GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT – CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN
Toda Organización tiene la necesidad de dar valor a las actividades que ejecuta, por lo cual; debe
estar en capacidad de planificar, organizar, dirigir y administrar todos los recursos, sean éstos
materiales (dinero, herramientas, equipos), de intelecto (técnicas, habilidades) o recurso humano,
con la finalidad de evitar pérdidas en los procesos de ejecución. Este proceso se conoce como
GESTIÓN DE PROYECTOS, que en la actualidad permite alcanzar los objetivos y metas
propuestos, considerando para ello el tiempo y coste planteados desde el inicio.

Es por ello, que un líder de proyectos debe desarrollar habilidades como: trabajo en equipo,
organización, planificación, comunicación; además de tener una visión clara de los procesos
involucrados que permitan el logro de los objetivos propuestos con altos estándares de calidad.

Microsoft Project es una aplicación poderosa que lo ayuda a planificar y administrar una amplia
gama de proyectos. Desde cumplir con plazos y presupuestos cruciales hasta seleccionar los
recursos adecuados, puede ser más productivo y obtener mejores resultados utilizando el conjunto
de características que ofrece Project para hacer los siguiente:
ü Crear planes con niveles de detalle acordes al proyecto a ejecutar
ü Controlar cuales tareas pueden ser manuales o programadas automáticamente
ü Administrar tareas, costos, alcance del proyecto y recursos según la magnitud del proyecto
ü Plasmar los datos del proyectos en diferentes vistas e informes
ü Gestionar la planificación a lo largo de la vida del proyecto
ü Compartir datos del proyecto con otros líderes de proyectos
ü Administrar grupos de recursos entre proyectos

GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT – CAPÍTULO I

LA GESTIÓN DE PROYECTOS
La gestión de proyectos es un arte y una ciencia practicada ampliamente en las organizaciones; en
esencia se trata de una combinación de habilidades y herramientas que hace posible predecir y
controlar los resultados del esfuerzo de una organización en la ejecución de un proyecto.

A lo largo de este curso, se incluirán algunos consejos y buenas prácticas sobre la mejor manera
de usar Microsoft Project 2013, como herramienta especializada en el dominio de la gestión de
proyectos.

Este capítulo del curso contempla los conceptos básicos de la gestión de proyectos,
independientemente de las herramientas de software que pueda utilizar para ayudarlo en la gestión
los mismos.

Si bien la gestión de proyectos es un tema amplio y complejo, este capítulo se basa en el modelo
de triángulo del proyecto, el cual; considera un proyecto en términos de tiempo, costo y alcance.

ENTENDIENDO QUÉ DEFINE UN PROYECTO.

Tener éxito como líder de un proyecto requiere que éste se culminen a tiempo, dentro del
presupuesto, y que sus clientes estén contentos con lo que se le entrega.

Eso suena bastante simple, pero ¿de cuántos proyectos ha oído hablar que se completaron tarde,
costaron demasiado o no satisfacían las necesidades de sus clientes?

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) define un proyecto como "un
esfuerzo temporal realizado para crear un producto o servicio único”.

PARTIENDO DE ESTA DEFINICIÓN, ES POSIBLE ACLARAR QUÉ ES UN PROYECTO Y

QUÉ NO LO ES:
PRIMERO, UN PROYECTO ES TEMPORAL:
La duración de un proyecto puede ser de solo una semana, o puede ir
en años, pero cada proyecto tiene una fecha de finalización. Es posible que no sepa la fecha de

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finalización cuando comienza el proyecto, pero está en algún lugar en el futuro. Los proyectos no
son lo mismo que las operaciones en curso, aunque los dos tienen mucho en común.
Las operaciones en curso, como su nombre indica, continúan indefinidamente; no se establece una
fecha de finalización. Los ejemplos incluyen la mayoría de las actividades de los departamentos
de contabilidad y recursos humanos. Las personas que ejecutan operaciones en curso también
pueden administrar proyectos; por ejemplo, un gerente de recursos humanos
El departamento de una organización grande podría planificar una feria de reclutamiento para la
universidad. Sin embargo, los proyectos se distinguen de las operaciones en curso por una fecha
de finalización esperada, como la fecha de la feria de reclutamiento.

LUEGO, UN PROYECTO ES UN ESFUERZO:

Los recursos, como personas y equipos, necesitan hacer un trabajo. El esfuerzo lo realiza un
equipo o una organización y, por lo tanto, los proyectos tienen la sensación de ser intencionales.
Los proyectos exitosos no ocurren espontáneamente; cierta cantidad de preparación y planificación
ocurre primero.

FINALMENTE, CADA PROYECTO CREA UN PRODUCTO O SERVICIO ÚNICO:

Este es el producto del proyecto y el motivo por el cual se llevó a cabo el proyecto. Un ingeniero
que produce gasolina no produce un producto único. La idea completa, en este caso, es producir
un producto estandarizado; por lo general, no desea comprar gas en una estación que es
significativamente diferente del gas en otra estación. Por otro lado, los aviones comerciales son
productos únicos. Aunque todos los aviones Boeing 787 Dreamliner pueden parecer iguales para la
mayoría de nosotros, cada uno es: de hecho, altamente personalizado para las necesidades de su
comprador.

A estas alturas, es posible que se dé cuenta de que gran parte del trabajo que se desarrolla en el
mundo es trabajo orientado a proyectos. De hecho, una parte sustancial de su trabajo podría
centrarse en la gestión de proyectos, incluso si ese no es su título de trabajo.

La gestión de proyectos ha sido una profesión reconocida durante muchas décadas, pero el trabajo
de gestión de proyectos de alguna forma ha estado ocurriendo mientras las personas han estado
haciendo un trabajo complejo. Cuando se construyeron las Grandes Pirámides en Giza en Egipto,
alguien estaba rastreando recursos, horarios y especificaciones de alguna manera; la gestión de
proyectos ahora es una profesión bien reconocida en la mayoría de las industrias.

Un buen sistema de gestión de proyectos, debe permitirle responder a las siguientes preguntas:

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1. ¿Qué tareas deben ejecutarse y en que orden en particular, para producir el entregable
deseado?
2. ¿Cuándo se debe ejecutar cada tarea y cuál es la fecha límite?
3. ¿Quién o quienes ejecutaran las tareas?
4. ¿Cuánto costará el proyecto?
5. ¿Qué pasa si algunas tareas no se ejecutan en el tiempo planificado?
6. ¿Cuál es la forma más adecuada para comunicar los detalles del proyecto a los
interesados?

“Una buena gestión de proyectos no siempre garantizará el éxito del mismo, pero una mala
gestión conducirá al fracaso”

EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO: VISUALIZACIÓN DE PROYECTOS EN TÉRMINOS DE

TIEMPO, COSTO Y ALCANCE

Puede visualizar el trabajo del proyecto de muchas maneras, pero lo mas común, es el método
conocido como el triángulo del proyecto o triángulo de restricciones triples, mostrado en la figura 1.

Este tema tiene muchas variaciones, pero el concepto básico es que cada proyecto tiene algún
elemento de restricción de tiempo, tiene algún tipo de presupuesto y requiere cierta cantidad de
trabajo para completarse. (En otras palabras, tiene un alcance definido). El término restricción tiene
un significado específico en Proyecto, pero aquí estamos usando el significado más general de "un
factor limitante". Consideremos estas restricciones una a la vez.

Figura 1: Triángulo del Proyecto


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TIEMPO
¿Alguna vez trabajó en un proyecto que tenía una fecha límite? (Tal vez deberíamos preguntar si
alguna vez trabajó en un proyecto que no tenía una fecha límite). El tiempo limitado es la única
limitación de cualquier proyecto con el que todos estamos más familiarizados. Si está trabajando
en un proyecto en este momento, pregunte Los miembros de su equipo pueden nombrar la fecha
límite del proyecto. Es posible que no conozcan el presupuesto del proyecto o el alcance del
trabajo en gran detalle, pero es probable que todos conozcan sus fechas límites inmediatas, y
probablemente también la fecha límite general del proyecto.

Los siguientes son ejemplos de restricciones de tiempo:

ü Estás construyendo una casa y debes terminar el techo antes de que llegue la estación
lluviosa.
ü Está montando una gran cabina de exhibición para una feria que comienza en dos meses
ü Está desarrollando un nuevo sistema de seguimiento de inventario que debe probarse y
ejecutarse para el próximo año fiscal.

Desde que éramos niños, hemos sido entrenados para comprender el tiempo. Llevamos relojes de
pulsera, organizadores de papel o tabletas electrónicas y otras herramientas para ayudarnos a
administrar el tiempo. Para muchos proyectos que crean un producto o evento, el tiempo es la
restricción más importante para administrar

COSTO
Puede pensar en el costo simplemente en términos monetarios, pero en el contexto de los
proyectos, el costo tiene un significado más amplio: los costos incluyen todos los recursos
necesarios para llevar a cabo el proyecto. Los costos incluyen las personas y equipos que realizan
el trabajo, los materiales que se usan y todos los demás eventos y problemas que requieren dinero
o la atención de alguien en un proyecto
Los siguientes son ejemplos de restricciones de costos:
ü Usted firmó un contrato de precio xed para desarrollar un sitio web de comercio electrónico
para un cliente. Si sus costos exceden el precio acordado, su cliente puede ser
comprensivo, pero probablemente no esté dispuesto a renegociar el contrato.
ü El presidente de su organización le ha indicado que lleve a cabo un proyecto de
investigación de clientes utilizando solo el personal y el equipo de su departamento
ü Recibió una subvención de $ 5,000 para crear una instalación de arte público. No tiene
otros fondos.

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Para prácticamente todos los proyectos, el costo es, en última instancia, una limitación; pocos
proyectos pueden exceder el presupuesto sin requerir medidas correctivas

ALCANCE
Debería considerar dos aspectos del alcance: alcance del producto y alcance del proyecto. Cada
proyecto exitoso produce un producto único: un elemento o servicio tangible. Los clientes
generalmente tienen algunas expectativas sobre las características y funciones de los productos
que consideran comprar. El alcance del producto describe la calidad, características, y funciones
del producto, a menudo en minucioso detalle. Los documentos que describen esta información a
veces se denominan especificaciones del producto. Un servicio o evento generalmente también
tiene algunas características esperadas. Todos tenemos expectativas sobre lo que haremos o
veremos en una fiesta, concierto o evento deportivo.
El alcance del proyecto, por otro lado, describe el trabajo requerido para entregar un producto o
servicio con el alcance del producto deseado. El alcance del proyecto generalmente se mide en
fases y tareas.
Los siguientes son ejemplos de restricciones de alcance:
ü Su organización ganó un contrato para desarrollar un producto automotriz que tiene
requisitos exactos, por ejemplo, dimensiones físicas medidas a 0 01 milímetros. Esta es
una restricción de alcance del producto que influirá en los planes de alcance del proyecto.
ü Está construyendo un edificio en un lote que tiene una restricción de altura de 50 pies
ü Puede usar solo servicios internos para desarrollar parte de su producto, y esos servicios
siguen una metodología de desarrollo de productos que es diferente a la que había
planeado.

El alcance del producto y el alcance del proyecto están estrechamente relacionados. El

administrador del proyecto que gestiona el alcance del proyecto también debe comprender el
alcance del producto o saber cómo comunicarse con quienes lo hacen.

TIEMPO, COSTO Y ALCANCE: GESTIÓN DE LAS LIMITACIONES DEL PROYECTO

La gestión del proyecto se vuelve más interesante cuando debe equilibrar las restricciones de
tiempo, costo y alcance de sus proyectos. El triángulo del proyecto ilustra el proceso de equilibrar
restricciones porque los tres lados del triángulo están conectados, y cambiar un lado del triángulo
afecta al menos a uno otro lado

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Los siguientes son ejemplos de equilibrio de restricciones:

• Si la duración (tiempo) del cronograma del proyecto disminuye, es posible que deba
aumentar el presupuesto (costo) porque debe contratar más recursos para realizar el
mismo trabajo en menos tiempo. Si no puede aumentar el presupuesto, es posible que
deba reducir el alcance porque los recursos que tiene no pueden completar todo el trabajo
planificado en menos tiempo; así lo muestra la figura 2.

Figura 2: Disminución del tiempo

Si debe disminuir la duración de un proyecto, asegúrese de que la calidad general del proyecto no
se reduzca involuntariamente. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, las pruebas y
el control de calidad a menudo ocurren al final; si la duración del proyecto disminuye al final del
proyecto, esas tareas podrían ser las que sufran recortes. Debe ponderar los beneficios de
disminuir la duración del proyecto frente a la desventaja potencial de un producto de baja calidad.

• Si el presupuesto (costo) de su proyecto disminuye, es posible que necesite más tiempo

porque no puede pagar tantos recursos o recursos de la misma eficiencia. Si no puede
aumentar el tiempo, es posible que deba reducir el alcance del proyecto porque menos
recursos no pueden completar todo el trabajo planificado en el tiempo restante; la figura 3
refleja esta posible condición.

Figura 3; Disminución en costo


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Si debe disminuir el presupuesto de un proyecto, puede ver las calificaciones de los recursos
materiales para los que ha presupuestado. Un material de menor calidad no es necesariamente un
material de menor calidad. Siempre que el grado de material sea apropiado para su uso previsto,
podría ser de alta calidad. Aquí hay un ejemplo con el que todos nos podemos relacionar: la
comida rápida y la gourmet son dos categorías de comida de restaurante, pero puede encontrar
ejemplos de alta calidad y de baja calidad de cada uno.

También debe considerar los costos de los recursos humanos y de equipo que planificó utilizar.
¿Puede contratar personas con menos experiencia por menos dinero para llevar a cabo tareas
más simples? La reducción de los costos del proyecto puede conducir a un producto de peor
calidad, sin embargo, como gerente de proyecto, debe considerar (o, más probablemente,
comunicar a los que toman las decisiones) los beneficios frente a los riesgos de reducir los costos.

• Si el alcance de su proyecto aumenta, es posible que necesite más tiempo o recursos

(costo) para completar el trabajo adicional. Cuando el alcance del proyecto aumenta
después de que el proyecto ha comenzado, se denomina alcance arrastrado. Cambiar el
alcance del proyecto a mitad de un proyecto no es necesariamente malo; por ejemplo, el
entorno en el que funcionará su entregable del proyecto podría haber cambiado o usted ha
aprendido más sobre la naturaleza del trabajo desde el comienzo del proyecto. Cambiar el
alcance del proyecto es malo solo si el gerente del proyecto no reconoce y planifica los
nuevos requisitos, es decir, cuando otras restricciones (costo, tiempo) no se examinan
correspondientemente y, si es necesario, se ajustan. La figura 4 lo pone de manifiesto.

Figura 4; Aumento de alcance


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El tiempo, el costo y el alcance son los tres elementos esenciales de cualquier proyecto. Para tener
éxito como gerente de proyecto, debe saber cómo se aplican estas tres restricciones a sus
proyectos y ser capaz de comunicarlo a sus partes interesadas.

Aquí está nuestra última palabra sobre el modelo de triángulo del proyecto. Al igual que todos los
modelos simples de temas complejos, este modelo es una herramienta de aprendizaje útil, pero no
siempre una reflexión del mundo real. Si los proyectos reales siempre se realizan como lo sugiere
el triángulo del proyecto, deberían ver los proyectos entregados tarde pero al costo planificado o
con el alcance esperado; o proyectos que pueden completarse a tiempo y con el alcance esperado,
pero a un costo mayor. En otras palabras, esperaría ver al menos un elemento del triángulo del
proyecto según lo planeado. Pero la triste verdad es que muchos proyectos, incluso con una
supervisión rigurosa de la administración de proyectos, se entregan tarde, por encima del
presupuesto y con mucho menos de lo previsto en el alcance esperado de la funcionalidad.
Probablemente usted haya participado en algunos de esos proyectos. La gestión de proyectos es
un campo exigente. El éxito en la gestión de proyectos requiere una rara combinación de
habilidades y conocimientos sobre prácticas y herramientas de cronograma, así como habilidades
en el dominio o la industria en la que se ejecuta un proyecto.

GESTIONANDO SUS PROYECTOS CON PROJECT

La mejor herramienta de administración de proyectos en el mundo nunca puede reemplazar su

buen juicio. Sin embargo, la herramienta adecuada puede y debe ayudarlo a lograr lo siguiente:
ü Hacer seguimiento de toda la información que reúna sobre el trabajo, la duración y los
requisitos de recursos para su proyecto.
ü Visualizar el plan del proyecto en formatos estándar y bien definidos.
ü Programar tareas y recursos de forma consistente y efectiva.
ü Intercambiar información sobre proyectos con las partes interesadas en una variedad de
formas.
ü Comunicarse con los recursos y otras partes interesadas mientras deja el control final en
manos del gerente del proyecto.