SAYGER Sistemas Empresariales, c.a.

Anexo A-5

SERIE ADMINISTRATIVA

LEVANTAMIENTO PRELIMINAR

DE

INFORMACION

REALIZADO POR:________________________________
01/2004
Version 1

Información Confidencial.
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Antecedentes

 Quiénes son?

 Area del Negocio

 Estructura de la organización

Grupo empresarial. Cuántas empresas constituyen el grupo?

Empresa única
X

Organización
Nº
p
r
o
v
e
e
d
o
r
Nº Nº e Nº Nº
Empresa Area de Negocios s

 Resumen de la estructura organizativa

Información Confidencial.
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Contabilidad, Presupuesto y Estados Financieros

1.- Cómo está estructurado su Plan de Cuentas (Indique el número de dígitos de cada opción y
señale un ejemplo propio)?

Centro de
Co
Cuenta de sto
Empresa Mayor Auxiliar s Otras divisiones

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______

2.- Indique Si(S) o No(N):

S/N
a.- Su gestión operativa y financiera esta basada en un Presupuesto?
b.- Maneja varios tipos de presupuesto?
c.- Realiza redistribución contable de gastos, egresos y/o ingresos?
d.- Realiza conversión de sus estados financieros?
e.- Maneja operaciones financieras (CxP, CxC, Bancos, etc) en múltiples divisas?
f.- Su entidad(subcuenta ) contable es igual a su entidad presupuestaria?
g.- Trabaja con varias versiones de un mismo presupuesto?

______________________________________________________________________
_
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__

3.- Indique como es la configuración de su entidad presupuestaria (Número de caracteres y

nombre de cada componente).

4.- Cuáles de estos informes financieros utiliza?

Información Confidencial.
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Marque Si no lo utiliza,
con una Marque con una
Informes Contables (X) (R) si lo requiere
a.- Balance de Comprobación
b.- Libro Mayor
c.- Plan de Cuentas
d.- Reporte de Transacciones contables del período
e.- Grupos de Distribución Contable y/o Presupuestaria
f.- Distribución de Presupuestos
g.- Libro Diario de Comprobantes
h.- Lista de Corrección de Comprobantes
i.- Libro Diario Oficial
j.- Detalle de Segmentos de Entidad Presupuestaria
k.- Detalle de Versiones de Presupuesto
l.- Excepciones Fuera de Balance

Indique otros reportes financieros utilizados por su empresa

Cuentas por Pagar

1.- Cuáles son los movimientos que maneja en sus cuentas por pagar?

Volumen
mensu
al
Marque con aproxi
Tipo de documento una (X) mado
a.- Facturas por pagar
b.- Ajustes de cargo
c.- Ajustes de crédito
d.- Facturas rápidas
e.- Anticipos

Indique, si tiene, otro tipo de documento de

CxP

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2.- Indique Si(S), No(N) o un número:

Información Confidencial.
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S / N / Nº
a.- Son contribuyentes especiales?
b.- La aplicación del ISLR sobre una factura la hace efectiva al momento del pago
al proveedor?
c.- La aplicación del ISLR sobre una factura la hace efectiva al momento del
registro del documento (abono en cuenta)?
d.- Realiza pagos parciales de facturas?
e.- Realiza retención parcial de ISLR sobre una factura?
f.- Requiere hacer los pagos de los proveedores por medio de transferencias
bancarias?
g.- Realiza transferencias bancarias en moneda extranjera?
h.- Cuenta con una herramienta automatizada para procesar y controlar sus
operaciones de Cuentas por Pagar?
i.- Cuántas personas trabajan en el área de Cuentas por Pagar?

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3.- Cuáles condiciones de pago maneja con sus proveedores?

Marque con
Condiciones de Pago una (X)
a.- Contado
b.- Contado a “N” días con descuento
c.- Contado a “N” días sin descuento
d.- Financiamiento en giros
e.- Venta a plazos con intereses
f.- Pago contra entrega (COD)
g.- Financiamiento por porcentajes

Indique, si maneja otras condiciones de

pago

4.- Tiene conceptos particulares en su proceso de cuentas por pagar?

Marque con
Conceptos particulares una (X)
a.- Períodos de gracia
b.- Descuentos por pronto pago
c.- Otros descuentos
d.- Impuestos diferentes al IVA
e.- Fletes
g.- Grupos de impuestos
h.- Intereses
i.- Importaciones

Información Confidencial.
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Indique, si tiene, otros Conceptos Particulares

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5.- Cuáles formas de pago utiliza para cancelar sus compromisos?

Volumen
mensu
Marque con al
Formas de pago una (X) aproximado
a.- Cheques
b.- Depósitos
c.- Efectivo
d.- Transferencias bancarias manuales
e.- Transferencias bancarias automáticas

Indique si utiliza otras formas de pago

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6.- Cuáles reportes utilizan para manejar y controlar sus cuentas por pagar?

Marque Si no lo utiliza,
con una Marque con una
Informes de Cuentas por Pagar (X) (R) si lo requiere
a.- Requerimientos de Efectivo
b.- Previo de Cheques a Pagar
c.- Detalles de Cheques Pagados
d.- Registro de Cheques Pagados
e.- Transacciones de CxP del período
f.- Balance de Comprobación de Proveedores
g.- Balance de Comprobación Período Proveedores
h.- Registro de Documentos
i.- Proveedores
j.- Historial de Proveedores
k.- Antigüedad de CxP
l.- Distribución de Cuentas

Información Confidencial.
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m.- Documentos O.C. No Liberados
n.- Documentos Recurrentes
o.- Historial de Documentos de CxP
p.- Auditoría de Documentos de CxP
q.- Lista de Corrección de Documentos de CxP
r.- Lotes de CxP No Liberados
s.- Reportes de Retención de ISLR
t.- Libro de Compras
u.- Comprobante de Retención de ISLR
v.- Comprobante de Retención de IVA

Indique, si utiliza otros reportes de CxP

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7.- Si lo considera recomendable, elabore un diagrama resumido del proceso de Cuentas por
Pagar

Información Confidencial.
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Cuentas por Cobrar

1.- Cuáles son los movimientos que maneja en su proceso de Cuentas por Cobrar?

Volumen
mensu
Marque con al
Tipo de documento una (X) aproximado
a.- Facturas por cobrar
b.- Notas de débito
c.- Notas de crédito
d.- Ventas en efectivo
e.- Anticipos

Indique, si maneja otro tipo de documento de

CxC

2.- Con cuáles tipos de clientes opera?

Marque con
Tipo de Cliente una (X)
a.- Afiliado
b.- Gubernamental
c.- Agente aduanal
d.- Comercial al Detal
e.- Mayorista
f.- Centro de Distribución
g.- Representante de ventas
h.- Empleado
i.- Inter-compañía
j.- Area de salud
k.- Inter-sucursal
j.- Nacional
k.- Extranjero
l.- Mini-centro de Distribución
m.- Servicios

Indique, si opera con otros tipos de

cliente

Información Confidencial.
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3.- Indique Si(S), No(N) o un número:
S / N / Nº
a.- Acepta pagos parciales de sus facturas?
b.- Sus ventas están exentas de IVA?
c.- Cuenta con alguna herramienta para la evaluación de gestión de sus
vendedores?
d.- Cuenta con una herramienta automatizada para procesar y controlar su
proceso de Cuentas por Cobrar?
e.- Cuántas personas trabajan en el área de Cuentas por Cobrar?
f.- Acepta pagos en moneda extranjera?
g.- Acepta pagos en moneda diferente a la cual está la factura a cobrar?

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4.- Cuáles condiciones de pago utiliza con sus clientes?

Marque
Condiciones de Pago con una (X)
a.- Contado
b.- Contado a “N” días con descuento
c.- Contado a “N” días sin descuento
d.- Financiamiento en giros con descuento
e.- Financiamiento en giros sin descuento
f.- Venta a plazos con intereses
g.- Pago contra entrega (COD)
h.- Financiamiento por porcentajes
i.- Pre-pagado

Indique, si tiene otras condiciones de

pago

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5.- Tiene conceptos particulares en su proceso de cuentas por cobrar?

Información Confidencial.
SAYGER Sistemas Empresariales, c.a.

Marque con
Conceptos particulares una (X)
a.- Períodos de gracia
b.- Descuentos por pronto pago
c.- Otros descuentos
d.- Impuesto al Valor Agregado (IVA)
e.- Otros impuestos
f.- Fletes
g.- Cargos Financieros
h.- Anticipos
i.- Límite de crédito
j.- Categorías de precios
k.- Exportaciones

Indique, si tiene otros Conceptos

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6.- Cuáles formas de pago acepta de sus clientes?

Volumen
mensu
Marque con al
Formas de pago una (X) aproximado
a.- Cheques
b.- Depósitos
c.- Efectivo
d.- Transferencias bancarias manuales
e.- Transferencias bancarias automáticas
f.- Tarjetas de crédito

Indique, si acepta otras formas de pago

7.- Cuáles reportes utiliza para manejar y controlar sus Cuentas por Cobrar?

Información Confidencial.
SAYGER Sistemas Empresariales, c.a.
Marque Si no lo utiliza,
con una Marque con una ®
Informes de Cuentas por Cobrar (X) si lo requiere
Estados de Cuenta
Antigüedad de CxC
Balance de Comprobación de Clientes
Balance de Comprobación Período Clientes
Distribución de Cuentas
Reporte de Transacciones de CxC
Clientes
Historial de Clientes
Registro de Documentos de CxC
Facturas Recurrentes
Ciclos de Estados de Cuenta
Tipos de Cliente
Análisis Ventas por Cliente
Análisis Ventas por Tipo de Cliente
Análisis Ventas por Vendedor
Ventas por Cliente
Ventas por Vendedor
Formas Factura/Nota CR/DR
Historial de Documentos de CxC
Auditoría de Transacciones de CxC
Lista de Corrección de Transacciones de CxC
Aplicaciones de Pago
Libro de Ventas

Indique otros reportes de CxC que utiliza

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8.- Si lo considera recomendable para una mejor comprensión de sus operaciones, elabore un
diagrama resumido de proceso de Cuentas por cobrar

Información Confidencial.
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Múltiples Monedas y Administración de Efectivo (Tesorería,
Caja y Bancos)

1.- Indique Si(S) o No(N):

S/N
a.- Utiliza revalorización contable y financiera?
b.- Si es grupo empresarial o su organización tiene sucursales, su flujo de caja y
bancos es centralizado?
c.- Realiza su conciliación bancaria?
d.- Utiliza alguna herramienta automatizada para procesar su conciliación bancaria?
e.- Lleva su disponibilidad bancaria diaria?
f.- Dispone de algún mecanismo automático para controlar su disponibilidad
bancaria diaria?
g.- Calcula y analiza sus entradas y salidas esperadas de efectivo?
h.- Realiza re-expresión financiera?
i.- Opera con varias clases de tipos de cambio para una misma divisa (p.e. diario y
mensual)?
j.- Maneja ganancias/pérdidas realizadas y no realizadas por diferencial cambiario?
k.- Tiene Cajas Chicas en moneda nacional?
l.- Tiene Cajas Chicas en moneda extranjera?
m.- Tiene Cuentas bancarias en moneda extranjera?
n.- Maneja transferencias bancarias en moneda extranjera?
o.- Tiene alguna herramienta automatizada para procesar y controlar sus
operaciones multimonedas y de administración de efectivo?
p.- Un documento a pagar/cobrar registrado en moneda local, puede
pagarlo/cobrarlo en moneda extranjera?
q.- Un documento a pagar/cobrar registrado en moneda extranjera, puede
pagarlo/cobrarlo en otra moneda extranjera o en moneda local?

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2.- Cuáles tipos de transacciones opera en sus procesos de Caja y Bancos?

Volumen
mensu
Marque con al
Tipo de transacción bancaria / efectivo una (X) aproximado
a.- Cheques
b.- Depósitos
c.- Notas de débito
d.- Notas de crédito
e.- Transferencias bancarias
f.- Cheques devueltos
g.- Cheques anulados

Información Confidencial.
SAYGER Sistemas Empresariales, c.a.
h.- Ingresos de Caja Chica
i.- Egresos de Caja Chica

Indique, si tiene otros tipos de transacción

bancaria

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3.- Con cuáles bancos maneja su movimiento bancario?

Volumen Llevan procesos

Marque con men automático
Banco una (X) sual s (S/N)
a.- Mercantil
b.- Provincial
c.- Banco de Venezuela
d.- Exterior
e.- Banesco
f.- Venezolano de Crédito
g.- Citibank

Indique, si opera con otros

bancos
Nacionales o Extranjeros

4.- Cuáles

reportes

utiliza para

manejar y controlar sus procesos de Caja, Bancos y Múltiples Divisas?

Si no lo utiliza,
Marque marque con
con una una (R) si lo
Informes de Caja y Bancos (X) requiere
Registro de Cheques Pagados
Saldos Diarios

Información Confidencial.
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Movimientos Bancarios No Correspondidos
Conciliación de Bancos
Análisis de Float
Flujo Efectivo Proyectado
Lista de Transacciones de efectivo/bancarias
Lista de Distribuciones
Lista de Cuentas de Efectivo (cuentas de banco)
Lista de Tipos de Transacciones Bancarias/Efectivo
Lista de Transacciones Recurrentes
Lista de Partidas de Flujo de Efectivo
Historial de Transacciones de Efectivo/bancarias
Auditoría de Transacciones de efectivo/bancarias
Lista de Corrección de Transacciones
Recibos de Ingresos / Egresos de Caja Chica
Lista de Múltiples Divisas
Clases de Tipo de Cambio
Tipos de Cambio por moneda / por fecha
Ganancias/Pérdidas No Realizadas en CxP
Ganancias/Pérdidas No Realizadas en CxC
Auditoría de Transacciones Multimonedas
Lista de Corrección de Transacciones Multimonedas

Indique, si los tiene, otros Informes de Caja y

Bancos que utilice

5.- Si lo considera recomendable para una mejor comprensión de sus operaciones, elabore un
diagrama resumido de cada proceso de Administración de Efectivo.

Información Confidencial.