Sistemas de archivo y clasificación de documentos

2. Clases de archivos

Elegir un sistema de organización de los distintos tipos de archivos va a

depender de las necesidades precisas y más apropiadas para cada empresa.
Para organizar los archivos, se seguirán los siguientes criterios:

■■ Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.

■■ Por su contenido: público o privado.
■■ Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o
definitivo.
■■ Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.

2.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto

A continuación, se detallan algunos de los criterios para organizar los archi-

vos por su ubicación.

El archivo centralizado

Implica que todos los documentos de la empresa estén ubicados en un mis-

mo lugar, para que todas las personas y departamentos acudan a consultar el
archivo en un mismo sitio. Este sistema de organización permite unificar los cri-
terios de clasificación y ordenación, ahorro de espacio, material, instalaciones y
equipos y reduce el tiempo y los posibles errores en la búsqueda y servicio de do-
cumentos. Este sistema necesita de un control que permita el orden del archivo,
como podría ser la posibilidad de disponer de profesionales que lleven a cabo la
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tarea de archivo, y un documento de petición de acceso a la consulta del archivo.

Nota

Se habla de centralizar cuando se quiere indicar que una serie de elementos están reunidos
en un centro, o bien que se gestionan bajo una dirección común.

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 CAP. 1 | El archivo. Concepto y finalidad

Este sistema de archivo presenta algunos inconvenientes. Es menos opera-

tivo, ya que todos los departamentos tienen que acudir a él para realizar una
consulta, implica un mayor coste de gestión, porque se necesita un sistema
de control para los documentos que se entregan a cada departamento, y al
depender todos de un mismo archivo puede ocasionar retrasos en su gestión.

Archivo centralizado

El archivo descentralizado

Se trata de conservar la documentación en diferentes secciones de la em-

presa. Este sistema suprime la formulación de peticiones de documentos y
evita la creación de más documentación, y es más accesible a los distintos
servicios y a los documentos que se han de consultar. Un inconveniente que
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presenta es que necesita más espacio, equipos y materiales que otro sistema
de organización.

El archivo mixto

Combina los dos tipos de archivos anteriores: descentraliza el archivo por

departamentos para aquellos procesos que continúan en marcha y, una vez rea-
lizado esto, toda la documentación se traslada a un archivo central. Podemos
decir que el archivo se organiza en tres niveles:

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 Sistemas de archivo y clasificación de documentos

■■ Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja

cada persona en su propio trabajo.
■■ Archivo departamental: cada departamento o sección guarda la docu-
mentación que maneja cada uno.
■■ Archivo general: se guarda la documentación procedente de cada uno de
los departamentos o secciones cuando estos ya no la necesitan.

Recuerde

Un archivo centralizado es el que está localizado en un solo sitio; uno descentralizado

es el que está distribuido en distintas partes de la empresa, donde los documentos se
encuentran repartidos entre los departamentos; y el mixto es la combinación del archivo
centralizado y descentralizado.

2.2. Por su contenido: público o privado

Según su contenido el archivo puede dividirse en público o privado.

El archivo público

Se considera que son archivos públicos los que se encargan de la reunión,

conservación, clasificación, ordenación y divulgación de la documentación pro-
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ducida por las entidades públicas y personas físicas y jurídicas gestoras de

servicios públicos.

El archivo privado

Son archivos privados los formados por fondos o colecciones documentales

producidos o reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado.

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 CAP. 1 | El archivo. Concepto y finalidad

Actividades

1. Explicar por medio de ejemplos alguna de las ventajas del sistema de archivo centra-
lizado.
2. Señalar ventajas e inconvenientes que puede suponer el archivo mixto.

2.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o

definitivo

Una forma muy generalizada de organización del archivo es la división del

mismo según la frecuencia de su utilización y vigencia de gestión de docu-
mentos.

El archivo activo o de gestión

Se denominan así los archivos donde los documentos son consultados fre-
cuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, ope-
rativo o fiscal no pierde vigencia. La permanencia de los documentos en el
archivo depende del tipo de documento de que se trate.

El archivo semiactivo

Este tipo de archivos conserva los documentos que presentan una menor
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vigencia y una consulta menos frecuente. Su finalidad es suministrar informa-

ción para comprobar operaciones realizadas, y periódicamente habrá que de-
terminar los documentos que han de pasar a los archivos definitivos, así como
los documentos que haya que destruir porque no se consideren de utilidad.

El archivo definitivo o inactivo

Se almacenan y conservan los documentos de consulta poco frecuente

que han perdido su vigencia actual pero que conservan su valor histórico o

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 Sistemas de archivo y clasificación de documentos

documental. Se guardan hasta la destrucción de los mismos una vez que ya

han cumplido su función o su conservación definitiva.

Movimiento de los documentos entre los diferentes niveles de archivo

Archivo Archivo Archivo

Destrucción
activo semiactivo inactivo

Recuerde

Un archivo activo es al que se accede habitualmente; el semiactivo es al que se accede

raramente; y el definitivo es el considerado de interés histórico o documental, pero sin
utilidad operativa.

Actividades

3. Señalar qué diferencia hay entre un archivo activo y un archivo semiactivo.

4. Indicar por medio de ejemplos los documentos que se pueden almacenar en un archivo
definitivo.
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2.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico

Los criterios de clasificación según el soporte utilizado pueden dividirse en

papel y electrónico.

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