INFORME EJECUTIVO

PROYECTO FORMATIVO

ELABORADO POR
Liz Iveth Cañón Roa
Luis Eduardo Cárdenas Ocampo
Karen Michel Castiblanco Rondón
Gilber Giovanny Gelvez Bonilla
Carlos Herney Sepúlveda Quimbaya

Objetivo: conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental en la
compañía.

DESARROLLO

INFORMACIÓN XX TRIMESTRE DE FORMACIÓN 2019

 Proyecto: Diseño e implementación del programa de gestión documental en la organización
 Fase: Primer trimestre
 Instructores: Flor Guana Jorge Burgos Sujey Maldonado Edwin Sossa

DATOS DE LA MICROEMPRESA
 Nombre de la organización: DISTRIBUIDORA LA CAUCANA
 Nombre del representante Carlos Julio Guerrero Escobar
 Dirección: Calle 8 sur #37-24
 Teléfonos de contacto: 4071350
 Actividad económica principal y secundaria si existe: la 4711 COMERCIO AL POR MENOR EN
ESTABLECIMIENTOS NO ESPECIALIZADOS CON SURTIDO COMPUESTO PRINCIPALMENTE POR
ALIMENTOS, BEBIDAS O TABACO Y LA SECUNDARIA 4722 COMERCIO AL POR MENOR DE LECHE,
PRODUCTOS LÁCTEOS Y HUEVOS, EN ESTABLECIMIENTOS ESPECIALIZADOS

FASE ANÁLISIS – DIAGNOSTICO

Presentar el diagnostico en la microempresa – unidad documental – biblioteca o idea de negocio

seleccionada a partir de:

HISTORIA DE LA EMPRESA:

Don Carlos Julio con su esposa Liliana Agudelo crearon la empresa distribuidora “la
caucana” de almidones. Con la confianza de los clientes, la colaboración de algunos y el
conocimiento adquirido decidieron arrendar un local. Cado uno usó sus ahorros e
iniciaron con la venta de sus productos en unos estantes viejos, neveras viejas y de esta
manera iniciaron como emprendedores hace más de18 años.

El nombre de la empresa surgió en honor a la ciudad de origen de doña Liliana, el cauca

y por un negocio similar que tuvo el hermano de don Carlos. En la actualidad, la empresa
se encuentra ubicada en el barrio Ciudad Montes del sur de Bogotá, es Patrimonio familiar
y cuenta con 21 trabajadores distribuidos entre la parte operativa y administrativa.
Don Carlos es el encargado de las ventas fuera de la ciudad, la señora Liliana se encarga
de la administración de la empresa, lleva el control de los despachos, todo lo relacionado
con los pagos y las ventas.

Su principal motivación, es el cumplir a sus clientes y proveedores. Mantener una imagen

basada en el compromiso y la calidad.

TIPO DE EMPRESA (explicar qué tipo de sociedad):

Régimen común distribuidora de alimentación
NOMBRE DEL GERENTE: Carlos Julio Guerrero Escobar

DIRECCIÓN- PUNTOS DE ATENCIÓN:

Calle 8 sur #37-24

MISIÓN:

DISTRIBUIDORA LA CAUCANA DE ALMIDONES es una empresa líder en la

distribución de insumos de panadería y comidas rápidas, garantizada por la excelencia
en el servicio. Somos exitosos, innovadores, competitivos y con una gran calidad
humana; trabajamos unidos como un equipo comprometido para mantener y reforzar este
liderazgo. Nuestra misión es lograr una relación de confianza mutua con clientes que
requieran de productos de calidad a precios competitivos, que nos permitan crecer
permanentemente, y reafirmar nuestra permanencia en el mercado, para así lograr
afianzarnos como la empresa más prestigiosa en la distribución de insumos de panadería
y comidas rápidas a nivel nacional.

VISIÓN:

Ser una organización líder a nivel nacional para el año 2020 en la distribución de insumos
de panadería y comidas rápidas, con un portafolio diversificado de productos y marcas
de excelente calidad, optimizando e innovando, siendo capaces de adaptarnos a los
cambios para satisfacer de manera oportuna las necesidades de nuestros clientes. Ser
también reconocidos en todo el país por la eficiencia y la eficiencia de nuestros métodos
de trabajo que permiten a nuestra empresa permanente crecimiento, respeto en el
entorno laboral y confianza en nuestros clientes.

VALORES:
 La transparencia
 La satisfacción del cliente
 El respaldo y la confianza
 Certificado de calidad
 La eficiencia y la entrega

CON CUANTOS COLABORADORES CUENTAN:

Cuentan con 21 colaboradores 15 en el área de entrega y 6 en la parte administrativa.
EQUIPO DE TRABAJO:

Área operativa

En esta área podemos encontrar podemos encontrar 4 conductores con sus respectivos
4 auxiliares para los camines.
4 auxiliares de bodega que son los encargados del alistamiento del cargue.
3 auxiliares de punto de venta.
5 apoyos administrativos.
1 profesional de apoyo
Gerente y subgerente

ORGANIGRAMA:

CAPACITACIONES QUE SE HA OTORGADO POR PARTE DE LA EMPRESA:

 Seguridad social
 Sanidad
 Cursos de manipulación de alimentos

PRODUCTOS O SERVICIOS QUE OFERTAN:

Los servicios a domicilio

Punto de venta

MERCADO OBJETIVO (cuáles son sus clientes):

Inversiones prb
PPC
Inversiones colombo san marcos
Colegio colombo británico
Sena
Panificadora san isidro
Beltrán francisco
Reinaldo carrillo
Panificadora bony
Albergue infantil mama Yolanda
Suarez y salinas sas
Conalpan sas

¿QUÉ INICIATIVAS Y MOTIVACIONES TIENE LA PYME:

Formas de pago
Bonificaciones
Bienestar laboral
Motivación laboral
  MACRO AMBIENTE
El macro entorno afectan a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará cambios en
uno o más de los otros; generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los directivos de las
organizaciones. Está compuesto por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o presentan una amenaza
para la empresa1.

Tomado de: https://ideasparatuempresa.vodafone.es/internacionalizacion-pyme-analisis-pestel/

 MICROAMBIENTE

Afectan a una empresa en particular y, a pesar de que generalmente no son controlables, se puede influir en
ellos. Son fuerzas que una empresa puede intentar controlar y mediante las cuales se pretende lograr el
cambio deseado2.

1 http://werobe01.blogspot.com/2013/02/macro-y-microambiente.html
2 IBID
Tomado de: http://entornosdelosnegociosinternacionales.blogspot.com/2013/08/macroambiente-y-microambiente.html

A partir de la anterior información para su organización identifique:

 Competidores:

M Y M PETUNIA
Edgar Walteros
La inglesa

 Proveedores:

Harinera del valle

Molinos el lobo
Harinera indupan
Ingenio del cauca
Ingenio María luisa
Team foods as grasas
Duquesa s.a
Grasco limitada
Sociedad comercial la bugueña
Ajover

 Clientes:
 Inversiones prb
PPC
Inversiones colombo san marcos
Colegio colombo británico
Sena
Panificadora san isidro
Beltrán francisco
Reinaldo carrillo
Panificadora bony
Albergue infantil mama Yolanda
Suarez y salinas sas
Conalpan sas

 Organismos regulares:

Sanidad
Dian
El ministerio de medio ambiente
Industria y comercio
Ministerio de salud
Ministerio de trabajo
Ministerio de transporte

 Otros grupos (sindicatos, agremiaciones, federaciones, asociaciones, cooperativas, grupos de

apoyo, ONG, universidades, grupos de investigación; entre otros)

 AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIÓN

(micro-empresa, unidad documental, biblioteca, equipo de trabajo idea de negocios)

El proceso administrativo consta de un conjunto de actividades que fluyen para alcanzar un fin. Esas
actividades se dan en dos etapas; una primera llamada mecánica que involucra las fases de planificación y
organización, y una segunda etapa más dinámica que comprende las fases de dirección y control.
Juntas conforman un ciclo dentro del proceso administrativo ya que cada vez que un proyecto planeado se
cumple, este vuelve a empezar3

3 https://www.emprendepyme.net/etapas-del-proceso-administrativo.html
Tomados de: https://administracionifo.wordpress.com/2016/11/23/cuadro-sinoptico-sobre-el-proceso-administrativo/

Entregable de la fase:

Los grupos PYME, según el programa, para esta fase presentaran el listado de oportunidades, amenazas,
fortalezas y debilidades (recuerde: las oportunidades y las amenazas son el compendio del análisis del
macro entorno; las debilidades y las fortalezas están al interior de la unidad de negocio; por otro lado, el
microentorno se pude ubicar en uno de estos cuatro cuadrantes según sea el caso). Adicionalmente a los
entregables solicitados para esta fase.

Los pasos para construir una matriz DOFA son los siguientes:

1. Hacer una lista de las fortalezas internas claves.

2. Hacer una lista de las debilidades internas decisivas.
3. Hacer una lista de las oportunidades externas importantes
4. Hacer una lista de las amenazas externas claves.

Matriz DOFA
DEBILIDADES (D) OPORTUNIDADES (O)
El área de depósito donde se encuentran los La empresa adoptara los implementos
documentos no es el adecuado para el necesarios para mejorar la gestión
almacenamiento. documental.
El depósito de archivo no cuenta con ventilación. Incluir el plan de desastres para el area
de archivo.
El techo del depósito no está en las condiciones Disponer de una area adecuada para
adecuadas los documentos de archivo de la
empresa.
En esta empresa no tiene un previo conocimiento Manejar la documentación
acerca de los intrumentos archivisticos.
No hay suficientes funcionarios con experiencia Seguir mejorando los aspectos de la
para el debido uso del archivo de los documentos. ducumentación de la empresa teniendo
en cuenta su buen uso.
FORTALEZAS (F) AMENAZA (A)
Encuentran facilmente la documentación Deterioro de la documentación
archivada.(ya que durante la creación de la guardada.
empresa siempre la misma persona a manejado el
archivo).
Permanece libre de ácaros y roedores ya que Invasión de plagas si no se lleva a cabo
hacen fumigación permanentemente. una fumigación seguidamente.
El archivo de gestión se mantiene organizado a Perdida de la documentación por causa
diario ya que al final del dia podemos ver reflejado de siniestro o incendio.
en el sistema los documentos producidos.
Aunque el plan de trabajo sobre el archivo no es
el reglamentado por el AGN, sim embargo
manejan adecuadamente los sistemas de
ordenación.
La empresa no maneja un sistema de afueras, sin
embargo al retirar los documentos de los
expedientes no se traspapelan y la incorporación
de los documentos.
Encuesta

Marqué con una ‘X’ la pregunta que crea correcta

1. ¿Cuáles de los siguientes aspectos le gustaría que fueran mejorados en la parte de

gestión documental?

Estantería
Método de archivar
organización
Ubicación de los archivos X

2. Su integración y participación dentro de la empresa es

Excelente
Muy buena
Buena X
Deficiente

3. ¿Está usted conforme con el método de archivo de la empresa?

Si
X Un Poco
X No
X
4.X¿Está usted satisfecho con la organización del archivo?
X
Si
X
Un poco
X
No
X
5. ¿Está conforme con la manipulación que se le da a los documentos?

Si
Un poco
No

6. ¿Cree usted que en esta empresa usted puede tener un mejor sistema de gestión
documental?

Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso
Probablemente no
Definitivamente no
7. ¿Está conforme con las condiciones físicas y ambientales del archivo?

De acuerdo
Indiferente
En Desacuerdo

8. ¿Tiene la confianza suficiente para poder hablar con su jefe sobre la gestión
documental de la empresa?

Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso
Probablemente no
Definitivamente no

9. ¿Siente usted, que en la empresa estaría dispuesta a invertir en estantería para su

archivo?

Si
Un poco
No

10. ¿Está usted satisfecho con el manejo dado a la documentación hasta el momento?

Definitivamente si
Probablemente si
Indeciso
Probablemente no
Definitivamente no