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PROCEDIMIENTO
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INGRESO DE PEDIDOS
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1. OBJETIVO
Realizar oportuna y eficientemente el ingreso de pedidos la facturación en las
respectivas plantas de ventas y/o Terminales, a nivel nacional.

2. ALCANCE
Comprende desde la solicitud del cliente y culmina con la expedición del ingreso de
pedido en los Terminales a nivel nacional.
3. DEFINICIONES

3.1 EASYFUEL
Sistema interno de la compañía, permite el ingreso de pedidos, facturación,
actualización e ingreso de datos de conductor y unidad, realización de consignaciones,
ingreso de temperaturas, descarga de hoja de precintos y orden de entrega.

3.2 INTRANET
Sistema interno de la compañía, permite el acceso a los pedidos ingresados y
diversas operaciones como ventas con flete, galones observados, galones por
chofer, entre otros.

3.3 OSINERGMIN
Es el Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería, una institución pública
encargada de regular y supervisar que las empresas del sector eléctrico, hidrocarburos
y minero cumplan las disposiciones legales de las actividades que desarrollan.

3.4 BIEN FISCALIZADO

Mezcla líquida orgánica, capaz de disolver (disgregar) otras sustancias, que contenga
uno o más insumos químicos fiscalizados tales como acetona, acetato de etilo, acetato
de benceno, hexano, etc. Dichos disolventes, se encuentran sujetos al registro, control
y fiscalización, aun cuando contengan un aditivo de cualquier naturaleza que le dé
coloración, en tanto no pierdan sus características de disolvente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Norma ISO 9001:2015: Requisitos del Sistema de Calidad.

 Norma ISO 14001:2015: Requisitos del Sistema de Medio Ambiente
 Norma OHSAS 18001:2007: Requisitos del Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional
5. RESPONSABILIDADES

5.1 ASESOR DE SERVICIO AL CLIENTE

Llevar a cabo el procedimiento detallado y proponer mejora en la operación.

6. METODOLOGÍA

6.1 INGRESO DE PEDIDO

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Paso N° 1) El asesor de servicio al cliente ingresa a la plataforma virtual de Osinergmin

– hidrocarburo para visualizar los códigos SCOP generados por los distintos
clientes en las diferentes plantas operadoras a Nivel Nacional y cambia el
estado a “Solicitada”.

Paso N° 2) El asesor de servicio al cliente ingresa el pedido al sistema EASYFUEL

donde copia el código SCOP, coloca la planta de despacho, verifica
dirección del cliente según el registro de Orden de Pedido Simple en la
plataforma Osinergmin, elegir el producto requerido, volumen de galones
solicitados, verificar el precio del flete (si corresponde) y si pertenece a una

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vente de bienes fiscalizados.

Paso N° 3) Después de colocar y verificar todos los ítems por cada producto y volumen
ingresado se debe dar “enter” para concluir con el ingreso de pedido.
 Si se quiere corregir el precio de flete y / o descuento para el cliente se
debe consultar con el Representante Comercial para poder enviar un
correo con los datos correctos al Área de Créditos para su cambio en el
sistema.
 Se debe visualizar el estado de pedido en INTRANET para conocer si se
encuentra libre o en consulta y sobre el representante comercial.

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6.2 FACTURACIÓN
Paso N° 1) El asesor de servicio al cliente ingresa al sistema EASYFUEL ingresando
con el usuario y contraseña específico para el proceso de facturación.

Paso N° 2) El asesor de servicio al cliente se dirige a la pestaña <Movimientos>, <Ventas

(otros)>, completando los ítems correspondientes para el proceso de
facturación:

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Después de completar toda información que se necesita para la emisión de la

facturación, se debe colocar “enter” y automáticamente la factura habrá sido emitida.
Seguidamente ir al ícono de imprimir y seguir la ruta que se presenta a continuación.

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 En casos fortuitos: Si se requiere eliminar la factura se debe seguir los

siguientes pasos.
Paso N° 1) Colocar el número de factura que se requiere eliminar y dar clic en
ícono de eliminar.

Paso N° 2) Automáticamente se abrirá una ventana para confirmar la anulación

del documento, dar “Sí” y quedará eliminado.

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6.3 SPIC
Paso N° 1) El asesor de servicio al cliente ingresa al sistema EASYFUEL ingresando
con el usuario y contraseña específico para el proceso de SPIC.

Paso N° 2) El asesor de servicio al cliente se dirige a la pestaña <Movimientos>,

<SPIC>, completando los ítems correspondientes para el proceso de SPIC:

Paso N° 3) El asesor de servicio al cliente deberá seleccionar cada una de las plantas
que se requiere para realizar el SPIC y colocar la fecha (siempre es desde
el 01 como inicio hasta el 30 o 31 como final) según el mes indicado.

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Paso N° 4) Se deberá generar los archivos SPIC y seguir la siguiente secuencia.

Paso N° 4) Al generar los archivos, estos se encontraran en unas carpetas dentro del
disco local; carpeta “Osinergmin”. Luego se deberá trasladar los archivos a
la carpeta SPIC- Transferencias.

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Paso N° 5) Dentro de la carpeta SPIC -Transferencia se crea una carpeta por cada
planta y se guarda todos los archivos de las distintas plantas.

Paso N° 5) Una vez terminado los pasos anteriores, el Asesor de Servicio al Cliente
deberá ingresar a la plataforma de Osinergmin – SPIC con el usuario y
contraseña.

Paso N° 6) El Asesor de Servicio al Cliente deberá dirigirse a la siguiente pestaña y

seguir la siguiente secuencia.

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Paso N° 6) El Asesor de Servicio al Cliente deberá colocar el mes que corresponde

ingresar el SPIC, colocar “todos” en la celda de Estado y la planta que
corresponde.

Paso N° 7) Antes de ingresar los archivos se Luego de colocar los datos

correspondientes al proceso deberá dirigirse a la opción indicada en la
imagen y seguir la siguiente secuencia.

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Paso N° 7) Finalmente se deberá enviar un correo con el SPIC realizado dirigido al

Gerente, subgerente del área de Servicio al Cliente y a la parte legal para
su revisión.

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7. REGISTROS

 SIG-NUM-FOR-01 Lista Maestra de Información Documentada

 SIG-NUM-FOR-02 Cargo de Distribución de Documentos

8. ANEXOS

Revisado por: Aprobado por:

Yasser Rodríguez Anglas / Jefe HSEQ Javier Cadillo Ruiz / Gerente de Servicio al Cliente

Elaborado por: Firma y fecha de Aprobación:

Francis Rojas Bismarck / Coordinadora HSEQ

07/08/2019

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ANEXO 01

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