Proceso Gestión Documental

Formato Rótulo de Identificación de la Unidad Documental (Carpeta)

SEDE REGIONAL SANTANDER CÓDIGO

UNIDAD CENTRO INDUSTRIAL DEL DISEÑO Y LA MANUFACTURA
CÓDIGO
ADMINISTRATIVA C.I.D.M
GRUPO DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL, GESTION
OFICINA PRODUCTORA CÓDIGO
EDUCATIVA Y RELACIONES CORPORATIVAS ECCL
SERIE DOCUMENTAL CERTIFICACIONES CÓDIGO
SUBSERIE Portafolio del Proceso Certificación de Competencias
CÓDIGO
DOCUMENTAL Laborales
IDENTIFICACIÓN DEL
PROYECTO 2016-68-9225-988-P60318
EXPEDIENTE
INICIAL FINAL
FECHAS EXTREMAS
2016/12/02 2016/12/12
FOLIOS DEL 397 AL
CARPETA No. 4 DE
TRANSFERENCIA NÚMERO AÑO
CAJA No 6
NIVEL DE
CLASIFICACIÓN PÚBLICO CONFIDENCIAL
DE INFORMACION
 Versión: 03
Código:
GD-F-003

arpeta)

68

9225

00-9000-4

039

04

P60318

FINAL
2016/12/12
603
8
2016
No. POSICIÓN

RESERVADO
 Versión: 03

Código:
GD-F-003
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
HOJA DE CONTROL
SEDE REGIONAL SANTANDER CÓDIGO 68
UNIDAD ADMINISTRATIVA CENTRO INDUSTRIAL DEL DISEÑO Y LA MANUFACTURA C.I.D.M CÓDIGO 9225
GRUPO DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL, GESTION EDUCATIVA Y RELACIONES CORPORATIVAS
OFICINA PRODUCTORA ECCL CÓDIGO 00-9000-4
SERIE DOCUMENTAL CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES CÓDIGO 39
SUBSERIE Portafolio del Proceso Certificación de Competencias Laborales CÓDIGO 4
IDENTIFICACIÓN DEL
EXPEDIENTE PROYECTO 2016-68-9225-988-P60318

FECHA DE SOPORTE
No. DE FOLIOS
INGRESO IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DOCUMENTAL DEL - AL OBSERVACIONES
AAAA/MM/DD FÍSICO ELECTRÓNICO

2016-12-02 Acta entrega instrumentos X 397 CAICEDO HECTOR FERNANDO

2016-12-02 Acta de apertura y cierre de oportunidad X 398 MANRIQUE MARTIN

2016-12-02 Listas de asistencia oportunidad X 399-401 GUARGUATI ANDRES

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 402 AMAYA CAMILO

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 403 APARICIO YEISON

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 404 BEJARANO JAIMES OSCAR

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 405 CARRILLO TARAZONA JAIRO

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 406 CHACON CARRASCAL JAIRO

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 407 CRISTANCHO DARWIN

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 408 DUARTE ESPINOSA JAVIER

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 409 FORERO LEAL JOHN

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 410 GALINDO ANGULO CESAR

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 411 GAMBOA VILLAMIZAR GREEDGORY

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 412 GARCIA JUAN CARLOS

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 413 GARCIA EVARISTO

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 414 GARCIA OSCAR RENE

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 415 GARZON BECERRA JAIME

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 416 GUARGUATI ANDRES

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 417 HERNANDEZ DIEGO

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 418 ANGARITA CESAR

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 419 HERNANDEZ JUAN CARLOS

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 420 HURTADO DUARTE EDWIN

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 421 JAIMES GILBERTO

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 422 LANDAZABAL RICHARD

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 423 LANDAZABAL WILLIAM

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 424 MANRIQUE ELKIN

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 425 MARTINEZ JOSE

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 426 MORA LOPEZ PEDRO

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 427 MORENO ARANDA BERNARDO

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 428 OCHOA YESID

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 429 OJEDA LIBARDO

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 430 PEÑA CONTRERAS LUIS

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 431 PEÑA JUAN CARLOS

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 432 PLATA GOMEZ ALEXANDER

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 433 PORRAS LEONARDO

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 434 PULIDO CARLOS

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 435 RAMIREZ JHON ELKIN

2016-12-02 Hoja de respuestas evidencia de conocimiento X 436 RINCON NUÑEZ YANDERSON

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 437 RUBIANO LEON FUAD

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 438 RUEDA MARTINEZ ANGELO

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 439 SANABRIA DAMIAN

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 440 SANCHEZ PEREZ CRISTIAN

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 441 SANDOVAL CALDERON GERSON

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 442 TORRES JIMENEZ CARLOS

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 443 VALBUENA MISAEL

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 444 VASQUEZ RUEDA NESTOR

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 445 VASQUEZ BRUNO

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 446 VELANDIA PARRA JOHN

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 447 VELASCO EDWARD

2016-12-02 Hoja de respuestas de conocimiento X 448 VILLAREAL JULIO CESAR

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 449-451 BEJARANO OSCAR MAURICIO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 452-454 CERRILLO TARAZONA JULIO CESAR
 Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo
2016-12-02 producto X 455-457 CRISTANCHO DARWIN

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 458-460 DUARTE JAVIER

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 461-463 FORERO JHON

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 464-466 GALINDO ANGULO CESAR

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 467-469 GARCIA CORZO EVARISTO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 470-472 GARCIA DUARTE OSCAR

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 473-475 GARZON BECERRA JAIME

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 476-478 HERNANDEZ JHAN CARLOS

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 479-481 HERNANDEZ ALFONSO DIEGO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 482-484 HERNANDEZ ANGARITA CESAR

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 485-487 HURTADO DUARTE EDWIN
 Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo
2016-12-02 producto X 488-490 JAIMES GILBERTO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 491-493 LANDAZABAL RICHARD

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 494-496 LANDAZABAL WILLIAM

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 497-499 MANRIQUE ELKIN

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 500-502 MORA LOPEZ PEDRO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 503-505 MORANTES PITA WILLIAM

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 506-508 OCHOA YESID

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 509-511 OJEDA LIBARDO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 512-514 OJEDA LIBARDO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 515-517 PEÑA CONTRERAS LUIS

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 518-520 PEÑA CUADROS LUIS
2016-12-02 Acta devolucion y destruccion de cuestionarios X 521 DUARTE DUARTE YANETH

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 522-524 PLATA GOMEZ ALEXANDER

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 525-527 TORRES LEONARDO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 528-530 PULIDO YEPES CARLOS

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 531-533 RAMIREZ JHON ELKIN

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 534-536 RINCON NUÑEZ YANDERSON

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 537-539 RUBIANO LEON FUAD

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 540-542 RUEDA MARTINEZ ANGELO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 543-545 SANABRIA DAMIAN

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 546-548 SANCHEZ PEREZ CRISTIAN

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 549-551 SANDOVAL CALDERON GERSON
 Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo
2016-12-02 producto X 552-554 VALBUENA MISAEL

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 555-556 VARGAS APARICIO YEISON

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 557-559 VASQUEZ RUEDA NESTOR

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 560-562 CORREA HAROLD

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

2016-12-02 producto X 563-565 ORTIZ JHON JAIRO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 566-568 VASQUEZ VELANDIA BRUNO

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 569-571 VELANDIA PARRA JOHN

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 572-574 VELASCO EDWARD

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 575-577 VILLAREAL JULIO CESAR

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 578-580 OLARTE DIAZ WILMER

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 581-583 QUINTANILLA JHON
 Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo
producto X 584-586 QUINTANILLA JOSE

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 587-589 QUINTANILLA VILLALBA CARLOS

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 590-592 RIOS GALEANO WILMAR

Lista de chequeo desempeño, lista de chequeo

producto X 593-595 RIVERA OSCAR

Formato ,acta plan de auditoria X 596-597 ARDILA ALVARO

Lista asistencia entrevista X 598 GALINDO ANGULO CESAR

2016-12-02 Acta reunion cierre de auditoria X 599 ARDILA SALAMANCA ALVARO

2016-12-02 Formato lista de chequeo X 600-601 ARDILA ALVARO

2016-12-02 Formato informe de auditoria X 602-603 DUARTE DUARTE YANETH

NOMBRES Y APELLIDOS DEL RESPONSABLE DE ARCHIVAR LA INFORMACIÓN: NOHEMI ORTIZ GONZALEZ PÁGINA 1 DE 1
 Gestión Documental
Hoja de Control
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
NO IMPRIMIR
1. Generalidades
a). HOJA DE CONTROL: Es un instrumento archivistico que garantiza la integridad de la unidad documental (Carpeta) porque se describe detalladamente cada uno de
los tipos documentales que la conforman, evitando así la sustracción o el ingreso indebido de documentos además permite identificar, localizar, recuperar y consultar
la información allí archivada.
b). La hoja de control es un instrumento de descripción que deben implementar toda las dependencias de la Entidad, en el ejercicio de sus funciones misionales y
administrativas.
b). El formato hoja de control se realiza de acuerdo al procedimiento Organización de Archivos de Gestión GD-P-004 V04, se debe imprimir y ubicar al inicio de cada
carpeta a manera
c). La hoja de índice
de control y no
se debe deben
realizar foliarse.
desde la apertura del expediente y se debe diligenciar paralelamente en la medida en la que se producen y archivan los tipos
documentales a la carpeta hasta su cierre administrativo, por tal razón es responsabilidad de Funcionarios o Contratistas que intervengan en la gestión del expediente.

d). Es un requisito a verificar en las transferencias primarias

2. Instrucciones para diligenciar las casillas
NOMBRE DE LA CASILLA INSTRUCCIONES TENER EN CUENTA
Registre el nombre de la sede en la que se encuentra la oficina productora,
SEDE acorde con el organigrama actual del SENA. Ej: DIRECCIÓN GENERAL ó
REGIONAL SUCRE Organigrama SENA
CÓDIGO Escribir el código de la sede Organigrama SENA

Registrar allí el nombre de la dependencia de superior jerarquía de la que

UNIDAD ADMINISTRATIVA depende la dependencia productora ó el nombre del centro de formación
profesional Tabla de Retención Documental - TRD
Registre el código de la sede seguido de la unidad administrativa Ej. Código
CÓDIGO sede - código dependencia productora 1-2020, código sede - código centro de
formación profesional Tabla de Retención Documental - TRD
Registre el nombre de la dependencia que produce y conserva la
OFICINA PRODUCTORA documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones Tabla de Retención Documental - TRD
CÓDIGO Registre el código de la sede -código unidad administrativa o centro de
formación profesional - código de la dependencia productora Tabla de Retención Documental - TRD
Registre la denominación de la serie documental de acuerdo a la identificada
SERIE DOCUMENTAL en la Tabla de Retención Documental - TRD Tabla de Retención Documental - TRD

CÓDIGO Registre el código de la sede -código unidad administrativa o centro de

formación profesional - código de la dependencia productora - código asignado
a la serie en la TRD Tabla de Retención Documental - TRD
SUBSERIE Registre la denominación de la subserie documental de acuerdo a la
identificada en la Tabla de Retención Documental - TRD Tabla de Retención Documental - TRD

Registre el código de la sede -código unidad administrativa o centro de

CÓDIGO formación profesional - código de la dependencia productora - código serie y
código asignado a la subserie en la TRD Tabla de Retención Documental - TRD
Registre los datos que consideren pertienentes para identificar y recuperar el
IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE expediente
Registre la fecha en la cual se archivan los documentos en la unidad
documental (carpeta) de esta manera año/mes/dia. Recuerde antes de archivar
se debe ordenar y depurar la documentación reflejando el principio de orden
FECHA DE INGRESO original es decir respetando la secuencia de los trámites teniendo en cuenta la
fecha, hora y número de radicación o la fecha de producción del documento.

IDENTIFICACIÓN DEL TIPO Registre la denominación del tipo documental o asunto que permita describir el
DOCUMENTAL contenido del documento
SOPORTE FÍSICO Marque con una (X) si el documento esta impreso en papel
SOPORTE ELECTRÓNICO Marque con una (X) si el documento se encuentra en un entorno electrónico
Registre el numero de folio inicial y final que se asigno al documento cuando Manual de archivo, procedimientos de gestipon
No. DE FOLIOS se archivo. Por ejemplo: Acta de posesión folio 5 al 7 documental
 Registre en este item las notas pertinentes por ejemplo: Se consignarán los
datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos:
faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número
consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse
la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes,
impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se
OBSERVACIONES hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el Manual de archivo
número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías
sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema
de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las
características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta
de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de
páginas que lo componen. Así mismo, se anotará información sobre el estado
de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico
(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico
(oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos,
roedores).
 Versión: 03

Código:
GD-F-003

detalladamente cada uno de

ocalizar, recuperar y consultar

us funciones misionales y

mir y ubicar al inicio de cada

oducen y archivan los tipos
n en la gestión del expediente.

ER EN CUENTA

Documental - TRD

Documental - TRD

Documental - TRD

Documental - TRD

Documental - TRD

Documental - TRD

Documental - TRD

Documental - TRD

procedimientos de gestipon
nual de archivo