Sexual vez cumpla los periodo de
 Formato de Denuncio 10 20 X retención tanto en el archivo de
 Auto Gestión como en el Central. Se
 Notificación levantarán inventario y se somete
 Remisión Medicina legal a decisión del Comité de Archivo
 Remisión Psicóloga 10 20 X
113.05.03 Expediente Maltrato a menores

 Formato de Denuncio
 Remisión Medicina legal
 Remisión Psicóloga
CONVENCIONES


Oficina Productora: CASA DE JUSTICIA 113 No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
113.05.04 Expediente de Alimentos 10 20 X
 Solicitud
 Registro civil
 Fotocopia cédula de l os padres
 Fotocopia de EPS del menor Una vez se de el fallo se da por
 Fotocopia recibo de servicio Público terminado y archivada, se eliminará
 Acta de conciliación estos documentos una vez cumpla
X los periodo de retención tanto en el
113.05.05 Expediente Custodia archivo de Gestión como en el
 Solicitud 10 10 Central. Se levantarán inventario y se
somete a decisión del Comité de
 Registro Civil
Archivo
 Fotocopia de cédula de ciudadanía
 Certificados de estudios de menor
 Fotocopia de EPS del menor
 Fotocopia recibo de Servicio Público
 Acta de Conciliación
113.06 AUTO 5 X Este documento se podrá eliminar
 Notificación por carecer de valores primarios y
secundarios. Se convoca al Comité
de Archivo. levantamiento del acta
113.07 CITACIONES 10 X Se podrán eliminar por carecer de
valores primarios y secundarios.
113.08 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS) 2 X Este documento se podrá eliminar
por carecer de valores primarios y
secundarios. Se convoca al Comité
de Archivo. levantamiento del acta
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE LA SECRETARIA
DE GOBIERNO
INSPECCIÓN DE POLICIA
MUNICIPAL
116 / 2013
Oficina Productora: SECRETARIA DE GOBIERNO (INSPECCION DE POLICIA) 116
No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
116.01 QUERELLAS
5 10 X Estos documentos pierde su
116.01.01 Querella de Medida Correctiva (Riñas Callejera, Amenazas, valor legal y jurídico una vez se
Escándalos en Vía Pública) prescribe y cumpla con su
 Recibo de Querella periodo de retención en el
 Boleta de Citación Archivo de Gestión como en el
 Declaración Central. Se levantará inventarios
 Conminación y se convoca al Comité de
 Multa Archivo.
 Fallo
5 10 X
116.01.02 Querella Civiles Ordinarias de Policía Perturbación a la
Posesión y Tenencia de servidumbre.
 Recibo de Querella
 Auto
 Declaraciones
 Inspección Ocular
 Fallo 10 X
116.01.03 5
Querella Lanzamiento por Ocupación de Hecho
 Despacho Comisorio
 Auto
 Inspección
 Acta de Diligencia
 Remisión Querella (Alcaldía ó Juzgado)
116.01.04 5 10 X
Querella Precios y Medidas
 Solicitud ( Queja)
 Acta de Visita
 Informe de Policía
 Fallo
CONVENCIONES
Té


No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
116.01.05 Querellas Contravenciones Comunes de Policía Estos documentos pierde su
(Construcción y reparación de obra, Expulsión de 3 10 X valor legal y jurídico una vez
domicilio, amenaza de ruina, Inspecciones oculares) se prescribe y cumpla con su
 Recibo de Querella periodo de retención en el
 Auto Archivo de Gestión como en
 Declaraciones el Central. Se levantará
 Inspección Ocular inventarios y se convoca al
 Fallo Comité de Archivo.
116.01.06 Querellas Contravenciones Especiales (Protección

Hotelera, Inspección acta de defunción, Protección 3 10 X
animales caninos, tenencia de animales caninos,
artículos pirotécnicos o explosivos, amparo policivo a las
empresas públicas, restitución de bien de uso público)
 Auto
 Declaraciones
 Fallo
CONVENCIONES


No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
116.02 ACTAS
116.02.01 Actas de Visita Calibración ( Bombas gasolina, Gas Domiciliario) Estos documentos pierde su valor
 Citación 1 1 X legal una vez cumpla con su periodo
 Requerimiento de retención tanto en el Archivo de
116.02.02 Actas de Visita Establecimiento 1 1 Gestión como en el Central, se
 Requerimiento X eliminará, convocar al Comité de
 Informe Archivo y levantar inventario
116.02.03 Acta de Compromisos (consumidores) 1
 Descargos 1 X
 Garantía
 Compromiso
116.02.04 1 1
Actas de Diligencias de Embargos
X
 Auto
 Diligencia
116.02.05 Actas de Entrega de Elementos Decomisados 1 1
 Descargos X
 Acta de Compromiso
 Acta de Entrega
 Comunicación de envió y salida (Edificio o Bodega) 1 1 X
116.03 CONCILIACIONES 1 X Estos documentos pierde su valor

Conciliaciones por Garantías (Consumidores) legal y su vigencia una vez cumpla
 Solicitud con su periodo de retención
 Boleta de Citación documental tanto en el Archivo de
 Acta de Compromisos Gestión como en el Central.
116.04 PERDIDA DE DOCUMENTOS 1 3 X Estos documentos pierde su valor

 Denuncia legal y su vigencia una vez cumpla
 Consignación con su periodo de retención
 Declaración documental tanto en el Archivo de
Gestión como en el Central.
CONVENCIONES


No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
116.05 AUTOS ( Querellas, Despachos Comisorios) 1 X Estos documentos pierde su valor
 Querella legal y su vigencia una vez cumpla
documental en el Archivo de Gestión
Se levantará inventarios.
116.06 DESPACHOS COMISORIOS (embargos) 1 1 X Estos documentos pierde su valor
 Envió de Comisión (Juzgados) legal y su vigencia una vez cumpla
 Auto con su periodo de retención
 Diligencia documental tanto en el Archivo de
 Restitución de Inmueble Gestión como en el Central. Se
 Acta levantará inventarios y se convoca al
Comité de Archivo
116.07 RESOLUCIONES 5 10 X Estos documentos una vez cumpla
documental se conservarán
totalmente por contener información
Estadísticas, para la Administración.
116.07 COMUNICAIONES OFICIALES Una vez culmine su periodo de
116.07.01 Comunicaciones Oficiales Internas 2 3 X retención documental se podrán
116.07.02 Comunicaciones Oficiales Externas 2 3 X eliminar prescribe los términos, se
al Comité de Archivo.
116.08 INFORMES 4 5 X Estos informes se presentaran
116.08.01 Informes de Gestión de Calidad MECI cuando el Alcalde o el Comité los
 Indicadores de Gestión Calidad requieran , se podrán eliminar una
 Planes de Mejoramiento vez cumpla con el periodo de
 Plan de Acción retención en el archivo de gestión
como en el Central.
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE
INSPENCIONES SEDE ITUC-
BOMBEROS Y CASA DE
JUSTICIA
117 / 2013
Oficina Productora: SECRETARIA DE GOBIERNO (INSPECCIÓN SEDE ITUC-SEDE BOMBEROS Y SEDE CASA DE JUSTICIA) 117
No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
117.01 QUERELLAS Estos documentos pierde su valor
3 10 X legal y jurídico una vez se prescribe
117.01.01 Querella Común de Policita (Riñas Callejera, Amenazas, Escándalos y cumpla con su periodo de retención
en en el Archivo de Gestión como en el
Vía Pública) Central. Se levantará inventarios y
 Recibo de Querella se convoca al Comité de Archivo.
 Boleta de Citación
 Declaración
 Conminación
 Multa
 Fallo 3 10 X
117.01.02 Querella Civiles Ordinarias de Policía
 Auto
 Declaraciones
 Fallo 3 10 X
117.01.03 Querella Restitución de Uso Público
 Auto
 Inspección
117.01.04 3 10 X
Querella Lanzamiento por Ocupación de Hecho
 Auto
 Inspección
117.01.05 Querella Precios y Medidas 3 10 X

 Solicitud ( Queja)
 Acta de Visita
 Informe de Policía
 Fallo
CONVENCIONES

Oficina Productora: SECRETARIA DE GOBIERNO (INSPECCIÓN DE POLICIA SEDE ITUC-SEDE BOMBEROS Y SEDE CASA DE
JUSTICIA) 117
ACTUALIZACIÓN – No actualizaron
A. G. A. C. CT E M S
117.02 ACTAS
117.02.01 Actas de Visita Calibración ( Bombas gasolina, Gas Estos documentos pierde su
Domiciliario) 1 X valor legal una vez cumpla con
 Citación su periodo de retención tanto en
117.02.02  Requerimiento el Archivo de Gestión como en el
Actas de Visita Establecimiento Central, se eliminará, convocar
 Requerimiento al Comité de Archivo y levantar
 Informe inventarios.
117.02.03  Correspondencia de envío y Respuesta
Acta de Compromisos (consumidores)
 Descargos
 Garantía
 Compromiso
117.02.04
Actas de Diligencias de Embargos
 Auto
 Diligencia
117.03 CONCILIACIONES 1 X Estos documentos pierde su
Conciliaciones por Garantías (Consumidores) valor legal y su vigencia una vez
 Solicitud cumpla con su periodo de
 Boleta de Citación retención documental tanto en el
 Acta de Compromisos Archivo de Gestión como en el
Central.
117.04 PERDIDA DE DOCUMENTOS 1 3 X Estos documentos pierde su
 Denuncia valor legal y su vigencia una vez
 Consignación cumpla con su periodo de
 Declaración retención documental tanto en el
Central.
CONVENCIONES


Oficina Productora: SECRETARIA DE GOBIERNO (INSPECCIÓN DE POLICIA SEDE ITUC-SEDE BOMBEROS Y SEDE CASA DE JUSTICIA) 117
No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
117.05 AUTOS ( Querellas, Despachos Comisorios) 1 X Estos documentos pierde su valor
 Querella legal y su vigencia una vez cumpla
117.06 DESPACHOS COMISORIOS (embargos) 1 1 X Estos documentos pierde su valor
 Envió de Comisión (Juzgados) legal y su vigencia una vez cumpla
 Auto con su periodo de retención
 Diligencia documental tanto en el Archivo de
 Restitución de Inmueble Gestión como en el Central. Se
 Acta levantará inventarios y se convoca al
Comité de Archivo
117.07 COMUNICACIONES OFICIALES Una vez culmine su periodo de
117.07.01 Comunicaciones oficiales Internas 2 3 X retención documental se podrán
117.07.02 Comunicaciones Oficiales Externas 2 3 X eliminar prescribe los términos, se
117.08 DENUNCIAS 1 3 X Estos documentos pierde su valor
117.08.01 Denuncias Penales legal y su vigencia una vez cumpla
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE
CORREGIMIENTO
MUNICIPAL
118 / 2013

Oficina Productora: SECRETARIA DE GOBIERNO –CORREGIMIENTO 118
No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
118.01 QUERELLAS Estos documentos pierde su valor
3 10 X legal y jurídico una vez se prescribe
118.01.01 Querella posesión, tenencia y Servidumbre y cumpla con su periodo de
 Recibo de querella retención en el Archivo de Gestión
como en el Central. Se levantará
 Informe secretarial inventarios y se convoca al Comité
 Auto admisorio de Archivo.
 Notificación
 Citación
 Inspección ocular
 Levantamiento de acta
118.01.02  Sentencia
Querella Común de Policita (Riñas Callejera, Amenazas, Escándalos
en
Vía Pública)
 Boleta de Citación
 Declaración
 Conminación
 Multa
118.01.03  Fallo
Querella Lanzamiento por ocupación de hecho (predios privados o de

propiedad del Municipio).
 Auto
 Declaraciones
 Fallo
CONVENCIONES

Oficina Productora: SECRETARIA DE GOBIERNO (CORREGIMIENTO) 118 No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
118.01.04 PROCEDIMIENTO NO REGULADO EN LA LEY (QUEJA) Estos documentos pierde su valor legal y jurídico una vez
3 10 X se prescribe y cumpla con su periodo de retención en el
Archivo de Gestión como en el Central. Se levantará
inventarios y se convoca al Comité de Archivo.
118.02 PROCEDIMIENTO
 Queja Verbal 1 X Estos documentos pierde su valor legal una vez cumpla con
 Auto su periodo de retención tanto en el Archivo de Gestión como
 Auto Admisorio en el Central, se eliminará, convocar al Comité de Archivo
 Auto trámite y levantar inventarios.
 Notificación (personal, edicto, estado)

 Constancia Secretarial
 Citación
 Inspección Judicial
 Actas de diligencias(Conciliación, Compromisos)
 Pruebas (Declaraciones, perito documentales)
118.03 DESPACHOS COMISORIOS 1 X Estos documentos pierde su valor legal y su vigencia una
 Comisión (Juzgados Car) vez cumpla con su periodo de retención documental en el
 Auto Archivo de Gestión Se levantará inventarios.
 Diligencia (Acta)
 Remisión y / o Devolución
118.04 RESOLUCIÓN 1 1 X Estos documentos pierde su valor legal y su vigencia una
 Orden de policía vez cumpla con su periodo de retención documental tanto
 Estatuto Quo en el Archivo de Gestión como en el Central. Se levantará
 Conminación inventarios y se convoca al Comité de Archivo
 Multa
 Fallo
118.05 PQRS (PETICIONES, QUEJAS , RECLAMOS Y SUGERENCIAS) 2 4 X Una vez culmine su periodo de retención documental se
podrán eliminar prescribe los términos, se levantarán
inventarios, y se convoca al Comité de Archivo
118.06 COMUNICACIONES OFICIALES Una vez culmine su periodo de retención documental se
118.06.01 Comunicaciones oficiales Internas 2 3 X podrán eliminar prescribe los términos, se levantarán
118.06.02 Comunicaciones Oficiales Externas 2 3 X inventarios, y se convoca al Comité de Archivo
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE
LA SECRETARIA
DE HACIENDA
120 / 2013

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUN
Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA 120 No actualizaron
A. G. A.C. CT E M S
120.01 INFORMES Estos documentos se podrán eliminar
120.01.01 Informes de Actividades mecí una vez cumpla con su periodo de
 Plan de Acción 1 15 X retención por carecer de valores
 Formatos informes de actividades primarios y secundarios , levantar
 Indicadores de gestión inventarios y convocar al comité de
 Formatos de seguimiento actividades archivo para la toma de decisión
 Contraloría Departamental 1 15 X
 Contraloría General de la Nación
 Planeación Departamental
 Contaduría Pública
 Gobernación
120.01.03
Informes de Fondo de Cuentas y Fiducias 1 15 X
 Recaudo
 Control y seguimiento
120.01.04 Informes Planeación 1 15 X

 Control y seguimiento
120.02 PLANES Estos documentos se podrán eliminar
120.02.01 Plan Anual Mensualidad 2 5 X una vez cumpla con su periodo de
120.02.02 Plan Financiero 2 5 X retención por carecer de valores
120.02.03 Plan de Mejoramiento 2 5 X primarios y secundarios , levantar
inventarios y convocar al comité de
archivo para la toma de decisión
120.03 CREDITO PUBLICO 2 10 X Estos documentos una vez termine la
cancelación del crédito permanecerá
 registro deuda presupuesto en el Archivo de Gestión 2años y
 Control y seguimiento transfiere al Archivo Central. Una vez
 Informes cumpla su retención se podrá eliminar.
Se convoca al Comité de Archivo para
toma de decisión Esta información se
encuentra condensada en los Balances
Trimestrales.
CONVENCIONES CT: Conservación Total E: Eliminación


Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA 120 No actualizaron
120.04 RESOLUCIONES 2 10 X Estos documentos una vez cumpla el periodo de retención
documental se podrán conservar por contener información
relevante del Municipio, registrándose la toma de decisión.
(Acta)
120.05 ESTADOS FINANCIEROS 2 10 X Estos documentos una vez termine su periodo de
retención documental, en el Archivo de Gestión 2 años y
transfiera al Archivo Central 10 años, podrán eliminar se
levanta inventarios documentales y se convoca al comité
de archivo para toma de decisión. Esta información se
encuentra registrada en los Balances Generales.
120.06 CERTIFICACIONES 2 X Una vez cumpla su periodo de retención, podrá eliminar
por carecer de valores primarios y secundarios. Se
levantará inventarios y se convoca al Comité para la toma
de decisión (Acta)
120.07 DERECHOS DE PETICIÓN 2 2 X Estos documento se podrán eliminar una vez culmine su
 solicitud periodo de retención en el Archivo de Gestión 2 años se
 Pruebas transfiere al Archivo Central 2 años, por carecer de valores
 Correspondencia de envío y respuesta administrativos legales.
120.08 TUTELAS 2 2 X Estos documento se podrán eliminar una vez culmine su

 solicitud periodo de retención en el Archivo de Gestión 2 años se
 Pruebas transfiere al Archivo Central 2 años, por carecer de valores
 Correspondencia de envío y respuesta administrativos legales.
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE
HACIENDA
CONTABILIDAD Y
PRESUPUESTO
121/ 2013

Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA (CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO) 121
ACTUALIZACIÓN: Acta No.002 de Mayo 31/2012 No actualizaron
121.01 ELABORACION DEL PRESUPUESTO MUNICIPAL 3 20 X Estos documentos se
121.01.01 *Formatos de distribución presupuesto de ingresos y gastos conservaran la información
121.01.02 *Solicitudes dependencias municipales sobre anteproyectos de relevante son testimonios de los
gastos de funcionamiento e inversión con su respectiva manejos presupuéstales de la
justificación y soportes Administración.
121.01.03 *Oficio DNP sobre el monto y distribución SGP
121.01.04 *Cálculos de ingresos corrientes
121.01.05 * Decreto liquidación del presupuesto Municipal
121.01.06 *Informe de Ejecución Presupuestal
121.01.07 *Liquidación del presupuesto
121.02 CONCILIACIONES BANCARIAS 2 10 X Estos documentos una vez
 Extractos Bancarios cumpla con el periodo de
 Libro de Bancos (Revisar)** retención documental se podrán
 Formato de Conciliación eliminar por encontrarse
registrados en los Balances y
Libros Contables
121.03 CERTIFICADO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 2 10 X Estos documentos se podrán
* Copia del CDP firmado eliminar una vez cumpla con los
periodos de retención por
encontrarse registrado en los
Balances Trimestrales.
121.04 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (adiciones traslados o 2 10 X Estos documentos se podrán
incorporación de Recursos al Presupuesto) eliminar por encontrarse
 Acuerdos Municipales registrados en los libros
 Decreto Municipal presupuéstales.
121.05 REGISTRO PRESUPUESTALES 2 20 X Estos documentos contienen

 Copia de los R. P. firmados información relevante de los
manejos presupuéstales de la
Administración
CONVENCIONES

Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA (CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
A. G. A.C. CT E M S
121.06 INFORMES 4 20 X Estos documentos se eliminan
121.06..01 Informes de Actividades por carecer de valores tanto
 Plan de Acción primarios y secundarios una
 Formatos informes de actividades vez cumplan su periodo de
 Indicadores de gestión retención tanto en el Archivo
Gestión como el Archivo
4 20 X Central. Se levantará
inventarios y se convoca al
121.06.02 comité de Archivo para la toma
4 20 X de decisión
 Ingresos y Gastos Cuentas de Balance
 Informes C:G.N. B.G. Trimestral Operaciones Recíprocas
 Informe BDME
121.06.03 Informe del Foso mí
121.07 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ACTIVA 2 10 X Estos documentos se
*Informes de recaudo de ingresos por podrán eliminar una vez
dependencias cumpla con el periodo de
*Informes Presupuestal de Ejecución activa retención , esta información
se encuentra registrada en
mensual los Balances Generales y
Libros Presupuéstale
121.08 BOLETIN DIARIO DE CAJAS Y BANCOS 2 20 X X Una vez cumpla con su
 Recibos universales periodo de retención
 Consignaciones
eliminar por encontrarse
 Conciliaciones Bancarias esta información registrada
 Ingresos Recursos Propios (Impuesto Predial, en los Balances de
Inducomercio, etc.) Trimestral.
CONVENCIONES

Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA (CONTABILIDAD Y PRESUPUEST
A. G. A.C. CT E M S
121.09 COMPROBANTES DE DIARIO DE CONTABILIDAD 2 20 X Estos documentos se podrán
 Consignaciones eliminar una vez cumpla con el
 Recibos Universales periodo de retención , esta
 Nómina información se encuentra
 Contribuciones inherentes a la nómina al sector privado y/o registrada en los Balances
público Generales y Libros
 Notas bancarias de ingresos Presupuéstales
 Ingresos de Tránsito
 Legalización Caja Menor
 Depreciación mensual
 Nota bancaria gastos
 Comprobantes Contables
121.10 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 20 X Esta información se podrá

 Declaración IVA eliminar una vez cumpla con su
 Declaración de Rentas periodo de retención se levanta
 Declaración de industria y comercio inventarios y se convoca al
 Declaración de ingresos y retenciones Comité de Archivo.

121.11.01 Comunicaciones oficiales Internas 2 3 X retención documental se
121.11.02 Comunicaciones Oficiales Externas 2 3 X podrán eliminar prescribe los
Comité de Archivo
121.12 LIBROS OFICIALES Una vez culmine su periodo de
121.12.01 Libro Mayor y Balance retención documental se
121.12.02 Libro Diario Oficiales podrán eliminar prescribe los
Comité de Archivo


TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
DE
HACIENDA
LIQUIDACIÓN Y
RECAUDO DE IMPUESTOS
122 / 2013

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT-CUNDINAMARCA
Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA (LIQUIDACION Y RECUADO DE IMPUESTOS) 12 No actualizaron
FINAL
A. G. A.C. CT E M S
122.01 LIQUIDACION 1 20 X Una vez cumpla con su periodo de
122.01.01 Liquidación de Impuesto Predial y Complementarios retención se podrán eliminar se
*recibo de pago de impuesto predial levanta inventarios y se convoca al
Liquidación y pago de impuestos de Industria y Comercio y Comité de Archivo.
122.01.02 Avisos
*Recibo de pago
122.01.03
Liquidación Contribución ala Valorización
122.02 TRAMITE DE PAZ Y SALVO POR IMPUESTOS 1 10 X Una vez cumpla con su periodo de
*Consignación retención se podrán eliminar se
*Certificado de Paz y Salvo levanta inventarios y se convoca al
Comité de Archivo.
122.03 VENTA DE FORMULARIOS 1 X Una vez cumpla con su periodo de
*Anticipo de industria y comercio retención se podrán eliminar se
*Industria y Comercio y Avisos levanta inventarios y se convoca al
*Impuesto predial Unificado Comité de Archivo.
*Relación diaria consignaciones venta de formularios
*Relación mensual venta de formularios para contabilización
122.04 CONVENIOS DE PAGO 2 5 . Una vez culmine su periodo de
X retención documental se podrán
122.04.01 Convenios de Pago de impuesto de Industria y Comercio eliminar prescribe los términos, se
*Resolución administrativa levantarán inventarios, y se convoca
*Pagare de la deuda al Comité de Archivo
* Recibo de Consignación
122.04.02 Convenios de Pago de Impuesto predial (Cobro Coactivo)

*Resoluciones administrativa
*Pagare de la deuda
* Recibo de Consignación
CONVENCIONES

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT-CUNDINAMARCA
Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA (LIQUIDACION Y RECUADO DE IMPUESTOS) 122 No actualizaron
FINAL
A. G. A.C. CT E M S
122.05 PAGO IMPUESTOS POR COMPENSACION CRUCE DE 1 10 X Estos documentos una vez cumpla
CUENTAS con su periodo de retención tanto en
*Resolución administrativa el Archivo de Gestión como en el
*Boletín informativo deuda predial Central se podrá eliminar, se
*Recibo de deuda Impuesto de Industria y Comercio levantará inventarios y se convoca al
Comité de Archivo.
122.06 INFORMES Estos documentos se podrán
122.06.01 eliminar una vez cumpla con su
Informes de Actividades 5 10 X periodo de retención, levantar
 Plan de Acción inventarios y convocar al comité de
 Formatos informes de actividades archivo para la toma de decisión
 Indicadores de gestión
122.06.02 Informes a Entidades del Estado 5 10 X
122.07.01 *Comunicaciones oficiales Internas eliminar prescribe los términos, se
122.07.02 *Comunicaciones oficiales Externas levantarán inventarios, y se convoca
122.08.01 *Circulares Internas 4 6 X cumpla con su periodo de retención
122.08.02 *Circulares Externas se podrán eliminar por carecer de
valores primarios y secundarios, se
levantarán inventarios documentales
y se convoca al Comité de Archivo
determinar la forma de eliminación.
CONVENCIONES

TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA
HACIENDA
TESORERIA
123

Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA (TESORERIA) 123
A. G. A.C. CT E M S
123.01 DESCUENTOS 2 20 X X Esta información se podrá
123.01.01 Embargos eliminar una vez cumpla con su
123.01.02 Cooperativas periodo de retención se levanta
Comité de Archivo.
123.02 CUENTAS BANCARIAS 1 20 X Esta información se encuentra
 Solicitud apertura de cuenta registrada en Libros de Banco,
 Situaciones cuenta Conciliaciones Bancarias, una
123.02.01 Chequeras vez cumpla con su periodo de
123.02.02 Extractos bancarios retención podrán eliminar se
levantará inventarios y se
123.03 FOSOMI 5 20 X Esta información se podrá
123.03.01 Relación de Pagos eliminar una vez cumpla con su
123.03.02 Listados de deudores periodo de retención se levanta
Comité de Archivo.
123.04 INFORMES
123.04.01 Informes de Mecí 1 15 X Estos documentos se podrán

 Plan de Acción eliminar una vez cumpla con su
 Formatos informes de actividades periodo de retención, levantar
 Indicadores de gestión inventarios y convocar al comité
 Formatos de seguimiento actividades de archivo para la toma de
 Comunicaciones de envío y recibo decisión
123.04.02 Informes a Entidades del Estado 1 15 X

 Procuraduría
CONVENCIONES


FINAL
A. G. A.C. CT E M S
123.05 CERTIFICADOS 1 5 Estos documentos se podrán
123.05.01 Certificados de Rete fuente eliminar una vez cumpla con su
 Compras periodo de retención, levantar
 Contratos inventarios y convocar al
 Prestación de Servicios comité de archivo para la toma
123.05.02 Certificados Interno de decisión
123.06 LIBROS 3 15 X Estos libros se conservarán
123.06.01 libros Radiadores totalmente, ya que contiene
123.06.02 libros de Cheques información relevante para la
123.06.03 libros de bancos Administración Municipal.
123.07 DEUDA PÚBLICA 5 20 X Estos documentos se podrán
123.07.01 Paz y Salvos eliminar una vez cumpla con su
123.07.02 Pagares periodo de retención, levantar
inventarios y convocar al
comité de archivo para la toma
de decisión
123.08 DERECHOS DE PETICIÓN 2 2 X Estos documento se podrán
 solicitud eliminar una vez culmine su
 Pruebas periodo de retención en el
 Correspondencia de envío y respuesta Archivo de Gestión 2 años se
transfiere al Archivo Central 2
años, por carecer de valores
administrativos legales.
CONVENCIONES

123.09 ORDENES DE PAGO Y/O CUENTA 2 20 X Estos documentos
123.09.01 Contrato de prestación de servicios
 Hoja de Ruta una vez cumpla con
 Comprobante de egreso el periodo de
 Orden de pago (contabilidad)
 Equivalente
retención se
 Autorización conservara totalmente
 Certificación de servicios contiene información
 Pagos de seguridad social
 Solicitud de Disponibilidad
relávenle para la
 Certificado de Disponibilidad administración posee
 Registro presupuestal valores primarios y
 Copia del contrato
 Acta de inicio secundarios
123.09.02
Suministros
 Hoja de Ruta
 Comprobante de Egreso
 Orden de pago (Contabilidad)
 Certificación de servicios
 Solicitud de Disponibilidad
 Certificado de Disponibilidad
 Registro presupuestal
 Pólizas de Seguros (Cumplimiento y Garantía)
 Resolución Aprobación Pólizas
CONVENCIONES


123.09.02 Suministros 2 20 X Estos documentos una vez
 Publicación (Gaceta Municipal) (Opcional según el cumpla con el periodo de
monto) retención se conservara
 Requisición totalmente contiene
 Cotizaciones información relávenle para la
 Orden de compra administración posee valores
 Facturas primarios y secundarios
 Entrada almacén
Salida Almacén
123.10 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 5 5 X
(GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES) Estos documento se podrán
 Solicitud de Convenio ( Cada Dependencia)
 Apertura Cuenta
eliminar una vez culmine su
 Hoja de Proveedores periodo de retención en el
 Liquidación de Convenio Archivo de Gestión 2 años se
transfiere al Archivo Central 2
123.11 TRASLADOS 5 10 X Una vez culmine su periodo de
 Solicitud trámite retención documental se
 Resolución
podrán eliminar estos se
 Nota Debito
123.11.01 Correspondencia de envío y respuesta encuentran registrados en los
movimientos bancarios y
Balance Trimestral.
CONVENCIONES


123.12 INGRESOS Y EGRESOS DE IMPUESTOS 3 10 X Estos documentos se conservarán
123.12.01 CAR totalmente, ya que contiene información
123.12.02 IVA relevante para la Administración
123.12.03 Recaudo 1 y 2 cobro Municipal
123.13 REGALÍAS 5 20 X Estos documentos se conservarán
totalmente, ya que contiene información
Municipal
Comité de Archivo
123.15 CIRCULARES 1 2 X Estos documentos se podrán eliminar
una vez cumpla con su periodo de
retención, levantar inventarios y
convocar al comité de archivo para la
toma de decisión
123.16 LIBRANZAS 1 20 X Esta información se encuentra
123.16.01 Relación de descuento de libranzas registrada en Libros de Banco,
Conciliaciones Bancarias, una vez
cumpla con su periodo de retención
podrán eliminar se levantará
inventarios y se convoca al Comité de
Archivo
123.17 OBLIGACIONES BANCARIAS: 2 10 X Estos documentos una vez cumpla con
 Extractos Bancarios el periodo de retención documental se
 Estado de Cuenta podrán eliminar por encontrarse
 CDP registrados en los Balances y Libros
 RP Contables
 Hoja de Ruta
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
NO ACTUALIZADA
HACIENDA
DE ALMACEN
124


Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA (ALMACEN) 124
A. G. A.C. CT E M S
124.01 EXPEDIENTES DE MAQUINARIA 2 10 X Estos documentos una vez
 Carta de propiedad cumplan con su periodo de
 Manifiesto aduana retención tanto en los
 Seguros Archivos de Gestión y
 Recibos de impuestos Central, se conservaran
 Documentos de mantenimiento, consumo y totalmente por contener
información legal como
reparaciones muestra de propiedad de los
 Comparendos Vehículos de la
Administración.
 Procesos judiciales
 Remates
124.02 INFORMES 4 20 X Estos documentos se
124.02.01 Informes de Gestión eliminan por carecer de
 Plan de Acción valores tanto primarios y
 Formatos informes de actividades secundarios una vez cumplan
 Indicadores de Gestión su periodo de retención tanto
 Formatos de seguimiento actividades en el Archivo Gestión como
 Comunicaciones de envío y recibo el Archivo Central. Se
levantará inventarios y se
124.02.02 Informes a Entidades del Estado 4 20 X convoca al comité de Archivo
 Fiscalía Nacional para la toma de decisión
 Procuraduría General de La Nación
 Servicio Civil
CONVENCIONES


Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA (ALMACEN)
A. G. A.C. CT E M S
124.03 INVENTARIO GENERAL DE BIENES 4 10 X Estos documentos
permanecen vigentes
DEVOLUTIVOS hasta que no se autorice
la baja de los Artículos,
 Comprobante de traspaso una vez se realice este
procedimiento no se
 Comprobante de Entrada de Almacén. podrán eliminar. Este
 Comprobante de Salida de Almacén documento permanecerá
en el Archivo de Gestión
 Inventario Dependencias por código y cumplirá su retención
 Entradas y Salidas de Almacén documental y luego se
realizará su disposición
Final.
124.04 MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN 4 10 X Estos documentos una
vez cumpla con el
periodo de retención se
 Comprobantes de entrada podrán eliminar por
 Comprobantes de salida encontrarse registrados
en las ordenes de pago
 Facturas (manejos Presupuéstales)
 Cotizaciones se levantara inventarios y
se convoca al comité de
 Actas de bajas archivo para la toma de
 Reintegros decisión.
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
124.05 PQR (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS) 2 X Estos documentos carecen de valores
primarios y secundarios, una vez cumpla
con su periodo de retención podrán
eliminarse, se convoca al Comité de
Archivo (levantamiento de Acta).
124.06 REQUISIONES 2 X Son documentos facilitativos de la
124.06.01 Actas de Entrega de Elementos de Almacén Oficina carecen de valores primarios y
124.06.02 Certificaciones de Caja Menor secundarios, una vez cumpla con su
periodo de retención podrán eliminarse,
se convoca al Comité de Archivo
(levantamiento de Acta).
Comunicaciones oficiales Internas documental se podrán eliminar
Comunicaciones Oficiales Externas prescribe los términos, se levantarán
inventarios, y se convoca al Comité de
Archivo
124.08 COMODATOS: 2 10 X Estos documentos una vez cumplan con
124.08.01 Solicitud su periodo de retención tanto en los
 Oficio con Vº Bº del señor Alcalde Archivos de Gestión y Central, se
 Hoja de Vida en Formato único conservaran totalmente por contener
 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía información legal como muestra de
 Antecedentes Disciplinarios propiedad de los Vehículos de la
 Pasado Judicial Administración.
 Cámara y Comercio
 Póliza
 Certificado de la Junta de Acción Comunal
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
124.09 POLIZAS BIENES DEL 2 10 X Estos
MUNICIPIO: documentos una
vez cumplan con
124.09.01 Manejo
su periodo de
124.09.02 Incendio retención tanto
124.09.03 Responsabilidad en los Archivos
124.09.04 Equipo Eléctrico de Gestión y
124.09.05 Contra Incendio Central, se
124.09.06 Rotura Maquinaria conservaran
totalmente por
124.09.07 Multiriesgos
contener
información
legal como
muestra de
propiedad de los
Vehículos de la
Administración.
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZACIÓN DE
LA SECRETARIA DE
INFRAESTRUCTURA
130 / 2013


Oficina Productora: 130 SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA
ACTUALIZACIÓN – Acta No.001 de agosto 01/2013 Actualizada: Acta No.003 de1 1º. De noviembre de 2013
A. G. A.C. CT E M S
130.01 CONTRATOS 5 20 X Seleccionar 10
130.01.01 Contratos de Obra contratos de cada
 Solicitud del bien o servicio 100 para transferir al
 Solicitud de Contrato y Términos de referencia o Archivo Histórico,
pliegos de condiciones siempre y cuando
 Certificado de disponibilidad presupuestal hayan cumplido el
 Ofertas y Cotizaciones
tiempo de retención
 Licitaciones
en Archivo Central.
 Documentos de existencia y Representación
legal (Persona natural o jurídica) El tiempo de
 Formulario único Hoja de Vida (Ley 190/95 y retención en archivo
100/95) de gestión, cuenta a
 Contrato partir de la
 Registro Presupuestal liquidación del
 Garantía Única (Pólizas de Seguros) contrato.
 Resolución de aprobación de garantía
 Recibo de pago derechos de publicación Los tiempos de
Gaceta Municipal retención y la
 Recibo de Pago impuesto de timbre disposición final
 Actas de inicio y liquidación estipulados en la
 Informes (Supervisión y/o interventora) TRD para la serie
CONTRATOS, aplica
de igual forma para
las respectivas
subseries.
CONVENCIONES

Oficina Productora: 130 SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES
DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
130.01.02 Contratos de interventora 5 20 X Seleccionar 10
 Solicitud del bien o servicio contratos de cada 100
 Solicitud de Contrato y Términos de para transferir al Archivo
referencia o pliegos de condiciones Histórico, siempre y
 Certificado de disponibilidad presupuestal cuando hayan cumplido
 Ofertas y Cotizaciones el tiempo de retención
 Licitaciones en Archivo Central.
 Documentos de existencia y El tiempo de retención
Representación legal (Persona natural o en archivo de gestión,
jurídica) cuenta a partir de la
 Formulario único Hoja de Vida (Ley
190/95 y 100/95)
Los tiempos de
 Contrato
retención y la
 Registro Presupuestal disposición final
 Garantía Única (Pólizas de Seguros) estipulados en la TRD
 Resolución de aprobación de garantía para la serie
 Recibo de pago derechos de publicación CONTRATOS, aplica de
Gaceta Municipal igual forma para las
 Recibo de Pago impuesto de timbre respectivas subseries.
CONVENCIONES


Oficina Productora: SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA 130
DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
130.01.03 Contratos de Compraventa y Suministro 5 20 X Seleccionar 10
 Solicitud del bien o servicio contratos de cada
 Solicitud de Contrato y Términos de 100 para transferir al
referencia Archivo Histórico,
 Certificado de disponibilidad presupuestal siempre y cuando
 Ofertas y Cotizaciones hayan cumplido el
 Estudio de conveniencia y oportunidad tiempo de retención
 Estudio de precios del mercado en Archivo Central.
El tiempo de
 Documentos de existencia y
retención en archivo
Representación legal (Persona natural o
de gestión, cuenta a
jurídica)
partir de la
 Contrato
liquidación del
 Registro Presupuestal contrato.
 Garantía Única (Pólizas de Seguros)
 Resolución de aprobación de garantía Los tiempos de
 Recibo de pago derechos de publicación retención y la
Gaceta Municipal disposición final
 Recibo de Pago impuesto de timbre estipulados en la
 Actas de inicio y liquidación TRD para la serie
 Informes (Supervisión y/o interventora) CONTRATOS, aplica
de igual forma para
las respectivas
subseries.
CONVENCIONES


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
130.02 PROYECTOS 8 22 X Seleccionar 10 Proyectos de
130.02.01 Proyecto Construcción de Vías cada 100 para transferir al
 Presupuesto Archivo Histórico, siempre y
 Ficha EBI cuando hayan cumplido el
 Planos tiempo de retención en
 Levantamiento Topográfico Archivo Central.
 Estudios de Suelo
 Evaluación de impacto Ambiental El tiempo de retención en
 Cotización archivo de gestión, cuenta a
partir de la liquidación del
 Viabilidad
130.02.02 contrato.
Proyecto de Construcción Escenarios Deportivos
 Presupuesto
8 22 Los tiempos de retención y la
 Ficha EBI disposición final estipulados
 Planos en la TRD para la serie
 Levantamiento Topográfico PROYECTOS, aplica de igual
 Estudios de Suelo forma para las respectivas
 Evaluación de impacto Ambiental subseries.
 Cotización
 Viabilidad
130.02.03
Proyecto Peatonalización
 Presupuesto 8 22 Los tiempos de retención y la
 Ficha EBI disposición final estipulados
 Planos en la TRD para la serie
 Levantamiento Topográfico PROYECTOS, aplica de igual
 Estudios de Suelo forma para las respectivas
 Evaluación de impacto Ambiental subseries.
 Cotización
 Viabilidad
CONVENCIONES

DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
130.02.04 Mejoramiento o Construcción de Establecimientos Educativos 8 22 X Seleccionar 10 contratos de
 Presupuesto cada 100 para transferir al
 Ficha EBI Archivo Histórico, siempre y
 Planos cuando hayan cumplido el
 Levantamiento Topográfico tiempo de retención en
 Estudios de Suelo Archivo Central.
 Evaluación de Impacto Ambiental
 Cotización
 Viabilidad
130.02.06
Proyecto Obras Urbanísticas
 Presupuesto de Obra
8 22 x El tiempo de retención en
 Ficha EBI archivo de gestión, cuenta a
 Planos partir de la liquidación del
 Levantamiento Topográfico contrato.
 Evaluación de impacto Ambiental
 Cotización
 Viabilidad
130.02.07 Los tiempos de retención y la
Proyecto Regionales- Turísticos x disposición final estipulados
 Presupuesto de Obra 8 22 en la TRD para la serie
 Ficha EBI CONTRATOS, aplica de igual
 Planos forma para las respectivas
 Levantamiento Topográfico subseries.
 Evaluación de impacto Ambiental
 Cotización
Viabilidad
CONVENCIONES

DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
130.03 DERECHOS DE PETICION 1 3 X Una vez culmine su
 Solicitud periodo de retención
130.03.01  Valorización eliminar prescribe los
130.04 CONVENIOS 5 5 X
130.04.01 Invias Estos documento se
130.04.02 Fondo Nacional Regalías podrán eliminar una vez
Gobernación culmine su periodo de
130.04.03
130.04.04 Fonade de Gestión 2 años se
130.04.05 Car transfiere al Archivo
130.04.06 Ministerio de Educación Central 2 años, por
130.04.07 Ministerio de Minas carecer de valores
130.05 QUEJAS, PETICIONES Y RECLAMOS 1 3 X Una vez culmine su

 Solicitud periodo de retención
 Correspondencia de envío y Respuesta documental se podrán
CONVENCIONES

DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
130.06 ACTA DE VISITA 1 3 X Esta información se
 Memorando encuentra registrada en
los contratos o proyectos,
 Visita Técnica
se realiza la Selección
 Informe
130.07 PROGRAMAS 5 15 X Seleccionar 10 Proyectos

130.07.01 Programas de Viviendas de Interés Social de cada 100 para
 Proyecto transferir al Archivo
 Presupuesto Histórico, siempre y
 Planos Hidráulicos, cimentación, electrónicos,
cuando hayan cumplido el
mampostería, etc.,)
tiempo de retención en
 Divulgación del Proyecto a la Comunidad
 Formulario Archivo Central.
 Recepción Historias de Postulantes (Núcleo Familiar)
 Envío y presentación Historias de Postulantes Entidad El tiempo de retención en
Aprobación Subsidios (FINDETER, INURBE) archivo de gestión, cuenta
 Resolución de Aprobación de Beneficiarios a partir de la liquidación
 Listado de Beneficiarios del contrato.
 Historias de Beneficiario Programa de Vivienda
 Minuta Los tiempos de retención
 Escrituración (Notaria) y la disposición final
 Registro de Escritura (Oficina de Registro) estipulados en la TRD
para la serie
PROYECTOS, aplica de
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
130..07 PROGRAMAS 5 15 X
130.07.02 Programa de Mejoramiento de Vivienda Los tiempos de retención
 Proyecto y la disposición final
 Presupuesto estipulados en la TRD
 Divulgación del Proyecto a la Comunidad
para la serie
 Formulario Findeter
PROYECTOS, aplica de
 Formulario de Inscripción para Préstamo
 Recepción Historias de Postulantes (Núcleo Familiar)
 Fotos respectivas subseries.
 Fotocopia de escritura
 Pago de Impuesto Predial
 Paz y Salvo
130.08 TUTELAS 1 3 X Una vez culmine su periodo
 Solicitud de retención documental se
 Correspondencia de envío y Respuesta podrán eliminar prescribe
130.08.01 Tutelas Valorización los términos, se levantarán
Comité de Archivo.
130.09 ACCIONES POPULARES 4 4 X Una vez cumpla con su
 Solicitud periodo de retención el
 Notificación Archivo de gestión como en
 Concepto ante el Juzgado (Verbal) el Archivo Central se
 Correspondencia de envío y Respuesta eliminará, ya que su valor
130.09.01 Acciones Populares Valorización legal y administrativo
prescribe.
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
130.10.01 Informes de Actividades de la Dependencia 2 5 X tiempo en el Archivo de
 Plan de Acción Gestión de 5 años de
acuerdo a los periodos de
 Formatos informes de actividades cada Alcalde, pasará al
 Indicadores de Gestión Archivo Central para cumplir
 Formatos de seguimiento actividades su retención en el Archivo
 Comunicaciones de envío y recibo Central 20 años.
130.10.02 Estos documentos se

2 5 X eliminarán cumpliendo su
 Contraloría tiempo de retención y se
 Procuraduría procederá a su disposición
 Informe final por carecer de valores
 Comunicaciones de recibo y envío científicos, histórico o
culturales, se levantará acta
130.10.03 del comité de archivo donde
Informes de Valorización
se toma de decisión
130.11.02 Comunicaciones Oficiales Externas podrán eliminar prescribe
los términos, se levantarán
Comité de Archivo
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
130.12 CIRCULARES 1 2 X Estos documentos se podrán
eliminar una vez cumpla con
su periodo de retención,
levantar inventarios y
convocar al comité de archivo
para la toma de decisión
130.13 RESOLUCIONES 5 10 X Estos documentos una vez
130.13.01 Resoluciones de Valorización cumplan su periodo de
retención en AG y AC, se
Conservarán Totalmente por
contener información
Municipio.
130.14 VALORIZACIÓN 2 3 X Estos documentos se
130.14.01 Actas de Compromiso eliminaran una vez
130.14.02 Autos Notificación cumpla con su periodo de
130.14.03 Junta de valorización retención se levanta
inventarios y se convoca
130.15 CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES 2 5 X Una vez cumplan su
tiempo de retención estos
documentos por carecer
de valor primarios y
secundarios, se procederá
a levantar inventario y
acta del Comité de
archivo para el
cumplimiento de la
decisión tomada.
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
130.16 REQUERIMIENTOS DE JUZGADOS 2 5 X Una vez culmine su periodo
podrán eliminar prescribe
Comité de Archivo
130.17 DESPACHAOS COMISORIOS 2 5 X Estos documentos se podrán
130.18 FALLOS JUDICIALES 2 5 X Una vez culmine su periodo
podrán eliminar prescribe
Comité de Archivo
130.19 MEMORANDOS Estos documentos una vez
Despacho Secretario Infraestructura 2 5 x cumpla su periodo en el
130.19.01 Archivo de Gestión se podrá
comité de Archivo pero se
levantará inventario
CONVENCIONES

TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
DIRECCIÓN DE
ASISTENCIA TECNICA Y
MEDIO AMBIENTE
UMATA (ACTUALIZADA)
131 / 2013

Oficina Productora: UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA TECNICA AGROPECUARIA – (UMATA) 131
ACTUALIZACIÓN – Acta No.002 de Mayo 31/2012 Actualizada: Acta No.003 de1 1º. De noviembre de 2013
FINAL
A. G. A.C. CT E M S
131.06 PROGRAMAS: 2 10 X Culminado el trámite
131.06.01 Programas Sanidad Animal
permanece dos años
 Vacunación Encefalitis Equina
 capacitación (Formato de Asistencia) en el Archivo de
 Jornadas de desparasitación Gestión y luego pasará
 Asistencia Técnica al Archivo Histórico
31.06.01.02 Programas Sanidad Vegetal para servir como fuente
 Asistencia Técnica
 Lotes demostrativos
de consulta para la
 Capacitación (formato de Asistencia) investigación y la
historia entre otros
 Control de hormiga arriera
 Control de mosca de la fruta
131.06.01.03 Programa Porcicultura Y/O Transferencia de
Tecnología en el Mejoramiento genético en
cerdos en el Municipio de Girardot
 capacitación (Formato de Asistencia)
 Entrega de concentrado
 Inseminación artificial en cerdas de cría
 Castraciones
 Vacunación peste porcina clásica
 Visitas Técnicas
CONVENCIONES


FINAL
A. G. A.C. CT E M S
131.06 CONTINUACIÓN PROGRAMAS 2 10 X Culminado el trámite
131.06.01.04 Programa de Conservación Y Mejoramiento
de suelos
permanece dos años
131.06.01.05  Visitas de Asistencia Técnica en el Archivo de
 Capacitación (Formato de Asistencia) Gestión y luego pasará
 Parcelas demostrativas al Archivo Histórico
Visitas para evaluación de agro=ecosistemas para servir como fuente
Programa de Mejoramiento Ambiental y /o
Fortalecimiento de la Gestión Ambiental en el de consulta para la
131.06.01.06 Municipio de Girardot investigación y la
 Uso racional y eficiente de la Energía en historia entre otros
el Palacio Municipal
 Seguimiento uso racional en las
dependencias
 Capacitaciones lideres ambientales
 Actividades de Conservación de
ecosistemas
 Asesorías Ambientales
131.06.02 Programas de Fortalecimiento
CONVENCIONES


FINAL
A. G. A.C. CT E M S
131.06.02.01. FIRAG 2 10 X
131.06.02.02 Vivero Municipal y /o Embellecimiento y Ornato Municipal
Culminado el trámite
 Campañas o Conservación de ecosistemas permanece dos años
 Arborización urbana
 Reforestación en zona rural
en el Archivo de
 Producción de material vegetal Gestión y luego pasará
131.06.02.03 Mejoramiento Genético Bovino, Porcino y Ovino y/o
Mejoramiento genético bovino en el Municipio de
al Archivo Histórico
Girardot para servir como fuente
 Chequeo Reproductivo
 Sincronización
de consulta para la
 Inseminación Artificial investigación y la
 Diagnostico de preñez
 Capacitaciones
historia entre otros
131.06.02.04
Seguridad Alimentaría y/o Seguridad Alimentaria(solares
productivos) en el Municipio de Girardot
 Capacitaciones
 Selección de usuarios
 Lotes demostrativos
 Asistencia Técnica
131.06.02.05
Implementación de Cultivos Alternativos
 Selección de Beneficiarios
 Capacitaciones
 Establecimientos de lotes seleccionados
 Visitas de Asistencia Técnica
 Visitas producción y recolección
CONVENCIONES
M: Microfilmación S: Selección (Técnico Operativo)


FINAL
A. G. A.C. CT E M S
3 5 X
131.06.02..06 Generación de aéreas de Producción y recuperación de
Estos documentos se
aéreas forestales de importancia pueden eliminar una
 Selección de sectores rurales posibles a intervenir
 Delimitación de predios seleccionados y suscripción vez cumpla con el
de actas de compromisos por propietarios periodo de retención
Asesorías y /o Asistencias
131.06.02..07  Jornadas de capacitación a juntas de acción documental en el
comunal y pobladores de la zona de influencia de Archivo de Gestión, se
proyecto
 Entrega de material vegetal y firma de actas de levanta inventarios y se
recibido por parte de propietarios
 Jornada de verificación de siembras.
convoca al Comité de
Sistemas de Producción Intensiva y conservación de Archivo.
forrajes en el Municipio de Girardot
131.06.02.08  Visitas selección de usuarios
 Capacitaciones
 Visitas de Asistencia Técnica
 Visitas técnicas de Seguimiento
Fortalecimiento al sector pecuario a través de

incentivos(capital semilla)
131.06.02.09  Selección de usuarios
 Capacitaciones
 Entrega de Insumos, gallinas y codornices
ponedoras
 Visitas de seguimiento y asistencia técnica
CONVENCIONES
M: Microfilmación S: Selección (Técnico Operativo)


FINAL
A. G. A.C. CT E M S
131.06.02 PROGRAMAS 3 5 X Estos documentos se
131.06.02.10 Implementación y operatividad del sistema de
información Geográfica Agropecuaria SIGAP pueden eliminar una
 Reuniones vez cumpla con el
 Capacitaciones periodo de retención
 Demostración de métodos
 Visitas documental en el
131.06.02.11 Archivo de Gestión, se
Gestionar con las entidades bancarias crédito para
los pequeños productores rurales de Girardot con
levanta inventarios y se
el aval del FAG Nacional y del departamento de convoca al Comité de
Cundinamarca Archivo.
 Reuniones de motivación
 Capacitaciones
 Visitas de Predios
131.06.02.12
 `Visitas de entidades bancarias
Aprovechamiento forestal urbano (Acuerdo

028/2004) y compensación de especies taladas
 `Visitas arborización podas. Acuerdo 028/2004
 Jornadas a especies vegetales
 Visitas de seguimiento compensación autorización
talas
 Control fitosanitario de especies arbóreas en el
municipio
CONVENCIONES

FINAL
A. G. A.C. CT E M S
3 5 X Estos documentos se pueden
131.07 NFORMES eliminar una vez cumpla con el
Informe MECI periodo de retención documental en
 Plan de Acción General el Archivo de Gestión, se levanta
 Formatos informes de actividades inventarios y se convoca al Comité
 Indicadores de Gestión de Archivo.
131.08 TUTELAS , DERECHO DE PETICIÓN Y ACCIONES 3 2 X Estos documentos se pueden

POPULARES eliminar una vez cumpla con el
 Solicitud periodo de retención documental en
 Correspondencia de envío y Respuesta el Archivo de Gestión, se levanta
inventarios y se convoca al Comité
de Archivo.
131.09 COMUNICACIONES OFICIALES 131.09.01
2 3 x Una vez culmine su periodo su
131.09.01 Comunicaciones Oficiales Internas periodo de retención documental se
términos, se levantaran inventarios,
y se convoca al comité de Archivo
131.10 CONCEJO MUNICIPAL DE DESARROLLO RURAL 3 5 X Estos documentos se pueden
 Reuniones (Actas y Formatos de Asistencia) eliminar una vez cumpla con el
periodo de retención documental en
el Archivo de Gestión, se levanta
inventarios y se convoca al Comité
de Archivo.
CONVENCIONES

FINAL
A. G. A.C. CT E M S
131.11 JUNTA DEFENSORA DE ANIMALES 3 5 X Estos documentos se
 Reuniones (Actas y Formatos de pueden eliminar una vez
cumpla con el periodo de
Asistencia) retención documental en
el Archivo de Gestión, se
Archivo.
131.12 CIRCULARES 3 2 X Estos documentos se
pueden eliminar una vez
retención documental en
el Archivo de Gestión, se
Archivo.
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) NO
ACTUALIZADA DE
CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
132

Oficina Productora: CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 132
A. G. A.C. CT E M S
132.01 PROCESOS INVESTIGACION PRELIMINAR POR PROCESOS 20 20 X
DISCIPLINARIOS Una vez se de el fallo se da por
 Auto ( de tramite y sustanciación) terminado y archivada, se
 Auto de Evaluación eliminará estos documentos una
 Pruebas vez cumpla los periodo de
 Exposición Libre y espontánea retención tanto en el archivo de
 Declaración Juramentada Gestión como en el Central. Se
 Visita Administrativa levantarán inventario y se somete
 Despachos Comisorios a decisión del Comité de Archivo
132.01.01 Indagación preliminar

132.01.02 Investigación Disciplinaria
132.01.03 Diligencias Previas
132.02 RESOLUCIONES 5 20 El original de este documento va
Por Pliego de Cargos y Fallos anexo al proceso, una vez cumpla su
cilo de vida de retención podrá
eliminarse
132.03 AUTO POR CONSTANCIAS 10 X El original de este documento va
 Notificación (Personal, Edicto, Estado) anexo al proceso. se podrá eliminar.
 Constancia Secretarial
 Visitas Especiales en otras Entidades
132.04 INFORMES 5 X Se podrán eliminar por carecer de
Informe MECI valores primarios y secundarios.
 Plan de Acción General
132.05 QUEJAS VERBALES 2 X El original de este documento va
anexo al proceso. se podrá eliminar.
132.06.02 Comunicaciones Oficiales Externas eliminar prescribe los términos,
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA DE LA
SECRETARIA DE SALUD
ADMINISTRATIVO
140/ 2013

Oficina Productora: SECRETARIA DE SALUD 140
A. G. A.C. CT E M S
140.01 PLANILLAS DE ASISTENCIA Estos documentos pierde su
2 10 X valor administrativo
140.01.01 ASISTENCIA A CAPACITACIONES, REUNIONES,
COMITES DE ASISTENCIA TECNICA, ETC.
140.02 INFORMES Estos documentos pierde su

valor administrativo se
140.02.01 INDICADORES DE GESTION 2 10 X encuentran registrados y
 Indicadores Administrativos condensados en Balances
 Indicadores Financieros trimestrales y podrán eliminar
 Indicadores Vigilancia Epidemiológica una vez cumpla con su periodo
 Indicadores Aseguramiento de retención en el Archivo de
 Indicadores VIC Gestión como en el Central. Se
140.02.02 2 10 levanta inventarios y se
PRODUCTO DE NO CONFORMIDAD X convoca al Comité de Archivo.
140.02.03 PQRS 2 10 X
140.02.04 MATRIZ SEGUIMIENTO AL RIESGO 2 10 X
 Soportes por Dependencia
 Seguimiento Matriz del Riesgo
140.02.05 2 10
ACTUALIZACIONES PROCEDIMIENTOS X
140.02.06
PROCEDIMIENTOS 10 X
2
140.02.07 INFORMES SUPERINTERDENCIA DE SERVICIOS DE SALUD
INFORME A CONTRALORIA 10
2
140.02.08 AVANCES HALLAZGOS A CONTROL INTERNO 10 X
140.02.09 VISITAS EPS 2 X
140.02.10 INFORMES DE GESTIÓN 2 10 X
140.02.11  Formatos Informes de Actividades 2 10
X
 Planes de Acción
2 10 X
OTROS 2 10 X
CONVENCIONES
CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARRO ANDREA SANCHEZ GINA PAOLA CAICEDO L
M: Microfilmación S: Selección ( Técnico Operativo/) ARCHIVO SALUD COORD. CALIDAD EN SALUD

Oficina Productora: SECRETARIA DE SALUD 140
A. G. A.C. CT E M S
140.03 COMUNICACIONES OFICIALES 2 2 x Una vez culmine su
140.03.01 Comunicaciones Oficiales Recibidas (Internas y documental se podrán
140.03.02 Externas) eliminar prescribe los
Comunicaciones Oficiales Enviadas (Internas y términos, se levantarán
Externas) inventarios, y se convoca
140.04 SOPORTES ADMINISTRATIVOS Estos documentos

140.04.01 Soportes de Requisición de Papelería al Almacén 1 10 X pierde su valor
administrativo Se
140.04.02 Formatos de Entrega de Insumos al Personal 1 10 X levanta inventarios y se
Archivo.
140.05 DERECHOS DE PETICION 3 10 X Estos documentos una
 Solicitud vez termina su periodo
 Correspondencia de envió y respuesta pierden su valor legal y
jurídico
140.06 TUTELAS 3 10 X Estos documentos una
 Solicitud vez termina su periodo
 Correspondencia de envió y respuesta pierden su valor legal y
jurídico
CONVENCIONES
M: Microfilmación S: Selección Firmas ILEANA ACERO NAVARRO ANDREA SANCHEZ GINA PAOLA CAICEDO L
(AUXILIAR ADMINISTRATIVA ARCHIVO SALUD COORD. CALIDAD EN SALUD

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA DE LA
SECRETARIA DE SALUD
ASEGURAMIENTO
141 / 2013

Municipio: ALCADIA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

Oficina Productora: SECRETARIA DE SALUD (ASEGURAMIENTO) 141
A. G. A.C. CT E M S
141.01 ACTO ADMINISTRATIVO 4 20 X X X
 Decreto Seleccionar 10 contratos de cada
100 para transferir al Archivo
 Solicitud de disponibilidad presupuestal Histórico, siempre y cuando hayan

cumplido el tiempo de retención
Certificado de disponibilidad presupuestal en Archivo Central.
 Registros de disponibilidad presupuestal El tiempo de retención en archivo
de gestión, cuenta a partir de la
 Póliza de Alto costo liquidación del contrato.
 Copia Red de prestación de servicio Los tiempos de retención y la
disposición final estipulados en la
 Liquidaciones Ministerio de la TRD para la serie CONTRATOS,
 Informe (interventora) aplica de igual forma para las
* Promoción y prevención
141.02 INFORMES X Estos documentos se

141.02.01 Informes de Gestión 4 10 podrán eliminar una
Informes de Gestión vez cumpla con el
 Plan de Acción periodo de retención ,
 Formatos informes de actividades se levantara
 Indicadores de Gestión inventarios y se
Informes a Entidades del Estado Archivo
 Ministerio de Salud 4 10
141.02.02  Secretaría Departamental de Salud X
 Administradoras de Régimen Subsidiado
 Otras entidades del estado: Contraloría,
Procuraduría, Superintendencia
nacional de Salud, Personería
CONVENCIONES

Municipio: ALCADIA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA
Oficina Productora: SECRETARIA DE SALUD (ASEGURAMIENTO) 141
A. G. A.C. CT E M S
141.03 SEGUIMIENTO A EPS Estos documentos una vez
cumpla su periodo de retención
141.03.01 Visitas a las EPS-S 2 10 X en AG y AC, se eliminarán por
carecer de valores tanto
141.03.02 Actas de Reuniones EPS, EPS-S 2 10 X primarios como secundarios. Se
convocará al Comité de Archivo
2 10 X Para tomar la decisión de la
141.03.03 Soportes de Seguimientos a las EPS-S forma de eliminación
141.04 FORMATOS Estos documentos prescriben

141.04.01 Novedades 3 10 X después de su vigencia de
141.04.02 Formato único de Afiliación expedición , se levanta acta de
inventarios y se procede al
140.05 COMUNICACIONES OFICIALES Una vez culmine su período de

2 20 X retención documental se
140.03.01 Comunicaciones Oficiales Recibidas (Internas y Externas) podrán eliminar prescribe los
140.03.02 Comunicaciones Oficiales Enviadas (Internas y Externas) términos, se levantarán
Comité de Archivo
141.06 QUEJAS, PETICIONES Y RECLAMOS 2 10 X Estos documentos una vez

 EPS terminado su periodo de
retención en AG y AC, se
 Solicitudes de seguimiento
eliminarán por que prescriben
y pierden su valor legal y
jurídico.
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA DE LA
SECRETARIA DE SALUD
VIGILANCIA Y CONTROL
142 / 2013


Oficina Productora: SECRETARIA DE SALUD - VIGILANCIA Y CONTROL- 142
A. G. A.C. CT E M S
142.01 EXPEDIENTES X Documento con valor administrativo,
2 10 X jurídico y legal. Estos documentos
TD: Oficios, actas, registro, evidencia documental, una vez cumpla con su periodo de
retención documental se conservarán
etc.
totalmente por contener información
exclusiva para la Administración.
Después se eliminan selectivamente
142.02 INFORMES Estos documentos pierde su valor
142.02.01 INFORMES DE GESTIÓN 2 10 X administrativo se encuentran
 Formatos Informes de Actividades registrados y condensados en
Balances trimestrales y podrán
 Planes de Acción eliminar una vez cumpla con su periodo
 Indicadores de Gestión de retención en el Archivo de Gestión
TD: Oficios, registro, evidencia documental, etc. como en el Central. Se levanta
inventarios y se convoca al Comité de
142.02.02 INFORMES ENTES DE CONTROL Archivo
 Secretaría de Salud de Cundinamarca 3 10 X
 Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos INVIMA.
 Ministerio de Salud y Protección Social
 Superintendencia Nacional de Salud
TD: Oficios, actas, registro, evidencia documental,
etc
142.03.01  eliminar prescribe los términos, se
Comunicaciones oficiales Internas
142.03.02  Comunicaciones Oficiales Externas Comité de Archivo
TD: Oficios, evidencia documental, etc.
CONVENCIONES
(AUXILIAR ADMINISTRATIVA ARCHIVO SALUD COORD. CALIDAD EN SALU


Oficina Productora: SECRETARIA DE SALUD - VIGILANCIA, INSPECCION Y CONTROL- 142
RETENCION DISPOSICION OBSERVACIONES
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES FINAL
A. G. A.C. CT E M S
142.04 DERECHOS DE PETICIÓN Estos documentos una vez cumpla su periodo de
 Correspondencia de envío y respuesta. retención en AG y AC, se eliminarán por carecer de
3 4 X valores tanto primarios como secundarios. Se
TD: Oficios, actas, evidencia documental, etc. convocará al Comité de Archivo Para tomar la
decisión de la forma de eliminación
142.05 TUTELAS
 Correspondencia de envío y respuesta Estos documentos una vez terminado su periodo de
3 4 X retención en AG y AC, se eliminarán por que
TD: Oficios, actas, evidencia documental, etc. prescriben y pierden su valor legal y jurídico.
142.06 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

 Solicitud Estos documentos una vez terminado su periodo de
 Correspondencia de envío y respuesta. 2 4 X
retención en AG y AC, se eliminarán por que
prescriben y pierden su valor legal y jurídico.
TD: Oficios, actas, registro, evidencia documental, etc.
142.07 EVIDENCIA EJECUCION DE ACCIONES VIC

142.07.01  Actas Generales Documento con valor administrativo, jurídico y legal.
142.07.02  Actas Centros de Estética Estos documentos una vez cumpla con su periodo de
142.07.03  Actas Salas de Belleza retención documental se conservarán totalmente por
142.07.04  Actas Tiendas Naturistas contener información exclusiva para la
142.07.05  Actas Prestadores de Servicios de Salud Administración. Después se eliminan selectivamente.
142.07.06  Actas Generadores de Res. Peligrosos 4 8 X
142.07.07  Actas Medidas Sanitarias
142.07.08
 Otras actas
TD: Información relacionada con las evidencias del

cumplimiento de las visitas de Inspección adquiridos por los
servidores públicos y/o contratistas.
CONVENCIONES
CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARRO ANDREA SANCHEZ GINA PAOLA CAICEDO L
M: Microfilmación S: Selección (Técnico Operativo) ARCHIVO SALUD COORD. CALIDAD EN SALUD

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA DE LA
SECRETARIA DE SALUD
COORDINACIÓN SALUD
PÚBLICA
SP 143/ 2013

Oficina Productora: SECRETARIA DE SALUD – COORDINACION SALUD PUBLICA (PIC) 143
A. G. A.C. CT E M S
143.01 POGRAMAS DE PLAN DE INTERVENCIONES
COLECTIVAS : Estos documentos una vez
143.01.01 Salud Ambiental 3 10 X cumpla con su periodo de
143.01.02 Programa ampliado de inmunizaciones retención en el Archivo de
143.01.03 Atención integral de las enfermedades prevalentes de la infancia gestión 5 años y luego
143.01.04 Salud sexual y reproductiva pasan al Archivo Central, se
143.01.05 Salud mental conservaran totalmente ,
143.01.06 Nutrición contienen estadísticas
143.01.07 Detección de riesgo en el ámbito familiar 3 10 X culminado el trámite
143.01.08 Salud oral pasaran al Archivo Histórico
143.01.09 Enfermedades transmitidas por vectores para servir como fuente de
143.01.10 Estilo de vida saludable consulta para la
143.01.11 Enfermedades crónicas transmisibles TBC y lepra investigación y la historia
143.01.12 Escuelas saludables entre otros
143.01.13 Participación social y comunitaria (COPACOS) 3 10 X
143.01.14 Discapacitados
143.01.15 Acciones para la población victima de la violencia (desplazados)
143.01.16 Salud laboral
CONVENCIONES


Oficina Productora: SECRETARIA DE SALUD - COORDINACION (PIC) 143
A. G. A.C. CT E M S
143.02 INFORMES Estos documentos se podrán
143.02.01 Informes de Gestión de la Secretaria Salud Departamental 4 10 X eliminar una vez cumpla con su
 Plan de Acción periodo de retención, levantar
 Plan de mejoramiento inventarios y convocar al comité
 Formatos informes de actividades de archivo para la toma de
 Indicadores de Gestión decisión
 Flujos de recursos 4 10 X

 Ministerio de Salud
 Secretaría Departamental de Salud
 Administradora de Régimen Subsidiado
143.03 VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA 3 10 X Estos documentos una vez
cumpla con su periodo de
143.03.01 Perfil Epidemiológico retención se conservaran
143.03.02 Notificación de eventos en salud pública y Visitas de Seguimiento totalmente como fuente de
información , contienen
143.03.03 Planes de Contingencias estadísticas
143.03.04 Actas de asesoría de asistencia técnica a las UPDG
143.03.05 Actas COVE Municipal
143.03.06 Actas COVECOM
143.04.01 Comunicaciones oficiales Internas 2 4 X retención documental se podrán
143.04.02 Comunicaciones Oficiales Externas 2 4 X eliminar prescribe los términos,
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA DE LA
SECRETARIA DE
EDUCACIÓN
150 / 2013


Oficina Productora: 150 SECRETARIA DE EDUCACIÓN
A. G. A.C. CT E M S
150.01 HISTORIAS LABORALES DOCENTES 5 80 X Una vez que el funcionario
(MINISTERIO DE EDUCACION) sea retirado de su cargo se
tendrá en el Archivo de
 Formato Hoja de Vida
Gestión 5 años y luego se
 Actualización de Datos Personales conservará en el Archivo
 Acta de Posesión (Encargo y/o nombramiento) Central por 80 años, luego
 Certificaciones de Estudio se realiza la Selección de
 Experiencia Laboral aquellas Historia Laborales
 Pasado Judicial que han sido representativas
para la Administración
 Antecedentes Disciplinarios Municipal.
 Libreta Militar
 Afiliaciones a EPS , afiliación a Fondo de
Pensiones, afiliación a Caja de Compensación
 Resoluciones o Decretos de nombramiento,
encargo, de comisión, de Vacaciones, de
licencias, incapacidad, asignación de funciones,
150.02 ESCALAFON DOCENTES COLEGIOS PRIVADO 5 80 X
150.02.01 INSCRIPCION
 Formato de solicitud
 Hoja de Vida
 Copia de la cedula de Ciudadanía
 Fotocopia del Registro Civil
 Fotocopia de la tarjeta profesional o fotocopia
de diploma o Acta de Grado de Licenciado
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
150.02 ESCALAFON DOCENTES COLEGIOS 5 80 X Una vez que el
PRIVADO funcionario sea retirado
150.02.02 ASCENSO TIEMPO DE SERVICIOS de su cargo se tendrá
 Formato de Solicitud en el Archivo de
 Copia de la cedula de Ciudadanía Gestión 5 años y luego
 Certificaciones de créditos para ascenso se conservará en el
 Fotocopia de la última resolución de ascenso Archivo Central por 80
 Tiempo de Servicio Protocolizado años, luego se realiza
 Acta de pregrado, posgrado autenticado para la Selección de
mejoramiento académico ( si el ascenso es aquellas Historia
por estudios) Laborales que han
150.02.03 sido representativas
ASCENSO CATEGORA CATORCE para la Administración
 Formato de solicitud Municipal.
 Copia de la cedula de ciudadanía fotocopia
 Fotocopia de la ultima resolución de ascenso
 Tiempo de servicio protocolizado
 Acta de posgrado autenticada
 Antecedentes Procuraduría y contraloría
 Concepto de obra escrita aprobada por el
comité
 Certificados de idoneidad del MEN
 Registro de obra Ministerio del Interior
CONVENCIONES


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
150.03 NOMINA 5 20 X Estos documentos una vez

 Listado de Personal cumpla con su periodo de
retención documental se
 Novedades (descuentos, conservarán totalmente,
libranzas) contiene información relevante
para la Administración
150.04 NOVEDADES 1 20 X Estos documentos una vez

150.03.01 Novedades de personal (licencias y cumpla con su periodo de
remplazo) DOCENTES MUNICIPALES retención documental se
 Resolución de legalización de licencias conservarán totalmente,
y de remplazos contiene información relevante
 Orden de trabajo de nuevo Docente para la Administración
150.03.02 Novedades de celadores Escuelas Publica

 Programación de turnos
 Solicitud de traslados, permisos o de
vacaciones para celadores
 Resolución
150.05..01 Certificaciones Tiempo de servicios
 Solicitud
 Consignación
 Certificación
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
150.05 CERTIFICACIONES 1 20 X Una vez cumplan con el
150.045.02 Certificación de Salarios periodo de retención
 Solicitud estos documentos por
 Consignación carecer de valor
 Certificación primarios y secundarios,
150..05.03 Certificación de Cesantías se procederá a levantar
 Solicitud inventario y acta del
 Consignación Comité de archivo para el
 Certificación cumplimiento de la
150.05..04 Certificación validación de Estudios Primarios decisión tomada.
 Solicitud
 Consignación
 Examen
150.05..05  Certificación
Certificaciones Estudios de básica Primaria
 Solicitud
 Consignación
 Notas
150.05.06  Certificados de Notas
Certificación del Representante Legal de la
I:E:(Privadas, Oficiales y Trabajo y Desarrollo
Humano)
 Solicitud
 Consignación
150.05..07 Certificación de Existencia de las I.E.
(Privadas, Oficiales y trabajo y Desarrollo
Humano)
150.05..08 Certificación de existencia de Cooperativas

 Solicitud
 Consignación
CONVENCIONES


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
Una vez cumpla con su
150.05.09 Certificación de Actualización de Cooperativas tiempo en el Archivo de
 Solicitud 2 5 X Gestión de 2 años de
 Documentación de soportes de la acuerdo a los periodos de
empresa cada Alcalde, pasará al
 Consignación Archivo Central para
Certificación de Ejecución Presupuestal cumplir su retención en el
Archivo Central 5 años.
150.05.10  Solicitud
150.06 INFORMES Estos documentos se

150.06.01 Informes de Actividades Interno 2 5 X eliminarán cumpliendo su
150.06.02 Informes a Entidades del Estado tiempo de retención y se
 Planeación nacional, Departamental y /o procederá a su
Municipal disposición final por
 Ministerio de Educación carecer de valores
2 5 científicos, histórico o
150.06.03 Informes del sistema de Gestión Calidad= X culturales, se levantará
Mecí acta del comité de archivo
 Solicitud donde se toma de
 Control del producto no conforme decisión
 Acciones correctivas preventivas
 Auditorias de calidad
 Indicadores
 Solicitud de actualización y/o
Modificación de documentos y
registros
CONVENCIONES


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
150.07 CONTRATOS DOCENTES Y/O ORDEN DE Estos documentos
TRABAJO 5 20 X Permanecerán en el Archivo
150.07.01 Contratos de Prestaciones de Servicios de Gestión un periodo de 5
años hasta que el convenio
 Plan de Compras no se ha liquidado y luego
 Certificación Talento Humano de la no pasará al Archivo Central
existencia de Personal una vez cumpla con su
 Estudios Previos periodo de retención y se
 Invitación a presentar propuesta Seleccionaran un 10% de los
Convenios que han sido
 Condiciones para contratar
relevante para la
 Carta de presentación propuesta y Administración.
propuesta técnico económica
 Cronograma de Actividades
 Fotocopia del documento de identidad
del contratista o del representante legal
 Fotocopia de la Tarjeta Profesional
 Fotocopia de certificado de
antecedentes Profesionales vigente
 Certificado de existencia y
representación legal(para personas
jurídicas)
 Rut
 Certificado de antecedentes
disciplinarios=Procuraduría vigente
CONVENCIONES


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
150.07 CONTRATOS DOCENTES Y/O ORDEN DE 1 4 X Una vez culminado el
TRABAJO tiempo de retención se
podrá eliminar por
 Certificado de antecedentes prescripción y vigencia y
por carecer valores
Fiscales, Contraloría,
primarios
Vigente(persona natural o
persona jurídica y representante
lega)
 Certificado de antecedentes
Judiciales D.A.S. vigente
 Soporte de Estudios
 Soportes Experiencia
 Certificación cumplimiento de
aportes al sistema de seguridad
Social Integral
 Certificado de idoneidad
(expedido por el ordenador del
gasto)
 Evaluación de la Propuesta
 Oficio remitido a Contratación
 Copia de legalización para
supervisor
 Ingreso a la base de Datos.
Secop
CONVENCIONES


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
150.07 CONTRATOS DOCENTES Y/O ORDEN DE 1 4 X Una vez
TRABAJO
culminado el
 Solicitud del bien o servicio
 Solicitud de Contrato y Términos de tiempo de
referencia retención se podrá
 Certificado de disponibilidad presupuestal eliminar por
 Ofertas y Cotizaciones prescripción y
 Licitaciones vigencia y por
 Documentos que acredite que el
carecer valores
representante legal esta(persona natural o primarios
jurídica)
 Formulario único hoja de vida ¿Ley 190/95)
 Contrato
 Garantía única(Póliza)
 Oficio aprobación de garantía
 Recibo de pago derechos de publicación en
diario oficial
 Recibo de Pago impuesto de timbre
 Actas de Inicio y Liquidación
 Declaración Juramentada de lo inhabilidades
 Cámara de Comercio. Junta de Contadores
 Informes (Supervisión y/o Interventora)
 Acta de Adicción
 Acta de Terminación y Liquidación
 Copia de la cedula (contadores)
CONVENCIONES


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
150.08 CONVENIOS EDUCATIVOS 1 4 X Una vez culminado el tiempo
150.08.01 Convenio Educativos Municipal de retención se podrá
 Solicitud de adición Presupuestal eliminar por prescripción y
 Disponibilidad Presupuestal vigencia y por carecer valores
150.08.02 Convenios Educativos Departamentales primarios
 Solicitud de adición Presupuestal
 Disponibilidad Presupuestal
150.09 FONDO EDUCATIVO MUNICIPAL 5 10 x
150.09.01 Solicitud de Crédito Directo
 Formato de solicitud Una vez cumpla con
 Formato de fiador su periodo de
 Documento de identidad del solicitante retención el Archivo
 Documento de identidad del fiador
 Registro Pruebas SABER 11’
de gestión como en
 Certificación SISBEN el Archivo Central se
 Orden de Matricula eliminará, ya que su
 Certificaciones laborales del fiador
 Ingresos y Retenciones u declaración de renta
valor legal y
 Solicitud de Renovación administrativo
 Certificado de notas prescribe
 Liquidación de Intereses
 Consignación pago de Intereses
150.09.02  Pagare
Crédito de sostenimiento
 Formato de solicitud
 Formado
 Documento de identidad del solicitante
 Documento de identidad del fiador
 Registro Pruebas SABER 11’
 Certificación SISBEN
 Orden de Matricula
 Certificaciones laborales del fiador
 Ingresos y Retenciones u declaración de renta
 Solicitud de Renovación
 Certificado de notas
 Liquidación de Intereses
 Consignación pago de Intereses
 Pagare

DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
150.09.03 Becas 2 8 X Estos documentos se
 Solicitud eliminarán una vez cumplan
 Copia documento de identidad su tiempo de retención por
 Acta de grado carecer de valor primarios y
 Certificación de prueba SABER 11’ secundarios, se levantará
 Solicitud de Renovación inventario y acta del Comité
 Certificado de notas de archivo para el
 Orden de Matricula cumplimiento de la decisión
tomada.
150.10 ESTIMULOS EDUCATIVO=Jóvenes
Sobresalientes: 2 4 X Una vez cumpla con su
 Formulario de Inscripción periodo de retención el
 Hoja de vida (certificación, premios o Archivo de gestión como en
reconocimientos, condecoraciones y Estímulos, el Archivo Central se
Menciones Especiales y Otros) eliminará, ya que su valor
prescribe
Estos documentos se eliminarán una vez
150.11 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X
 PQR cumplan su tiempo de retención por carecer

de valor primarios y secundarios, se levantará
Comunicación de envío y respuesta
inventario y acta del Comité de archivo para el
 Formato de informe de PQR mensual
150.12 DERECHOS DE PETICION 1 4 X Una vez culminado el tiempo

 Documento Derecho de Petición de retención se podrá
 Comunicación de envío y respuesta eliminar por prescripción y
vigencia y por carecer valores
primarios
150.13 TUTELAS 1 4 X
 Documento Tutela Una vez cumpla con su
 Comunicación de envío y respuesta periodo de retención el
Archivo de gestión como en
prescribe


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
150.14.01  Comunicaciones oficiales Internas periodo de retención
150.11402  Comunicaciones Oficiales eliminar prescribe los
Externas términos, se levantarán
150.15 CIRCULARES Estos documentos una
vez se cumpla con su
150.15.01  Circulares Internas 2 2 X
periodo de retención se
150.15.02  Circulares Externas podrán eliminar se
levantarán inventarios, y
se convoca al Comité de
Archivo
150.16 ACTAS 5 15 X Una vez culmine su
150.16.01 Actas Internas periodo de retención
 Acta de Comité de Calidad eliminar prescribe los
150.16.01.01  Acta de Comité de Rectores términos, se levantarán
150.16.01.02  Acta de Visitas Y/o Asistencia inventarios, y se convoca
150.16.01.03 al Comité de Archivo
Técnica
150.16.01.04  Actas de comité de Evaluación de
oferentes
CONVENCIONES


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
150.16.02 Actas Externas X Culminado el trámite la serie
150.16.01  Acta de Visitas Gestor MEN permanecer cinco años en el
150.16.02  Archivo de Gestión
Acta de Asistencia Técnica MEN y otros
posteriormente se transfiere
estamentos externos. al Archivo Central 15 años y
2 20 luego pasará al Archivo
investigación y la historia
entre otros.
150.17.01  Resoluciones Internas cumplan su periodo de
150.17.02  Resoluciones Externas retención en AG y AC, se
Conservarán Totalmente por
Municipio.
Culminado el trámite la serie permanecer cinco
150.18 BANCO DE PROYECTOS 2 20
años en el Archivo de Gestión posteriormente
 Justificación del proyecto se transfiere al Archivo Central 15 años y luego
 Ficha EBI pasará al Archivo Histórico para servir como
 Certificación de Inscripción al Banco de fuente de consulta para la investigación y la
Proyectos historia entre otros.
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) NO
ACTUALIZADA DE LA
SECRETARIA DE TRANSITO Y
TRANSPORTE
160 / 2013

Oficina Productora: SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE 160
ACTUALIZACIÓN: Marzo 11 de 2011- Acta 01 de 2011 No actualizaron
DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
160.01 TRAMITE 4 5 X Estos documentos se podrán
160.01.01 Trámite de Servicio Público eliminar una vez cumpla con su
*Placas servicio público periodo de retención documental
*Tarjeta de operación tanto en el Archivo de Gestión
*Recibo Oficial de ingresos como en el Central..
*Reporte diario de ingresos recaudados para Secretaría
de Hacienda
*Resolución de desvinculación y Certificado de cupo
160.01.02 4 5 X
Trámite Rodamiento y Tarjeta de Operación Servicio
Público
*Tarjeta de Operación
*Recibo Oficial de Ingresos
160.01.03 *Reporte diario de Ingresos recaudados (secretaría de 4 5 X
Hacienda)
Trámite Asignación y Venta de especies Venales y Venta
de Formularios
Único Nacional
*Especies venales : Placas, Formulario único Nacional,
licencias de Conducción, licencias de Tránsito (Tarjeta de
Propiedad)
*Recibo Oficial de Ingresos por derechos
*Reporte Diario de ingresos recaudados
*Informe mensual al Ministerio de Tránsito
*Acta de entrada y salida de almacén
*Requerimiento de especies venales al Ministerio de
Transporte
CONVENCIONES

DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
160.02 PROCESOS DE TRANSITO 5 10 X Una vez se de por culminado
*Croquis y terminado el proceso. Estos
*Acta de Conciliación documentos cumpla con su
*Fallo o revocatoria periodo de retención se
podrán eliminar.
160.03 PLACAS 10 80 X Estos documentos
*Placas y Matrícula nueva permanecerán en el Archivo
*Recibo Oficial de Ingresos de Gestión permanentemente
*Reporte Diario de Recaudos (Secretaría de por contener información de
Hacienda consulta diaria.
160.04 LIQUIDACION Y PAGO DE COMPARENDO 5 10 X Estos documentos se podrán
*Recibo Oficial de Ingresos eliminar una vez cumpla con
*Libro de Comparendo su periodo de retención
documental tanto en el
Archivo de Gestión como en
el Central..
160.05 CERTIFICADO DE TRADICION 10 10 X Es la Historia del Vehículo,
*Solicitud esta información es de
*Recibo Oficial de Ingresos frecuente consulta, se
*Reporte de Ingresos recaudados (Secretaria de conservará totalmente, ya
Hacienda) que registra información
*Certificado relevante para la Entidad.
CONVENCIONES

DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
160.06 LICENCIAS DE CONDUCCION 4 5 X Este documento esta sujeto
*Solicitud a renovación, pierde su valor
*Recibo Oficial de Ingresos legal una vez se trámite su
*Reporte Diario de Ingresos (Secretaría de renovación. Una vez cumpla
Hacienda) con su retención tanto en el
*Informe de Min transporté Licencias otorgadas Archivo de Gestión como en
el Central , se podrá
eliminar, se levanta
inventarios y se somete al
Comité de Archivo
160.07 APOYO LOGISTICO Y OPERATIVOS DE 3 3 X Esta información también se
CONTROL SEGURIDAD VIAL encuentra registrada en los
*Informe de actividades de agentes de tránsito comparendo realizados por
*Comparendo los agentes de tránsito. Una
*Cursos de Capacitación a infractores vez cumpla con el periodo de
retención se eliminan , se
somete a comité.
160.08 LIQUIDACION DE IMPUESTOS DE 4 10 X Esta información se
VEHICULOS Y MOTOS encuentra condensada en la
Historia del vehículo, se
*Estado de Cuenta podrá eliminar, cumplido su
*Recibo Oficial de Ingresos periodo de retención en el
*Carpeta Vehículo o Moto Archivo de gestión como en
*Consignación el Central.
*Reporte diario de Recaudos con destino a
Secretaría Hacienda)
CONVENCIONES
Técnico Operativo


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
Comunicaciones oficiales Internas retención documental se podrán
Comunicaciones Oficiales Externas eliminar prescribe los términos,
160.10 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y 2 4 X Estos documentos una vez
terminado su periodo de
RECLAMOS retención en AG y AC, se
eliminarán por que prescriben y
pierden su valor legal y jurídico.
cumpla el periodo de retención
documental se podrán conservar
relevante del Municipio,
registrándose la toma de
decisión. (Acta)
160.12 CERTIFICACIONES 2 2 X Una vez cumpla su periodo de
retención, podrá eliminar por
carecer de valores primarios y
secundarios. Se levantará
Comité para la toma de decisión
(Acta)
CONVENCIONES
Técnico Operativo


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
160.13 DERECHOS DE PETICIÓN 2 2 X Estos documento se podrán
periodo de retención en el
 Pruebas
Archivo de Gestión 2 años se
 Correspondencia de envío y respuesta transfiere al Archivo Central 2
160.14 TUTELAS 2 2 X Estos documentos se podrán
periodo de retención en el
 Pruebas
Archivo de Gestión 2 años se
 Correspondencia de envío y respuesta transfiere al Archivo Central 2
160.15 COBRO COACTIVO 5 10 X Estos documentos se podrán
160.15.01 Convenios de pagos eliminar una vez cumpla con su
periodo de retención documental
tanto en el Archivo de Gestión
como en el Central..
CONVENCIONES
Técnico Operativo


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
160.16 AUDIENCIAS 2 10 X Estos documentos una vez
decisión. (Acta) “
160.17 DESMOVILIZACIONES 2 10 X Estos documentos una vez
decisión. (Acta)
160.18 TARJETA DE SEGURIDAD Y CONTROL DE 4 5 X Estos documentos una vez
MOTOCICLETAS cumpla el periodo de
retención documental se
podrán conservar por
decisión. (Acta)
CONVENCIONES
Técnico Operativo

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) NO
ACTUALIZADA DE
DESARROLLO
ECONÓMICO
170/ 2013

Oficina Productora: SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMIC0 170
DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
 Actas de Comodatos permanecer cinco años en el
 Actas de Reunión Archivo de Gestión
posteriormente se transfiere
al Archivo Central 15 años y
luego pasará al Archivo
investigación y la historia
entre otros.
170.02 PROYECTOS
170.02.01 Proyecto de Generación de empleo 5 10 X Seleccionar 10 %
 Presupuesto PROYECTOS de cada 100
 Ficha EBI para transferir al Archivo
 Estadísticas de desempleo Histórico, siempre y cuando
 Evaluación hayan cumplido el tiempo de
 Cotización retención en Archivo Central.
 Radicación Banco de Proyecto
 Viabilidad
 Acta de aprobación de proyecto
CONVENCIONES
Técnico Operativo


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
170.02.02 Proyecto de Dotación 5 10 X Los tiempos de retención y la
 Cotización disposición final estipulados
 NIT Establecimiento en la TRD para la serie
 Registro de Cámara de Comercio PROYECTOS aplica de igual
 Fotocopia Cédula de Ciudadanía forma .
 Presupuesto EAT, Presidente Junta Comunal
 Plano de Ubicación general del proyecto
 Encuesta y documentos de soporte del proyecto Estos proyectos se
encuentran radicados
 Carta de cofinanciación
permanentes en el Banco de
 Carta de Intención de arrendamiento
Proyectos
 Listado de elementos de aporte al proyecto
 Radicación del Proyecto ( Banco de Proyecto)
 Acta de aprobación del Proyecto
Seleccionar 10 % PROYECTOS de cada 100

para transferir al Archivo Histórico, siempre y
170.02.03 Proyecto de Construcciones 5 10 X
 Certificado de uso del suelo cuando hayan cumplido el tiempo de retención
 Certificado de tradición y libertad

en Archivo Central.
 Presupuesto
Los tiempos de retención y la disposición final
 Diseños Estructurales planta física, eléctricos y
estipulados en la TRD para la serie
sanitarios PROYECTOS aplican de igual forma. Estos
 Plano general ubicación del proyecto proyectos se encuentran radicados
 Fotocopia cédula de ciudadanía representante permanentes en el Banco de Proyectos
legal
 Presupuesto firmado Junta de Acción Comunal.
EAT, o grupo solicitante del Proyecto
 Cronograma de inversión y ejecución de obra
 Radicación del Proyecto
 Acta de Aprobación del Proyecto
CONVENCIONES
Técnico Operativo

DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
Seleccionar 10 % PROYECTOS de cada 100
170.03 PROYECTO VIABILIZADOS 5 10 X
para transferir al Archivo Histórico, siempre y
 Proyecto cuando hayan cumplido el tiempo de retención

en Archivo Central.
Radicación Banco Proyecto
 Aprobación del Proyecto
Estos proyectos se encuentran radicados
 Estudio de conveniencia permanentes en el Banco de Proyectos
 Comodato
 Pólizas
 Publicación
Una vez cumpla con su periodo de retención en
170.04 INFORMES 4 6 X
el Archivo de Gestión como en el Central, se
170.04.01 Informes de Actividades
 Plan de Acción podrá eliminar teniendo en cuenta levantar

inventarios y se convoca al comité de Archivo
para la Toma de decisión. Estos documentos
 Indicadores de gestión
están condensados en los Proyectos, Una vez
 Formatos de seguimiento actividades cumpla con su periodo de retención en el
 Comunicaciones de envío y recibo Archivo de Gestión como en el Central, se
podrá eliminar teniendo en cuenta levantar
170.04.02 Informes de Entidades de Control
inventarios y se convoca al comité de Archivo
 Contraloría Departamental para la Toma de decisión.
CONVENCIONES
Técnico Operativo


DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
Una vez culmine su periodo de retención
170.05 COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X
documental se podrán eliminar prescribe los
170.05.01 Comunicaciones oficiales Internas
términos, se levantarán inventarios, y se
170.05.02 Comunicaciones Oficiales Externas
Una vez cumpla su periodo de retención, podrá
eliminar por carecer de valores primarios y
170.06.01 Vale de Certificación Madre Titular
 Salud secundarios. Se levantará inventarios y se
 Educación convoca al Comité para la toma de decisión

(Acta)
Estos documento se podrán eliminar una vez

170.07 DERECHOS DE PETICIÓN 2 2 X
 solicitud culmine su periodo de retención en el Archivo

de Gestión 2 años se transfiere al Archivo
Pruebas
Central 2 años, por carecer de valores
 Correspondencia de envío y respuesta
Estos documentos se podrán eliminar una vez
170.08 TUTELAS 2 2 X
 solicitud culmine su periodo de retención en el Archivo

de Gestión 2 años se transfiere al Archivo
Pruebas
Central 2 años, por carecer de valores
CONVENCIONES
Técnico Operativo


SERIE, SUBSERIE Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES
CÓDIGO DOCUMENTALES
A. G. A.C. CT E M S
Estos documentos una vez terminado su
170.09 P Q R (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 2 4 X
periodo de retención en AG y AC, se eliminarán
por que prescriben y pierden su valor legal y
jurídico.
Estos documentos se podrán eliminar una vez
170.10 CIRCULARES 1 2 X
cumpla con su periodo de retención, levantar
inventarios y convocar al comité de archivo
Estos documentos son enviados a la
170.11 SIGC-MECI 2 1 X
Entidad de régimen Subsidiado a la cual halla
170.11.01 Caracterización del Proceso Desarrollo Económico
cobertura de inscripción. Para realizar el
170.11.02 y Social
Contrato. Una vez cumpla su retención AG Y
170.11.03 Comunicaciones Internas SIGC-MECI
AC, se eliminarán por carecer de valores tanto
170.11.04 Riesgos
primarios como secundarios. Se convocará al
Medios de Comunicación
Comité de Archivo Para tomar la decisión de la
forma de eliminación
CONVENCIONES
Técnico Operativo


A. G. A.C. CT E M S
170.12 PROCEDIMIENTOS SDE 2 1 X Estos documentos
170.12.01 Procedimientos del programa de Comodatos
170.12.02 Procedimientos del Programa ayudas son enviados a la
170.12.03 nutricionales Primera Infancia e I. Entidad de régimen
Procedimientos de Programas del Adulto Mayor
 Procedimiento Programa de Protección al
Subsidiado a la cual
Adulto Mayor PPSAM halla cobertura de
 Procedimiento Programa Juan Luis inscripción. Para
Londoño de la Cuesta Adulto Mayor
 Procedimientos Actividades Deportivas realizar el Contrato.
 Actividades de Capacitación Una vez cumpla su
170.12.04  Reinado Adulto Mayor retención AG Y AC ,
170.12.05  Juegos Deportivos del Adulto Mayor
Procedimientos Programa Familias en Acción se eliminarán por
170.12.06 Procedimiento Programa de Capacitaciones carecer de valores
170.12.07 Población Vulnerable y Fomento
170.12.08 Empresarial
tanto primarios como
Procedimiento Programa Población en Situación secundarios. Se
de Desplazamiento convocará al Comité
Procedimiento Programa Población
Discapacitada de Archivo Para
Procedimientos Fosomi tomar la decisión de
 Producto no Conforme la forma de
 Auditorias y Acciones de Mejora
 Encuesa Satisfacción al Ciudadano eliminación
 Documentos Generales

Formatos Internos yExternos Programas
CONVENCIONES
Técnico Operativo


A. G. A.C. CT E M S
PROGRAMAS
170.13 2 5 X Estos documento se
Programa de Comodatos
170.13.01 podrán eliminar por
Programa Ayudas Nutricionales Primera Infancia e Infancia
170.13.02 carecer de valor legal una
Programa del Adulto Mayor:
170.13.03 vez cumplan con periodo
 Programa de Protección al Adulto Mayor PPSAM
de retención tanto en
 Programa Juan Luis Londoño de la Cuesta Adulto Mayor
 Actividades Adultos Mayor
Archivo de Gestión como
 Reinado Adulto Mayor
en el Central teniendo en
 Juegos Deportivos del Adulto Mayor cuenta que se levantara
inventarios, se convoca al
170.13.04 Programa Familias en Acción Comité de Archivo para la
170.13.05 Programa de Capacitación Población Vulnerable y Fomento toma de decisión .
170.13.06 Empresarial
170.13.07 Programa Población en Situación de Desplazamiento
170.13.08 Programa Población Discapacitada
Programa FOSOMI
CONVENCIONES
Técnico Operativo

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) NO
ACTUALIZADA DE
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN
200/ 2013


Oficina Productora: 200 OFICINA ASESORA DE PLANEACION
A. G. A.C. CT E M S

200.01.01 Actas de Consejo Consultivo de Ordenamiento permanecer un año en el
Territorial Archivo de Gestión
200.01.02 Acta de Patrimonio posteriormente se transfiere
200.01.03 Acta de Consejo Ordenamiento Territorial al Archivo Central 5 años y
200.01.04 Acta de Comsa luego pasará al Archivo
200.01.05 Acta de Comité Permanente de Estratificación Histórico para servir como
200.01.06 Acta de Desplazados fuente de consulta para la
200.01.07 Acta de Consejo de Política Social investigación y la historia
200.01.08 Acta de Infancia y Adolescencia entre otros.
200.01.09 Acta de CIDEA
200.01.10 Actas SIGC-MECI
200.01.11 Actas de Pegirs
200.01.12 Acta de compromiso de avance plan de Acción
200.01.13 Acta Corrección y observación de la solicitud
licencia Con
200.01.14 Acta devolución carpeta de solicitud de licencia
const.
CONVENCIONES
Técnico Operativo

A. G. A.C. CT E M S
200.02 CERTIFICACIONES
200.02.01 Certificado de nomenclatura Predio Urbano y 1 2 X Estos documentos se
rural eliminarán cumpliendo su
*Expedición Certificado tiempo de retención y se
*Solicitud por Escrito procederá a su disposición
*Paz y salvo de impuesto predial (Vigente) final por carecer de valores
* Fotocopia de la Cedula y/o certificado de científicos, histórico o
existencia y representación legal culturales, Estos
*Certificado de tradición y libertad Tradición (vigente documentos pierden su
no mayor a un mes de expedición) vigencia después de 1 año,
*Recibo de Consignación de acuerdo al proceso de
200.02.02 Certificaciones de Paramento 1 2 X eliminación debe levantar
*Certificación inventarios y realizar el acta
*Solicitud por escrito del comité de archivo donde
*Fotocopia de la Cedula de ciudadanía del se toma de decisión.
solicitante
*Recibo de Pago original
*Solicitud
200.02.03 Certificaciones de Uso del Suelo Comercial

*Expedición de Certificación 1 2 X
*Formato Uso de Suelo
*Cámara de Comercio Original (Vigente)
*Fotocopia de la Cedula y/o certificado de existencia
y representación legal
*Recibo de consignación
*Fotografía Fachada 10*15
CONVENCIONES
Técnico Operativo

A. G. A.C. CT E M S
200.02 CERTIFICACIONES
200.02.04 Certificaciones de Uso del Suelo Patrimonio 1 2 X
*Expedición Certificación Estos documentos
*Solicitud
*Fotocopia de la Cedula de ciudadanía del se eliminarán
propietario del predio cumpliendo su
*Certificado de Tradición y Libertad Tradición
(vigente no mayor a un mes de expedición) tiempo de
*Recibo de pago del impuesto Predial retención y se
*Dos fotografías del predio de la fachada 15x10cms
*Recibo de Consignación procederá a su
Certificaciones de Uso del Suelo Predio O disposición final por
200.02.05 Vivienda 1 2 X
Expedición Certificación carecer de valores
*Solicitud científicos, histórico
*Fotocopia de la cedula de ciudadanía del
solicitante o culturales, Estos
*Recibo se pago del impuesto predial documentos
*Certificado de Tradición y Libertad Tradición
(vigente no mayor a un mes de expedición) pierden su vigencia
*Consignación original después de 1 año,
Certificaciones de Estratificación de acuerdo al
200.02.06 Socioeconómico urbano 1 2 X proceso de
*Expedición de certificado
*Recibo de consignación original eliminación debe
*Solicitud levantar inventarios
*Solicitud
y realizar el acta
del comité de
archivo donde se
toma de decisión.
CONVENCIONES
Técnico Operativo

A. G. A.C. CT E M S
CERTIFICACIONES
200.02.07 Certificado de Revisión de Estrato 1 2 X
Socioeconómico Apelación Estos documentos
*Certificado respuesta de apelación
*Registro fotográfico del inmueble se eliminarán
*Formulario Estratificación Cabecera Municipal tipo 1 cumpliendo su
*Formato de apelación
*fotocopia respuesta primera instancia tiempo de
*Fotocopia del Recibo de Consignación Primera retención y se
Solicitud
*Fotocopia Formato procederá a su
de reclamo ante la alcaldía disposición final por
carecer de valores
científicos, histórico
o culturales, Estos
documentos
pierden su vigencia
después de 1 año,
de acuerdo al
proceso de
eliminación debe
levantar inventarios
y realizar el acta
del comité de
archivo donde se
toma de decisión.
CONVENCIONES
Técnico Operativo


A. G. A.C. CT E M S
200.02.08 Certificado de registro Publicidad Visual Exterior 1 X Estos documentos
Expedición Certificado
*Solicitud se eliminarán
*Acta de Visita cumpliendo su
*Registro Fotográfico tiempo de
*Recibo de Consignación Original
retención y se
200.02.09 Certificaciones de Barrio procederá a su
*Solicitud disposición final por
*Fotocopia de la Cedula de ciudadanía del solicitante
*Recibo de Consignación carecer de valores
científicos, histórico
200.02.10 Certificaciones de Riesgo 1 X o culturales, Estos
*Solicitud
*Fotocopia de la Cedula de ciudadanía del solicitante documentos
* Recibo de Original de consignación pierden su vigencia
200.02.11 *Certificado de Tradición (vigente no mayor a un mes de después de 1 año,
expedición)
*Paz y Salvo del impuesto predial (Vigente) de acuerdo al
proceso de
200.02.12 Certificaciones de Paramento Oficial 1 X eliminación debe
*Solicitud
* Recibo de Consignación levantar inventarios
*Certificado de Tradición (vigente no mayor a un mes de y realizar el acta
expedición) del comité de
*Una carpeta de color amarillo
archivo donde se
toma de decisión.
CONVENCIONES
CT: Conservación Total: Eliminación Firma ILEANA ACERO NAVARRO

Microfilmación Selección Técnico Operativo


FINAL
A. G. A.C. CT E M S
200.03 PROYECTOS 5 10 X Seleccionar 10 %

*Oficio firmado por el secretario o jefe de despacho que radica el PROYECTOS de cada
100 para transferir al
proyecto
Archivo Histórico,
*Justificación del proyecto siempre y cuando hayan
*Ficha EBI cumplido el tiempo de
*Certificación de viabilizarían retención en Archivo
*Medio magnético del proyecto Central.
200.04 RESOLUCIONES Culminado el trámite la

200.04.01 Resoluciones Reglamento de Propiedad Horizontal 4 2 X serie permanecer 2 años
*Solicitud por Escrito en el Archivo de Gestión
posteriormente se
*Fotocopia de la Escritura del Inmueble
transfiere al Archivo
*Paz y salvo del impuesto predial (vigente) Central 5 años y luego
*Certificado de tradición y libertad (Vigente no mayor a un Mes pasará al Archivo
de expedición Histórico para servir
*Fotocopia de la cedula y/o Certificado de Existencia y como fuente de
Representación Legal no superior a un (1) Mes información para la
*Reglamento de propiedad Horizontal investigación y la
*Memoria descriptiva proyección del
*Licencia de construcción y planos aprobados desarrollo del Municipio.
*Uno (1) Juego de planos propiedad horizontal del inmueble
*Recibo de Consignación
*Resolución de aprobación
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
200.04.02 de Reconocimiento de Construcción 2 5 X Culminado el
*Formato Único de Licencia
*Fotocopia de la cedula y/o certificado de existencia y trámite la serie
representación legal permanecer 2 años
*Poder debidamente otorgado cuando se actué mediante en el Archivo de
apoderado
*Si el solicitante de la licencia fuera una persona jurídica, Gestión
deberá acreditarse la existencia y representación no sea posteriormente se
superior a un mes. transfiere al Archivo
*Ultimo recibo de pago del impuesto.
*Certificado de Tradición y Libertad vigente (no mayor a Central 5 años y
un mes de expedición). luego pasará al
*Un peritaje técnico estará debidamente firmado por un Archivo Histórico
profesional matriculado y facultado para este fin, quien
será responsable legalmente de los resultados del para servir como
estudio técnico. fuente de
*Declaración de la antigüedad de la construcción. Esta información para la
declaración se hará bajo la gravedad de juramento.
*Estudio de vulnerabilidad sísmica (cuando el sistema investigación y la
estructural es distinto titulo E. NSR10. proyección del
*Uno (1) copia del plano Arquitectónico. desarrollo del
*Fotocopia de la tarjeta profesional del arquitecto o
ingeniero Municipio.
*Acta de corrección y observación
*copia formato de liquidación
*Consignación de pagos
*Plano aprobado
*Expedición Resolución de aprobación
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
200.05. PLANES Culminado el
200.05.01 Plan de Ordenamiento Territorial 9 15 X trámite la serie
* Correspondencia Enviada permanecer cuatro
* Correspondencia Recibida años en el Archivo
* Certificaciones
de Gestión
200.05..02 Plan de Desarrollo Municipal posteriormente se
* Correspondencia Enviada 9 9 X
* Correspondencia Recibida
* Información SICEP Central 15 años y
* Planes de mejoramiento luego pasará al
9 9 x Archivo Histórico
200.05.03 Plan de Acción
para servir consulta
200.05.04 Plan de Mejoramiento como muestra del
*Correspondencia Enviada desarrollo del
*Correspondencia Recibida
Municipio.
CONVENCIONES


Municipio: ALCALDIA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

Oficina Productora: 200 OFICINA ASESORIA DE PLANEACION
A. G. A.C. CT E M S
200.06 LICENCIAS:
200.06.01 Licencia de Urbanismo
*Formato Único de Licencia 2 12 X
*Fotocopia de la Cedula y/o Certificado de Existencia a y y y y
Culminado el
Representación Legal no Superior a un (1) Mes trámite la serie
*Cámara de Comercio de la Constructora
*Poder Debidamente Otorgado y autenticado Cuando se
permanecer dos
Actúe Mediante Apoderado años en el Archivo
*Ultimo recibo de pago del Impuesto Predial
*Certificado de Tradición y Libertad (Vigente No Mayor a
de Gestión
Un Mes de Expedición ) posteriormente se
*Certificaciones Expedidas por las Empresas de Servicios
Públicos Domiciliarios o la Autoridad Municipal Competente,
Acerca de la Disponibilidad Inmediata de Servicios Públicos en Central 12 años y
el Predio o Predios Objeto de la Solicitud de la Licencia.
*Foto de la valla citación a terceros
luego pasará al
*Un (1) Juegos de los Planos en Medio Impreso (urbanismo). Archivo Histórico
*Copia de planos Topográficos del predio o predios donde
indique reservas, afectaciones y limitaciones Urbanística,
Se conservará
incluyendo coordenadas referida al IGAC, líneas eléctricas, Totalmente para
arborización objeto de la solicitud el cual servirá de base para la
presentación del proyecto (urbanismo).
servir como fuente
*Estudio geológico e hidráulico de amenazas y riesgo que de información
contengan medidas de mitigación cuando se encuentre en zona
de amenaza y7o riesgo alto y medio.
como muestra de
*Plano de localización e identificación del predio o predios Gestión
objeto de la solicitud
*Fotocopia de la Tarjeta Profesional Del Arquitecto e Ingeniero.
Administrativa y
Acta de corrección y observación a la solicitud del desarrollo del
Municipio.
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
 Notificación a vecinos
 Copia Formato de Liquidación
 Consignación de pago original
 Licencia Otorgada
200.06.02 Licencias de Construcción (Obras Nuevas, Ampliación,
adecuación, Modificación, Demolición Total o Parcial,
Reforzamiento estructural, cerramiento ) Culminado el
 Formato Único de Licencia con relación a vecinos trámite la serie
colindantes.
 Fotocopia de la Cedula y/o Certificado de Existencia 2 y 12 X permanecer dos
Representación Legal años en el Archivo
 Poder Debidamente Otorgado Cuando Se Actúe
Mediante Apoderado de Gestión
 Pago ultimo año del Impuesto Predial posteriormente se
 Certificado de Tradición y Libertad (Vigente no Mayor
a un Mes de Expedición ) a la fecha de radicación
 Estudio de Suelos. ( Se exceptúan cuando la Central 12 años y
edificación tenga uso de vivienda de uno o dos pisos
que se diseñen con el titulo E de la norma sismo
luego pasará al
resistente) Archivo Histórico
 Calculo estructural y planos (Se exceptúan cuando la Se conservará
edificación tenga uso de vivienda de uno o dos pisos
que se diseñen con el titulo E de la norma sismo Totalmente para
resistente) servir como fuente
 Una (1) Copia del Plano Arquitectónico y Estructural
 Cuando el inmueble este sometido al régimen de de información
propiedad horizontal, copia del acta del órgano como muestra de
competente de administración de la propiedad
horizontal o del documento que haga sus veces, según Gestión
lo disponga el respectivo reglamento de propiedad Administrativa y
horizontal vigente, autorizando la ejecución de las obras
solicitadas. del desarrollo del
Municipio.
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
200.06.02 Licencias de Construcción (Obras Nuevas, Ampliación, 2 12 X . Culminado el
adecuación, Modificación, Demolición Total o Parcial,
Reforzamiento estructural, cerramiento ) trámite la serie
 Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Arquitecto e permanecer dos
Ingeniero.
 Foto de la Valla años en el Archivo
 Acta de corrección y observación a la solicitud de Gestión
 Notificación a vecinos
 Copia Formato de Liquidación posteriormente se
 Consignación de pago transfiere al Archivo
 Licencia
200.06.03 Licencia Desenglobe Rural - Urbana Central 12 años y
2 12 X luego pasará al
* Formato Único de licencia Archivo Histórico
*Fotocopia de la Escritura
*Recibo de pago ultimo año Impuesto Predial (vigente)
Se conservará
*Certificado de tradición y libertad (vigente) Totalmente para
*Fotocopia de la cedula y/o certificado de Existencia y servir como fuente
*Representación legal
*Poder debidamente otorgado cuando se actúe mediante
de información
apoderado como muestra de
*Para las modalidades de subdivisión rural y urbana, un Gestión
plano del levantamiento topográfico que contengan los
predios resultantes de la división propuesta debidamente
Administrativa y
amojonando y alinderado según lo establecido en las del
normas vigentes y con su respectivo cuadro de áreas Desarrollo del
*Plano de localización e identificación del predio o
predios objeto de la solicitud
Municipio.
*Recibo de Consignación Original
*Licencia

A. G. A.C. CT E M S
Una vez cumpla Con el
200.07 DERECHOS PETICION 2 4 X periodo de retención pierde
*Solicitud su vigencia legal se podrá
*Respuesta Correspondencia de envío (correo) o firma de eliminar y se realizará el
recibido cuando es entregado personalmente al solicitante proceso para ello.
200.08 NFORMES
200.08.01 Informes de Actividades 4 20 X Una vez cumpla con su
 Plan de Acción tiempo en el Archivo de
 Formatos de seguimiento actividades acuerdo a los periodos
 Comunicaciones de envío y recibo de cada Alcalde,
pasará al Archivo
* Fiscalía Nacional
* Contraloría Departamental 4 20 X retención en el Archivo
200.08.03 Informes Inspección Ocular Central 20 años.
 Solicitud
 formato de programación visita Estos documentos se
 Informe de inspección ocular (inspección de Policía)
4 20 X eliminarán cumpliendo
 Reporte de visita técnica
 Acta de inspección , Juzgado ó Fiscalía su tiempo de retención
200.08.04
Informe de Recaudo y se procederá a su
 Consignaciones disposición final por
 Informe de Recaudo por Servicio y consolidado carecer de valores
200.08.05 mensual 4 20 X
Informe de seguimiento Plan Desarrollo y Planes de Acción
científicos, histórico o
200.08.06
culturales, se levantará
Informe de Seguimiento Planes de acción Institucional y PDM 4 20 X acta del comité de
por sectores archivo donde se toma
 Acta de Consejo de Gobierno (aprobación de
de decisión
seguimiento)
CONVENCIONES



A. G. A.C. CT E M S
200.08.07 Informe de Sistemas de Calidad (MECI) Una vez cumpla con
 Indicadores 4 20 X
 Acciones de Mejora su tiempo en el
 Producto no conforme Archivo de Gestión
 Riesgos de 4 años de
 Encuestas
 Auditoria de Calidad
acuerdo a los
 PQRS periodos de cada
 Acciones Correctivas Alcalde, pasará al
 Acciones Preventivas Archivo Central para
 Acciones de Mejora
 Oficios convocatorias a reuniones cumplir su retención
200.08.08  Planillas de asistencia en el Archivo Central
200.08.09 Informe Revisión por la dirección 20 años.
Informe Programa de Sistemas Gestión de Calidad (MECI)
 Manual
 Procedimientos Estos documentos se
 Guías eliminarán
 Informes
 Caracterización
cumpliendo su
 Ficha Técnica tiempo de retención
200.08.10 Informe Desplazados y se procederá a su
 Ministerio del Interior y Justicia
 Reporte unificado para el sistema de información,
disposición final por
coordinación y seguimiento territorial en materia de carecer de valores
atención a población desplazada científicos, histórico o
 Corte Constitucional
200.08.11 Informe SUI (Sistema único de información de la culturales, se
superintendencia de servicios públicos levantará acta del
200.08.12 Informe Banco Municipal de Estadística
200.08.13 nforme de Gestión Anual y Semestral comité de archivo
donde se
toma de decisión
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
200.09 TUTELAS 1 4 X Una vez cumpla con el
 Solicitud periodo de retención pierde
 Comunicación envío y respuesta su vigencia legal se podrá
eliminar y se realizará el
proceso para ello.
200.10 QUEJAS, PETICIONES Y RECOMENDACIONES 1 X Una vez cumpla con el
 Solicitud periodo de retención pierde
 Declaración su vigencia legal se podrá
 Comunicación de envío y respuesta eliminar y se realizará el
proceso para ello.
200.11 GESTION DE PROYECTOS ASOCIACIONES (Asesoría 1 4 X Una vez cumpla con el
Gremios) periodo de retención pierde
su vigencia legal se podrá
eliminar y se realizará el
proceso para ello.
200.12 PERMISOS Una vez cumpla con el
200.12.01 Permisos Pasacalles 1 X periodo de retención pierde
 Solicitud su vigencia legal se podrá
 Consignación original eliminar y se realizará el
 proceso para ello.
 Certificado (bajo condiciones POT)
200.12.02 Permisos Talas y Podas
 Solicitud
 Informe Umata
 Oficio a la Secretaria de Infraestructura 1 X
Una vez culmine su periodo

200.13 COMUNICACIONES OFICIALES 1 2 X de retención documental se
200.13.01 Comunicaciones oficiales Internas podrán eliminar prescribe
200.13.02 Comunicaciones Oficiales Externas los términos, se levantarán
Comité de Archivo
CONVENCIONES


TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) DEL
SISBEN 210
No actualizaron

Oficina Productora: SISBEN 210
ACTUALIZACION: Acta No. 002 de mayo 31 2012 No actualizaron
A.G. A.C. CT E M S
210.01 ACTAS 4 20 X
210.01.01 Actas de Comité
210.02 ESTADÍSTICAS Una vez termine su periodo de retención se
210.02.01 Estadística Censo de Habitantes 4 6 X debe cumplir con el levantamiento de
210.02.02 Estadística afiliados a ARS 4 6 X inventario y convocar al comité de archivo
para determinar el procedimiento de
210.02.03 Estadísticas entes de apoyo gubernamentales 4 6 X
eliminación.
210.02.04 Estadísticas de apoyo a entes particulares 4 6 X Estos documentos se eliminarán por carecer
de valores tanto primarios como secundarios.
210.03 INFORMES Una vez termine su periodo de retención
210.03.01 Informes de Actividades se debe cumplir con el levantamiento de
 Plan de Acción 4 6 X inventario y convocar al comité de
 Formatos informes de actividades archivo para determinar el
 Indicadores de Gestión procedimiento de eliminación.
 Comunicaciones de envío y recibo Estos documentos se eliminarán por
carecer de valores tanto primarios como
210.03.02 Informes a Entidades del Estado secundarios.
 Planeación Nacional 4 6 X
 Planeación Departamental
CONVENCIONES

Oficina Productora: 210 SISBEN-
A. G. A.C. CT E M S
210.04 FICHA SOCIECONOMICA 4 10 X Estos documentos se conservarán
 Solicitud totalmente, permanecerá en AG 4
años y AC 10 años. Esta
 Constancia de Residencia (Junta Acción Comunal)
información se encuentra condensada
 Fotocopia Registro civil (menores) en medios magnéticos y el Sistema
 Fotocopia Cédula de Ciudadanía que es actualizado Planeación
 Recibo de Servicio Público (Agua, Luz) Nacional y es Modificado cada 4
años de acuerdo a la Ley.
210.05 SOLICITUDES Esta información se encuentra
210.05.01 Solicitudes de Afiliación registrada en la Ficha
 Solicitud 3 2 X Socioeconómica. Estos
 Visita documentos una vez termine su
 Requisitos Afiliación (Registro civil, Cédula, Recibos de servicio periodo de retención se debe
Público)
cumplir con el levantamiento de
 Declaración Juramentada Para inclusión de hijos Naturales
210.05.02 Solicitudes de Desvinculación inventario y convocar al comité
 Solicitud 3 2 X de archivo para determinar el
 Desvinculación EPS procedimiento de eliminación.
 Traslado a Otro Municipio
 Respuesta Estos documentos se eliminarán
210.05.03  Seguimiento reclamaciones (Formato) por carecer de valores tanto
Solicitud de Encuesta primarios como secundarios.
 Solicitud Cambio de Dirección ó Residencia 3 2 X
 Constancia de Residencia (Junta acción Comunal)
 Visita
210.05.04  Seguimiento reclamaciones (Formato)
Solicitud Rectificación Nivel
 Solicitud
3 2 X
 Formato de Reclamo
 Visita
 Formato de Respuesta con guía
CONVENCION

A.G. A.C. CT E M S
210.06 POBLACION ESPECIALES Estos documentos se podrán eliminar
210.06.01 Población Ancianos (Tercera Edad) 2 X una vez cumpla con su periodo de
 Certificación Hogares Gerontológico Públicos retención documental en el Archivo de
 Fotocopia Documento identidad Gestión y se levanta inventarios. Cada
210.06.02 Población Desplazada
año se renueva la Base de Datos de esta
 Certificación Red Solidaridad 2 X
Serie.
 Documento de Identidad
 Certificación Personería
210.06.03 Población Indigente
 Formato de Valoración 2 X
210.06.04 Población Niños ICBF
 Certificado ICBF
210.06.05
Población Desmovilizada 2 X
 Oficio Ministerio de Defensa (vigencia 45 días)
 Documento de identidad
210.07 PQR, (PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 2
 Solicitud X Una vez termine su periodo de retención se
debe cumplir con el levantamiento de
 Guía de Reclamos (Formato)
inventario y convocar al comité de archivo
 Guía de Respuesta (Formato) para determinar el procedimiento de
eliminación.
Estos documentos se eliminarán por carecer
de valores tanto primarios como secundarios.
210.08.01 Comunicaciones oficiales Internas documental se podrán eliminar prescribe los
210.08.02 Comunicaciones Oficiales Externas términos, se levantarán inventarios, y se
CONVENCIONES


A.G. A.C. CT E M S
210. 10 FORMATOS 1
X Una vez termine su periodo de retención
se debe cumplir con el levantamiento de
inventario y convocar al comité de
archivo para determinar el
procedimiento de eliminación.
Estos documentos se eliminarán por

secundarios.
210. 11 DERECHO DE PETICIÓN
. Solicitud 1 4 X Una vez termine su periodo de retención
.Comunicación de Envió y Respuesta se debe cumplir con el levantamiento de
inventario y convocar al comité de
archivo para determinar el
procedimiento de eliminación.
Estos documentos se eliminarán por

secundarios.
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
ACTUALIZADA
OFICINA ASESORA
JURÍDICA
300

Oficina Productora 300 OFICINA ASESORA JURIDICA
ACTUALIZACÓN: Acta No. 002 de mayo 31 2012 Actualizada: Acta No.003 de1 1º. De noviembre de 2013
A. G. A.C. CT E M S
300.01 INFORMES 3 5 X Estos documentos se pueden
300.01.01 Informe MECI eliminar una vez cumpla con el
 Plan de Acción General periodo de retención documental
 Formatos informes de actividades en el Archivo de Gestión, se
 Indicadores de Gestión levanta inventarios y se convoca al
 Formatos de seguimiento actividades Comité de Archivo.
300.01.02 Informes del sistema de Capacitación 3 5 X
300.02 ACTAS Una vez cumpla con su periodo de

300.02.01 Actas de Comité de Conciliación 5 5 X retención el Archivo de gestión
 Solicitud como en el Archivo Central se
 Pruebas eliminará, ya que su valor legal y
administrativo prescribe
Seleccionar 10 contratos de cada 100 para transferir al
300.03 CONVENIOS
Archivo Histórico, siempre y cuando hayan cumplido el
300.03.01 Convenios Interadministrativos 5 20 X
 Solicitud de Convenio y Términos de Referencia tiempo de retención en Archivo Central. el tiempo de
 Documentos de representación legal

retención en archivo de gestión, cuenta a partir de la
liquidación del contrato. Los tiempos de retención y la
 Acta de iniciación
disposición final estipulados en la TRD para la serie
 Informes de Supervisión
CONVENIOS aplican de igual forma para las respectivas
 Acta de finalización subseries.
300.04 DERECHOS DE PETICIÓN 1 3 X Una vez cumpla con su periodo de

 Solicitud retención el Archivo de gestión
 Correspondencia de envío y Respuesta como en el Archivo Central se
eliminará, ya que su valor legal y
300.05 TUTELAS 1 4 X Una vez cumpla con su periodo de
 Solicitud retención el Archivo de gestión
 Correspondencia de envío y Respuesta de lo Solicitado como en el Archivo Central se
eliminará, ya que su valor legal y
CONVENCIONES

TABLA DE RETENCION DOCUMENT

Oficina Productora: 300 OFICINA ASESORA JURIDICA
A. G. A.C. CT E M S
300.06 ACCIONES Una vez cumpla con
300.06.01 Acciones Populares 4 4 X
su periodo de
 Solicitud
 Notificación retención el Archivo
 Concepto ante el Juzgado (Verbal) de gestión como en
 Correspondencia de envío y el Archivo Central se
Respuesta eliminará, ya que su
300.06.02 Acción de Cumplimiento
4 4 X valor legal y
300.06.03 Acción de Nulidad administrativo
prescribe.
300.06.04 Acción de Repetición
300.06.05 Acción de Nulidad y de Restablecimiento y

Derecho
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
300.07 PROCESOS (Avocar conocimiento)
Procesos Jurídicos
300.07.01  Querella
 Avoca conocimiento
4 20 X Estos documentos
 Visita ocular una vez cumplan su
 Notificación
 Pruebas periodo de retención
 Descargos tanto en el Archivo
 Fija fecha inspección
 Resolución de gestión como en
 Apelación Reposición
conservaran
300.07.02
Procesos Laborales totalmente, contiene
 Querella 4 20 X
 Avoca conocimiento valor jurídico, legal,
 Visita ocular administrativo e
 Notificación
 Pruebas histórico.
 Descargos
 Fija fecha inspección
 Resolución
 Apelación Reposición
300.07.03 4 20
Procesos Ejecutivos Singulares x
Procesos de Reparación Directa 4 20
300.07.04 x
CONVENCIONES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTA

A. G. A.C CT E M S
300.08 RESOLUCION Estos documentos una vez cumpla
(Aprobación Pólizas, Captación de Recursos Personería 4 20 X con el periodo de retención
Jurídica y Inscripción como Representante Legal , documental se conservaran
Condominio, Conjunto Cerrado, Edificios) totalmente por contener información
300.09 CERTIFICADOS Este documento una vez cumpla con
(Permisos de enajenación) 2 10 X su periodo de retención tanto en el
*Solicitud Archivo de gestión como en el
*Solicitud de tradición y libertad Central se podrá eliminar prescribe
al cambiar de Propietario pierde su
valor legal y jurídico, se levantará
acta de inventarios y se convoca al
Comité de Archivo
300.10 INSCRIPCION COMO URBANIZADORES Este documento una vez cumpla con
*Solicitud 2 10 X el periodo de retención documental
*Formulario Reenumerado tanto en el Archivo de Gestión como
*Personería Jurídica en el Central se podrán eliminar
* NIT caduca por muerte y cancelación de
* Cédula de Ciudadanía la misma, se levantará acta de
*Consignación inventarios y se convoca al Comité de
*Escritura Reforma Sociedad Archivo
*Certificado del consorcio
*Informe anual (Estados Financieros)
*Balance General ( Contador Público)
*Declaración Juramentada
*Resolución
CONVENCIONES


A. G. A.C CT E M S
300.11 PERSONERIAS JURIDICAS 10 20 X Este documento es de
(Condominios, Conjuntos Cerrados, renovación continuo por
Edificios) cambio de Administrador
*Solicitud del Conjunto y/o
*Escrituras Reglamento Propiedad Edificio. Este
horizontal documento una vez
*Estatutos cumpla con el periodo
*Acta de Asamblea de Copropietarios de retención
*Resolución documental se
conservará totalmente
contiene valor legal,
histórico.
300.12.01 Comunicaciones oficiales Internas periodo de retención
CONVENCIONES


A. G. A.C CT E M S
300.13 RADICACIÓN 2 3 X Una vez culmine su
300.13.01 Radicación Documentos Ventas periodo de retención
300.14 CONOCIMIENTOS 2 3 X Una vez culmine su
300.14.01 Conocimiento de Asociaciones de periodo de retención
Pensionados documental se podrán
300.15 PQR(PETICIONES , QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X Estos documentos se eliminarán
una vez cumplan su tiempo de
retención por carecer de valor
primarios y secundarios, se
levantará inventario y acta del
tomada.
CONVENCIONES

TABLADE RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD)
INSTITUTO DE TURISMO,
CULTURA Y FOMENTO
600 No actualizaron


Oficina Productora: INSTITUTO DE TURISMO, CULTURA Y FOMENTO 600
A. G. A.C CT E M S
600.01 ACTAS 5 20 X Estos documentos una vez
600.01.01 Actas de Junta Directiva cumpla con el periodo de
retención documental tanto en el
Central , se conservarán
administración Municipal
retención documental tanto en el
Central , se conservarán
administración Municipal
600.03 MEMORANDOS 2 X Estos documentos una vez
cumpla su periodo en el Archivo
de Gestión se podrá eliminar sin
convocar al Comité de Archivo
pero se levantará inventario
600.04 DERECHOS DE PETICIÓN Y TUTELAS 2 X Estos documentos una vez
cumpla su periodo en el Archivo
 Solicitud de Gestión se podrá eliminar sin
 Pruebas convocar al Comité de Archivo
 Correspondencia de envío y Respuesta pero se levantará inventario
CONVENCIONES


A. G. A.C CT E M S
600.05 PQR(PETICIONES , QUEJAS Y RECLAMOS 2 8 X Estos documentos se eliminarán
una vez cumplan su tiempo de
retención por carecer de valor
primarios y secundarios, se
levantará inventario y acta del
tomada.
600.06 HISTORIAS LABORALES Pasados 100 años se
600.06.01 Historias Laborales Personal Activo 10 90 X Seleccionarán aquellas Historias
 Formato Hoja de Vida Laborales que han sido
 Actualización de Datos Personales representativas para la Historia
 Acta de Posesión (Encargo y/o nombramiento) de Municipio.
 Pasado Judicial
 Resoluciones o Decretos de nombramiento, encargo,
de comisión, de Vacaciones, de licencias,
incapacidad, asignación de funciones, encargos,
Aceptación de renuncia o destitución
 Formato solicitud de autorización de ausencia
temporal
600.06.02
Historias Laborales de Pensionados
10 90 X
 Formato Hoja de Vida
 Actualización de Datos Personales
 Acta de Posesión (Encargo y/o nombramiento)
 Pasado Judicial
 Resolución de Jubilación
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
600.07 AUTOLIQUIDACIONES 5 20 X Se conservaran totalmente por
600.07.01 Autoliquidación Salud (EPS) contener información relevante
 Planilla para la administración.
 Relación de Trabajadores
 Incapacidades
600.07.02
Autoliquidación Pensión (ISS, Colfondos, Porvenir, etc.)
 Planilla de pago
 Relación de trabajadores
600.07.03
Pago Parafiscales ( (ICBF, Sena)
 Planilla de pago
 Consignación
Comunicaciones oficiales Internas retención documental se podrán
Comunicaciones Oficiales Externas eliminar prescribe los términos,
600.09 PROYECTOS Y/ O PROGRAMAS 4 6 S Seleccionar 10 contratos de cada 100

600.09.01 Proyecto Fomento del Turismo para transferir al Archivo Histórico,
 Presupuesto de Obra siempre y cuando hayan cumplido el
 Ficha EBI tiempo de retención en Archivo
 Metodología Central.
 Perfil del Proyecto
 Censo
 Cotización
 Radicación Banco de Proyectos
 Viabilidad (Planeación Municipal o Gobernación Cund)
CONVENCIONES

Oficina Productora: INSTITUTO DE TURINO, CULTURA Y FOMENTO 600
600.09.02 Proyecto de Escuelas de Formación Artística 4 6 X El tiempo de retención en archivo

 Presupuesto de obra de gestión, cuenta a partir de la
 Ficha EBI liquidación del contrato.
 Metodología
 Censo
 Cotización
 Radicación Banco de Proyecto
600.09.03  Viabilidad (Planeación Municipal o Gobernación Cund) Los tiempos de retención y la
Proyecto de fortalecimiento de la Programación Turística
disposición final estipulados en la
4 6 X TRD para la serie CONTRATOS,
 Ficha EBI aplica de igual forma para las
 Metodología respectivas subseries.
 Perfil del proyecto
 Censo
 Cotización Seleccionar 10 contratos de cada
600.09.04  Radicación Banco de Proyectos 100 para transferir al Archivo
 Viabilidad (Planeación Municipal o Gobernación de Cund) Histórico, siempre y cuando
Proyecto Cultura Ciudadana hayan cumplido el tiempo de
 Presupuesto de Obra retención en Archivo Central.
 Ficha EBI
 Metodología 4 6 X
 Cotización
 Divulgación
CONVENCIONES


Oficina Productora: INSTITUTO DE TURINO, CULTURA Y FOMENTO 600
4 6 X El tiempo de retención en archivo

600.09.05 Proyecto Organización de Reinados (Nacional del Turismo, de gestión, cuenta a partir de la
Festival Turístico) liquidación del contrato.
 Ficha EBI Los tiempos de retención y la
 Metodología disposición final estipulados en la
 Perfil del Proyecto TRD para la serie CONTRATOS,
 Censo aplica de igual forma para las
 Cotización respectivas subseries.
 Divulgación
4 6 X El tiempo de retención en archivo

600.09.05 Proyecto Organización de Reinados (Nacional del Turismo, de gestión, cuenta a partir de la
Festival Turístico) liquidación del contrato.
 Ficha EBI Los tiempos de retención y la
 Metodología disposición final estipulados en la
 Perfil del Proyecto TRD para la serie CONTRATOS,
 Censo aplica de igual forma para las
 Cotización respectivas subseries.
 Divulgación
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
600.10 ORDENES DE PAGO 5 20 X
 Solicitud Disponibilidad Presupuestal Estos documentos se
 Certificado de Disponibilidad conservarán totalmente por
 Relación de Cheques contener información relevante
 Factura o Cta de Cobro para la administración municipal
 Registro de disponibilidad presupuestal
 Copia Cheque
600.11 BOLETÍN DIARIO DE CAJA Estos documentos una vez

 Recibo de Caja 2 20 X cumpla con el periodo de
 Tiquete de Degüello retención documental se podrán
 Consignación eliminar por encontrarse
registrados en los Balances y
Libros Contables
600.12 CONCILIACIONES BANCARIAS 2 20 X X Una vez cumpla con su periodo

 Consignaciones de retención documental se
 Extractos Bancarios podrán eliminar por encontrarse
 Conciliaciones Bancaria esta información registrada en
los Balances de Trimestral.
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
600.13 CERTIFICADOS RETEFUENTE 1 5 Estos documentos se podrán
 Retefuente eliminar una vez cumpla con su
 Reteiva periodo de retención, levantar
 Prestación de Servicios inventarios y convocar al comité
de archivo para la toma de
decisión
600.14 LIBROS 1 20 X X Estos documentos una vez cumpla
600.14.01 Libros de Tesorería 3 20 con su retención en el Archivo de
600.14.02 Libros Presupuéstales Gestión como en el Central se podra
eliminar. Esta información se
 Ingresos
encuentra condensada en los
 Gasto Balances Trimestrales.
600.14.03 Libro Registro Presupuestal Estos documentos Contienen Valores
600.14.04 Libro de O contables, fiscales son muestra
 Libro testimonios de los manejos
presupuéstales de la Administración
como Patrimonio Económico
600.15 LIBROS PRESPUESTALES DE INGRESOS Y GASTOS 3 20 X Estos documentos Contienen

Valores contables, fiscales son
muestra testimonios de los
manejos presupuéstales de la
Administración como Patrimonio
Económico
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
600.16 LIBRO REGISTRO PRESUPUESTAL 2 10 X Estos documentos se podrán
*Libro de ordenación movimiento de presupuesto eliminar una vez cumpla con
*Certificado los periodos de retención por
Cdp encontrarse registrado en los
Balances Trimestrales.
600.17 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO (adiciones 2 10 X Estos documentos se podrán
traslados o incorporación de Recursos al Presupuesto) eliminar por encontrarse
*Acuerdos Municipales registrados en los libros
*Decreto Municipal presupuéstales.
600.18 BALANCES 4 20 X Estos documentos se
600.18.01 Balances Mensual Prueba conservaran la información
600.18.02 Balance General Anual relevante son testimonios de
600.18.01 Estado de Resultado los manejos presupuéstales
de la Administración.
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
600.19 INVENTARIO GENERAL DE BIENES MUEBLES 20 10 X Estos documentos
 Comprobante de entrada permanecen vigentes hasta
 Inventario Dependencias por código que no se autorice la baja de
 Comprobante de salida los Artículos, una vez se
realice este procedimiento no
se podrán eliminar. Este
documento permanecerá en
el Archivo de Gestión y
cumplirá su retención
documental y luego se
realizará su disposición Final.
600.20 MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN 4 10 X Estos documentos una vez
 Comprobantes de entrada cumpla con el periodo de
 Comprobantes de salida retención se podrán eliminar
 Orden de compra por encontrarse registrados
 Facturas en las ordenes de pago
 Cotizaciones (manejos Presupuéstales) se
 Actas de bajas levantara inventarios y se
 Reintegros convoca al comité de archivo
para la toma de decisión.
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
600.21 INFORMES
600.21.01 Informes de Actividades
 Plan de Acción 2 15 X Estos documentos se
 Formatos informes de actividades podrán eliminar una vez
 Indicadores de gestión cumpla con su periodo de
 Formatos de seguimiento actividades retención, levantar
 Comunicaciones de envío y recibo inventarios y convocar al
comité de archivo para la
2 20 X toma de decisión
 Contraloría General
 Contaduría General
600. 22 CONTRATOS Seleccionar 10 contratos
600.22.01 Contratos de Prestación de Servicios de cada 100 para
 Solicitud del bien o servicio 5 20 transferir al Archivo
 Solicitud de Contrato y Términos de Histórico, siempre y
referencia cuando hayan cumplido el
 Certificado de disponibilidad presupuestal tiempo de retención en
 Ofertas y Cotizaciones Archivo Central.
CONVENCIONES


Oficina Productora INSTITUTO TURISMO, CULTURA Y FOMENTO 600

A. G. A.C. CT E M S
600. 22 CONTRATOS Seleccionar 10 contratos de
600.22.01 Contratos de Prestación de Servicios cada 100 para transferir al
Archivo Histórico, siempre y
 Documentos de existencia y 5 20 X cuando hayan cumplido el
Representación legal (Persona natural o tiempo de retención en
jurídica) Archivo Central.
 Hoja de Vida (ley 190/95)
 Contrato archivo de gestión, cuenta a
 Registro Presupuestal partir de la liquidación del
 Garantía Única (Pólizas de Seguros) contrato.
 Resolución de aprobación de garantía
 Recibo de pago derechos de la disposición final
publicación Gaceta Municipal estipulados en la TRD para
 Informes la serie CONTRATOS,
600.22.02 aplica de igual forma para
Contratos de Compraventa y Suministro
 Solicitud del bien o servicio
 Solicitud de Contrato, términos de
referencia o pliego de condiciones
CONVENCIONES

A. G. A.C. CT E M S
600.22.02 Contratos de Compraventa y Suministro 5 20 X Seleccionar 10
 Solicitud del bien o servicio contratos de cada 100
 Solicitud de Contrato, términos de para transferir al
Archivo Histórico,
referencia o pliego de condiciones siempre y cuando
 Certificado de disponibilidad presupuestal hayan cumplido el
 Estudio de conveniencia y oportunidad tiempo de retención en
 Estudios precios del mercado Archivo Central.
 Ofertas
 Documentos de existencia y El tiempo de retención
en archivo de gestión,
Representación legal (Persona natural o
cuenta a partir de la
jurídica) liquidación del contrato.
 Contrato
 Registro Presupuestal Los tiempos de
 Garantía Única (Pólizas de Seguros) retención y la
 Resolución de aprobación de garantía disposición final
 Publicación estipulados en la TRD
para la serie
CONTRATOS, aplica
de igual forma para las
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
600.23 ORDENES DE TRABAJO 5 20 X Seleccionar 10 contratos
de cada 100 para
 Solicitud del bien o servicio transferir al Archivo
 Orden de servicio Histórico, siempre y
 Certificado de disponibilidad cuando hayan cumplido el
tiempo de retención en
presupuestal Archivo Central.
 Documentos de existencia y
Representación legal (Persona natural o archivo de gestión, cuenta
jurídica) a partir de la liquidación
del contrato.

para la serie
CONVENCIONES


A. G. A.C. CT E M S
600.24 EVENTOS 2 10 X Se eliminaran una vez
cumplan con su periodo de
600.24.01 Eventos (Culturales, Exposición) retención.
 Proyecto o Programa
 Viabilidad
 Cotización
 Presupuesto
 Folleto
 Divulgación
Evento de Feria Exposición Equina, Bovina Grado

600.24.02 A 2 10 X
 Programa
 Viabilidad ICA
 Certificado del Médico Veterinario
 Certificado de Movilización
 Listado de participantes
600.25 QUEJAS, PETICIONES Y RECLAMOS 2 2 X Estos documentos se podrán
600.26 ORDENES ADMINISTRATIVAS 2 2 X Estos documentos se podrán
CONVENCIONES

Tablas de Retención Documental Alcaldía Girardot

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ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL

6. DIRECCIÓN OPERATIVA ………………………………………… 103

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

23.SECRETARIA DE HACIENDA-TESORERIA………………… 123

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

10.02 ACUERDOS 5 30 X Estos documentos una vez

CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARO

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARO

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARO

10.10 COMUNICACIONES OFICIALES 2 3 X Una vez culmine su periodo de

CT: Conservación Total E: Eliminación Firmas ILEANA ACERO NAVARO

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

CT: Conservación Total E: Eliminación Firma: ILEANA ACERO NAVARO

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

CT: Conservación Total E: Eliminación Firma: ILEANA ACERO NAVARO

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

actividades Estos documentos se

100.03 PROGRAMA DE GOBIERNO 5 20 X Una vez cumpla con su

CONVENCIONES Firmas ILEANA ACERO NAVARRO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

 Solicitud podrá eliminar por prescripción y vigencia y por

 Comunicación de envío y respuesta carecer valores primarios

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

101.04 COMUNICACIONES OFICIALES 3 3 X Una vez culmine su

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

102.02 CERTIFICACIONES 1 X Este documento una vez

CT: Conservación Total E: Eliminación

! GIRARDOT TIENE CONQUE!

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Municipio: ALCALDÍA MUNICIPAL DE GIRARDOT- CUNDINAMARCA

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

CT: Conservación Total E: Eliminación