Tema 04 Docu Arch Regi

Centro de Enseñanza LÓPEZ ARCE © TEMA 4 – DOCUMENTOS, REGISTROS Y ARCHIVOS - Página 1 de 61
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TEMA 4
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO Y CLASES. REGISTRO Y

ARCHIVO DE DOCUMENTOS. CLASES DE ARCHIVO: ESPECIAL REFERENCIA
AL ARCHIVO DE GESTIÓN. FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.
CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL ARCHIVO.
ÍNDICE:
1. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO Y CLASES.
2. FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.
3. REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS.
4. CLASES DE ARCHIVO: ESPECIAL REFERENCIA AL ARCHIVO DE
GESTIÓN.
5. CRITERIOS DE ORDENACIÓN DE ARCHIVO.
6. LEY DE ARCHIVOS DE CASTILLA-LA MANCHA.
7. REGISTRO ÚNICO DE CASTILLA-LA MANCHA.
8. NOTAS ADICIONALES.
1. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO Y CLASES.
1.1. CONCEPTO Y FUNCIONES.
Documento en general es toda expresión en lenguaje natural o codificado y cualquier otra

expresión gráfica, sonora o en imágenes, generados o reunidos en cualquier tipo de soporte
material por las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus
actividades.
Definición de documento según la Ley de Patrimonio Histórico Español: El artículo 49 de

la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, pone de manifiesto que “Se
entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural
o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier
tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no
originales de ediciones.”
El artículo 1216 del Código Civil define lo que se entiende por documento público:
"Documento expedido o autorizado por funcionario público competente con las solemnidades
requeridas por la ley."
Los documentos públicos u oficiales pueden clasificarse en legislativos, judiciales y

administrativos.
Departamento Oposiciones. © C.E. LÓPEZ ARCE. Reservados todos los derechos. No se permite reproducir, sin el permiso
previo de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual. Autores: Juan González Fernández – Elena Cerro Flores.
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Un documento administrativo suele ser aquel que relaciona a las personas físicas o
jurídicas con una Administración Pública. Documento Administrativo es el que genera la
Administración Pública como consecuencia de su propio funcionamiento.
Un escrito de un particular ante la Administración, como las solicitudes, las alegaciones, los
recursos y reclamaciones, aunque produce efectos administrativos, no es un documento
administrativo.
Un documento administrativo debe ser susceptible de incorporarse a un expediente

administrativo.
Un documento administrativo es válido cuando su emisión cumple con una serie de

requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad
administrativa.
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones

administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación
de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles
errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de

comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna
(entre las unidades que componen la organización administrativa) como externa (de la
Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones)
1.2. CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
A) Por el momento en el que se elaboran durante la tramitación de un procedimiento

administrativo, los podemos clasificar en: documentos de iniciación, documentos de
instrucción y documentos de resolución o decisión.
a) Documentos en la fase de iniciación. Es el documento por el que se inicia un

procedimiento administrativo. Son documentos de iniciación los siguientes:
• Acuerdo de iniciación del procedimiento. Es el documento por el que se inicia un

procedimiento administrativo de oficio.
• Solicitudes de iniciación de un procedimiento administrativo a instancia de parte.
• Requerimiento de subsanación y mejora de defectos en la solicitud. A través del cual

se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no
reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la
normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que
subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de lo contrario se considera
que ha desistido y el procedimiento se archivaría, terminando su tramitación.
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• Declaración responsable y comunicación.
• Acuerdo de adopción de medidas provisionales. Se adoptan en aquellos

procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio
para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el
órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que
estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.
• Acuerdo de acumulación de procedimientos. Se da en aquellos supuestos en que tanto

si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por
tener elementos comunes.
• Acuerdo de práctica simultanea de trámites. A través del cual se notifica a las personas
interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del
procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.
• Petición de mejora voluntaria. Puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se

han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que
la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado
por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.
b) Documentos en la fase de instrucción.
• Apertura periodo prueba.

• Práctica de prueba.
• Petición de informes
• Citación comparecencia
• Trámite de audiencia.
• Información pública
• Ampliación de plazos
• Tramitación de urgencia
• Notificación
• Denuncias
• Informes
• Dictámenes
• Mociones
• Atestados
• Pliegos de cargo
• Propuestas, etc.
c) Documentos en la fase de resolución.
• Las providencias: son las decisiones de un órgano que no pone fin a un asunto y
tiene como objeto impulsar un procedimiento. Lo dirige la administración a los
particulares.
• La resolución: es la forma normal de terminación de un procedimiento, decide de

forma definitiva el procedimiento de que se trate, sin perjuicio de los recursos que en
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su caso procedan. Si la resolución procede de un órgano colegiado se denomina

acuerdo, en lugar de resolución.
• Licencia (también se puede considerar un documento de constancia): Es una

autorización otorgada por la Administración.
• Resolución de caducidad.
• Certificación de acto producido por silencio administrativo
• Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto
• Según el profesor González Navarro, atienden a las siguientes clasificaciones los

documentos resolutorios:
o De impulso del procedimiento: Providencias y Decretos
o De cuestiones incidentales: Acuerdos
o De la cuestión de fondo:
Atípicos: Resoluciones (Acuerdos, Decretos, Providencias)
Típicos: Documentos de autorización (Licencias)
B) Documentos de juicio:
Los informes (también se pueden considerar documentos de instrucción): son opiniones o

juicios que emiten los funcionarios, autoridades u órganos distintos de aquellos a quienes
corresponde dictar resolución. Según la Ley 39/2015 pueden ser preceptivos o facultativos y
según la vinculación de su contenido pueden ser vinculantes o no vinculantes.
Los dictámenes: es lo mismo que un informe, pero el dictamen se reserva para la emisión
de pareceres de órganos importantes. También pueden ser considerados de instrucción.
C) Documentos de constancia:
• La diligencia (constancia interna): es una declaración de la constancia de un hecho,

que sirve para reflejar una actuación administrativa o de un interesado en un
procedimiento.
• Acta (constancia interna): es un documento que acredita hechos, juicios o acuerdos
• El certificado (constancia externa): es un documento administrativo cuyo destinatario

es una persona, órgano o entidad y su finalidad es acreditar la existencia de un hecho.
El certificado expondrá lo que existe en un archivo administrativo.
También se utiliza el término certificación para las acreditaciones emitidas por el

Secretario de un órgano colegiado sobre acuerdos adoptados por éste.
• Los títulos (constancia externa). Documento en el que consta un hecho acreditativo.
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• Los recibos (constancia externa). Documento que constata la ejecución de una

acción.
D) Documentos de comunicación o tramitación:
• El oficio: a través de un “oficio” el órgano actuante de la Administración se dirige de

manera oficial a otro órgano administrativo, a los interesados o a otras entidades
públicas.
• Notificaciones: es el acto por el que un órgano administrativo comunica a los

administrados una resolución administrativa o un acuerdo adoptado. Los dirige la
administración a los particulares.
• Publicaciones: es el acto por el que se difunde un acto, disposición o norma en un

Diario Oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación.
• Citaciones: es la convocatoria que se hace a los administrados con señalándoles el

sitio, día y hora en que deba comparecer el citado. Los dirige la Administración a los
particulares.
• Emplazamientos: es la convocatoria para comparecer dentro de un plazo de tiempo

y lugar determinado para dar razón de algo. Los dirige la Administración a los
particulares.
• Requerimientos: es el documento por el que se cita al administrado para acudir ante

la autoridad administrativa, entregue, haga o deje de hacer alguna cosa. Los dirige la
Administración a los particulares.
• Los edictos: son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conocimiento
de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificación personalmente.
• Notas o comunicaciones interiores: se utilizan para la comunicación entre órganos

o unidades pertenecientes a un mismo órgano.
• Saluda: al igual que la carta es un documento de comunicación con destinatario

nominativamente determinado, su uso se reserva para poner en conocimiento del
destinatario el nombramiento y puesta a disposición en un cargo público; para invitar
a un acto determinado; para remitir un obsequio, etc.
• La Carta: es un documento con destinatario nominativamente determinado con un

contenido menos formal.
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1.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
1.3.1. Características del documento de Archivo.
Son todas aquellas que sirven para identificarlo y diferenciarlo de otras clases de documentos:
a) Seriación. Es la producción de documentos similares, con unas fórmulas de redacción

similares, pero un contenido diferente.
b) Unicidad. El documento de archivo es único e irrepetible.
c) Objetividad. El documento de archivo refleja las relaciones entre personas e

instituciones, presentando lo hechos tal y como se producen, sin añadir críticas
personales o elementos subjetivos.
Por todo lo antes indicado, un documento de archivo es testimonio de ciertos hechos y por
tanto puede ser utilizado como prueba y a la vez proporciona información.
1.3.2. Elementos de un documento.
Son tres los elementos esenciales de un documento:
• El objeto físico que sirve de soporte de la información.

• La información o el mensaje que comunica.
• Sistema de información al que pertenece o proceso del documento.
1.3.3. Componentes del documento de archivo.
Son los caracteres externos y los caracteres internos.
A) Caracteres externos.
Son los aspectos materiales del documento. Entre ellos destacamos:
a) La clase. Es el procedimiento mediante el cual se transmite la información,

destacando los siguientes:
• Textuales.
• Gráficos.
• Audiovisuales
• Legibles por máquina.
b) El tipo. Es como la seriación a la que se ha hecho referencia anteriormente.
c) El soporte. Es la forma material en que se presenta un documento.
d) El formato. Es la configuración física del documento y manera en que se ha

conservado.
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e) La forma. Es la forma en que ha podido transmitirse la información y puede ser:
• Minuta o borrador: es el borrador o escrito preparatorio del que parte el original.
• Original: es el documento hecho por voluntad de su autor, el cual está conservado en

la misma materia y forma en que se emitió. El original puede ser autógrafo, escrito de
puño y letra de su autor, o bien redactado por otra persona por voluntad de su autor.
En este último caso se denomina heterógrafo.
• Copia: es una reproducción del original. Dentro del ámbito administrativo, las copias
pueden ser:
o Simple: cuando la copia es realizada por un particular que carece de autoridad para
garantizar su autenticidad.
o Compulsada: Se entiende por copia compulsada el duplicado de toda
documentación pública o privada sobre la que el funcionario ante el que se presente
hace constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con aquella de la que es copia.
o Auténtica.
o Copia anotada o recibo de presentación: Cuando el ciudadano presenta en un
registro administrativo solicitudes, escritos o comunicaciones el personal de dicho
registro, sea cual sea el órgano destinatario, expedirá el correspondiente recibo o
copia anotada cuya función es la de acreditar su presentación ante la
Administración.
El recibo de presentación o copia anotada debe emitirse en el mismo momento de

la presentación de la solicitud, escrito o comunicación. En el recibo de presentación
figurará: el lugar y la fecha de presentación, incluyendo la hora en que la
presentación se produce; la identificación del remitente (ciudadano que firma la
solicitud, escrito o comunicación); el órgano destinatario y un extracto del contenido
de la solicitud, escrito o comunicación. Cuando la solicitud, escrito o comunicación
esté en soporte papel puede sirve como recibo la llamada copia anotada que es una
copia de la solicitud, escrito o comunicación presentada en la que se anotará el lugar
de presentación y la fecha. Si el ciudadano efectúa la presentación a través de
soportes, medios o aplicaciones informáticas, electrónicas o telemáticas, el recibo
se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y
deberá reunir los requisitos expresados anteriormente.
B) Caracteres Internos.
Es la estructura interior del documento. Entre los caracteres internos hay que destacar:
a) El autor.
b) El origen funcional.
c) La fecha (o data crónica) y el lugar (o data tópica) en se elabora el documento.
d) El contenido.
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1.4. FORMALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
A este respecto el RD 1465/1999, de 17 de septiembre establece en su Capítulo II (artículos

3 y 4) que todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite,
debe estar formalizado.
Se entiende por formalización la acreditación de la autenticidad de la voluntad del órgano

emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por símbolos o códigos que garanticen dicha
autenticidad mediante la utilización de técnicas o medios electrónicos, informáticos o
telemáticos.
En los restantes documentos, especialmente en aquellos de contenido informativo, no se

exigirá formalización, siendo suficiente con la constancia del órgano autor del
correspondiente documento.
En todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero
trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que
consten al menos los siguientes datos:
a) El título del documento, que expresará con claridad y precisión el tipo de documento,
su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en el que se inserta.
b) El número o clave asignado para la identificación del expediente en el que se integra el

documento, con el objeto de facilitar al ciudadano su mención en las comunicaciones que
dirija a la Administración.
En los documentos que hayan de estar formalizados debe constar:
a) La denominación completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano
administrativo competente para la emisión del documento; así como el nombre y apellidos
de la persona que formaliza el documento.
b) En los casos por delegación de competencias o delegación de firma se hará constar tal
circunstancia, expresando la disposición de delegación y la denominación del cargo o
puesto de trabajo de quien formaliza.
c) El lugar y la fecha en que se formalizó el documento.
d) La identificación del destinatario del documento, expresándose nombre y apellidos, si se
trata de una persona física, la denominación social en los casos de personas jurídicas
privadas o la denominación completa del órgano o entidad a la que se dirige.
1.5. VALOR DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
Un documento, desde el punto de vista archivístico, tiene dos valores fundamentales según
el tipo de información que proporciona a lo largo del tiempo:
a) Valor Primario o valor administrativo o valor legal. Como su nombre indica, es la fase en
que un documento tiene valor legal que va a servir como garantía o prueba de un acto.
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b) Valor Secundario o histórico. Es la fase en que empieza cuando acaba la anterior,

entonces el documento tiene un valor histórico.
1.6. EDAD DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO.
En un documento se pueden distinguir tres fases o edades, las cuales corresponden a un tipo
determinado de archivo.
a) Edad Administrativa. Es la edad en la que el documento tiene un valor primario, se

encuentra en un archivo de gestión y está en la etapa prearchivística. Su uso y consulta
suele ser muy frecuente por las personas que han creado el documento.
b) Edad Intermedia. En el documento predomina el valor administrativo sobre el histórico.

El documento se encuentra en un archivo intermedio y está en la etapa archivística. Su
uso y consulta es esporádica por parte de las oficinas que han producido el documento.
c) Edad Histórica. Es la edad en la que el documento tiene un valor secundario, se

encuentra en un archivo histórico y está en la etapa archivística. Sus usuarios son
investigadores.
1.7. EL DOCUMENTOS PÚBLICO EN LA LEY 39/2015
1.7.1. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas (Artículo 26)
1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los
órganos de las Administraciones Públicas.
Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través
de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de
expresión y constancia.
2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos

deberán:
a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico

según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio
de su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la
normativa aplicable.
Se considerarán válidos los documentos electrónicos que, cumpliendo estos requisitos,

sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
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3. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las

Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como
aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario
identificar el origen de estos documentos.
1.7.2. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas.
(Art. 27)
1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las
competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos
administrativos o privados.
Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos

administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública
tendrán validez en las restantes Administraciones.
A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las
Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o
mediante actuación administrativa automatizada.
Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán

los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser
plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones
Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o
sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las
oficinas de asistencia en materia de registros.
2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o

privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las
Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha
realizado la copia y su contenido.
Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
3. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto
su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo
previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de
Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:
a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia

electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos
que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.
b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no

electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido
digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia
y que se visualicen al consultar el documento.
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Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un

documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico
que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las

mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado
electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la
autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u
Organismo público emisor.
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte

se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico
que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de
manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.
A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica

correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación
utilizado.
4. Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias

auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos
por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento
original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley
19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la
solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.
Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas

electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a
incorporar a un expediente administrativo.
5. Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas,

deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.
6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y

judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.
1.7.3. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo.

(Art. 28)
1. Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y

documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la
normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que
estimen conveniente.
2. Los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados
por cualquier Administración, con independencia de que la presentación de los citados
documentos tenga carácter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate,
siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o
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recabados dichos documentos. Se presumirá que la consulta u obtención es autorizada por

los interesados salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial
aplicable requiera consentimiento expreso.
En ausencia de oposición del interesado, las Administraciones Públicas deberán recabar

los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a
las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo

distinto al que tramita el procedimiento, éstos deberán ser remitidos en el plazo de diez días
a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede
aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.
3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos

originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca
lo contrario.
Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o

documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados
anteriormente por el interesado a cualquier Administración.
A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante que órgano
administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas
recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las
plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
Se presumirá que esta consulta es autorizada por los interesados, salvo que conste en el
procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento
expreso, debiendo, en ambos casos, ser informados previamente de sus derechos en materia
de protección de datos de carácter personal.
Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados

documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.
4. Cuando con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en esta Ley, la

Administración solicitara al interesado la presentación de un documento original y éste
estuviera en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica, según los
requisitos establecidos en el artículo 27, con carácter previo a su presentación electrónica. La
copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia.
5. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija

o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de
manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán
requerir la exhibición del documento o de la información original.
6. Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán eficacia,
exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas.
7. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.
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2. FORMACIÓN DEL EXPEDIENTE.
Un expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de

antecedente y fundamento para las resoluciones administrativas de un asunto determinado,
es decir, tiende a que se produzca una resolución administrativa.
Una de las características esenciales del documento administrativo es que, a diferencia de

otros documentos, no se produce de forma aislada, puesto que cada uno responde a una
actuación concreta dentro de un determinado procedimiento encaminado a la resolución de
un asunto determinado y, por tanto, están unidos entre sí por una relación de causa - efecto.
Forman parte del expediente administrativo las fases de iniciación, ordenación, instrucción
y terminación del Procedimiento Administrativo.
El artículo 70 de la ley 39/2015 indica lo siguiente en relación con los expedientes

electrónicos:
1. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y

actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como
las diligencias encaminadas a ejecutarla.
2. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación

ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y
demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos
que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica
certificada de la resolución adoptada.
3. Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará
de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las
correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado,
autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que
contenga. La autenticación del citado índice garantizará la integridad e inmutabilidad del
expediente electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación
siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos
expedientes electrónicos.
4. No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter

auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas,
notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre
órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las
Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos,
solicitados antes de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento.
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3. REGISTRO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
3.1. CONCEPTO DE REGISTRO
Se define como Registro administrativo a los libros en los que se hace constar
fundamentalmente la entrada y salida de documentos en los organismos públicos.
Registros comunes Registros específicos
Registro general Registro de la Propiedad

Registro de entrada de documentos Registro de Personal
Registro de salida de documentos Registro Mercantil
Registro de Intervención (etc)
3.1.1. REGISTROS. (Artículo 16 Ley 39/2015)
1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará

el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en
cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a
éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos
a otros órganos o particulares.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán

disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con
el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.
El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que

facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro
Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada
Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en
materia de protección de datos de carácter personal.
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial

correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica
de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos
especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y
los días declarados como inhábiles.
En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de

trámites que pueden iniciarse en el mismo.
2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los

documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro,
los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades
administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
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3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la

constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su
naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano
administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en
su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá
automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se
trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como
un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la
integridad y el no repudio de los mismos.
4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones
Públicas podrán presentarse:
a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como

en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere
el artículo 2.1 de la ley 39/2015.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser
plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e
interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los
documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones

Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley
39/2015 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en
la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico,
devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma
determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte
obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no
susceptibles de digitalización.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar

determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y
colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación
profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios
electrónicos necesarios.
6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública

correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la
presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad
de su abono por otros medios.
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7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una

relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica
de documentos.
8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo

régimen especial establezca otra forma de presentación.
3.1.4. CÓMPUTO DE PLAZOS EN LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS (art. 31 L39/2015).
Cada A.P. publicará los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas
que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el
derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
El registro electrónico de cada Administración u Organismo se regirá a efectos de cómputo

de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar
con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar de modo
accesible y visible.
El funcionamiento del registro electrónico se regirá por las siguientes reglas:
a) Permitirá la presentación de documentos todos los días del año durante las 24 horas.
b) A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo que se refiere al
cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se
entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente salvo que una
norma permita expresamente la recepción en día inhábil.
Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que

lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán
anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.
c) El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones Públicas
vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de
cada Administración u Organismo. En todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del
cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el documento.
3. La sede electrónica del registro de cada Administración Pública u Organismo,

determinará, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de
aquélla y al calendario previsto en el artículo 30.7 de la ley 39/2015, los días que se
considerarán inhábiles a los efectos previstos en este artículo. Este será el único calendario
de días inhábiles que se aplicará a efectos del cómputo de plazos en los registros electrónicos,
sin que resulte de aplicación a los mismos lo dispuesto en el artículo 30.6 de la ley 39/2015.
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3.2. CONCEPTO DE ARCHIVO.
Un Archivo se puede entender tanto como el local en el que se custodia documentos, como
el conjunto de esos documentos. Un archivo se puede definir como los conjuntos orgánicos
de documentos reunidos en cualquier soporte (textual, gráfico, sonoros, fotográficos,
audiovisuales o informáticos), generados o conservados por las personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades para la gestión administrativa, la
información y, en su caso, la cultura.
Los documentos que forman parte del archivo son únicos y originales, por ello no hay
que archivarlo todo, sólo se archiva los expedientes administrativos sometidos a
procedimiento (iniciación, instrucción y resolución) y los expedientes no reglados. Los
documentos de apoyo informativo no se archivan
3.2.1. ARCHIVOS EN LA LEY 39/2015 DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMÚN

(artículo 17).
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los

documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos
establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar

la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con
independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la
posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde
diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de
acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas
de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que
garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de
los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el
control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de
protección de datos.
3.3. FUNCIONES DEL REGISTRO Y DEL ARCHIVO.
3.3.1. FUNCIONES DEL REGISTRO
La razón de ser del Registro es dejar constancia en un triple sentido:
a) Positivo: el documento registrado ha entrado o salido del organismo donde está el

registro.
b) Negativo: si un documento no está registrado, es porque no ha entrado o no ha salido

del Organismo correspondiente.
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c) Cronológico: se da fe de la presentación del documento.
Las funciones fundamentales de un registro son:
a) Dar constancia de la existencia o no de un documento y por lo tanto de la realización

de un acto relacionado con la Administración.
b) Informar sobre el lugar donde se encuentra dicho documento.
c) Informar sobre el contenido de dicho documento. Para ello se realiza un extracto de

dicho documento en el registro.
3.3.1.2. OBJETIVOS DEL REGISTRO.
Un Registro tiene los siguientes objetivos:
a) Saber si un documento ha sido presentado dentro del plazo establecido.
b) Conocer el lugar donde se encuentra un documento o expediente.
c) Facilitar datos estadísticos.
3.3.2. FUNCIONES DEL ARCHIVO
Fundamentalmente son tres: recibir la documentación, conservar y custodiar los

documentos y servir a la ciencia y a la comunidad.
Una adecuada utilización de la información contenida en los archivos contribuirá a tener una
mayor eficacia administrativa y un mejor conocimiento de la evolución histórica del país.
La consulta de un documento integrante de un archivo puede ser de dos formas: mediante la

comunicación del documento o bien comunicación de la información.
A) Comunicación del documento.
a) Consulta directa del documento.

b) Obteniendo copia o certificaciones del documento.
c) Mediante exposiciones con fines educativos.
B) Comunicación de la información.
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4. CLASES DE ARCHIVO Y CRITERIOS DE ORDENACIÓN.
4.1. CLASES DE ARCHIVOS.
Según la categoría jurídica del productor de la documentación los archivos pueden ser
Públicos o Privados. Dependiendo del valor de los documentos que hay en los archivos,
podemos decir que hay archivos administrativos y archivos históricos.
- Estatales
ARCHIVOS PÚBLICOS
- Autonómicos
- Locales
POR SU TITULARIDAD
- Notariales o de protocolo
- Eclesiásticos
ARCHIVOS PRIVADOS
- Particulares
- Empresas
- GESTIÓN
ADMINISTRATIVOS - CENTRALES
- INTERMEDIOS
POR SU FINALIDAD
- Archivo Histórico Nacional
- Archivo General de Simancas
HISTÓRICOS
- Archivo de la Corona de Aragón
- Archivo General de Indias
Custodian los documentos en tramitación.

GESTIÓN O DE
Valor primario. Depósito máximo 5 años.
OFICINA
Después al archivo Central
Documentación procedente archivo gestión

CENTRALES Custodia máximo 15 años. Después
POR LA EDAD DE LOS Intermedio
DOCUMENTOS
Documentación procedente archivo central

INTERMEDIOS
Custodia máximo 30 años. Luego Histórico
Documentos procedentes archivo intermedio

HISTÓRICOS
Sin validez administrativa. Valor secundario
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Otro esquema sobre clases de archivos:
Por su titularidad Por su finalidad principal

Públicos Privados
Por su ámbito funcional Por su ámbito territorial
• Generales • Archivos
• Notariales o de administrativos
o Archivo Histórico Nacional • Ministeriales protocolo
• Archivos Históricos
o Archivo de Simancas • Regionales • Eclesiásticos
• Por la edad de los
o Archivo de Indias Provinciales
• o Catedralicios documentos
o Archivo de Alcalá de Henares conservados
• Municipales o Monacales
• Especiales (Más desarrollados en
o Parroquiales
el tema)
o Los de las Reales Cancillerías
• Particulares
de Valladolid y Granada
o El del Palacio Real
o El de Las Cortes
o El Archivo militar de Segovia
Departamento Oposiciones. © C.E. LÓPEZ ARCE. Reservados todos los derechos. No se permite reproducir, sin el permiso previo de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual. Autores: Juan
González Fernández – Elena Cerro Flores.
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4.2. ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS.
Conservan los documentos útiles para el funcionamiento de la Administración.
Los encargados de su organización son las entidades u organismos que producen o gestionan
esos documentos.
Según la edad de los documentos conservados, podemos distinguir los archivos

siguientes:
• Archivos de Gestión o de Oficina. (Ver apartado siguiente)
Existe uno en cada unidad administrativa. En ellos se custodian los documentos mientras dura
la tramitación de los mismos.
• Archivos Centrales.
En el archivo Central de cada Ministerio de la totalidad de los expedientes en que se haya

dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos o intereses
del Estado o de los administrados, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan
practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus
pronunciamientos. Tales expedientes proceden de los Archivos de Gestión.
Los expedientes permanecen custodiados en el Archivo Central durante quince años.
• Archivos Intermedios.
Son los archivos encargados de recibir y tratar los documentos procedentes de los distintos
Archivos centrales y custodiarlos hasta que, en su caso, pasen a los Archivos Históricos.
Los archivos intermedios custodiarán un documento un máximo de treinta años, transcurrido
este plazo lo transferirán al archivo histórico definitivo que les corresponda.
4.3. ARCHIVOS HISTÓRICOS.
Son Archivos Históricos las dependencias de archivos definitivos que concentran la

documentación que posee valor histórico, con el objetivo prioritario de conservarlos y facilitar
la investigación histórica, científica y cultural.
Existen entre otros los siguientes:
• Archivo Histórico Nacional.

• Archivo General de Simancas.
• Archivo de la Corona de Aragón.
• Archivo General de Indias.
• Archivo General de la Guerra Civil española.
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4.4. ESPECIAL REFERENCIA AL ARCHIVO DE GESTIÓN.
4.4.1. Definición y características del Archivo de Gestión.
Es un archivo que pertenece a la primera edad de los documentos, o también llamados

de valor primario.
Este es el primer archivo en el que ingresan los documentos correspondientes a la
unidad administrativa que los está los está produciendo, tramitando y resolviendo, una vez
resueltos los expedientes, pasan al Archivo Central.
En los Archivos de Gestión se custodian los documentos de plena vigencia

administrativa, los que se están tramitando en el momento.
Sus principales notas características son las siguientes:
• Está formado por todos los documentos recientes, generalmente de cero a cinco años
y con un valor primario.
• Se trata de un archivo administrativo, cuyos documentos tienen principalmente este

valor.
• En él se está recogiendo un fondo documental que se está produciendo en el

momento. Otros documentos se transferirán con el paso del tiempo, cuando los actos
administrativos hayan adquirido firmeza y se hayan ejecutado totalmente sus
pronunciamientos, a otros Archivos (al Archivo Central)
• Como son archivos de plena vigencia de los documentos que en este archivo se
conservan, no se puede eliminar ninguno.
• Los Archivos de Gestión no pueden ser consultados libremente por los particulares
(sólo se prevé la consulta de los documentos una vez que están en los Archivos
Centrales). La consulta sólo podrá hacerse por los propios interesados o sus
representantes y consiste en la consulta de la fotocopia de un documento, la compulsa
o certificación de la misma.
• Las personas encargadas de estos archivos no son especialistas en temas

archivísticos, sino los propios funcionarios que están tramitando los expedientes
administrativos. Por esta razón, la organización del archivo obedece principalmente a
razones de utilidad, ya que así se puede localizar rápidamente los documentos
archivados, dada su frecuente y necesaria utilización por los funcionarios.
En el archivo de gestión se hace necesario establecer un sistema de ordenación y clasificación

de los documentos, para que el archivo sea plenamente operativo.
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4.4.2. Organización de los Archivos de Gestión.
Por tratarse de Archivos con una documentación aún no tramitada o con menos de cinco años
de antigüedad, son los considerados “Archivos de Oficina” que utilizan diariamente los
funcionarios.
Una vez que se procede a la transferencia de documentos (ya ha concluido su vigencia

administrativa) al Archivo Central, hay que tener en cuenta una serie de puntos:
• El expurgo o eliminación de documentos debe realizarse con aquellos que no deben

transferirse.
• En los Archivos de gestión el expurgo no alcanza a los documentos originales, sino

únicamente a las copias.
En estos dos casos el asesoramiento de expertos en archivística es preciso, debido a la falta

de formación específica de los funcionarios que manejan cotidianamente estos archivos.
Los Archivos de gestión existen en todas las Administraciones Públicas: Central, Autonómica
y Local
5. CRITERIOS DE ORDENACIÓN DE ARCHIVO.
Las funciones principales de un archivo son las de conservación y custodia de los

documentos, así como servir a la ciencia y a los ciudadanos.
De este modo, es necesario conservar adecuadamente los documentos, tenerlos organizados

y controlados, todo ello en garantía de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y del
Estado.
Además de la conservación de los documentos a él confiados, es un medio de control

funcional de los organismos, para evitar irregularidades en sus actuaciones.
Un archivo cumplirá su función si es eficaz, es decir, si el documento buscado puede ser

encontrado con rapidez y facilidad.
Para facilitar la búsqueda e identificación de documentos en un Archivo existen distintos

instrumentos que son:
• Las carpetas.
• Las guías.
• Las fichas.
• Los ficheros.
• Los bucks.
• Los archivadores tipo Z.
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Para que un Archivo cumpla sus funciones principales debe estar bien organizado, para esto
se tienen que realizar dos acciones fundamentales, la clasificación y la ordenación, por este
orden:
• Clasificación: Tiene como finalidad separar o dividir documentos, estableciendo

clases o grupos que quedan integrados dentro de un sistema orgánico que los produjo.
La clasificación no la impone el archivista, sino que viene establecida por la propia
documentación, ya que el archivista tiene que respetar el orden serial originario, que
no más que el reflejo de un procedimiento administrativo organizado.
• Ordenación: Se produce posteriormente a la clasificación, su finalidad es unir

documentos dentro de un grupo ya definido, de acuerdo con un orden que previamente
ha sido establecido de antemano (fecha, alfabeto, número, tamaño).
A) CLASIFICACIÓN.
Las normas de clasificación que permiten ordenar un archivo deben cumplir unos requisitos
como son sencillez, rapidez de localización y economía.
Antes de archivar (etapa prearchivística) se realiza un listado de documentos que pueden

ser eliminados, es lo que se llama listado de expurgos.
Seguidamente se pasa a la etapa archivística donde nos podemos encontrar con diferentes
tipos de clasificaciones:
• Clasificación orgánica. El criterio seguido para clasificar es según el órgano que

produce el documento. Se utiliza en archivos administrativos de instituciones vigentes.
• Clasificación funcional. El sistema de clasificación no es el órgano productor, sino la

función que realiza el documento. Este tipo de clasificación se utiliza en fondos
documentales de gran amplitud cronológica.
• Clasificación mixta u orgánico - funcional. Es una combinación de los dos criterios

anteriores.
• Clasificación sistemática por materias o también llamado ideológica. Se aplica

especialmente en colecciones y no es aconsejable su uso en los archivos. Es un
método muy utilizado en bibliotecas.
B) ORDENACIÓN.
Es la segunda operación archivística, efectuada con posterioridad a la clasificación, ya que su

finalidad es la unión de documentos dentro de un grupo que ya ha sido previamente
establecido.
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Son numerosos los criterios de ordenación utilizados para la clasificación de archivos. Los
más destacados son:
• Ordenación numérica: Consiste en atribuir un número de forma progresiva y

correlativa a los documentos.
• Ordenación cronológica. Se toma como referencia de ordenación la fecha de

redacción del documento. Hay tres tipos de fechas o datas:
• Cronológica. Es la que sitúa a los documentos en el tiempo concreto y preciso de

su redacción (año, mes, día), en este caso se archivan por la fecha en que se
generaron.
• Tópica. Es la que sitúa a los documentos en el lugar concreto de su redacción. Es

una fecha secundaria respecto a la cronológica.
• Histórica. Con este sistema de datación, situamos el documento en el tiempo en

relación con un hecho histórico determinado.
• Ordenación Geográfica: Se toma como referencia de ordenación de los documentos

el área geográfica a las que se refieren de forma alfabética y con la siguiente
graduación: continente-nación-región-provincia-partido-municipalidad-ciudad-pueblo
o entidad.
• Ordenación alfabética: Se toma como criterio de ordenación de los documentos el

abecedario de las palabras elegidas como representativas de la información contenida
en ellos. Hay tres tipos de ordenación alfabética:
• Ordenación alfabética onomástica cuando se trata de personas.
• Ordenación alfabética geográfica o topográfica cuando se trata de designar un

lugar geográfico.
• Ordenación alfabética de materias o temática cuando se refiere a asuntos, temas

o materias.
C) OPERACIONES RELACIONADAS CON LA ORDENACIÓN.
Cuando se ordena se pueden realizar una serie de operaciones dependiendo de tipo de

documento de que se trate, a continuación, se indican las más importantes:
• Sellado.
• Signatura.
• Datación.
• Numeración.
• Foliación.
• Desdoble.
• Agregación.
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6. LEY 19/2002, DE 24 DE OCTUBRE, DE ARCHIVOS PÚBLICOS DE CLM.
El objeto de esta Ley es ordenar la organización y funcionamiento de los archivos públicos

en la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha, así como el derecho de acceso de los
ciudadanos a los mismos.
Se regirán por las disposiciones de la presente Ley todos los archivos integrados en el
Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, sin perjuicio de lo dispuesto para los archivos de
titularidad estatal gestionados por la Comunidad Autónoma en la legislación estatal que les
afecte y en los convenios de gestión que, en relación con los citados archivos, se suscriban
por la Administración General del Estado y la Administración de la JCCM.
Los documentos pertenecientes al patrimonio documental de Castilla-La Mancha

depositados en los archivos privados no integrados en el Sistema de Archivos de CLM se
regirán por lo dispuesto en las disposiciones específicas sobre Patrimonio Histórico.
ARCHIVOS.
Se consideran archivos los conjuntos orgánicos de documentos reunidos, generados o

conservados por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus
actividades para la gestión administrativa, la información y, en su caso, la cultura.
Son dependencias de archivos las instituciones, edificios, locales o instalaciones donde se

conservan y custodian los citados conjuntos orgánicos.
A los efectos de su sujeción a esta Ley, se consideran también archivos:
a) Los conjuntos de documentos de titularidad pública, organizados o no, reunidos,

generados o conservados por las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas.
b) Los centros de documentación creados por las instituciones públicas.
Los registros de las Administraciones Públicas integrantes del Sistema de Archivos de

Castilla-La Mancha se regirán por lo dispuesto en sus disposiciones específicas, siéndoles de
aplicación supletoria lo establecido en la Ley para los archivos públicos.
DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LOS ARCHIVOS.
Son documentos toda expresión en lenguaje natural o codificado y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imágenes, generados o reunidos en cualquier tipo de soporte material
por las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades.
Se consideran documentos integrantes de los archivos:

a) Los documentos resultado de procedimientos regulados por una norma jurídica.
b) Los documentos que sin estar regulados por normas de procedimiento específicas
sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento.
c) Los docs. en soportes especiales como mapas, planos, fotografías y audiovisuales.
d) Los ficheros de datos automatizados.
e) Los documentos en soporte electrónico.
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6.1. SISTEMA DE ARCHIVOS DE CASTILLA-LA MANCHA.

6.1.1. CLASES DE ARCHIVOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA.
6.1.1.1. Archivos públicos.
Son archivos de titularidad pública los conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier

época, producidos o reunidos en la Región por las siguientes personas y entidades:
• Las Administraciones Públicas, y las Entidades de derecho público con personalidad

jurídica propia vinculadas o dependientes de ellas, así como las empresas públicas
que de ellas dependan.
• Las Corporaciones de Derecho Público de la Región, en lo relativo a los documentos
generados o reunidos en el ejercicio de las funciones públicas que tengan atribuidas.
• Las personas físicas o jurídicas de carácter privado que ejerzan funciones públicas en
virtud de cualquier título jurídico, en lo relativo a los documentos generados o reunidos
en el ejercicio de las funciones públicas que tengan encomendadas.
Clases de archivos públicos.
Los archivos públicos integran toda la documentación generada y reunida por cada una de las
distintas Administraciones Públicas a las que pertenecen, aunque pueda encontrarse
distribuida en distintos locales e instalaciones por razones de eficacia de los servicios
públicos.
Quedan integrados en los archivos públicos:
• Las dependencias de archivos de oficina que concentran los documentos

generados y reunidos por las distintas unidades administrativas de las entidades y
personas mencionadas en el artículo anterior, con el objetivo prioritario de apoyar la
gestión de las mismas.
• Las dependencias de archivos centrales e intermedios que concentran los

documentos generados y reunidos por todas las unidades administrativas de una
misma entidad pública y, en su caso, de las instituciones y personas de ella
dependientes, con el objetivo prioritario de facilitar el acceso a la información a la
administración y a los ciudadanos.
• Las dependencias de archivos históricos definitivos que concentran la

documentación que posee valor histórico, con el objetivo prioritario de conservarlos y
facilitar la investigación histórica, científica y cultural.
Personal de los archivos públicos.
Son obligaciones del personal al servicio de los archivos públicos:
• Conservar el Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha.

• Organizar los fondos documentales.
• Garantizar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
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• Facilitar a los organismos productores de la documentación el préstamo y la utilización

de los datos contenidos en los documentos.
• Impedir el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las
disposiciones de esta Ley.
• Mantener el secreto de las informaciones que posea por razón de su cargo y no deban
ser divulgadas.
En cada dependencia de archivo central, intermedio e histórico integrada en el sistema de

archivos de CLM deberá haber un archivero con la titulación adecuada. Las dependencias de
los archivos de oficina podrán estar atendidas por personal administrativo y auxiliar.
Infraestructuras de los archivos públicos.
Todos los archivos integrados en el sistema de archivos de CLM deberán poseer

instalaciones adecuadas, tanto respecto a su ubicación como a sus condiciones técnicas
específicas, para el mantenimiento, seguridad y conservación de documentos custodiados.
La JCCM proporcionará el asesoramiento técnico necesario y fomentará el cumplimiento

de las condiciones técnicas referidas en el apartado anterior.
La JCCM junto con las Diputaciones Provinciales, colaborará en la adecuación de las

instalaciones de archivo de los Municipios y otras entidades, de acuerdo con los planes
sectoriales que se elaboren.
Los edificios y terrenos donde vayan a instalarse centros de archivo de titularidad pública
podrán ser declarados de utilidad pública a los fines de expropiación. Esta declaración
podrá extenderse a los edificios y terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de
seguridad o para facilitar la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que
contengan.
La construcción o reforma de un edificio como sede de un archivo público deberá prever el

espacio necesario y adecuado para la instalación del archivo.
Contratación de la gestión de archivos públicos.
La contratación de la gestión, conservación y custodia de cualquier archivo público integrante

del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha exigirá informe previo del Consejo de
Archivos de Castilla-La Mancha. En ningún caso podrá suponer el ejercicio de potestades
públicas, debiendo mantener el organismo público titular de los documentos la dirección y
supervisión del archivo.
6.1.1.2. Archivos privados que se integren en el sistema
Archivos privados.
Son archivos de titularidad privada los conjuntos orgánicos de documentos producidos o
reunidos por las personas físicas y jurídicas de carácter privado no incluidas en el artículo 5.
Integración en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
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Todos los archivos privados podrán integrarse, por iniciativa de sus titulares, mediante
autorización de la JCCM y previo informe del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha, en
el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha, siéndoles de aplicación el mismo régimen de
derechos y obligaciones que los archivos públicos.
Los archivos privados que se integren en el Sistema disfrutarán de prioridad para la obtención
de ayudas y subvenciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
6.1.2. DEFINICIÓN Y COMPOSICIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE CASTILLA-LA M.
El Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha se configura como un conjunto de

subsistemas con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación y
participación, y cuya finalidad es servir a la gestión administrativa, garantizar el derecho de
los ciudadanos a acceder a los archivos y a la cultura, y a la protección, conservación y
difusión del Patrimonio Documental de Castilla-La Mancha.
El Sistema de Archivos de CLM forma parte del Sistema Español de Archivos.
Subsistemas del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha.
Componen el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha los siguientes subsistemas:
• El subsistema de los Órganos de Gobierno y Administración de la JCCM.

• El subsistema de las Cortes de Castilla-La Mancha.
• El Subsistema del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha.
• Los subsistemas de las Entidades Locales de Castilla-La Mancha.
• El subsistema de la Universidad de Castilla-La Mancha.
6.1.3. DE LOS ÓRGANOS COORDINADORES Y DE PARTICIPACIÓN DEL SISTEMA DE

ARCHIVOS DE CASTILLA-LA MANCHA.
Órganos coordinadores.
Corresponde a los órganos coordinadores del sistema ejercer las competencias dirigidas a
garantizar las funciones de los archivos relacionadas con la gestión administrativa, el derecho
de acceso de los ciudadanos a los documentos y la protección y conservación del Patrimonio
Documental de Castilla-La Mancha.
Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha.
El Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha se configura como el órgano superior consultivo

de cooperación y participación en materia de archivos en el ámbito de la Comunidad
Autónoma.
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Corresponden al Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha las funciones siguientes:
• Informar preceptivamente los reglamentos de desarrollo de esta Ley.

• Informar preceptivamente los planes relacionados con la política archivística que se
proponga aprobar el Consejo de Gobierno de la Junta de Comunidades.
• Proponer actuaciones e iniciativas para el mejor funcionamiento del Sistema de
Archivos de Castilla-La Mancha.
• Emitir informes sobre cualquier asunto que las Cortes, el Consejo de Gobierno, los
órganos coordinadores del sistema y los órganos directivos de los respectivos
subsistemas sometan a su consideración.
Reglamentariamente se establecerá su funcionamiento y composición.
Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha.
La Comisión Calificadora de Documentos es el órgano de asesoramiento responsable de

resolver en el Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha las cuestiones relativas a la
eliminación o conservación permanente de los documentos pertenecientes al patrimonio
documental.
Corresponden a la Comisión Calificadora de Documentos las funciones siguientes:
• Determinar los criterios de valoración de las series documentales para la eliminación o

conservación permanente de los documentos en los archivos.
• Dictaminar sobre las propuestas de eliminación de bienes integrantes del patrimonio
documental de Castilla-La Mancha.
6.1.4. EL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LOS ÓRGANOS DEL GOBIERNO Y DE LA

ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA
Entidades que integran el Subsistema. (Artículo 17 de la Ley de Archivos)
Pertenecen al subsistema de archivos de los órganos de gobierno y de la Administración

de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha los archivos dependientes de:
• Los órganos de gobierno y de la Administración de la JCCM.

• Las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas o
dependientes de la JCCM.
• Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a la Administración de la
JCCM o a una Entidad de Derecho Público dependiente o vinculada a ésta.
• Las Fundaciones cuyo patrono fundador sea la JCCM.
• Las Corporaciones de Derecho Público en el ejercicio de competencias delegadas de
carácter público.
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Órgano coordinador del Subsistema. (Artículo 18)
Corresponde al órgano coordinador del subsistema establecer las directrices y normas

aplicables a la documentación generada y reunida por los archivos dependientes de las
entidades relacionadas en el artículo 17.
Los Secretarios generales, Secretarios generales técnicos, Secretarios de las Delegaciones

Provinciales y responsables de los servicios generales de los organismos e instituciones
citados en el artículo anterior velarán por la adecuada instalación y funcionamiento de los
archivos.
Comisión de Acceso a los Documentos en los Archivos de la Junta de Comunidades.
La Comisión de Acceso a los Documentos en los Archivos de la JCCM es el órgano de

asesoramiento responsable de establecer los criterios de acceso a los documentos en el
subsistema de archivos de los órganos de gobierno y Administración de la JCCM.
Corresponden a la Comisión de Acceso a los Documentos en los Archivos de la JCCM las

siguientes funciones:
• Asesorar para establecer el régimen de transferencias de documentos entre las distintas

fases de los archivos.
• Asesorar en la definición de los criterios de acceso de los ciudadanos a la información
contenida en los archivos.
• Informar de los recursos administrativos que se interpongan contra las resoluciones
relativas a las solicitudes de acceso a los documentos administrativos.
Archivos que integran el subsistema.
A efectos de lo dispuesto en el artículo 18, se considera que toda la documentación

generada por los distintos organismos relacionados en el artículo 17 forma parte del
Archivo de la JCCM y se encuentra distribuida en distintos edificios, instalaciones o
dependencias por motivos de eficacia de los servicios públicos.
Se integran en el subsistema las siguientes dependencias de archivos:
• Las dependencias de archivos de oficina de los organismos relacionados en el artículo

17.
• Las dependencias de los archivos centrales de las Consejerías y de los organismos
relacionados en el artículo 17.
• Las dependencias de los archivos territoriales en cada provincia, en su caso.
• El edificio del Archivo de Castilla-La Mancha.
• Los Archivos Históricos Provinciales, en lo relativo a la documentación depositada por la
Junta de Comunidades.
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Archivos de oficina.
Los archivos de oficina deberán atenerse a las siguientes prescripciones:
• Existirá un archivo de oficina al menos en cada órgano de la Administración de la Junta de

Comunidades, ya sea un órgano de gobierno, de apoyo, directivo, de asistencia o
consultivo, central o periférico, así como en los órganos de dirección y administración del
resto de las Entidades señaladas en el artículo 17.
• Los archivos de oficina concentran los documentos generados por las unidades
administrativas dependientes del correspondiente órgano, con el objetivo prioritario de
apoyar la gestión del mismo.
• Sin perjuicio de la dependencia orgánica de los órganos correspondientes, los archivos de
oficina dependerán en todo lo relativo a su funcionamiento de las directrices técnicas,
asistencia e inspección del organismo coordinador del subsistema.
Archivos centrales.
Los archivos centrales tienen la obligación de recoger, organizar y conservar la

documentación procedente de los archivos de oficina.
Asimismo, desde los archivos centrales se asesorará al personal responsable de los archivos
de oficina y se coordinará su organización y funcionamiento.
Los archivos centrales deberán atenerse a las siguientes prescripciones:
• En cada Consejería, Delegación Provincial y en aquellos organismos que posean cierta

autonomía por disposición legal expresa existirá un archivo central.
• Al frente de cada archivo central deberá haber un archivero perteneciente al Archivo de
Castilla-La Mancha.
• Sin perjuicio de la dependencia orgánica de los órganos correspondientes, los archivos
centrales dependerán en todo lo relativo a su funcionamiento de las directrices técnicas,
de la asistencia y de la inspección del órgano coordinador del subsistema.
Archivos territoriales.
En cada provincia podrá constituirse un archivo territorial con la obligación de recoger,

organizar y conservar la documentación procedente de los archivos de oficina de las
Delegaciones Provinciales y de las entidades señaladas en el artículo 17 de Comunidades de
carácter provincial.
Asimismo, desde los archivos territoriales se asesorará al personal responsable de los
archivos de oficina y se coordinará su organización y funcionamiento.
Al frente de cada archivo territorial habrá un archivero perteneciente al Archivo de Castilla-La

Mancha.
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Archivo de Castilla-La Mancha.
El Archivo de Castilla-La Mancha cumple las funciones de archivo intermedio e histórico en

la organización central del subsistema de archivos de los órganos de Gobierno y de la
Administración de la JCCM.
Corresponde al Archivo de Castilla-La Mancha las siguientes funciones:
• Recoger, organizar, conservar y difundir la documentación procedente de los archivos

centrales de las Consejerías y de las entidades señaladas en el artículo 17 de carácter
regional.
• Recoger, organizar, conservar y difundir la documentación de los organismos,
instituciones y entidades de carácter regional dependientes de la Junta de Comunidades
que hayan sido suprimidas, independientemente de su antigüedad.
Archivos Históricos Provinciales.
Sin perjuicio de la legislación estatal que les afecte, los Archivos Históricos Provinciales
cumplen las funciones de archivo histórico en la administración periférica del subsistema de
archivos de los órganos de Gobierno y de la Administración de la JCCM.
Corresponden a los Archivos Históricos Provinciales las funciones siguientes:
• Recoger, organizar, conservar y difundir la documentación procedente del archivo

territorial, en su caso, o de los archivos centrales de las Delegaciones y de las entidades
señaladas en el artículo 17 de carácter provincial.
• Recoger, organizar, conservar y difundir la documentación de los organismos,
instituciones y entidades de carácter provincial dependientes de la Junta de Comunidades
que hayan sido suprimidas, independientemente de su antigüedad.
6.1.5. DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LAS CORTES DE CASTILLA-LA MANCHA
Archivos que integran el Subsistema.
Pertenecen al subsistema de archivos de las Cortes de Castilla-La Mancha los archivos

dependientes de:
• El Pleno, Comisiones y Diputación Permanente de las Cortes de Castilla-La Mancha.

• Los órganos de gobierno y servicios administrativos de las Cortes de CLM.
• Los Grupos Parlamentarios.
• La Sindicatura de Cuentas de Castilla-La Mancha.
• El Defensor del Pueblo.
• Los eventuales comisionados parlamentarios que puedan crearse.
Las Cortes de CLM desarrollarán su subsistema mediante sus propias normas.
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Las Cortes de CLM podrán depositar en el Archivo de Castilla-La Mancha, por motivos de
racionalización financiera y eficacia administrativa, y previo informe del Consejo de Archivos
de Castilla-La Mancha, la documentación de más de quince años.
6.1.6. DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DEL CONSEJO CONSULTIVO DE CASTILLA-LA

MANCHA
Archivos que integran el Subsistema.
Pertenecen al subsistema de archivos del Consejo Consultivo de Castilla-La Mancha los

archivos custodiados por la Secretaría General del Consejo Consultivo.
El Consejo Consultivo desarrollará su subsistema, debiendo requerir informe previo del
Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha.
El Consejo Consultivo podrá depositar en el Archivo de Castilla-La Mancha, por motivos de

racionalización financiera y eficacia administrativa, y previo informe del Consejo de Archivos
de Castilla-La Mancha, la documentación de más de quince años.
6.1.7. DE LOS SUBSISTEMAS DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOCALES
Pertenecen a los subsistemas de archivos de las Entidades Locales los archivos

dependientes de:
• Las Entidades Locales de la Región.

• Los Organismos Autónomos dependientes de las Entidades Locales de la Región.
• Las empresas cuyo capital social pertenezca mayoritariamente a una Entidad Local o a
un Organismo Autónomo dependiente de una Entidad Local.
• Las Fundaciones cuyo patrono fundador sea una Entidad Local.
• Las personas físicas o jurídicas en el ejercicio de competencias delegadas de carácter
público por una Entidad Local.
Cada Entidad Local desarrollará reglamentariamente su propio subsistema de archivos en

el marco del Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha debiendo solicitar la Entidad Local
dictamen del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha, quien deberá informar en un plazo
de treinta días.
Diputaciones Provinciales.
Son competencias de las Diputaciones Provinciales en materia de archivos, además de la

gestión de sus propios archivos, la prestación de servicios de asesoramiento técnico y de
apoyo económico a los archivos municipales.
Son obligaciones de las Diputaciones Provinciales:
• Presentar ante el Consejo de Archivos, para su informe, los planes de actuación en los
archivos municipales.
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• Coordinarse con la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha en todo lo relacionado

con la política de archivos y patrimonio documental.
• Comunicar a la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha cuantos datos les sean
solicitados en materia de archivos y patrimonio documental.
Municipios.
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 3/1991, de 14 de marzo, de Entidades Locales de

Castilla-La Mancha los municipios podrán mancomunar los siguientes servicios:
• La contratación de un archivero o archiveros para el servicio a todos los municipios

integrantes de la Mancomunidad.
• La concentración en un solo edificio de toda la documentación generada por los
municipios integrantes de la Mancomunidad.
Los municipios podrán depositar la documentación de más de quince años en el Archivo

Histórico Provincial correspondiente, previo informe del Consejo de Archivos de Castilla-La
Mancha.
Es obligatoria la existencia de un archivero municipal en los municipios de más de 20.000

habitantes.
Los municipios recibirán asistencia técnica y, en su caso, apoyo económico de la

Administración de la JCCM, a través de convocatorias o mediante convenios u otras formas
de colaboración que puedan articularse entre las distintas Administraciones.
6.1.8. DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE CASTILLA-LA M.
Pertenecen al subsistema de archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha los

archivos dependientes de:
• Los órganos de gobierno y administración de la Universidad de Castilla-La Mancha,

incluidos los departamentos, centros docentes, centros de investigación y servicios
universitarios de la Universidad de Castilla-La Mancha.
• Los institutos, fundaciones y demás entidades vinculadas o participadas por la
Universidad de Castilla-La Mancha.
Sin perjuicio de la legislación estatal que le afecte, la Universidad de Castilla-La Mancha

desarrollará reglamentariamente su subsistema de archivos, debiendo requerir informe
previo del Consejo de Archivos de Castilla-La Mancha.
La Universidad de Castilla-La Mancha podrá depositar, por motivos de racionalización

financiera y eficacia administrativa y previo informe del Consejo de Archivos de CLM, la
documentación de más de quince años en cualquier archivo gestionado por la JCCM.
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6.2. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA
6.2.1. DE LA GESTIÓN Y LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA EN LOS ARCHIVOS

PÚBLICOS
Funciones relacionadas con la gestión administrativa.

Los archivos públicos tienen encomendadas en el campo de la gestión administrativa la
custodia de los documentos para:
• Justificar las actuaciones y actividades de las instituciones.

• Testimoniar los derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos.
• Garantizar la transparencia y legalidad de las actuaciones de las administraciones públicas
en el ejercicio de sus competencias.
• Apoyar las medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los
procedimientos administrativos.
Funciones relacionadas con la información administrativa.
Los archivos públicos tienen encomendadas las siguientes funciones en el campo de la

información administrativa:
• Elaborar cuantos informes y estadísticas de los datos contenidos en los archivos les sean
requeridos por las instituciones de quien dependen.
• Facilitar a la institución, de quien dependan, la consulta de cuantos datos les sean
necesarios para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su
competencia.
• El préstamo a la institución productora de cuantos documentos originales sean necesarios
para el cumplimiento de las actividades relacionadas con el ámbito de su competencia.
• Facilitar a las personas e instituciones públicas reconocidas por la legislación vigente
cuantos datos y documentos originales necesiten para el ejercicio de sus competencias de
inspección, jurisdicción y control.
6.2.2. DEL ACCESO DE LOS CIUDADANOS A LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS

ARCHIVOS PÚBLICOS
Derecho de acceder a los documentos.
Todas las personas físicas y jurídicas tienen el derecho a acceder a la información contenida
en los documentos custodiados en los archivos públicos de Castilla-La Mancha objeto de la
presente Ley, excepto en los casos previstos en esta Ley y en la legislación básica estatal.
Todas las personas físicas tienen derecho a acceder a realizar investigaciones de carácter
cultural, histórico o científico en los archivos públicos históricos de Castilla-La Mancha objeto
de la presente Ley y a consultar libremente los documentos depositados en los mismos, salvo
en los casos previstos en esta Ley y en la legislación básica estatal.
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Procedimiento de acceso.
Las solicitudes de acceso a los documentos deberán ser realizadas por escrito y dirigidas al
órgano del que dependa el archivo correspondiente.
En el subsistema de archivos de la Administración de la JCCM, corresponde resolver las

solicitudes de acceso a los siguientes órganos:
• En relación con los documentos depositados en las dependencias de los archivos de

oficina, al órgano directivo del cual dependa la correspondiente unidad administrativa.
• En relación con los documentos depositados en las dependencias de los archivos
centrales, a los Secretarios generales y a los Secretarios generales técnicos de las
Consejerías correspondientes.
• En relación con los documentos depositados en las dependencias Archivo de CLM y en
los Archivos Históricos Provinciales, los órganos directivos de quien dependan.
Las solicitudes de ejercicio del derecho de acceso a la documentación habrán de ser resueltas
y notificadas al interesado en el plazo de un mes desde que la solicitud accediera al registro
del órgano competente para su resolución. Si transcurrido este plazo la Administración
correspondiente no hubiera resuelto y notificado la resolución al interesado, éste podrá
entender que la petición ha sido denegada.
Impugnación de las resoluciones de acceso a la documentación.
Contra los actos expresos o presuntos de las solicitudes de acceso a la documentación podrá
interponerse el recurso administrativo que proceda.
Cuando se trate de recursos administrativos interpuestos contra resoluciones de órganos de

la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, el órgano competente
deberá requerir el informe preceptivo de la Comisión de Acceso a los Documentos de la
JCCM, la cual deberá emitirlo en el plazo de quince días.
El órgano competente para resolver el recurso podrá acordar motivadamente la inadmisión a

trámite del recurso, sin necesidad de recabar el dictamen de la Comisión de Acceso a los
Documentos de la JCCM, cuando haya vencido el plazo para recurrir o cuando el documento
en cuestión no se encuentre en poder de la Administración de la Junta de Comunidades. El
contenido del informe deberá ser comunicado al interesado, junto con la notificación de la
resolución del recurso.
En el resto de los subsistemas que integran el sistema de archivos de Castilla-La Mancha,

podrá articularse la intervención, con idéntico alcance, de un órgano similar a la Comisión de
Acceso a los Documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
Copias o certificaciones de los documentos.
El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificaciones de los documentos, el

cual podrá limitarse en los siguientes casos:
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• Si el estado de conservación de los documentos solicitados requiere un tratamiento previo

de restauración o si su manipulación pudiera causar un posible deterioro.
• Si el número de peticiones de reproducción de documentos o de documentos a reproducir
impide el funcionamiento normal de los servicios del Archivo. En ambos casos, la
resolución deberá especificar un plazo o programa para la completa restauración o
reproducción de los documentos solicitados en el menor tiempo posible.
• Cuando las solicitudes de reproducción se refieran a documentos que sean objeto de
propiedad intelectual y que no hayan pasado a dominio público, en tal caso las
reproducciones se realizarán en las condiciones establecidas por la legislación.
Contraprestaciones económicas.
Es gratuita la consulta directa de los documentos así como la utilización de los instrumentos
de búsqueda de los mismos.
La obtención de copias o certificaciones de los documentos podrá sujetarse al abono de las

tasas que se hallen legalmente establecidas, las cuales en ningún caso podrán tener carácter
disuasorio.
Límites del derecho de acceso.
El derecho de acceso no podrá alcanzar a aquellos documentos cuya comunicación pudiera

afectar a los intereses y derechos señalados en la legislación básica estatal.
En todo caso, son de consulta pública los catálogos, repertorios, guías, inventarios y demás
instrumentos de identificación de los documentos contenidos en los archivos públicos.
Plazos de acceso a la documentación.
Con carácter general, se tendrá derecho a acceder a los documentos del primer párrafo del
apartado anterior y depositados en cualesquiera archivos públicos, a partir de los 30 años de
haber finalizado su trámite o vigencia administrativa, salvo que la comunicación pudiera
afectar a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no deban ser
públicamente conocidos por disposición expresa de una Ley.
En el caso de documentos relativos a las funciones estatutarias desempeñadas por el

Presidente y el Consejo de Gobierno de la JCCM, el plazo de acceso será de 30 años a partir
de la fecha de los documentos.
Los docs. que contengan datos personales que revelen informaciones sobre infracciones
penales o administrativas de carácter policial, procesal y tributario, o los que revelen la
ideología, afiliación sindical, religión, creencias, salud, origen racial o étnico, filiación y vida
sexual que afecten a la seguridad de las personas y, en general, a la intimidad de su vida
privada o familiar, podrán ser consultados transcurridos 25 años desde la muerte del afectado,
si su fecha es conocida o, de 50 años a partir de la fecha de los documentos.
Se considera que afecta al derecho a la intimidad personal y familiar la comunicación de los

documentos que revelen informaciones, no incluidas en el apartado anterior, que contengan
apreciaciones subjetivas o juicios de valor sobre las personas físicas que afecten a su honor
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y a su imagen. Igualmente, se considera que afecta al derecho a la intimidad personal y

familiar la comunicación de datos contenidos en los documentos que identifiquen a las
personas y que permitan relacionarlas con los supuestos recogidos en el apartado anterior.
Excepciones a los plazos de acceso.
En los supuestos en los que se considere aplicable cualquier excepción al derecho de acceso,
el órgano competente debe valorar la posibilidad de comunicar una reproducción del
documento de la que se supriman las informaciones que se consideren confidenciales.
Cabrá solicitar razonadamente una autorización excepcional para acceder a los documentos
antes del vencimiento de los plazos fijados en los párrafos 1 y 2 del apartado anterior. En caso
de autorizarse el acceso, éste deberá concederse en iguales condiciones para todos los
ciudadanos que demanden idéntica información.
Inaplicación de la excepción al derecho a la intimidad personal y familiar.
No será de aplicación la excepción relativa al derecho a la intimidad personal y familiar:
• Cuando el acceso sea solicitado por los propios afectados por la información contenida en
los documentos que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o
inexactos, podrán exigir que sean cancelados, rectificados o completados.
• Cuando los solicitantes acrediten haber recibido permiso expreso de los afectados.
Cuando en un mismo expediente o documento se incluyan datos de carácter personal sobre

más de una persona, será necesaria, para el acceso a la integridad del documento o del
expediente, la autorización de todos los afectados. En caso contrario, el archivo servirá la
documentación parcialmente con sólo los documentos o la parte de los mismos relativos a la
persona que haya manifestado su consentimiento. En caso de fallecimiento del afectado y
hasta tanto transcurran los plazos fijados podrán prestar su conformidad al acceso sus
herederos.
6.2.3. DE LA CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL PÚBLICO DE

CASTILLA-LA MANCHA
Documentos de titularidad pública.
Son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Los documentos de titularidad pública no podrán ser extraídos de los correspondientes
archivos y oficinas públicas, con excepción de los casos legalmente establecidos, las cuales
deben guardar copia de los mismos hasta que concluya su utilización externa y su restitución
al lugar de origen.
Los titulares de los órganos administrativos y, en general, cualquier persona que por razón
del desempeño de una función pública haya tenido a su cargo documentos de titularidad
pública, al cesar en sus funciones deberán entregarlos a la persona que le sustituya o
remitirlos al archivo público que corresponda.
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En caso de retención indebida de docucmentos de titularidad pública por personas o

instituciones privadas, la Administración titular de los mismos deberá ordenar el traslado de
tales bienes a un archivo público, sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiera haberse
incurrido.
Censo de archivos y patrimonio documental.
La JCCM procederá, en coordinación con las restantes Administraciones, a la confección de

un censo de los archivos y sus fondos documentales incluyendo una estimación cuantitativa
y cualitativa de los mismos, así como su estado de conservación y condiciones de seguridad.
Todas las autoridades y empleados públicos, así como las personas privadas que sean
propietarias o poseedores de los documentos integrantes del patrimonio documental de CLM,
están obligados a colaborar con la JCCM en la confección del referido censo, y a comunicar
las alteraciones que puedan producirse a los efectos de la actualización del mismo.
6.3. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES QUE AFECTAN A LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA

6.3.1. DE LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo

especial de las Administraciones Públicas consistente en la entrega, ordenada y relacionada
por escrito, de los documentos de un archivo a otro, así como del traspaso de las
responsabilidades relativas a su custodia y conservación.
Plazos.
Los órganos de las Administraciones Públicas y demás entidades integradas en el Sistema

de Archivos transferirán su documentación de acuerdo a los siguientes plazos:
• Los archivos de oficina custodiarán un documento un máximo de cinco años,

transcurrido este plazo lo transferirán al archivo central que les corresponda.
• Los archivos centrales custodiarán un documento un máximo de quince años,
transcurrido este plazo lo transferirán al archivo intermedio que les corresponda.
• Los archivos intermedios custodiarán un documento un máximo de treinta años,
transcurrido este plazo lo transferirán al archivo histórico definitivo que les corresponda.
A efectos del inicio del cómputo de los plazos máximos anteriores, los expedientes
administrativos constituyen una unidad documental, tomándose como fecha inicial la fecha de
la resolución o acto que ponga término al procedimiento. Cuando se trate de expedientes de
información y conocimiento, en los que no exista resolución o acto que ponga fin al
procedimiento, se computará el plazo para realizar la transferencia a partir de la fecha del
primer documento.
Las transferencias de ficheros automatizados se regirán por el régimen general de

transferencias de docs. El plazo se computará a partir de la fecha del 1er dato introducido.
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Excepciones a los plazos.
Podrán ampliarse los plazos máximos para transferir la documentación cuando, por razones
de eficacia, la gestión de los servicios públicos así lo exija. La ampliación de estos plazos
deberá ser motivada por el órgano responsable de la custodia y aprobada por las Comisiones
de Acceso a los Documentos creadas en los respectivos subsistemas.
El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes

al Sistema de Archivos de CLM dará lugar a la transferencia de la documentación que sea
imprescindible para la gestión administrativa, debiéndose levantar acta de entrega.
La supresión, extinción o privatización de las actividades de cualquiera de las entidades y

personas pertenecientes al Sistema de Archivos de CLM dará lugar a la transferencia de la
documentación que no sea imprescindible para la gestión al archivo público que corresponda.
6.3.2. DE LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS
La eliminación de documentos tiene el carácter de un procedimiento especial de las

Administraciones Públicas, consistente en la exclusión y destrucción física de los documentos
como bienes del patrimonio documental.
En cualquier caso, la documentación custodiada en los archivos públicos no podrá ser

destruida mientras posea valor administrativo, jurídico e histórico.
Procedimiento.
Los responsables de los archivos públicos podrán proponer a la Comisión Calificadora de

Documentos de Castilla-La Mancha la eliminación de aquellos documentos o series
documentales que carezcan de utilidad administrativa.
Los dictámenes de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha serán

vinculantes y las resoluciones del órgano competente publicadas en el «Diario Oficial de
Castilla-La Mancha».
Una vez autorizada y ejecutada la destrucción de documentos, la unidad responsable deberá

expedir certificación de la misma y remitirla al Secretario de la Comisión Calificadora de
Documentos de Castilla-La Mancha.
Si la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha dictaminara que los

documentos o series documentales deben ser conservados permanentemente, éstos se
transferirán al archivo histórico que le corresponda.
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6.4. RÉGIMEN SANCIONADOR.
6.4.1. DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS
Se consideran infracciones administrativas las acciones u omisiones tipificadas y sancionadas

en esta Ley.
Los hechos que a continuación se mencionan constituyen infracciones administrativas que

se clasifican en leves, graves y muy graves, y serán sancionadas conforme a lo dispuesto en
el apartado de las sanciones (6.4.2).
Se consideran infracciones leves:
• La falta de colaboración con la JCCM en la confección del Censo de Archivos.

• El incumplimiento de obligaciones que causen daño al patrimonio documental, si no se
encuentran tipificadas en otra norma.
Se consideran infracciones graves:
• Causar daños graves en los locales, materiales o documentos de los archivos.

• Retener indebidamente documentos de titularidad pública las personas que los custodian
al cesar en sus funciones.
• Obstaculizar a los organismos productores de la documentación el préstamo y la utilización
de los datos contenidos en los documentos.
• No mantener el secreto de las informaciones que se posean por razón del cargo y no deban
ser divulgadas.
• La retención indebida de documentos de titularidad pública por personas e instituciones
privadas.
• La reiteración de dos faltas leves.
Se consideran infracciones muy graves:
• La publicación o utilización indebida de secretos oficiales así declarados por Ley o

clasificados como tales.
• El incumplimiento de la obligación de conservar el patrimonio documental de Castilla-La
Mancha.
• Impedir el acceso de los ciudadanos a la información, a los documentos y, en su caso, a la
cultura.
• Permitir el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las
disposiciones de esta Ley.
• La reiteración de dos faltas graves.
6.4.2. DE LAS SANCIONES
Sin perjuicio de las responsabilidades civiles, penales, disciplinarias o de otro orden, por la
comisión de las infracciones administrativas tipificadas en presente Ley se aplicarán las
sanciones siguientes:
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• Para las infracciones leves, multa de entre 90,15 y 3.005,06 euros.

• Para las infracciones graves, multa de entre 3.005,07 y 150.253,03 euros.
• Para las infracciones muy graves, multa de entre 150.253,04 y 901.518,16 euros.
Las responsabilidades administrativas que se deriven del procedimiento sancionador serán

compatibles con la exigencia al infractor de la reposición de la situación alterada por el mismo
al estado originario, así como con la indemnización por los daños y perjuicios causados a la
documentación de titularidad pública.
Graduación de las sanciones.
La cuantía de las sanciones administrativas fijadas en el apartado anterior se graduará de

acuerdo con la reincidencia, el grado de intencionalidad, el beneficio económico que se
pretendía obtener, la importancia o el valor del bien, la repercusión del daño de cualquier
índole sobre la documentación de titularidad pública o sobre el ciudadano y la reparación
espontánea del daño causado.
Habrá reincidencia cuando el autor de los hechos haya recibido sanción firme por la comisión
en el término de un año de más de una infracción de la misma naturaleza en las materias
reguladas por esta Ley.
Órganos competentes.
Corresponde a cada Administración Pública titular de los archivos públicos incoar, tramitar y
resolver los expedientes sancionadores por las infracciones tipificadas en el apartado 6.4.2.,
excepto “La falta de colaboración con la JCCM en la confección del Censo de Archivos”,
“Causar daños graves en los locales, materiales o documentos de los archivos”, “La retención
indebida de documentos de titularidad pública por personas e instituciones privadas.” y “El
incumplimiento de la obligación de conservar el patrimonio documental de Castilla-La
Mancha.” que corresponderán a la JCCM.
6.4.3. DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS INFRACCIONES Y DE LOS PLAZOS DE

RESOLUCIÓN DE LAS SANCIONES
Las infracciones administrativas leves prescriben al año desde el día en que la infracción se
hubiera cometido, las graves prescriben a los 5 y las de carácter muy grave a los 10.
El plazo máximo de resolución de los procedimientos sancionadores será de seis meses,

transcurrido el cual se producirá la caducidad del procedimiento en los términos previstos en
la Ley de Procedimiento Administrativo. La imposición de sanciones administrativas se
ajustará al procedimiento sancionador general.
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7. REGISTRO ÚNICO JCCM.
7.1. ORDEN DE 7 DE OCTUBRE DE 2013, POR LA QUE SE REGULA EL REGISTRO

ÚNICO DE DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE COMUNIDADES
DE CASTILLA-LA MANCHA Y SE ESTABLECEN LOS REQUISITOS GENERALES PARA
SU USO (DOCM 207 DE 24-10-2013).
Objeto y ámbito subjetivo de aplicación.
Esta Orden tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento del Registro Único
para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones de la Administración
de la JCCM y de sus organismos públicos vinculados o dependientes, así como el tratamiento
de la documentación que acompañe a los mismos.
El Registro Único prestará servicio a la Administración de la JCCM, incluidos sus organismos

públicos vinculados o dependientes.
El objeto de esta Orden no distingue entre el registro realizado por una OIR y el registro
realizado por cualquier otra oficina que preste el servicio de registro.
7.1.1. ORGANIZACIÓN
El Registro Único de documentos se configura como el único registro de documentos que

pueden utilizar todos los órganos de la Administración de la Junta de Comunidades de
Castilla-La Mancha en sus relaciones con los ciudadanos y con otras Administraciones
Públicas para la constancia de la entrada y salida de documentos administrativos.
El Registro Único se gestiona en soporte informático, mediante una aplicación que consta de
tres módulos dedicados al registro presencial, al registro electrónico a través de
aplicaciones y al registro electrónico del ciudadano.
Los datos del Registro Único se conservarán en soporte electrónico, con respeto a lo
dispuesto en la normativa vigente sobre protección de datos de carácter personal,
especialmente en lo referido a los derechos de acceso, rectificación y cancelación, ajustando
su archivo a lo dispuesto en la normativa sobre archivos públicos de Castilla-La Mancha.
Los módulos del Registro Único correspondientes al registro electrónico a través de

aplicaciones y al registro electrónico del ciudadano posibilitan la recepción, asiento y
envío electrónico a destino de las solicitudes que se presentan por medios electrónicos
dirigidas a la Administración regional, así como la anotación por medios electrónicos de la
salida de los escritos y notificaciones oficiales emitidos por la Administración de la JCCM y
dirigidos a particulares y a otras entidades públicas u órganos administrativos ajenos a esta
Administración. El sistema permite la realización electrónica de:
a) El registro de documentos, con la atribución de un número de asiento.

b) Las comprobaciones oportunas sobre su integridad y autenticidad.
c) La acreditación de la fecha y hora exactas de registro del documento.
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d) La emisión automática, por medios electrónicos, de un recibo justificativo del registro

del documento.
e) La remisión del documento presentado al órgano administrativo competente, en el
caso de los registros de entrada.
f) La remisión del documento presentado al destinatario, en el caso de los registros de
salida.
Adscripción del Registro Único.
La administración del Registro Único se atribuye al órgano competente en materia de calidad

de los servicios, a quien corresponde establecer el régimen de autorizaciones para inserción
de asientos, modificación de los datos de los mismos, mantenimiento de la información
necesaria para el correcto funcionamiento de la aplicación informática y garantía de la certeza,
conservación e integridad de los datos registrados.
Oficinas de registro.
1. La función de registro en la Administración de la Junta se realiza en las oficinas de

información y registro (OIR), teniendo la consideración de tales, la Delegación de Servicios de
Talavera de la Reina y la Delegación de Servicios en Molina de Aragón.
2. También se realiza la función de registro presencial en los siguientes órganos y

unidades administrativas, si en sus sedes no hubiera oficinas de información y registro:
a) Servicios centrales de las Consejerías o Direcciones Generales que no se encuentren

en el mismo edificio que la Secretaría General de la respectiva Consejería.
b) Delegaciones Provinciales de la Junta de Comunidades.
c) Servicios Periféricos de las Consejerías en las capitales de provincia.
d) Oficinas comarcales agrarias (OCAs) y unidades técnicas agrarias (UTAs).
e) Servicios centrales y periféricos de los organismos de Derecho público vinculados o
dependientes de la Administración regional.
3. El órgano competente en materia de calidad de los servicios, a propuesta de la Secretaría

General afectada, podrá autorizar, mediante resolución, la prestación del servicio de registro
de forma permanente o temporal en las unidades administrativas en las que se considere
necesario, teniendo en cuenta el volumen o la naturaleza de la actividad que lleven a cabo, o
cuando su ausencia supusiera un número relevante de desplazamientos a los ciudadanos.
4. El horario de apertura de las oficinas de registro será el siguiente:
a) Todas las oficinas de registro permanecerán abiertas al público, como mínimo, todos los
días laborables de 9:00 a 14:00 horas, a excepción de los sábados, si bien, el horario
mínimo podrá adaptarse por los servicios periféricos de las Consejerías, publicándose
en ese caso el horario adaptado en la sede electrónica de la Administración de la JCCM.
b) El horario específico de apertura de las oficinas de información y registro se establecerá

por resolución de la persona titular del órgano competente en materia de calidad de los
servicios, debiendo una oficina en cada capital de provincia, al menos, atender al público
por las tardes de lunes a viernes y las mañanas de los sábados, de acuerdo con el
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horario que se determine. Asimismo, podrá establecerse un horario especial para la

apertura con ocasión de ferias, fiestas locales, regionales o nacionales o durante el
periodo de verano.
5. En el último trimestre de cada año natural se publicará en el Diario Oficial de Castilla-La

Mancha la relación actualizada de oficinas que hacen funciones de registro presencial, que
contendrá información sobre los sistemas de acceso, comunicación y horarios de apertura y
que se mantendrá permanentemente actualizada en la sede electrónica de la Administración
de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
Presentación de documentos y efectos.
1. Los documentos que se dirijan a cualquier órgano de la Administración de la Junta de

Comunidades de Castilla-La Mancha podrán ser presentados:
a) En las oficinas de registro de cualquier órgano de la Administración de la Junta.

b) En las oficinas de registro de la Administración General del Estado.
c) En las oficinas de registro de cualquier administración de las comunidades o ciudades
autónomas.
d) En las oficinas de registro de las entidades locales de la Comunidad Autónoma, si
hubieran suscrito el oportuno convenio.
e) En los Ayuntamientos de los municipios de gran población a los que se refiere el
artículo 121 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen
Local.
f) En las oficinas de correos, de acuerdo con su normativa específica.
g) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
h) En cualquier otra oficina o entidad que la normativa vigente establezca.
2. Conforme a la normativa específica de contratos, en los procedimientos de contratación,

las ofertas y la documentación derivada de las mismas se presentarán en las oficinas de
registro que disponga el anuncio de licitación.
3. Podrá presentarse en las oficinas de registro de la Administración de la Junta de

Comunidades de Castilla-La Mancha cualquier documento que se dirija a:
a) La Administración General del Estado.

b) Las Administraciones de otras comunidades y ciudades autónomas.
c) Las entidades que integran la administración local.
Cuando sea técnicamente posible, la oficina de registro comunicará electrónicamente a la

administración destinataria el asiento practicado. En todo caso, remitirá por correo postal la
documentación el mismo día de su registro.
4. La fecha asociada al número del asiento de registro de entrada tendrá la consideración

de fecha de entrada en la Administración de la Junta de Comunidades, a efectos del cómputo
de plazo de presentación de documentos por los interesados y del cómputo de plazo máximo
de resolución de los procedimientos, salvo lo dispuesto en relación a la fecha de presentación
de documentos dirigidos a la Administración de la Junta de Comunidades previamente
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registrados de entrada por otra administración pública y los presentados en las oficinas de
correos.
Acceso al registro electrónico.
1. Las solicitudes, escritos y comunicaciones, dirigidos exclusivamente a los órganos de la

Administración de la Junta de Castilla-La Mancha, pueden ser presentados en el registro
electrónico por los interesados o sus representantes, todos los días del año, durante las
veinticuatro horas del día, sin perjuicio de los efectos que el Ordenamiento Jurídico atribuye
a la presentación de escritos en cuanto al cómputo de plazos.
2. El acceso al registro electrónico se realizará a través de la sede electrónica de la

Administración de la Junta de Comunidades, rigiéndose por la fecha y hora oficiales
españolas, en sincronización con las de la misma sede electrónica, en donde estarán
accesibles:
a) Los documentos electrónicos normalizados correspondientes a los procedimientos y

trámites, adaptados para su tramitación electrónica.
b) Un formulario de propósito general, que podrá ser utilizado libremente para los casos en
que no se disponga de documento electrónico normalizado, que podrá ser dirigido a
cualquier órgano de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La
Mancha.
3. El registro electrónico puede rechazar los documentos electrónicos cuando:
a) Se trate de documentos dirigidos a órganos u organismos fuera del ámbito de aplicación

de la presente Orden, sin perjuicio de la posibilidad de recibir documentos para otras
administraciones en los términos fijados en el correspondiente convenio de
colaboración.
b) Puedan afectar a la seguridad del sistema.
c) No se cumplimenten los campos obligatorios de los documentos normalizados.
En estos casos, se informará a quien remite el documento de las causas del rechazo y de los
posibles medios de subsanación.
Normalización y codificación de documentos.
1. Los modelos de documentos normalizados generados por la Administración de la JCCM

que hayan de registrarse para entrada en el Registro Único, deben identificarse mediante un
código alfanumérico, cuya asignación obtendrán los órganos gestores del Sistema de
Información y Atención a la Ciudadanía (Siaci), que se configura como aplicación auxiliar de
la aplicación informática del Registro Único.
2. Los ejemplares de estos modelos que sean editados por la propia Administración de la
Junta, así como los que se descarguen directamente de la sede electrónica, deben llevar
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impreso en su parte superior central, debajo del número de procedimiento, el mencionado

código, para facilitar la anotación registral.
3. El código asignado al documento servirá para identificar:
a) El asunto a que se refiere.

b) El órgano o unidad administrativa al que va destinado.
Esta normalización y codificación se llevó a cabo a través de las fichas y códigos SIACI.
Tecleando los dígitos se rellenan automáticamente los campos de asunto y de unidad
orgánica de destino, lo que además de facilitar la tarea de registro facilita el control y la
estadística de los procedimientos por los órganos gestores.
Compulsa de la documentación presentada para su registro.
1. A petición de la persona interesada, las copias de los documentos presentados para ser
registrados presencialmente serán compulsadas por el personal funcionario destinado en las
oficinas que realicen registro de entrada. Esta atribución debe entenderse sin perjuicio de la
que corresponda a otro personal funcionario, unidades u órganos, de acuerdo con lo dispuesto
en la ley de procedimiento administrativo.
2. Se entiende por copia compulsada el duplicado del documento sobre el cual el personal
funcionario ha hecho constar, previo cotejo, su coincidencia exacta con el documento original
del que es copia.
3. La diligencia de compulsa se extenderá sobre la copia del documento, de forma que no

impida la lectura de su contenido, y en ella constará la fecha, datos de identificación de quien
compulsa y la denominación del órgano al que pertenece.
4. La compulsa podrá realizarse de forma manual o electrónica cuando lo permitan los medios
técnicos.
7.1.2. FUNCIONAMIENTO Y SERVICIO DEL REGISTRO ÚNICO
Ámbito objetivo del registro.
1. La función de registro se practica a través de un libro de entrada y un libro de salida. El

Registro se cierra diariamente y sus asientos quedan ordenados correlativamente según el
orden de entrada o salida de los documentos. La numeración de los asientos del libro de
entrada y del libro de salida comienza el primer día de cada año natural, finalizando el último
día.
2. Deberán registrarse en el libro de entrada todos los documentos dirigidos a alguna de las
administraciones públicas relacionados en el apartado 3 del artículo 5, que sean recibidos o
presentados en las oficinas de registro, excepto:
a) La documentación complementaria que acompañe al documento que es objeto de

registro.
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b) Los documentos publicitarios, comerciales, informativos, invitaciones, saludas y otras

comunicaciones no oficiales.
c) Los documentos anónimos o los que contienen datos de los que no se puede conocer
con certeza la identidad de las personas que los suscriben. A estos efectos, la
identificación en el registro de la persona que presente el documento o del
representante, se hará mediante la identificación de un nombre y dos apellidos,
asociados a un número de identificación, NIF, NIE o pasaporte, o, en su defecto,
domicilio o medio de contacto, teléfono o correo electrónico, que permitan obtener dicho
número. La identificación de persona jurídica privada se hará mediante el NIF y la
denominación asociada a éste. La identificación de los órganos o entidades públicas se
hará mediante el NIF y su denominación oficial.
3. Recibido en una oficina de registro de la Administración de la Junta de Comunidades un

documento dirigido a ésta, previamente registrado de entrada por otra administración, se
efectuará asimismo el asiento de entrada, dejando constancia del registro original y el lugar
de presentación en el campo “entidad registral de origen”, así como de la fecha del registro
original que se reflejará en el campo de la aplicación dedicado a “fecha de presentación”. En
el caso de documentos presentados en las oficinas de correos, la fecha de entrada en correos
se reflejará en el campo de la aplicación dedicado a “fecha de presentación”.
4. En el libro de salida se anotarán los escritos y notificaciones oficiales emitidos por la

Administración de la Junta de Comunidades dirigidos a particulares y a otras entidades
públicas u órganos administrativos ajenos a esta administración.
Acreditación de la presentación de documentos al registro.
1. El sello o validación mecánica de la entrada se realizará mediante una etiqueta que se

estampará en la primera página del documento que se registra, en la que constará:
a) El nombre de la unidad administrativa que registra, con referencia a la Administración de

la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
b) El número de registro que será correlativo, respetando el orden de presentación o

recepción.
c) La fecha y hora de registro del documento.
2. En los casos de registro presencial, las oficinas de registro realizarán las siguientes
actividades:
a) Cuando el documento vaya acompañado de una copia, sobre la primera página de ésta
se imprimirá el mismo sello o etiqueta que se imprime en el original. Esta copia servirá
como recibo de presentación del documento.
b) Si lo requiere la persona interesada, emitirán diligencias sobre los asientos de entrada de

documentos.
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c) En caso de petición, facilitarán copia de la solicitud registrada de entrada. Esta copia

servirá, asimismo, como recibo de presentación del documento.
A petición de la persona interesada, cuando el documento a registrar vaya acompañado de

documentación complementaria, ésta se enumerará en una hoja aparte, en la cual la oficina
de registro estampará el sello o la copia de la etiqueta, a efectos de acreditar su efectiva
aportación.
3. Cuando lo solicite la persona interesada, la oficina de registro que deniegue la anotación

de entrada de un documento emitirá una diligencia haciendo constar dicha decisión, su
motivación, el peticionario, la naturaleza del documento y la fecha y hora de presentación.
Esta diligencia será entregada de forma inmediata a quien la solicita, remitiendo una copia al
órgano gestor del Registro Único.
Recibido un documento dirigido a una entidad o institución de naturaleza pública distinta de

las enunciadas en el apartado 3 del artículo anterior, la oficina de registro no lo anotará en el
registro de entrada, sino que lo enviará sin dilación al órgano destinatario, utilizando un
sistema de comunicación que permita dejar constancia de la remisión y comunicando esta
actuación al remitente.
4. En los casos de registro a través de medios electrónicos, la aplicación emitirá de manera

automática por medios electrónicos un recibo justificativo del registro del documento, en el
que se incluirá:
a) Número de registro.
b) Código de verificación electrónica (CVE).
c) Fecha y hora de registro.
d) Oficina de registro: código y descripción.
e) Datos del representante, en caso de que exista.
f) Datos del interesado.
g) Unidad orgánica de destino, en el caso de los registros de entrada.
h) Asunto: código y resumen.
i) Listado de documentos anexos y su huella digital.
En el sello o etiqueta que se estampará en la primera página del documento registrado deberá
constar el NÚMERO DE REGISTRO, que será correlativo respetando el orden de
presentación. Ese “número de registro” es el único elemento que permite identificar y
particularizar un documento concreto frente a otro u otros presentados en la misma fecha,
incluso por una misma persona. Así pues, ese carácter identificador que tiene el número de
registro respecto del documento en el que se ha hecho constar, es el que confiere certeza y
seguridad a la hora de tener que justificar la presentación del mencionado documento.
Por el motivo antes indicado, los ciudadanos tienen derecho a que en la copia de los
documentos que presenten a registrar, se plasme, de manera clara y fehaciente, el sello
conteniendo, además de la fecha, el número de registro de entrada asignado al mismo.
Esto implica la “obligación inexcusable” que tienen los funcionarios de registro, de estampar
en la copia del documento que como justificante de presentación se entrega al ciudadano, el
número de asiento de registro de entrada y no se puede omitir.
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Contenido del asiento de entrada inicial.
Los asientos que se practiquen en el libro de entrada reflejarán, al menos, los siguientes datos:
b) Fecha y hora de registro de entrada.
c) Fecha y hora de presentación, en los casos en que la documentación haya tenido
entrada por correo certificado sellado, se registrara de entrada en otra administración, o
el asiento tuviera que posponerse al momento de la entrada debido a cuestiones
técnicas.
d) Descripción del asunto al que se refiere el documento, que quedará reflejado mediante
la selección del código SIACI correspondiente. Existirá un código SIACI genérico para
los asuntos relativos a asientos dirigidos a otras entidades distintas de la Administración
de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha y para aquellos casos en los que el
asunto no tenga un código específico asignado.
e) Identificación de la unidad orgánica destinataria del documento, si se trata de un órgano
de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, o bien
identificación de la entidad registral destinataria, si estamos ante un organismo
dependiente de otra administración pública.
f) Identificación de la persona, entidad u órgano que lo presenta.
g) Identificación del representante, en caso de que exista.
Traslado de la documentación y de la minuta.
1. En el supuesto de que los documentos sean presentados en la oficina de registro

correspondiente a las unidades orgánicas competentes para iniciar la tramitación de los
asuntos, una vez realizadas las operaciones de registro, los documentos se remitirán sin
dilación a la unidad destinataria, que no deberá realizar anotación alguna en los mismos.
2. Si la oficina que registra la entrada de un documento no pertenece a la unidad orgánica

competente para iniciar la tramitación, generará en la aplicación informática, al menos
diariamente, una minuta o relación de los documentos registrados de entrada dirigidos a un
mismo órgano de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. La
unidad destinataria de la minuta comprobará el contenido de ésta cotejándolo con los
documentos recibidos y, en caso de conformidad, validará la minuta. En el caso de que la
minuta contenga documentos que no le correspondan, los rechazará o reasignará, reenviando
los documentos y apuntes de la minuta a la unidad destinataria correspondiente.
El tema de validación de minutas es importante, porque al estar ante una sola aplicación
de Registro, sirve para diferenciar los tiempos de “entrada en la JCCM” y “entrada en el órgano
competente para resolver”. Según se establece en el artículo 21.4 de la Ley 39/2015, el órgano
competente para resolver deberá realizar la comunicación prevista para que el ciudadano
tenga “certeza” de cuando tuvo entrada su escrito en dicho órgano y cuál es el plazo y el
sentido del silencio que se le aplicará en ese procedimiento concreto.
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Contenido del asiento de salida inicial.
1. Los asientos que se practiquen en el libro de salida reflejarán, al menos, los siguientes
datos:
b) Fecha y hora de registro.
c) Número de entrada asociada, en caso de que exista, y su fecha.
d) Unidad orgánica de origen.
e) Datos del interesado destinatario.
f) Datos de identificación del representante del destinatario, en caso de que exista.
g) Resumen del asunto.
h) Listado de extractos y huella digital de documentos anexos.
2. La identificación de la persona que presente el documento o del representante en el

registro, se hará mediante la identificación de un nombre y dos apellidos, asociados un número
de identificación, NIF, NIE o pasaporte, o, en su defecto, domicilio o medio de contacto,
teléfono o correo electrónico, que permitan obtener dicho número.
3. En el sello o etiqueta, que se estampará en la primera página del documento registrado,

constará:
a) El nombre de la unidad orgánica que registra, con referencia a la Administración JCCM.

b) El número de registro, que será correlativo respetando el orden de salida.
c) La fecha y hora de registro del documento.
Requisitos técnicos necesarios para utilización del registro electrónico.
1. Las características técnicas que han de tener los equipos para acceder y utilizar el registro
electrónico de la Administración de la Junta de Comunidades, así como el resumen de los
protocolos de seguridad del mismo, estarán disponibles en el sitio dedicado a información
sobre la sede electrónica. En la misma sede estará disponible la información sobre la relación
de prestadores de servicios de certificación y tipos de certificados electrónicos que amparan
las firmas electrónicas con las que es posible la presentación de solicitudes, escritos y
comunicaciones.
2. Se admitirán los sistemas de firma electrónica conformes con lo establecido en el artículo

8 del Decreto 12/2010, de 16 de marzo, por el que se regula la utilización de medios
electrónicos en la actividad de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La
Mancha.
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7.2. DECRETO 12/2010, DE 16/03/2010, POR EL QUE SE REGULA LA UTILIZACIÓN DE

MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA ACTIVIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA
DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA.
Registro electrónico.
1. En la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha existirá un

solo registro electrónico integrado en el registro único, el cual permitirá la recepción y
remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones durante las veinticuatro horas de todos los
días del año. Sólo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u
operativo, que si fuera posible, deberán anunciarse con antelación en la sede electrónica,
podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible, la recepción de solicitudes, escritos y
comunicaciones.
2. No tendrán la condición de registro electrónico los buzones de correo electrónico

corporativo asignado a los empleados públicos o a las unidades y órganos, ni tampoco los
dispositivos de recepción de fax, salvo en los supuestos expresamente previstos en el
ordenamiento jurídico.
3. El registro electrónico admitirá la presentación de cualesquiera solicitudes, escritos y

comunicaciones dirigidas a la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La
Mancha y a sus organismos públicos vinculados o dependientes, si bien podrá rechazar los
documentos electrónicos cuando:
a. Se trate de documentos no normalizados dirigidos a órganos u organismos fuera del

ámbito de aplicación del presente Decreto, sin perjuicio de la posibilidad de que el
registro pueda recibir solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a otros órganos u
organismos, en los términos establecidos en el correspondiente convenio de
colaboración.
b. Pudieran afectar a la seguridad del sistema.
c. No se cumplimenten los campos obligatorios de los documentos normalizados.
En los casos de rechazo, se informará de ello al remitente del documento, con indicación de
los motivos, así como los posibles medios de subsanación de deficiencias y la dirección en la
que pueda presentarse.
La aplicación de registro únicamente despliega el “árbol” de unidades orgánicas de la JCCM,

por lo que en principio el ciudadano no podrá materialmente enviar por el registro electrónico
documentos a entidades ajenas, según plantea el supuesto (a); también se puede establecer
informáticamente la imposibilidad de remitir un documento normalizado en el que no se
cumplimenten los campos obligatorios, supuesto (c).
Funcionamiento del registro electrónico.
1. El registro electrónico, recibidas las solicitudes, escritos o comunicaciones, realizará

electrónicamente:
a) El registro del documento con la atribución del número de asiento.

b) Las comprobaciones oportunas sobre su integridad y autenticidad.
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c) La acreditación de la fecha y hora exactas de presentación del documento electrónico,

en sincronización con la fecha y hora de la sede electrónica.
d) La emisión automática por el mismo medio de un recibo justificativo del registro del
documento, en el que se incluya una copia autenticada de la solicitud, escrito o
comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número
de entrada en el registro.
e) La remisión de las solicitudes presentadas al órgano administrativo u organismo público
competente.
2. Mediante Orden de la Consejería competente en materia de calidad de los servicios y

atención al ciudadano se establecerá el órgano o unidad responsable de la gestión del registro
electrónico, la fecha y hora oficial y los días declarados inhábiles a efectos del cómputo de
plazos. Previo informe de la Consejería competente en materia de hacienda, se regularán las
especialidades de organización necesarias para el registro de documentos en los
procedimientos tributarios.
Solicitudes de iniciación.
1. Las personas interesadas en iniciar un procedimiento administrativo por medios

electrónicos deberán presentar sus solicitudes en los formularios o modelos de solicitud
habilitados al efecto en la sede electrónica que, en todo caso, quedarán anotados en el
registro electrónico.
2. Los formularios o modelos de solicitud habrán de cumplir los requerimientos

tecnológicos que en su caso dicte la Consejería competente en materia de administración
electrónica y sociedad de la información y contendrán al menos:
a) El medio o medios preferentes para la práctica de la notificación, así como, en su caso, el

consentimiento para la realización de la notificación por medios electrónicos.
b) La información relativa a los derechos reconocidos por el artículo 5 de la Ley Orgánica de

Protección de Datos de Carácter Personal, en relación a los datos de carácter personal
consignados en el modelo normalizado que vayan a ser objeto de tratamiento
automatizado.
En la sede electrónica están disponibles los formularios específicos para iniciar los
procedimientos, además existe un formulario de propósito general.
Aceptación del procedimiento administrativo por medios electrónicos.
1. La presentación de la solicitud en el registro electrónico y la aceptación expresa de la

realización de la notificación por medios electrónicos conllevará para ambas partes el deber
general de continuar y terminar el mismo por este medio, incluidos los recursos administrativos
que puedan interponerse, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado siguiente.
2. No obstante, la persona interesada podrá solicitar en cualquier momento, al órgano

competente para tramitar el procedimiento, que las notificaciones y comunicaciones en el
mismo no se realicen de forma electrónica. En el caso de ejercitarse este derecho, la posterior
solicitud de regresar a las relaciones con la Administración a través de medios electrónicos
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requerirá la previa comunicación al órgano administrativo, que podrá denegarlo en el supuesto

de que en el caso concreto se apreciare, atendiendo a las circunstancias concurrentes, la
existencia de abuso de derecho.
El cambio del medio a efectos de notificaciones se pone a disposición del ciudadano, ahora
bien, en la JCCM -a diferencia de la regulación estatal- se prevé la posibilidad de denegarlo
si se produjo “abuso de derecho”.
Aportación de documentos y copias digitalizadas.
1. Los interesados podrán aportar al procedimiento, junto a la solicitud o en momento

posterior, los documentos electrónicos y copias digitalizadas de documentos necesarios o que
estimen convenientes para precisar o completar sus solicitudes, garantizando su autenticidad
mediante la utilización de firma electrónica avanzada.
El órgano gestor del procedimiento podrá comprobar y verificar la información aportada por el
interesado accediendo electrónicamente a los archivos o registros en que se encuentre
depositada o registrada la misma.
Cuando el acceso electrónico no sea posible, se podrá requerir con carácter excepcional a los
interesados la exhibición del documento original. La aportación de tales copias implica la
autorización a la Administración para que acceda y trate la información personal contenida en
tales documentos, salvo que estos datos sean especialmente protegidos de acuerdo a lo
establecido en el artículo 7 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal,
en cuyo caso se necesita el consentimiento explícito para su tratamiento.
2. Los documentos complementarios aportados a los expedientes administrativos por vía

electrónica deberán ajustarse a los estándares de formato y requisitos de seguridad
aprobados por la Consejería competente en materia de administración electrónica y sociedad
de la información y los determinados en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de
Seguridad o normas autonómicas equivalentes.
Consulta electrónica del estado de la tramitación.
La persona interesada en el procedimiento podrá consultar de manera electrónica el estado

de la tramitación del procedimiento que haya iniciado. La información sobre el estado de
tramitación del procedimiento comprenderá la relación de los actos de trámite realizados, con
indicación sobre su contenido, así como la fecha en la que fueron dictados.
Al menos, dos de las fases del estado de tramitación del procedimiento afectan a Registro
Único: la entrada de la solicitud (normalmente lo inicia) y la salida de la notificación de la
resolución (que normalmente lo finaliza)
Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos.
1. Para determinar una referencia temporal que evidencie de manera electrónica la asignación
de fecha y hora a los documentos electrónicos se utilizará un servidor oficial de hora.
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(...) 3. La información relativa a las marcas y sellos de tiempo se asociará a los documentos
electrónicos en la forma en que determine el Esquema Nacional de Interoperabilidad o normas
autonómicas equivalentes.
Los recibos que emite la aplicación de registro llevan asignación de fecha y hora, y recogen
la información relativa a los sellos de tiempo.
Copias electrónicas de documentos electrónicos.
1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos tendrán

la consideración de copias auténticas, siempre que el documento electrónico original se
encuentre en poder de la Administración, que la información de firma electrónica y, en su caso,
de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento y que la copia
sea obtenida por quien sea competente conforme a Derecho o de forma automatizada
conforme a los requisitos establecidos en el Ordenamiento Jurídico.
2. Tendrán la eficacia jurídica del documento electrónico original las copias electrónicas
generadas que tengan idéntica firma electrónica al documento electrónico original y no
comporten cambio de formato ni de contenido. En caso de cambio de formato original, la copia
electrónica, para ser auténtica, deberá incluir su carácter de copia entre los metadatos
asociados y estar autorizada mediante firma electrónica conforme a lo dispuesto en el
presente Decreto.
3. Se podrán generar copias electrónicas auténticas a partir de otras copias electrónicas

auténticas, siempre que se observen los requisitos establecidos en los apartados anteriores.
4. Están obligados a la conservación de los documentos originales, tanto los órganos

emisores de los documentos administrativos electrónicos, como los receptores de los
documentos privados electrónicos o los archivos que reciban los mismos, aunque se hubiere
procedido a su copiado conforme a lo establecido en el presente artículo, de conformidad con
lo dispuesto en la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos de Castilla-La Mancha.
Copias electrónicas de documentos originales en papel y compulsa electrónica.
1. Los documentos en soporte de papel que forman parte de los expedientes administrativos
pueden ser objeto de copia en soporte electrónico mediante su digitalización y compulsa
electrónica.
2. La compulsa electrónica supone un procedimiento de digitalización de la documentación

en soporte de papel y su comprobación con el original por parte de la Administración,
produciendo una copia en soporte electrónico a partir del documento con los requisitos de
autenticidad, integridad, confidencialidad y disponibilidad y conservación necesarios para su
validez.
3. Las copias realizadas utilizando medios electrónicos de documentos emitidos

originalmente en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas, siempre que se
cumplan los siguientes requisitos:
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a) Que se haya comprobado su autenticidad.

b) Que se añada la firma electrónica del funcionario o autoridad que realice la compulsa,
mediante los sistemas de firma electrónica previstos en este Decreto para la actuación
administrativa.
4. La compulsa electrónica puede ser válida para el concreto procedimiento en el que se ha

realizado o en cualquier otro procedimiento de la Administración de la Junta de Comunidades
que se tramite por medios electrónicos.
Copias en papel de documentos electrónicos.
Las copias en soporte papel de documentos administrativos emitidos por medios electrónicos
tendrán la consideración de auténticas siempre que incluyan un sistema de verificación que
permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos.
Comunicaciones administrativas.
Para sus comunicaciones internas, las Consejerías y sus entidades de Derecho Público
vinculadas o dependientes deberán utilizar medios electrónicos y sólo excepcionalmente
podrán utilizarse otros medios. Se suscribirán los convenios necesarios para promover las
comunicaciones electrónicas con otras Administraciones Públicas.
Relacionado con este artículo está el mantenimiento de la utilidad del Registro Interno, así
como el contenido del Acuerdo del Consejo de Gobierno aprobado en fecha 8 de marzo de
2010, cuyo desarrollo y aplicación conllevan la eliminación del soporte papel en las
comunicaciones internas y la necesidad de desarrollar instrumentos de colaboración para
intercambio de información y documentos con otras Administraciones Públicas.
7.3. ORDEN DE 10/05/2013, DE LA CONSEJERÍA DE FOMENTO, POR LA QUE SE CREA

EL SELLO ELECTRÓNICO DE REGISTRO ÚNICO (DOCM 111 DE 11-06-2013).
Creación del sello.
Se crea el sello electrónico de Registro Único, como sistema de firma electrónica para la
identificación y autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa
automatizada de los órganos y unidades dependientes del mismo.
Órgano responsable.
El Órgano responsable de la utilización del sello electrónico será la Viceconsejería de

Presidencia y Administraciones Públicas.
Características técnicas generales del certificado y del sistema de firma.
Las características técnicas generales del sistema de firma y certificado aplicable serán las
derivadas del Esquema Nacional de Interoperabilidad. En todo caso, las características
técnicas generales del certificado son las que constan en la Declaración de Prácticas de
Certificación aprobada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda,
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que puede ser objeto de consulta en la dirección http://www.cert.fnmt.es. Las firmas

generadas en base al sistema de firma serán conformes con la definición de Firma Electrónica
Avanzada, tal y como exige la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica.
Servicio de Validación para la verificación del certificado y de los documentos firmados.
Este certificado puede ser validado mediante los servicios ofrecidos por la FNMT y publicados
en el documento “políticas y prácticas de certificación particulares aplicables a los servicios
de certificación y firma electrónica en el ámbito de organización y funcionamiento de las
administraciones públicas, sus organismos y entidades vinculadas o dependientes”,
disponible en http://www.cert.fnmt.es. Y a través de la dirección https://valide.redsara.es/
La validación de los documentos firmados con este sello electrónico podrá realizarse en Sede
Electrónica www.jccm.es
Actuaciones y procedimientos en los que podrá ser utilizado.
El certificado de sello electrónico para la actuación automatizada podrá ser utilizado para
aquellas actuaciones y procedimientos de la Viceconsejería de Presidencia y
Administraciones Públicas, relacionadas con la aplicación del Registro Único y aplicaciones
de atención al ciudadano que interrelacionen con ella, que requieran ofrecer garantías de
integridad, no repudio de origen y autenticidad.
7.4. DECRETO 69/2012, DE 29 DE MARZO, POR EL QUE SE REGULAN LAS

ACTUACIONES SOBRE CALIDAD DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS EN LA JUNTA DE
COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA.
Definición del sistema corporativo.
El sistema corporativo está integrado por el Registro Único, las Oficinas de Información y
Registro (OIR), las Ventanillas Únicas Empresariales (VUE), el Teléfono Único de Información
012 y el Sistema de Información y Atención al Ciudadano (SIACI). También mantiene la
información de la Ventanilla Única de la Directiva de Servicios.
El Registro Único.
1. En la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha existe un Registro Único de

documentos, gestionado mediante aplicación informática, en el cual se integran el registro
presencial, el registro electrónico de aplicaciones y el registro electrónico del ciudadano.
2. Corresponde a la Inspección General de Servicios la gestión y el mantenimiento del

Registro Único de documentos de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-
La Mancha.
3. El funcionamiento del Registro Único se regulará por Orden de la Consejería competente

en materia de calidad de los servicios.
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Oficinas de Información y Registro (OIR).
Las Oficinas de Información y Registro son unidades especializadas que, de forma presencial,
suministran información general y realizan trámites sobre cualquier servicio de la Junta de
Comunidades de Castilla-La Mancha:
• Informan sobre las competencias de las unidades administrativas del Ejecutivo

regional, los servicios que prestan, las direcciones, teléfonos, faxes, correos
electrónicos y horarios de atención. También informan sobre convocatorias de ayudas,
becas, subvenciones y consultas del Diario Oficial de Castilla-La Mancha, Boletín
Oficial del Estado y otros boletines oficiales a través de Internet. Les corresponde,
asimismo, asesorar sobre los derechos que asisten a los ciudadanos en sus relaciones
con la Administración regional y mantener a disposición de los ciudadanos ejemplares
de la Carta de los Derechos del Ciudadano y de las Cartas de Servicios aprobadas,
así como publicidad institucional referida a la Unión Europea.
• En materia de tramitación de documentos, en las Oficinas de Información y Registro
se registran de entrada documentos dirigidos a cualquier unidad administrativa de la
Junta, de otras Comunidades Autónomas, de la Administración General del Estado,
de Entidades Locales y de la Unión Europea. Aneja a la función de registro está la de
compulsa. También facilitan los modelos de solicitud publicados en el Diario Oficial de
Castilla-La Mancha de las convocatorias en vigor y ayudan a su cumplimentación.
En ellas se puede solicitar la obtención del certificado de firma electrónica para persona física.
Ventanillas Únicas Empresariales.
Las Ventanillas Únicas Empresariales son un instrumento de coordinación de las

Administraciones local, autonómica y central y las Cámaras de Comercio, que tienen como
misión informar y asesorar a aquellos emprendedores que pretenden poner en marcha una
empresa, posibilitando la realización de todos los trámites necesarios en un mismo espacio.
La Ventanilla Única Empresarial se configura como un servicio fundamental para promover la
creación de empresas, favorecer la creación de empleo y para proporcionar comodidad,
eficacia y eficiencia a los emprendedores.
El Teléfono Único de Información 012.
1. El 012 -o 902 267 090 si la llamada procede de fuera de Castilla–La Mancha o desde una
localidad de ésta con prefijo de otra Comunidad Autónoma- es un teléfono de información y
tramitación administrativa, que acerca la Junta de Comunidades a los ciudadanos, evitándoles
desplazamientos innecesarios, resolviendo sus dudas y respondiendo a sus preguntas.
2. En el 012 se presta información acerca de las convocatorias de ayudas, becas y

subvenciones, empleo público o derechos de los ciudadanos y compromisos adquiridos por
la Administración regional para la prestación de servicios públicos. A través de este teléfono
se pueden también iniciar múltiples procedimientos.
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La información a través de Internet y el Servicio de Alertas Informativas.
Las vías presencial y telefónica como medios de atención e información al ciudadano se

completan con los contenidos en materia de calidad de la página web de la Junta de
Comunidades de Castilla-La Mancha. Quienes se den de alta en el sistema de alertas
informativas recibirán, en tiempo real y de forma cómoda y resumida, información de
convocatorias de ayudas, admisión en centros y actividades y de ofertas de empleo de la
Administración regional.
Contenidos incluidos en la Ventanilla Única de la Directiva de Servicios.
En el sistema de procedimientos y trámites de la Administración Regional se mantiene

actualizada la información de actividades de la Junta de Comunidades que afectan al
contenido de la Ventanilla Única de la Directiva de Servicios.
8. NOTAS ADICIONALES.
8.1. ESPECIAL ATENCIÓN A LAS TASAS
La Ley 3/2016, de 5 de mayo, de Medidas Administrativas y Tributarias de Castilla-La Mancha,

en su capítulo III modifica la Ley 9/2012, de 29 de noviembre, de Tasas y Precios Públicos de
Castilla-La Mancha y otras medidas tributarias en lo siguiente: (EN VIGOR DESDE EL
31/05/2016)
Tributos propios
Modificación de la Ley 9/2012, de 29 de noviembre, de Tasas y Precios Públicos de Castilla-
La Mancha y otras medidas tributarias
Se modifica la tasa por servicios administrativos generales regulada en la sección 2.ª del
capítulo I del título IV del siguiente modo:
1.Se suprime la Tarifa 1. «Expedición de certificados» del artículo 39, quedando ésta sin
contenido.
2.Se modifica la Tarifa 2. «Compulsa de documentos», regulada en el artículo 39, que queda
redactada de la siguiente forma:
«Tarifa 2: Compulsa de documentos:

a) De 0 a 50 hojas: exentas.
b) De 51 a 150 hojas: 0,20 euros por hoja compulsada.
c) A partir de 151 hojas: 0,15 euros por hoja compulsada».
3.Se suprime la Tarifa 3. «Diligencia de libros y otros documentos» del artículo 39 de la ley,
quedando ésta sin contenido.
4.Se suprime la Tarifa 4. «Inscripción en registros oficiales» del artículo 39 de

la ley, quedando ésta sin contenido.
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5.Se modifica la Tarifa 5. «Obtención de copias de los documentos que figuren en un

expediente» que queda redactada como sigue:
«Tarifa 5: Obtención de copias de los documentos que figuren en un expediente:
a) De 0 a 50 hojas: exentas.
b) De 51 a 150 hojas: 0,05 euros por hoja.
c) A partir de 151 hojas: 0,10 euros por hoja».
Nota: La tarifa 6 no ha sido modificada ni suprimida y su contenido es el siguiente:
Tarifa 6. Bastanteo de documentos: 20,81 euros.
6. Se suprime la Tarifa 7. «Emisión de copias de documentos en soporte digital» del artículo

39, quedando ésta sin contenido.
8.2. PATRIMONIO DOCUMENTAL
La documentación producida por la Administración pública forma parte del Patrimonio

Documental, de acuerdo con la Ley 4/1990, de 30 de mayo, del Patrimonio Histórico de
Castilla-La Mancha, de su memoria histórica.
El Patrimonio Documental: Es un bien que se ha elaborado diariamente generación tras

generación, que es propiedad de todos y que en su contenido testimonia nuestra existencia
pasada y presente. Los Archivos tienen la obligación de conservarlo y custodiarlo no sólo para
su uso o disfrute por las generaciones actuales, sino para las futuras.
Asimismo según la Ley 16/1985 de 25 de junio , del Patrimonio Histórico Español, establece
que forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época
generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o
entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participe
mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, físicas o
jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
Forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad
superior a los cuarenta años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus
actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las
entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
Integran asimismo el Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a
los cien años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades
particulares o personas físicas.
La Administración del Estado podrá declarar constitutivos del Patrimonio Documental

aquellos documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada en los apartados anteriores,
merezcan dicha consideración.
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8.3. DEFINICIONES
Serie: Conjunto de documentos relacionados de forma orgánica (expediente)

Expediente: Conjunto de documentos y actuaciones precedentes a la resolución.
Sección: Todos los expedientes de un servicio.
Fondo: Todos los documentos de una Administración (ministerio, consejería…)
BIBLIOGRAFÍA:
• Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español

• Código civil.
• Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre.
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común.
• Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha.
• Orden de 7 de octubre de 2013, por la que se regula el Registro Único de documentos
de la Administración de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
• Decreto 12/2010, de 16 de marzo, por el que se regula la utilización de medios
electrónicos en la actividad de la Administración de la Junta de Comunidades de
Castilla-La Mancha.
• Orden de 10/05/2013, de la Consejería de Fomento, por la que se crea el sello
electrónico de Registro Único.
• Decreto 69/2012, de 29 de marzo, por el que se regulan las actuaciones sobre calidad
de los servicios públicos en la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
• La Ley 3/2016, de 5 de mayo, de Medidas Administrativas y Tributarias de Castilla-La
Mancha que modifica la Ley 9/2012, de 29 de noviembre, de tasas y precios públicos
de Castilla-La Mancha y otras medidas tributarias.
• Ley 4/1990, de 30 de mayo, del Patrimonio Histórico de Castilla-La Mancha.

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Centro de Enseñanza LÓPEZ ARCE © TEMA 4 – DOCUMENTOS, REGISTROS Y ARCHIVOS - Página 1 de 61

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO Y CLASES. REGISTRO Y

1. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: CONCEPTO Y CLASES.

1.1. CONCEPTO Y FUNCIONES.

Documento en general es toda expresión en lenguaje natural o codificado y cualquier otra

Definición de documento según la Ley de Patrimonio Histórico Español: El artículo 49 de

Los documentos públicos u oficiales pueden clasificarse en legislativos, judiciales y

Un documento administrativo debe ser susceptible de incorporarse a un expediente

Un documento administrativo es válido cuando su emisión cumple con una serie de

- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones

- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de

1.2. CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

A) Por el momento en el que se elaboran durante la tramitación de un procedimiento

a) Documentos en la fase de iniciación. Es el documento por el que se inicia un

• Acuerdo de iniciación del procedimiento. Es el documento por el que se inicia un

• Solicitudes de iniciación de un procedimiento administrativo a instancia de parte.

• Requerimiento de subsanación y mejora de defectos en la solicitud. A través del cual

• Declaración responsable y comunicación.

• Acuerdo de adopción de medidas provisionales. Se adoptan en aquellos

• Acuerdo de acumulación de procedimientos. Se da en aquellos supuestos en que tanto

• Petición de mejora voluntaria. Puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se

b) Documentos en la fase de instrucción.

• Apertura periodo prueba.

c) Documentos en la fase de resolución.

• La resolución: es la forma normal de terminación de un procedimiento, decide de

su caso procedan. Si la resolución procede de un órgano colegiado se denomina

• Licencia (también se puede considerar un documento de constancia): Es una

• Certificación de acto producido por silencio administrativo

• Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto

• Según el profesor González Navarro, atienden a las siguientes clasificaciones los

Los informes (también se pueden considerar documentos de instrucción): son opiniones o

• La diligencia (constancia interna): es una declaración de la constancia de un hecho,

• Acta (constancia interna): es un documento que acredita hechos, juicios o acuerdos

• El certificado (constancia externa): es un documento administrativo cuyo destinatario

También se utiliza el término certificación para las acreditaciones emitidas por el

• Los títulos (constancia externa). Documento en el que consta un hecho acreditativo.

• Los recibos (constancia externa). Documento que constata la ejecución de una

D) Documentos de comunicación o tramitación:

• El oficio: a través de un “oficio” el órgano actuante de la Administración se dirige de

• Notificaciones: es el acto por el que un órgano administrativo comunica a los

• Publicaciones: es el acto por el que se difunde un acto, disposición o norma en un

• Citaciones: es la convocatoria que se hace a los administrados con señalándoles el

• Emplazamientos: es la convocatoria para comparecer dentro de un plazo de tiempo

• Requerimientos: es el documento por el que se cita al administrado para acudir ante

• Notas o comunicaciones interiores: se utilizan para la comunicación entre órganos

• Saluda: al igual que la carta es un documento de comunicación con destinatario

• La Carta: es un documento con destinatario nominativamente determinado con un

1.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS

1.3.1. Características del documento de Archivo.

a) Seriación. Es la producción de documentos similares, con unas fórmulas de redacción

b) Unicidad. El documento de archivo es único e irrepetible.

c) Objetividad. El documento de archivo refleja las relaciones entre personas e

1.3.2. Elementos de un documento.

Son tres los elementos esenciales de un documento:

• El objeto físico que sirve de soporte de la información.

1.3.3. Componentes del documento de archivo.

Son los caracteres externos y los caracteres internos.

Son los aspectos materiales del documento. Entre ellos destacamos:

a) La clase. Es el procedimiento mediante el cual se transmite la información,

b) El tipo. Es como la seriación a la que se ha hecho referencia anteriormente.

c) El soporte. Es la forma material en que se presenta un documento.

d) El formato. Es la configuración física del documento y manera en que se ha

e) La forma. Es la forma en que ha podido transmitirse la información y puede ser:

• Minuta o borrador: es el borrador o escrito preparatorio del que parte el original.